Authentification de documents

Nos heures d’ouverture les 24 et 31 décembre 2014 :

de 10 h 30 à 12 h

Veuillez noter que nous ne retournons plus de documents à l’extérieur du Canada par service de messagerie international. Ces documents sont maintenant envoyés par la poste ordinaire, sans exception.

Les gouvernements et les organismes étrangers exigent parfois que des documents soient authentifiés avant qu’ils puissent les accepter. Pour obtenir des détails au sujet de documents établis au Canada qui doivent être authentifiés afin de pouvoir être acceptés à l’étranger, veuillez consulter les liens suivants :

Si vous avez besoin de faire authentifier des documents, vous pouvez obtenir davantage de renseignements en cliquant sur les liens suivants :

Coût de l’authentification

  • L’authentification des documents est gratuite.

Délai de traitement

  • Le traitement de la demande pourra prendre jusqu’à 15 jours ouvrables à compter de la date à laquelle nous recevons vos documents. Veuillez prévoir cinq jours ouvrables supplémentaires pour les documents expédiés par la poste depuis le Canada. Ce délai sera prolongé si nous avons besoin de vous joindre afin de clarifier certains points.
  • Remarque : Le délai de traitement peut changer sans préavis. Si vous avez des projets de voyage, ne faites pas de réservation avant d’avoir reçu vos documents.
  • Il est possible de faire authentifier des documents la journée même, en vous présentant en personne à la Section de l’authentification de documents (JLAC) au 111, promenade Sussex, Ottawa (Ontario), K1N 1J1, durant les heures de bureau. Apportez vos documents et une pièce d’identité valide avec photo.
  • Nous pouvons traiter un maximum de 10 documents pendant que vous attendez. Si vous en avez plus de 10, laissez-les au bureau de l’authentification et nous vous aviserons quand ils seront prêts. Le traitement de documents laissés sur place peut prendre jusqu’à cinq jours ouvrables, selon le nombre de documents à authentifier. Si vous ne résidez pas dans la région Ottawa-Gatineau, vous pouvez retenir les services d’un agent d’authentification ou de légalisation ou encore d’un huissier de la région pour qu’il apporte vos documents en personne. Vous pouvez trouver la liste des personnes offrant ces services dans la région par une recherche sur Internet.En aucun cas nous n’accélérerons le traitement de votre demande. Il n’y a aucune exception.
  • Ne téléphonez pas au centre d’appels pour vous informer de l’état de traitement de votre demande. Vous pouvez vérifier l’état de traitement de vos documents en remplissant en ligne le Formulaire de demande de l’état de traitement de documents à authentifier.

Documents authentifiés par notre service

  • Nous authentifions uniquement des signatures canadiennes figurant sur des documents. Notre authentification ne porte pas sur le contenu des documents.
  • Cependant, si le contenu est trompeur ou si nous jugeons qu’il sera utilisé à des fins frauduleuses, nous n’authentifierons pas le document. Si tel est le cas, nous vous en informerons.
  • Les documents de nature religieuse ne seront pas authentifiés, même s’ils sont certifiés conformes, signés et scellés par un notaire ou un commissaire à l’assermentation canadien.

Photocopies

  • Les photocopies de documents originaux peuvent être authentifiées. Elles doivent cependant avoir été certifiées conformes aux originaux, signées et scellées par un notaire ou un commissaire à l’assermentation canadien.
  • Les photocopies de documents qui ne sont pas dûment certifiées conformes, signées et scellées ne seront pas authentifiées et vous seront retournées.
  • Tous les avocats ne sont pas notaires, bien que la majorité le soit. Assurez-vous que ce soit le cas de votre avocat.

Avant d’expédier vos documents

  • Joignez une lettre de présentation qui :
    • définit vos besoins précis;
    • comprend votre adresse postale.
  • Veuillez mentionner dans votre lettre de présentation si vos documents doivent être envoyés à une ambassade à Ottawa; sinon, les documents vous seront retournés directement.

Comment expédier vos documents

Veuillez noter que nous ne retournons plus de documents à l’extérieur du Canada par service de messagerie international. Ces documents sont maintenant envoyés par la poste ordinaire, sans exception.

  • Nous vous recommandons fortement d’utiliser un service de messagerie pour l’expédition et la réception de vos documents, afin de pouvoir profiter du système de suivi électronique de vos documents, réduisant ainsi les risques de perte.
  • Remarque : Nous n’assurons pas le suivi des documents expédiés par la poste ordinaire.
  • Si vous souhaitez que nous vous retournions vos documents par service de messagerie (au Canada seulement), 
  •  de joindre une enveloppe préaffranchie à votre demande.
  • Remarque : Nous ne ferons pas de démarches en votre nom auprès d’un service de messagerie pour qu’il vienne chercher vos documents.
  • Si vous êtes à l’étranger, vérifiez d’abord auprès de l’ambassade ou le haut-commissariat du Canada dans le pays où vous vous trouvez s’il peut authentifier vos documents. Si ce n’est pas le cas, nous vous recommandons fortement d’envoyer vos documents à une personne au Canada qui se chargera de présenter les documents à votre place ou de retenir les services soit d’un agent d’authentification ou de légalisation, soit d’un huissier de la région Ottawa-Gatineau pour qu’il vienne présenter vos documents en personne.
  • Si vous demandez à ce que vos documents soient retournés à une ambassade ou à un haut-commissariat à Ottawa, vous n’avez pas à joindre une enveloppe de retour d’un service de messagerie. L’agent du service d’authentification transmettra les documents en votre nom. Si vos documents doivent être envoyés à un consulat à l’extérieur d’Ottawa, vous devez joindre une enveloppe prépayée pour le réacheminement, à défaut de quoi vos documents seront envoyés par la poste ordinaire.
  • Nous vous retournerons vos documents par courrier ordinaire si les frais du service de messagerie doivent être payés :
    • en argent comptant à la livraison;
    • par carte de crédit;
    • par une tierce personne.
  • Nous ne prendrons aucune disposition spéciale pour que vos documents vous soient rendus.

Adresse postale

Veuillez envoyer vos documents à l’adresse suivante :

Section de l’authentification et de la signification de documents (JLAC)

Affaires étrangères, Commerce et Développement Canada
125, promenade Sussex
Ottawa (Ontario) Canada
K1A 0G2

Présentation des documents en personne

  • Présentez-vous simplement dans les bureaux de la Section de l’authentification de documents (JLAC) au 111, promenade Sussex, Ottawa (Ontario), K1N 1J1, avec vos documents et une pièce d’identité valide avec photo. Vous n’avez pas besoin de prendre rendez-vous. Le bureau est ouvert du lundi au vendredi de 10 h 30 à midi et de 14 h à 15 h. Le bureau est fermé les fins de semaine et les jours fériés.
  • Si vous avez au plus 10 documents à faire authentifier, nous pourrons les traiter pendant que vous attendez. Si vous avez plus de 10 documents, vous devrez nous les laisser. Le délai de traitement de ces documents pourra prendre jusqu’à cinq jours ouvrables. Un agent du service d’authentification communiquera avec vous dès que vos documents seront prêts.
  • Si vous ne résidez pas dans la région Ottawa-Gatineau, vous pouvez retenir les services d’un agent d’authentification ou de légalisation ou encore d’un huissier de la région pour qu’il apporte vos documents en personne. Vous pouvez trouver la liste des personnes offrant ce service dans la région Ottawa-Gatineau par une recherche sur Internet.

Vérification de l’état de traitement des documents

  • Si vous n’avez toujours pas reçu vos documents après 15 jours ouvrables, vous pouvez vérifier l’état de traitement de votre demande en remplissant en ligne le Formulaire de demande de l’état de traitement de documents à authentifier. Veuillez noter que le bureau d’authentification ne peut vous informer de l’état de traitement de vos documents qu’après les avoir traités. Si vos documents doivent être retournés à une ambassade après avoir été authentifiés, renseignez-vous d’abord auprès de l’ambassade avant de communiquer avec nous pour obtenir l’état de traitement de vos documents.
  • Ne téléphonez pas pour demander quand vos documents seront traités ou retournés. Les agents du centre d’appels ne sont pas en mesure de répondre à de telles demandes.

Vérifications du casier judiciaire (certificat de police) ou d’attestations d’empreintes digitales

  • Les vérifications de casier judiciaire et les attestations d’empreintes digitales  ainsi que les documents émanant d’un poste de police provincial ou local devront tous avoir été certifiés conformes par un notaire ou un commissaire à l’assermentation canadien avant de pouvoir être authentifiés. Les documents émanant de l’administration centrale de la Gendarmerie royale du Canada (GRC) à Ottawa n’ont pas à être certifiés conformes.
  • Vérifiez auprès de l’ambassade ou le consulat du pays concerné s’il accepte une photocopie certifiée conforme du document ou s’il exige le document original certifié conforme. S’il vous faut l’original, vous devrez demander le certificat de police original auprès du quartier général de la GRC à Ottawa.

Documents étrangers

Les documents provenant de pays étrangers doivent être signés et scellés par un représentant de l’ambassade, du haut-commissariat ou du consulat du pays d’origine accrédité au Canada. Veuillez noter que le nom du signataire doit être écrit en lettres moulées et en alphabet latin.

Documents canadiens rédigés dans une langue étrangère

Les documents canadiens rédigés dans une langue étrangère doivent être traduits en anglais ou en français par un traducteur canadien agréé.

Le document original ainsi que sa traduction doivent être signés et scellés par un notaire canadien ou un commissaire à l’assermentation. Veuillez noter que nous ne pouvons authentifier un document portant seulement la signature d’un traducteur agréé.

Documents traduits

  • Les documents traduits devront être envoyés avec les documents originaux. Si l’original d’un document est rédigé dans une langue étrangère, il devra être traduit en anglais ou en français par un traducteur agréé canadien. La traduction devra ensuite être certifiée par un notaire ou un commissaire à l’assermentation canadien.
  • Tout document traduit (quelle que soit la langue de rédaction) ne pourra être authentifié que s’il a été certifié, signé et scellé par un notaire ou un commissaire à l’assermentation canadien.
  • Tout document étranger envoyé sans traduction en français ou en anglais ou qui n’est pas dûment certifié, signé et scellé ne sera pas authentifié et vous sera retourné.

Certificats de naissance, de mariage ou de décès

  • Nous n’authentifions que les versions originales intégrales des certificats de naissance, de mariage ou de décès délivrés par le bureau de l’état civil de la province ou du territoire pertinent. Remarque : Nous n’authentifions pas les certificats plastifiés en format abrégé (pour le portefeuille).
  • Les documents de recherche de mariage de la province de l’Ontario doivent être certifiés conformes avant d’être authentifiés.
  • Les photocopies de certificats de naissance, de mariage ou de décès peuvent être authentifiées. Elles doivent cependant avoir été certifiées conformes aux originaux, signées et scellées par un notaire ou un commissaire à l’assermentation canadien. Les photocopies de documents qui ne sont pas dûment certifiées conformes, signées et scellées ne seront pas authentifiées et vous seront retournées.
  • Même s’ils sont certifiés, signés et scellés par un notaire ou un commissaire à l’assermentation canadien, les documents de nature religieuse ne seront pas authentifiés. En voici des exemples :
    • baptistaires;
    • certificats de mariage religieux;
    • tout autre document émanant d’une institution religieuse.

Documents délivrés par un établissement d’enseignement

  • Nous n’authentifions que des diplômes ou relevés de notes délivrés par des établissements d’enseignement canadiens reconnus par le ministère de l’Éducation d’une province ou d’un territoire.
    • Les diplômes ou relevés de notes délivrés par une université ou un collège canadien doivent être signés et scellés par le service du registraire de l’établissement concerné. Ils doivent comporter une signature complète, soit le nom et le titre du signataire. Sinon, le document devra être certifié conforme avant de pouvoir être authentifié.
    • Les relevés de notes provenant d’une école primaire ou secondaire canadienne doivent être signés par le directeur ou le directeur adjoint de l’école qui les a délivrés. La signature complète doit figurer sur le document, soit le nom et le titre du directeur ou du directeur adjoint. Seuls les diplômes et les relevés de notes peuvent être authentifiés sans avoir été certifiés conformes au préalable. Toutes les autres lettres doivent être certifiées conformes avant d’être authentifiées.
  • À moins qu’ils ne soient certifiés conformes, nous ne pouvons pas authentifier les documents suivants :
    • certificats pour un cours;
    • certificats de Teachers of English to Speakers of Other Languages (TESOL);
    • certificats de mérite;
    • les documents autres que des diplômes ou des relevés de notesLes photocopies de diplômes et de relevés de notes peuvent être authentifiées à condition qu’elles aient été certifiées conformes, signées et scellées soit par un représentant du service du registraire, soit par un notaire ou un commissaire à l’assermentation canadien.

Déclaration tenant lieu de certificat de non-empêchement au mariage à l’étranger

  • Si vous souhaitez vous marier dans un pays autre que le Canada, vous devrez peut-être obtenir une déclaration tenant lieu de certificat de non-empêchement au mariage à l’étranger. Afin de déterminer si vous avez besoin d’une déclaration, d’un visa, etc., vous devez communiquer avec l’ambassade, le haut-commissariat ou le consulat du pays en question au Canada.
  • Veuillez noter que certains pays exigent que la déclaration tenant lieu de certificat de non-empêchement au mariage à l’étranger soit délivrée au Canada, avant le départ, et n’acceptent pas de document délivré par une ambassade canadienne à l’étranger.
  • Vous pouvez demander une déclaration tenant lieu de certificat de non-empêchement au mariage à l’étranger en personne ou par la poste. Le traitement de cette demande pourra prendre jusqu’à 15 jours ouvrables, indépendamment du mode de livraison. Le document ne pourra pas vous être délivré si vous vous présentez en personne. Il n’y aura aucune exception.
  • Vous devez fournir une déclaration solennelle indiquant votre état civil actuel, le nom et la citoyenneté de votre futur conjoint ainsi que votre adresse permanente au Canada. S'il vous plaît noter : nous n'acceptons pas les boîtes postales comme adresses permanentes. La déclaration solennelle doit être faite en présence d’un notaire ou d’un commissaire à l’assermentation canadien.
  • Si vous avez été marié auparavant, vous devez présenter votre certificat ou jugement de divorce certifié. Si vous êtes veuve ou veuf, vous devez présenter une copie certifiée du certificat de décès de votre conjointe ou conjoint décédé.
  • Si vous êtes né au Canada, vous devez présenter votre certificat de naissance certifié. Si vous êtes né à l’étranger, vous devez présenter des copies certifiées de votre certificat de citoyenneté canadienne et de votre fiche relative au droit d’établissement. Si vous avez perdu votre fiche relative au droit d’établissement, vous devez le mentionner dans votre déclaration solennelle d’état civil.
  • Si vous avez l’intention de vous marier au Vietnam, votre déclaration tenant lieu de certificat de non-empêchement au mariage doit être délivrée au plus tard trois mois avant la date prévue du mariage.

Autres documents

  • Les certificats de divorce et les documents similaires liés au divorce (ordonnances de divorce, jugements de divorce, etc.) doivent avoir été délivrés par une cour provinciale ou fédérale canadienne.

    Ils doivent porter la signature originale du greffier ou registraire de la cour concerné ainsi le sceau ou timbre de la cour.

    Si la signature est illisible, vous devez demander que le greffier inscrive son nom en caractère d’imprimerie ou appose un timbre portant son nom en caractères d’imprimerie.

    Veuillez noter : Vous pouvez déterminer qui a signé votre document de divorce et demander son nom en caractères d’imprimerie en communiquant avec la cour qui a délivré votre document et en leur fournissant le numéro de dossier figurant sur votre document. Ce numéro apparaît normalement dans les coins supérieurs gauche ou droit.

    Les photocopies de ces documents peuvent être authentifiées. Toutefois, elles doivent être des copies certifiées conformes, signées et scellées par un notaire ou un commissaire à l’assermentation canadien. Veuillez vous référer à la section ci-dessus intitulée « Photocopies » pour obtenir plus d’information.

  • Les documents juridiques doivent être signés et scellés par un notaire ou un commissaire à l’assermentation canadien.
  • Les rapports médicaux doivent être certifiés par un notaire ou un commissaire à l’assermentation canadien, ou encore par un représentant de l’association médicale de la province ou du territoire concerné. Si vous envoyez des documents qui ne sont pas dûment certifiés, ils vous seront renvoyés sans être authentifiés.
  • Les documents qui ne figurent pas dans la liste ci-dessus doivent être certifiés conformes avant de nous être envoyés pour authentification.
  • Voici des exemples de documents qui doivent être certifiés conformes avant d’être authentifiés :
    • documents de l’Agence du revenu du Canada
    • documents de Citoyenneté et Immigration Canada
    • documents d’Industrie Canada
    • documents du Registre des sociétés de capitaux
    • certificats généraux, TESOL ou de mérite
    • certificats d’apprentissage