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Rapport annuel au Parlement sur l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels - 2014-2015

Table des matières

Introduction

Nous sommes heureux de déposer le rapport annuel au Parlement sur l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi) pour l'exercice 2014‑2015, conformément à l’article 72 de la Loi.

But de la Loi sur la protection des renseignements personnels

La Loi sur la protection des renseignements personnels confère aux citoyens canadiens et aux personnes vivant au Canada le droit d’avoir accès aux renseignements personnels qui les concernent et que détient le gouvernement fédéral. Elle régit aussi la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation et l’élimination des renseignements personnels.

Mandat de l’organisme

Au nom du gouvernement du Canada, le ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement est le porte-parole du pays dans le monde. Il déploie des efforts en vue de promouvoir les intérêts politiques et économiques du Canada au sein de la communauté internationale et d'appliquer l'expérience canadienne afin de contribuer à résoudre les enjeux mondiaux.

Le mandat du Ministère, énoncé dans la Loi sur le ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement, L.C. 2013, ch. 33, art. 174, est le suivant :

Le ministre des Affaires étrangères est également responsable de l'application de la Loi sur les licences d'exportation et d'importation, L.R.C. 1985, ch. E-19, qui autorise le gouvernement à surveiller et à réglementer le passage à la frontière de certaines marchandises, et de la Loi sur les mesures économiques spéciales, 40-41 Élisabeth II, ch. 17, qui autorise le gouvernement à appliquer des sanctions économiques en réponse à une menace sérieuse à la paix et à la sécurité internationales.

Le Ministère fournit également un soutien administratif aux autres ministères qui ont du personnel à l'étranger.

Structure organisationnelle

La Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (Bureau de l'AIPRP) est chargée de l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels, y compris du traitement des demandes et des consultations. Le directeur du Bureau de l'AIPRP relève du secrétaire des Services intégrés, qui relève pour sa part du sous-ministre délégué des Affaires étrangères.

En 2014-2015, le personnel chargé de l'AIPRP a fluctué entre 50 et 70 employés, y compris les conseillers, afin de remplir les obligations du Ministère en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le 31 mars 2015, le Bureau de l'AIPRP employait 1 directeur, 4 directeurs adjoints, 6 chefs d'équipe, 40 analystes de divers niveaux, 6 employés de bureau, 7 conseillers, 5 étudiants et 1 gestionnaire des systèmes. Le travail consiste à traiter des demandes complexes ou volumineuses autant que des demandes routinières plus simples, à répondre à des demandes de consultations provenant d'autres ministères, ainsi qu'à fournir des conseils à des intervenants internes ou externes et à donner de la formation à des employés du Ministère.

Pouvoirs délégués

En vertu de l’article 73 de la Loi, le pouvoir du ministre est délégué afin que le Ministère soit en mesure de satisfaire aux exigences législatives et d’exercer ses pouvoirs. Depuis la fusion, le ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement du Canada fonctionne en vertu de deux ordonnances distinctes de délégations des pouvoirs. Depuis octobre 2009, la responsabilité relative à tous les articles de la Loi était déléguée aux sous-ministres, au secrétaire des Services intégrés, au directeur du Bureau de l’AIPRP, aux directeurs adjoints du Bureau de l’AIPRP ainsi qu’aux chefs de mission, pour la divulgation dans l’intérêt public en vertu de l’alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels (voir l’annexe A).

Administration des demandes

La section suivante explique plus en détail le rapport statistique du SCT figurant à l’annexe B.

Demandes de renseignements personnels

Du 1er avril 2014 au 31 mars 2015, le MAECD a reçu 114 demandes de communication de renseignements personnels en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. À ces nouvelles demandes,  il faut ajouter 24 demandes reportées de l’exercice précédent, pour un total de 138 demandes. Pendant la période visée, 113 demandes ont été complétées, et 25 demandes actives ont été reportées à la prochaine période de référence.

Dispositions des demandes traitées

La répartition des demandes traitées est la suivante :

Tableau 1 : Dispositions des demandes traitées
DemandesNombre de demandes
Divulgation totale10
Divulgation partielle50

Aucune divulgation (exclusion)

0
Aucune divulgation (exemption)2
Abandon de la demande26
Aucun document n’existe25
Total113

Exemptions et exclusions

L'exemption la plus souvent utilisée par le MAECD au cours de la période visée est celle figurant à l’article 26 [Renseignements concernant un autre individu] de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Elle a été invoquée à 52 reprises. Les exclusions figurant à l’alinéa 70(1) [documents confidentiels du Cabinet] n’ont pas été invoquées par le MAECD au cours de cette période.

Traitement et communication des pages pertinentes

En tout, pendant la période visée, le MAECD a divulgué 16 082 des 20 683 pages pertinentes qu’il a traitées.

Prorogations de délais

Au cours de la période visée, le MAECD a demandé des prorogations en vertu des sous-alinéas 15a)(i) et 15a)(ii) à 20 et 15 reprises, respectivement.

Demandes de consultation reçues d’autres institutions

Lorsqu’une demande porte sur des dossiers susceptibles d’intéresser une autre institution, le coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels de cette institution est consulté. Du 1er avril 2014 au 31 mars 2015, le MAECD a reçu d'autres institutions du gouvernement fédéral 24 demandes de consultation en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Au cours de la période visée, 20 consultations ont eu lieu en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Opérations internes

Formation et perfectionnement professionnel

Au cours de l'exercice 2014-2015, le Bureau de l'AIPRP a continué à fournir aux analystes la formation et les outils nécessaires pour exécuter leur travail efficacement, par l'intermédiaire de séances de formation conçues pour répondre aux besoins en formation du Bureau de l'AIPRP. Les parcours d'apprentissage élaborés antérieurement ont continué d’être utilisés comme outil efficace afin de cerner et d'établir en bonne et due forme les exigences en matière de formation des employés de la Direction de l'AIPRP.

Le Bureau de l'AIPRP a aussi continué de profiter de son programme de perfectionnement professionnel en matière d'AIPRP, qui permet au MAECD de former ses propres analystes de l'AIPRP, en raison de la pénurie d'analystes d'expérience au sein de la communauté de l'AIPRP fédérale. Ce programme a connu beaucoup de succès en permettant de résoudre des questions de recrutement, de maintien en poste et de planification de la relève. À l’heure actuelle, 12 employés participent au programme, et le recrutement se poursuit.

L'équipe de la politique et de la gouvernance aide à prendre en mains les besoins de formation en AIPRP du Bureau de l'AIPRP, du Ministère et d'autres ministères. Elle conseille également le Ministère au sujet de la conformité à la Loi sur l'accès à l'information, à la Loi sur la protection des renseignements personnels, à leurs règlements connexes et aux exigences applicables en matière de politique du Conseil du Trésor du Canada.

Le Bureau de l'AIPRP continue également d’élargir la portée de ses outils de collaboration internes afin de mettre en commun l’information et les pratiques exemplaires et de faciliter la coopération à l’échelle du Ministère. Le Bureau de l’AIPRP a mis en œuvre un programme pan-ministériel structuré de sensibilisation à l'AIPRP, y compris dans le cadre des activités suivantes : réunions d’équipe, cours « MAECD 101 » à l’intention de tous les employés, séances de formation préaffectation afin de mieux préparer les employés à leur travail dans les missions du Canada à l'étranger, et séances avec des spécialistes, au cours desquelles des dossiers sont examinés afin de sensibiliser les employés à l'exercice de leur pouvoir discrétionnaire au moment de formuler des recommandations.

Afin de garantir que les employés des missions du Canada à l'étranger reçoivent aussi la formation nécessaire, des séances ont été offertes aux employés recrutés sur place, aux agents chargés des affaires commerciales, politiques et consulaires, aux agents chargés du développement, ainsi qu'aux adjoints administratifs, soit par vidéoconférence, soit par technologie webinaire. En outre, l'utilisation d'un tutoriel interactif sur l'AIPRP, élaboré en collaboration avec l'Institut canadien du service extérieur, se poursuit.

Afin d'aider les agents consulaires à comprendre leurs rôles et responsabilités à l’égard de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le contexte de la prestation de services consulaires aux Canadiens, un programme de formation particulière est offert au moyen d'exercices pratiques fondés sur des mises en situation visant à mieux préparer les employés à des situations auxquelles ils pourraient faire face dans l'exercice de leurs fonctions.

Au cours de la période visée par le rapport, des séances de formation ont été données à environ 738 employés. La direction de l'AIPRP du MAECD s'efforce continuellement de concevoir des outils didactiques et de les améliorer par l'intermédiaire des commentaires des employés qui ont pris part aux diverses séances de formation offertes.

Politiques, lignes directrices et procédures nouvelles ou révisées

Bien que la charge de travail se soit stabilisée, elle demeure importante, et le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels du MAECD s’efforce continuellement de réaliser des gains d'efficacité afin de composer avec ce problème persistant. Les lignes directrices internes ont été converties en un document électronique évolutif.

Le Ministère continue d'accorder une grande importance à la sensibilisation de ses agents en ce qui concerne leurs rôles et responsabilités en matière d'AIPRP pour assurer la conformité et réaliser des gains d'efficience.

Principaux enjeux soulevés et mesures prises à la suite de plaintes, de vérifications et d’enquêtes

Pendant la période visée, le Ministère a reçu deux plaintes. L’une d’entre elles a été résolue et l’autre a été reportée au prochain exercice.

Le Ministère prend ces plaintes au sérieux. Pour qu’il y en ait le moins possible, le Bureau de l’AIPRP organise des séances d’information dans l’ensemble de l’organisation, met à jour son site intranet ainsi que les pages du site Web du Ministère portant sur l’AIPRP et voit à ce que les nouveaux employés soient adéquatement formés et qu’ils connaissent le nouveau tutoriel en ligne auquel ils peuvent se reporter en cas de besoin.

Surveillance du temps de traitement

Le Ministère utilise les outils suivants pour faire le suivi du temps requis pour traiter les demandes reçues 

Administration des renseignements personnels

Atteintes à la vie privée

Détails concernant neuf atteintes à la vie privée qui ont eu lieu pendant la période visée :

Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée n’a été réalisée en 2014-2015.

Divulgation de renseignements personnels

Le paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels prévoit que « la communication des renseignements personnels qui relèvent d'une institution fédérale est autorisée » dans certains cas.

Alinéa 8(2)(m) :

Les renseignements personnels peuvent être communiqués « à toute […] fin dans les cas où, de l’avis du responsable de l’institution,

Tous les signalements au commissaire à la protection de la vie privée du Canada ont eu lieu après les divulgations. Au total, 33 divulgations aux termes de l’alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels ont eu lieu :

Annexe A : Arrêté sur la délégation

Arrêté sur la délégation en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

En vertu de l’article 73 de la Loi sur l’accès à l’information, le ministre des Affaires étrangères délègue aux titulaires des postes mentionnés à l’annexe ci-après, ainsi qu’aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont il est, en qualité de responsable d’une institution fédérale investi par les articles de la Loi mentionnés dans l’annexe au regard de chaque poste. Le présent document remplace et annule celui daté du 11 mars 1998.

Annexe

  1. Poste : Sous-ministre des Affaires étrangères
    Article(s) de la Loi sur la protection des renseignements personnels : Tous les articles
  2. Poste : Sous-ministre du Commerce international
    Article(s) de la Loi sur la protection des renseignements personnels : Tous les articles
  3. Poste : Directeur général, Secrétariat ministériel
    Article(s) de la Loi sur la protection des renseignements personnels : Tous les articles
  4. Poste : Directeur, Direction de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels
    Article(s) de la Loi sur la protection des renseignements personnels : Tous les articles
  5. Poste : Directeurs adjoints, Direction de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels
    Article(s) de la Loi sur la protection des renseignements personnels : Tous les articles
  6. Poste :Chefs des missions diplomatiques/consulaires
    Article(s) de la Loi sur la protection des renseignements personnels : Alinéa 8(2)(m)

L'honorable Lawrence Cannon, c.p., député
Ottawa, le 2 octobre 2009

Arrêté sur la délégation en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

En vertu de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignments personnels, le Ministre des Affaires étrangères délègue aux titulaires, au sein de l'Agence canadienne de développement international, des postes mentionnés à l'annexe ci-après, ainsi qu'aux personnes occupant étitre intérimaire lesdits postes, les attribution dont il est, en qualité de responsable d'une instiution fédérale, investi par la Loi. Le présent document remplace et annule celui daté du 11 août 1993.

Annexe

  1. Poste : Président
    Article(s) de la Loi sur la protection des renseignements personnels : Tous les articles
  2. Poste : Secrétaire général
    Article(s) de la Loi sur la protection des renseignements personnels : Tous les articles
  3. Poste : Coordonnateur, AIPRP
    Article(s) de la Loi sur la protection des renseignements personnels : Tous les articles
  4. Poste : Analyste principal, AIPRP
    Article(s) de la Loi sur la protection des renseignements personnels : 14, 15, 33(2)

L'honorable Lawrence Cannon, c.p., député
Ottawa, le 2 octobre 2009

Annexe B : Ministère des affaires étrangères, du commerce et du développement du canada – rapport statistique de 2014-2015

Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Name of institution: Foreign Affairs and International Trade

Période visée par le rapport : 2014-04-01 au 2015-03-31

Partie 1 - Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Tableau 2 : Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
DemandesNombre de demandes
Reçues pendant la période visée par le rapport114
En suspens à la fin de la période de rapport précédente24
Total138
Complétées pendant la période visée par le rapport113
Reportées à la prochaine période de rapport25

Partie 2 - Demandes fermées pendant la période visée par le rapport

2.1 Dispositions et délais de traitement
Tableau 3 : Dispositions et délais de traitement
Disposition des demandesCompletion Time
1 à 15 jours16 à 30 jours31 à 60 jours61 à 120 jours121 à 180 jours181 à 365 joursPlus de 365 joursTotal
Communication totale181000010
Communication partielle110161354150
Exception totale00110002
Exclusion totale00000000
Aucun document n'existe6181000025
Demande abandonnée1671001126
Ni confirmée ni infirmée00000000
Total24432014552113
2.2 Exceptions
Tableau 4 : Exceptions
ArticleNombre de demandes
18(2)0
19(1)(a)5
19(1)(b)0
19(1)(c)0
19(1)(d)0
19(1)(e)0
19(1)(f)0
200
2113
22(1)(a)(i)0
22(1)(a)(ii)0
22(1)(a)(iii)0
22(1)(b)1
22(1)(c)0
22(2)0
22.10
22.20
22.31
23(a)0
23(b)0
24(a)0
24(b)0
256
2652
2714
280
2.3 Exclusions
Tableau 5 : Exclusions
ArticleNombre de demandes
69(1)(a)0
69(1)(b)0
69.10
70(1)(a0
70(1)(b)0
70(1)(c)0
70(1)(d)0
70(1)(e)0
70(1)(f)0
70.10
2.4 Support des documents communiqués
Tableau 6 : Format of information released
DispositionPapierÉlectroniqueAutres
Communication totale910
Communication partielle22280
Total31290
2.5 Complexité
2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées
Tableau 7 : Pages pertinentes traitées et communiquées
Disposition des demandesNombre de pages traitéesNombre de pages communiquéesNombre de demandes
Communication totale33433410
Communication partielle191651574850
Exception totale602
Exclusion totale000
Demande abandonnée1178026
Ni confirmée ni infirmée000
Total206831608288
2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l'ampleur des demandes
Tableau 8 : Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l'ampleur des demandes
DispositionMoins de 100 pages traitées101 à 500 pages traitées501 à 1 000 pages traités1 001 à 5 000 pages traitéesPlus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandesPages communiquéesNombre de demandessPages communiquéesNombre de demandessPages communiquéesNombre de demandessPages communiquéesNombre de demandessPages communiquées
Communication totale91981136000000
Communication partielle18679213792847472254713983
Exception totale2000000000
Exclusion totale0000000000
Demande abandonnée24010100000
Ni confirmée ni infirmée0000000000
Total53877233928947472254713983
2.5.3 Autres complexités
Tableau 9 : Autres complexités
DispositionConsultation requiseAvis juridiqueRenseignement entremêlésAutresTotal
Communication totale00202
Communication partielle919019
Exception totale21003
Exclusion totale00000
Demande abandonnée1198028
Ni confirmée ni infirmée00000
Total122119052
2.6 Présomptions de refus
2.6.1 Motifs du non respect du délai statuaire
Tableau 10 : Motifs du non respect du délai statuaire
Nombre de demandes fermées après le délai statuaireMotif principal
Charge de travailConsultation externeConsultation interneAutres
31104116
2.6.2 Nombre de jours de retard
Tableau 11 : Nombre de jours de retard
Nombre de jours de retardNombre de demandes en retard où le délai n'a pas été prorogéNombre de demandes en retard où le délai a été prorogéTotal
1 à 15 jours426
16 à 30 jours134
31 à 60 jours459
61 à 120 jours055
121 à 180 jours022
181 à 365 jours123
Plus de 365 jours112
Total112031
2.7 Demandes de traduction
Tableau 12 : Demandes de traduction
Demandes de traductionAcceptéesRefuséesTotal
De l'anglais au français000
Du fançais à l'anglais000
Total000

Partie 3 - Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Tableau 13 : Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)
Alinéa 8(2)(e)Alinéa 8(2)(m)Paragraphe 8(5)Total
7333373

Partie 4 - Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Tableau 14 : Demandes de correction de renseignements personnels et mentions
Disposition des demandes de correction reçuesNombre
Mentions annexées0
Demandes de correction acceptées0
Total0

Partie 5 - Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et dispositions des demandes
Tableau 15 : Motifs des prorogations et dispositions des demandes
Disposition des demandes où le délai a été prorogé15(a)(i) Entrave au fonctionnement15(a)(ii) Consultation15(b) Traduction ou conversion
Article 70Autres
Communication totale0000
Communication partielle190120
Exception totale0020
Exclusion totale0000
Aucun document n'existe0000
Demande abandonnée1010
Total200150
5.2 Durée des prorogations
Tableau 16 : Durée des prorogations
Durée des prorogations15(a)(i) Entrave au fonctionnement15(a)(ii) Consultation15(b) Traduction ou conversion
Article 70Autres
1 à 15 jours0010
16 à 30 jours200140
Total200150

Partie 6 - Demandes de consultations reçues d'autres institutions et organisations

6.1 Demandes de consultations reçues d'autres institutions et organisations
Tableau 17 : Demandes de consultations reçues d'autres institutions et organisations
ConsultationsAutres institutions du gouvernement du CanadaNombre de pages à traiterAutres organisationsNombre de pages à traiter
Reçues pendant la période d'établissement de rapport2481700
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente29200
Total2690900
Fermées pendant la période d'établissement de rapport2041800
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport649100
6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada
Tableau 18 : Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada
RecommandationNombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours16 à 30 jours31 à 60 jours61 à 120 jours121 à 180 jours181 à 365 joursPlus de 365 joursTotal
Communication totale03200005
Communication partielle11100014
Exception totale10000001
Exclusion totale00000000
Consulter une autre institution52101009
Autre10000001
Total864010120
6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organisations
Tableau 19 : Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organisations
RecommandationNombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours16 à 30 jours31 à 60 jours61 à 120 jours121 à 180 jours181 à 365 joursPlus de 365 joursTotal
Communication totale00000000
Communication partielle00000000
Exception totale00000000
Exclusion totale00000000
Consulter une autre institution00000000
Autre00000000
Total00000000

Partie 7 - Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

7.1 Demandes auprès des services juridiques
Tableau 20 : Demandes auprès des services juridiques
Nombre de joursMoins de 100 pages traitéesDe 101 à 500 pages traitéesDe 501 à 1 000 pages traitéesDe 1 001 à 5 000 pages traitéesPlus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandesPages communiquéesNombre de demandessPages communiquéesNombre de demandessPages communiquéesNombre de demandessPages communiquéesNombre de demandessPages communiquées
1 à 150000000000
16 à 300000000000
31 à 600000000000
61 à 1200000000000
121 à 1800000000000
181 à 3650000000000
Plus de 3650000000000
Total0000000000
7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé
Tableau 21 : Demandes auprès du Bureau du Conseil privé
Nombre de joursMoins de 100 pages traitéesDe 101 à 500 pages traitéesDe 501 à 1 000 pages traitéesDe 1 001 à 5 000 pages traitéesPlus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandesPages communiquéesNombre de demandessPages communiquéesNombre de demandessPages communiquéesNombre de demandessPages communiquéesNombre de demandessPages communiquées
1 à 150000000000
16 à 300000000000
31 à 600000000000
61 à 1200000000000
121 à 1800000000000
181 à 3650000000000
Plus de 3650000000000
Total0000000000

Partie 8 - Plaintes et enquêtes

Tableau 22 : Plaintes et enquêtes
Article 31SectArticleion 33Article 35Recours judiciaireTotal
10102

Partie 9 - Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)

Tableau 23 : Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)
Nombre d'ÉFVP terminées
0

Partie 10 - Ressources liées à la Loi sur la proctection des renseignement personnels

10.1 Coûts
Tableau 24 : Coûts
DépensesMontant
Salaires$370,913
Heures supplémentaires$516
Biens et services$172,034
Contrats de services professionnels$154,260
Autres$17,774
Total$543,463
10.2 Ressources humaines
Tableau 25 : Ressources humaines
RessourcesAnnées-personnes consacrées aux activités liées à la protection des renseignements personnels
Employés à temps plein4.43
Employés à temps partiel et occasionnels1.55
Employés régionaux0.00
Experts-conseils et personnel d'agence0.72
Étudiants0.52
Total7.22
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