Rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information - 2016-2017

Table des matières

Introduction

Nous sommes heureux de déposer le Rapport annuel au Parlement sur l'application de la Loi sur l'accès à l'information (LAI ou la Loi) pour l'exercice 2016-2017, conformément à l'article 72 de la Loi.

Nota : Dans le présent rapport, le Ministère est appelé Affaires mondiales Canada. Cependant, son appellation légale demeure « Ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement », conformément à ce qui est énoncé dans la Loi sur le ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement.

Objet de la Loi sur l’accès à l’information

La Loi sur l'accès à l'information confère aux citoyens et aux résidents permanents canadiens, de même qu’aux sociétés et aux personnes présentes au Canada, le droit de demander accès à l’information et aux dossiers relevant du gouvernement fédéral.

Mandat de l’institution

Affaires mondiales Canada est le visage du pays dans le monde. AMC déploie des efforts en vue de promouvoir les intérêts politiques et économiques du Canada au sein de la communauté internationale et d'appliquer l'expérience canadienne afin de contribuer à résoudre les enjeux mondiaux.

Le mandat du Ministère, énoncé dans la Loi sur le ministère des Affaires étrangères, du commerce et du Commerce international, L.C. 2013, ch. 33, art. 174, se lit comme suit :

Le ministre des Affaires étrangères est également responsable de l’application de la Loi sur les licences d’exportation et d’importation, L.R.C. (1985), ch. E-19, qui autorise le gouvernement à surveiller et à réglementer le passage à la frontière de certaines marchandises, et de la Loi sur les mesures économiques spéciales, 40-41 Élisabeth II, ch. 17, qui autorise le gouvernement à appliquer des sanctions économiques en réponse à une menace sérieuse à la paix et à la sécurité internationales.

Le Ministère fournit également un soutien administratif aux autres ministères qui ont du personnel à l'étranger.

Structure organisationnelle

Le Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (Bureau de l'AIPRP) est chargé de l'application de la Loi sur l'accès à l'information, y compris du traitement des demandes et des consultations. Le directeur du Bureau de l'AIPRP relève du Secrétariat des services intégrés, qui relève pour sa part du sous-ministre des Affaires étrangères.

En 2016-2017, le personnel du Bureau de l’AIPRP a fluctué entre quarante-cinq et cinquante-trois employés, y compris les consultants, afin de remplir les obligations du Ministère en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le 31 mars 2017, le personnel du Bureau de l’AIPRP employait un directeur, quatre directeurs adjoints, neuf chefs d’équipes, vingt-neuf analystes de différents niveaux, huit employés de bureau, quatre consultants, un étudiant, un étudiant à temps partiel, quatre employés occasionnels et un gestionnaire des systèmes. Le travail consiste à traiter tant des demandes complexes ou volumineuses que des demandes routinières plus simples, y compris des demandes de consultations provenant d'autres ministères, à fournir des conseils à des intervenants internes ou externes et à donner de la formation à des employés du Ministère.

Pouvoirs délégués

En conformité avec l'article 73 de la Loi, le pouvoir du ministre peut être délégué aux sous-ministres, au Secrétariat des services intégrés, au directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels ainsi qu'aux directeurs adjoints du Bureau de l'AIPRP.

Administration des demandes

La section suivante explique plus en détail le rapport statistique du Secrétaria du Conseil du Trésor (SCT) figurant à l’annexe B.

Demandes d’accès à l’information

En 2016-2017, Le Ministère a reçu 1 233 demandes d’accès à l’information en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. À ces nouvelles demandes, il faut ajouter 332 demandes reportées de l'exercice précédent, pour un total de 1 565 demandes.

Au cours de la période visée par le rapport, 1 268 demandes ont été traitées, et 297 dossiers encore actifs ont été reportés à la prochaine période de référence. Grâce à une initiative pluriannuelle, le nombre de dossiers actifs a baissé à son plus bas niveau depuis plusieurs années. L'année actuelle a également été particulière en cela que nous avons traité plus de dossiers que nous en avons reçus. Pour effectuer ce travail, l'équipe de direction s'est efforcée de pourvoir tous les postes tout au long de l'année.

Origine des demandes

Les demandes d'accès à l'information reçues durant la période de référence du présent rapport se répartissent comme suit :

Tableau 1 : Source des demandes
Demandes d'accès à l'informationNombre de demandes
Médias624
Secteur universitaire97
Milieu des affaires141
Organismes82
Grand public289
Refus de s’identifier0
Total1 233

Disposition des demandes traitées

La répartition des demandes traitées durant la période de référence est la suivante :

Tableau 2 : Disposition des demandes traitées
Demandes d'accès à l'informationNombre de demandes
Divulgation totale116
Divulgation partielle819
Aucune divulgation (exemption)23
Aucune divulgation (exclusion)16
Aucun document n’existe165
Transférées26
Abandon de la demande101
Traitées de façon informelle2
Total1 268

Exemptions et exclusions

Les exemptions les plus courantes utilisées par le Ministère au cours de l'exercice relèvent des paragraphes 15(1) [affaires internationales] et 19(1) [renseignements personnels] ainsi que des alinéas 21(1)a) [conseils] et 21(1)b) [consultations et délibérations].

Traitement et communication des pages pertinentes

Pendant cette période de référence, le Ministère a communiqué 97 330 pages des 159 788 pages pertinentes qu'il a traitées.

Prorogations de délais

Au cours de la période visée par le rapport, le Ministère a demandé des prorogations en vertu des alinéas 9(1)a), 9(1)b) et 9(1)c), à 203, 691 et 64 reprises, respectivement.

Frais et coûts

Au cours de la période visée par le rapport, le Ministère a perçu des frais de 6 225 $ et a renoncé à 765 $ de frais.

Demandes de consultation reçues d’autres institutions

Lorsqu’une demande porte sur des dossiers susceptibles d'intéresser une autre institution, on consulte le coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels de cette institution. Compte tenu de son mandat et de ses diverses responsabilités à l’échelle internationale, le Ministère joue un rôle clé en vertu de la LAI au nom des autres institutions gouvernementales du Canada. De plus, Affaires mondiales Canada consulte des organismes à l'étranger pour le compte d'autres institutions fédérales qui traitent les demandes de documents provenant de l'étranger.

Au cours de la période visée par le rapport, le Ministère a reçu 800 demandes de consultation, ce qui représente plus de 111 862 pages, d'autres institutions gouvernementales. La plupart des demandes provenaient d'institutions fédérales assujetties à la Loi sur l'accès à l'information. Toutefois, un petit pourcentage de consultations provenait d’autres gouvernements au Canada et à l'étranger.

Opérations internes

Formation et perfectionnement

Au cours de l'exercice 2016-2017, le Bureau de l'AIPRP a continué à fournir aux analystes la formation et les outils nécessaires pour exécuter leur travail efficacement. Les parcours d'apprentissage élaborés antérieurement ont continué d’être utilisés comme outil efficace afin de cerner et d'établir en bonne et due forme les exigences en matière de formation des employés du Bureau de l'AIPRP.

Le Bureau de l’AIPRP a aussi continué de profiter de son programme de perfectionnement professionnel, qui permet au Ministère de former ses propres analystes de l’AIPRP, en raison de la pénurie d’analystes d’expérience au sein de la communauté de l’AIPRP fédérale. Ce programme a connu beaucoup de succès en permettant de résoudre des questions de recrutement, de maintien en poste et de planification de la relève. À l'heure actuelle, 13 employés participent au programme, et le recrutement se poursuit.

L'équipe de la politique et de la gouvernance aide à prendre en mains les besoins de formation du Bureau de l'AIPRP, et du Ministère. Elle conseille également le Ministère au sujet de la conformité à la Loi sur l'accès à l'information, à la Loi sur la protection des renseignements personnels, à leurs règlements connexes et aux exigences applicables en matière de politique du Conseil du Trésor du Canada.

Le Bureau de l'AIPRP continue également d’élargir la portée de ses outils de collaboration internes afin de mettre en commun l’information et les pratiques exemplaires et de faciliter la coopération à l’échelle du Ministère. Le Bureau a mis en œuvre un programme pan-ministériel structuré de sensibilisation à l'AIPRP comprenant les activités suivantes : des réunions d’équipe, des cours « Affaires mondiales Canada 101 » à l’intention de tous les employés, des séances de formation de pré-affectation afin de mieux préparer les employés à leur travail dans les missions du Canada à l'étranger, et des séances avec des spécialistes et des agents de liaison. En outre, l’utilisation d’un tutoriel interactif sur l’AIPRP, élaboré en collaboration avec l’Institut canadien du service extérieur, se poursuit.

Afin d’aider les agents consulaires à comprendre leurs rôles et responsabilités vis-à-vis de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le contexte de la prestation de services consulaires aux Canadiens, un programme de formation particulière est offert au moyen d’exercices pratiques fondés sur des mises en situation visant à mieux préparer les employés à des situations auxquelles ils pourraient faire face dans l’exercice de leurs fonctions.

Au cours de la période visée par le rapport, 21 séances de formation officielles à l'AIPRP ont été données à environ 502 employés. La Direction de l'AIPRP du Ministère s'efforce continuellement de concevoir des outils didactiques et de les améliorer par l’intermédiaire des commentaires des employés qui ont pris part aux diverses séances de formation offertes.

Politiques, lignes directrices et procédures nouvelles ou révisées

Bien que la charge de travail ait augmenté, le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels du Ministère s’efforce continuellement de réaliser des gains d'efficacité. Les lignes directrices internes de la direction ont été converties en un « document électronique évolutif », dit « evergreen », qui est mis à jour dès que de nouvelles politiques sont mises en œuvre ou que d'anciennes politiques sont modifiées.

Le Ministère a continué à accorder une grande importance à la sensibilisation de ses agents en ce qui concerne leurs rôles et responsabilités en matière d’AIPRP pour assurer la conformité et réaliser des gains d’efficience.

Plaintes, vérifications et enquêtes

Du 1er avril 2016 au 31 mars 2017, le Commissariat à l’information du Canada a reçu 83 plaintes au sujet de demandes d’accès à l’information présentées au Ministère. Les raisons des plaintes étaient les suivantes :

Tableau 3 : Plaintes, vérifications et enquêtes
Raisons des plaintesNombre de plaintes
Retard4
Prorogation de délai8
Divers12
Refus – Exemptions15
Refus – Généralités0
Refus – Article 693
Publication0
Frais0

De plus, au cours de l’exercice 2016-2017, 71 plaintes ont été fermées. Les conclusions relatives aux plaintes fermées sont les suivantes :

Tableau 4 : Plaintes, vérifications et enquêtes
Raisons des plaintesNombre de plaintes
Abandonnées28
Non fondées4
Fondées3
Réglées36

Le Ministère prend les plaintes au sérieux et les traite par l'entremise de la formation continue et de la sensibilisation croissante. La Direction a également affecté deux agents pour traiter uniquement des plaintes. L'exercice financier 2016-2017 est le premier exercice depuis une décennie au cours duquel Affaires mondiales Canada a réglé plus de plaintes qu'il n'en a reçues.

Surveillance du temps de traitement

Le Ministère surveille le temps de traitement des demandes d'accès à l’information et fait le suivi de l'état d’avancement de ces demandes.

Annexe A : Arrêté sur la délégation

Arrêté sur la délégation en vertu de la Lois sur l'accès à l'information

En vertu de l'article 73 de la Lois sur l’accès à l'information, la ministre des Affaires étrangères délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, ainsi qu'aux personnes occupant à titre interimaire lesdits postes, les attributions dont il est, en qualité de responsable d'une institution fédérale, investi par les articles de la Loi mentionnés dans l'annexe en regard de chaque poste. Le présent document remplace et annule celui daté du 2 octobre 2009.

Annexe

Poste

  1. Sous-ministre des Affaires étrangères (tous les articles)
  2. Sous-ministre du Commerce international (tous les articles)
  3. Sous-ministre du Développement international (tous les articles)
  4. Sous-ministre délégué des Affaires étrangères (tous les articles)
  5. Directeur général, Secrétariat des services intégrés (tous les articles)
  6. Directeur de l'Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (tous les articles)
  7. Directeurs adjoints l'Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (tous les articles)

L'honorable Chrystia Freeland, c.p., députée
Ottawa, le 04 juillet 2017

Annexe B : Ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement du Canada – Rapport statistique de 2016-2017

Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information

Nom de l'institution : Affaires mondiales Canada

Période d’établissement de rapport : 2016-04-01 au 2017-03-31

Partie 1 - Demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

1.1 Nombre de demandes
Tableau 5: Nombre de demandes
SourceNombre de demandes
Reçues pendant la période visée par le rapport1 233
Demandes reportées depuis la période de rapport précédente332
Total1 565
Réglées pendant la période visée par le rapport1 268
Reportées à la période visée par le prochain rapport297
1.2 Source des demandes
Tableau 6: Source des demandes
SourceNombre de demandes
Médias624
Secteur universitaire97
Secteur commercial (secteur privé)141
Organisation82
Public289
Refus de s'identifier0
Total1 233
1.3 Demandes informelles
Tableau 7: Demandes informelles
Délai de traitement
1 à 15 jours16 à 30 jours31 à 60 jours61 à 120 jours121 à 180 jours181 à 365 joursPlus de 365 joursTotal
2623822191010352

Remarque : Toutes les demandes précédemment enregistrées comme étant « traitées de façon informelle » ne figureront désormais que dans cette section.

Partie 2 - Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.1 Disposition et délai de traitement
Tableau 8: Disposition et délai de traitement
DispositionDélais de traitement
1 à 15 jours16 à 30 jours31 à 60 jours61 à 120 jours121 à 180 jours181 à 365 joursPlus de 365 joursTotal
Communication totale2444622200116
Communication partielle157914230012410455819
Exception totale0310730023
Exclusion totale114721016
Aucun document n’existe81072917400165
Demande transmise2510000026
Demande abandonnée5020452317101
Ni confirmée ni infirmée20000002
Total103255235358137108721 268
2.2 Exceptions
Tableau 9: Exceptions
ArticleNombre de demandes

* A.I. : Affaires internationales Déf. : Défense du Canada A.S. : Activités subversives

13(1) a)195
13(1) b)55
13(1) c)23
13(1) d)0
13(1) e)0
1410
14(a)40
14(b)18
15(1)16
15(1) - A.I.*584
15(1) - Déf.*21
15(1) - A.S.*100
16(1) a)(i)1
16(1) a)(ii)0
16(1) a)(iii)2
16(1) b)3
16(1) c)9
16(1) d)0
16(2)33
16(2) a)0
16(2) b)1
16(2) c)60
16(3)0
16.1(1) a)2
16.1(1) b)0
16.1(1) c)1
16.1(1) d)0
16.2(1)0
16.30
16.4(1) a)0
16.4(1) b)0
16.50
1719
18 a)4
18 b)9
18 c)0
18 d)1
18.1(1) a)0
18.1(1) b)3
18.1(1) c)0
18.1(1) d)0
19(1)529
20(1) a)7
20(1) b)171
20(1) b.1)0
20(1) c)204
20(1) d)24
20.10
20.20
20.40
21(1) a)444
21(1) b)403
21(1) c)78
21(1) d)18
226
22.1(1)3
23215
24(1)27
264
2.3 Exclusions
Tableau 10: Exclusions
ArticleNombre de demandes
68 a)5
68 b)0
68 c)0
68.10
68.2 a)0
68.2 b)0
69(1)2
69(1) a)16
69(1) b)0
69(1) c)1
69(1) d)10
69(1) e)55
69(1) f)0
69(1) g)re a)117
69(1) g)re b)0
69(1) g)re c)38
69(1) g)re d)26
69(1) g)re e)45
69(1) g)re f)25
69.1(1)0
2.4 Support des documents communiqués
Tableau 11: Support des documents communiqués
DispositionPapierÉlectroniqueAutres
Communication totale94220
Communication partielle4683510
Total5623730
2.5 Complexité
2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées
Tableau 12: Pages pertinentes traitées et communiquées
Disposition des demandesNombre de pages traitéesNombre de pages communiquéesNombre de demandes
Communication totale7 4223 437116
Communication partielle137 16489 371819
Exception totale870023
Exclusion totale2 668016
Demande abandonnée11 6644 522101
Ni confirmée ni infirmée002
2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l'ampleur des demandes
Tableau 13: Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l'ampleur des demandes
DispositionMoins de 100 pages traitées101 à 500 pages traitées501 à 1 000 pages traitées1 001 à 5 000 pages traitéesPlus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandesPages communiquéesNombre de demandesPages communiquéesNombre de demandesPages communiquéesNombre de demandesPages communiquéesNombre de demandesPages communiquées
Communication totale1051 413102 020001400
Communication partielle53610 12323141 6353716 6301316 82524 158
Exception totale21020000000
Exclusion totale15000001000
Demande abandonnée86141121 61927840011 978
Ni confirmée ni infirmée2000000000
Total76511 67725545 2743917 4141516 82936 136
2.5.3 Autres complexités
Tableau 14: Autres complexités
DispositionConsultation requiseEstimation des fraisAvis juridiqueAutresTotal
Communication totale90009
Communication partielle367310371
Exception totale80008
Exclusion totale1400014
Demande abandonnée1600016
Ni confirmée ni infirmée00000
Total414310418
2.6 Présomptions de refus
2.6.1 Motifs du non respect du délai statutaire
Tableau 15: Motifs du non respect du délai statutaire
Nombre de demandes fermées après le délai statutaireMotif principal
Charge de travailConsultation externeConsultation interneAutres
3771603574108
2.6.2 Nombre de jours de retard
Tableau 16: Nombre de jours de retard
Nombre de jours de retardNombre de demandes en retard où le délai n’a pas été prorogéNombre de demandes en retard où le délai a été prorogéTotal
1 à 15 jours186280
16 à 30 jours83139
31 à 60 jours194867
61 à 120 jours106777
121 à 180 jours82230
181 à 365 jours14344
Plus de 365 jours73340
Total71306377
2.7 Demandes de traduction
Tableau 17: Demandes de traduction
Demandes de traductionAcceptéesRefuséesTotal
De l’anglais au français000
Du français à l’anglais000
Total000

Partie 3 - Prorogations

3.1  Motifs des prorogations et disposition des demandes
Tableau 18: Motifs des prorogations et disposition des demandes
Disposition des demandes où le délai a été prorogé9(1)a)Entrave au fonctionnement9(1)b) Consultation9(1)c) Avis à un tiers
Article 69Autres
Communication totale232311
Communication partielle1522057555
Exception totale20101
Exclusion totale2591
Aucun document n’existe110110
Demande abandonnée134246
Total2033166064
3.2 Durée des prorogations
Tableau 19: Durée des prorogations
Durée des prorogations9(1)a) Entrave au fonctionnement9(1)b) Consultation9(1)c) Avis à un tiers
Article 69Autres
30 jours ou moins10351666
31 à 60 jours531526242
61 à 120 jours391019511
121 à 180 jours51325
181 à 365 jours3050
Plus de 365 jours0000
Total2033166064

Partie 4 - Frais

Tableau 20: Frais
Type de fraisFrais perçusFrais dispensés ou remboursés
Nombre de demandesMontantNombre de demandesMontant
Présentation1 1155 575 $153765 $
Recherche1650 $00 $
Production00 $00 $
Programmation00 $00 $
Préparation00 $00 $
Support de substitution00 $00 $
Reproduction00 $00 $
Total1 1166 225 $153765 $

Partie 5 - Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

5.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et organisations
Tableau 21: Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et organisations
ConsultationsAutres institutions du gouvernement du CanadaNombre de pages à traiterAutres organisationsNombre de pages à traiter
Reçues pendant la période d'établissement de rapport800111 862561 359
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente10420 45418727
Total905132 316742 086
Fermées pendant la période d'établissement de rapport775107 337692 019
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport13024 979567
5.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada
Tableau 22: Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada
RecommandationNombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours16 à 30 jours31 à 60 jours61 à 120 jours121 à 180 jours181 à 365 joursPlus de 365 joursTotal
Communiquer en entier585680110900313
Communiquer en partie11571011112082310
Exempter en entier242110010
Exclure en entier11010003
Consulter une autre institution2216101534171
Autre4347805168
Total13713820024633174775
5.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations
Tableau 23: Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations
RecommandationNombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours16 à 30 jours31 à 60 jours61 à 120 jours121 à 180 jours181 à 365 joursPlus de 365 joursTotal
Communiquer en entier2103402021
Communiquer en partie36121342040
Exempter en entier11220006
Exclure en entier00000000
Consulter une autre institution10000001
Autre10000001
Total817171944069

Partie 6 - Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

6.1 Demandes auprès des services juridiques
Tableau 24: Demandes auprès des services juridiques
Nombre de joursMoins de 100 pages traitéesDe 101 à 500 pages traitéesDe 501 à 1 000 pages traitéesDe 1 001 à 5 000 pages traitéesPlus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandesPages communiquéesNombre de demandesPages communiquéesNombre de demandesPages communiquéesNombre de demandesPages communiquéesNombre de demandesPages communiquées
1 à 1569437115000000
16 à 3039353449001000
31 à 608785226000000
61 à 12013200000000
121 à 1800000000000
181 à 3650000000000
Plus de 365 jours0000000000
Total11790010290001000
6.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé
Tableau 25: Demandes auprès du Bureau du Conseil privé
Nombre de joursMoins de 100 pages traitéesDe 101 à 500 pages traitéesDe 501 à 1 000 pages traitéesDe 1 001 à 5 000 pages traitéesPlus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandesPages communiquéesNombre de demandesPages communiquéesNombre de demandesPages communiquéesNombre de demandesPages communiquéesNombre de demandesPages communiquées
1 à 150000000000
16 à 300000000000
31 à 600000000000
61 à 1200000000000
121 à 1800000000000
181 à 3650000000000
Plus de 365 jours0000000000
Total0000000000

Partie 7 - Plaintes et enquêtes

Tableau 26: Plaintes et enquêtes
Article 32Article 35Article 37Total
39572116

Partie 8 - Recours judiciaire

Tableau 27: Recours judiciaire
Article 41Article 42Article 44Total
0000

Partie 9 - Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information

9.1 Coûts
Tableau 28: Coûts
DépensesMontant
Salaires2 285 318 $
Heures supplémentaires6 171 $
Biens et services936 814 $
Contrats de services professionnels871 026 $ 
Autres65 788 $
Total3 928 303 $
9.2  Ressources humaines
Tableau 29: Ressources humaines
RessourcesAnnées-personnes consacrées aux activités liées à l’accès à l’information
Employés à temps plein38,72
Employés à temps partiel et occasionnels5,07
Employés régionaux0,00
Experts-conseils et personnel d’agence4,33
Étudiants0,72
Total48,84

Remarque : Entrer des valeurs à deux décimales.

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