PeopleSoft v8.9 – Système de gestion des ressources humaines – Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Sommaire exécutif

L’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) qui a été effectuée vise le Système de gestion des ressources humaines de PeopleSoft (version 8.9) du gouvernement du Canada qui a été mis en place au sein du MAECI. L’ÉFVP cherche à déterminer si le Système de gestion des ressources humaines (SGRH du GC) est conforme aux exigences en matière de vie privée. L’évaluation porte principalement sur les renseignements personnels recueillis, utilisés, divulgués et conservés dans le système. Elle ne comprend pas les renseignements relatifs aux RH qui existent à l’extérieur du SGRH et ne tient pas compte de l’information au sein du système qui n’est pas considérée « personelle » au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

L’ÉFVP se fonde sur l’information actuelle et reflète le SGRH conformément à la mise à niveau de la production en vigueur à compter du 4 mai 2009, et sur le déploiement prévu de l’interface de la paye du gouvernement du Canada (IPGC) et de la fonctionnalité de la carte de paye de l’employé.

Afin de s’assurer que les dossiers de l’employé étaient complets pour d’autres initiatives dirigées par PeopleSoft (p. ex. interface de la paye du gouvernement du Canada (IPGC)), la mise à niveau nécessitait la saisie de l’information sur les salaires pour chaque employé. Cela représente une nouvelle collecte et la saisie de renseignements personnels.

L’EFVP qui a été effectuée portait sur les modules suivants utilisés actuellement au MAECI :

Modules offerts par le GC

Modules uniques au MAECI

et modules actuellement en cours d’élaboration pour le déploiement au cours de l’exercice financier 2010–2011 :

Modules offerts par le GC

Modules uniques au MAECI

Tout autre ajout à ce champ exigera une mise à jour à l’EFRVP effectuée. L’évaluation est considérée comme étant dynamique, nécessitant des examens et des mises à jour périodiques afin de suivre le rythme de l’ajout de nouveaux modules ou d’un changement dans l’utilisation qui pourrait modifier les risques relatifs à la vie privée.

L’EFRVP identifie deux secteurs de non–conformité aux exigences relatives à la vie privée pour le Système de gestion des ressources humaines (SGRH) de PeopleSoft du GC (version 8.9). Ces secteurs de non–conformité sont :

Ces risques relatifs à la vie privée identifiés peuvent être atténués par :

L’autorisation des utilisateurs du SGRH

Procédures et documentation

Établir une politique de conservation et d’archivage des données au sein du SGRH en vue d’établir des calendriers de conservation et de disposition des renseignements personnels. (Actuellement, cela est géré sur le plan des risques car il s’agit d’un risque tolérable étant donné l’environnement opérationnel actuel.)

Conclusion

Le rapport de l’ÉFVP constitue la réponse du MAECI à ses obligations en vertu de la Politique d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée du Conseil du Trésor du Canada, et vise à s’assurer que les considérations en matière de vie privée ont été traitées adéquatement dans le cadre du déploiement du SGRH de PeopleSoft (version 8.9) du GC.

La nature et la portée du SGRH du GC de PeopleSoft (version 8.9) indiquent quelques questions de vie privée comme le prévoient les questionnaires des directives des ÉFVP. Les stratégies d’atténuation présentées dans ce document répondent à ces questions. Enfin, il est important de faire ressortir que la gestion des risques relatifs à la vie privée constitue un exercice permanent à envisager étant donné l’évolution de la nature et de l’utilisation de cet outil.

Date de modification: