Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pour le programme de bourses internationales

Sommaire exécutif

Le programme de bourses internationales distribue environ 11 millions de dollars en bourses à des étudiants étrangers qui souhaitent étudier au Canada. Il est destiné aux étudiants méritoires qui veulent poursuivre des études postsecondaires ou des programmes de recherche au Canada et aux Canadiens voulant profiter des bourses de réciprocité offertes par des gouvernements étrangers. L’objectif est de former de futurs dirigeants, de faciliter l’échange des idées et de permettre aux chercheurs étrangers et aux futurs leaders d'opinion de contribuer, à leur retour dans leur pays, à la connaissance qu'ont leur pays du Canada et à leur compréhension du Canada, ce qui permettra de mieux faire connaître le Canada et de promouvoir ses intérêts au niveau mondial. Le Canada est déterminé à encourager la participation aux partenariats d'études et de recherches internationales qui favorisent une meilleure compréhension entre les peuples, forment des citoyens et des leaders mondiaux et contribuent au développement des nations. Affaires étrangères et Commerce international Canada (MAECI) est responsable de la participation du gouvernement du Canada aux grands programmes de bourses internationales. Le MAECI offre un soutien aux chercheurs internationaux au Canada, et, réciproquement, des gouvernements étrangers aident souvent des boursiers canadiens inscrits dans des établissements de leurs pays.

Une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) a été réalisée dans le cadre de l'engagement du Ministère en matière de protection des renseignements personnels. Le processus d’évaluation visait également à satisfaire aux exigences relatives à la Gestion de la sécurité des technologies de l'information (GSTI), qui prévoient que les applications d’entreprise du Ministère doivent faire l’objet d’une évaluation en matière de sécurité et de protection de la vie privée.

Au moment où l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée a été achevée, le programme était administré par le Bureau canadien de l'éducation internationale (BCEI) en vertu d’un accord de contribution conclu avec le MAECI. Le BCEI a hébergé et administré le site Web www.scholarships.gc.ca et les bases de données contenant les renseignements sur les récipiendaires des bourses et sur les anciens. À ce moment, le MAECI avait un contrôle minime ou inexistant sur l’environnement Web pour ce qui était de questions comme la collecte des données, la gestion, la conservation, l’élimination ou la sécurité.

Au même moment, le MAECI a sollicité le concours du BCEI à titre d’administrateur des bourses pour assurer le traitement des demandes de bourses reçues par le MAECI d’étudiants et de chercheurs internationaux (non canadiens). Les renseignements personnels reçus des étudiants dans le cadre des divers programmes peuvent comprendre les éléments suivants : coordonnées, détails de nature délicate des projets de recherche projetés, copies des visas étudiants et des permis d’études, et noms des institutions et des programmes d’études.

Les renseignements sur les personnes présentant des demandes étaient stockés dans quatre bases de données principales :

  1. Bourses du MAECI pour les non-Canadiens, qui contenaient les renseignements personnels des candidats ainsi que leur projet de recherche;
  2. Les bourses du MAECI pour les Canadiens
  3. Les bourses de projet du MAECI
  4. Le programme à l’intention des anciens

En plus de ce qui précède, le Ministère et les responsables du Programme ont recueilli des renseignements personnels associés au fonctionnement des comités et des groupes de travail suivants afin de gérer le Programme de bourses internationales :

  1. Renseignements personnels liés aux comités de sélection, normalement des professeurs d’université canadiens
  2. Renseignements personnels liés aux personnes participant à des missions de collaboration – faisant la promotion de partenariats entre des établissements postsecondaires canadiens et latino-américains.
  3. Le contenu des projets de recherche fourni par les candidats peut contenir des renseignements personnels.

Il existait des risques inhérents associés à la saisie, à la collecte, à la conservation et à la circulation de l’information dans le contexte des caractéristiques de fonctionnement de l’outil Web de l’administrateur des bourses, ainsi que du programme de bourses. L’EFVP a permis de cerner certains risques et a décrit des stratégies d’atténuation détaillées associées à chaque risque. Vous trouverez ci-dessous de brèves recommandations tirées de l’EFVP pour réduire les niveaux de risque de l’initiative.

Des plans d’action ont été mis au point en fonction des risques cernés et des mesures d’atténuation recommandées. Au moment où l’EFVP a été achevée, le MAECI établissait l’ordre de priorité des mesures associées requises pour donner suite aux recommandations et aux stratégies d’atténuation des risques.

Bien que ces stratégies d’atténuation des risques n’aient pas entièrement éliminé les risques, elles les ont suffisamment réduits pour que le Ministère et sa haute direction puissent les assumer et s’attendre raisonnablement à ce que les risques en voie de se concrétiser soient détectés par les processus de surveillance avant qu’ils ne deviennent insoutenables. Ces risques résiduels devaient être gérés conformément aux tâches, pouvoirs, prérogatives et responsabilités conférés à l’administrateur général.

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