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Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne exercé en matière de rapports financiers pour 2010-2011

Sommaire de l'évaluation de l'efficacité du système de contrôle interne en matière de rapports financiers et du plan d'action de l'Agence canadienne de développement international pour l'exercice 2010-2011

Note au lecteur

Depuis l'entrée en vigueur, le 1er avril 2009, de la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, les ministères sont tenus de démontrer qu'ils ont pris des mesures pour se doter et maintenir un système de contrôle interne efficace en matière de rapports financiers (CIRF).

Dans le cadre de cette politique, les ministères doivent évaluer annuellement leur système de CIRF, établir un plan d'action pour apporter les ajustements qui s'imposent et joindre à leur Déclaration de responsabilité de la direction un sommaire des résultats de l'évaluation et du plan d'action.

Des systèmes efficaces de CIRF visent à obtenir des états financiers fiables et à fournir l'assurance que :

Le système de contrôle interne en matière de rapports financiers est conçu pour atténuer les risques à un niveau raisonnable et est fondé sur un processus continu qui vise à identifier les risques clés, à évaluer l'efficacité des contrôles clés qui leur sont associés et à y apporter les ajustements nécessaires, ainsi qu'à surveiller le rendement du système à des fins d'amélioration constante. Par conséquent, la portée, le rythme et l'état d'avancement des évaluations de l'efficacité du système de CIRF des ministères varieront d'une organisation à l'autre, compte tenu des risques et des situations qui leur sont propres.

Il importe de noter que le système de CIRF n'est pas conçu pour éliminer complètement les risques mais plutôt pour les atténuer à un niveau raisonnable. En effet, les contrôles doivent être équilibrés et définis en proportion des risques qu'ils visent à atténuer.

1. Introduction

Le présent document est annexé à la Déclaration de responsabilité de la direction y compris le contrôle interne sur l'établissement des rapports financiers de l'Agence canadienne de développement international (ACDI) pour l'année 2010-2011. Comme l'exige la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, en vigueur depuis le 1er avril 2009, le document présente pour la seconde fois des renseignements sommaires sur les mesures prises par l'ACDI pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF). Plus particulièrement, il fournit de l'information sur les évaluations menées par l'ACDI jusqu'au 31 mars 2011, incluant des renseignements sur les progrès, les résultats et les plans d'action connexes ainsi que les principales données financières permettant de comprendre l'environnement de contrôle propre à l'agence.

1.1 Pouvoirs, mandat et activités du programme

Il est possible d'obtenir des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les activités du programme de l'ACDI en consultant son Rapport ministériel sur le rendement le plus récent, et son Rapport sur les plans et priorités le plus récent.

1.2 Principales données financières

Les états financiers (non vérifiés) du dernier exercice financier de l'Agence canadienne de développement international sont disponibles. Il est également possible d'obtenir de l'information pertinente sur l'ACDI dans les plus récents Comptes publics du Canada. Pour l'année financière 2010-2011, voici les principales données financières:

1.3 Ententes de services pertinentes aux états financiers

La plate-forme des technologies de l'information (TI) de l'ACDI, qui supporte son réseau informatique et son système comptable et financier, réside présentement à Agriculture et agroalimentaire Canada.

L'agence a recours à d'autres organisations pour le traitement de certaines transactions qui sont consignées dans ses états financiers:

1.4 Changements importants au cours de l'exercice 2010-2011

À part une rotation au poste de Dirigeant principal des finances (DPF), aucun changement ministériel important et pertinent pour le contexte de gestion financière et/ou les états financiers de l'agence ne s'est produit en 2010-2011.

Le poste de DPF a été occupé par les individus suivants au cours de l'année:

D'autres agents financiers principaux de l'ACDI ont occupé le poste par intérim au cours des deux mois durant lesquels il était officiellement vacant.

2. Environnement de contrôle à l'agence facilitant le contrôle interne en matière de rapports financiers

L'ACDI reconnaît qu'il incombe à la haute direction de donner le ton pour que les employés de tous les niveaux comprennent leur rôle dans le maintien d'un système efficace de CIRF et qu'ils soient en mesure d'exercer leurs responsabilités à cet égard avec compétence. L'agence a pour priorité de s'assurer que les risques sont bien gérés grâce à un environnement de contrôle qui peut s'adapter, qui est axé sur le risque, et qui permet des améliorations ainsi qu'une innovation constantes.

2.1 Positions, rôles et responsabilités clés

Les membres des comités ou les titulaires des postes clés de l'ACDI énumérés ci-dessous sont chargés de maintenir et d'examiner l'efficacité du système de CIRF :

Présidente — À titre d'agent comptable, la présidente de l'agence assume la responsabilité générale et le leadership des mesures prises en vue de maintenir l'efficacité du système de contrôle interne. En cette qualité, la présidente se fie aux recommandations reçues du Comité de vérification ministériel et aux conseils obtenus des autres membres du Conseil de gestion.

Dirigeant principal des finances (DPF) — Le DPF de l'ACDI relève directement de la présidente et il exerce un leadership afin de soutenir la coordination, la cohérence et l'orientation de la conception et du maintien d'un système de CIRF efficace et intégré, ce qui comprend aussi l'évaluation annuelle du système.

Cadres supérieurs ministériels  — Les cadres supérieurs ministériels de l'ACDI chargés d'administrer les programmes ou les directions générales corporatives sont responsables d'assurer et d'examiner l'efficacité des portions du système de CIRF qui s'inscrivent dans leur mandat.

Dirigeant principal de la vérification (DPV) — Le DPV de l'ACDI relève directement de la présidente et il fournit une assurance au moyen de vérifications internes périodiques, lesquelles sont essentielles au maintien de l'efficacité du système de CIRF.

Comité de vérification ministériel (CVM) — Le CVM est un comité consultatif qui présente des conseils objectifs à la présidente sur les cadres de gestion du risque, de contrôle et de gouvernance de l'agence. Il est composé de quatre membres externes et d'un membre interne. Dans le cadre de son mandat, il examine le profil de risque ministériel de l'agence et son système de contrôle interne, incluant l'évaluation annuelle et les plans d'action relatifs au système de CIRF.

Conseil de gestion — À titre d'organisme décisionnel central de l'agence, le Conseil de gestion examine, approuve et surveille le profil de risque ministériel et le système ministériel de contrôle interne, notamment l'évaluation annuelle et les plans d'action relatifs au système de CIRF.

2.2 Mesures clés prises par l'ACDI

L'environnement de contrôle de l'ACDI prévoit en outre un ensemble de mesures visant à aider les employés à gérer efficacement les risques grâce à une sensibilisation accrue, à des connaissances et des outils pertinents ainsi qu'au perfectionnement de leurs compétences. Parmi les principales mesures, mentionnons:

3. Évaluation du système de contrôle interne en matière de rapports financiers de l'ACDI

3.1 Base d'évaluation

À l'appui de la Politique sur le contrôle interne, un système ministériel de CIRF efficace doit être en place avec l'objectif de fournir l'assurance raisonnable que :

Au fil du temps, cela comporte une évaluation initiale de l'efficacité de la conception et de l'efficacité opérationnelle du système de CIRF, qui mène éventuellement à l'implantation d'une surveillance et d'une amélioration continues de ce système.

L'évaluation de l'efficacité de la conception signifie qu'on s'est assuré que les principaux points de contrôle sont définis, consignés et mis en place et qu'ils sont proportionnels aux risques qu'ils visent à atténuer, que les faiblesses ont été identifiées et que tous les correctifs nécessaires ont été apportés. Cela inclut la schématisation des systèmes de la TI clés et des sous-processus avec leurs principaux dossiers et comptes financiers et ce, par site opérationnel s'il y a lieu.

L'évaluation de l'efficacité opérationnelle signifie qu'on s'est assuré que les principaux contrôles ont fait l'objet de tests d'application au cours d'une période déterminée, que les faiblesses ont été identifiées et que tous les correctifs nécessaires ont été apportés.

Ces tests couvrent tous les niveaux de contrôles ministériels, tant au niveau de l'entité (ou corporatif) qu'au niveau des systèmes généraux de TI et des processus d'affaires.

3.2 Portée de l'évaluation ministérielle à l'ACDI

Afin de satisfaire aux exigences de la Politique sur le contrôle interne, l'agence a initié des mesures pour évaluer son système de CIRF. Elle a utilisé ses états financiers annuels comme point de départ pour identifier ses principaux comptes ou processus d'affaires.

Au cours d'une période de quatre ans qui se terminera le 31 mars 2013, et pour chacun de ses principaux comptes ou processus d'affaires, l'agence aura préparé des descriptions de système, des matrices de contrôles financiers, et évalué la conception ainsi que l'efficacité opérationnelle des contrôles financiers clés qui leur sont incorporés. L'agence aura également identifié toute faiblesse de contrôle et pris les mesures correctives appropriées.

Au 31 mars 2011, l'ACDI avait déjà documenté et évalué ses contrôles au niveau de l'entité (corporatifs) et ses contrôles généraux de la TI (infrastructure de TI). L'ACDI avait également complété la documentation des contrôles financiers qui sont incorporés aux principaux comptes ou processus d'affaires significatifs suivants :

L'exercice de documentation a comporté les étapes suivantes pour chacun des principaux comptes ou processus d'affaires significatifs mentionnés ci-haut :

De plus, au 31 mars 2011, l'ACDI avait commencé à rassembler de l'information et à préparer les descriptions de système des processus d'affaires suivants :

Enfin, au 31 mars 2011, l'agence avait complété l'évaluation de l'efficacité opérationnelle des contrôles financiers intégrés au processus des dépenses encourues directement sur le terrain à six bureaux étrangers de l'ACDI, venant également appuyer son initiative de décentralisation accrue qui sera implantée au cours des trois prochaines années. Elle avait de plus commencé à évaluer l'efficacité opérationnelle des contrôles financiers qui sont compris dans les processus d'affaires suivants gérés à partir du siège social :

4. Résultats de l'évaluation de l'ACDI

Étant donné l'approche d'évaluation décrite ci-haut, l'ACDI est en voie de développer une architecture de base pour tous ses points de contrôle clés par principal compte et/ou processus d'affaires.

Les évaluations des contrôles au niveau de l'entité (corporatifs) et des contrôles généraux de la TI de l'agence ont été complétées au cours d'années fiscales antérieures. En 2010-2011, l'ACDI s'est concentrée sur l'évaluation de l'efficacité de la conception des contrôles financiers qui sont intégrés à ses principaux comptes ou processus d'affaires. Elle a aussi commencé à évalué l'efficacité opérationnelle des contrôles clés qui sont compris dans quelques processus d'affaires spécifiques, pour lesquels l'évaluation de la conception avait déjà été complétée.

4.1 Efficacité de la conception des contrôles clés

Afin d'effectuer les tests d'efficacité de la conception des processus d'affaires évalués avant le 31 mars 2011, l'agence a complété toute la documentation des processus et vérifié la mesure dans laquelle des contrôles appropriés étaient en place et correspondaient à la pratique actuelle. Lorsque possible, les exigences de rectification des contrôles ont été rencontrées peu de temps après que les ajustements nécessaires aient été identifiés. Autrement, des plans d'action de la direction ont soit été ou sont en voie d'être développés pour remédier pleinement aux faiblesses de contrôle identifiées dans un délai raisonnable. Les tests d'efficacité de la conception cherchaient aussi à établir si les contrôles clés sont proportionnels aux risques qu'ils visent à atténuer.

Contrôles au niveau de l'entité

Lorsqu'évalués au cours d'une année fiscale antérieure, les contrôles au niveau de l'entité (corporatifs) ont été jugés satisfaisants.

Contrôles généraux de la TI

Une évaluation des contrôles généraux de la TI effectuée au cours d'une année fiscale antérieure a conclu que des faiblesses existaient dans l'environnement de la TI, et l'ACDI a déjà adopté des mesures appropriées pour régler la plupart d'entre elles. En 2010-2011, l'agence a continué à implanter des correctifs pour parvenir à enrayer les quelques faiblesses restantes au sein des contrôles généraux de la TI, et des progrès significatifs ont été atteints dans les secteurs suivants :

Au cours de la prochaine année, l'ACDI a planifié de continuer à améliorer ces secteurs , et également d'accroître sa surveillance formelle des activités de contrôle exercées par des tiers fournissant des services de TI à l'agence.

Contrôles liés aux processus d'affaires

En 2010-2011, l'ACDI a complété la documentation et l'évaluation de la conception des contrôles financiers qui sont incorporés aux principaux comptes ou processus d'affaires suivants :

L'existence de contrôles financiers pertinents et forts a été confirmée par l'entremise de la documentation et de l'évaluation de la conception des comptes ou processus d'affaires significatifs mentionnés ci-haut. Les principaux objectifs de contrôle reliés à chaque compte ou processus d'affaires étaient généralement bien supportés par des activités de contrôle-clé appropriées. Néanmoins, quelques opportunités d'amélioration de la conception ont été identifiées dans les secteurs suivants :

Lorsque possible, les exigences de rectification des contrôles ont été rencontrées peu de temps après que les ajustements nécessaires aient été identifiés. Autrement, des plans d'action de la direction ont soit été ou sont en voie d'être développés pour remédier pleinement aux faiblesses de contrôle identifiées dans un délai raisonnable. Un suivi sera apporté à chacune des mesures correctives en 2011-2012 pour s'assurer qu'elles ont été implantées tel que prévu.

4.2 Efficacité opérationnelle des contrôles clés

Les tests d'efficacité de la conception des contrôles demeurent un pré-requis aux tests d'efficacité opérationnelle des contrôles financiers clés qui sont intégrés à tout processus d'affaires. Aussi, lorsque possible, les tests d'efficacité opérationnelle des contrôles sont plus efficients s'ils sont accomplis pour plus d'un processus d'affaires à la fois, puisque certains des contrôles clés (par exemple, les contrôles préalables à l'émission des paiements) sont communs à tous les processus.

En 2010-2011, l'agence a entamé son évaluation de l'efficacité opérationnelle des contrôles financiers clés incorporés aux processus d'affaires significatifs suivants qui sont gérés à partir du siège social :

Au 31 mars 2011, l'évaluation de l'efficacité opérationnelle des contrôles financiers clés compris dans les processus d'affaires mentionnés ci-hauts n'avait pas encore été complétée. Les résultats de cette évaluation seront donc disponibles et divulgués dans le cadre de l'évaluation annuelle du système de CIRF de l'ACDI pour l'année fiscale 2011-2012.

Également, en 2010-2011, l'agence a évalué l'efficacité opérationnelle des contrôles financiers clés qui sont incorporés au processus des dépenses encourues sur le terrain au sein de quatre bureaux étrangers de l'ACDI. En réalisant ses tests d'efficacité opérationnelle, l'agence a évalué si les contrôles clés avaient bien fonctionné durant une période de 12 mois ou au cours d'une autre période de temps spécifiée durant l'année fiscale en fonction des risques.

L'application de plusieurs contrôles financiers clés sur le terrain a fonctionné efficacement au cours des périodes testées, et toutes les transactions échantillonnées étaient supportées par une documentation valide et appropriée. Néanmoins, des opportunités d'améliorations relatives à l'efficacité opérationnelle de certains contrôles clés ont été décelées dans les secteurs suivants :

Lorsque possible, les exigences de rectification des contrôles ont été rencontrées peu de temps après que les ajustements nécessaires aient été identifiés. Autrement, des plans d'action de la direction sont en voie d'être développés pour remédier pleinement aux faiblesses de contrôle identifiées dans un délai raisonnable. Un suivi sera apporté à chacune des mesures correctives en fonction d'un programme de surveillance des bureaux étrangers de l'ACDI qui sera établi au cours des deux prochaines années, pour s'assurer que les mesures sont implantées tel que prévu.

5. Plan d'action de l'ACDI

5.1 Progrès réalisés en date du 31 mars 2011

Au cours de l'exercice 2010-2011, l'ACDI a continué de réaliser de solides progrès dans l'évaluation et l'amélioration de ses contrôles financiers clés. Au 31 mars 2011, la phase d'évaluation de l'efficacité de la conception des contrôles financiers a considérablement progressé à l'égard des processus d'affaires significatifs, tandis que les tests d'efficacité opérationnelle des contrôles clés ont été entamés.

La phase de documentation et d'évaluation de la conception des contrôles financiers n'a pas été complétée en 2010-2011 tel qu'anticipé au départ, à cause d'une approche révisée et plus intégrée pour accomplir la réingénierie des processus de subventions et contributions de l'ACDI.

Notamment, et tel que prévu en 2010-2011, l'agence a atteint des progrès significatifs vis-à-vis l'implantation complète des ajustements nécessaires suivants :

Également, l'ACDI a entamé ou partiellement complété le travail requis pour apporter les ajustements nécessaires suivants, la plupart desquels prendront quelques années à finaliser étant donné leur complexité et leur portée plus large:

5.2 Plan d'action pour la prochaine année fiscale et les années subséquentes

À partir des progrès réalisés à ce jour, l'agence se positionne pour compléter l'évaluation de son système de CIRF en 2012-2013.

D'ici la fin de l'année 2011-2012, l'ACDI planifie :

D'ici la fin de l'année 2012-2013, l'ACDI planifie :

D'ici la fin de l'année 2013-2014, l'ACDI planifie :

L'ACDI est pleinement engagée dans la mise en œuvre de ce plan d'action. Cependant, l'atteinte des jalons identifiés ci-haut dépendra de la capacité de l'agence de maintenir son niveau de ressources actuel pour implanter les exigences de la Politique sur le contrôle interne. Tout changement majeur à la structure ministérielle pourrait certainement avoir des répercussions sur les échéanciers reliés. L'ACDI mettra à jour son plan d'action sur une base annuelle.

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