Avis

Utilisation du système NCEED pour remplir les conditions des rapports sur les licences

Date: 10 mai 2008

1. Objet

1.1 D'importantes modifications ont été apportées aux fonctions d'établissement de rapports sur les licences du système des contrôles des exportations en direct (NCEED). Nous avons simplifié l'information que les exportateurs doivent fournir dans les rapports d'utilisation des licences, ainsi que les écrans correspondants dans le NCEED. Nous avons également créé un courriel automatisé et des avis du système NCEED pour rappeler aux exportateurs de remplir les conditions de licence.

2. Détails

2.1 Certaines licences d'exportation sont assorties de conditions obligatoires, déterminées par la Direction générale de la règlementation commerciale (TID) de MAECD. Parmi les conditions de licence à remplir figure l'obligation de présenter à la MAECD :

• Des rapports sur les exportations réelles effectuées aux termes des licences: il s'agit de rapports d'utilisation des licences. La plupart des licences délivrées pour des produits ou des technologies du groupe 2 de la Liste des marchandises d'exportation contrôlée, par exemple, nécessitent l'établissement de quatre rapports par année qui résument la quantité et la valeur des exportations effectuées au cours du trimestre précédent.
• Des documents prouvant que les produits temporairement exportés ont été retournés au Canada.

2.2 Depuis son lancement en avril 2006, le système NCEED a permis la soumission électronique des rapports sur les licences. Les nouveaux changements ont considérablement amélioré cette partie du système. Parmi les nouvelles fonctions relatives à l'établissement de rapports du système NCEED, notons les suivantes : Des rappels seront envoyés par courriel et affichés sur le système afin d'informer les exportateurs lorsqu'ils doivent présenter des rapports;

• Le suivi de l'utilisation des licences a été amélioré; un sommaire et des tableaux détaillés affichent la quantité et la valeur restantes aux termes des licences assorties de conditions en matière de rapports d'utilisation;
• Certaines exigences relatives aux rapports ont été simplifiées; par exemple, les exportateurs dont la licence est assortie de conditions d'utilisation ne sont plus tenus de rendre compte du port de sortie et de la date exacte de l'exportation;
• L'aspect et la convivialité des écrans du NCEED correspondants ont considérablement été améliorés : le processus pour la saisie de données, en particulier pour les rapports néant, a été simplifié et on a créé une structure claire afin de minimiser les erreurs de saisie et de veiller à ce que seule l'information pertinente à l'objet de la condition soit fournie.

2.3 Seuls les utilisateurs reconnus du système NCEED peuvent utiliser ces nouvelles fonctions. Nous encourageons donc vivement tous les exportateurs à devenir des utilisateurs reconnus. Des renseignements à cet égard sont disponibles sur le site Web du système NCEED (https://www.nexcol-nceel.canada.ca/fr/Home-Accueil). Les utilisateurs reconnus peuvent consulter, par l'intermédiaire du système, toute l'information sur les licences d'exportation reçue depuis avril 2006.

3. Administration

3.1 À partir de juin 2008, les utilisateurs peut-être remarquerons, en haut de la page du système NCEED, une bannière qui déclare que certains détenteurs de licences n'ont pas respecté les exigences en matière d'établissement de rapports. Nous encourageons ceux-ci à soumettre leurs rapports le plus tôt possible.

3.2 Pour ce qui est des licences qui nécessitent l'établissement de rapports d'utilisation, des instructions détaillées sont fournies à l'onglet portant sur l'utilisation des licences. En ce qui concerne les autres types de rapports, les exportateurs peuvent joindre un document électronique directement dans le système NCEED ou nous envoyer le document requis par télécopieur.

3.3 La DGCEI examinera au cours des prochaines semaines toutes les licences n'ayant pas fait l'objet de rapports. Durant les étapes initiales du lancement de ces nouvelles fonctions d'établissement de rapports sur les licences dans le système NCEED, nous n'imposerons pas de sanction aux exportateurs qui n'ont pas encore respecté les conditions relatives aux rapports, mais qui font leur possible pour le faire dans un délai raisonnable. Nous conseillons à tous les exportateurs qui reçoivent un avis de retard de suivre les instructions dans le système NCEED et de vérifier si les rapports imprimés ont été envoyés ou non. Toutefois, le respect des conditions assorties aux licences d'exportation constitue une prescription juridique en vertu de la Loi sur les licences d'exportation et d'importation et, à long terme, des sanctions seront imposées aux entreprises qui ne respectent pas les délais, et ce, de façon répétitive.

4. Foire aux questions

4.1 Comment puis-je connaître les obligations qui sont associées à ma licence d'exportation?

Toutes les conditions sont indiquées par écrit sur la licence d'exportation, après la description des marchandises.

4.2 La bannière sur la page du système NCEED déclare qu'il s'agit d'un dernier avis, mais nous n'en avons reçu aucun autre auparavant. Pourquoi?

Parmi les plus récents changements apportés au système NCEED, nous avons créé une série d'avis qui rappelleront aux exportateurs que les conditions assorties à leurs licences d'exportation nécessitent la soumission de rapports. Des avis seront affichés dans le système NCEED et seront envoyés par courriel à intervalles fixes. Le dernier avis sera envoyé en principe 90 jours après la fin de la période visée.La DGCEI examinera au cours des prochaines semaines toutes les licences n'ayant pas fait l'objet de rapports. Durant les étapes initiales du lancement de ces nouvelles fonctions d'établissement de rapports sur les licences dans le système NCEED, nous n'imposerons pas de sanctions aux exportateurs qui n'ont pas encore respecté les conditions relatives aux rapports, mais qui font leur possible pour le faire dans un délai raisonnable. Nous conseillons à tous les exportateurs qui reçoivent un avis de retard de suivre les instructions dans le système NCEED et de vérifier si les rapports imprimés ont été envoyés ou non.

4.3 J'ai déjà envoyé des rapports par courriel ou par télécopieur à la Direction générale des contrôles à l'exportation et à l'importation, mais je ne trouve pas ces rapports dans le système NCEED. Que dois-je faire?

À ce jour, la DGCEI a reçu quelques rapports imprimés dont les renseignements n'ont pas encore été saisis dans le système NCEED. Nous examinerons ces rapports et inscrirons les renseignements obtenus dans le système au cours des prochaines semaines. Nous conseillons aux exportateurs de vérifier immédiatement leurs licences dans le système NCEED et d'apporter les changements nécessaires pour veiller à ce que l'information inscrite soit exacte. À l'avenir, il pourrait être précisé dans les conditions de la licence que les exportateurs doivent rédiger leurs rapports directement dans le système NCEED, et les versions imprimées pourraient ne plus être acceptées. Les licences d'exportation seront assorties de cette condition, le cas échéant.

4.4 Je suis un utilisateur reconnu du système NCEED. Comment puis-je obtenir une liste de mes licences pour lesquelles je dois déclarer des exportations?

Pour consulter la liste des licences qui vous ont été délivrées et auxquelles sont associées des obligations de déclaration, veuillez sélectionner la rubrique « Mes conditions de rapport » à partir du menu du système NCEED. Vous pouvez choisir de consulter la liste de toutes vos licences auxquelles sont associées des obligations de déclaration ou seulement la liste des licences assorties de conditions pour lesquelles vous devez soumettre immédiatement des renseignements.Si vous choisissez de consulter la liste de toutes vos licences qui sont assorties d'obligations relatives à la déclaration de renseignements, un écran intitulé « Licences/certificats qui ont des conditions de rapport » apparaîtra. Vous pouvez trier cette liste en cliquant sur le titre de l'une ou l'autre des colonnes. La dernière colonne montre une icône indiquant l'état des déclarations relatives à une licence donnée : une icône rouge indique que vous devez soumettre immédiatement les renseignements demandés;

• une icône jaune indique que la période pour laquelle vous devez soumettre des renseignements est terminée et que vous devez envoyer l'information demandée dans le délai qui figure sur votre licence (en principe dans les 30 jours suivant la fin de la période visée);
• une icône verte indique que vous n'avez aucun renseignement à déclarer pour le moment.

Si vous décidez de consulter la liste de toutes les licences assorties d'obligations de déclaration pour lesquelles vous devez soumettre de l'information, un écran intitulé « Licences/certificats qui nécessitent une action immédiate » apparaîtra. Vous pouvez trier cette liste en cliquant sur le titre de l'une ou l'autre des colonnes.

4.5 Quand dois-je déclarer les exportations faites aux termes de mes licences?

Les délais à respecter concernant la déclaration des expéditions sont indiqués à la section portant sur les obligations des licences d'exportation. Veuillez consulter votre licence pour obtenir de plus amples renseignements. Certaines licences exigent que des rapports soient soumis tous les trimestres. Dans ces cas, un rapport doit être envoyé dans les 30 jours suivant la fin de la période visée. D'autres licences exigent que des rapports soient présentés dans les 30 jours suivant l'exportation ou le retour du produit au Canada.

4.6 Puis-je déclarer des expéditions pour des périodes à venir?

Vous ne pouvez déclarer des exportations que pour les périodes en cours ou précédentes.

4.7 Ma licence est assortie d'une condition d'établissement de rapport d'utilisation. Suis-je toujours tenu de déclarer les expéditions effectuées aux termes de mes licences d'exportation?

Oui. Il faut présenter un rapport d'utilisation de licence tous les trimestres jusqu'à l'expiration de la licence. Même si aucune expédition n'a été faite au cours d'une période donnée (p. ex. un trimestre, un semestre, etc.), vous devez tout de même présenter des rapports, et ce, jusqu'à ce que la licence arrive à échéance. Il est relativement simple de soumettre un rapport néant, c'est-à-dire de déclarer à la DGCEI qu'aucune expédition n'a été effectuée au cours d'un trimestre donné. Veuillez consulter les instructions affichées sur la page concernant l'établissement de rapport d'utilisation des licences.

4.8 Le système NCEED fournit-il des modèles à suivre pour la déclaration des expéditions?

Le système joint automatiquement un modèle de rapport électronique aux licences qui sont assorties de conditions relatives à la déclaration périodique des expéditions.

4.9 Qu'arrive-t-il si je suis en retard dans la déclaration de mes expéditions?

Au cours des étapes initiales du lancement de ces nouvelles fonctions d'établissement de rapports sur les licences dans le système NCEED, nous n'imposerons pas de sanctions aux exportateurs qui n'ont pas encore respecté les conditions relatives aux rapports, mais qui font leur possible pour le faire dans un délai raisonnable. Après 30 jours, vous recevrez un avis lorsque vous vous connecterez au système NCEED, et un courriel vous sera envoyé automatiquement. Si vous omettez de soumettre un rapport, vous recevrez des rappels dans les 60 et les 90 jours suivant la fin de la période visée. Un certain nombre de mesures pourraient être prises pour remédier au non‑respect persistant ou répété des obligations associées à une licence d'exportation, notamment la suspension de licences d'exportation.

4.10 Pourquoi certaines licences sont-elles assorties d'obligations de déclaration tandis que d'autres non?

Plusieurs raisons expliquent le fait que certaines licences d'exportation sont assorties d'obligations de déclaration. Toutefois, dans l'ensemble, ces obligations, notamment celles relatives à la déclaration des exportations, permettent au gouvernement de veiller à ce que les exportateurs disposent d'un système adéquat et efficace leur permettant de respecter les lois et les règlements relatifs aux contrôles à l'exportation. En principe valides pour deux ans, les licences autorisent l'exportation d'une quantité et d'une valeur maximales de certains produits à des clients et des pays en particulier. Des obligations de déclaration sont par conséquent associées à bon nombre de licences afin de tenir des statistiques précises sur les expéditions réelles effectuées aux termes des licences. Les licences d'exportation peuvent parfois être assorties de conditions afin de vérifier que les modalités en vertu desquelles elles ont été délivrées sont pleinement respectées.Un certain nombre de mesures pourraient être prises pour remédier au non‑respect persistant ou répété des obligations associées à une licence d'exportation, notamment la suspension de licences d'exportation.

5. Renseignements généraux

5.1 Pour plus de précisions, les exportateurs peuvent contacter:

Direction des contrôles à l'exportation (TIE)
Affaires étrangères, Commerce et Développement Canada
111, promenade Sussex
Ottawa (Ontario) K1A 0G2
Téléphone: 613-996-2387
Télécopieur: 613-996-9933
Courriel: tie.reception@international.gc.ca