Coordinateur FCIL pour le Sri Lanka et les Maldives

Le Haut Commissariat du Canada au Sri Lanka a le plaisir de lancer un appel à candidatures pour le recrutement d'un consultant chargé de coordonner le Fonds canadien d'initiatives locales.

Contexte

Le Fonds canadien d'initiatives locales (FCIL) est un programme de contribution conçu pour financer des projets de petite échelle et à fort impact, dont la valeur se situe généralement entre 25 000 et 50 000 CAD et principalement mis en œuvre par des organisations sur une période d'un à deux ans.

Le programme FCIL s'adresse à des projets conçus et élaborés principalement par des organisations de la société civile (OSC) locales et soutient les relations bilatérales du Canada avec le Sri Lanka et les Maldives ainsi qu'avec leurs sociétés civiles. Pour certains des bénéficiaires, le programme FCIL est leur premier partenariat avec un bailleur de fonds international. Le poste de coordonnateur du FCIL est un élément essentiel qui contribue à la réussite du programme.

Objective

Sous la direction du deuxième secrétaire du haut-commissariat du Canada, et conformément aux lignes directrices et aux modalités du FCIL, le coordonnateur du FCIL sera responsable de la gestion opérationnelle du programme, y compris, mais sans s'y limiter, de l'administration quotidienne, du soutien aux bénéficiaires, du suivi et de l'évaluation des projets, l'organisation de l'appel à propositions annuel ainsi que l'évaluation et la recommandation des propositions.

Champ d'application des travaux - tâches, produits livrables et étapes

Le coordinateur FCIL est chargé des tâches suivantes (cette liste n'est pas exhaustive et les délais indiqués ci-dessous ne sont donnés qu'à titre indicatif);

• Examiner et comprendre les règlements, les documents, les modèles et les lignes directrices du FCIL;
• Suivre la formation requise, notamment l'analyse comparative entre les sexes et la formation en ligne (environ 2 heures);
• Préparer et tenir à jour toute la documentation nécessaire au programme conformément aux modèles du FCIL et s'assurer que les bénéficiaires comprennent les modèles et la documentation (par exemple, les documents d'approbation du projet, les accords de contribution et les amendements, le rapport annuel du programme) (tout au long de l'année);
• Contrôler et soutenir la mise en œuvre des projets, par le biais de contacts réguliers avec les bénéficiaires des projets afin de fournir des conseils, d'évaluer les progrès, d'assurer le respect des budgets et des calendriers, et d'identifier toute modification de projet nécessaire (tout au long de l'année);
• Contrôler les finances du programme en étroite collaboration avec le deuxième secrétaire et le gestionnaire du FCIL (tout au long de l'année);
• Suivre, examiner et évaluer la documentation des projets des bénéficiaires, notamment les rapports à mi-parcours et de fin de projet, en abordant les questions connexes et en fournissant un résumé, une analyse et des recommandations au deuxième secrétaire et au gestionnaire du programme FCIL. (octobre-novembre et janvier-mars);
• Faciliter les visites des projets par le personnel de la mission et les fonctionnaires du gouvernement du Canada (tout au long de l'année);
• Préparer et lancer l'appel à propositions annuel du FCIL (février/mars);
• Aider à la conception et à la mise en œuvre du processus de sélection des projets, y compris l'élaboration et la mise à jour des listes de distribution des contacts (mars-mai) ;
• *Assurer la liaison avec les candidats du FCIL au cours du processus de candidature, notamment en partageant la documentation requise, en répondant aux questions et en les informant de leur sélection/non-sélection (mars-juin) ;
• *Examiner, évaluer et documenter toutes les propositions et faire des recommandations au comité de sélection, y compris identifier les propositions qui ne sont pas conformes aux exigences du programme et pour lesquelles un rejet est recommandé [note : le programme a reçu 350 demandes cette année] (mars-mai) ;
• Rechercher des opportunités et préparer des produits de communication pour promouvoir le programme FCIL dans les médias sociaux et lors d'événements publics (par exemple, messages dans les médias sociaux, communiqués de presse, remarques) (tout au long de l'année) ;
• Fournir des mises à jour au deuxième secrétaire, au gestionnaire du FCIL et au haut-commissaire de manière régulière et opportune (tout au long de l'année).

* Certaines de ces tâches se dérouleront ou se poursuivront après mars 2026 - elles dépendent d'une prolongation du contrat. Elles dépendent d'une prolongation du contrat.

À titre de référence, les étapes clés du cycle annuel du processus opérationnel du FCIL sont, entre autres, les suivantes :

• Appel à propositions pour le financement de projets du FCIL: vers mars/mai
• Sélection des projets : vers le mois de juin (à titre de référence, le haut-commissariat a reçu environ 350 demandes l'année dernière et a sélectionné moins de 10 projets).
• Élaboration des documents d'approbation des projets et des accords de contribution : vers mai/juin
• Mise en œuvre et suivi du projet FCIL : juin/mars
• Examen des rapports intermédiaires des organismes de mise en œuvre : Octobre/novembre
• Examen des rapports finaux des organismes de mise en œuvre : Mars
• Rapport de fin de programme du FCIL : Avril

Voyages

Le contractant peut être amené à voyager à l'intérieur du Sri Lanka et aux Maldives pour le suivi du projet et la diffusion du programme. Le contractant doit obtenir l'approbation préalable du directeur du FCIL avant de voyager en dehors de Colombo pour son travail au sein du FCIL. Seuls les frais de voyage préalablement approuvés seront remboursés (sur présentation des factures/reçus ou sur la base d'une lettre d'accord préalable).

Contraintes

Lieu et outils de travail

Télétravail (avec accès au bureau du haut-commissariat du Canada, si nécessaire). Le contractant est tenu de fournir son lieu de télétravail et ses outils (y compris les fournitures de bureau, l'ordinateur, le téléphone, l'Internet, etc.)

Horaire de travail

La capacité à maintenir un horaire flexible est essentielle, car la charge de travail du programme FCIL varie tout au long de l'année. Les demandes importantes pendant les périodes de pointe (par exemple, de février à mai et de la mi-octobre à la fin novembre) requièrent généralement des heures de travail à temps plein, tandis que les périodes moins intensives seront à temps partiel. L'horaire de travail est flexible à condition que les tâches requises soient accomplies dans les délais impartis.

Cote de fiabilité

Une cote de fiabilité est requise pour le poste (à obtenir à l'issue du processus).

Gestion de l’information

Tous les dossiers du projet FCIL sont la propriété du gouvernement du Canada et doivent être conservés au Haut-commissariat une fois le projet achevé. Les informations relatives aux projets du FCIL ne peuvent être partagées et utilisées qu'aux fins pour lesquelles elles ont été conçues. 

Valeur et éthiques

On attend du contractant qu'il ait des valeurs professionnelles et éthiques élevées.  L'acceptation de cadeaux, de marques d'hospitalité ou d'autres avantages susceptibles d'avoir une influence réelle, apparente ou potentielle sur l'exercice de ses fonctions et de ses responsabilités, ou de lui imposer des obligations, n'est pas acceptable.

Soutien au client

L'entrepreneur aura accès à un bureau au Haut-commissariat du Canada à Colombo, selon les besoins, et pourra utiliser l'ordinateur portable du programme FCIL pour effectuer son travail.

Réunions

Des réunions d'avancement avec le deuxième secrétaire et/ou le gestionnaire du FCIL seront nécessaires conformément aux jalons mentionnés à la section Champ d'application des travaux - tâches, produits livrables et étapes. Par exemple, le contractant sera chargé d'organiser des réunions avec le comité FCIL pour la sélection des projets.

Des mises à jour régulières sur l'état d'avancement du projet, que ce soit par écrit ou lors de réunions, seront nécessaires pour la composante "suivi du projet" du contrat - un calendrier approprié sera élaboré avec le contractant. Ces réunions dépendront largement de l'avancement de la mise en œuvre du projet par les bénéficiaires du FCIL.

Les réunions se tiendront au Haut-commissariat.

Comment postuler

Veuillez fournir un curriculum vitae récent et une lettre de motivation expliquant comment votre formation et votre expérience professionnelle correspondent à l'énoncé du de travail pour le coordinateur FCIL, en particulier en ce qui concerne la gestion de projets. Veuillez inclure les noms de trois personnes de référence sans lien de parenté, ainsi que leurs numéros de contact et leurs adresses électroniques.

Remarque : Veuillez ne pas inclure les certificats et autres documents à ce stade, mais uniquement un CV et une lettre de motivation basés sur le cahier des charges.

Transmettez les documents ci-dessus à clmbo-td@international.gc.ca avec l'objet suivant : Poste de coordinateur FCIL, au plus tard le 30 juillet 2024.