| Situation | Recommandation et explication |
|---|---|
| Coûts des bureaux locaux (par example, le loyer et les services publics) quand l’organisation bénéficiaire doit suspendre les activités du projet. | Dépenses de projet admissibles jusqu’à nouvel ordre. Il convient d’envisager de ne pas renouveler les contrats de location des bureaux locaux, des véhicules et autres actifs dans les situations où les activités du projet sont interrompues ou suspendues sans date prévue de reprise. L’organisation bénéficiaire et l’équipe de gestion de projet à AMC sont encouragées à faire une analyse des coûts et des bénéfices pour chacun de ces scénarios afin de déterminer le recours le moins dispendieux, tout en minimisant l’incidence négative sur les résultats du projet (par exemple, l’annulation versus la poursuite des paiements pour un contrat de location). |
Coûts supplémentaires reliés au télétravail pour les employés de l’administration centrale et les employés rapatriés :
| Dépenses de projet admissibles. L’équipe de gestion de projet à AMC peut approuver au préalable la partie supplémentaire des coûts à distance au cas par cas, avec une analyse adéquate et une documentation appropriée de la décision et de la justification. |
Coûts de télécommunications supplémentaires dans les bureaux locaux :
| Dépenses de projet admissibles. L’équipe de gestion de projet à AMC peut approuver au préalable la partie supplémentaire des coûts à distance au cas par cas, avec une analyse adéquate et une documentation appropriée de la décision et de la justification. Tous les actifs corporels achetés doivent être cédés à la fin du projet conformément au plan de cession des actifs, comme indiqué dans l’accord de contribution signé. |
| Délais pour les plans de mise en œuvre des projets | AMC prolonge de 120 jours les délais de soumission du plan de mise en œuvre du projet, à moins qu’une autre direction n’ait été fournie par l’équipe de gestion de projet à AMC. |
| RÉVISÉ Assouplissement pour réaffecter les montants entre les lignes budgétaires afin de répondre aux activités et aux priorités changeantes | Cette mesure peut être appliquée pour toutes les lignes budgétaires, indépendamment des articles contenus dans un accord de contribution à cet effet. Cependant, sous réserve de l’approbation d’AMC, aucun document de modification ne sera nécessaire puisque l’approbation d’AMC sera dûment documentée et reconnue par le bénéficiaire par voie électronique. Veuillez noter qu’un document de modification officiel peut être requis pour les accords comportant plusieurs modifications pour lesquelles cet assouplissement COVID-19 a été appliqué. |
| Incapacité de l’organisation bénéficiaire à poursuivre ses engagements de partage des coûts (par exemple, le travail des volontaires ou une contribution en espèces) | L’organisation bénéficiaire doit explorer les options avec l’équipe de gestion du projet d’AMC, en fonction de la nature des contributions de partage des coûts et en se basant sur les difficultés démontrées à remplir ses obligations de partage des coûts tels que :
Si le projet est dans sa dernière année, l’équipe de gestion du projet chez AMC peut renoncer à l’obligation de partage des coûts, tant que le projet n’est pas prolongé, que le montant exonéré est proportionnel à la part des coûts de cette année seulement, et qu’il peut être démontré que les résultats attendus du projet ont été atteints. Aucune modification de l’accord de contribution ne sera nécessaire si l’approbation est dûment documentée. |
| RÉVISÉ Réduction ou libération des retenues | AMC a mis en œuvre une nouvelle approche en matière de retenue pour tous les nouveaux accords de contribution d'ADI. Tous les accords de contribution d’ADI en vigueur sont automatiquement admissibles à l’adoption de la nouvelle approche de retenue. |
Application d’un taux fixe de 12 % comme compensation des frais généraux sur la valeur estimative quotidienne (jusqu’à 200 $ CA par jour ouvrable) accordée à l’organisation bénéficiaire pour les :
| L’application d’un taux fixe pour les frais généraux sur la valeur estimative quotidienne des volontaires canadiens en situation de déplacement est étendue, sur une base exceptionnelle, à la valeur estimative quotidienne des volontaires nationaux et Sud-Sud, ainsi que des volontaires canadiens travaillant à distance pour des raisons liées à la COVID-19. |
Une allocation pouvant atteindre 35 $ CA par jour ouvrable pour les volontaires canadiens travaillant à distance, jusqu’à un maximum de 700 $ CA par mois. | Les volontaires canadiens travaillant à distance à cause des restrictions de voyage reliées à la COVID-19 sont admissibles à une allocation pouvant atteindre 35 $ CA par jour ouvrable, jusqu’à un maximum de 700 $ CA par mois, lorsqu’ils travaillent à distance sur les activités du projet. |
Remboursement des frais de déplacement admissibles conformément à la Directive sur les voyages du Conseil national mixte (CNM) pour les volontaires nationaux en statut de voyage. | Les volontaires nationaux en statut de voyage sont admissibles au remboursement des frais de déplacement conformément à la Directive sur les voyages du CNM, jusqu’à concurrence des montants maximums déterminés par la politique de voyage interne de l’organisation. Lorsque l’organisation n’a pas de politique de voyage interne, les montants affichés dans la Directive sur les voyages du CNM peuvent être utilisés comme montants maximums admissibles au remboursement. |
Couverture des frais nominaux de transport vers et depuis le site des activités de volontariat et les repas quotidiens pendant les heures de volontariat pour les volontaires nationaux qui ne sont pas en statut de voyage. | Les volontaires nationaux qui ne sont pas en statut de voyage sont admissibles à la couverture des coûts de transport vers et depuis le site des activités de volontariat, ainsi que des coûts d’un repas par volontaire pendant les heures de volontariat. Ces coûts doivent être en cohérence avec le montant réel requis pour couvrir ces coûts, sur une base individuelle ou collective, et en conformité avec les politiques internes de l’organisation. |
Nouveau Volontaires provenant de pays non bénéficiaires de l’Aide au développement officielle (ADO) | Les assouplissements pour volontaires mentionnés ci-dessus pourraient être utilisés comme lignes directrices et références pour les volontaires de pays non admissibles à l’ADO. L'équipe de gestion de projet devra déterminer l'admissibilité en fonction de la nature de la programmation. |
Nouveau Coûts de déplacements (par exemple, transport, repas et faux frais) | Les volontaires travaillant de la maison ne sont pas considérés en statut de voyage et ne peuvent donc pas recevoir les allocations relatives au voyage. |
| Lignes directrices pour les contrats de services professionnels | AMC suivra les lignes directrices et les conseils fournis par Services publics et Approvisionnement Canada. AMC appliquera une approche du gouvernement du Canada pour gérer les contrats en cohérence avec les autres ministères et organismes ainsi qu’avec les équipes internes de contrats d’AMC. |
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