Guide pour la gestion des boursiers au Canada (volet développement) - chapitre 2

Octobre 2016

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2 Planification et organisation d’un programme de bourses

2.1 Rôles et responsabilités des principales ressources institutionnelles

Cette section vise à étayer les rôles et responsabilités des principales ressources institutionnelles impliquées dans un programme de bourses du Ministère.

A. L’agence d’exécution

L’AE a la responsabilité de mettre en place toutes les conditions requises pour permettre une gestion intégrée des programmes de bourses et accorder aux boursiers tous les avantages liés à l’attribution de la bourse du Ministère, conformément à l’entente contractuelle entre l’AE et le Ministère.

Schéma 3 - Illustration des activités de gestion de l’AE dans le cadre d’un programme de bourses

L’AE doit prendre en considération les besoins prioritaires du pays bénéficiaire auquel est rattaché le boursier dans son processus de gestion du programme de bourses, y compris lors du choix de l’institution d’enseignement ou du lieu de stage. En outre, la détermination des besoins de formation et l’adéquation formation-emploi doivent répondre aux attentes du gouvernement bénéficiaire.

La gestion des boursiers est un système intégré dont les activités au Canada sont interdépendantes de celles réalisées dans les pays bénéficiaires. L’AE doit tenir compte du fait que certaines activités de gestion devront être réalisées dans le pays d’origine des boursiers, et d’autres, au Canada.

Voici une liste des principales tâches dont l’AE doit s’acquitter au cours de son mandat :

2.1.1 Planification d’un programme de bourses

L’AE doit notamment :

• Élaborer la structure du programme de bourses et en préciser la durée;
• Assurer la coordination du processus de sélection des boursiers;
• Assurer une validation rigoureuse des dossiers des candidats présélectionnés et procéder à la sélection finale;
• Trouver les institutions d’enseignement, les lieux de stage et les programmes de formation qui conviennent le mieux aux besoins déterminés;
• Soumettre les demandes d’admission ou de stages aux institutions d’enseignement ou organisations canadiennes ciblées et informer les candidats des décisions rendues.

2.1.2 Gestion et organisation d’un programme de bourses

L’AE doit notamment s’assurer de :

• Faire signer l’Entente de formation par le boursier et les autres intervenants;
• Souscrire le boursier à un régime de soins de santé (RSS) auprès d’un fournisseur d’assurances canadien (régime pour visiteurs au Canada);
• Coordonner des sessions de pré-départ, d’accueil au Canada, de mi-parcours (au besoin) et de fin de séjour;
• Vérifier que les boursiers ont obtenu toutes les autorisations nécessaires avant de quitter leur pays;
• Respecter les exigences d’IRCC pour l’obtention des visas d’entrée au Canada;
• Encadrer le boursier et assurer son suivi pendant la durée de son programme de formation;
• Mettre en place des activités liées à la logistique et la réalisation de stages pratiques du boursier dans son pays d’origine ou au Canada, au cours du programme de formation, le cas échéant;
• Organiser la logistique du retour du boursier dans son pays;
• Encadrer le boursier en vue de sa réintégration dans son milieu de travail, lors de son retour au pays;
• Tenir compte des règlements internes et des échéanciers des institutions d’enseignement;
• Se conformer aux diverses normes internes des organisations où le stage se déroulera;
• Respecter les termes de son entente contractuelle avec Affaires mondiales Canada puisque les conditions de l’entente ont préséance sur les informations contenues dans ce Guide;
• Connaître les objectifs du projet qui assure le financement du programme de formation au Canada et les attentes des boursiers en ce qui a trait à leur formation et au contexte dans lequel ils seront appelés à travailler à leur retour de formation;
• Prendre les décisions les plus adéquates en tenant compte des objectifs du programme de bourses;
• Mettre en place toutes les ressources humaines et institutionnelles dont elle peut avoir besoin dans son processus de gestion;
• Garder un lien constant avec le boursier et superviser son cheminement tout au long de son programme de formation;
• Veiller au respect des échéanciers afin que la durée du programme de bourses ne dépasse pas les délais impartis lors de la planification du programme;
• Contrôler les activités de gestion administrative, comptable et financière;
• Veiller au respect des budgets, des échéanciers et des calendriers multiples et variés qui ont un impact sur la gestion du programme de bourses : ceux du pays d’origine du boursier (ministère et exigences administratives locales), du Ministère, des institutions d’enseignement et des organisations qui offrent des stages;
• Informer le boursier de ses obligations.

2.1.3 Communication

L’AE doit veiller à :

• Communiquer aux responsables des pays bénéficiaires les informations pertinentes concernant les ressources institutionnelles canadiennes, les programmes de bourses disponibles et les dates butoirs;
• Répondre aux demandes de renseignements sur le programme de bourses dans un délai raisonnable. 

2.1.4 Évaluation d’un programme de bourses

L’AE doit notamment :

• Être sensibilisée aux défis liés à la cohérence entre les besoins du pays bénéficiaire et ceux du boursier, les objectifs du programme de bourses, la réinsertion du boursier dans son milieu de travail ainsi que l’adéquation formation-emploi;
• Rédiger des rapports d’évaluation à différentes étapes du cheminement d’un boursier;
• Rédiger des évaluations post formation.

B. Affaires mondiales Canada

Aux fins d’administration d’un programme de bourses, le Ministère doit :

• Assurer le suivi et le contrôle de l’exécution de l’entente contractuelle avec l’AE;
• Déterminer les enveloppes ressources ou quotas qui seront attribués à chacun des pays, le cas échéant;
• Analyser le plan de mise en œuvre de l’AE et les plans de travail annuels;
• Fournir les approbations et formuler des commentaires à l’AE afin de favoriser le bon fonctionnement du programme et l’atteinte des résultats;
• Approuver la liste des admissions aux programmes de bourses;
• Approuver l’attribution et le renouvellement annuel des bourses;
• Approuver tout changement de programme de formation en cours, d’institution d’enseignement ou de lieu de stage, ainsi que toute prolongation de programme de formation;
• Offrir les bourses du Ministère et les avantages qui y sont reliés, et ce, pour toute la durée du programme de formation;
• Autoriser et contrôler les décaissements liés au programme;
• Guider le personnel d’ambassade et l’AE en répondant à leurs questions et commentaires liés au programme;
• Procéder à l’évaluation du programme de bourses après chaque phase.

C. Les institutions d’enseignement et les organisations qui offrent des stages

Dans le cadre d’un programme de bourses, les institutions d’enseignement et les organisations qui offrent des stages doivent :

• Évaluer les demandes d’admission des candidats;
• Fournir les réponses aux demandes d’admission;
• Accueillir les boursiers sélectionnés;
• Signaler à l’agence d’exécution toute situation problématique liée aux boursiers.

D. Le pays bénéficiaire ou l’institution d’attache

Dans le cadre d’un programme de bourses, le pays bénéficiaire doit :

• Disséminer au sein des institutions du pays l’information concernant les bourses;
• Approuver tout changement de programme de formation en cours, d’institution d’enseignement ou de lieu de stage, ainsi que toute prolongation de programme de formation. L’approbation ultime revient toutefois au Ministère;
• Sélectionner et proposer des candidats pour les programmes de bourses;
• Rembourser toute dépense engagée par le programme de bourses dans le cas où le boursier se désisterait après la signature de l’entente ou en cas de retrait de la bourse;
• Exiger le retour du boursier dans son pays à la fin du programme de formation;
• Assurer qu’après le retour dans son pays, le boursier exerce ses fonctions dans les secteurs pour lesquels il a bénéficié du programme de bourses;
• Assurer que le boursier réintègre son institution d’attache, conserve son poste ou soit promu à un poste de niveau supérieur lors de son retour au pays;
• Rembourser toute dette impayée laissée par le boursier au Canada.

2.2 Suggestion de calendrier d’activités de gestion (pour les étudiants seulement)

L’AE doit prévoir presque une année pour réaliser toutes les démarches préalables au départ en formation d’un boursier. Un calendrier d’activités est fourni à titre d’exemple :

Période de l’année	Tâche
Juillet - décembre	Communication et information au sujet des bourses Détermination des secteurs prioritaires Définition des besoins de formation
Décembre - janvier	Processus de sélection des candidats
Janvier – février - mars	Structure du programme de formation Détermination des institutions d’enseignement ou des lieux de stage Demandes d’admission dans les établissements d’enseignement
Avril – mai - juin	Confirmation des admissions Formalités d’entrée au Canada Session de fin de séjour avant le retour des boursiers dans leur pays
Juin - juillet	Signature de l’Entente de formation Inscription au régime de soins de santé de l’établissement d’enseignement ou au régime de soins de santé fourni par l’AE
Juillet - août	Préparation au séjour au Canada Voyage au Canada Accueil et installation du boursier Session d’orientation à l’arrivée du boursier
Fin août - début septembre	Inscription aux cours ou aux stages Début du programme de formation
Tout au long du programme	Encadrement du boursier Suivi pédagogique ou du stage pratique du boursier

2.3 Détermination des besoins et des objectifs de formation

La détermination des besoins de formation doit être principalement axée sur les besoins du pays bénéficiaire et des secteurs d’intervention établis. Ainsi, la sélection des candidats à une bourse du Ministère doit être faite en fonction de ces différents besoins, du niveau requis pour que le programme soit complété dans les délais les plus courts et des quotas disponibles.

Afin de parvenir au but principal qui est de renforcer les capacités institutionnelles des pays bénéficiaires de l’APD, il est important de déterminer les objectifs globaux et spécifiques liés à un programme de formation donné. Ainsi, l’objectif global définira l’orientation générale de l’apprentissage tandis que l’objectif spécifique indiquera l’apprentissage concret que le boursier devra réaliser au cours de son programme de formation.

2.4 Processus de sélection des candidats

Les gouvernements bénéficiaires de l’aide doivent définir leurs besoins prioritaires puis sélectionner et proposer des candidats aux responsables du Ministère et de l’AE.  Même si les pays bénéficiaires ne connaissent pas toujours les détails ni les modalités de chaque programme de bourses, l’AE doit s’assurer de leur transmettre toutes les informations pertinentes à ce sujet ainsi que les renseignements sur les critères de sélection des candidats.

 Les principales étapes du processus de sélection sont les suivantes :

• Le pays bénéficiaire ou l’institution d’attache fait la présélection à partir des dossiers présentés par les candidats, selon les critères de sélection établis;
• Une décision est prise par le CCL (ou le comité de sélection) regroupant des représentants du gouvernement du pays bénéficiaire, un représentant de l’ambassade du Canada qui agit à titre d’observateur et d’autres intervenants, afin d’assurer la transparence du processus de sélection;
• Les dossiers retenus par le CCL (ou le comité de sélection) sont transmis à l’AE qui les vérifie, les valide de façon rigoureuse et procède à la sélection finale;
• L’AE envoie la liste finale des candidats retenus au Ministère pour son approbation;
• L’AE présente les dossiers retenus aux services d’admission des institutions d’enseignement choisies;
• Les institutions d’enseignement informent l’AE de leur décision : acceptation ou refus du candidat; si l’étudiant n’est pas accepté par l’institution d’enseignement, il ne peut pas recevoir une bourse du Ministère.

Note : Pour tout dossier d’admission à un programme de bourses, la décision finale appartient à Affaires mondiales Canada.

Étudiants

En ce qui a trait au processus de sélection des candidats pour un programme de formation académique, l’AE doit également transmettre aux pays bénéficiaires les renseignements concernant les conditions d’admission aux programmes de formation des institutions canadiennes d’enseignement. De plus, suite à l’approbation de la liste d’admission par le Ministère, l’AE doit présenter les dossiers retenus aux services d’admission des institutions canadiennes d’enseignement choisies, et informer le candidat de son acceptation ou son refus par lesdites institutions. Advenant un refus de l’institution d’enseignement, le candidat ne peut recevoir de bourses du Ministère.

Stagiaires

Dans le contexte d’un stage de formation à court terme, la structure de base du programme de formation professionnelle ou technique doit être élaborée avant la sélection du candidat. De plus, le bassin de recrutement des candidats est limité aux ressources humaines de l’organisation visée par ce programme. L’AE recherchera alors un consensus avec les supérieurs hiérarchiques des candidats sur le choix des personnes susceptibles de bénéficier du programme de formation. Il s’agit ensuite de sélectionner la personne qui répondra le plus adéquatement aux besoins de rendement et de productivité de l’organisation.

2.5 Choix des programmes de formation, des institutions d’enseignement et du lieu de stage ou de formation à court terme

Lorsque les besoins, les objectifs de formation et le niveau de formation exigé pour les candidats à une bourse du Ministère ont été établis, et que la liste finale des candidats a été approuvée par le Ministère, l’AE peut proposer un choix de programmes de formation aux intéressés (autorités locales et candidats) et leur recommander les institutions d’enseignement ou les lieux de stage les plus adaptés à leurs besoins. Il est à noter qu’afin d’éviter toute demande de changement en cours de programme, la sélection du programme de formation et de l’institution d’enseignement ou du lieu de stage devrait être faite de concert avec les candidats.

Le choix d’une institution d’enseignement ou d’un lieu de stage doit être effectué en fonction des besoins déterminés, des objectifs définis et de la disponibilité des ressources organisationnelles, humaines, logistiques et financières. De plus, en ce qui a trait aux étudiants, puisque les règlements pédagogiques diffèrent d’une institution à l’autre, il peut être souhaitable de présenter, pour chaque candidat, une demande d’admission dans plusieurs institutions d’enseignement qui offrent un programme similaire.

Le choix d’un programme de formation doit, quant à lui, être effectué à la lumière des considérations suivantes :

• Le boursier mettra-t-il en pratique ses connaissances, ses habiletés et ses aptitudes?
• Les acquis de la formation se traduiront-ils par une amélioration de la performance du boursier dans son milieu de travail?
• La formation acquise sera-t-elle transférable dans un autre milieu de travail ou dans un contexte professionnel différent?

2.6 Sélection et admission des boursiers au programme de formation

Étudiants

2.6.1 Récapitulatif des documents requis

Les documents nécessaires à la sélection des candidats sont les suivants :

• Le formulaire de candidature dûment rempli;
• Une lettre de motivation indiquant les intentions professionnelles liées à la formation;
• Des copies certifiées conformes des diplômes obtenus;
• Une copie conforme du certificat de naissance ou une attestation officielle du lieu et de la date de naissance;
• Une copie conforme du passeport ou de tout autre document valide attestant de la citoyenneté du candidat;
• Des copies certifiées conformes de tous les relevés de notes, quelle que soit l’ancienneté des diplômes obtenus;
• Pour les admissions aux 2e et 3e cycles universitaires, au moins deux ou trois lettres de recommandation provenant de supérieurs hiérarchiques ou de professeurs;
• Pour les admissions aux 2e et 3e cycles universitaires, un projet d’intention professionnel de 750 mots;
• Pour les admissions au post doctorat, un projet de recherche de 1 200 mots comprenant les objectifs, la thèse, la méthodologie ainsi que les résultats escomptés. Il faut indiquer également les appuis de même que les ressources disponibles dans le pays pour réaliser le projet;
• Un curriculum vitae à jour qui précise les fonctions et les responsabilités du candidat.

Note : Certains des documents mentionnés ci-dessus ne sont pas requis dans le cadre d’un stage.

En plus des documents susmentionnés, le gouvernement du pays bénéficiaire peut parfois exiger que les candidats fonctionnaires se procurent un document officiel de leur ministère d’attache attestant leur mise en disponibilité pour une période précise. Dans certains cas, un visa de sortie peut également être exigé.

Il revient à tout candidat de se renseigner auprès des autorités gouvernementales du pays bénéficiaire afin de vérifier s’il y a des exigences spécifiques à respecter au niveau de la documentation. Cette validation peut être effectuée en collaboration avec les membres de la mission canadienne de ce pays.

2.6.2 Informations sur les documents requis

Toutes les pièces du dossier qui ne sont pas rédigées dans l’une des deux langues officielles du Canada doivent être accompagnées d’une traduction qui sera certifiée par l’ambassade canadienne ou le consulat dans le pays bénéficiaire.

Dans le système d’éducation canadien, les relevés de notes sont des documents de première importance. En effet, c’est sur l’analyse des notes obtenues antérieurement que la direction des programmes se prononce sur l’admission ou le refus des candidats. Dans l’éventualité d’une acceptation, cette analyse permet également de déterminer, s’il y a lieu, quels seront les cours obligatoires qui doivent être suivis par les étudiants admis avant leur admission définitive au programme.

L’absence de relevés de notes lors de la demande d’admission peut entraîner soit un refus d’admission, soit l’obligation pour les étudiants de suivre des cours qu’ils ont peut-être déjà suivis mais pour lesquels ils ne peuvent prouver la réussite.

Les documents nécessaires à la sélection des candidats doivent être envoyés directement à l’AE. Ces documents de sélection doivent permettre à l’AE de vérifier la concordance entre les objectifs de formation du boursier et les besoins spécifiques du pays bénéficiaire.

2.6.3 Cours préalables ou d’appoint

Selon la qualité des dossiers de candidature proposés aux institutions d’enseignement, ou dans le cas où les candidats ne peuvent démontrer avoir suivi et réussi certains cours lors des cinq (5) dernières années de leur programme antérieur, les directions de programmes des institutions d’enseignement peuvent exiger qu’ils suivent des cours préalables ou d’appoint. L’étudiant devra ainsi réussir ces cours afin d’être admis définitivement dans son programme d’études.

Par ailleurs, étant donné les différences au niveau des méthodes et des exigences de travail entre les institutions d’enseignement dans les pays bénéficiaires et celles au Canada, ces dernières peuvent proposer aux étudiants quelques cours qui leur permettront de maîtriser plus rapidement les méthodes de travail nord-américaines ou renforcer certaines compétences.

D’autres cours particuliers, comme des cours d’informatique ou des cours portant sur l’utilisation de certains logiciels, peuvent être également proposés ou exigés.

2.6.4 Exigences linguistiques

Pour être admis dans une institution d’enseignement, les étudiants doivent maîtriser l’une des deux langues officielles du Canada. En général, les institutions exigent, avant l’admission définitive, que les étudiants étrangers se soumettent à un test linguistique avant leur départ du pays bénéficiaire ou à leur arrivée dans l’institution canadienne. Il revient donc à l’AE de se renseigner auprès des institutions d’enseignement afin de connaître leurs exigences à cet égard. L’AE doit également évaluer les capacités linguistiques des candidats lors de leur sélection.

Dans les établissements francophones, les cours sont offerts en français, mais de nombreux documents de référence sont en anglais. Les étudiants qui souhaitent s’inscrire dans une université francophone doivent par conséquent maîtriser la langue française et la lecture de la langue anglaise. Selon leur niveau de maîtrise de la langue anglaise, il pourrait leur être demandé de suivre un cours d’anglais avant l’admission définitive dans un programme francophone.

Par ailleurs, étant donné que tout cours préalable ou d’appoint exigé par une institution d’enseignement aura des conséquences sur la durée de la formation, l’AE devra tenir compte de sa durée dans l’élaboration de la structure du programme de formation.

Stagiaires

Les stagiaires sont choisis en fonction des besoins organisationnels, des objectifs de rendement et de productivité à atteindre, et des capacités individuelles des candidats potentiels. Les conditions d’admission à un stage dépendent de l’organisation canadienne qui en fait l’offre. De plus, l’AE doit veiller à ce que le candidat maîtrise la langue de travail utilisée dans le cadre du stage.

2.7 Demandes d’admission

Une fois les programmes de formation, les institutions d’enseignement et les lieux de stage déterminés, l’AE doit préparer et envoyer les demandes d’admission ou de stage. Pour les formations académiques, chaque demande officielle d’admission présentée par l’AE doit être effectuée avec le formulaire propre à l’institution d’enseignement ciblée. De plus, chaque demande doit être acheminée au secrétariat de l’institution d’enseignement, accompagnée du paiement des frais d’inscription dont le montant peut varier d’une institution à l’autre.

Bien que cela puisse varier en fonction des institutions, les échéances pour déposer une demande d’admission sont généralement les suivantes :

• Avant le 1er février ou le 1er mars, pour une admission à la session d’automne;
• Avant le 1er octobre ou le 1er novembre, pour la session d’hiver.

Note : Le non-respect de ces échéances peut engendrer du retard au niveau de l’admission du boursier dans une institution d’enseignement.

L’acceptation dans l’institution d’enseignement est confirmée par un document officiel intitulé « avis d’admission », qui permet la mise en place des mécanismes de départ et de séjour au Canada des étudiants étrangers. L’AE doit s’assurer de communiquer cet avis aux intervenants suivants :

• À l’agent de projets d’Affaires mondiales Canada;
• Au CCL (ou comité de sélection) responsable de chaque pays, le cas échéant;
• Au candidat dans son pays d’origine;
• À l’employeur du candidat, si celui-ci provient du secteur privé.

2.7.1 Consignes pour compléter adéquatement les documents d’admission

Les documents exigés pour les demandes d’admission sont ceux énumérés à la section 2.6. Toutefois, le cas échéant, il se pourrait qu’une institution d’enseignement requière des documents supplémentaires qui n’y ont pas été énumérés.

De plus, il est important que le formulaire de demande d’admission indique l’adresse du candidat dans le pays bénéficiaire de manière à ce que celui-ci puisse recevoir la correspondance de l’institution d’enseignement destinée aux étudiants étrangers. L’étudiant recevra dès lors une variété de documents d’information utiles portant notamment sur les règlements et procédures de l’institution, la vie étudiante, etc. L’AE doit également indiquer son adresse sur le formulaire afin qu’elle puisse être informée de la décision de l’institution concernant l’admission du candidat.

Par ailleurs, l’AE devrait fournir aux boursiers toutes les informations nécessaires sur les concepts de nom et prénom dans le système canadien, et ce, afin d’éviter toutes complications légales ou administratives ou liées à l’écriture de leur identité.

2.8 Diplômes et équivalences

La plupart des institutions canadiennes d’enseignement établissent leurs normes pour les équivalences. Ces normes peuvent parfois différer de celles adoptées par des institutions étrangères.

De plus, pour plusieurs pays, il existe des accords bilatéraux entre le Canada et le pays bénéficiaire concernant les équivalences accordées aux diplômes canadiens. L’AE doit s’informer de l’existence de ces accords, de leur teneur, de leur portée et en informer les candidats lors de la sélection.

Si aucun accord officiel n’existe, l’AE doit en informer le Ministère car cette question est d’une importance primordiale pour la reconnaissance à l’étranger des diplômes canadiens. L’existence de ce type d’accord a une influence directe sur le processus de réinsertion sur le marché du travail des étudiants après leur retour de formation. Des négociations officielles devront alors être entreprises par le Ministère pour que cette question soit réglée avant le retour des étudiants.

2.9 Formalités d’entrée au Canada

Les formalités pour qu’un candidat puisse être admissible au Canada peuvent s’étaler sur une période assez longue car elles impliquent la coordination des actions de plusieurs ministères, tant canadiens qu’étrangers. L’AE doit veiller à l’accomplissement de ces formalités afin que le départ du boursier de son pays ne soit pas compromis.

Afin de pouvoir séjourner au Canada, le candidat doit :

• Obtenir les autorisations administratives exigées par le pays bénéficiaire pour un séjour au Canada;
• Obtenir les visas nécessaires pour un transit dans un pays tiers si son itinéraire le nécessite;
• Être en possession d’un passeport valide;
• Se soumettre aux exigences d’IRCC afin d’obtenir les documents nécessaires à l’entrée et au séjour au Canada (par exemple, visa, permis de travail ou permis d’étude).

Note : Affaires mondiales Canada ne couvre pas les frais liés au passeport du boursier. Par contre, lorsque requis, les frais de déplacement dans un pays tiers pour obtenir le visa et subir les examens médicaux exigés seront remboursés selon les normes de la Directive sur les voyages du Conseil national mixte.

Il appartient au boursier de se renseigner auprès d’IRCC sur les exigences liées à son entrée et son séjour au Canada. Ainsi, après avoir été accepté dans une institution d’enseignement ou une organisation offrant un stage, le candidat doit consulter le site internet d’IRCC afin de se renseigner sur le processus de demande d’entrée et de séjour au Canada. Le candidat doit fournir tous les documents exigés par IRCC en appui à sa demande. Ces documents peuvent notamment inclure :

• Un passeport valide;
• Une copie de l’Entente de formation signée par le gouvernement du pays d’origine du boursier, le boursier et le gouvernement du Canada;
• L’original de la lettre d’acceptation émanant de l’institution d’enseignement ou la confirmation par le Ministère de l’acceptation officielle du candidat dans une institution canadienne d’enseignement;
• S’il y a lieu, un certificat d’acceptation du Québec (CAQ) lorsque la formation ou les études sont effectuées au Québec.

À défaut de respecter les exigences liées à l’entrée et au séjour au Canada, le Ministère peut suspendre la bourse. Le boursier doit fournir à l’AE la preuve qu’il a obtenu l’autorisation requise pour son entrée et séjour au Canada.

2.10 Signature de l’Entente de formation

La signature de l’Entente de formation a lieu après que le candidat ait été admis dans une institution d’enseignement ou ait obtenu un stage. Par la suite, l’Entente de formation signée permet au candidat de compléter les formalités d’entrée au Canada. C’est à ce moment seulement que le candidat devient boursier du Ministère.

De plus, l’Entente de formation constitue le seul document légal dans lequel :

• Le Ministère s’engage à offrir un programme de formation au Canada ainsi que tous les avantages liés à l’octroi d’une bourse du Ministère;
• L’étudiant accepte les engagements qui y sont énumérés;
• Le gouvernement bénéficiaire ou l’institution d’attache signifie son accord avec les engagements qui y sont spécifiés.

Important : Toutes les parties doivent apposer leurs signatures et sceaux officiels avant le départ du boursier pour le Canada selon les modalités précisées dans l’Entente de formation.

Une fois l’Entente de formation dûment remplie, une copie est envoyée à chacun des signataires. Si le boursier est étudiant, des copies additionnelles doivent être envoyées aux services concernés de l’institution d’enseignement dans laquelle il a été admis, c’est-à-dire le registraire, le service des finances ainsi que le service aux étudiants étrangers. De plus, il est important que le boursier conserve sa copie puisque celle-ci servira de preuve de son statut de boursier du Ministère tout au long de son séjour au Canada. Ce document lui sera également utile lors de son entrée au pays ou pour l’obtention de son permis de séjour pour étudiant.

L’Entente de formation est aussi le document qui permet à l’AE d’obtenir certaines informations importantes sur le boursier. Ainsi, grâce à ce document, l’AE peut faire un suivi du rendement académique, professionnel ou technique du boursier et savoir, entre autres, s’il a présenté une demande d’immigration au Canada. Par ailleurs, l’absence de ce document signé empêche toute communication entre le Ministère, l’AE et IRCC.

2.10.1 Engagements et obligations du boursier

En vertu de l’Entente de formation, le boursier doit :

• Autoriser Affaires mondiales Canada et les ressources institutionnelles engagées dans le programme de bourses à obtenir et à partager tout renseignement à son sujet, de nature académique, personnelle ou autre;
• Respecter les engagements pris dans son Entente de formation;
• Rembourser toutes les sommes dépensées s’il se désiste après avoir signé l’Entente de formation;
• Communiquer de manière respectueuse et professionnelle avec l’AE, le Ministère, et les établissements d’enseignement avant, pendant et après le séjour au Canada;
• Suivre assidûment le programme de formation pour lequel il a obtenu une bourse du Ministère, respecter les règlements de son institution d’enseignement et les dates butoirs fixées par l’institution ou les normes professionnelles de l’organisation qui lui offre un stage et respecter les conditions d’octroi de sa bourse, telles que détaillées dans ce Guide;
• Fournir au Ministère et à l’AE, sur demande, tout rapport complet ou provisoire portant sur l’avancement de son programme de formation;
• Respecter les lois au Canada;
• Rembourser toute dette contractée au Canada avant de retourner dans son pays;
• Quitter le Canada dès la fin de son programme de formation ou avant, si son programme de formation ou sa bourse prend fin plus tôt pour quelque raison que ce soit;
• Mettre ses connaissances et ses compétences au profit du pays bénéficiaire ou institution d’attache, considérant que le soutien financier fourni par le gouvernement du Canada a été offert au gouvernement du pays bénéficiaire afin que le boursier puisse participer au développement de son pays à son retour.

2.10.2 Personnes à charge du boursier

Dans le cadre d’une formation à long terme, certains programmes peuvent verser aux boursiers des indemnités pour les personnes à charge autorisées. En aucun cas, l’indemnité pour personnes à charge ne sera payée pour un séjour au Canada d’une durée de moins de six (6) mois. La décision de couvrir certaines dépenses pour les personnes à charge relève du programme au sein du Ministère. Cette possibilité n’est pas un droit; les fonds pour les personnes à charge pourraient être accordés, si le programme le permet, suite à une évaluation au cas par cas par l’AE et conditionnels à la disponibilité des fonds et à l'atteinte des résultats ou objectifs du programme.

Annexes

• Annexe 1 - Entente de formation – étudiant (PDF, 158 Ko)
• Annexe 2 - Entente de formation – Stagiaire ou membre de mission technique (PDF, 515 Ko)