Guide pour la gestion des boursiers au Canada (volet développement) - Chapitre 3

Octobre 2016

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3 Gestion et évaluation d’un programme de bourses

3.1 Préparation du séjour au Canada

Dans certains pays, des services d’orientation pré-départ peuvent être offerts aux boursiers d’Affaires mondiales Canada sur le terrain. Il appartient à l’AE de se renseigner à ce sujet auprès de l’agent de projets responsable du programme au Ministère.

Pour des sessions d’orientation au Canada, l’AE doit communiquer avec le Centre d’apprentissage interculturel (CAI), au Ministère.

Dans le but de favoriser l’adaptation du boursier à la vie académique, professionnelle, culturelle et sociale au Canada, le CAI a élaboré les séances d’orientation suivantes :

• Séance d’orientation à l’arrivée;
• Séance de suivi à mi-parcours;
• Séance de fin de séjour.

La séance d’orientation à l’arrivée au Canada est obligatoire dans certains cas car elle permet aux boursiers de recevoir toutes les informations nécessaires afin qu’ils puissent s’installer et s’adapter rapidement dans leur nouvelle vie. Cette séance d’orientation doit porter sur des sujets tels que les caractéristiques de la culture canadienne, l’aspect interculturel, ainsi que sur la recherche d’un logement, la signature d’un bail de location, la gestion d’un budget, l’ouverture d’un compte de banque ou l’accessibilité aux services de santé. L’AE informe les boursiers des séances obligatoires auxquelles ils doivent assister. L’AE peut également conclure une entente avec le Service aux étudiants étrangers des institutions d’enseignement. Cette option permet aux boursiers de rencontrer rapidement d’autres étudiants étrangers.

3.1.1 Arrivée du boursier au Canada

La date d’arrivée du boursier au Canada dépend de la date de début des cours ou du stage. L’AE doit s’assurer que le boursier arrive quelques jours avant, afin de lui permettre d’organiser son séjour au Canada et de s’installer avant le début de sa formation. Le laps de temps imparti entre l’arrivée au Canada du boursier et le début de sa formation doit être raisonnable et relatif à la durée de son programme de formation. Par exemple, si le boursier est inscrit dans un programme académique dont la durée s’étale au moins sur plusieurs mois, l’AE doit prévoir son arrivée au moins deux semaines avant la date de début des cours.

3.2 Encadrement du boursier

L’AE doit s’assurer d’encadrer le boursier tout au long de son programme de formation. Cela signifie non seulement organiser son séjour mais aussi être disponible pour répondre à ses besoins tant psychosociaux qu’académiques ou professionnels. Pour ce faire, l’AE doit rester en contact relativement étroit avec le boursier, et ce, surtout lors de la première année de son séjour au Canada. En outre, l’AE doit s’assurer de rencontrer régulièrement le boursier afin de répondre à ses questions, veiller à ce que son adaptation au pays se déroule bien et faire le suivi de son rendement. Toutefois, s’il arrive qu’un boursier manifeste des signes évidents de difficultés psychologiques, académiques ou professionnelles, l’AE doit en informer le Ministère et diriger le boursier vers les ressources humaines ou institutionnelles appropriées afin de l’aider à surmonter ses difficultés. Il est essentiel que l’AE travaille en collaboration avec les divers intervenants qui gravitent autour du boursier de façon à favoriser son succès.

3.2.1 Service aux étudiants étrangers dans les universités

En général, le Service aux étudiants étrangers est responsable de l’accueil, de l’orientation et de l’encadrement des étudiants étrangers. Le responsable du Service aux étudiants étrangers est l’interlocuteur privilégié de l’étudiant boursier durant son séjour au Canada. Suite à une entente avec l’AE, il peut notamment le mettre en contact avec d’autres étudiants étrangers afin de favoriser son adaptation au pays. L’AE peut, par ailleurs, s’entendre avec l’institution d’enseignement afin que le responsable du Service aux étudiants étrangers soit chargé de certains aspects de la gestion du programme de bourses.

3.3 Accueil et installation du boursier

Il est important que le boursier soit accueilli dès son arrivée à l’aéroport par un représentant de l’AE. Toutefois, il peut arriver également que des institutions d’enseignement effectuent eux-mêmes l’accueil de leurs étudiants dans les aéroports. Dans ce cas, l’AE peut entreprendre les démarches nécessaires avec ces institutions de manière à ce qu’il n’y ait pas de dédoublement d’actions.

Une fois accueilli, le boursier doit être informé de l’organisation de son séjour au Canada, en particulier des modalités concernant son hébergement temporaire et la remise des fonds.

3.3.1 Logement

Avant l’arrivée du boursier au Canada, l’AE doit lui trouver un hébergement temporaire par exemple dans un hôtel, un organisme communautaire ou une chambre chez un particulier. Le boursier ne doit pas avoir à se préoccuper de son hébergement à son arrivée mais certains boursiers peuvent choisir de faire leurs propres arrangements. Ensuite, selon la durée du séjour du boursier, l’AE doit l’aider dans la recherche d’un logement en tenant compte de ses besoins et de son budget. Une fois ce logement trouvé, le paiement de l’hébergement est assuré directement par le boursier grâce à l’allocation qu’il perçoit de l’AE. Une assurance logement avec responsabilité civile devrait également être recommandée au boursier.

Selon la durée du séjour, l’AE doit trouver le mode d’hébergement qui soit le plus adapté au budget accordé par le Ministère. En ce qui a trait aux boursiers qui suivent un programme de formation s’étalant sur une courte durée, ceux-ci peuvent être hébergés à l’hôtel pour un séjour de quelques semaines, mais il devient plus économique de louer un appartement meublé s’ils séjournent au Canada pour quelques mois. Lorsque le séjour est de très courte durée, le boursier ne devrait conserver que la gestion des montants alloués aux repas, au transport local ainsi qu’aux faux frais.

En ce qui concerne la location d’un logement, la signature d’un bail est un acte contractuel avec lequel le boursier n’est pas nécessairement familier. Par conséquent,  l’AE doit veiller à lui transmettre toutes les informations utiles et nécessaires afin que celui-ci comprenne bien les droits et les obligations qui en découlent.

Pour les résidences étudiantes, il revient à l’AE de transmettre aux boursiers toutes les informations pertinentes relatives à leur accessibilité, puisque celle-ci varie en fonction de chaque institution d’enseignement.

3.3.2 Aspects financiers

L’AE doit aider au besoin le boursier dans la gestion courante de ses finances. Bien que certains aspects financiers soient abordés lors de la séance d’orientation à l’arrivée, l’AE doit tout de même épauler le boursier à ce niveau, notamment en agissant à titre de conseiller auprès de celui-ci et en développant des outils mis à sa disposition.

3.3.3 Soins de santé

L’AE doit expliquer au boursier les modalités d’accessibilité aux services de santé, publics et privés : comment avoir recours aux services d’urgence ou aux consultations ordinaires auprès d’un médecin, comment obtenir les références pour la prise de rendez-vous avec un médecin spécialiste, etc. L’AE doit également expliquer au boursier quels sont les types de traitements dont les coûts ne sont pas pris en charge par le régime de soins de santé offert au boursier.

3.3.4 Activités d’intégration

Dans le cadre d’un programme de bourses du Ministère, chaque boursier est encouragé à établir des liens avec d’autres étudiants ou d’autres professionnels, et ce, afin de faciliter son intégration. Également, chaque boursier devrait s’informer sur les activités socioculturelles, sportives ou autres, auxquelles il peut avoir accès ou s’inscrire dans son institution d’enseignement. L’AE devrait, dans la mesure du possible, profiter du séjour du boursier au Canada pour le mettre en contact avec les milieux professionnels inhérents à son domaine d’études. Cela pourrait lui permettre notamment de créer des liens de collaboration durable avec des entreprises canadiennes, et d’en faire bénéficier ultimement le pays bénéficiaire.

3.3.5 Service aux étudiants

Le service aux étudiants des institutions d’enseignement est généralement disponible pour répondre aux questions d’ordre général des étudiants ou les référer, le cas échéant, aux services scolaires appropriés. De plus, ce service est normalement responsable de l’émission des cartes d’étudiants et peut renseigner les étudiants sur les différentes modalités rattachées à celles-ci. Tout étudiant inscrit dans une institution d’enseignement doit se procurer une carte d’étudiant afin de lui permettre de participer aux activités étudiantes et de bénéficier parfois de certains avantages. Celle-ci est renouvelable annuellement et est nécessaire notamment pour emprunter des volumes à la bibliothèque, pour obtenir un code d’accès aux ordinateurs et pour participer à des  examens semestriels et de fin de session.

3.4 Informations d’ordre académique

3.4.1 Calendrier universitaire

Au Canada, l’année universitaire est composée généralement de trois périodes, appelées sessions. Celles-ci sont indépendantes les unes des autres et représentent chacune une période complète de formation. Ces sessions sont réparties annuellement selon le calendrier suivant :

• Session d’automne : fin août ou début septembre à fin décembre;
• Session d’hiver : début janvier à fin avril;
• Session d’été : début mai à fin juin, ou début juillet à fin août, ou encore mai à août.

Les sessions d’été sont parfois dites « intensives » car le rythme des cours peut y être accéléré. Par exemple, ces cours peuvent s’offrir à raison de deux séances par semaine au lieu d’une.

Par ailleurs, chaque programme de formation académique est proposé sous forme de nombre de crédits. Par exemple, pour compléter une maîtrise, il faudra généralement obtenir quarante-cinq (45) crédits, et chaque cours représente environ trois (3) crédits.

3.4.2 Résultats universitaires

Selon l’institution d’enseignement, les résultats des travaux académiques peuvent être notés en pourcentage ou encore par des lettres, généralement de A à E (A+ étant la note la plus forte; E étant un échec). Il revient à l’étudiant de s’informer dès son arrivée des exigences de son programme en matière de rendement scolaire. De plus, il est important de savoir que les résultats académiques sont transmis à l’étudiant ainsi qu’à l’AE à la fin de chaque session par le biais d’un relevé de notes. Grâce à ce dernier, l’étudiant peut également connaître la moyenne des notes attribuées dans chaque cours afin de comparer ses résultats avec la moyenne des autres étudiants.

L’étudiant réussit un cours lorsqu’il obtient la note minimale exigée par l’université pour l’ensemble des travaux et des examens imposés dans ce cours. Un résultat inférieur aux normes de l’université entraîne un échec.

Par ailleurs, chaque relevé de notes indique la moyenne cumulative de l’étudiant, c’est-à-dire la moyenne de tous les cours qu’il a suivis. Si cette moyenne est inférieure aux exigences du programme ou de l’institution d’enseignement, l’étudiant peut être exclu de son programme de formation et être obligé de retourner dans son pays plus tôt que prévu.

3.4.3 Exclusion d’un programme de formation académique

Bien que cela puisse varier d’une institution d’enseignement à l’autre, l’étudiant est généralement exclu de son programme de formation académique lorsqu’il se retrouve dans l’une des situations suivantes :

• Il n’obtient pas la moyenne générale minimale établie par l’université dans ses cours préalables, d’appoints ou réguliers, et ce même après avoir complété les examens ou les travaux de reprise;
• Il subit un échec à plus d’un cours préalable ou d’appoint lorsque l’ensemble de ces cours comporte moins de dix (10) crédits, ou il subit un échec à plus de deux cours préalables ou d’appoint lorsque l’ensemble de ces cours comporte dix (10) crédits ou plus;
• Il subit un échec à plus de deux cours réguliers du programme;
• Il est reconnu coupable de plagiat ou de tricherie.

3.4.4 Inscription aux cours

L’inscription aux cours constitue l’étape administrative subséquente à l’admission. À chaque session, les dates pour s’inscrire aux cours apparaissent au calendrier administratif de l’institution d’enseignement du boursier. Il est à noter que seul ce dernier est responsable de son inscription. En outre, comme la capacité d’accueil à certains cours est limitée, l’étudiant est fortement encouragé à effectuer ses choix de cours dès le début de chaque période d’inscription. De plus, l’étudiant doit s’assurer de recevoir une confirmation d’inscription de son institution d’enseignement, et ce, à chaque session. Émise par le registraire de l’institution, celle-ci indique les cours choisis ainsi que le moment et l’endroit où ils auront lieu.

3.4.5 Choix de cours ou de stage

Dans le système d’enseignement canadien, chaque programme de formation offre des cours obligatoires et des cours optionnels. Le choix des cours doit être fait en fonction des exigences du programme, des objectifs de formation et du laps de temps imparti pour obtenir le diplôme (maîtrise, doctorat, post doctorat, etc.). L’AE doit donc superviser l’étudiant de façon à ce que ses choix de cours respectent ces exigences. Toutefois, pour la première année seulement, l’étudiant doit avoir la possibilité de s’inscrire à un nombre moins important de cours afin de lui permettre de s’adapter au rythme d’études canadien. Il doit cependant s’assurer de conserver en tout temps son statut d’étudiant « temps plein » durant toute la durée du séjour au Canada. De plus, l’étudiant devrait s’assurer de bien lire le syllabus ou plan de chaque cours et de rencontrer au besoin les professeurs pour s’enquérir de leurs exigences ou de leurs attentes particulières.

Il est également important de noter que tous les cours ne sont pas offerts à toutes les sessions et que certains d’entre eux doivent être suivis obligatoirement selon un ordre préétabli par la direction des programmes. Certains cours sont des prérequis pour d’autres cours.

En ce qui concerne un stagiaire qui suit un programme de formation professionnelle ou technique, l’AE doit également lui apporter son aide au niveau du choix de stage ou de milieu de travail, et ce, en collaboration avec le superviseur de stage, le cas échéant.

3.4.6 Horaire de cours ou de stage

Dans la majorité des programmes d’études, l’éventail des cours offerts donne suffisamment de souplesse à l’étudiant pour lui permettre de choisir des cours aux moments de la journée ou de la semaine qui lui conviennent le mieux. Il doit cependant s’assurer d’éviter les conflits d’horaires de cours ou d’examens.

L’horaire du stage dépend, quant à lui, de l’organisation qui l’offre.

3.4.7 Changement de cours

Dans certains cas, des changements d’institution d’enseignement, de programme ou de cours peuvent s’avérer nécessaires. Pour ces changements, le boursier doit s’assurer d’obtenir l’approbation de l’AE qui, à son tour, doit obtenir l’autorisation du gouvernement bénéficiaire (ou de l’institution d’attache) et du chargé de projet du Ministère.

La formation offerte aux étudiants dans le cadre de l’entente entre le gouvernement de leur pays et celui du Canada répond à des objectifs de développement déterminés en fonction des besoins des pays. Les étudiants ne peuvent donc modifier, pour des raisons personnelles, la structure de leur programme de formation.

Des dérogations à ce principe peuvent être étudiées, particulièrement si les changements proposés correspondent mieux aux objectifs de l’entente entre les deux pays. Cependant, la durée et le coût de la formation ne doivent en aucun cas être modifiés.

L’étudiant qui souhaite changer ou abandonner un de ses cours doit s’informer de la procédure à suivre et des dates butoirs à respecter auprès de son institution d’enseignement. Ces informations sont généralement publiées sur le site internet de l’institution ou peuvent être fournies par le service aux étudiants.

3.4.8 Choix du sujet des travaux de recherche

Lorsqu’un étudiant doit choisir un sujet de recherche, de travail dirigé, de mémoire ou de thèse, l’AE doit veiller à ce qu’il traite d’un sujet qui est en lien avec l’objectif du programme de formation de l’étudiant, ou qui est relié à une problématique nationale du pays bénéficiaire. L’AE doit toujours considérer que l’étudiant provient d’un pays bénéficiant du programme de bourses pour répondre à des besoins de développement de son pays, et non pas à des besoins de développement personnels.

3.4.9 Statut d’étudiant à temps plein

Afin de répondre aux exigences d’IRCC en matière de séjour au Canada, les étudiants du Ministère doivent être inscrits à temps plein dans un programme de formation académique durant toute la durée du séjour au Canada. Ceux-ci doivent par conséquent s’inscrire au nombre de cours requis par leur institution d’enseignement afin d’obtenir le statut d’« étudiant à temps plein ». Bien que ce nombre puisse varier d’une institution et d’un programme à l’autre, il se situe normalement entre deux (2) et cinq (5) cours par session, soit l’équivalent de six (6) à quinze (15) crédits.

3.5 Participation à des activités d’été, des congrès, des conférences ou des stages

En prévision de la période estivale qui s’étale généralement du mois de mai au mois d’août, l’étudiant doit organiser son programme d’activités en collaboration avec l’AE. Celle-ci doit ensuite informer l’agent de projets d’Affaires mondiales Canada des activités planifiées.

Plusieurs possibilités sont offertes pour cette période :

• Des cours d’été au Canada offerts sur une période de quatre (4) mois ou sur une période intensive de deux (2) mois;
• Un stage d’été au Canada ou dans le pays bénéficiaire; ou
• Des activités de recherche (collecte de données, recherche sur le terrain, etc.) au Canada ou dans le pays bénéficiaire en vue de la préparation d’une thèse, d’un mémoire ou d’un travail dirigé.

En ce qui concerne les stages et les activités de recherche, il est important de noter que leurs objectifs doivent être définis avec rigueur par l’étudiant et l’AE. Les moyens logistiques et les coûts doivent également être déterminés et approuvés par le Ministère avant le début des activités d’été. De plus, si le stage ou les activités de recherche ont lieu dans le pays bénéficiaire, ceux-ci doivent être planifiés et organisés bien avant le départ du Canada, et ce, en collaboration avec les autorités gouvernementales du pays bénéficiaire ainsi qu’avec les divers intervenants canadiens concernés.

De façon plus spécifique, les conditions exigées par le Ministère relativement à un stage ou à des activités de recherche ayant lieu dans le pays bénéficiaire sont les suivantes :

• Le stage ou l’activité de recherche doit être en relation avec le programme de formation de l’étudiant;
• Le séjour doit durer au moins six (6) semaines;
• L’étudiant doit avoir complété au moins une (1) année académique de son programme d’études au Canada;
• Il doit rester à l’étudiant au moins une (1) autre année académique à compléter au Canada; et
• Dans le cadre d’un stage, le stagiaire devra produire un rapport de stage qu’il remettra, avant son retour au Canada, aux autorités de son pays (ministère, organisme ou autre), et à son retour au Canada à l’AE et à son institution d’enseignement.

3.5.1 Participation à des congrès ou à des conférences

Un boursier peut faire une demande auprès de l’AE pour participer à des congrès ou à des conférences au cours de son programme de formation. Le boursier ne peut toutefois participer à plus d’un (1) congrès ou conférence par année et il n’est pas possible d’accumuler des droits de participation sur deux (2) ou plusieurs années. L’AE doit approuver le budget lié à de telles demandes et faire approuver la demande par le Ministère. Il est à noter par ailleurs que la préférence est accordée dans la mesure du possible aux boursiers qui sont invités à présenter un exposé sur leur recherche. De plus, toute demande visant une participation à un congrès ou à une conférence qui a lieu dans le pays bénéficiaire doit nécessairement avoir été planifiée dans le cadre d’un stage d’été ou d’une activité de recherche afin d’être considérée.

3.6 Emplois rémunérés et impôt

L’étudiant qui souhaite occuper un emploi rémunéré à temps partiel peut demander un permis de travail auprès d’IRCC, mais ce, uniquement si l’un des cas suivants se présente :

• Son institution d’enseignement atteste que l’emploi fait intégralement partie de son programme scolaire, par exemple dans le cas d’alternance travail-études;
• Il est assistant de cours;
• Il désire travailler sur le campus de son institution d’enseignement;
• Il est parrainé par le Ministère et l’emploi fait partie du programme mis sur pied par le Ministère.

Important : Le boursier doit au préalable informer l’AE. Toute activité quelle qu’elle soit, ne doit pas compromettre le statut de « temps plein » du boursier, son rendement académique ou la durée de son séjour au Canada.

Selon la Loi de l’impôt sur le revenu (fédérale) et toute autre loi provinciale sur le revenu, toute source de revenu doit être déclarée annuellement par chaque individu ayant un revenu imposable. Chaque boursier  du Ministère qui reçoit un revenu imposable doit se conformer à la loi et est responsable de payer ses impôts. La bourse du Ministère est non imposable.

3.7 Cessation du versement de la bourse

Le versement de la bourse du Ministère prend normalement fin lorsque le boursier a terminé son programme de formation.

Toutefois, la bourse du Ministère prend également fin si l’une des situations suivantes survient :

• Le boursier est exclu de son programme de formation en raison d’un rendement académique ou professionnel insuffisant. Le boursier ne peut faire l’objet en dernier recours d’un changement d’institution d’enseignement ou d’organisation en raison d’un rendement académique ou professionnel insuffisant;
• Le boursier a accepté une autre bourse que celle du Ministère;
• Le boursier n’a pas respecté l’une de ses obligations en vertu de l’Entente de formation qu’il a signée;
• Le boursier a informé l’AE par écrit qu’il quittait son programme de formation ou le Canada avant la date prévue.

3.7.1 Départ du boursier suite à la cessation du versement de la bourse

• Il est à noter que s’il y a cessation du versement de la bourse pour une raison autre que la fin du programme de formation, l’AE doit en informer le Ministère, le gouvernement du pays bénéficiaire, IRCC, l’institution d’attache, l’institution d’enseignement  ainsi que la mission canadienne dans le pays bénéficiaire.
• Bien que le Ministère et l’AE puissent en décider autrement selon le cas, le délai pour quitter le pays est de trente (30) jours suivant le dernier versement de la bourse, tel que stipulé dans l’Entente de formation, sauf dans le cas où le permis d’étude ou de travail arrive à échéance avant ce délai.

Par ailleurs, il est à noter que toute cessation du versement de la bourse met également fin à la couverture du boursier par le régime d’assurance de soins de santé fourni par l’AE. L’AE doit par conséquent s’assurer d’informer la compagnie d’assurance.

Si le boursier ne respecte pas cette date d’échéance, l’AE doit en informer immédiatement l’agent de projets d’Affaires mondiales Canada qui, après analyse de la situation, en informera le gouvernement du pays bénéficiaire. Dans cette éventualité, le Ministère se réserve le droit de ne pas couvrir les coûts reliés à un retour ultérieur du boursier, ni le coût d’envoi de ses effets personnels.

Par ailleurs, si le boursier ne quitte pas le Canada de façon définitive, des poursuites légales peuvent être intentées contre celui-ci afin de récupérer les fonds investis dans son programme de formation.

3.7.2 Date officielle de la fin d’un programme de formation

La date officielle de la fin d’un programme de formation académique est au maximum une semaine après la fin des cours, y compris les examens ou l’acceptation de la thèse, du mémoire ou du travail dirigé ou, encore, lorsque les autorités de l’institution d’enseignement auront signalé à l’AE que l’étudiant a satisfait à toutes les exigences pour l’obtention de son grade ou de son diplôme.

La date officielle de la fin d’un programme de formation professionnelle ou technique est, selon le cas, d’une journée à quelques jours après la fin des activités du stage.

3.8 Changement de programme de formation

Le programme de formation offert au boursier dans le cadre de l’entente entre le gouvernement du pays bénéficiaire et celui du Canada répond à des objectifs de développement précis, lesquels ont été établis en fonction des besoins du pays bénéficiaire. Le boursier ne peut donc modifier, pour des raisons personnelles, la structure de son programme de formation. Toutefois, exceptionnellement, des dérogations à ce principe peuvent être considérées dans les cas suivants :

• Les changements proposés correspondent mieux aux objectifs de l’entente entre les deux pays;
• Les changements proposés permettraient au boursier d’améliorer sensiblement son rendement académique ou professionnel, et ce, tout en respectant les objectifs de l’entente entre les deux pays.

Le boursier qui manifeste le désir de changer de programme doit en faire la demande écrite auprès de l’AE en expliquant le motif. Cette dernière doit ensuite faire parvenir la demande avec ses recommandations et celles du CCL (ou comité de sélection) au Ministère, qui la transmet à son tour au gouvernement du pays bénéficiaire ou à l’institution d’attache. Bien que l’AE et le Ministère doivent tous deux approuver la demande, la décision finale appartient au Ministère.

3.9 Prolongation du programme de formation

En principe, la durée du programme de formation d’un boursier ne peut être prolongée. Toutefois, si pour une raison exceptionnelle, celle-ci doit faire l’objet d’une prolongation, l’AE peut en faire la demande au Ministère.

Toute demande de prolongation doit être adressée à l’AE pour approbation au moins quatre (4) mois avant la date de la fin du programme de formation qui avait été initialement prévue. Lors de sa demande, le boursier doit fournir une lettre expliquant les raisons de la demande de prolongation, l’approbation de son institution d’attache, l’approbation du gouvernement du pays bénéficiaire et une lettre de son directeur de recherche. L’AE doit ensuite faire parvenir la demande avec ses recommandations au Ministère. La décision finale appartient au Ministère.

3.10 Formalités de départ du Canada

Avant de quitter le Canada, le boursier doit s’assurer :

• De la validité de son passeport et des documents nécessaires au voyage de retour;
• De ne laisser aucune facture ou dette impayée car l’AE ou le Ministère ne les acquittera pas et les enverra au boursier ou à l’institution d’attache du boursier;
• De laisser à l’AE son adresse dans le pays bénéficiaire et son adresse électronique afin que le Ministère puisse communiquer avec lui, d’une part, pour établir un réseau d’anciens boursiers, d’autre part, pour recourir éventuellement à ses services professionnels.

Avant le départ du boursier du Canada, l’AE doit s’assurer :

• Que le boursier a satisfait à toutes les exigences de son programme de formation;
• Que le boursier a satisfait à toutes les exigences administratives liées à son séjour au Canada (loyer, abonnement aux services essentiels, etc.);
• D’informer le gouvernement du boursier des manquements à une ou à plusieurs des obligations du boursier, le cas échéant;
• D’aviser IRCC de la date de départ du boursier;
• D’aviser le gouvernement bénéficiaire et la mission canadienne dans ce pays de l’itinéraire et de la date d’arrivée de l’étudiant.

3.10.1 Remise des diplômes

Le diplôme officiel parvient au boursier plusieurs mois après son retour du Canada. Lors de la réunion de fin de session, l’AE remet à chaque boursier une lettre ou une plaque confirmant l’obtention de son diplôme. Le directeur du programme universitaire peut aussi lui remettre une attestation.

De plus, dans le but de minimiser les risques de perte des diplômes canadiens par envois postaux ordinaires, l’AE peut demander à l’institution d’enseignement de les lui envoyer. L’AE s’assurera alors de les faire parvenir aux anciens étudiants par le moyen le plus sécuritaire.

3.11 Rapports d’évaluation sur le programme de formation

L’évaluation d’un programme de bourses du Ministère et des objectifs de formation sous-jacents est un processus continu qui s’effectue à l’aide des différents rapports que doivent produire le boursier, l’AE et, le cas échéant, le superviseur de stage. Cette évaluation permet, entre autres, de mettre en relief les points forts et les faiblesses d’un programme de bourses, et ce, dans l’optique d’apporter les ajustements nécessaires afin de maximiser son impact sur le développement des institutions du pays bénéficiaire. En outre, les critères d’évaluation sont définis à partir des objectifs de formation déterminés à l’étape de la planification du programme.

3.11.1 Rapports périodiques

L’AE doit analyser les rapports sur le niveau de progression du boursier étudiant et stagiaire dans leurs programmes respectifs d’études et de formation, et ce, à chaque fin de session. Elle doit également émettre des commentaires ou des recommandations à l’agent de projets d’Affaires mondiales Canada. Ces rapports périodiques de l’AE doivent également contenir les rapports financiers et comptables.

3.11.2 Rapports récapitulatifs

Sur la base de tous les rapports périodiques, l’AE doit produire un rapport annuel récapitulatif pour chaque boursier dans lequel elle émet ses recommandations quant à la reconduction ou non de la bourse et dresse un bilan des déboursés. Ce rapport doit être remis au Ministère.

3.11.3 Rapport final

À la fin du programme de formation, le boursier, l’AE, ainsi que le superviseur de stage, le cas échéant, doivent rédiger un rapport final sur les conditions de réalisation du programme de formation et le remettre au Ministère.

Dans son rapport final, le boursier doit noter ses commentaires sur le programme de formation suivi, sur la gestion globale du programme, ainsi que sur l’ensemble des  difficultés rencontrées en cours de route. Il est également invité à émettre des recommandations dans le but d’améliorer le programme de bourses du Ministère auquel il a participé.

3.12 Évaluation post-formation

Selon l’entente qu’elle a avec le Ministère, l’AE doit réaliser une évaluation post-formation, notamment en se basant sur les considérations suivantes :

• Est-ce que le boursier est retourné dans son pays?
• Est-ce qu’il occupe un poste en lien avec la formation suivie dans le cadre du programme de bourses du Ministère?
• Est-ce que le diplôme obtenu par celui-ci ainsi que ses compétences sont reconnus à leur juste valeur?
• Est-ce que la formation reçue lui permet d’avoir un impact réel dans son milieu de travail?

De plus, l’AE doit veiller à faire respecter les dispositions de l’Entente de formation par tous les signataires. Si le boursier ne retourne pas dans son pays, le programme de bourses est un échec puisque l’objectif premier d’intégrer concrètement à un milieu professionnel les connaissances, habiletés et aptitudes acquises suite à un programme de formation n’est pas atteint.

3.12.1 Mécanismes de suivi

L’AE doit s’assurer de mettre en place un mécanisme de suivi des anciens boursiers afin de savoir ce qu’il advient d’eux après le retour dans leur pays. Bien que d’autres modalités de suivi soient encouragées, l’AE doit veiller à constituer un fichier central des anciens boursiers contenant des informations sur leur adresse, les formations reçues, la durée du séjour ou toute autre donnée pertinente afin d’assurer un suivi quantitatif et qualitatif des formations financées par le Ministère. Cette banque de données peut, par ailleurs, être consultée en tout temps par le Ministère.

Les modalités de ce suivi sont à définir lors de la planification du programme de formation. Le suivi permet également d’établir un réseau d’anciens boursiers qui pourra devenir un bassin de recrutement d’expertises locales.

3.12.2 Reconnaissance du diplôme

Il est primordial que le diplôme obtenu par le boursier au Canada soit reconnu au sein des institutions du pays bénéficiaire étant donné l’impact que cela peut avoir sur le cheminement professionnel du boursier. Dans le cas où le diplôme n’est pas reconnu selon les accords bilatéraux entre le gouvernement du Canada et le gouvernement du pays bénéficiaire, l’AE doit en informer le chargé de projet du Ministère et l’institution d’enseignement qui a accordé le diplôme. Dans certains pays, le Diplôme d’études supérieures spécialisées (DESS)^{Note de bas de page 1} n’est pas reconnu comme diplôme équivalent dans leur système mais est reconnu comme diplôme nord-américain.

Annexes

• Annexe 1 - Entente de formation – étudiant (PDF, 158 Ko)
• Annexe 2 - Entente de formation – Stagiaire ou membre de mission technique (PDF, 515 Ko)