Guide pour la gestion des boursiers au Canada (volet développement) - Chapitre 4

Octobre 2016

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4 Normes financières d’un programme de bourses

Les limites financières applicables sont détaillées dans le Tableau récapitulatif des frais couverts dans le cadre d’un programme de formation pour les étudiants et les Stagiaires au paragraphe 4.16.

4.1 Examens médicaux et visas

Tous les frais relatifs aux examens médicaux obligatoires et à l’obtention des visas et des permis de séjour sont remboursés aux candidats sélectionnés. De plus, les tests et examens médicaux doivent tous être réalisés selon la procédure établie par la mission canadienne dans le pays bénéficiaire ou dans un pays voisin.

L’examen médical est obligatoire si le candidat vient d’un pays désigné par Santé Canada comme ayant une forte incidence de maladies infectieuses ou si le requérant compte séjourner au Canada plus de six (6) mois. C’est un médecin désigné par les autorités canadiennes qui fera l’examen. L’agent des visas de la mission canadienne peut fournir les renseignements voulus à cet égard.

Le dossier médical doit comprendre :

• un examen médical;
• une radiographie pulmonaire;
• des tests sanguins pour dépister la tuberculose, le VIH et autres maladies.

Important : Toutes les questions de santé et de dépistage doivent être traitées avec la plus grande confidentialité.

4.2 Régime de soins de santé

Dans le cadre du programme de formation, l’AE est tenue de fournir une couverture d’assurance de soins de santé jugés nécessaires (régime de base) pour permettre au boursier de compléter son programme d’études ou de formation. Certains boursiers inscrits dans des programmes académiques pourraient bénéficier de la couverture d’assurance offerte par leur institution d’enseignement.

Dès la signature de l’Entente de formation, l’AE doit informer le boursier sur le régime de soins de santé qui lui est offert.

4.3 Frais et organisation du transport aérien

L’AE doit effectuer les démarches nécessaires auprès des compagnies aériennes afin d’organiser le transport du boursier vers le Canada et lors de son retour (réservation, itinéraire et confirmation du plan de vol). Elle doit également faire parvenir au boursier son billet d’avion pour l’aller et son billet d’avion pour le retour, soit deux allers simples. Toutefois, si le boursier prévoit rentrer dans son pays par d’autres moyens, il doit en informer l’AE qui, avec l’agent de projets d’Affaires mondiales Canada, évalueront si cette demande est justifiée. Il est à noter que toute modification d’itinéraire entraînant un coût supplémentaire ou tout arrêt non prévu lors d’un transport aérien sont à la charge du boursier.

Les frais de transport aller-retour entre l’aéroport international du pays bénéficiaire et le lieu de la formation du boursier au Canada sont admissibles. Toutefois, la partie du voyage entre son domicile et l’aéroport international et vice-versa est la responsabilité du boursier ou de son gouvernement. De plus, le transport doit s’effectuer en classe économique, selon le tarif le plus économique, par le chemin le plus court, et les transits doivent se faire dans les délais les plus courts. L’AE doit également recourir aux agences de voyages qui offrent les coûts les plus avantageux.

4.4 Frais de transport des effets personnels

Lors de sa venue au Canada, le boursier n’a droit à aucun montant pour le paiement d’un fret aérien. Il doit ainsi se conformer aux exigences des différentes compagnies aériennes sur les bagages.

Toutefois, lorsque le boursier retourne dans son pays, celui-ci a la possibilité de ramener par fret aérien ou maritime les livres et les biens personnels qu’il a acquis au cours de son programme de formation. Ces biens seront livrés au point d’entrée (aéroport ou port) et leur dédouanement est à la charge du boursier.

• Pour une formation à long terme, le poids maximal autorisé est de 325 kg incluant l’emballage.
  • poids de base autorisé : 100 kg pour la première année (130 kg incluant l'emballage);
  • 50 kg par année supplémentaire ou partie d'année (plus 30 % du poids pour emballage).
• Pour une formation à court terme, le boursier n’a droit à aucun fret. Si l’acquisition de matériel ou de documents s’avère nécessaire pour l’atteinte des objectifs du programme qui finance la formation, l’AE, après accord de l’agent de projets d’Affaires mondiales Canada, peut autoriser un fret n’excédant pas le poids de base de 100 kg (130 kg incluant l’emballage).
• Si le poids dépasse le niveau alloué, le surplus est à la charge du boursier. Les frais d’assurance de l’expédition sont à la charge du boursier.

Par ailleurs, les arrangements relatifs à l’expédition des effets personnels doivent se faire par l’intermédiaire de l’AE ou d’un transitaire reconnu.

Il est à noter que le boursier doit présenter au service des douanes une liste des effets qu’il rapporte dans son pays. Toutefois, les articles suivants ne peuvent être expédiés aux frais du Ministère, notamment :

• Les biens périssables;
• Les combustibles, liquides ou solides;
• Les animaux domestiques ou d’élevage;
• Les boissons alcoolisées;
• Les armes à feu, munitions;
• Les explosifs, corrodants, liquides inflammables, aérosols, huiles de cuisine;
• Les biens qui nécessitent des conditions climatiques particulières.

4.4.1 Perte des effets personnels

Les compagnies aériennes sont responsables du transport des bagages du boursier. Si celui-ci ne les récupère pas au point d’arrivée, il doit en informer immédiatement la compagnie aérienne qui les livrera à son lieu de résidence ou à l’adresse de l’AE. Il est important que chaque bagage ou colis porte une étiquette indiquant clairement les informations suivantes :

• Le nom et le prénom du boursier;
• Le nom, l’adresse complète (incluant la ville, le pays et le code postal) et le numéro de téléphone de l’AE.

Note : Les coûts des assurances pour bagages sont à la charge du boursier.

4.5 Indemnité de voyage

Pour le voyage initial du boursier vers le Canada ou pour tout autre déplacement autorisé durant son séjour au Canada, l’AE verse une avance au boursier pour couvrir ses dépenses. Ces avances sont basées sur les montants indiqués dans la Directive sur les voyages du Conseil national mixte (la Directive). Plus spécifiquement, les dispositions qui s’appliquent au boursier sont celles du « voyageur ». Il est à noter, toutefois, que certaines dispositions s’appliquent strictement au fonctionnaire canadien et ne s’appliquent donc pas au boursier.

4.6 Indemnité d’installation

L’indemnité d’installation est un montant forfaitaire versé en une seule fois au boursier dans les trente (30) jours suivant son arrivée. Cette indemnité est accordée pour les séjours de plusieurs mois, en sus de l’indemnité de subsistance mensuelle.

4.7 Indemnité d’habillement

Cette indemnité est un montant forfaitaire qui est accordé une seule fois par boursier, au besoin, pour l’achat de vêtements nécessaires en raison du climat canadien.

4.8 Indemnité de subsistance journalière

Normalement, pour un séjour de quelques jours ou de quelques semaines, le boursier est logé dans un établissement commercial et reçoit une indemnité de subsistance journalière selon les dispositions de la Directive. Si le boursier réside dans un établissement où les repas sont fournis, l’indemnité de repas est ajustée en conséquence, avec l’approbation de l’agent de projets d’Affaires mondiales Canada. Dans ce cas, le boursier n’aurait pas droit à l’indemnité d’installation.

Toutefois, si le boursier séjourne plusieurs mois dans la même ville, il peut être plus économique de louer un appartement meublé de type commercial ou un appartement ou une résidence dans une institution d’enseignement. Dans ce cas, l’AE aide le boursier dans la recherche d’un tel logement et lui verse l’indemnité de subsistance journalière selon la Directive. L’indemnité d’installation peut être versée lorsque la situation le requiert.

4.9 Indemnité de subsistance mensuelle

Les boursiers du Ministère dont le séjour au Canada est de dix (10) mois ou plus ont droit à une indemnité de subsistance mensuelle qui est calculée à partir des données statistiques de la Société canadienne d’hypothèques et de logement (SCHL) et mise à jour annuellement par le Ministère, normalement à la période estivale.

4.9.1 Activités de recherche

Il est à noter que si l’étudiant effectue une activité de recherche dans le pays bénéficiaire d’une durée égale ou inférieure à trois (3) mois, ce dernier continue de recevoir son indemnité mensuelle de subsistance, car il est tenu pour acquis qu’il conserve son logement au Canada. Toutefois, si le séjour est de plus de trois (3) mois, l’indemnité mensuelle du boursier est réduite pour la durée du séjour. L’activité de recherche doit être approuvée par l’agent de projets d’Affaires mondiales Canada. En aucun cas, le séjour dans le pays bénéficiaire ne devra dépasser six (6) mois.

4.10 Frais de scolarité

Tous les coûts liés aux frais d’admission et aux frais de scolarité obligatoires des boursiers dans une institution canadienne d’enseignement sont admissibles. Dans le cas de séjours à court terme, les coûts d’une formation sur mesure, y compris les frais de matériel didactique peuvent être pris en charge avec l’approbation préalable de l’agent de projets d’Affaires mondiales Canada.

4.11 Frais pour matériel informatique

Les dépenses liées à l’achat d’un ordinateur et des logiciels obligatoires pour le programme de formation du boursier sont admissibles sur présentation des pièces justificatives. Le Ministère se réserve le droit de limiter les montants admissibles à un plafond qu’il jugera nécessaire, et selon les politiques financières existantes au sein du Ministère. L’AE doit aviser le boursier de prendre en considération, dans le choix de l’équipement informatique, sa compatibilité avec les systèmes informatiques utilisés dans le pays bénéficiaire. L’AE doit également informer le boursier que les frais d’entretien de l’ordinateur ainsi que les frais de douanes sont exclusivement à la charge de ce dernier.

Pour l’achat d’un ordinateur, l’AE doit s’assurer que le boursier obtienne deux estimations avant d’arrêter son choix et que l’achat soit fait auprès d’un détaillant reconnu et non auprès d’un particulier.

4.12 Frais pour l’achat de livres

Les dépenses liées à l’achat de livres exigés pour les cours sont admissibles sur présentation des pièces justificatives.

4.13 Frais pour les autres dépenses liées au programme de formation

Pour être admissibles, tous les autres déboursés doivent être indispensables pour le programme de formation et sont remboursés sur présentation des pièces justificatives. Ces dépenses peuvent comprendre notamment l’achat de matériel et d’équipement de recherche, la participation à des conférences ou à des congrès ainsi qu’à des activités de recherche sur le terrain.

4.14 Voyage familial d’urgence

Lors de circonstances exceptionnelles, un voyage familial d’urgence peut être approuvé par l’agent de projets d’Affaires mondiales Canada à condition que celui-ci ne compromette pas ou ne retarde pas le programme de formation.

Un voyage d’urgence peut être approuvé dans le cas du décès ou de l’issue probable du décès à court terme d’un membre de la famille immédiate : père, mère, conjoint légal ou enfant avec ce conjoint légal. Il est à noter qu’un certificat de décès sera exigé par le Ministère.

Le transport aérien international (aller-retour) sera le plus économique et selon la voie la plus directe entre le lieu de formation au Canada et l’aéroport international du pays d’origine.

4.15 Frais liés au décès du boursier

Les frais raisonnables non couverts par l’assurance du boursier pour le rapatriement du corps dans le pays bénéficiaire ou les frais afférents à l’inhumation ou à la crémation dans le pays où le décès s’est produit sont admissibles.

4.16 Tableau récapitulatif des frais couverts dans le cadre d’un programme de formation pour les étudiants et les stagiaires

Examens médicaux et visas (Réf. 4.1)	Frais admissibles sur présentation de pièces justificatives.
Soins de santé (Réf. 4.2)	Frais admissibles selon les directives du régime de soins de santé offert au boursier. Le Ministère rembourse les coûts d’une couverture d’assurance médicale (régime de base) pour le boursier jusqu’à un montant maximum de 150 $ par mois au Canada.
Transport aérien international (Réf. 4.3)	Frais admissibles.  Par la voie la plus directe et en classe économique selon les tarifs les plus économiques.
Expédition des effets personnels (Réf. 4.4)	Voyage aller : aucun fret, bagages autorisés selon la compagnie aérienne; aucun frais supplémentaire admissible. Voyage retour : Séjour ≥ 10 mois : fret aérien ou maritime de 250 kg maximum ou 325 kg incluant l’emballage; Séjour < 10 mois : aucun fret, sauf exceptions; Un seul fret autorisé.
Indemnités de voyage International Au Canada (Réf. 4.5)	Selon les dispositions* de la Directive. *Dispositions visant les « voyageurs » plutôt que les fonctionnaires canadiens.
Indemnité d’installation (Réf. 4.6 & 4.8)	600 $ (montant forfaitaire versé en une seule fois) : pour les boursiers dont le séjour est d’une durée de plusieurs mois.
Indemnité d’habillement (Réf. 4.7)	350 $ (montant forfaitaire versé en une seule fois, au besoin).
Indemnité de subsistance journalière (Réf. 4.8)	Selon les dispositions de la Directive. Applicable aux stagiaires et aux membres de mission technique seulement.
Indemnité de subsistance mensuelle (Réf. 4.9)	1 000 $ (montant de base). Selon les montants précisés à mise à jour des indemnités de subsistance mensuelles Applicable aux étudiants seulement.
Frais de scolarité et de formation professionnelle ou technique (Réf. 4.10)	Frais admissibles sur présentation de pièces justificatives. Plafond fixé par le Ministère.
Informatique* (Réf. 4.11)	Montant maximum de 1 500 $ lorsque nécessaire au programme de formation et sur présentation de pièces justificatives. L’équipement informatique est propriété du boursier.
Livres (Réf. 4.12)	Maximum de 600 $/année académique ou 300 $/session. Frais réels et raisonnables admissibles pour l’achat de livres nécessaires au programme de formation et sur présentation de pièces justificatives.
Participation à des congrès ou à des conférences* (Réf. 3.5)	Limites pour toute la durée du programme de formation : Étudiants de 1e cycle et stagiaires : 500 $ Étudiants de 2e et 3e cycles : 1 000 $ 1 congrès ou conférence par année financière.
Recherche sur le terrain* (Réf. 3.5)	Séjour ≤3 mois : allocation mensuelle maintenue; Séjour >3 mois : allocation mensuelle = 500 $/mois (durée du séjour). Durée maximum : 6 mois.
Autres dépenses liées au programme de formation (Réf. 4.13)	Maximum de 6 000 $ pour toute la durée du programme de formation. Frais réels et raisonnables admissibles si indispensables au programme de formation et sur présentation de pièces justificatives. Ces dépenses comprennent : l’achat de matériel informatique, la participation à des congrès ou à des conférences (frais d’inscription, d’hébergement et de séjour), activités de recherche sur le terrain. Les frais de déplacement (voyage et indemnités de voyage sont imputables aux  postes  budgétaires  « Transport » et « Voyage ».
Voyage familial d’urgence (Réf. 4.14)	Voyage aller-retour avec l’approbation préalable du chargé de projets du Ministère en cas de décès ou de l’issue probable de décès à court terme de : père, mère, conjoint légal, enfant avec ce conjoint légal (voir section 4.3).
Décès du boursier (Réf. 4.15)	Frais admissibles non couverts par l’assurance du boursier pour le rapatriement du corps dans le pays d’origine ou son inhumation ou sa crémation dans le pays où le décès a eu lieu.
Personnes à charge autorisées (Réf. 2.10.2)	S’applique à certains programmes seulement.

*Ces dépenses font partie du poste budgétaire « Autres dépenses liées au programme de formation » et sont donc incluses dans la limite de 6 000 $ qui ne peut être dépassée pour toute la durée du programme.

Tous les frais indiqués ci-dessus sont payés en dollars canadiens.

Annexes

• Annexe 1 - Entente de formation – étudiant (PDF, 158 Ko)
• Annexe 2 - Entente de formation – Stagiaire ou membre de mission technique (PDF, 515 Ko)