Guide pour la gestion des boursiers au Canada (volet développement)

Octobre 2016

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Acronymes

Dans le but d’alléger la lecture de ce document, nous utilisons le masculin comme genre neutre pour désigner tant les femmes que les hommes.

Date d’entrée en vigueur

À compter du 1er octobre 2016, les dispositions du « Guide d’Affaires mondiales Canada (volet Développement) pour la gestion des boursiers au Canada remplacent les versions antérieures de « Gestion des boursiers et boursières au Canada : Manuel de l'agence d'exécution ».

Toute référence, dans un accord de contribution ou dans un contrat de services, au document Gestion des boursiers et boursières au Canada : Manuel de l’agence d’exécution est une référence au présent guide.

Application

Ce Guide s’adresse à la fois aux agents de projets d’Affaires mondiales Canada (le Ministère) et au personnel des agences d’exécution (AE) afin de les encadrer dans la gestion des boursiers du Ministère. Il présente les orientations générales souhaitées par le Ministère dans le cadre de tous ses programmes de bourses du volet Développement. Par bourse, le Ministère entend toute activité de formation, stage ou mission technique au Canada visant l’acquisition de connaissances à l’intention des ressortissants de pays bénéficiaires de l’Aide publique au développement (APD) dont les coûts sont défrayés par le Ministère.

Contexte

L’objectif premier d’un programme de formation offert par Affaires mondiales Canada est étroitement lié au retour dans leur pays des boursiers formés au Canada, afin qu’ils puissent mettre leurs connaissances et leurs compétences au service de leur pays.

Les conditions de l’entente entre Affaires mondiales Canada et l’AE ont toujours préséance sur les conditions du Guide mais elles ne peuvent les excéder.

Ce document présente des modalités financières et organisationnelles pour les boursiers en formation au Canada seulement. Ces modalités ne s’appliquent pas aux personnes en formation dans leur pays ou dans un pays tiers, auxquels cas les modalités financières sont établies par le programme et la mission canadienne en fonction des besoins du programme de formation et des conditions locales.

Afin d’alléger le texte, toute référence à l’AE inclut également les agents de projets d’Affaires mondiales Canada qui gèrent des programmes de bourses sans la collaboration d'une AE.

Autorité

Les normes financières et les modalités de la bourse d’Affaires mondiales Canada sont régies par le Règlement sur l’assistance technique (RAT).

Le Bureau de la gestion des subventions et des contributions (SGD), Direction générale de la planification ministérielle, finances et technologies de l’information du Ministère assure un rôle conseil dans l'interprétation du Règlement sur l'assistance technique auprès des agents du Ministère.

Les AE qui ont des questions ou des commentaires concernant ce Guide devraient communiquer avec l’agent responsable du programme ou du projet au Ministère. Pour des questions d’interprétation du RAT, les agents de projets d’Affaires mondiales Canada peuvent communiquer avec SGD :

Courriel : stagiaires.trainees@international.gc.ca

Adresse :
Affaires mondiales Canada
Distribution et service du courrier – AAG
Édifice Lester B. Pearson
125, promenade Sussex
Ottawa (Ontario)
K1A 0G2
Canada

Les boursiers doivent s’adresser à leur AE pour toute question liée à leur programme de bourses.

1 Introduction

1.1 But d’un programme de bourses

Le but ultime d’un programme de bourses est de renforcer les capacités institutionnelles des pays bénéficiaires de l’Aide publique au développement (APD) en intégrant concrètement au milieu professionnel les connaissances, habiletés et aptitudes acquises par le boursier suite à un programme de formation au Canada.

La décision d’offrir une bourse de formation à un ou à plusieurs individus est le résultat d’ententes entre les pays bénéficiaires de l’APD et le gouvernement du Canada par le biais d’Affaires mondiales Canada.

Les objectifs d’un programme de bourses du Ministère doivent répondre aux besoins et priorités du pays bénéficiaire tout en s’alignant avec les priorités du Ministère. Dans certains cas, une bourse de formation n’est pas offerte à un individu, mais à un gouvernement qui l’attribue ensuite, selon certaines modalités, à l’un de ses ressortissants.

Les programmes de bourses au Canada s’adressent à une grande diversité de ressources humaines dans tous les pays d’intervention du Ministère. Les bénéficiaires  de bourses d’Affaires  mondiales  Canada sont  répartis en deux catégories : « étudiants » et « stagiaires ». Le terme générique de « boursier » comprend ces deux catégories.

1.2 Définitions

Agence d’exécution (AE) : Organisation responsable de l’exécution  de l’entente contractuelle conclue avec Affaires mondiales Canada pour la gestion des boursiers au Canada.

Agent de projets d’Affaires mondiales Canada : Employé du Ministère à qui incombe la tâche d’assurer la mise en œuvre d’un projet et la réalisation de ses objectifs, y compris la négociation et la gestion de l’entente avec l’AE, s’il y a lieu. Au sein du Ministère, le titre exact de cette personne peut varier d’une direction générale à l’autre. L’agent de projets veille à ce que les ententes entre le Canada et les pays bénéficiaires soient respectées et il accorde, après consultation du gouvernement bénéficiaire de l’APD, les autorisations nécessaires lorsqu’il y a des modifications à apporter aux conditions de la bourse. Il est le point de référence de l’AE pour toutes les questions relatives à l’entente, y compris le budget du projet.

Boursier : Personne d’un pays bénéficiaire de l’APD venue entreprendre des études ou une formation spécialisée ou technique au Canada dans le cadre d'un programme de bourses financé par Affaires mondiales Canada. De plus, tout boursier du Ministère doit signer une Entente de formation dans laquelle il s’engage formellement à retourner dans le pays bénéficiaire de l’APD à la fin de son programme de formation. Un résident permanent du Canada ne peut pas être boursier.

Candidat : Citoyen d’un pays bénéficiaire considéré pour un programme de bourses du Ministère.

Comité de concertation local (CCL) : Le comité de concertation local est constitué dans chaque pays bénéficiaire. Sa composition et sa durée de vie varient d’un pays à l’autre. Le CCL est composé d’un ou de plusieurs représentants du gouvernement du pays bénéficiaire, d’un représentant du Ministère dont la responsabilité est de travailler sur les enjeux d’égalité femmes-hommes dans le pays, d’un représentant de l’ambassade du Canada qui agit en tant qu’observateur, d’un ancien boursier qui a séjourné plus de deux ans au Canada dans les cinq dernières années et qui agit comme ressource externe en donnant, sur demande, un avis aux membres du CCL. Les membres du CCL peuvent être les mêmes d’une année à l’autre ou différents. Le CCL procède à une première sélection des candidats, communique sa sélection et les dossiers des candidats à l’agence d’exécution et informe les institutions d’attache de la sélection finale ainsi que les candidats non retenus.

Conseiller d’études : Le conseiller d’études est une personne-ressource au sein d’une institution d’enseignement qui, dans le cas d’un étudiant boursier, a été désignée comme responsable de son encadrement pédagogique et du suivi de son programme. Le conseiller d’études assume un rôle de conseil sur toutes les questions académiques du programme et les exigences liées à un bon rendement. Cette personne sera appelée à formuler des commentaires et des recommandations sur le niveau de performance à atteindre par le boursier, le rythme de ses acquisitions académiques et le respect des échéanciers, ainsi que sur des points spécifiques touchant à sa formation. L’AE doit s’assurer que chaque étudiant bénéficie des services d’un conseiller d’études. Au niveau des 2e et 3e cycles, le directeur de recherche (travail dirigé, mémoire, thèse) est en général le conseiller d’études.

Coordonnateur de l’AE : Personne désignée par l’AE pour gérer le programme de bourses. Le titre exact de cette personne peut varier d’une AE à l’autre. Le coordonnateur de l’AE est la personne-ressource pour les boursiers; il est responsable de leur bien-être au Canada. Essentiellement, sa tâche est de gérer toutes les activités inhérentes au bon déroulement du programme de bourses. Il doit veiller à la bonne circulation des communications dans le but d’assurer, auprès des boursiers et des divers intervenants, une cohérence dans les actions. Les boursiers doivent consulter le coordonnateur de l’AE pour toute question concernant leur programme de formation. Les boursiers ne sont pas censés communiquer directement avec les responsables du Ministère.

Copie certifiée conforme : Photocopie certifiée conforme par un notaire public, un commissaire à l’assermentation, le bureau du registraire ou le directeur ou directeur adjoint de l’établissement ou de l’institution d’enseignement attestant qu’elle constitue une reproduction exacte de l’original et qu’elle est en tous points conforme à l’original. C’est la seule copie autorisée aux termes de ce Guide. Dans toute copie certifiée conforme, le nom du signataire (attestant la copie conforme) doit être écrit en caractères d’imprimerie et en alphabet latin. Des documents provenant de pays étrangers peuvent être certifiés copie conforme par un représentant de l’ambassade, du haut-commissariat ou du consulat du pays d’origine accrédité au Canada et porter son sceau. Il se peut que cette procédure occasionne des frais aux boursiers.

Entente de formation : Document légal liant l’AE, le boursier, son gouvernement local et le Ministère. Dans cette entente, le boursier s’engage à respecter les conditions d’octroi de la bourse d’Affaires mondiales Canada, y compris l’obligation de retourner dans le pays bénéficiaire de l’APD à la fin de son programme de formation. Le gouvernement local certifie aussi dans cette entente que le boursier sélectionné satisfait aux critères requis par le programme de bourses et accepte les conditions de ce dernier.

Étudiant : Boursier dont le séjour au Canada est égal ou supérieur à dix (10) mois (long terme) qui est inscrit à un programme de formation académique dans une institution canadienne d’enseignement dans l’optique d’obtenir un diplôme.

Institution d’attache : Organisation qui emploie le boursier dans son pays. Elle donne au boursier l’autorisation de s’absenter pour poursuivre des études et elle s’engage à réinsérer le boursier après son retour. Plusieurs institutions s’engagent aussi à continuer à verser le salaire de leurs employés durant leur formation.

Institution d’enseignement : Établissement public ou privé au Canada offrant un programme de formation académique ou de formation professionnelle ou technique.

Membre de mission technique : Boursier provenant d’un pays bénéficiaire de l’Aide publique au développement dont le séjour au Canada est de courte durée et dont le mandat est de se charger d’un dossier particulier à caractère professionnel, relevant du domaine technique, commercial, universitaire ou politique. Les conditions offertes à un membre de mission technique sont similaires à celles accordées à un stagiaire.

Pays bénéficiaire : Pays bénéficiant de l’APD auquel est rattaché le boursier.

Personne à charge : Selon le RAT, les « personnes à charge » peuvent être :

• L’époux du boursier dont le mariage avec celui-ci est reconnu par les lois du pays où il a été contracté, à l’exclusion de toute personne dont le mariage avec le boursier fait en sorte que l’un ou l’autre est l’époux de plus d’une personne;
• Le conjoint de fait du boursier (conjoint de fait est défini comme la personne qui vit avec la personne en cause dans une relation conjugale depuis au moins un an);
• L’enfant du boursier ou de son époux ou conjoint de fait ou l’enfant qui a été adopté selon les lois du pays d’origine du boursier par lui, son époux ou son conjoint de fait, si cet enfant :
  • N’a pas atteint l’âge de majorité en vigueur dans le pays d’origine du boursier;
  • Réside ordinairement avec le boursier ou avec le boursier et son époux ou conjoint de fait;
  • Dépend financièrement du boursier ou de son époux ou conjoint de fait;
• Toute personne désignée par Affaires mondiales Canada pour accompagner le boursier dans le cas où celui-ci ne peut, pour des motifs religieux ou sociaux, quitter le pays sans être accompagné d’une autre personne.

Une personne à charge ne peut être un boursier d’Affaires mondiales Canada.

Programme de bourses : Programme d’Affaires mondiales Canada qui offre des bourses d’études ou de stages à des ressortissants de pays bénéficiaires de l’APD. Ce programme est généralement mis en œuvre par l’intermédiaire d’une AE.

Programme de formation : Programme de formation académique pour un étudiant et un programme de formation professionnelle ou technique pour un stagiaire.

Service aux étudiants étrangers : Service au sein d’une institution d’enseignement qui assume un rôle d’intermédiaire entre l’institution et les étudiants étrangers.

Stage : Programme de formation professionnelle ou technique suivi par un stagiaire.

Stagiaire : Boursier dont le séjour au Canada est inférieur à dix (10) mois (court terme) et qui suit une formation spécialisée ou technique, sans viser l’obtention d’un diplôme. Le terme stagiaire comprend tout ressortissant étranger, peu importe son niveau de responsabilité dans le pays d’origine, qui vient au Canada aux frais d’Affaires mondiales Canada pour une formation ou pour du perfectionnement.

Superviseur de stage : Personne-ressource sur le plan professionnel, dans un contexte de travail, dont le rôle est d’assurer le contrôle de la qualité des activités de formation dans une organisation.

1.3 Ressources institutionnelles

Les principales ressources institutionnelles engagées dans un programme de bourses d’Affaires mondiales Canada sont le Ministère lui-même, les institutions d’enseignement au Canada, les organisations canadiennes qui offrent des stages, l’AE et l’organisation d’attache du boursier, c’est-à-dire le gouvernement du pays bénéficiaire, les entreprises privées locales, les institutions d’enseignement de ce pays, de même que les différents partenaires locaux ou autres.

Dans le processus d’attribution d’une bourse de formation au Canada, le gouvernement canadien et le pays bénéficiaire doivent respecter tout accord ou toute entente de coopération signée entre les deux pays.

L’attribution d’un visa d’entrée au Canada est sous l’autorité et la juridiction d’Immigration, Réfugiés, et Citoyenneté Canada (IRCC).

Schéma 1 - Interrelation entre les diverses ressources institutionnelles engagées dans un programme de bourses d’Affaires mondiales Canada

1.4 Ressources humaines

Plusieurs intervenants tels que l’agent de projets d’Affaires mondiales Canada ainsi que le coordonnateur de projet de l’AE jouent un rôle majeur dans l’environnement du boursier en formation au Canada. S’ajoutent à ceux-ci les représentants du service aux étudiants étrangers, le supérieur hiérarchique du stagiaire dans son pays de même que le superviseur de stage.

Schéma 2 - Interrelation entre les diverses ressources humaines engagées dans un programme de bourses d’Affaires mondiales Canada

Annexes

• Annexe 1 - Entente de formation – étudiant (PDF, 158 Ko)
• Annexe 2 - Entente de formation – Stagiaire ou membre de mission technique (PDF, 515 Ko)