Guide de l'assistance technique

À compter du 1er février 2023, la Directive sur les affectations à l'étranger (DAE) remplace le Manuel d'assistance technique (GAT).  La directive s'applique à tous les nouveaux accords de contribution d'aide au développement international approuvés par le ministère. Une période de grâce d'un an a été accordée aux projets existants pour aider les organisations à faire la transition vers la nouvelle directive. Le Manuel ne sera plus en vigueur à partir du 31 janvier 2024. 

Le manuel doit être lu conjointement avec les Annexes au Guide de l’assistance technique mises à jour mensuellement et ces définitions.

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Chapitre 1 - Généralités

1.1 Objet du Guide

Le Guide fournit des informations concernant l'application du Règlement sur l'assistance technique (RAT), lequel confère à Affaires mondiales Canada (nom légal : ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement du Canada) le pouvoir de retenir les services de coopérants canadiens pour la prestation de services dans les pays en développement et en transition ainsi que de leur payer certaines dépenses et de leur accorder certains avantages. Conformément à la politique d'Affaires mondiales Canada, les dépenses et les avantages payables au personnel faisant l'objet d'une affectation de longue durée à l'étranger dans le cadre de projets qu'elle finance ne doivent pas excéder les montants prévus dans le RAT. Par conséquent, Affaires mondiales Canada a étendu la portée des dispositions du Guide aux conseillers des agences d'exécution.

1.2 Modifications au Guide

Affaires mondiales Canada peut, en tout temps, modifier les dispositions du Guide en raison de changements dans les politiques et/ou procédures.

1.3 Contrat du coopérant

Le Guide fait partie intégrante du contrat du coopérant. En cas de divergence entre le Guide et le contrat, les dispositions du contrat priment.

1.4 Portée

Le Guide s'applique aux personnes ayant un contrat de coopérant avec Affaires mondiales Canada. Le Guide peut s'appliquer à un conseiller si l’accord de contribution entre l'agence d'exécution et Affaires mondiales Canada stipule l'application des dispositions au personnel affecté à l'étranger. Avant d'appliquer les dispositions du Guide, l'agence d'exécution doit s'assurer que l’accord de contribution avec Affaires mondiales Canada mentionne le Guide. Le Guide doit toujours être lu en parallèle avec l’accord de contribution, et, en cas de divergence entre les deux, les dispositions de l’accord de contribution priment.

Les dispositions du Guide portent sur les frais légitimes du coopérant/conseiller attribuables à une affectation à l'extérieur du Canada et excluent le gain personnel ou le remboursement d'avantages ou de dépenses non recevables. Le RAT vise à couvrir les dépenses directement attribuables à l'affectation à l'extérieur du Canada et non pas les dépenses qui auraient été engagées si le coopérant/conseiller était demeuré au Canada. Les personnes embauchées pour des affectations de longue durée à l'extérieur du Canada doivent toutes avoir droit aux mêmes avantages de base que les personnes travaillant à l'étranger, dans le même pays mais à des projets différents d'Affaires mondiales Canada. 

L'agence d'exécution peut accorder la totalité ou une partie des avantages mentionnés dans le Guide, mais ceux-ci ne doivent pas être supérieurs aux différents avantages, pris séparément, qui y sont mentionnés. Les conseillers doivent vérifier leur contrat avec l'agence d'exécution pour déterminer les avantages qui s'appliquent.

1.4.1 Personnel recruté au Canada en tant que coopérant ou conseiller

Le personnel recruté en tant que coopérant/conseiller pour une affectation à l'extérieur du Canada doit être citoyen canadien ou résident permanent dont l'adresse au contrat (voir la définition) est au Canada. Les personnes en affectation continue peuvent être recrutées en tant que coopérant ou conseiller. 

Un résident permanent peut perdre son statut de résident canadien s'il vit à l'extérieur du Canada pendant de longues périodes. Le coopérant/conseiller devrait communiquer avec Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada pour de plus amples informations.

Ces personnes sont des coopérants/conseillers et les prestations de ce Guide s'appliquent à toutes ces personnes.

1.4.2 Personnel recruté localement

Même si Affaires mondiales Canada appliquait auparavant des règles strictes qui restreignaient le recrutement aux Canadiens seulement, on a de plus en plus recours à du personnel local ou de pays tiers. Il est parfois plus efficace et rentable de recruter du personnel résidant déjà dans le pays où le projet est réalisé.

Le personnel recruté localement peut être canadien ou non-canadien. Ces personnes ne sont ni des coopérants ni des conseillers et n'ont droit à aucun des avantages mentionnés dans le Guide. Leur engagement est assujetti aux règlements et aux échelles de salaire locales.

1.4.3 Personnel recruté d'un pays tiers

Il se peut que le candidat le plus qualifié pour un poste ne soit résident ni du Canada ni du pays d'affectation. Cette personne n’est ni un coopérant ni un conseiller. La rémunération et les avantages doivent être négociés sur une base individuelle en tenant compte des conditions dans le pays de résidence habituel de la personne (par exemple, la gratuité des soins de santé, le coût de la vie) comparativement aux conditions dans le pays d'affectation. 

Les avantages offerts aux personnes recrutées d'un pays tiers ne doivent pas être supérieurs aux différents avantages, pris séparément, mentionnés dans le Guide.

1.5 Interprétation

Le coopérant, l'agence d'exécution ou le conseiller via l'agence d'exécution doivent adresser toute question concernant le Guide à l’agent de projet d’Affaires mondiales Canada. Ce dernier doit communiquer avec la direction Politique financière sur les subventions et contributions lorsqu’il y a un besoin de directives supplémentaires. Seule la direction Politique financière sur les subventions et contributions d’Affaires mondiales Canada est autorisée à interpréter le Guide en cas d'ambiguïté ou lorsqu'un cas particulier n'y est pas prévu.

Dans le cas de prétendue interprétation ou application erronée du contenu de ce Guide par le coopérant, le conseiller ou l'agence d'exécution, les frais engagés seront la responsabilité du coopérant, du conseiller ou de l'agence d'exécution.

1.6 Couples de coopérants/conseillers

Tous les cas où l'époux/conjoint de fait travaille en tant que coopérant/conseiller sont traités individuellement au moment de la négociation du contrat. Les lignes directrices ci-dessous doivent être appliquées lorsque les deux époux/conjoints de fait sont visés par le Règlement sur l'assistance technique (RAT) ou lorsque l'un est visé par le RAT et l'autre par les Directives sur le service extérieur (DSE) ou que l'un est visé par le RAT et l'autre par un règlement similaire, gouvernemental ou non gouvernemental.

1. Les mêmes avantages ne peuvent être accordés deux fois (aucun chevauchement).
2. Les avantages pour les personnes à charge, y compris l'époux/conjoint de fait, ne peuvent être demandés que par un seul époux/conjoint de fait. Avant la signature du contrat, le coopérant/conseiller doit remplir une déclaration dans laquelle sont clairement identifiées toutes les personnes à charge qui bénéficieront d'avantages en vertu du contrat. Cette déclaration doit faire partie du contrat.
3. Quand les deux époux/conjoints de fait sont visés par le Guide, celui qui déclare les personnes à charge a le droit de demander les avantages prévus dans le Guide pour la famille, mais l'époux/conjoint de fait n'est pas considéré comme une personne à charge aux fins du calcul des indemnités de service à l'étranger. L'autre époux/conjoint de fait a droit seulement au traitement de base, à la contribution au régime de pension s'il y a lieu et à l'indemnité de service à l'étranger au taux non accompagné.
4. Quand un époux/conjoint de fait est visé par le Guide et l'autre par la DSE, la personne visée par les DSE doit déclarer toutes les personnes à charge, y compris l'époux/conjoint de fait, et a le droit de demander les avantages prévus dans la DSE pour la famille. Cependant, l'autre époux/conjoint de fait n'est pas considéré comme une personne à charge aux fins du calcul de l'indemnité de service à l'étranger. La personne visée par le Guide a droit seulement au traitement de base, à la contribution au régime de pension s'il y a lieu et à l'indemnité de service à l'étranger au taux non accompagné.

1.7 Conduite dans le pays d'affectation

1.7.1 Image du Canada à l'étranger

Le coopérant/conseiller joue un rôle dans l'image du Canada à l'étranger. Sa conduite, ainsi que celle des personnes à charge qui l'accompagnent, ne doit pas nuire à l'image du Canada.

Les activités officielles de représentation du gouvernement du Canada incombent au personnel de l'ambassade ou du haut-commissariat, qui est régi par d'autres règlements lui permettant de mener de telles activités.

1.7.2 Lois et coutumes locales

1. Le coopérant/conseiller et les personnes à leur charge doivent respecter les lois et règlements du pays d'affectation, particulièrement les règlements en matière d'emploi et le code de la route. Ils ne doivent pas s'attendre à être traités différemment des citoyens du pays d'affectation par les autorités locales en raison de leur statut ou de leur nationalité. Les coopérants et les conseillers ne sont pas des diplomates et ne bénéficient pas de l'immunité diplomatique.
2. Habituellement, le coopérant/conseiller établit son calendrier de travail en fonction de celui arrêté par les autorités locales canadiennes. Cependant, dans certains pays d'affectation, le représentant d'Affaires mondiales Canada sur le terrain peut recommander que soient respectés à la fois les jours fériés locaux et canadiens.

1.7.3 Confidentialité

Le coopérant/conseiller s'engage à ne divulguer aucune information confidentielle ou secrète dont il pourrait prendre connaissance pendant son affectation, sauf avec l'approbation écrite préalable d'Affaires mondiales Canada.

1.8 Nouvelles affectations ou affectations prolongées

Un coopérant/conseiller dont l'affectation est prolongée, ou qui accepte une nouvelle affectation dans la même ville d'affectation, sans interruption de service, est considéré comme en « affectation continue » (voir la définition au Chapitre 12). Le cas échéant, aucune indemnité supplémentaire pour fret n'est accordée et le coopérant/conseiller n'a pas droit au voyage de réinstallation au Canada.

Un coopérant/conseiller qui est muté à une autre ville d'affectation, sans interruption de service, est considéré être en affectation continue; conséquemment, les articles portant sur la réinstallation s'appliquent.

Un coopérant/conseiller, en affectation continue, conserve ses titres de déplacement pour la durée totale de l'affectation aux fins du calcul de l'aide au déplacement de vacance (voir le chapitre 5.4).

1.9 Interruption de service pendant la durée du contrat

Si, pour une quelconque raison, il y a interruption de service pendant la durée du contrat, par exemple un congé non rémunéré, un congé parental ou un congé de maternité, la définition d'affectation continue ne s'applique plus. Pendant la période d'interruption de service, le traitement et les dispositions du Guide cessent de s'appliquer, d'être payables ou accumulées, y compris celles relatives au logement et aux coûts connexes.

La fréquence de l'aide au déplacement de vacance et des voyages de réunion de famille doit être calculée en considérant la date de retour après une interruption de service comme la date de début d'une nouvelle affectation. (Par exemple, pour l'aide au déplacement de vacance: le coopérant/conseiller doit compter 24 mois d'affectation continue après une période d'interruption de service pour avoir droit à une aide au déplacement de vacance.)

1.10 Références utiles

Affaires mondiales Canada

Politique financière sur les subventions et contributions : FinancialPolicies-GrantsandContributions@international.gc.ca

Annexes au Guide de l'assistance technique

Politique sur les augmentations annuelles de cotisations et de salaires dans le cadre de contrats de service pluriannuels et d’accords de contributions pour la prestation de l’aide internationale au développement

Demande d'adhésion du fournisseur au mode de paiement électronique

Centre d’apprentissage interculturel

Adresse :

Centre d’apprentissage interculturel (CAI)
115, rue Bisson
Gatineau, Québec
J8Y 5M2
Canada
Téléphone : 343 203-8400
Sans frais (au Canada) : 1-800-852-9211
Télécopieur : 819-997-5409
Télécopieur sans frais (au Canada) : 1-877-723-1604
Courriel : cultures@international.gc.ca
Site Web: intercultures.gc.ca

Conseil du Trésor et Conseil national mixte

Formulaires relatifs à la sécurité : Formulaire de vérification de sécurité, de consentement et d'autorisation du personnel

Formulaire d'autorisation de sécurité

Repas et faux frais au Canada et à l'étranger voir la Directive sur les voyages du Conseil national mixte

Taux par kilomètre pour l'utilisation d'un véhicule particulier à des fins professionnelles au Canada. Directives sur les voyages du Conseil national mixte

Taux par kilomètre pour l'utilisation d'un véhicule particulier à des fins professionnelles. Taux de kilométrage aux destinations étrangères

Autres

Services publics et Approvisionnement Canada, pour les tarifs approuvés de certains hôtels en Amérique du Nord et ailleurs à l'étranger

Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada

Agence du revenu du Canada (impôt sur le revenu)

Inscription des Canadiens à l’étranger

Bureaux du gouvernement du Canada à l’étranger – Ambassades et consulats

Le Service d'Information catholique des Chevaliers de Colomb offre des cours de catéchisme en ligne gratuits. Pour de plus amples informations, consultez la rubrique « Service d'Information Catholique (SIC) ».

Banque du Canada

U.S. Department of State, Office of Overseas Schools (anglais seulement)

AEFE – Agence pour l’enseignement français à l’étranger

Chapitre 2 - Exigences préalables à l'affectation

2.1 Exigences de nature médicale et information connexe

Ce chapitre décrit les exigences auxquelles il faut satisfaire avant la signature d'un contrat. Il décrit également les diverses tâches dont doit s'acquitter le coopérant/conseiller après la signature du contrat en prévision de l'affectation à l'étranger ou pendant celle-ci. Un contrat ne doit pas être signé sans que l'éventuel coopérant/conseiller satisfasse aux quatre exigences suivantes, traitées aux sections 2.1.1 a), 2.2, 2.3, et 2.4 ci-dessous:

• Examen médical réussi, pour le coopérant/conseiller et toutes les personnes à charge qui l'accompagnent (voir la section 2.1.1a);
• Souscription à une assurance accident-maladie qui répond aux exigences obligatoires minimales d'Affaires mondiales Canada, pour le coopérant/conseiller et toutes les personnes à charge qui l'accompagnent (voir la section 2.2);
• Vérification de sécurité par les Services de sécurité d'Affaires mondiales Canada, pour le coopérant (et pour le conseiller si Affaires mondiales Canada le juge nécessaire - voir la section 2.3);
• S'il y a lieu, obtention d'un visa du pays d'affectation, pour le coopérant/conseiller et toutes les personnes à charge qui l'accompagnent (voir la section 2.4).

2.1.1 Avant la signature du contrat

Cette section s'applique à tous les contrats, y compris les affectations continues (voir la définition). Dans le cas des prolongations de contrat, voir la section 2.1.2.

1. Examen médical 
   Étant donné que travailler à l'étranger peut être ardu, que les risques sanitaires y sont plus élevés, que les coûts associés au rapatriement pour des raisons médicales peuvent se révéler élevés pour le projet (sur le plan humain et financier), l'agent d'administration doit veiller à ce que l'éventuel coopérant/conseiller et les personnes à charge qui l'accompagnent subissent un examen médical avec succès avant la signature du contrat afin de s'assurer qu'ils jouissent d'une excellente santé mentale et physique. L'éventuel coopérant/conseiller et toutes les personnes à charge qui l'accompagnent doivent faire remplir et signer le formulaire d'examen médical figurant à l'appendice 2 par un médecin. Les agences d'exécution peuvent également utiliser ce formulaire ou utiliser leur propre formulaire. Si l'éventuel coopérant/conseiller ou toute personne à charge qui l'accompagne n'obtient pas de certificat de santé, AUCUN CONTRAT NE SERA SIGNÉ.
2. Vaccination 
   Il incombe au coopérant/conseiller d'obtenir l'information et les conseils sur les vaccins nécessaires pour le pays d'affectation. Tous les coopérants/conseillers et les personnes à charge qui les accompagnent doivent avoir reçu les vaccins requis avant le départ pour le pays d'affectation. Le coût des vaccins requis avant le départ peut être inclus dans la demande de remboursement des dépenses médicales (voir la section 2.1.1 d) qui est soumise à l'agent d'administration.
3. Confidentialité
   Il convient de noter que les renseignements médicaux sont confidentiels; leur divulgation est assujettie aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
4. Procédures pour le remboursement des dépenses médicales 
   Sur présentation des reçus, l'agent d'administration rembourse à l'éventuel coopérant/conseiller toutes dépenses réelles et raisonnables engagées pour les examens médicaux pré-départ obligatoires et les vaccins requis pour le pays d'affectation, les frais de voyage et de transport local engagés pour se rendre au centre médical le plus proche de l'adresse au contrat ou le plus proche de la ville d'affectation dans le cas d'une affectation continue, et en revenir, suivant les dispositions de la Directive sur les voyages du Conseil national mixte (voir la définition).
   Pour certains pays, des mesures préventives s'imposent, par exemple contre l'hépatite B ou le paludisme. Quand les mesures préventives prescrites sont liées à l'affectation et doivent être prises avant le départ pour le pays d'affectation, le coût des médicaments qui doivent être pris jusqu'à la date d'arrivée à la ville d'affectation est remboursé par l'agent d'administration.

2.1.2 Pendant l'affectation

1. Examen médical annuel 
   Le coopérant/conseiller doit communiquer avec son courtier d'assurances médicales pour faire approuver le coût de l'examen médical annuel. Le courtier décidera si l'examen doit être fait dans la ville d'affectation ou ailleurs. Si le coopérant/conseiller ne communique pas avec le courtier avant de passer l'examen médical annuel, les dépenses liées à cet examen peuvent ne pas être remboursées par le courtier.
2. Examen médical pour la prolongation du contrat 
   Si, vers la fin d'une affectation, on envisage de prolonger un contrat pour le même pays d'affectation, le coopérant/conseiller et les personnes à charge qui l'accompagnent peuvent devoir subir un examen médical similaire à celui passé au début de l'affectation. Normalement, un examen médical annuel subi dans les six (6) mois avant la date de prolongation est acceptable.
   Le coopérant/conseiller doit communiquer avec le courtier, qui détermine si l'examen doit être fait et où il doit l'être. Si le coopérant/conseiller ne communique pas avec le courtier avant de passer l'examen, les dépenses liées à l'examen peuvent ne pas être remboursées.
   Lorsqu’un nouveau contrat doit être signé, dans des situations comme celle d’une affectation continue, des examens médicaux réussis sont requis avant la signature du contrat (voir la section 2.1.1).
   Dans des circonstances exceptionnelles, où l'examen médical n'est pas remboursé par le courtier d'assurances médicales, le coopérant/conseiller peut soumettre à l'agent d'administration, une réclamation accompagnée de reçus et une preuve du refus du courtier.
3. Traitement préventif 
   Une fois sur le terrain, les dépenses engagées pour tout traitement préventif prescrit, qui est lié à la ville d'affectation, sont remboursées par la compagnie auprès de laquelle a été souscrite une assurance accident-maladie. Les médicaments préventifs coûteux, tels que le prophylactique pour le paludisme, seront remboursés par le courtier s'ils sont jugés médicalement nécessaires par le médecin du coopérant/conseiller.
   Aucun frais de déplacement lié au traitement préventif dans la ville d'affectation n'est remboursé par l'agent d'administration.

2.1.3 Examens médicaux à la fin du contrat

On recommande aux personnes qui reviennent au Canada après un séjour à l'étranger de subir un examen médical, y compris un test de dépistage de la tuberculose. 

L'agent d'administration rembourse, pour les examens médicaux au retour, les dépenses préalablement approuvées qui sont décrites à la section 2.1.1 d), à la condition que le centre médical soit situé au Canada, qu'il soit celui le plus près de l'adresse au contrat et que les dépenses soient engagées dans les soixante jours qui suivent l'expiration du contrat du coopérant/conseiller.

2.2 Assurance accident-maladie

Le coopérant/conseiller ou l'agence d'exécution est responsable d'obtenir une assurance d'un courtier de son choix. Le coopérant/conseiller peut obtenir le remboursement de cinquante pour cent (50 %) du coût des primes pour la couverture obligatoire décrite à la section 2.2.1 et de la totalité des compléments de prime liés aux conditions exceptionnelles touchant la santé et la sécurité dans la ville d'affectation du coopérant/conseiller et des personnes à charge qui l'accompagnent.

Le coopérant/conseiller ne doit rien signer qui entraîne une obligation juridique envers un courtier d'assurances avant la signature du contrat. Avant la signature du contrat, le coopérant/conseiller doit demander à la compagnie d'assurances d'envoyer à l'agent d'administration une confirmation écrite à l'effet que le coopérant/conseiller et toutes les personnes à charge qui l'accompagnent sont assurables aux fins du présent Guide. Cette confirmation doit attester que le coopérant/conseiller et toutes les personnes à charge qui l'accompagnent rencontrent les exigences obligatoires minimales d'Affaires mondiales Canada définies à la section 2.2.1 et doit indiquer la période de couverture.

Il faut noter que la majorité des compagnies d'assurances exigeront un certificat de santé avant d'accorder une couverture. 

Le coopérant/conseiller doit fournir à l'agent d'administration la confirmation du maintien de la couverture et faire en sorte que cette couverture entre en vigueur le jour du départ du Canada et prenne fin à la date d'expiration du contrat. Les primes doivent être versées avant le départ du Canada.

Le coopérant/conseiller doit soumettre sa réclamation directement à l'assureur. Ces réclamations sont traitées directement avec le coopérant/conseiller et non pas par l'intermédiaire d'Affaires mondiales Canada. Le coopérant/conseiller doit communiquer directement avec le courtier d'assurances pour obtenir des informations additionnelles. 

Affaires mondiales Canada décline toute responsabilité en cas de décès, de maladie, de blessure ou d'incapacité du coopérant/conseiller ou des personnes à charge résultant ou attribuables au service à l'étranger ou résultant de situations qui se présentent pendant la période d'affectation du coopérant/conseiller, même si Affaires mondiales Canada aide à organiser l'évacuation médicale.

2.2.1 Couverture minimale d'assurance accident-maladie

Le coopérant/conseiller et les personnes à charge qui l'accompagnent doivent obtenir la couverture a) et b) suivante pendant l'affectation:

1. Couverture d'un million de dollars canadiens (1 000 000 $ CAN) par personne pour les indemnités pour frais médicaux, ce qui inclut :
   1. les accidents et la maladie
   2. l'examen médical annuel
   3. les médicaments prescrits à titre préventif pour des conditions ou maladies qui sévissent dans la ville d'affectation
   4. l'évacuation médicale, pour couvrir les frais relatifs à une évaluation médicale lorsque les soins médicaux requis ne sont pas disponibles sur place et que l'évacuation est recommandée par un médecin; la couverture pour l'évacuation doit inclure les frais de transport réels et raisonnables pour le retour à la ville d'affectation, après l'évacuation, et de toute personne autorisée à accompagner la personne évacuée
   5. Indemnité quotidienne maximale pour la chambre d'hôpital et les repas (chambre standard): frais habituels et raisonnables dans la ville d'affectation ou à l'endroit où la personne est évacuée.
2. Prolongation de l'indemnité pour frais médicaux lors du retour définitif au Canada, et ce, pour la période d'attente applicable liée à la réinscription au régime provincial.
   PLUS - le coopérant/conseiller seul doit obtenir la couverture c) et d) suivante :
3. Garantie d'assurance-invalidité prolongée: en cas d'invalidité à long terme acquise pendant l'affectation, jusqu'à ce que le requérant ait 65 ans :
   1. Si la rémunération annuelle de base est de quatre-vingt mille dollars canadiens (80 000 $ CAN) ou plus: soixante pour cent (60 %) de quatre-vingt mille dollars canadiens (80 000 $ CAN) (soit un maximum de quatre mille dollars canadiens (4 000 $ CAN/mois).
   2. Si la rémunération annuelle de base est de moins de quatre-vingt mille dollars canadiens (80 000 $ CAN) : soixante pour cent (60%) du salaire de base annuel (par exemple, un maximum de trois mille dollars canadien (3 000 $ CAN/mois) par mois pour un salaire annuel de soixante mille dollars canadiens (60 000 $ CAN)).
4. La couverture doit entrer en vigueur dans les trente (30) jours qui suivent la date du début de l'invalidité prolongée.
5. Mort accidentelle ou mutilation pendant l'affectation: couverture de cinquante mille dollars canadiens (50 000$ CAN).

2.2.2 Assurance médicale pour les personnes à charge qui n'accompagnent pas le coopérant/conseiller se rendant à la ville d'affectation

Lorsqu'elles se rendent à la ville d'affectation, les personnes à charge qui n'accompagnent pas le coopérant/conseiller doivent aussi bénéficier d'une assurance pour couvrir les frais liés à la maladie, aux accidents et à l'évacuation médicale. La couverture doit entrer en vigueur au plus tard le jour du départ du Canada et prendre fin au plus tôt le jour du retour.

Le coopérant/conseiller assume les coûts de la couverture pour les personnes à charge qui ne l'accompagnent pas et doit informer la compagnie d'assurances à l'avance de ses besoins de couverture à court terme.

2.2.3 Procédure de remboursement des primes d'assurance accident-maladie

Le coopérant/conseiller peut obtenir le remboursement de cinquante pour cent (50 %) du coût des primes pour la couverture obligatoire minimale décrite à la section 2.2.1 et de la totalité des compléments de prime liés aux conditions exceptionnelles touchant la santé et la sécurité à la ville d'affectation du coopérant/conseiller et des personnes à charge qui l'accompagnent.

Le coopérant/conseiller doit avoir un contrat signé et soumettre une demande de remboursement à l'agent d'administration à laquelle est jointe la facture détaillée du courtier, qui a été payée, et dans laquelle est précisée la couverture minimale exigée par Affaires mondiales Canada et décrite à la section 2.2.1.

Toute avance versée au coopérant/conseiller en vertu de la section 2.9.2 doit être justifiée au plus tard quinze (15) jours après que la dépense a été engagée. Aucune autre avance n'est consentie avant que l'avance en cours n'ait été justifiée.

Les coûts liés à une couverture additionnelle d'assurance, qui excède la couverture minimale d'assurance exigée par Affaires mondiales Canada, incombent au coopérant/conseiller et ne doivent pas figurer sur la facture soumise à des fins de remboursement.

2.3 Autorisation de sécurité

Remarque: Cette section s'applique uniquement à l'éventuel coopérant. Toutefois, dans certains cas, si Affaires mondiales Canada le juge nécessaire, les conseillers peuvent aussi devoir obtenir une autorisation de sécurité des Services de sécurité d'Affaires mondiales Canada. Le cas échéant, l'agence d'exécution peut remplir le formulaire d’autorisation de sécurité et le retourner au gestionnaire de projet d'Affaires mondiales Canada ou directement aux Services de sécurité d'Affaires mondiales Canada. 

Selon la nature délicate des renseignements et des biens auxquels l'éventuel coopérant aura accès, le gestionnaire de projet doit, avec l'aide des Services de sécurité d'Affaires mondiales Canada, déterminer le type de vérification qui s'impose : une cote de fiabilité ou une cote de sécurité. 

La vérification de la fiabilité est nécessaire lorsque les fonctions ou tâches liées à un poste requièrent l'accès à des informations et à des biens désignés « Protégé », quelle que soit la durée de l'affectation. Une personne à qui est accordée une fiabilité peut avoir accès à l'information et aux biens désignés « Protégé » selon le principe d'accès sélectif.

Une cote de sécurité est nécessaire lorsque les fonctions ou tâches liées à un poste requièrent l'accès à des informations et des biens classifiés (« Confidentiel », « Secret », « Très secret »). Une personne à qui est accordée une cote de sécurité peut avoir accès, selon le principe d'accès sélectif, à l'information et aux biens dont la cote ne dépasse pas celle qui lui a été accordée.

Procédure

Le gestionnaire de projet utilise le formulaire Vérification de sécurité, de consentement et d'autorisation du personnel pour indiquer la cote nécessaire pour le poste et remplit la partie A, « Renseignements administratifs ». 

Si le gestionnaire de projet d'Affaires mondiales Canada estime qu'une habilitation de sécurité est nécessaire, il doit remplir le formulaire Autorisation de sécurité, en plus du formulaire Vérification de sécurité, de consentement et d'autorisation du personnel. 

Le gestionnaire de projet veille à ce que le candidat remplisse sa partie du ou des formulaires et retourne les originaux aux Services de sécurité d'Affaires mondiales Canada.

2.4 Exigences relatives à l'obtention d'un visa pour le pays d'affectation

Si le pays d'affectation exige un certificat médical particulier (par exemple pour le VIH/SIDA) ou d'autres types d'attestation avant d'octroyer un visa d'entrée, le gestionnaire de projet ne conclura pas un contrat avec le coopérant/conseiller avant que ces conditions n'aient été respectées.

1. Avant l'affectation 
   Si des visas sont nécessaires pour le pays d'affectation, le coopérant/conseiller se procurera les formulaires de demande auprès de l'ambassade ou du consulat concerné. Dans certains cas, l'agence d'exécution peut s'occuper de cette formalité pour le conseiller.
   Le délai pour l'obtention d'un visa est habituellement de trois (3) à quatre (4) jours ouvrables, sans compter le temps nécessaire pour la poste. Pour certains pays, le délai peut atteindre cinq (5) semaines. Si les services postaux sont utilisés, les documents doivent toujours être expédiés par courrier recommandé.
2. Pendant l'affectation  
   Si le coopérant/conseiller doit effectuer des voyages à l'extérieur du pays d'affectation dans l'exercice de ses fonctions, il doit obtenir les visas nécessaires.
3. Frais pour les visas 
   Si des frais sont demandés pour l'obtention d'un visa dans le cadre de l'affectation incluant déplacement pour réunion de famille, déplacement à des fins éducatives et déplacement pour événements familiaux malheureux, l'agent d'administration peut rembourser ces frais ainsi que les frais de photo et d'envoi par courrier recommandé. Le coopérant/conseiller assume tous les frais de déplacement connexes.

Les frais pour l'obtention de visas liés à des voyages personnels ne sont pas remboursés.

2.5 Déclaration des personnes à charge

À la signature du contrat et avant le départ du Canada, l'agent d'administration doit faire signer au coopérant/conseiller une déclaration des personnes à charge (voir l'appendice 3), où figurent les informations suivantes :

• Le nom, la date de naissance de toutes les personnes à charge (qu'elles accompagnent le coopérant/conseiller ou non), y compris l'époux/conjoint de fait, ainsi que le lien avec celles-ci.
• Le nom, la date de naissance de toute autre personne qui pourrait avoir droit aux avantages prévus dans le Guide (par exemple un enfant qui n'est pas à la charge du coopérant/conseiller ou un enfant d'une union antérieure qui pourrait effectuer un voyage de réunion de famille) ainsi que le lien avec celle-ci.

En outre, le coopérant/conseiller doit fournir les documents suivants à l'agent d'administration :

• déclaration d'un époux : copie du certificat de mariage.
• déclaration d'un conjoint de fait : Appendice 1, Déclaration incluant deux preuves acceptables à l'effet que le conjoint de fait a partagé la résidence du coopérant/conseiller depuis au moins un an avant la date de début du contrat. Il peut s'agir par exemple d'un relevé bancaire ou d'une facture des services publics adressés au conjoint de fait, à la même adresse que celle du coopérant/conseiller, qui datent d'un an. Lorsqu'il y a eu interruption de la période de cohabitation d'un an, tel qu'indiqué à l'appendice 1, et que l'agent d'administration accepte le statut de conjoint de fait, l'agent d'administration déterminera ce qui constitue une preuve acceptable et en informera le coopérant/conseiller.
• déclaration d'un enfant ou d'un étudiant à charge : copie du certificat de naissance ou documents d'adoption légale.
• déclaration d'un enfant qui n'est pas à charge du coopérant/conseiller ou de leurs époux/conjoint de fait et qui ne vit pas habituellement avec eux mais dont ils assument les frais liés au droit de visite en application d'une entente de garde : copie certifiée de l'entente de garde ou du jugement de divorce, dans lesquels il est indiqué que le coopérant/conseiller ou l'époux/conjoint de fait assume tous les frais de déplacement liés au droit de visite stipulé dans le document juridique.

2.6 Passeports

1. Avant l'affectation  
   Le coopérant/conseiller et les personnes à charge qui l'accompagnent doivent avoir des passeports valides avant le départ pour le pays d'affectation.
   Un passeport valide doit être obtenu pour toute personne à charge qui, même si elle n'entend pas vivre dans la ville d'affectation, est susceptible de voyager pendant la période d'affectation.
2. Pendant l'affectation  
   Il faut toujours avoir un passeport valide. Si un passeport expire alors que son détenteur est à l'étranger, un nouveau passeport doit être demandé dans un délai raisonnable précédent son expiration par le biais de l'ambassade canadienne ou du haut-commissariat dont relève la ville d'affectation.
   Advenant la naissance d'un enfant à l'étranger, une demande d'inscription de l'enfant et une demande de passeport doivent être faites par le biais de l'ambassade canadienne ou du haut-commissariat dont relève la ville d'affectation.
3. Autres cas  
   Si l'époux/conjoint de fait ou une personne à la charge du coopérant/conseiller n'a pas la citoyenneté canadienne, un passeport valide doit être obtenu par le coopérant/conseiller auprès du pays de citoyenneté.
4. Frais pour les passeports  
   Tous les coûts associés à l'obtention des passeports, y compris les frais de passeport, sont à la charge du coopérant/conseiller et ne sont pas remboursés.

2.7 Banques et devises

2.7.1 Arrangements financiers personnels

Avant de quitter le Canada, le coopérant/conseiller doit remplir et soumettre le formulaire « Demande d'adhésion du fournisseur au mode de paiement électronique » publié sur le site Web d'Affaires mondiales Canada. Cela permettra à Affaires mondiales Canada de déposer la rémunération et d'autres paiements dans un compte bancaire canadien particulier. Le conseiller doit obtenir des instructions de l'agence d'exécution.

Il incombe au coopérant/conseiller de faire les arrangements nécessaires pour le transfert de fonds à la ville d'affectation. Les frais liés à de tels transferts ou les commissions liées à la conversion en d'autres devises ne sont pas remboursés. On doit utiliser les services d'un établissement financier reconnu afin de ne pas avoir d'ennuis lors des transferts de fonds.

2.7.2 Réglementation en matière de devises

La réglementation sur les devises en vigueur au pays d'affectation doit être respectée. L'agent d'administration se réserve le droit de demander au coopérant/conseiller de fournir les reçus de change officiels pour confirmer les taux de change appliqués. Toute infraction à la réglementation sur les devises est considérée comme un écart de conduite rendant la personne passible des sanctions prévues dans le contrat du coopérant/conseiller. 

De nombreux pays imposent des restrictions sur l'exportation de devises, il est vivement recommandé au coopérant/conseiller d'obtenir, au début de l'affectation, toutes les informations voulues concernant la réglementation sur les devises.

2.7.3 Taux de change et demandes de remboursement des dépenses

Toute demande de remboursement présentée à Affaires mondiales Canada ou à l'agence d'exécution en devises étrangères est convertie en dollars canadiens selon le taux de change en vigueur le jour où la transaction est payée (par exemple, la facture d'hôtel), ou selon le taux pour la transaction qui est indiqué sur les reçus de conversion de devises, si ce taux excède celui de la Banque du Canada (voir l'adresse Internet à la section 1.10). Pour les autres dépenses engagées (par exemple, repas, taxis) pendant une période prolongée, le taux mensuel de la Banque du Canada est appliqué. Si aucun reçu n'est présenté, le taux de la Banque du Canada est appliqué. Toute demande de remboursement doit être soumise dans la devise dans laquelle la dépense a été effectuée. 

Pour le coopérant : Toutes les avances accordées doivent être justifiées auprès du bureau d'Affaires mondiales Canada qui a accordé l'avance.

2.7.4 Conversion des devises au terme d'une affectation

Il appartient au coopérant/conseiller de convertir les devises locales en sa possession au terme d'une affectation. Les frais bancaires liés à la conversion sont à la charge du coopérant/conseiller. 

Pour le coopérant seulement: L'ambassade ou le haut-commissariat du Canada peut autoriser le transfert d'au plus dix mille dollars canadiens (10 000 $ CAN) provenant exclusivement de la vente d'une voiture particulière privée, à la condition qu'une telle transaction soit légale dans le pays d'affectation. La décision est laissée à la discrétion de l'ambassade ou du haut-commissariat du Canada.

2.8 Formation relative à l'efficacité interculturelle

2.8.1 Centre d'apprentissage interculturel

Le Centre d'apprentissage interculturel (CAI) prépare les individus et les organisations à des affectations à l’internationale depuis 1969. Le mandat du centre est d’aider Affaires mondiales Canada et ses partenaires à développer les compétences interculturelles essentielles au succès international. Les cours du centre, axés sur les compétences, sont basés sur le Profil de la personne efficace sur le plan interculturel (PEI). La PEI est un exposé complet, axé sur les comportements, des compétences, des connaissances et des attitudes requises pour vivre et travailler avec succès dans une autre culture. Le centre propose plusieurs formations et ateliers sur l’efficacité interculturelle. Il propose aussi des outils d’apprentissage en ligne, des outils d’évaluation et un système d’entrevues comportementales pour Affaires mondiales Canada et ses partenaires. Le centre fournit également un soutien international aux organisations et aux équipes par le biais de sa gamme de services de facilitation et développement organisationnel interculturel.

Affaires mondiales Canada reconnaît que les barrières interculturelles comptent parmi les défis importants à relever pour réaliser un développement durable.

Les services d'apprentissage interculturel suivants sont offerts :

1. Programmes sur l'efficacité interculturelle à l'intention des Canadiens affectés à l'étranger : formation pré-départ et bilan-retour pour le personnel d'assistance technique et les jeunes.
2. Programmes sur l'efficacité interculturelle à l'intention des professionnels, des étudiants et des stagiaires qui viennent au Canada : orientation à l'arrivée, bilans de mi-séjour et séances de bilan-retour.
3. Services d'évaluation du personnel.
4. Matériel d'apprentissage, comme la documentation portant sur un pays en particulier, l'information culturelle, des publications et des outils d’apprentissage en ligne spécifiques à certaines cultures.
5. Des conseils et des consultations en matière interculturelle pour appuyer le développement et une aide internationale efficace.

Affaires mondiales Canada a autorisé le CAI à collaborer avec les agences d'exécution et leurs partenaires en matière de développement pour déterminer leurs besoins en matière interculturelle et trouver des solutions appropriées. 

2.8.2 Formation pour les Canadiens affectés à l'étranger (Programmes pré-départ et de bilan-retour)

Tous les frais de formation sont facturés en fonction du recouvrement des coûts. Les frais de transport et d’hébergement pour assister à la formation sont à la charge de l’agence d’exécution.

Lorsque l'agence d'exécution présente son plan d'activités dans une proposition de projet, elle doit prévoir du temps et des fonds pour la formation pré-départ des conseillers. Affaires mondiales Canada rembourse aux agences d'exécution les honoraires du conseiller liés à cette formation seulement si elle est expressément prévue dans le contrat ou l'accord de contribution entre Affaires mondiales Canada et l'agence d'exécution. Les contrats ou ententes avec le coopérant/conseiller doivent inclure les dates des programmes pré-départ ou de bilan-retour pour que le coopérant/conseiller soit rémunéré pendant cette période.

Formation pré-départ - Obligatoire

Dans le cadre des ententes contractuelles entre Affaires mondiales Canada et les agences d'exécution, tous les coopérants/conseillers, les personnes à charge qui les accompagnent et les sous-traitants des agences d'exécution sont obligés de participer à un programme de formation pré-départ. 

Les programmes de formation pré-départ visent à examiner les buts et les priorités de l'affectation et à fournir des informations détaillées sur les préparatifs personnels et professionnels à entreprendre pour assurer la réussite du séjour à l'étranger. Ils assurent une formation sur l'efficacité interculturelle et permettent d'examiner le contexte du pays d'accueil. 

Bilan-retour au terme de l'affectation

Le gestionnaire de projet d'Affaires mondiales Canada peut exiger que le coopérant/conseiller participe à une séance de bilan-retour, laquelle vise à faciliter la réintégration personnelle et professionnelle et à recueillir les leçons tirées de l'expérience. Le cas échéant, l'agent d'administration communiquera avec le Centre d'apprentissage interculturel.

La séance de bilan-retour offre la possibilité aux professionnels de retour au pays de réfléchir sur l'efficacité interculturelle, au développement et à la formation. Elle est conçue pour examiner l'expérience du participant à l'étranger. Les leçons qui sont tirées permettent de jeter une lumière nouvelle sur les initiatives en cours et à venir et de les améliorer.

2.8.3 Services d'évaluation du personnel

L’Évaluation de l’adaptabilité interculturelle (L’EAI) facilite le recrutement international. L'EAI, établi à l'issue de recherches, est un test de jugement situationnel qui permet à l'organisation d'évaluer la capacité d'adaptation et l'efficacité professionnelle du candidat lors d’une affectation internationale.

2.8.4 Ateliers pour les équipes et organisations internationales

La réussite et la durabilité des missions, programmes et projets internationaux repose sur l’efficacité des collaborations qui les constituent. Le Centre d’apprentissage interculturel a développé une gamme de services axée sur le renforcement d’une compréhension et d’un engagement partagé parmi les divers individus et groupes qu’elles rassemblent. Tous ces services visent à appuyer l’atteinte collective de résultats durables.

• Facilitation et développement organisationnel interculturels;
• Ateliers à intervenants ou acteurs multiples;
• Évaluation rapide/échange entre intervenants;
• Démarrage de programme, projet ou mission;
• Appui au rendement de programme, projet ou mission;
• L’évaluation des progrès et les leçons apprises;
• Gestion axée sur les résultats dans un contexte interculturel et à intervenants multiples;
• Cours de formation en facilitation et renforcement des capacités.

Pour plus d’information veuillez contacter directement le CAI.

2.9 Avances

2.9.1 Avances sur les honoraires

Coopérant: Une fois le contrat signé, l'agent d'administration peut remettre au coopérant une avance ne dépassant pas six mille dollars canadiens (6 000 $ CAN). 

Cette avance est recouvrée des honoraires versés ultérieurement en application du contrat, et ce, en trois (3) montants égaux qui sont déduits le dernier jour du deuxième, du troisième, et du quatrième mois de l'affectation du coopérant. 

Conseiller: Si l'agence d'exécution remet une avance au conseiller, celle-ci ne doit pas excéder six mille dollars canadiens (6 000 $ CAN). Le plan de remboursement peut varier.

2.9.2 Avance comptable

Après la signature du contrat et la présentation d'une demande écrite à l'agent d'administration, le coopérant/conseiller peut recevoir une avance comptable pour les dépenses suivantes :

• Cinquante pour cent (50 %) des primes pour la couverture minimale d'assurance accident-maladie exigée par Affaires mondiales Canada et cent pour cent (100 %) des compléments de prime (voir la section 2.2);
• Les frais de réinstallation réels et raisonnables qui ne sont pas couverts par l'indemnité de voyage et de réinstallation (voir la section 4.2).

Le coopérant/conseiller doit rendre compte de toute avance versée au plus tard quinze (15) jours après que les dépenses ont été engagées. Aucune autre avance ne sera consentie avant que l'avance en cours n'ait été justifiée.

2.10 Impôt

2.10.1 Assujettissement à l'impôt

Traitement 

La rémunération du coopérant/conseiller est assujettie à l'impôt canadien car le projet d'Affaires mondiales Canada est financé par le gouvernement. 

Avant de quitter le Canada, le coopérant/conseiller doit communiquer avec l'Agence du revenu du Canada (ARC) afin de déterminer son statut de résidence et d'obtenir toutes les informations nécessaires.

Avantages

L'Agence du revenu du Canada (ARC) a émis l'opinion que le remboursement de la plupart des dépenses réelles est imposable, alors que les indemnités non soumises à une justification ne le sont pas. 

L'introduction du chapitre 12 fournit de plus amples informations sur les procédures administratives, les formulaires à remplir et les rapports à produire lorsqu'une indemnité non soumise à une justification est accordée.

2.10.2 Déclaration de revenus

Le coopérant/conseiller doit soumettre chaque année une déclaration de revenus à l'ARC. 

Affaires mondiales Canada ne fait aucune retenue à la source et fournit aux coopérants un T1204 (Paiements contractuels de services du gouvernement). Affaires mondiales Canada communiquera chaque année avec les coopérants, en décembre ou janvier, par courriel, pour s'enquérir de l'adresse à laquelle le T1204 doit être envoyé. 

Dans le cas des conseillers, l'agence d'exécution émettra les T4 ou T4A pour chaque année civile. 

Ni le coopérant ni le conseiller ne sont des employés d'Affaires mondiales Canada. Affaires mondiales Canada n'est responsable d'aucun paiement et/ou d'aucune déduction qui doivent être faits au nom du coopérant dans le cadre du Régime de pension du Canada ou du Régime des rentes du Québec, et Affaires mondiales Canada ne paie ni ne rembourse aucune portion des dépenses à ce titre. Le conseiller doit discuter de toutes les questions à cet égard avec l'agence d'exécution étant donné que les dispositions peuvent varier selon le statut du conseiller au regard de l'agence d'exécution (par exemple, employé ou sous-traitant).

2.11 Contribution d'Affaires mondiales Canada à un régime de pension

2.11.1 Pour le coopérant

Affaires mondiales Canada n'est responsable d'aucun paiement et/ou d'aucune déduction qui doit être fait au nom du coopérant dans le cadre du Régime de pension du Canada ou du Régime des rentes du Québec, et Affaires mondiales Canada ne paie ni ne rembourse aucune portion des dépenses à ce titre. 

Lorsqu’aucune contribution n'est faite par l'employeur à un régime de retraite ou à un régime de pension agréé, le coopérant peut obtenir le remboursement d'un montant imposable équivalent à cinquante pour cent (50 %) de la contribution du coopérant à un ou plusieurs fonds enregistrés de pension aux conditions suivantes :

• Le montant remboursé n'excédera pas sept pour cent (7 %) du traitement de base versé en application du contrat pour toute année civile.
• Des reçus officiels acceptables pour fins d'impôt ou une lettre d'une banque/institution confirmant l'achat d'une contribution doivent être fournis.
• Le montant remboursé est imposable.
• Toute demande de remboursement doit être soumise à l'agent d'administration au plus tard soixante (60) jours après l'expiration du contrat ou de l'entente.
• Le régime doit être inscrit au nom du coopérant. Le régime enregistré d'épargne-retraite de l'époux n'est pas éligible à un remboursement.
• Le coopérant facturera Affaires mondiales Canada seulement une fois par an, à la fin de l'année civile, pour les contributions liées à cette année civile et/ou pour tout montant admissible non versé les années antérieures.

2.11.2 Pour le conseiller

Quand l'agence d'exécution contribue à un régime de pension au nom du conseiller, les contributions à un tel régime sont considérées péremptoirement comme incluses dans la majoration pour les avantages sociaux ou dans le tarif mensuel/journalier tout compris indiqué dans l'entente ou le contrat entre l'agence d'exécution et Affaires mondiales Canada.

2.12 Assurance-automobile

Le coût de l'assurance-automobile est à la charge du coopérant/conseiller.

2.13 Assurance des effets mobiliers

Le risque de pertes ou de dommages relativement aux effets mobiliers est élevé, particulièrement au cours des expéditions internationales. Il serait sage d'apporter le moins possible d'objets de grande valeur dans le pays d'affectation et d'assurer ses effets mobiliers à leur valeur maximale de remplacement, qu'ils soient en transit, au Canada ou dans le pays d'affectation. Le coût d'une telle assurance est la responsabilité du coopérant/conseiller et il devrait souscrire à une assurance « tout risques » si c'est nécessaire. 

On ne mettra jamais trop d'emphase sur l'importance de posséder des inventaires détaillés et complets de ses effets mobiliers.

Chapitre 3 – Réinstallation – expédition et entreposage

Sous réserve des conditions mentionnées dans ce chapitre, au début et à la fin de l'affectation, l'agent d'administration paiera les frais de réinstallation facturés par les entreprises de déménagement commercial au Canada et à l'étranger pour l'emballage, le transport, l'envoi, l'entreposage en cours de route, l'entreposage à long terme au Canada, la livraison et le déballage des effets mobiliers du coopérant/conseiller et personne à charge qui l'accompagne. Le coopérant/conseiller est responsable de tous les droits de douane et frais d'assurance connexes.

Si l'adresse au départ du Canada ou du retour au Canada diffère de l'adresse au contrat, l'agent d'administration remboursera uniquement les frais réels et raisonnables de réinstallation jusqu'à concurrence des frais qui auraient été engagés pour la réinstallation des effets mobiliers de ou à l'adresse au contrat. Si le coopérant/conseiller ne se réinstalle pas au début ou à la fin du contrat, si le coopérant/conseiller réside soit dans la ville d'affectation ou a décidé de rester dans la ville d'affectation, les dispositions de ce chapitre ne s'appliqueront pas à moins que, tel que décrit à la section 3.2.6, la réinstallation a lieu dans les six (6) mois après la fin du contrat.

Le coopérant/conseiller ne doit rien signer qui entraîne une obligation financière envers une entreprise de déménagement avant la signature du contrat

3.1 Réglementation en matières douanière

Généralement, des règles spéciales s'appliquent en ce qui concerne l'admission en franchise des effets mobiliers au pays d'affectation. Le gestionnaire de projet fournira toute l'information nécessaire à cet égard. Le coopérant/conseiller est responsable du dédouanement au pays d'affectation, mais peut demander conseil au gestionnaire de projet.

Le coopérant/conseiller qui doit amener de l'équipement technique au pays d'affectation doit s'informer des exigences en matière de dédouanement et d'importation ainsi que remplir tous les formulaires nécessaires longtemps à l'avance. On peut avoir besoin de documents dans la langue du pays.

Au retour au Canada, le coopérant/conseiller est responsable du dédouanement aux douanes canadiennes de tous les effets mobiliers et de tous les droits et frais connexes.

3.2 Expédition des effets mobiliers

En ce qui concerne l'expédition des effets mobiliers et l'entreposage à long terme au Canada, le coopérant/conseiller ou l'agence d'exécution doit comparer les tarifs de différentes entreprises de déménagement qui offrent le meilleur rapport qualité/prix. 

L'agent d'administration se réserve le droit d'examiner les prix soumis par les entreprises.

Procédures d'approbation et de paiement

• Une fois le contrat signé, le coopérant/conseiller doit soumettre à l'agent d'administration deux (2) devis détaillés du coût de l'expédition des effets mobiliers à la ville d'affectation. Les devis doivent indiquer le poids net en kilogrammes.
• Les devis sont soumis à la vérification et à l'approbation préalable de l'agent d'administration. L'agent d'administration informe l'entreprise de déménagement choisie des modifications à faire au devis, s'il y a lieu. L'agent d'administration fournira à l'entreprise de déménagement les instructions voulues afin d'aller de l'avant relativement à l'expédition des effets mobiliers, et ce, à l'intérieur des limites de poids indiquées à la section 3.3.
• Le coopérant/conseiller est personnellement responsable de tous frais additionnels liés au dépassement des limites de poids.
• La facture qui doit comporter le poids net en kilogrammes est soumise directement à l'agent d'administration pour paiement.
• Aucun frais administratif ni d'assurance appliqué par l'entreprise de déménagement ne fera l'objet de paiement ou de remboursement par l'agent d'administration.
• L'agent d'administration ne paiera pas la facture avant que les effets mobiliers aient été reçus par le coopérant/conseiller.

3.2.1 Excédent de bagages

Aucun frais pour l'expédition de bagages excédentaires à titre de bagages enregistrés, au début ou à la fin d’une affectation, ne sera payé ou remboursé par l’agent d’administration.

3.2.2 Envois ultérieurs

Le coût de l'envoi ultérieur ne doit pas excéder le coût du transport des effets mobiliers de l'adresse au contrat à la ville d'affectation ou de la ville d'affectation à l'adresse au contrat.

1. Dans les six premiers mois 
   Suivant les limites de poids globales (voir la section 3.3 - Limites de poids), un envoi ultérieur d'effets mobiliers essentiels peut être autorisé par l'agent d'administration. Cet envoi doit se faire dans les six premiers mois de l'installation dans le logement permanent.
2. Pendant l'affectation 
   L’agent d’administration peut autoriser la dépense qui représente le moindre des coûts entre l’envoi d’un excédent de bagage ou l'expédition par avion, suivant la disposition relative au déplacement de vacance (section 5.4.3), si le coopérant/conseiller est affecté dans une ville de niveau III ou plus.
3. Changement dans le nombre de personnes à charge
   Suivant les limites de poids indiquées à la section 3.3, un envoi ultérieur d'effets mobiliers peut être autorisé dans les cas suivants :
   • à la naissance ou l'adoption d'un enfant (au plus 100 kg net);
   • lorsqu'un étudiant à charge quitte la ville d'affectation pour poursuivre ses études au Canada dans le cadre d'un déplacement à des fins éducatives (voir la section 5.6) (au plus 100 kg net);
   • lorsqu'une personne à charge quitte définitivement la ville d'affectation (au plus 300 kg net);
   • lorsqu'une personne à charge qui n'accompagnait pas le coopérant/conseiller au cours de l'affectation le rejoint dans la ville d'affectation en qualité de personne à charge qui l'accompagne. Le poids total des effets mobiliers à envoyer, y compris tous les autres envois ultérieurs pour le coopérant/conseiller, ne doit pas excéder la limite de poids pour la nouvelle taille du ménage (voir la section 3.3);
   • lorsqu'un époux/conjoint de fait a droit au statut de personne à charge (voir l'appendice 1) pendant la période visée par le contrat et rejoint le coopérant/conseiller en qualité de personne à charge qui l'accompagne dans la ville d'affectation, les conditions suivantes s'appliquent :
     • le paiement de l'emballage, de la mise en caisse et du transport est assujetti au processus d'approbation décrit à la section 3.2.
     • sujet à l'approbation préalable de l'agent d'administration, les effets mobiliers sont expédiés à la ville d'affectation à partir:
       • de l'endroit où a eu lieu le mariage; ou
       • du lieu de résidence antérieur de l'époux au moment du mariage; ou
       • de l'adresse au contrat du coopérant/conseiller dans le cas d'un conjoint de fait qui a droit au statut de personne à charge suivant l'appendice 1;
       • jusqu'à concurrence du coût d'un envoi de l'adresse au contrat à la ville d'affectation.
     • le poids total des effets mobiliers expédiés, y compris tous les autres envois pour le coopérant/conseiller, ne doit pas excéder pas la limite de poids autorisée pour la nouvelle taille du ménage du coopérant/conseiller qui est prévue à la section 3.3.
     • le transport des effets mobiliers de l'époux/conjoint de fait ne sera pas autorisé par l'agent d'administration si le déménagement est dans un secteur qui, dans l'esprit de la population locale, est situé en banlieue de la ville d'affectation du coopérant/conseiller.
     • le déménagement doit avoir lieu immédiatement après le mariage ou après la date à laquelle la personne devient une personne à charge et au moins six mois avant la fin du contrat.

3.2.3 Matériel technique

L'agent d'administration peut rehausser la limite de poids de manière à permettre le transport du matériel ou de l'équipement technique que le gestionnaire de projet juge nécessaire pour le projet. Tout matériel technique expédié à la ville d'affectation doit constituer un élément distinct du devis et de la facture finale de l'entreprise de déménagement.

3.2.4 Mutation

Lorsque, à la demande du gestionnaire de projet, un coopérant/conseiller est transféré d'une ville d'affectation à une autre, dans le cadre d'un projet financé par Affaires mondiales Canada, le transport des effets mobiliers est autorisé :

• de l'ancienne ville d'affectation à la nouvelle;
• de l'ancienne ville d'affectation à l'adresse au contrat;
• de l'adresse au contrat à la nouvelle ville d'affectation.

Le poids cumulatif de tous ces envois ne doit pas excéder la limite de poids mentionnée à la section 3.3.

3.2.5 Prolongation de contrat

Aucune indemnité pour expédition d'effets mobiliers n'est accordée en cas de prolongation du contrat dans la même ville d'affectation.

3.2.6 Expédition des effets mobiliers à la fin de l'affectation

Tout comme au début de l'affectation, le coopérant/conseiller doit suivre les procédures indiquées à la section 3.2. Le coopérant/conseiller peut prendre les dispositions nécessaires avec les déménageurs seulement lorsque l'approbation préalable de l'agent d'administration est reçue. Le coopérant/conseiller signe le contrat avec l'entreprise de déménagement et donne toutes les instructions concernant l'expédition, y compris l'adresse devant apparaître sur tous les colis. Habituellement, les colis sont adressés au soin de la compagnie d'entreposage au Canada. 

Si l'adresse du retour au Canada diffère de l'adresse au contrat, l'agent d'administration remboursera uniquement les frais réels et raisonnables de réinstallation jusqu'à concurrence des frais qui auraient été engagés à la fin du contrat pour le transport des effets mobiliers à l'adresse au contrat. Si le coopérant/conseiller ne se réinstalle pas à la fin du contrat pour avoir décidé de rester dans la ville d'affectation, les dispositions de ce chapitre ne s'appliqueront pas à moins que, tel que décrit à la section 3.2.6, la réinstallation a lieu dans les six (6) mois après la fin du contrat.

Les dépenses liées à l'envoi des effets mobiliers ne sont pas remboursées si elles sont engagées plus de six (6) mois après la fin du contrat. Nonobstant ce délai de six (6) mois, pour être admissibles, les demandes de remboursement doivent être soumises par le conseiller avant la date d'expiration du contrat entre Affaires mondiales Canada et l'agence d'exécution. 

Le coopérant/conseiller doit remplir et acheminer les formulaires demandés par la ville d'affectation pour l'exportation de ses effets mobiliers avec l'aide de l'entreprise de déménagement. L'entreprise au Canada qui entrepose les effets mobiliers est habituellement l'emballeur utilisé au moment de la réinstallation. Cette entreprise retient les effets mobiliers à l'entrepôt sous douane jusqu'à l'arrivée du coopérant/conseiller et jusqu'à leur dédouanement.

Il incombe au coopérant/conseiller de veiller au dédouanement de tous ses effets mobiliers au Canada et de payer tous les frais d'assurance ainsi que les droits et taxes connexes.

3.3 Limites de poids

Le poids net maximal du fret aérien et de surface combinés pour le coopérant/conseiller est illustré dans le tableau ci-dessous en kilogramme. Le poids net ne comprend que les effets ménagers et les matériaux d’emballage. Le poids net n’inclut pas les caisses dont le poids varie d’un pays à l’autre.

Nombre de personnes dans le ménage (coopérant/conseiller et personne à charge qui l’accompagnent)	Poids net en kilogramme
1	1,350
2	2,050
3	2,350
4	2,650
5	2,950
6	3,250
7	3,550

L'agent d'administration détermine la répartition entre le fret aérien et le fret de surface, en prenant en considération le coût associé à la subsistance temporaire dans la ville d'affectation.

Remarque : Dans le cas de certains pays, tous les effets mobiliers doivent être envoyés par avion. Consultez la liste publiée dans les Annexes au Guide.

3.4 Effets mobiliers exclus

1. Les effets mobiliers suivants ne peuvent être ni emballés, ni entreposés ni expédiés aux frais d'Affaires mondiales Canada :
   • automobiles, véhicules motorisés et moteurs;
   • barbecues en brique, ciment ou pierre;
   • pierres de patio;
   • matériaux de construction (bois, blocs de ciment, etc.);
   • structures transportables, comme des remises à outils;
   • bateaux, remorques, véhicules tout terrain et motoneiges;
   • avions, pièces d'avion;
   • biens périssables;
   • combustibles liquides ou solides (y compris bonbonnes de gaz pour les barbecues);
   • produits explosifs, produits corrosifs, liquides inflammables, aérosols, huile de cuisson;
   • animaux domestiques ou d'élevage;
   • alcool maison;
   • armes à feu, munitions;
   • biens qui nécessitent des conditions climatiques particulières;
   • équipement ou machinerie agricole ou de construction;
   • articles dont le transport est interdit par la législation internationale (par exemple, les espèces protégées, les trésors nationaux);
   • articles dont le transport ou l'entreposage sont interdits par la législation nationale (par exemple, les stupéfiants, le tabac, l'alcool, les plantes).
2. En cas de doute concernant les effets mobiliers exclus, le coopérant/conseiller doit consulter l'entreprise de déménagement.

3.5 Entreposage à long terme au Canada

Il est recommandé d'utiliser la même entreprise pour le déménagement des effets mobiliers à la ville d'affectation et l'entreposage à long terme.

L'agent d'administration paie les frais d'emballage, de déballage, de transport local et les frais d'entreposage des effets mobiliers à l'endroit le plus près de l'adresse au contrat où existent des installations commerciales acceptables d'entreposage à long-terme. Le paiement est assujetti aux restrictions indiquées ci-dessous. 

Les coûts liés à l'emballage, au transport, au retrait ou à l'entreposage des effets mobiliers pendant l'affectation ne sont pas remboursés. Si une personne à charge rejoint le coopérant/conseiller dans la ville d'affectation pendant l'affectation, le coût du transport des effets mobiliers de la personne à charge jusqu'aux installations d'entreposage n'est pas remboursé.

Limites

1. Maximum mensuel: L'agent d'administration acquitte les coûts réels et raisonnables d'entreposage à long terme jusqu'à concurrence de deux cent quatre-vingt dollars canadiens (280 $ CAN) par mois sur réception d'une facture d'une compagnie commerciale d'entreposage. Le volume/poids des effets mobiliers entreposés et le prix au volume/poids doivent être indiqués sur la facture soumise à l'agent d'administration. Le maximum mensuel d'entreposage est révisé de temps à autre par Affaires mondiales Canada et sera publié dans les Annexes au Guide.
2. Période admissible : La période d'entreposage payée par l'agent d'administration commence, au plus tôt, un mois avant l'entrée en vigueur du contrat et prend fin, au plus tard, un mois suivant son expiration.
3. Assurance : Le coopérant/conseiller est responsable des coûts de l'assurance couvrant ses effets mobiliers entreposés, en transit et dans la ville d'affectation.
4. Effets mobiliers exclus : Les effets mobiliers indiqués à la section 3.4, effets mobiliers exclus, ne sont pas emballés, entreposés ou transportés aux frais d'Affaires mondiales Canada.

3.6 Assurance des effets mobiliers et responsabilités

Le coût de cette assurance est à la charge du coopérant/conseiller.

Sans limiter la portée des dispositions du présent Guide, Affaires mondiales Canada décline toute responsabilité pour les réclamations à l'égard de la perte d'effets mobiliers ou des dommages subis par ceux-ci, que ce soit en transit, au Canada ou à la ville d'affectation.

3.7 Inventaires

On ne saurait trop insister sur l'importance de dresser un inventaire complet et détaillé des effets mobiliers. Pour les assurances et à d'autres fins, le coopérant/conseiller peut devoir préparer quatre inventaires distincts pour le fret aérien, le fret de surface, les bagages accompagnés et l'entreposage à long terme au Canada, et ce pour l'emballeur et l'expéditeur. Le coopérant/conseiller doit consulter l'entreprise de déménagement et le courtier d'assurances concernant ses obligations et pour de plus amples informations à ce sujet.

Chapitre 4 - Voyage - Réinstallation

Sous réserve des conditions mentionnées dans ce chapitre, au début et à la fin de l'affectation, l'agent d'administration paiera les frais de voyage de réinstallation tels que décrits dans ce chapitre. 

Si l'adresse au départ du Canada ou du retour au Canada diffère de l'adresse au contrat, l'agent d'administration remboursera uniquement les frais réels et raisonnables de réinstallation jusqu'à concurrence des frais qui auraient été engagés pour le voyage de réinstallation de ou à l'adresse au contrat. Si le coopérant/conseiller ne se réinstalle pas au début ou à la fin du contrat car le coopérant/conseiller réside soit dans la ville d'affectation ou décide de rester dans la ville d'affectation, les dispositions de ce chapitre ne s'appliqueront pas à moins que, tel que décrit à la section 3.2.6, la réinstallation a lieu dans les six (6) mois après la fin du contrat.

Préparatifs de voyage

Le coopérant/conseiller ne doit rien signer qui entraîne une obligation financière envers un transporteur avant la signature du contrat.

Lorsque des fonds publics sont utilisés, la politique du gouvernement canadien exige que la préférence soit accordée aux transporteurs canadiens.

4.1 Procédures à l'arrivée et au départ

Immédiatement à son arrivée dans la ville d'affectation et immédiatement avant son départ, le coopérant/conseiller doit informer par écrit l'agent d'administration, le gestionnaire de projet et le représentant d'Affaires mondiales Canada sur le terrain de ses dates d'arrivée et de départ ainsi que de celles de toutes personnes à charge qui l'accompagnent:

• La date de départ du logement permanent au Canada;
• La date de départ du Canada;
• La date d'arrivée permanente dans la ville d'affectation au début de l'affectation;
• La date d'installation dans le logement permanent;
• Les dates d'absences temporaires de la ville d'affectation, quelle qu'en soit la raison (voyage d'affaires ou personnel);
• Les dates de retour dans la ville d'affectation après une absence temporaire;
• La date de départ du logement permanent à la fin de l'affectation;
• La date définitive de départ de la ville d'affectation;
• La date d'installation dans le logement permanent au Canada.

Tout changement d'adresse doit également être communiqué par écrit.

Aucune indemnité de service à l'étranger n'est payée avant que l'agent d'administration n'ait reçu la date d'arrivée permanente dans la ville d'affectation du coopérant/conseiller. Ce dernier sera payé jusqu’à la date définitive de départ de la ville d'affectation.

4.2 Coûts du transport liés à la réinstallation et itinéraires

Au début et à la fin de l'affectation, le coopérant/conseiller est responsable de ses préparatifs de voyage. Les frais de voyage doivent être inclus dans l'indemnité de voyage et de réinstallation non soumise à une justification qui est accordée par l'agent d'administration. À la fin de l'affectation, si la destination n'est pas l'adresse au contrat, l'indemnité de voyage et de réinstallation non soumise à une justification ne s'applique pas.

4.2.1 Indemnité de voyage et de réinstallation (ci-après appelée IVR)

L'IVR comprend les éléments suivants :

• Une indemnité de transport pour le coopérant/conseiller et chaque personne à charge qui l'accompagne;
• Les frais de subsistance (voir la définition) pour deux (2) journées à l'adresse au contrat et à la nouvelle ville d'affectation pour le coopérant/conseiller et toutes les personnes à charge qui l'accompagnent qui quittent le Canada;
• Les frais de subsistance pour deux (2) journées à l'ancienne ville d'affectation et à l'adresse au contrat pour le coopérant/conseiller et toutes les personnes à charge qui l'accompagnent lors de la réinstallation au Canada;
• Les frais de subsistance pour deux (2) journées à l'ancienne ville d'affectation et à la nouvelle ville d'affectation pour le coopérant/conseiller et toutes les personnes à charge qui l'accompagnent dans le cadre d'une mutation à une nouvelle ville d'affectation;
• Les frais de subsistance aux escales autorisées.

4.2.2 Procédures pour le calcul et le paiement de l'IVR

Le coopérant/conseiller remplit et soumet à l'agent d'administration, conformément aux dispositions de la présente section, le formulaire relatif à l'IVR (appendice 4). Le montant de l'IVR est soumis à la vérification et à l'approbation préalable de l'agent d'administration. Celui-ci prend les dispositions pour qu'elle soit versée au coopérant/conseiller. Le taux de change en vigueur de la Banque du Canada est celui en vigueur à la date du devis du tarif aérien.

1. Indemnité de transport : Le coopérant/conseiller obtient et joint au formulaire l'offre de prix détaillée d'une agence de voyages, qui représente le coût d'un billet d'avion (ALLER SEULEMENT) à plein tarif en classe économique, pour le coopérant/conseiller et chaque personne à charge qui l'accompagne. Lorsqu'une compagnie aérienne offre des billets à prix réduit pour les enfants, le prix de ce billet doit être inclus, le cas échéant, dans le prix offert et doit être utilisé pour déterminer l'indemnité de transport. Le prix doit être fondé sur l'itinéraire le plus direct entre:
   • l'aéroport principal le plus près de l'adresse au contrat et l'aéroport principal le plus près de la ville d'affectation;
   • à la fin du contrat, entre l'aéroport principal le plus près de la ville d'affectation et l'aéroport principal le plus près de l'adresse au contrat;
   • dans le cas d'une mutation à une autre ville d'affectation, entre l'aéroport principal le plus près de l'ancienne ville d'affectation et l'aéroport principal le plus près de la nouvelle ville d'affectation.

     Dans le cas d'un époux/conjoint de fait qui est une personne à charge qui accompagne le coopérant/conseiller pendant la période du contrat, l'offre de prix du billet d'avion (ALLER SEULEMENT) doit être de l'adresse au contrat ou du lieu de résidence de l'époux/conjoint de fait à la ville d'affectation mais ne doit pas excéder le coût d'un billet d'avion (ALLER SEULEMENT) de l'adresse au contrat à la ville d'affectation.

2. Indemnité d'hébergement temporaire : logement commercial, dans un hôtel à prix moyen, sauf si le coopérant/conseiller peut habiter dans sa propre maison (par exemple, si l'époux/conjoint de fait reste au Canada et continue de vivre dans la maison familiale ou si le coopérant/conseiller peut s'installer immédiatement dans sa résidence permanente dans la ville d'affectation):
   • au début d'un voyage de réinstallation, deux (2) nuits à l'adresse au contrat ou dans la ville d'affectation d'origine;
   • à la fin d'un voyage de réinstallation, deux (2) nuits à la nouvelle ville d'affectation ou à l'adresse au contrat;
   • une escale d'une (1) nuit si elle est autorisée en application de la section 4.2.2 d) ci-dessous.

     Services Publics et Approvisionnement Canada publie les tarifs de certains hôtels sur son site Web. L'agent d'administration peut également tirer parti de l'expérience d'autres voyageurs pour trouver un hôtel à prix moyen à la ville d'affectation ou en route vers celle-ci. Il faut tenir compte de la taille de la famille dans l'attribution de l'indemnité. Par exemple, pour une famille de quatre personnes (coopérant/conseiller, époux/conjoint de fait et deux jeunes enfants), on peut avoir besoin de deux chambres si aucun prix convenable ne peut être obtenu pour une suite de deux chambres. Si un logement privé (autre que sa propre résidence) est utilisé, une indemnité d'hébergement selon la Directive sur les voyages du Conseil national mixte est accordée.

3. Indemnité de repas et de faux frais :
   • Au début d'un voyage de réinstallation, une indemnité pour les repas et les faux frais pour deux (2) jours est consentie au coopérant/conseiller à l'adresse au contrat ou dans la ville d'affectation et une indemnité pour les repas seulement est accordée pour deux (2) jours pour toutes les personnes à charge qui l'accompagnent (c'est-à-dire pas de faux frais);
   • en cas d'escale autorisée, une indemnité pour les repas et les faux frais pour une (1) journée est consentie au coopérant/conseiller et une indemnité pour les repas seulement est accordée pour une (1) journée pour toutes les personnes à charge qui l'accompagnent (voir la section 4.2.2 d);
   • à la fin d'un voyage de réinstallation, une indemnité pour les repas et les faux frais pour deux (2) jours est consentie au coopérant/conseiller à l'adresse au contrat ou dans la nouvelle ville d'affectation et une indemnité pour les repas seulement est accordée pour deux (2) jours pour toutes les personnes à charge qui l'accompagnent;
   • L'indemnité de repas accordée pour un enfant est calculée comme suit en fonction de l'indemnité accordée pour un adulte :
     • Au Canada et aux États-Unis
       • jusqu'à 12 ans - la moitié du tarif quotidien;
       • 12 ans et plus - plein tarif quotidien.
     • À l'extérieur du Canada et des États-Unis
       • jusqu'à 4 ans - la moitié du tarif quotidien;
       • 4 ans et plus - plein tarif quotidien.

   Les taux prévus par la Directive sur les voyages du Conseil national mixte pour les repas et les faux frais doivent être utilisés.

4. Escales autorisées et journées de voyage : Le nombre de journées de voyage et d'escales pour la nuit qui sont autorisés sont déterminés comme suit :
   • Afrique : 2 journées, une escale pour la nuit.
   • Asie : 2 journées, une escale pour la nuit.
   • Caraïbes : 1 journée, aucune escale. Les repas sont payés au besoin au coopérant/conseiller et chaque personne à charge qui l'accompagne, au tarif canadien, selon le tarif prévu par la Directive sur les voyages du Conseil national mixte. Aucun faux frais n'est payé. Une escale pour la nuit peut être autorisée par l'agent d'administration lorsque des correspondances ne sont pas disponibles pour compléter le voyage dans une (1) journée et sans que ce soit la faute du coopérant/conseiller.
   • Europe centrale et de l'Est : 2 journées, une escale pour la nuit.
   • Amérique centrale : 2 journées, une escale pour la nuit.
   • Îles du Pacifique : 2 journées, une escale pour la nuit. Si le prix annoncé indique que les correspondances nécessitent deux escales pour la nuit, l'allocation est ajustée en conséquence.
   • Amérique du Sud : 2 journées, une escale pour la nuit.

4.2.3 Dépenses de réinstallation soumises à une justification

Outre l'IVR, le coopérant/conseiller peut présenter à l'agent d'administration une demande de remboursement des dépenses suivantes, à laquelle il doit joindre les reçus :

1. Taxis - L'utilisation de taxis peut être autorisée par l'agent d'administration lorsqu'il n'est pas possible ou commode d'utiliser les services de la navette d'aéroport ou les services de transport en commun. Dans les demandes de remboursement de frais de taxi, on doit indiquer le point de départ et la destination, l’objectif et le coût de chaque trajet. Les frais pour les trajets en taxi à destination et en provenance des aéroports à l'adresse au contrat, dans les lieux d'escale autorisés et à la ville d'affectation peuvent être remboursés.
2. Si la distance entre l'aéroport et l'adresse au contrat est supérieure à 100 kilomètres, les frais de transports réels et raisonnables sont aussi remboursés sur présentation des reçus. Si le déplacement se fait au moyen d'un véhicule particulier, les taux par kilomètre prévus par la Directive sur les voyages du Conseil national mixte s'appliquent.
3. Les frais d'aéroport, s'ils ne sont pas inclus dans le prix des billets d'avion.
4. Les frais de subsistance temporaires qui ne sont pas inclus dans l'IVR (voir la section 4.3).

Le coopérant/conseiller doit rendre compte de toute avance versée en vertu de la section 2.9.2 au plus tard quinze (15) jours une fois que les dépenses ont été engagées. Aucune autre avance ne sera consentie avant que l'avance en cours ait été justifiée.

4.2.4 Réinstallation pendant les grandes vacances scolaires

Lorsqu'un coopérant/conseiller a droit à une indemnité scolaire pour un étudiant à charge qui ne l'accompagne pas et que la réinstallation se fait pendant les grandes vacances scolaires, l'étudiant à charge peut voyager avec le coopérant/conseiller jusqu'à la ville d'affectation pour les grandes vacances scolaires. Les frais de réinstallation de l'étudiant à charge sont inclus dans l'IVR. Pour le voyage de retour à l'école à la fin des grandes vacances scolaires, les dispositions de déplacement à des fins éducatives s'appliquent (voir le chapitre 5.6).

4.2.5 Réinstallation à la fin d'une affectation

À la fin du contrat, le coopérant/conseiller soumettra un formulaire relatif à l'IVR (appendice 4) à l'agent d'administration, suivant les indications fournies à la section 4.2.2, afin de recevoir l'IVR. La réinstallation doit être effectuée dans les six (6) mois qui suivent l'expiration du contrat. Nonobstant ce délai de six (6) mois, pour être admissible, la demande d'IVR doit être soumise avant l'expiration du contrat entre Affaires mondiales Canada et l'agence d'exécution. À la fin de l'affectation, si la destination n'est pas le Canada, l'indemnité de voyage et de réinstallation non soumise à une justification ne s'applique pas. 

Si l'adresse du retour au Canada diffère de l'adresse au contrat, l'agent d'administration remboursera uniquement les frais réels et raisonnables de réinstallation jusqu'à concurrence des frais qui auraient été engagés à la fin du contrat pour le voyage de réinstallation à l'adresse au contrat. Le coopérant/conseiller peut présenter à l'agent d'administration une demande de remboursement des dépenses indiquées aux articles 4.2.2 et 4.2.3.

Si le coopérant/conseiller ne se réinstalle pas à la fin du contrat car il a décidé de rester dans la ville d'affectation, les dispositions de ce chapitre ne s'appliqueront pas à moins que, tel que décrit à la section 3.2.6, la réinstallation a lieu dans les six (6) mois après la fin du contrat.

4.3 Frais de subsistance temporaires lors d'une réinstallation

Au début et à la fin de l'affectation, un coopérant/conseiller et les personnes à charge qui l'accompagnent peuvent se trouver en situation d'hébergement temporaire parce que leur logement permanent n'est pas encore prêt et disponible. L'agent d'administration rembourse leurs frais de subsistance temporaires selon les dispositions de la présente section.

L'indemnité de repas accordée pour un enfant est calculée comme suit en fonction de l'indemnité accordée pour un adulte:

1. Au Canada et aux États-Unis
• jusqu'à 12 ans - la moitié du tarif quotidien;
• 12 ans et plus - plein tarif quotidien.
2. À l'extérieur du Canada et des États-Unis
• jusqu'à 4 ans - la moitié du tarif quotidien;
• 4 ans et plus - plein tarif quotidien.

4.3.1 Avant le départ du Canada

Avant le départ du Canada, le coopérant/conseiller et les personnes à charge qui l'accompagnent recevront pour une période de deux (2) jours, une indemnité pour l'hébergement temporaire et les repas dans le cadre de l'IVR. Toutefois, si le coopérant/conseiller peut vivre dans sa propre maison, le coopérant/conseiller n'a pas droit à cette indemnité.

4.3.2 À l'arrivée dans le pays d'affectation

Logement disponible

Si, à l'arrivée dans la ville d'affectation, le logement permanent est prêt et disponible et que les effets mobiliers ont été livrés, aucune demande de remboursement pour les frais de subsistance temporaire ne peut être présentée. Si l'IVR incluait deux (2) jours de logement temporaire à l'arrivée à la ville d'affectation, le montant versé est recouvré auprès du coopérant/conseiller par l'agent d'administration. Le coopérant/conseiller a cependant droit à l'indemnité de repas pour une période de deux (2) jours.

Toutefois, si les effets mobiliers ne sont pas arrivés dans la ville d'affectation et que les articles essentiels pour occuper le logement et en assurer l'entretien ne sont pas disponibles, des frais de subsistance temporaires peuvent être demandés par le coopérant/conseiller, suivant les dispositions ci-dessous.

Logement non disponible

Du premier au quatrième jour (1-4):

• Les indemnités de repas et de faux frais sont incluses dans l’IVR (deux jours à l’adresse figurant au contrat, avant le départ du Canada, et les deux premiers jours dans le pays d’affectation).

Du cinquième au trentième jour (5-30):

• Logement commercial : Cent pour cent (100%) de l’indemnité de repas quotidienne consentie au coopérant/conseiller et à chaque personne à charge qui l’accompagne et cent pour cent (100%) de l’indemnité de faux frais consentie au coopérant/conseiller.
• Logement indépendant ou privé : Soixante-quinze pour cent (75%) de l’indemnité de repas quotidienne consentie au coopérant/conseiller et à chaque personne à charge qui l’accompagne et soixante-quinze pour cent (75%) de l’indemnité de faux frais consentie au coopérant/conseiller.

Du tente et unième au trente-cinquième jour (31-35) :

• Logement indépendant ou privé seulement : Aucune indemnité de repas ou de faux frais n’est accordée.

Dès qu'il devient évident que le coopérant/conseiller ne peut emménager dans un logement permanent dans les trente-cinq (35) jours qui suivent son arrivée, le coopérant et l'agence d'exécution, au nom du conseiller, doivent soumettre à l’agent de projet d'Affaires mondiales Canada un rapport écrit dans lequel ils justifient les frais de subsistance temporaires engagés au-delà de la trente-cinquième (35e) journée et indiquent les démarches effectuées pour trouver un logement permanent.

4.3.3 Avant le départ de la ville d'affectation

À la fin de l'affectation, seulement deux jours d'hébergement temporaire dans la ville d'affectation sont autorisés et sont inclus dans l'IVR.

Les dépenses remboursables et l'établissement de l'IVR sont les mêmes que celles s'appliquant au départ du Canada (voir la section 4.2.2).

4.3.4 Retour au Canada

Au retour au Canada, le coopérant/conseiller a droit à deux (2) jours d'hébergement temporaire, qui sont inclus dans l'IVR. Toutefois, les frais de subsistance temporaires engagés ou présentés six mois ou plus après la fin du contrat ne sont pas remboursés.

Chapitre 5 - Voyages

5.1 Déplacements avant et après le contrat

Les frais réels et raisonnables engagés par le coopérant/conseiller sont remboursés conformément à la Directive sur les voyages du Conseil national mixte dans les cas suivants :

1. réunions avant l’affectation, y compris les séances d'information et de bilan et les conférences, seulement si elles sont prévues dans le contrat;
2. examens médicaux pour l'éventuel coopérant/conseiller et les personnes à charge qui l'accompagnent (voir les conditions qui s'appliquent à la section 2.1).

5.2 Déplacements dans le pays d'affectation

5.2.1 Véhicules privés

Il incombe à chaque coopérant/conseiller de prendre lui-même les dispositions pour l'utilisation de véhicules à des fins personnelles dans la ville d'affectation, y compris l'assurance (voir la section 2.12).

5.2.2 Véhicules du projet

Les véhicules du projet sont destinés à l'usage du projet seulement. Par exemple, utiliser un véhicule du projet pour se rendre au travail et en revenir constitue un usage à des fins personnelles et non pas un usage aux fins du projet. L'utilisation d'un véhicule de projet pour des fins personnelles est un avantage auquel le coopérant/conseiller n'a pas droit.

5.3 Déplacements à l'étranger pour fins professionnelles

5.3.1 À la demande du pays d'affectation

Si le pays d'affectation demande au coopérant/conseiller d'effectuer un voyage, il paie normalement les dépenses de voyage (ou accorde une indemnité à la place du remboursement des frais réels et raisonnables) suivant les règlements du pays. Si le coopérant/conseiller fait face à des difficultés à obtenir le remboursement de dépenses de voyage, il doit soumettre une explication écrite au gestionnaire de projet ou à l’agence d’exécution, qui peut autoriser un remboursement conformément à la section 5.3.2.

5.3.2 À la demande du gestionnaire de projet

Un coopérant/conseiller qui se déplace à l'extérieur de la ville d'affectation, à la demande d'Affaires mondiales Canada ou de l'agence d'exécution, a droit au remboursement des dépenses engagées conformément à la Directive sur les voyages du Conseil national mixte. 

Pour obtenir un remboursement, le coopérant/conseiller doit soumettre au gestionnaire de projet ou à l’agence d’exécution une demande de remboursement des frais de voyage, en y joignant les reçus.

5.4 Déplacement pour fins de vacance (ci-après appelé DV)

5.4.1 But du déplacement pour fins de vacance

Il est dans l'intérêt du coopérant/conseiller qui vit et travaille à l'étranger et des personnes à charge qui l'accompagnent de prendre des vacances au Canada ou à l'extérieur de la ville d'affectation.

5.4.2 Allocation de déplacement pour fins de vacance (ci-après appelée ADV)

Le coopérant/conseiller et chaque personne à charge qui l'accompagne ont droit à une ADV représentant soixante-quinze pour cent (75 %) du coût du billet d'avion aller-retour à plein tarif en classe économique, à l'exclusion des taxes, pour l'itinéraire le plus direct entre la ville d'affectation et l'adresse au contrat et retour à la ville d'affectation, sous réserve des conditions suivantes (voir la section 5.4.2 b)).

a) Admissibilité et Fréquence

Durée de l’affectation continue	Cote de mission	Fréquence DV
Quelque soit la durée	0	Aucune
Moins de 2 ans	I-V	Aucune
2 ans ou plus	I-V	Correspond au nombre d'années complètes d'affectation continue moins un, c'est-à-dire un voyage aller-retour pour une affectation de deux ans, deux voyages aller-retour pour une affectation de trois ans, etc.

b) Conditions et exigences en matière de rapport

1. Les conditions et les exigences en matière de rapport à l'égard des indemnités de voyage, qui sont décrites au chapitre 12, doivent être respectées;
2. L’ADV s'applique au coopérant/conseiller, aux personnes à charge qui l'accompagnent et aux étudiants à charge autorisés par le Guide à fréquenter un établissement scolaire dans un pays tiers (voir le Chapitre 8.2.5);
3. Le congé doit être approuvé à l'avance par l’agence d’exécution et cette approbation est assujettie aux besoins opérationnels;
4. L’ADV d'une personne peut être utilisée pour plusieurs déplacements;
5. Les prestations de l’ADV ne peuvent être transférées à une autre personne;
6. L’ADV doit être utilisée aux fins prévues et les déplacements doivent être effectués en dehors de la ville d’affectation;
7. Le point de départ et de fin de l’ADV doit être la ville d'affectation;
8. Un étudiant à charge qui étudie au pays d'affectation, mais non dans la ville d'affectation, parce que le système d'enseignement de la ville d'affectation n'est pas compatible, a droit à l’ADV. Le point de départ et la fin du voyage doivent être la ville d’affection. Le coopérant/conseiller doit demander l'application de la disposition concernant le voyage de réunion de famille pour que l'étudiant effectue le voyage du lieu où est située l'école à la ville d'affectation et inversement;
9. Lorsqu'en raison de circonstances exceptionnelles (voir le chapitre 8.2.5) un étudiant à charge a été autorisé à fréquenter une école dans un pays tiers, l’ADV s'applique tel qu'indiqué au sous paragraphe viii) ci-dessus;
10. L’ADV peut être utilisée pour se rendre ailleurs qu'à l'adresse au contrat au Canada;
11. L’ADV doit être accordée pendant la période d'affectation;
12. L’ADV consentie pour la totalité de la période s’applique aux personnes à charge qui accompagnent le coopérant/conseiller au moment de la présentation de la demande d’ADV. L’ADV ne sera pas rajustée si une personne à charge rejoint le coopérant/conseiller au lieu d’affectation après la présentation d’une demande. Si le coopérant/conseiller a droit à une nouvelle ADV au cours de sa période d’affectation, la nouvelle personne à charge pourra alors être incluse dans la nouvelle demande d’ADV;
13. Le coopérant/conseiller et les personnes à charge qui l’accompagnent ne sont pas tenus de voyager en même temps;
14. Sous réserve de l'approbation préalable de l'agent d'administration, le paiement d'une ADV peut être autorisé pour une personne à charge lorsque, pour des raisons que l'agent d'administration juge valables, le coopérant/conseiller ne voyage pas avec les personnes à charge.

c) Procédures et méthodes de calcul pour l'ADV

1. Les tarifs aériens proposés en date du 1er mai de chaque année seront utilisés pour calculer l’ADV pour la période du 1er juin au 31 mai qui suit. L’agent d’administration doit établir ce tarif en choisissant le tarif le plus abordable entre deux offres indépendantes l’une de l’autre.
2. Les taux de change en vigueur le 1er mai doivent être utilisés aux fins de conversion des tarifs aériens proposés.
3. Au moins deux mois avant le voyage, le coopérant/conseiller remplit et envoie à l'agent d'administration le formulaire de demande pour l'ADV (appendice 5). La demande doit indiquer les dates de voyage prévues, la destination et les coûts liés aux vacances. À la demande doit être jointe l'offre de prix détaillée de l'agence de voyages (les taxes ne doivent pas être incluses dans l'offre de prix). L'offre de prix de l'agence de voyages, à L'EXCLUSION des taxes, doit faire état du prix d'un billet d'avion aller-retour plein tarif en classe économique par l'itinéraire le plus direct entre la ville d'affectation et l'adresse au contrat ainsi que le prix d'un billet plein tarif en classe économique pour un enfant, s'il y a lieu.
4. L'ADV correspond à soixante-quinze pour cent (75%) de l'offre de prix avant taxes. Si l'aéroport principal le plus près est à plus de 100 kilomètres de la ville d'affectation ou de l'adresse au contrat, l'ADV peut aussi inclure un montant pour couvrir la distance aller-retour à laquelle est situé l'aéroport principal. Au Canada, ce montant doit être conforme aux taux par kilomètre prévus dans la Directive sur les voyages du Conseil national mixte ; à l'étranger, ce montant doit être conforme au taux de kilométrage pour les destinations étrangères (taxes incluses) publié à la Directive sur les voyages du Conseil national mixte.
5. Le taux de change de la Banque du Canada applicable  est celui en vigueur la date de l'offre du billet d'avion.
6. La demande de congé annuel approuvée doit être jointe à la demande pour l'ADV (appendice 5) pour que l'ADV soit approuvée et versée.
7. Le montant de l'ADV est soumis à la vérification et à l'approbation préalable de l'agent d'administration. Celui-ci prend les dispositions pour qu'elle soit versée au coopérant/conseiller. Le paiement n'est pas effectué plus de soixante (60) jours avant le voyage.
8. Dans les trente (30) jours qui suivent le voyage, le coopérant/conseiller doit remplir et remettre à l'agent d'administration, le formulaire d'attestation de voyage (appendice 12) mentionné au chapitre 12. Le coopérant/conseiller doit conserver la preuve pendant une période de sept (7) ans et est tenu, lorsque l'agent d'administration lui en fait la demande, de prouver que l'ADV a été utilisée aux fins prévues.
9. En complétant l'appendice 12, le coopérant/conseiller doit indiquer le montant total consacré aux frais de transports et aux dépenses de voyage. Le coopérant/conseiller doit attester qu’au moins soixante-quinze pour cent (75%) de l'ADV accordée est consacrée au voyage et aux dépenses de voyage, ce qui comprend le transport, l'hébergement, les repas et les faux frais comme les excursions et les droits d'entrée et que l'ADV a été utilisée aux fins prévues.
10. L'agent d'administration examine le formulaire d'attestation de voyage et recouvre, s'il y a lieu, les sommes pour lesquelles aucune justification n'a été présentée conformément à ce que prévoit le paragraphe viii ci-dessus.

Aucune indemnité additionnelle ne sera autorisée avant que le formulaire d'attestation de voyage requis ait été soumis à l'agent d'administration.

5.4.3 Autres avantages liés au déplacement pour fins de vacance - Sur justification

Envoi ultérieur d'effets mobiliers :

La portée de la section 3.2.2 b) est élargie afin que toute personne ayant droit à une ADV soit autorisée à demander un envoi ultérieur de 20 kilogrammes de bagage excédentaire si la ville d'affectation comporte un niveau III, IV ou V. Les frais doivent être limités aux moindres coûts des frais d'expédition par avion ou des frais d'excédent de bagage accompagné. Le coopérant/conseiller doit fournir la preuve que la méthode choisie est la plus économique.

5.5 Déplacement pour réunion de famille (ci-après appelé DRF)

5.5.1 Objet du déplacement pour réunion de famille

Le déplacement pour réunion de famille vise à atténuer les difficultés liées à la séparation de la famille en facilitant les réunions de famille dans la ville d'affectation.

5.5.2 Indemnité de déplacement pour réunion de famille (ci-après appelée IDRF)

Le coopérant/conseiller a droit à une IDRF qui équivaut au tarif le plus bas offert pour un voyage par avion, y compris les vols APEX, les vols nolisés et les autres vols à tarifs réduits ou à rabais, pour l'itinéraire le plus direct entre soit le lieu de résidence de la personne à charge, soit l'adresse au contrat, et la ville d'affectation pour les membres de la famille suivants :

a) Admissibilité et fréquence

NOTE: Une « période de 12 mois » est l'année scolaire comme telle, normalement du 1er septembre au 31 août dans l'hémisphère nord et du 1er janvier au 31 décembre dans l'hémisphère du sud. Pour un déplacement effectué par un coopérant/conseiller non accompagné, une « période de 12 mois » est la date d'arrivée dans la ville d'affectation ou la première journée du contrat, selon la dernière de ces dates.

Tableau A DRF: Étudiant à charge de moins de 21 ans au 1er septembre

Établissement d’enseignement	Niveau scolaire	Établissement d’enseignement à la ville d’affectation	Fréquence	Indemnité de déplacement pour réunion de famille
Au Canada ou au pays d’affectation SI le coopérant/conseiller reçoit une indemnité scolaire.	Primaire	Incompatible	2 voyages aller-retour par période de 12 mois.	Établissement d’enseignement/ville d’affectation
Dans un pays tiers.	Primaire	Incompatible	Aucun voyage
Au Canada, au pays d’affectation ou dans un pays tiers.	Primaire	Compatible	Aucun voyage
Au Canada SI le coopérant/conseiller reçoit une indemnité scolaire.	Secondaire	Compatible ou incompatible	2 voyages aller-retour par période de 12 mois	Établissement d’enseignement/ville d’affectation
Dans un pays tiers.	Secondaire	Compatible	Aucun voyage
Dans un pays tiers SI le coopérant/conseiller reçoit une indemnité scolaire.	Secondaire	Incompatible	2 voyages aller-retour par période de 12 mois	Établissement d’enseignement/ville d’affectation

 

Tableau B DRF: Autres situations

Voyageur	Fréquence	Indemnité de déplacement pour réunion de famille
Enfant à charge du coopérant/conseiller ou de l'époux/conjoint de fait qui ne vit pas dans la ville d'affectation, ne va pas à l'école et a moins de 21 ans au 1er septembre.	1 voyage aller-retour par période de 12 mois	La localité où réside le voyageur/ville d'affectation JUSQU'À CONCURRENCE DU coût ville d'affectation/adresse au contrat
Coopérant/conseiller non accompagné qui se rend là où résident les personnes à charge – Dans des situations exceptionnelles seulement.	1 voyage aller-retour par période de 12 mois	Ville d'affectation/localité où résident les personnes à charge JUSQU'À CONCURRENCE DU coût ville d'affectation/adresse au contrat
Personnes à charge qui vont retrouver le coopérant/conseiller non accompagné dans la ville d'affectation.	1 voyage aller-retour par période de 12 mois	Localité où réside le voyageur/ville d'affectation JUSQU'À CONCURRENCE DU coût adresse au contrat/ville d'affectation
Enfant à charge d'une union antérieure pour lequel le coopérant/conseiller ou l'époux/conjoint de fait assume la responsabilité financière des déplacements liés au droit de visite dans le cadre d'un accord juridique.	1 voyage aller-retour par période de 12 mois	Ville d'affectation/localité où réside l'autre parent MOINS le coût ville d'affectation/adresse au contrat
Enfant non à charge de moins de 21 ans au 1er septembre d'une union antérieure, pour lequel le coopérant/conseiller ou l'époux/conjoint de fait assume la responsabilité financière des déplacements liés au droit de visite dans le cadre d'un accord juridique.	1 voyage aller-retour par période de 12 mois	Localité où réside le voyageur/ville d'affectation MOINS le coût adresse au contrat/ville d'affectation
Coopérant/conseiller et personnes à charge qui l'accompagnent se rendant au lieu de résidence d'autres personnes à charge – dans des circonstances exceptionnelles (voir 5.5.2 b) iii).	1 voyage aller-retour par période de 12 mois - Voir 5.5.2 b) iii) pour les conditions.	Ville d'affectation/localité où résident les autres personnes à charge. Le coût ne doit pas excéder ce qui aurait été payé si la personne à charge s'était rendue à la ville d'affectation.
Époux/conjoint de fait lorsque le coopérant/conseiller est accompagné dans la ville d'affectation d'une personne à charge autre que l'époux/conjoint de fait	Aucun voyage	Localité où réside le voyageur/ville d'affectation JUSQU'À CONCURRENCE DU coût adresse au contrat/ville d'affectation
Enfant à charge, de moins de 21 ans au 1er septembre, fréquentant un établissement postsecondaire au Canada	1 voyage aller-retour par période de 12 mois	Localité où réside le voyageur/ville d'affectation JUSQU'À CONCURRENCE DU coût adresse au contrat/ville d'affectation

b) Conditions et exigences en matière de rapport

1. Les conditions et les exigences en matière de rapport qui concernent les indemnités de déplacement, décrites au chapitre 12, doivent être respectées.
2. Tous les DRF doivent être effectués à destination de la ville d'affectation, sauf si la section 5.5.2 b) iii) s'applique. Cet avantage ne vise pas à permettre au coopérant/conseiller de bénéficier de congés additionnels au Canada grâce à « l'échange » de droits de voyage avec le voyageur éligible à voyager.
3. Dans des circonstances exceptionnelles, par exemple une affectation non accompagnée, en raison des conditions sanitaires ou de sécurité à la ville d'affectation, l'agent d'administration peut autoriser des voyages de la ville d'affectation à destination du lieu de résidence des personnes à charge ne résidant pas dans la ville d'affectation. Comme la personne à charge qui n'accompagne pas le coopérant/conseiller peut bénéficier d'un droit de voyage pour réunion de famille, l'IDRF ne doit pas excéder le montant qui aurait normalement été versé pour que la personne à charge qui n'accompagne pas le coopérant/conseiller effectue le voyage jusqu'à la ville d'affectation. En outre, lorsque le DRF est autorisé, cela entraîne l'utilisation d'un (1) droit de DRF pour chaque personne à charge pouvant bénéficier de ce droit. Les demandes concernant les DRF doivent être accompagnées de la demande de congé annuel approuvée.
4. Le DRF doit être autorisé au préalable par l'agent d'administration.
5. L'agent d'administration peut demander une preuve de la fréquentation scolaire à temps plein.
6. Lorsque l'étudiant à charge qui effectue le DRF ne vit pas à l'adresse au contrat, l'agent d'administration paie une IDRF jusqu'à concurrence du coût du transport entre l'établissement d'enseignement et la ville d'affectation.
7. Les visites d'une semaine ou moins ne sont pas approuvées.
8. Les DRF effectués par les étudiants à charge pour visiter les parents doivent être effectués pendant le congé de Noël et/ou les vacances d'été.
9. L'IDRF doit être utilisée aux fins prévues.

c) Procédures et méthode de calcul de l'IDRF

1. Au moins deux (2) mois avant le voyage, le coopérant/conseiller doit remplir, signer et soumettre à l'agent d'administration le formulaire de demande d'indemnité pour réunion de famille (appendice 6). Les tarifs aériens officiels proposés par l'agence de voyages, y compris le tarif aérien le plus bas pour des billets aller-retour, dont les vols APEX, les vols nolisés et les autres vols à tarifs réduits ou à rabais, pour le trajet le plus direct, doivent être communiqués avec le formulaire. 
   Pour déterminer la quote-part des frais de transport du coopérant/conseiller (la partie soustraite (MOINS) mentionnée dans le tableau plus haut), on doit soumettre les tarifs aériens pour la même classe que les tarifs utilisés au titre de l'IDRF.
2. L'IDRF correspond à cent pour cent (100 %) du tarif aérien le plus bas (taxes incluses) et du coût du transport local à destination et en provenance de l'aéroport selon la Directive sur les voyages du Conseil national mixte. Si le transport local est effectué au moyen d'un véhicule à moteur privé, au Canada, ce montant doit être conforme aux taux par kilomètre prévus dans la Directive sur les voyages du Conseil national mixte; à l'étranger, ce montant doit être conforme au taux de kilométrage pour les destinations étrangères (taxes incluses) publié à la Directive sur les voyages du Conseil national mixte.
3. Le taux de change de la Banque du Canada applicable  est celui en vigueur la date de l'offre du billet d'avion.
4. Si le coopérant/conseiller effectue un DRF approuvé au préalable, et ce, à partir de la ville d'affectation (voir la section 5.5.2 b) iii)), une demande de congé approuvée doit être jointe à la demande d'IDRF.
5. Le montant de l'IDRF est soumis à la vérification et à l'approbation préalable de l'agent d'administration. Celui-ci prend les dispositions pour qu'il soit versé au coopérant/conseiller. Le paiement n'est pas effectué plus de soixante (60) jours avant le voyage.
6. Dans les trente (30) jours qui suivent la fin du voyage, le coopérant/conseiller doit remplir et remettre à l'agent d'administration le formulaire d'attestation d'utilisation de l'indemnité de voyage (appendice 11) mentionné au chapitre 12 et conserver, pendant une période de sept (7) ans, la preuve que l'IDRF a été utilisée aux fins prévues.
7. L'agent d'administration examine le formulaire susmentionné et recouvre s'il y a lieu les sommes pour lesquelles aucune justification n'a été présentée.
8. Aucune indemnité additionnelle n'est autorisée avant que le formulaire d'attestation d'utilisation de l'indemnité de voyage requis ait été soumis à l'agent d'administration.

5.5.3 Autres avantages relatifs au déplacement pour réunion de famille - Sur justification

Les frais pour les vaccins (voir la section 2.1.1b)) et visas (voir la section 2.4 c)).

5.6 Déplacement à des fins éducatives (ci-après appelé DFE)

5.6.1 Objet du déplacement à des fins éducatives

Le déplacement à des fins éducatives vise à payer les frais de transport d'un étudiant à charge qui fréquente un établissement scolaire approuvé hors de la ville d'affectation, conformément au chapitre 8, lorsque ni le déplacement lié à une réinstallation ni le déplacement pour réunion de famille ne s'appliquent.

5.6.2 Indemnité de déplacement à des fins éducatives (ci-après appelé IDFE)

Le coopérant/conseiller a droit à une IDFE qui équivaut au tarif le plus bas d'un voyage par avion, y compris APEX, les vols nolisés et les autres tarifs réduits ou à rabais, pour le trajet le plus direct, tel qu'indiqué à la section 5.6.2 b) ii) ci-dessous.

1. Conditions et exigences en matière de rapport
• Les conditions et les exigences en matière de rapport concernant les indemnités de déplacement non soumises à une justification, qui sont décrites au chapitre 12, doivent être respectées.
• Le coopérant/conseiller doit recevoir une indemnité scolaire, dont il est question au chapitre 8, pour l'étudiant à charge qui effectue le déplacement.
• Le DFE est accordé lorsque les établissements d'enseignement dans la ville d'affectation ne sont pas compatibles ou lorsque par choix des parents, un étudiant à charge de niveau secondaire fréquente une école hors de la ville d'affectation.
2. Procédures et méthodes de calcul de l'IDFE
• Le coopérant/conseiller soumet à l'agent d'administration un formulaire signé de demande d'indemnité de déplacement à des fins éducatives (appendice 7). Les tarifs aériens officiels indiqués par l'agence de voyages, y compris le tarif le plus bas pour des billets aller-retour, ce qui inclut les vols APEX, les vols nolisés et les autres vols à tarifs réduits ou à rabais, pour le trajet le plus direct, doivent être communiqués à l'agent d'administration avec le formulaire.
• L'IDFE est constituée des éléments suivants :
• cent pour cent (100 %) du tarif aérien le plus bas offert (taxes incluses) :
• de la ville d'affectation au lieu où se trouve l'établissement d'enseignement lorsque l'étudiant à charge vivait avec le coopérant/conseiller à la ville d'affectation, jusqu'à concurrence des frais de transport entre la ville d'affectation et l'adresse au contrat;
• de la ville d'affectation au lieu où se trouve l'établissement d'enseignement lorsque l'étudiant à charge a effectué un déplacement dans le cadre d'une Indemnité de voyage et de réinstallation (IVR) à la ville d'affectation avec le coopérant/conseiller, jusqu'à concurrence des frais de transport entre la ville d'affectation et l'adresse au contrat;
• de l'adresse au contrat au lieu où se trouve l'établissement d'enseignement lorsque l'étudiant à charge n'accompagne pas le coopérant/conseiller dans le cadre d'une réinstallation à la ville d'affectation;
• du lieu où se trouve l'établissement d'enseignement à l'adresse au contrat à la fin du contrat du coopérant/conseiller;
• de l'ancienne ville d'affectation au lieu où se trouve l'établissement scolaire dans le cas d'une mutation à une autre ville d'affectation.
• les frais de transport local à destination et en provenance de l'aéroport au point de départ et d'arrivée, qui peuvent être inclus dans l'IDFE. Si le DFE est effectué au moyen d'un véhicule à moteur privé, le taux par kilomètre payable est établi suivant la Directive sur les voyages du Conseil national mixte.
• Le taux de change de la Banque du Canada applicable  est celui en vigueur la date de l'offre du billet d'avion.
• Lorsque, dans des circonstances exceptionnelles, la direction Politique financière sur les subventions et contributions a autorisé la fréquentation d'un établissement scolaire dans un pays tiers, l'IDFE ne doit pas excéder le coût du tarif aérien le plus bas entre la ville d'affectation et l'adresse au contrat.
• Le montant de l'IDFE est soumis à la vérification et à l'approbation préalable de l'agent d'administration. Celui-ci prend les dispositions pour qu'il soit versé au coopérant/conseiller. Le paiement n'est pas effectué plus de soixante (60) jours avant le voyage.
• Dans les trente (30) jours qui suivent la fin du DFE, le coopérant/conseiller doit remplir et remettre à l'agent d'administration le formulaire d'attestation d'utilisation de l'IDFE (appendice 11) mentionné au chapitre 12 et conserver la preuve que l'IDFE a été utilisée aux fins prévues.
• Les coopérants/conseillers doivent pouvoir prouver que l'IDFE a été utilisée aux fins prévues.
• L'agent d'administration examine le formulaire d'attestation d'utilisation de l'IDFE et recouvre s'il y a lieu les sommes pour lesquelles aucune justification n'a été présentée.
• Aucune indemnité additionnelle n'est autorisée avant que le formulaire susmentionné ait été soumis à l'agent d'administration.

5.6.3 Dépenses liées au déplacement à des fins éducatives - Sur justification

Les frais pour les vaccins (voir la section 2.1.1b)) et visas (voir la section 2.4 c)).

5.7 Déplacement pour événements familiaux malheureux (ci-après appelé DEFM)

5.7.1 But du déplacement pour événements familiaux malheureux

Le déplacement pour événements familiaux malheureux vise à rembourser au coopérant/conseiller les frais de transport découlant d'une maladie ou de blessures plaçant un membre de la famille dans un état critique ou du décès d'un membre de la famille, conformément au tableau à la section 5.7.2 ci-dessous, lorsque ces frais excèdent ceux qu'il aurait engagés s'il avait habité à l'adresse au contrat.

5.7.2 Indemnité de déplacement pour événements familiaux malheureux (ci-après appelé IDEFM)

Le coopérant/conseiller a droit à une IDEFM qui correspond au coût du billet d'avion le moins cher, ce qui comprend les vols APEX, les vols nolisés et les autres vols tarifs réduits ou à rabais, pour le trajet le plus direct, au moment où les dispositions sont prises. Il peut s'avérer impossible d'obtenir des tarifs réduits à court préavis.

a) Admissibilité

Le DEFM est accordé pour une maladie ou blessures plaçant dans un état critique ou décès, les membres de la famille suivants :

Déplacements pour évènements familiaux malheureux – Maladie ou blessures plaçant dans un état critique ou décès

Personne touchée	Voyageur	Indemnité de déplacement pour évènements familiaux malheureux
Coopérant/conseiller	Époux/conjoint de fait qui réside dans la ville d'affectation.	Maladie/blessures plaçant dans un état critique pendant un voyage pour fins professionnelles : les frais de transport aller-retour entre la ville d'affectation et la localité de la personne touchée. Décès pendant un voyage pour fins professionnelles : les dispositions de réinstallation s'appliquent immédiatement OU les frais de transport aller-retour entre la ville d'affectation et la localité où le décès est survenu et le lieu d'inhumation ou du service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation), MOINS les frais de transport entre l'adresse au contrat et le lieu de l'inhumation ou du service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation). Les dispositions de réinstallation s'appliquent immédiatement au retour dans la ville d'affectation. Décès dans la ville d'affectation : les dispositions de réinstallation s'appliquent.
	Époux/conjoint de fait qui ne réside pas dans la ville d'affectation.	Maladie/blessures plaçant dans un état critique dans la ville d'affectation ou pendant un voyage pour fins professionnelles: les frais de transport aller-retour entre la localité où réside le voyageur et la localité de la personne touchée MOINS les frais de transport aller-retour entre l'adresse au contrat et la localité où réside le voyageur
	Enfant à charge qui réside dans la ville d'affectation et un étudiant à charge.	Décès: les dispositions de réinstallation s'appliquent.
	Personne acceptable. Note: Avant d'approuver le déplacement d'une "personne acceptable", l'agent d'administration doit tenir compte des autorisations légales qui peuvent être nécessaires pour un traitement médical, une intervention chirurgicale ou des soins de santé et il cherchera des moyens à s'assurer que la personne qui voyage a la capacité juridique.	Maladie/blessures plaçant dans un état critique un coopérant/conseiller non accompagné dans la ville d'affectation où qui est un parent célibataire et que tous les personnes à charge qui l'accompagnent ont toutes moins de 21 ans: les frais de transport aller-retour entre la localité où réside le voyageur et la ville d'affectation et/ou jusqu'à la localité où le coopérant/conseiller suit un traitement médical MOINS les frais de transport entre la localité où réside le voyageur et l'adresse au contrat.
Personne à charge qui réside dans la ville d'affectation.	Coopérant/conseiller et personne à charge qui réside dans la ville d'affectation et étudiant à charge.	Décès: les frais de transport aller-retour entre la localité où réside le voyageur et le lieu d'inhumation ou du service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation), MOINS les frais de transport aller-retour entre l'adresse au contrat et le lieu d'inhumation ou du service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation).
Personne à charge qui ne réside pas dans la ville d'affectation.	Coopérant/conseiller et/ou époux/conjoint de fait qui réside dans la ville.	Maladie/blessures plaçant dans un était critique: les frais de transport aller-retour entre la ville d'affectation et la localité où réside la personne touchée MOINS les frais de transport aller-retour entre l'adresse au contrat et la localité où réside la personne touchée. Décès: les frais de transport aller-retour entre la ville d'affectation et le lieu où le décès est survenu et le lieu d'inhumation ou du service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation), MOINS les frais de transport aller-retour entre l'adresse au contrat et lieu d'inhumation ou du service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation).
	Personne à charge qui réside dans la ville d'affectation et un étudiant à charge.	Décès : les frais de transport aller-retour entre la ville d'affectation et le lieu d'inhumation ou du service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation), MOINS les frais de transport aller-retour entre l'adresse au contrat et lieu d'inhumation ou du service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation).
Étudiant à charge qui ne réside pas dans la ville d'affectation	Coopérant/conseiller, époux/conjoint de fait qui réside dans la ville d'affectation et un nouveau-né ou un jeune enfant qui est obligé d'accompagner l'un de ses parents.	Maladie/blessures plaçant dans un état critique : les frais de transport aller-retour entre la ville d'affectation et la localité où réside la personne. Décès : les frais de transport aller-retour entre la ville d'affectation et le lieu où le décès est survenu et le lieu d'inhumation ou du service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation), MOINS les frais de transport aller-retour entre l'adresse au contrat et lieu d'inhumation ou du service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation).
	Personne à charge qui réside dans la ville d'affectation et un étudiant à charge.	Décès : les frais de transport aller-retour entre la ville d'affectation et le lieu d'inhumation ou du service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation), MOINS les frais de transport aller-retour entre l'adresse au contrat et lieu d'inhumation ou du service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation).
Enfant non à charge mais pas né d'une union antérieure du coopérant/conseiller ou époux/conjoint de fait	Coopérant/conseiller et/ou l'époux/conjoint de fait qui réside dans la ville d'affectation.	Maladie/blessures plaçant dans un état critique ou décès : les frais de transport aller-retour entre la ville d'affectation et la localité où réside la personne touchée ou le lieu d''inhumation ou du service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation), MOINS les frais de transport aller-retour entre l'adresse au contrat et la localité où réside la personne touchée ou le lieu de d'inhumation ou du service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation).
	Personne à charge qui réside dans la ville d'affectation et étudiant à charge.	Décès : les frais de transport aller-retour entre la localité où réside le voyageur et le lieu d'inhumation ou du service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation), MOINS les frais de transport aller-retour entre l'adresse au contrat et lieu d'inhumation ou du service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation).
Enfant non à charge né d'une union antérieure du coopérant/conseiller ou époux/conjoint de fait.	Parent de l'enfant non à charge qui réside dans la ville d'affectation et un nouveau-né ou jeune enfant qui est obligé d'accompagner l'un de ses parents.	Maladie/blessures plaçant dans un état critique ou décès : les frais de transport aller-retour entre la ville d'affectation et la localité où réside la personne touchée ou le lieu d'inhumation ou du service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation), MOINS les frais de transport aller-retour entre l'adresse au contrat et la localité où réside la personne touchée ou le lieu d'inhumation ou du service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation).
Parent du coopérant/ conseiller ou époux/conjoint de fait.	Coopérant/conseiller et/ou l'époux/ conjoint de fait qui réside dans la ville d'affectation et un nouveau-né ou jeune enfant qui est obligé d'accompagner l'un de ses parents.	Maladie/blessures plaçant dans un état critique ou décès : les frais de transport aller-retour entre la ville d'affectation et la localité où réside la personne touchée ou le lieu d'inhumation ou du service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation), MOINS les frais de transport aller-retour entre l'adresse au contrat et la localité où réside la personne touchée ou le lieu d'inhumation ou du service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation.
Frère ou soeur (incluant demi-frère ou demi-soeur) du coopérant/conseiller ou de l'époux/conjoint de fait.	Coopérant/conseiller ou l'époux/conjoint de fait qui réside dans la ville d'affectation.	Maladie/blessures plaçant dans un état critique ou décès : les frais de transport aller-retour entre la ville d'affectation et la localité où réside la personne touchée ou le lieu d'inhumation ou du service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation), MOINS les frais de transport aller-retour entre l'adresse au contrat et la localité où réside la personne touchée ou le lieu d'inhumation ou du service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation. L'agent d'administration pourra exiger une preuve de parenté de part du coopérant/conseiller.
Parent n'ayant pas la garde d'un enfant à charge.	Enfant à charge qui réside dans la ville d'affectation et/ou un étudiant à charge.	Décès : les frais de transport aller-retour entre la localité où réside le voyageur et le lieu d'inhumation ou du service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation), MOINS les frais de transport aller-retour entre l'adresse au contrat et ou le lieu d'inhumation ou du service commémoratif (lorsque celui-ci remplace l'inhumation). Le parent ayant la garde de l'enfant peut être autorisé d'accompagner l'enfant à charge. L'agent d'administration doit traiter les demandes de déplacement par le parent ayant la garde au cas par cas, en tenant compte de l'âge et de la maturité de l'enfant, de la relation entre l'enfant et le parent n'ayant pas la garde et de l'état émotif de l'enfant.

b) Conditions et exigences en matière de rapport

1. Les conditions et les exigences en matière de rapport relativement aux indemnités de déplacement, décrites au chapitre 12, doivent être respectées.
2. Un seul DEFM peut être utilisé en raison de la maladie plaçant dans un état critique ou du décès de chaque personne visitée.
3. Tous les déplacements se feront par avion, suivant l'itinéraire le plus direct et le tarif le plus économique possible. L'indemnité ne doit jamais excéder le plein tarif pour un billet en classe économique.
4. Le DEFM doit être étayé soit par un certificat de décès soit par un certificat d'un médecin qualifié attestant que la vie de la personne visitée était en danger et que la présence de membres de la famille était requise. Le certificat pertinent sera présenté à l'agent d'administration dans les trente (30) jours de la fin du voyage.
5. Un congé pour événements familiaux malheureux peut être accordé en même temps que le DEFM (voir la section 6.4). Le temps de voyage indiqué à la section 4.2.2 d) peut aussi être autorisé.
6. Le DEFM ne s'applique pas lorsqu'un membre de la famille est déjà dans la localité où réside la personne touchée.

c) Procédures et méthode de calcul de l'IDEFM

1. Le coopérant/conseiller soumet à l'agent d'administration un formulaire signé de demande d'indemnité de déplacement pour événements familiaux malheureux (appendice 8). Les tarifs acceptables indiqués par l'agence de voyages, à savoir les tarifs réduits offerts de la localité où réside la personne qui voyage jusqu'à la destination doivent être fournis avec le formulaire. Si le coopérant/conseiller assume une partie du coût du billet d'avion (la partie soustraite (MOINS) mentionnée dans le tableau plus haut), on doit présenter les tarifs fournis par l'agence de voyages.

   Pour déterminer la quote-part des frais de transport du coopérant/conseiller (la partie soustraite MOINS mentionnée dans le tableau plus haut), on doit utiliser l'une des deux méthodes suivantes, lesquelles sont également admissibles :

   1. soumettre les tarifs aériens pour la même classe que les tarifs utilisés au titre du DEFM. Lorsque des transporteurs aériens canadiens offrent des tarifs spéciaux ou réduits en cas de voyage pour raisons humanitaires, la quote-part est établie à partir du prix réduit même si le transporteur utilisé n'offrait pas de rabais ou s'il était impossible ou inopportun d'utiliser un transporteur aérien canadien;
      OU
   2. l'IDEFM initiale correspond à cent pour cent (100 %) de la facture de l'agence de voyages, qui a été payée, qui représente le tarif le plus bas au moment de la réservation, et qui est rajustée conformément à la section v) ci-dessous.
2. Le taux de change de la Banque du Canada applicable  est celui en vigueur la date de l'offre du billet d'avion.
3. Le montant de l'IDEFM est soumis à la vérification et à l'approbation préalable de l'agent d'administration. Celui-ci prend les dispositions pour qu'elle soit versée au coopérant/conseiller.
4. Dans les trente (30) jours qui suivent la fin du voyage, le coopérant/conseiller doit remplir et remettre à l'agent d'administration le formulaire d'attestation de l'utilisation de l'indemnité de voyage (appendice 11) mentionné au chapitre 12.
5. Le coopérant/conseiller doit pouvoir prouver que l'indemnité de voyage a été utilisée aux fins prévues.
6. L'agent d'administration examine le formulaire d'attestation d'utilisation de l'IDEFM et recouvre s'il y a lieu les sommes pour lesquelles aucune justification n'a été présentée, y compris les sommes qui sont déduites (MOINS) en raison d'un rajustement du tarif aérien et du rabais pour deuil dont a bénéficié le coopérant/conseiller.
7. Aucune indemnité additionnelle n'est autorisée avant que le formulaire susmentionné ait été soumis.

5.8 Décès au lieu d'affectation

Si un coopérant, un conseiller ou une personne à charge qui l'accompagne décède pendant la période d'affectation, l'assurance médicale personnelle du coopérant ou du conseiller couvre les coûts liés au rapatriement du corps.

En cas de décès du coopérant/conseiller, les dispositions de réinstallation s'appliqueront aux personnes à charge et étudiants à charge.

Chapitre 6 - Congés

6.1 Heures et journées de travail

Le coopérant/conseiller doit respecter les heures et jours de travail établis par le pays d'affectation. Généralement, il observe les jours fériés du pays; toutefois, dans certains pays, le représentant d'Affaires mondiales Canada sur le terrain peut recommander que soient observés à la fois des jours fériés canadiens et locaux. 

Le nombre total de ces congés ne doit pas excéder le nombre de congés fériés habituellement autorisés au Canada. Le calendrier établi par le représentant d'Affaires mondiales Canada sur le terrain doit s'appliquer durant toute la durée du contrat, y compris le temps passé à l'extérieur de la ville d'affectation (par ex. pour un congé annuel ou un voyage pour fins professionnelles).

6.2 Congés annuels

Le type de travail effectué par le coopérant/conseiller et les conditions de travail dans la ville d'affectation peuvent avoir une incidence directe sur la période de congé annuel. Par exemple, si le coopérant/conseiller est affecté à un établissement d'enseignement, le congé annuel est normalement pris pendant les périodes régulières de vacance scolaire établies par l'établissement.

6.2.1 Coopérant

Les crédits de congé annuel, habituellement 20 jours ouvrables, sont accumulés conformément aux dispositions du contrat et fondés sur une semaine de travail de cinq (5) jours.

Les congés annuels doivent être approuvés au moins deux mois à l'avance par le gestionnaire de projet. Une copie de la demande de congé approuvée doit être envoyée à l'agent d'administration. Tous les crédits de congé annuel doivent être utilisés pendant la période visée par le contrat. Les congés annuels non utilisés peuvent être reportés si le contrat est prolongé. Si le gestionnaire de projet demande par écrit au coopérant de repousser ses congés annuels en raison des besoins du projet et que celui-ci n'a donc pas utilisé tous ses congés annuels à la fin de l'affectation, le coopérant peut demander une

indemnisation conformément aux clauses du contrat relatives à la rémunération. La demande d'indemnisation des congés annuels non utilisés doit être accompagnée de la demande écrite du gestionnaire de projet. Aux fins de cette indemnisation, le tarif quotidien est établi en divisant la rémunération annuelle brute par 260.

Dans le cas d'une période d'affectation continue (voir la définition au Chapitre 12), les droits au titre des voyages et des congés peuvent être reportés.

6.2.2 Conseiller

Les crédits de congé annuel sont déterminés lors des négociations entre Affaires mondiales Canada et l'agence d'exécution et sont inclus dans le contrat du conseiller.

6.3 Congés de maladie

Toutes les absences doivent être signalées immédiatement au gestionnaire de projet pour approbation. Toutes les demandes de congé de maladie approuvées doivent être transmises à l'agent d'administration.

6.3.1 Coopérant

Les crédits de congé de maladie sont acquis au rythme d'une journée et quart (1 1/4) par mois de service complété. Les crédits non utilisés sont reportés dans le cas d'un prolongement de contrat ou d'une période d'affectation continue (voir la définition au Chapitre 12). S'il y a un intervalle entre deux contrats, les crédits de congé de maladie non utilisés ne peuvent être transférés au nouveau contrat. Les crédits de congé de maladie non utilisés ne font l'objet d'aucune indemnisation.

6.3.2 Conseiller

Les crédits de congé de maladie sont établis lors des négociations entre Affaires mondiales Canada et l'agence d'exécution et sont inclus dans le contrat du conseiller.

6.4 Congé pour événements familiaux malheureux

Si le gestionnaire de projet approuve un congé pour événements familiaux malheureux, le coopérant/conseiller peut avoir droit à un congé payé pour événements familiaux malheureux d'au plus trois (3) jours ouvrables, auquel s'ajoute le temps de voyage indiqué à la section 4.2.2 d).

Le déplacement pour événements familiaux malheureux doit être étayé soit par un certificat de décès, soit par un certificat d'un médecin qualifié attestant que la vie de la personne visitée était en danger et que la présence de membres de la famille était requise. La demande de congé approuvée doit être envoyée à l'agent d'administration.

6.5 Autres congés - Coopérants

Le contrat du coopérant ne prévoit aucun autre type de congé ni aucune indemnisation au titre de tout autre type de congé. Par exemple, il ne prévoit ni congé compensatoire, ni indemnisation pour le temps supplémentaire, ni congé de maternité, ni congé parental, ni congé non rémunéré.

Chapitre 7 - Logement

Ce chapitre ne s'applique pas si le coopérant/conseiller est propriétaire ou copropriétaire du logement occupé dans la ville d'affectation. Dans ce cas, aucune indemnité de logement ne serait payée à même les fonds du projet d'Affaires mondiales Canada.

7.1 Indemnité de logement

L'indemnité de logement versée au coopérant/conseiller inclut le loyer du logement locatif approuvé ainsi qu’une partie des services publics (voir les sections 7.1.1 à 7.1.3).

L’indemnité de logement doit être raisonnable et représenter le prix payé localement.

7.1.1 Loyer /loyer maximal /signature du bail

Le loyer peut inclure les taxes ou les frais relatifs à des services municipaux comme la protection contre les incendies, les services de police, le nettoyage des rues, la livraison du courrier, l'éclairage des rues, le déneigement ainsi que les frais de condominium et les frais ou taxes semblables comme les frais de lotissement. Il peut également comprendre les frais mensuels de surveillance d'un système de sécurité déjà installé, lorsqu'il s'agit d'une condition du bail et que le gestionnaire de projet est convaincu de la nécessité de cet arrangement.

Un loyer maximal est établi par l'agent d'administration en consultation avec le gestionnaire de projet sur la base des logements locatifs dans la ville d'affectation dont la dimension correspond à celle à laquelle le coopérant/conseiller a droit (voir le tableau ci-dessous). Lorsque le logement ne dépasse pas la dimension permise, le loyer maximal est égal au loyer réel. 

Signature du bail Le coopérant/conseiller signera un bail pour son logement locatif. Le bail doit inclure une disposition concernant les réparations et l'entretien par le propriétaire.

7.1.2 Dimension du logement - Critères pour établir le loyer maximal

Le coopérant/conseiller a droit à une indemnité de logement qui inclut le loyer pour un logement n'excédant pas les dimensions suivantes :

Nombre de personnes dans le ménage	Nombre de chambres à coucher	Espace Objectif en mètres carrés
1	2 chambres à coucher	90
2	2 chambres à coucher plus un coin de détente ou un bureau	106
3	3 chambres plus un coin de détente ou un bureau	138
4	4 chambres plus un coin de détente ou un bureau	171

L'espace dont il faut tenir compte comprend uniquement les aires réservées à la famille.

• Sont compris le hall d'entrée et le vestiaire ou la penderie, les demi-salles de bain, le salon, la salle à dîner, la cuisine, le garde-manger, les chambres à coucher, les salles de bain ainsi que les salles communes et les coins de détente.
• Sont exclus les placards et les aires d'entreposage (à l'exception de ceux mentionnés ci-dessus), les escaliers, les passages, les entrées latérales et de service, la salle de lavage, la chaufferie, les locaux des installations électriques/mécaniques, et les pièces réservées aux domestiques (s'il y a lieu).

Les dimensions sont calculées d'un mur intérieur à l'autre.

Le coopérant/conseiller peut louer un logement prévu pour un ménage comptant un membre de plus que celui prévu pour la taille véritable du ménage afin de tenir compte de l'arrivée très prochaine d'un enfant (naissance ou adoption).

Logement plus grand que celui auquel on a droit

Lorsqu'un coopérant/conseiller choisit de louer un logement plus grand que celui prévu dans le tableau ci-dessus, le montant devant être inclus dans l'indemnité de logement est le loyer maximal établi par l'agent d'administration en consultation avec le gestionnaire de projet et non pas le loyer réel payé par le coopérant/conseiller. La différence est à la charge du coopérant/conseiller.

7.1.3 Frais de services publics

Les frais de services publics sont principalement à la charge du coopérant/conseiller. Toutefois, comme ils peuvent être très élevés dans certains pays, le coopérant/conseiller peut demander une indemnité de logement supplémentaire équivalent à cinquante pour cent (50 %) de la portion des frais estimatifs de services publics mensuels admissibles qui dépasse deux cent cinquante dollars canadiens (250 $ CAD). 

Les frais de services publics suivants sont remboursables :

• l'électricité;
• le gaz;
• la réparation et l'entretien des compteurs;
• les frais des services d'eau, s'ils peuvent être déterminés;
• le service d'égout;
• l'enlèvement des ordures;
• le combustible principal utilisé pour la cuisson;
• la lutte contre les animaux nuisibles lorsque cette mesure est exigée par les lois locales ou qu'elle est considérée par le gestionnaire de projet comme dépassant la responsabilité personnelle du coopérant ou du conseiller; ces frais doivent se limiter à ceux qui ne sont pas normalement engagés au Canada ou qui incomberaient au propriétaire ou à l'administration locale concernée tel que le service de santé ou d'hygiène de la municipalité. Lorsqu'il détermine si les frais susmentionnés sont payés, le gestionnaire de projet doit tenir compte de toute recommandation ou de tout avis émanant de Santé Canada et des autorités locales en matière de santé;
• le permis exigé par le pays d'affectation à l'égard d'un seul téléviseur, d'un seul poste de radio d'auto et d'un seul poste de radio de maison;
• le combustible pour le chauffage, y compris les frais pour le bois de chauffage lorsqu'il s'agit de la principale source de chauffage ou d'une source de chauffage essentielle servant de supplément à une installation de chauffage insuffisante ou lorsqu'il est utilisé dans des foyers à combustion efficace destinés à réduire la consommation d'énergie.

Incluant les taxes d'accise ou de vente afférentes aux frais mentionnés ci-dessus.
Les frais de services publics non remboursables incluent les frais suivants :

• installation et frais mensuel au téléphone, à l'internet, antenne, câble vision ou satellite;
• réparation et entretien d'une piscine;
• services personnels, y compris les services de portiers, de concierges, de bonnes et de jardiniers.

7.1.4 Procédures pour obtenir l'indemnité de logement

• Le coopérant/conseiller remplit, signe et soumet à l'agent d'administration le formulaire de demande d'indemnité de logement (appendice 9).
• Une indemnité de logement doit être habituellement demandée pour une période de douze (12) mois seulement (pour le coopérant: mai à avril). Pour la première année, l'indemnité demandée peut inclure le montant estimatif du loyer, les dépôts exigés au moment de la signature du bail et les honoraires de démarcheurs qui peuvent devoir être versés pour trouver la propriété. Des indemnités supplémentaires peuvent être demandées pour couvrir les frais estimatifs de services publics indiqués à la section 7.1.3.
• Une copie du bail doit accompagner la première demande d'indemnité de logement. Une copie d'un nouveau bail ou renouvellement de bail doit aussi être soumise à l'agent d'administration.
• Le taux de change est déterminé par l'agent d'administration basé sur le taux de change de la Banque du Canada en vigueur lorsque l'indemnité est versée.
• Le montant de l'indemnité de logement est soumis à la vérification et à l'approbation préalable de l'agent d'administration. Celui-ci prend les dispositions pour qu'il soit versé au coopérant/conseiller.
• Le coopérant/conseiller assume les frais liés au taux de change et au transfert bancaire.
• Les dépôts remboursables versés à la première indemnité de logement seront déduits de l'indemnité de logement pour la dernière année.
• Les coopérants/conseillers sont tenus de conserver pendant sept (7) ans la preuve des dépenses engagées pour justifier l'indemnité. Si le coopérant/conseiller ne peut pas prouver que l'indemnité a été utilisée aux fins prévues, lorsqu'on le lui demande, l'indemnité est rajustée et réduite du montant qui n'aura pu être justifié.

7.1.5 Déménagement du logement permanent à la ville d'affectation pendant l'affectation

Si le coopérant/conseiller quitte le logement loué avant la fin de la période indiquée dans la demande d'indemnité de logement, il doit en informer le gestionnaire de projet et l'agent d'administration. Un formulaire de demande d'indemnité de logement révisée doit être soumis pour approbation à l'agent d'administration, qui rajustera le cas échéant le montant de l'indemnité. Tous les frais de déménagement engagés par le coopérant/conseiller dans la ville d'affectation en raison d'un changement dans le logement permanent sont assumés par le coopérant/conseiller à moins que le déménagement ait été approuvé par le gestionnaire de projet et l'agent d'administration.

7.2 Ameublement

Lorsqu’il a été impossible de fournir un ameublement adéquat au coopérant/conseiller ou qu'un tel ameublement n'est pas fourni avec le logement loué, des fonds du projet pourraient être affectés à l'achat de l'ameublement de base (voir la section 7.2.1) si le gestionnaire de projet donne son accord et si des fonds de projet sont disponibles.

Selon la situation qui prévaut dans le pays d'affectation, et avec l'approbation écrite préalable du gestionnaire de projet, l'ameublement de base peut être acheté sur place ou importé, mais toujours selon la solution la plus économique et la plus pratique. Un inventaire détaillé des meubles achetés doit être soumis à l'agent d'administration. 

Tout ameublement ainsi acheté appartient au projet et non au coopérant/conseiller. À la fin de l'affectation, les meubles pourront servir à d'autres coopérants/conseillers, être remis au pays d'affectation ou à l'institution du pays hôte, ou être liquidés conformément aux règles et règlements du Conseil du Trésor.

Responsabilité pour l'usure, l'entretien et la réparation de l'ameublement fourni par le projet :

Le coopérant/conseiller est responsable de la réparation des dommages imputables à ses actions ou à sa négligence ou à celles de sa famille, de ses invités ou de ses domestiques. Le coopérant/conseiller n'est pas responsable de l'usure normale de l'ameublement.

7.2.1 Ameublement de base

L'achat des articles énumérés ci-dessous pourrait être autorisé par le gestionnaire de projet lorsqu'ils sont nécessaires et que des fonds de projet sont disponibles. La liste ci-dessous est fournie à titre indicatif seulement et ne donne lieu à aucun droit.

Meubles de base :

• cuisinière;
• réfrigérateur;
• table et chaises;
• buffet;
• étagères (bibliothèque);
• divan;
• fauteuils;
• table à café;
• tables de bout;
• lits et matelas;
• tables de chevet;
• commodes;
• armoires à vêtements;
• bureau et chaises;
• rideaux;
• machine à laver, étendoir à linge;
• les installations fixes habituelles telles que: tige de douche, porte-serviettes, pharmacie, miroir de salle de bain, dispositifs d'éclairage, tiges à rideaux.

À certains endroits, les éléments suivants pourront aussi être considérés nécessaires :

• climatiseurs (un par chambre occupée, un pour le salon et un pour la salle à manger), ventilateurs, appareils de chauffage, transformateurs, régulateurs de tension, lampes, filtres à eau, sèche-linge, déshumidificateur, humidificateur.

Dans le cas du coopérant, le gestionnaire de projet confirmera si ces articles sont requis. En ce qui concerne le conseiller, l'agence d'exécution doit obtenir au préalable l'approbation du gestionnaire de projet d'Affaires mondiales Canada avant d'acheter des meubles ou autres articles requis à même les fonds du projet.

7.2.2 Ameublement exclu

Sans limiter la portée du présent article 7.2, les éléments suivants ne font pas partie de l'ameublement de base : téléviseur, magnétoscope, enregistreurs de DVD, antenne parabolique orientable, appareil stéréophonique, batterie de cuisine, petits appareils électroménagers, aspirateur, literie, tapis, miroir (sauf pour la salle de bain), classeurs, planche à repasser, meubles de patio, outils de jardinage et tondeuse à gazon.

Chapitre 8 - Éducation

Les coopérants/conseillers ont droit à une indemnité scolaire pour les frais d'enseignement admissibles pour les étudiants à charge, de la prématernelle jusqu'à la fin des études secondaires, sous réserve de certaines restrictions indiquées plus loin. L'indemnité vise à couvrir les frais d'éducation qui excèdent les frais que les parents auraient normalement payés pour envoyer un enfant à l'école publique au Canada.

8.1 Critères d'évaluation de la compatibilité de l'enseignement et de l'établissement d'enseignement

Enseignement compatible : Un système d'éducation qui fournit un programme d'études et des services éducatifs compatibles avec ceux normalement fournis gratuitement dans les écoles en Ontario, de la prématernelle à la fin des études secondaires, compte tenu des facteurs suivants :

1. Assurer la continuité du programme d'enseignement de l'enfant;
2. Les antécédents scolaires et d'autres facteurs personnels se rattachant à l'éducation de l'enfant. Pour déterminer si un établissement scolaire est compatible, le coopérant/conseiller et le gestionnaire de projet ou l'agent d'administration devraient discuter avec les Canadiens déjà dans la ville d'affectation des diverses écoles existant.

Établissement d'enseignement compatible : Les facteurs suivants peuvent être pris en compte pour déterminer la compatibilité de l'établissement d'enseignement :

• un enseignement qui permet à l'étudiant de poursuivre son programme scolaire;
• un enseignement dans la langue officielle voulue (anglais ou français);
• un enseignement dans un milieu sain, sûr et protégé;
• un programme raisonnablement compatible avec celui du ministère de l'Éducation de l'Ontario ou l'équivalent dans les autres provinces;
• un milieu sans problèmes attribuables à la ségrégation raciale ou à l'hostilité envers les étrangers;
• un enseignement sans instruction religieuse obligatoire incompatible;
• un enseignement catholique, comparable à celui offert par le ministère de l'Éducation de l'Ontario, conformément au droit confirmé dans la Constitution du Canada, s'il est demandé par le coopérant/conseiller;
• un enseignement dans un établissement où l'on a confiance dans le personnel et les qualités morales des élèves/étudiants.

L'école anglaise compatible dans la ville d'affectation est normalement l'école internationale des États-Unis et l'école française compatible est normalement le lycée français. Une liste des écoles anglaises est publiée par le U.S. Department of State, Office of Overseas Schools et une liste des écoles françaises est publiée par l'Agence pour l'enseignement français à l'étranger.

8.2 Indemnité scolaire

Une indemnité scolaire est versée annuellement pour couvrir les frais d'enseignement admissibles décrits à la section 8.2.9 et 8.2.10.

Une indemnité scolaire peut être versée pour permettre à un étudiant à charge de faire:

• Un (1) an de pré-maternelle et un an de maternelle comme ceux offerts par le ministère de l'Éducation de l'Ontario aux élèves âgés de trois ans et huit mois/quatre ans et huit mois au 1er septembre de l'année scolaire, ou au 1er janvier dans l'hémisphère sud.
• Huit (8) ans de programme d'école primaire comparable à ceux offerts en Ontario de la première à la huitième année ou six (6) ans de programme d'école primaire comparable à ceux offerts au Québec de la première à la sixième année.
• Quatre (4) ans de programme d'école secondaire comparable à ceux offerts en Ontario de la neuvième à la douzième année ou cinq (5) ans de programme d'école secondaire comparable à ceux offerts au Québec du secondaire I au secondaire V plus deux (2) ans d'études générales préuniversitaires soit le CÉGEP I et II, jusqu'à et y compris l'année scolaire du vingtième anniversaire dudit étudiant à charge.

L’année scolaire aux fins d'une indemnité scolaire s'entend de l'année scolaire comme telle, normalement du 1er septembre au 31 août dans l'hémisphère nord et du 1er janvier au 31 décembre dans l'hémisphère sud.

8.2.1 Admissibilité à l'indemnité scolaire

Lorsqu'un étudiant à charge fréquente une école dans la ville d'affectation, ailleurs au pays d'affectation, au Canada ou, dans des circonstances rares, dans un pays tiers, le coopérant/conseiller peut recevoir une indemnité scolaire seulement dans les situations suivantes :

• Si une école est compatible dans la ville d'affectation, une indemnité scolaire est versée seulement pour:
• Les étudiants à charge des niveaux primaire et secondaire qui fréquentent une école dans la ville d'affectation.
• Les étudiants à charge de niveau secondaire qui fréquentent une école au Canada et qui ne vivent pas avec un des parents de l'étudiant à charge.
• Si les écoles à la ville d'affectation sont incompatibles, une indemnité scolaire est versée seulement pour :
• Les étudiants à charge des niveaux primaire et secondaire qui participent à un programme d'enseignement à domicile dans la ville d'affectation.
• Les étudiants à charge des niveaux primaire et secondaire qui fréquentent une école au pays d'affectation.
• Les étudiants à charge des niveaux primaire et secondaire qui fréquentent une école au Canada, à la condition qu'ils ne vivent pas avec un des parents.
• Les étudiants à charge du niveau secondaire dans un pays tiers, dans des circonstances exceptionnelles (voir la section 8.2.5).

8.2.2 Études dans la ville d'affectation

L'indemnité scolaire doit être basée sur les frais d'enseignements de l'établissement admissible dans la ville d'affectation, c'est-à-dire l'établissement compatible le moins cher dans la ville d'affectation. 

Études à domicile

Le coopérant/conseiller peut choisir que son enfant fera ses études à domicile dans la ville d'affectation. Un plan d'études satisfaisant aux exigences du programme d'enseignement à domicile provincial doit être soumis à l'agent d'administration, preuve à l'appui.

L'agent d'administration peut autoriser le versement d'une indemnité scolaire pour couvrir les frais d'enseignement admissibles pour l'enseignement à domicile tels que manuels, fournitures scolaires et autres frais autorisés dans le cadre du programme d'enseignement à domicile.

L'indemnité scolaire maximale pour l'enseignement à domicile ne doit pas dépasser les frais chargés par l'établissement type dans la ville d'affectation ou en l'absence d'un établissement type, les frais de scolarité pour non-résidents dans un établissement d'enseignement public au Canada publiés annuellement en septembre dans les Annexes au Guide.

8.2.3 Études ailleurs au pays d'affectation

Une indemnité scolaire pour les études ailleurs qu’au pays d'affectation est autorisée seulement si l'enseignement à la ville d'affectation n'est pas compatible. Le coopérant/conseiller doit soumettre à l'agent d'administration un relevé détaillé des frais de scolarité de l'établissement scolaire compatible proposé. L'agent d'administration déterminera le montant de l'indemnité scolaire en fonction des frais d'enseignement admissibles.

8.2.4 Études au Canada

Une indemnité scolaire pour les études au Canada est autorisée pour les étudiants à charge du niveau secondaire, peu importe la compatibilité des écoles à la ville d'affectation. Pour ce qui est des étudiants à charge du niveau primaire, une indemnité scolaire pour les études au Canada est autorisée seulement si les établissements d'enseignement à la ville d'affectation ne sont pas compatibles. Cependant, si l'étudiant à charge, du niveau primaire ou secondaire, partage au Canada la résidence d'un parent, de l'époux/conjoint de fait ou de l'ex-époux/conjoint de fait du coopérant/conseiller, aucune indemnité scolaire n'est accordée.

Les étudiants à charge peuvent choisir parmi les options suivantes pour leurs études au Canada :

• Écoles publiques: Le coopérant/conseiller peut prendre des dispositions pour que l'enfant vive au Canada chez des amis ou des parents et y fréquente une école publique. Lorsque les parents ne paient pas de taxes dans la région où l'enfant fréquente l'école, ils peuvent devoir payer des frais de scolarité pour non-résidents. Le montant maximal remboursable pour ces frais est mis à jour tous les ans et est publié dans les Annexes au Guide de l'assistance technique. Si l'enfant vit dans un logement privé mais non pas celui d'un parent ou de l'époux/conjoint de fait ou de l'ex-époux/conjoint de fait, le coopérant/conseiller peut inclure dans la demande d'indemnité un montant pour couvrir les frais estimatifs de chambre et de pension, de blanchisserie et de raccommodage. Ce montant ne doit pas dépasser le montant mensuel maximal payable pour la chambre et la pension publié dans les Annexes au Guide. Ce montant est revu chaque année et les changements sont publiés chaque année dans les Annexes au Guide. La période maximale pour laquelle le paiement des frais de chambre et pension peut être demandée est de dix mois par année scolaire. Dans le cas du CEGEP, cette période correspond aux mois d'enseignement prévus. L'indemnité scolaire ne peut inclure aucun frais de transport local.
• Pensionnat: Lorsqu'il est impossible de prendre des arrangements pour que l'enfant fréquente une école publique et pour la chambre et pension, une indemnité scolaire annuelle maximale pour les pensionnats est publiée dans les Annexes au Guide. Le coopérant/conseiller doit choisir un pensionnat qui accueille les élèves/étudiants sept jours sur sept, sauf au Québec où les pensionnats ne les logent que cinq jours par semaine. Les frais de chambre et pension pour les fins de semaine, lorsque l'enfant fréquente un pensionnat au Québec, sont publiés dans les Annexes au Guide. Ils peuvent être inclus dans l'indemnité scolaire.

8.2.5 Études dans un pays tiers

Une indemnité scolaire peut être versée pour les étudiants à charge de niveau secondaire qui étudient dans un établissement scolaire dans un pays tiers seulement lorsque les établissements d'enseignement dans la ville d'affectation ne sont pas compatibles et seulement dans des circonstances exceptionnelles.

Lorsqu'un étudiant à charge fréquente une école en dehors du pays d'affectation mais non au Canada, les projets financés par Affaires mondiales Canada ne paient habituellement PAS pour ces études. Cependant, dans des circonstances exceptionnelles, un étudiant à charge du niveau secondaire peut être autorisé à fréquenter une école dans un pays tiers. Chaque demande concernant les études dans un tiers pays doit être soumise à l'approbation préalable de la direction Politique financière sur les subventions et contributions. La demande écrite doit inclure les raisons pour lesquelles l'étudiant doit fréquenter une école dans un pays tiers et la raison pour laquelle l'étudiant à charge ne peut poursuivre ses études au pays d'affectation ou au Canada.

La seule école dans les pays tiers que la direction Politique financière sur les subventions et contributions pourra approuver est l'établissement d'enseignement offrant le programme d'enseignement canadien qui est le plus près de la ville d'affectation où est affecté le coopérant/conseiller, établissement inspecté par le ministère de l'Éducation et de la Formation de l'Ontario. Une indemnité scolaire pour les études dans un pays tiers ne doit pas être approuvée lorsque les coopérants/conseillers sont affectés en Amérique du Sud, en Amérique centrale ou dans les Antilles.

Une indemnité peut être accordée pour couvrir les frais estimatifs d'enseignement admissibles, jusqu'à concurrence de l'indemnité scolaire liée aux études dans un pensionnat canadien publiée dans les Annexes au Guide.

8.2.6 Plafonds pour les frais de scolarité

Un plafond pour les frais de scolarité liés à des études dans un pensionnat canadien est publié annuellement dans les Annexes au Guide. Ils représentent le montant maximal des frais chargés par les écoles qui peuvent être inclus dans le calcul de l'indemnité scolaire pour les étudiants à charge autorisés à fréquenter un pensionnat canadien.

Lieu d’étude	Études à la ville d’affectation	Niveau de scolarité	Indemnité remboursable maximale
Ville d'affectation	Compatible	Primaire et secondaire	Frais d'enseignement admissibles pour l'établissement type dans la ville d'affectation. L'établissement type est l'établissement compatible le moins cher.
	Incompatible	Primaire et secondaire	Indemnité pour l'enseignement à domicile jusqu'à concurrence des frais remboursables pour l'établissement type dans la ville d'affectation. S'il n'y a aucun établissement type, une indemnité pour couvrir les frais d'enseignement admissibles jusqu'à concurrence des frais de scolarité pour les non-résidants dans un établissement public au Canada.
Pays d'affectation	Compatible	Primaire et secondaire	Aucune.
	Incompatible	Primaire et secondaire	Indemnité maximale doit être approuvée par l'agent d'administration.
Canada	Compatible	Primaire	Aucune.
		Secondaire	Frais de scolarité pour les non-résidants pour les écoles publiques et frais de chambre et pension selon les montants publiés dans les Annexes au Guide de l'assistance technique, ou, s'il y a lieu, le plafond prévu pour les études dans un pensionnat canadien.
	Incompatible	Primaire et secondaire	Frais de scolarité pour les non-résidants pour les écoles publiques et frais de chambre et pension selon les montants publiés dans les Annexes au Guide de l'assistance technique, ou, s'il y a lieu, le plafond prévu pour les études dans un pensionnat canadien.
Pays tiers	Compatible	Primaire et secondaire	Aucune.
	Incompatible	Primaire	Aucune.
		Secondaire*	Plafond pour les études dans un pensionnat canadien.

* Seulement avec l'approbation préalable de la direction Politique financière sur les subventions et contributions.

8.2.7 Conditions et exigences en matière de rapport

• Aucune indemnité scolaire n'est payée pour un étudiant à charge qui n'accompagne pas le coopérant/conseiller à la ville d'affectation et qui vit avec un parent ou l'époux/conjoint de fait du coopérant/conseiller ou l'ex-époux/conjoint de fait.
• Aucune indemnité scolaire n'est payée lorsqu'il existe des établissements d'enseignement gratuits compatibles dans la ville d'affectation.
• Aucune indemnité scolaire n'est payée pour un étudiant à charge du niveau primaire à charge qui étudie au Canada ou dans un pays tiers s'il existe des établissements d'enseignement compatibles dans la ville d'affectation.
• Aucune indemnité scolaire n'est versée pour les étudiants à charge au niveau postsecondaire ou l'équivalent. Les niveaux d'équivalence varient d'une province à l'autre. Par exemple, au Québec, le CÉGEP II est considéré comme faisant partie du secondaire.
• Les frais d'enseignement admissibles s'appliquent uniquement à la période scolaire de dix mois ou pour le CÉGEP aux mois d'enseignement prévus.
• Dans les trente (30) jours qui suivent la fin de l'année scolaire, un certificat de fréquentation scolaire émis par l'école doit être soumis à l'agent d'administration.
• Les coopérants/conseillers sont tenus de conserver pendant sept (7) ans la preuve des dépenses engagées pour justifier l'indemnité. Si le coopérant/conseiller ne peut pas prouver que l'indemnité a été utilisée aux fins prévues, lorsqu'on le lui demande, l'indemnité est rajustée et réduite de la partie qui n'aura pu être justifiée.

8.2.8 Procédures pour le calcul et le versement de l'indemnité scolaire

• Le coopérant/conseiller soumet à l'agent d'administration, le formulaire de demande d'indemnité scolaire (appendice 10) pour une année scolaire complète dès qu'il connaît le montant des frais de scolarité. Les dépenses qui peuvent être incluses dans la demande sont les dépenses remboursables indiquées aux sections 8.2.9 et 8.2.10.
• Le montant de l'indemnité scolaire est soumis à la vérification et à l'approbation préalable de l'agent d'administration. Celui-ci prend les dispositions pour qu'elle soit versée au coopérant/conseiller en dollars canadiens. Il doit s'assurer que le montant n'excède pas l'indemnité scolaire admissible indiquée à la section 8.2.6.
• Le taux de change est déterminé par l'agent d'administration basé sur le taux de change de la Banque du Canada en vigueur lorsque l'indemnité est versée.
• L'agent d'administration prendra les dispositions pour que l'indemnité approuvée soit versée dans le compte bancaire canadien du coopérant/conseiller mais elle ne sera pas versée plus de 60 jours avant la date à laquelle la somme est due.
• Si l'enfant quitte l'école avant la fin de l'année scolaire et que l'école rembourse des frais au coopérant/conseiller, celui-ci doit avertir immédiatement l'agent d'administration en vue du recouvrement immédiat des fonds.
• Une deuxième demande d'indemnité scolaire peut être soumise à l'agent d'administration seulement si des dépenses imprévues sont engagées (par exemple des manuels scolaires, des cours additionnels requis).
• Aucune indemnité additionnelle n'est autorisée avant que le certificat de fréquentation scolaire ait été soumis.

8.2.9 Frais d'enseignement admissibles

Les frais d'enseignement admissibles sont les frais réellement engagés pour l'éducation d'un enfant à charge et correspondent aux frais qui dépassent ceux normalement payés par les parents pour envoyer un enfant à l'école publique au Canada.

Les frais d'éducation suivants sont admissibles :

1. Les frais pour les cours, leçons, services ou programmes ordinairement gratuits en tant qu'éléments du programme d'enseignement dans la province de résidence du coopérant/conseiller lorsqu'ils constituent une condition de la réinscription à l'enseignement public dans la province de l'adresse au contrat, mais qui ne sont pas gratuits à l'établissement fréquenté par l'enfant, comme :
   • les frais de scolarité;
   • les frais pour les cours qui font partie normalement du programme scolaire;
   • les frais non remboursables de demande d'admission, y compris les frais versés par le coopérant/conseiller à plus d'un établissement pour assurer l'inscription de l'étudiant à charge à un établissement, jusqu'à concurrence d'un montant total considéré approprié dans les circonstances par l'agent d'administration;
   • les frais d'inscription non remboursables;
   • les droits d'entrée, les frais pour les manuels scolaires obligatoires;
   • les frais pour le matériel scolaire publié dans les Annexes au Guide;
   • les droits d'examen;
   • les frais de bibliothèque;
   • les frais de laboratoire;
   • les frais d'utilisation d'ordinateurs d'école.
2. Les frais payés en tant que condition de l'inscription, comme :
   • les frais pour les diplômes de fin d'études;
   • les frais de financement des établissements ou autres frais spéciaux analogues à cette fin, sous réserve de l'approbation préalable de l'agent d'administration;
   • les frais de non-résident;
   • les frais d'éducation physique;
   • les frais pour les cartes d'identité et photographies prises à cette fin;
   • la souscription à une fondation scolaire;
   • les frais pour les examens et services médicaux;
   • les frais liés à la sécurité des étudiants/élèves et/ou de l'établissement;
   • les frais pour les cours, de leçons, de services, de programmes compris dans le programme de l'établissement fréquenté par l'étudiant, qui font partie des cours mais qui ne sont pas normalement gratuits en tant qu'élément du programme d'enseignement dans la province de résidence du coopérant ou du conseiller;
   • les frais des repas du midi, moins le montant publié dans les Annexes au Guide, qui est défrayé par les parents;
   • l'assurance-responsabilité en cas d'accidents pour protéger l'établissement d'enseignement;
   • les frais pour le test préalable de classement lors de l'inscription initiale à un lycée à l'extérieur du Canada.
3. Autres frais d'éducation connexes remboursables :
   • Cours spéciaux, programmes et cours particuliers dans les circonstances spéciales décrites ci-dessous :
     • À l'ancienne ville d'affectation : avant le départ pour une nouvelle ville d'affectation, pour satisfaire aux exigences d'un cours obligatoire et/ou pour permettre à l'étudiant à charge d'atteindre le niveau scolaire approprié à l'établissement d'enseignement dans la nouvelle ville d'affectation: les frais et coûts afférents à des cours ou des programmes supplémentaires, ou, lorsqu'un cours ou un programme structuré n'est pas offert à des leçons particulières. Le retard scolaire doit être attribuable à l'affectation à l'étranger par Affaires mondiales Canada et non pas à l'étudiant à charge et/ou au coopérant/conseiller (en raison d'une faute ou d'un choix de leur part). Le coopérant/conseiller doit soumettre avec la demande d'indemnité scolaire une lettre du directeur de l'établissement d'enseignement dans la nouvelle ville d'affectation dans laquelle celui-ci indique le cours obligatoire requis et le nombre d'heures de cours particuliers nécessaires pour atteindre le niveau approprié au nouvel établissement. Une estimation du coût horaire des cours particuliers doit aussi être jointe à la demande d'indemnité.
     • Au retour au Canada : pour les matières non inscrites au programme de l'établissement d'enseignement dans la ville d'affectation mais exigées au retour au Canada par un système d'enseignement canadien pour l'obtention d'un diplôme d'études secondaires : les frais et coûts afférents aux cours et/ou des cours particuliers. Le coopérant/conseiller doit soumettre avec la demande d'indemnité scolaire une lettre du directeur de l'établissement professionnelle du nouvel établissement d'enseignement dans laquelle celui-ci indique la matière obligatoire requise et, s'il ne s'agit pas d'un enseignement à distance, le nombre d'heures de cours particuliers qui peuvent être nécessaires. Une estimation du coût horaire des cours particuliers doit aussi être jointe à la demande d'indemnité.
     • Durant la première année dans la ville d'affectation : des cours particuliers pour que l'étudiant à charge atteigne le niveau de scolarité du nouvel établissement d'enseignement: les frais et coûts pour les cours particuliers dans les matières où le niveau de scolarité de l'étudiant à charge est inférieur à celui de sa classe ou de son niveau à l'établissement qu'il fréquente. Le retard scolaire doit être attribuable à l'affectation à l'étranger par Affaires mondiales Canada et non pas à l'étudiant à charge et/ou au coopérant/conseiller (en raison d'une faute ou d'un choix de leur part). Le coopérant/conseiller doit soumettre avec la demande d'indemnité scolaire une lettre du directeur du nouvel établissement d'enseignement dans laquelle celui-ci indique les matières dans lesquelles l'étudiant à charge a un retard scolaire et le nombre d'heures de cours particuliers nécessaires pour atteindre le niveau approprié. Une estimation du coût horaire des cours particuliers doit aussi être jointe à la demande d'indemnité.
     • Pendant l'affectation : si l'établissement d'enseignement ne les offre pas des cours particuliers dans la deuxième langue officielle afin d'offrir jusqu'à cinquante (50) heures d'enseignement par année scolaire à l'enfant éduqué dans la ville d'affectation (sauf la pré-maternelle et la maternelle). Une estimation du coût horaire des cours particuliers doit aussi être jointe à la demande d'indemnité.
     • Pendant l'affectation : quand l'enseignement catholique n'est pas disponible et que l'étudiant à charge fréquente normalement une institution scolaire au Canada qui offre une instruction religieuse catholique, les frais d'instruction religieuse catholique peuvent être inclus à la demande d'indemnité scolaire. La demande d'indemnité doit inclure une lettre de l'institution scolaire catholique à l'adresse au contrat confirmant que l'étudiant à charge fréquentait l'institution scolaire. À noter que les Chevaliers de Colomb offre des cours de catéchisme en ligne gratuits.
4. Lorsque l'étudiant à charge a été autorisé à faire ses études hors de la ville d'affectation, les frais de chambre et pension, de blanchissage et de raccommodage pendant les périodes scolaires prévues, jusqu'à concurrence du montant mensuel maximal qui est établi annuellement dans les Annexes au Guide.
5. Un étudiant à charge ayant des besoins scolaires spéciaux a droit à une indemnité d'éducation spéciale, dont le montant est établi et approuvé au préalable par la direction Politique financière sur les subventions et contributions.

8.2.10 Frais admissibles de transport scolaire

Transport scolaire assuré par ou pour l'école

Lorsque le transport est assuré par ou pour l'école, par exemple un service d'autobus scolaire, l'indemnité vaut pour un voyage aller-retour chaque jour de classe entre le lieu de résidence de l'étudiant à charge et l'école. Dans des situations spéciales, l'indemnité scolaire peut inclure les frais de transport scolaire assuré par ou pour l'école à l'égard de plus d'un aller-retour par jour de classe. Par exemple, quand :

• il n'est pas permis à l'enfant de rester à l'école pendant la pause du midi;
• il n'y a pas de surveillance pendant la pause du midi;
• l'horaire de l'école prévoit le retour des enfants au domicile pendant la pause du midi.

Lorsque l'école assure le transport et que le coopérant/conseiller choisit d'utiliser une voiture particulière pour amener un enfant à l'école, l'aide maximale qui peut être incluse dans la demande d'indemnité ne dépassera pas le coût du transport assuré par l'école. Si les frais de transport sont inclus dans les frais de scolarité de l'école, aucune indemnité additionnelle n'est versée. 

Transport scolaire non assuré

Si l'école n'assure pas le transport, le coopérant/conseiller peut inclure dans la demande d'indemnité scolaire les coûts liés au moyen de transport alternatif le plus économique pour un seul aller-retour par jour de classe entre l'école et la résidence. Le covoiturage doit être utilisé chaque fois que cela est possible. Dans des situations spéciales, l'agent d'administration peut autoriser le remboursement des dépenses pour couvrir les frais de transport scolaire assuré par ou pour l'école pour plus d'un voyage aller-retour entre l'école et la résidence chaque jour de classe (voir les situations spéciales ci-dessus, dans Transport scolaire assuré par ou pour l'école).

Lorsqu'une voiture particulière est utilisée, les dépenses sont calculées suivant le taux de kilométrage aux destinations étrangères (taxes incluses) publié à la Directive sur les voyages du Conseil national mixte.

Circonstances exceptionnelles

Dans des circonstances exceptionnelles, par exemple lorsque des situations dangereuses existent à la ville d'affectation et nécessitent des mesures de sécurité additionnelles ou en cas de handicap physique, le montant de l'indemnité scolaire peut être augmenté pour couvrir les frais de transport additionnels. Ces situations doivent être expliquées à la direction Politique financière sur les subventions et contributions, qui doit donner son approbation au préalable relativement à des frais supplémentaires qui pourraient être admissibles dans ces cas-là.

8.3 Frais d'enseignement non admissibles

Les dépenses non admissibles comprennent :

• les photographies de classe;
• l'équipement sportif;
• les revues scolaires;
• les dépôts remboursables incluant ceux pour les dépenses personnelles de l'étudiant, y compris ceux versés pour des manuels, de l'équipement sportif ou des articles analogues;
• les uniformes scolaires;
• l'argent de poche;
• les dons, subventions ou autres frais spéciaux analogues, sauf les frais obligatoires de financement des établissements, à moins qu'ils soient autorisés en application de la section 8.2.9 ;
• les excursions;
• le paiement tardif des frais de scolarité, sauf en cas d'affectation à court préavis;
• les cours de musique et de danse privés;
• l'achat ou la location d'équipement informatique;
• les frais de transfert bancaire;
• les pertes dues au taux de change.

8.4 Réinstallation pendant l'année scolaire

Lorsqu'un étudiant à charge fait ses études dans la ville d'affectation et que le coopérant/conseiller est réaffecté à une autre ville d'affectation ou au Canada pendant l'année scolaire, l'étudiant à charge peut, sous réserve de l'approbation préalable de l'agent d'administration, demeurer à l'ancienne ville d'affectation pour terminer le semestre. L'agent d'administration autorise le paiement de l'indemnité suivant les frais d'enseignement admissibles, y compris les frais de chambre et de pension jusqu'à concurrence du montant publié dans les Annexes au Guide pour le reste du semestre.

Lorsque l'étudiant à charge fait ses études en dehors de la ville d'affectation, l'indemnité annuelle préalablement approuvée doit continuer de s'appliquer jusqu'à la fin de l'année scolaire.

Si l'étudiant à charge est muté dans une nouvelle école en raison de la réaffectation, une nouvelle indemnité pour les frais d'enseignement admissibles pour le reste de l'année scolaire peut être versée par l'agent d'administration sujet à son approbation préalable.

8.5 Dépôts remboursables

Lorsque les conditions d'inscription à une école prévoient le dépôt d'une somme remboursable, une avance comptable égale au dépôt peut être versée. Le dépôt remboursable n'est pas destiné à couvrir les dépenses personnelles de l'étudiant à charge (voir la section 8.3, Frais d'éducation non remboursables). Le coopérant/conseiller doit rendre compte de l'avance comptable dans les dix jours de la date à laquelle le dépôt doit être remboursé par l'école.

Chapitre 9 - Indemnité de service à l'étranger

En plus du tarif de base ou du salaire, le coopérant/conseiller reçoit des indemnités de service à l'étranger qui consistent en une indemnité de subsistance de mission, une indemnité différentielle de mission et une prime de service à l'étranger.

Ces indemnités sont calculées et versées mensuellement (mois civil). Elles peuvent varier d'un mois à l'autre, car les variables décrites ci-dessous peuvent fluctuer.

9.1 Un couple coopérant/conseiller

Voir la section 1.6 pour les avantages qui s'appliquent à un couple lorsque les deux personnes et ou l'un des deux sont coopérants/conseillers.

9.2 Indemnité de subsistance de mission (ci-après appelée ISM)

9.2.1 Généralités

Pour aider les coopérants/conseillers assignés à des pays d'affectations où le coût de la vie est plus élevé qu'au Canada (Ottawa), une ISM leur est accordée pour compenser le coût plus élevé des biens et services dans la ville d'affectation. L'indice est fondé sur les données comparatives analysées et diffusées mensuellement par Statistiques Canada. L'indice du pays est établi par rapport aux prix des biens et services à Ottawa, dont l'indice est 100.

Lorsque l'indice est inférieur à 100, il est arrondi pour éviter une indemnité négative. Aucune ISM n'est accordée lorsque l'Indice d'Affaires mondiales Canada est de 100 ou moins.

L'ISM est versée mensuellement conformément au Tableau de l'indemnité de subsistance de mission (voir l’Appendice A – Indemnité de subsistance de poste – Traitement nominal – le  lien se trouve dans les Annexes au Guide).

9.2.2 Calcul de l'ISM

Les coopérants/conseillers affectés dans une ville d'affectation à laquelle Affaires mondiales Canada a attribué un indice supérieur à 100 recevront une ISM, et ce, de la manière suivante :

• Le traitement nominal est le point médian de la fourchette du traitement de base du coopérant/conseiller. Le traitement nominal, la fourchette du traitement de base et le facteur d’ajustement (pourcentage des frais contractuels de base dépensés dans la ville d’affectation) sont indiqués dans l’Appendice A – Indemnité de subsistance annuelle de poste – Traitement nominal le lien se trouve dans les Annexes au Guide.
• Les coopérants/conseillers reçoivent une compensation pour (1) le pourcentage du traitement de base réellement dépensé dans la ville d'affectation, calculée en fonction de leur (2) traitement nominal et en tenant compte du (3) rajustement de l'indice d'Affaires mondiales Canada (calculé par Statistique Canada, le lien se trouve dans les Annexes au Guide).
• Le pourcentage du traitement de base réellement dépensé dans la ville d'affectation, indiqué dans l’Appendice A – Indemnité de subsistance de poste – Traitement nominal, changera au besoin lorsque le niveau de revenu changera.
• Pour le coopérant, le «traitement de base» est le traitement annuel indiqué au contrat du coopérant. Pour le conseiller, le « traitement de base » ne comprend pas les montants pour les avantages sociaux, les frais généraux et le profit et ne comprend pas des augmentations additionnelles de traitement approuvées par l'agence d'exécution qui excèdent le pourcentage autorisé à la « Politique sur les augmentations annuelles des honoraires et des salaires pour les marchés de services et les accords de contributions pluriannuels pour l’acheminement de l’aide au développement international» .
• Le traitement nominal, qui est utilisé pour calculer l’ISM est plafonné à 100 000$ par année.

Formule de calcul de l'ISM

L'ISM annuelle est égale au :
Traitement nominal x Facteur de rajustement x (Indice d’Affaires mondiales Canada - 100) / 100

Ce montant est ensuite divisé par 12 pour obtenir l’ISM mensuel.

Exemple 1 : Pour un nouveau contrat ou une mutation à une autre ville d'affectation (au 1er juin 2018)

ISM annuelle =
(Traitement nominal actuel x pourcentage correspondant x (Indice d'Affaires mondiales Canada -100)) / 100

Si le traitement de base = 70 000 $ et que l'Indice d'Affaires mondiales Canada = 130, l'indemnité de subsistance annuelle de mission se calcule de la manière suivante :

• Un traitement de 70 000 $ se trouve dans la fourchette de rémunération de 69 450 $ à 70 449 $, et le traitement nominal correspondant est 69 950 $. Le facteur de rajustement en pourcentage est 0,593 (voir l’Appendice A – Indemnité de subsistance de poste – traitement nominal).
• ISM annuelle = 69 950$ x 0,593 x (130-100) / 100
• ISM annuelle = 12 444,11$ ou 1 037$ par mois

Exemple 2 : Pour les frais de contrat de plus de 100 000$ (au 1er juin 2018)

Si les frais de contrat = 120 350$ et l’Indice d’Affaires mondiales Canada = 130, l’ISM sera calculé comme suit :

• Des frais de 120 350$ se situent dans la fourchette salariale allant de 100 000$ à plus de 100 000$ dont le traitement nominal est de 100 000$.  Le pourcentage d’ajustement associé est de 0,473 (Appendice A – Indemnité de subsistance de poste – traitement nominal).  Pour un indice de 130, la formule suivante doit être utilisée:
• ISM annuelle = 100 000 X 0,470 X (130-100) / 100
• ISM annuelle = 14 100$ ou 1 175$ par mois

9.3 Indemnité différentielle de mission (ci-après appelée IDM)

L'IDM est versée mensuellement pour compenser les conditions pénibles qui peuvent exister dans la ville d'affectation (comparativement aux conditions au Canada) en raison de l'isolement géographique, des barrières linguistiques et culturelles, de la qualité inférieure ou du manque de certains biens (par exemple l'eau embouteillée), les restrictions visant certains loisirs, l'insalubrité, la prévalence de certaines maladies, le manque de services médicaux adéquats et les menaces à la sécurité personnelle.

L'IDM est établie en fonction du nombre de personnes à charge partageant la résidence du coopérant/conseiller dans la ville d'affectation et du « Niveau de mission » établie pour la ville d'affectation. Les niveaux I, II, III, IV et V reflètent le niveau de difficulté qu'un Canadien peut s'attendre à rencontrer dans un pays en particulier. Plus les conditions dans la ville d'affectation sont pénibles, plus le niveau est élevé. Les niveaux des missions sont publiés tous les mois dans les Annexes au Guide. Le tableau est mis à jour chaque année au 1er avril.

De tarifs spéciaux reconnaissant les hostilités et les catastrophes naturelles peuvent être ajoutés à cette indemnité pour une ville donnée. Si un tarif spécial s’applique à un endroit donné, il sera répertorié dans la section 9.3 Indemnité différentielle de mission dans les Annexes au Guide.

9.4 Prime de service extérieur (ci-après appelée PSE)

Le coopérant/conseiller reçoit une PSE à titre d'encouragement au service extérieur. Cette prime comporte deux niveaux selon le nombre de mois civil d'affectation à long terme à l'extérieur du Canada et varie selon le nombre de personnes à charge partageant la résidence dans la ville d'affectation. Le niveau 1 s'applique aux vingt-quatre (24) premiers mois civil d'affectation de longue durée à l'étranger et le niveau 2 s'applique à partir du vingt-cinquième (25e) mois civil et plus d'affectation de longue durée à l'étranger.

Lorsque les coopérants/conseillers fournissent une preuve de leur expérience antérieure à l'étranger dans le cadre d'affectations de longue durée financées par le Canada, la période documentée peut être prise en compte aux fins d'établissement du niveau de la PSE.

Aux fins du calcul de la PSE, un mois complet d'affectation de longue durée à l'étranger est considéré avoir été accumulé lorsque le coopérant/conseiller a travaillé à contrat à la ville d'affectation pendant au moins dix jours ouvrables dans un mois civil. Un coopérant/conseiller ne peut accumuler plus d'un point par mois civil (par exemple dans les cas de mutation à une autre ville d'affectation ou de nouveaux contrats de coopérant/conseiller).

Le tableau PSE est mis à jour le 1er avril de chaque année et se trouve dans les Annexes au Guide.

Remarque : Aucune PSE n'est versée à un coopérant/conseiller qui a travaillé sept (7) années consécutives ou plus dans la même ville d'affectation.

9.5 Période d’application

9.5.1 Début et fin de l'indemnité de service à l'étranger

L'indemnité de service à l'étranger s'applique à partir du premier jour civil qui suit l'arrivée définitive du coopérant/conseiller dans la ville d'affectation ou de la première journée du contrat, selon la dernière de ces dates, et cesse de s'appliquer le jour du départ définitif du coopérant/conseiller de la ville d'affectation ou la dernière journée du contrat, la première des deux prévalant. Le coopérant/conseiller doit informer l'agent d'administration des dates définitives d'arrivée et de départ.

Le coopérant/conseiller doit informer l'agent d'administration de l'arrivée définitive d'une personne à charge dans la ville d'affectation afin que l'indemnité de service à l'étranger soit rajustée à partir du premier jour civil qui suit l'arrivée définitive de cette personne. Lorsqu'une personne à charge quitte définitivement la ville d'affectation, le coopérant/conseiller doit informer l'agent d'administration de son départ afin que l'indemnité de service à l'étranger soit rajustée à partir de la journée du départ définitif de cette personne.

9.5.2 Périodes de moins d'un mois

Pour une période de moins d'un mois civil, l'indemnité est calculée au prorata selon le nombre de jours civils dans le mois en question.

9.5.3 Absences temporaires

L'indemnité de subsistance de mission, l'indemnité différentielle de mission et la Prime de service extérieur sont rajustées lorsque le coopérant/conseiller et/ou les personnes à charge qui l'accompagnent s'absentent de la ville d'affectation, pour quelle que raison que ce soit, pour plus de vingt-cinq (25) jours ouvrables. Le rajustement entre en vigueur le vingt-sixième (26e) jour ouvrable d'absence afin de tenir compte du changement dans la situation familiale. Les indemnités cessent d'être payées le vingt-sixième (26e) jour ouvrable d'absence, si le coopérant/conseiller et toutes les personnes à charge qui l'accompagnent sont absents de la ville d'affectation. Les indemnités sont versées de nouveau le premier jour civil qui suit le retour du coopérant/conseiller et/ou des personnes à charge qui l'accompagnent à la ville d'affectation en prenant en considération le nombre de personnes à charge qui sont de retour à la ville d'affectation et elles sont recalculées pour tenir compte de tout autre changement dans la situation familiale à la ville d'affectation. 

Pour être considérée comme une personne à charge qui accompagne aux fins du calcul de l'indemnité de service à l'étranger, une personne à charge doit résider avec le coopérant/conseiller dans la ville d'affectation pendant huit mois consécutifs par période de douze mois. Si cette condition n'est pas respectée, tous les dépenses et avantages payés pour ladite personne à charge seront récupérés auprès du coopérant/conseiller.

9.6 Avis de changement

Comme l'indemnité de service à l'étranger du coopérant/conseiller change en fonction des variables mentionnées ci-dessus, celui-ci doit absolument informer l'agent d'administration sans délai de tout changement qui pourrait influer sur le calcul de l'indemnité, par exemple les arrivées et départs définitifs et/ou temporaires.

Chapitre 10 - Affectation et réinstallation de courte durée

Les affectations et les réinstallations de courte durée consécutives ne peuvent être transformées rétroactivement en affectation de longue durée.

10.1 Affectations de courte durée

Une affectation de courte durée est une affectation de moins de quatre mois consécutifs. Les personnes qui voyagent dans le cadre d'une affectation de courte durée n'ont pas droit aux avantages décrit dans le présent guide. Les frais de déplacement sont remboursés conformément à la Directive sur les voyages du Conseil national mixte. Des prolongations consécutives d'une affectation de courte durée n'entraînent pas l'application rétroactive des avantages liés à la réinstallation de courte durée jusqu'au début de l'affectation de courte durée. Les dispositions relatives à l'affectation de courte durée continuent de s'appliquer.

Les tarifs de la classe affaires ne sont jamais autorisés pour les coopérants ou les conseillers.

10.2 Réinstallation de courte durée

Une réinstallation de courte durée est une affectation de plus de quatre (4) mois mais de moins de douze (12) mois consécutifs dans un pays en développement ou en transition. Des prolongations d'une réinstallation de courte durée ne doivent pas entraîner l'application rétroactive des avantages liés à l'affectation de longue durée jusqu'au début de la réinstallation de courte durée. Les dispositions relatives à la réinstallation de courte durée continuent de s'appliquer.

Remarque : Dans le cas d'une réinstallation de courte durée, aucune disposition relative aux personnes à charge ne s'applique sauf pour ce qui est des appels téléphoniques à la maison, et le coopérant/conseiller a droit à une indemnité de service à l'étranger modifiée.

10.2.1 Avant le départ pour le pays d'affectation

1. Exigences
   Avant la signature du contrat, le coopérant/conseiller visé par la réinstallation de courte durée doit satisfaire aux exigences relatives : à l'examen médical, aux assurances, à la vérification de sécurité et au visa.
   1. Examen médical
      Comme c'est le cas pour une affectation à long terme, le candidat doit passer un examen médical; le formulaire d'examen médical à l'appendice 2 doit être utilisé par le coopérant/conseiller. Les agences d'exécution peuvent également utiliser ce formulaire ou utiliser leur propre formulaire. Tous les frais liés à cet examen sont remboursés. Voir la section 2; toutefois, les dispositions concernant les personnes à charge qui accompagnent ne s'appliquent pas car aucune disposition ne s'applique aux personnes à charge dans le cas d'une réinstallation de courte durée.
   2. Assurance-accident et maladie
      Avant la signature du contrat, l'agent d'administration doit s'assurer que le coopérant/conseiller possède la couverture d'assurance minimale exigée par Affaires mondiales Canada pour la période du contrat. Voir la section 2.2.1 pour connaître la couverture minimale obligatoire. Les primes d'assurance sont remboursées au coopérant/conseiller conformément à la section 2.2.3.
   3. Vérification de sécurité
      Voir la section 2.3.
   4. Exigences en matière de visa pour le pays hôte
      Voir la section 2.4.
   5. Formation pré-départ
      Le coopérant/conseiller est tenu d'assister à une séance de formation pré-départ. L'agent d'administration doit s'assurer que le coopérant/conseiller assiste à une séance de formation pré-départ. Voir la section 2.8 pour l'information sur les séances d'information ou de formation.
2. Avances comptable
   Voir la section 2.9 pour connaître les avances payables et les conditions de remboursement.
3. Entreposage des effets mobiliers
   Si le coopérant/conseiller doit se départir de sa résidence principale au Canada en raison de son affectation à l'étranger, les frais d'entreposage peuvent être remboursés conformément aux dispositions pertinentes s'appliquant à une affectation de longue durée (voir la section 3.5). En ce qui concerne les effets mobiliers exclus (voir la section 3.4), les mêmes restrictions s'appliquent.
4. Envoi des effets mobiliers
   L'agent d'administration doit déterminer si la totalité ou une partie des effets mobiliers du coopérant/conseiller doit être expédiée.
   Les frais réels et raisonnables pour l'envoi des effets mobiliers peuvent être remboursés conformément aux dispositions applicables aux affectations de longue durée, jusqu'à un poids maximal ne dépassant pas la moitié cinquante pour cent (50 %) des limites de poids établies pour une personne seule (voir la section 3.3 pour connaître les limites de poids). Ces poids maximums incluent le matériel d'emballage et d'empaquetage, mais non pas le poids des caisses, lequel varie d'un pays à l'autre. Le matériel pour la mise en caisses peut augmenter d'environ vingt pour cent (20 %) le poids réel des effets mobiliers.
   Dans le cas d'une réinstallation de courte durée, seulement un envoi est autorisé. Les effets mobiliers exclus sont les mêmes que dans le cas d'une affectation de longue durée (voir la section 3.4).
   1. Matériel technique
      L'agent d'administration peut accepter de donner lieu à des frais d'expédition plus élevés de manière à couvrir le coût du transport du matériel ou de l'équipement technique pour le projet, si le gestionnaire de projet le juge nécessaire. Les dispositions visant les affectations de longue durée (section 3.2.3) s'appliquent.
5. Frais de transport pour une réinstallation
   Les dispositions de la section 4.2 s'appliquent à l'exception des dispositions concernant les personnes à charge qui accompagnent puisque aucune disposition ne s'applique aux personnes à charge dans le cas d'une réinstallation de courte durée. Les tarifs de la classe affaires ne sont jamais autorisés pour les coopérants ou les conseillers.

10.2.2 Affectation à l'étranger

Dans le cas d'une réinstallation de courte durée, le coopérant/conseiller doit occuper un logement autonome le plus rapidement possible après son arrivée dans la ville d'affectation. Le gestionnaire de projet et le coopérant/conseiller doivent conjuguer leurs efforts pour trouver un logement autonome avant le départ du Canada, dans la mesure du possible. Sans en avoir obligation, il est possible que les personnes affectées au projet dans la ville d'affectation puissent apporter une aide à cet égard.

• Indemnités de service à l'étranger
  L'indemnité  différentielle de mission et la Prime de service extérieur doivent être accordées conformément aux sections 9.3 et 9.4 respectivement. Les périodes visées sont décrites à la section 9.5 du Guide.
• Assistance pour les frais de repas
  À l’arrivée à la ville d’affectation, l’indemnité de repas quotidienne au lieu d’affectation prévue dans la Directive sur les voyages du Conseil national mixte est versée pour les trente (30) premiers jours. Il n’y a pas d’indemnité de faux frais.

Du trente et unième (31) au cent vingt et unième (121) jour consécutif :

• Dans un logement indépendant : Le coopérant/conseiller reçoit, pour la durée de l’affectation, une indemnité de repas quotidienne correspondant à soixante-quinze pour cent (75%) de l’indemnité de repas quotidienne prévue pour le lieu d’affectation. Il n’y a pas d’indemnité de faux frais.
• Dans un logement commercial : Seulement s’il n’est pas possible de se préparer un repas et si un logement indépendant ne peut être obtenu, le coopérant/conseiller reçoit une indemnité de repas quotidienne correspondant à soixante-quinze pourcent (75%) de l’indemnité de repas quotidienne prévue pour le lieu d’affectation. Il n’y a pas d’indemnité de faux frais.

Du cent vingt et unième (121) jour à la fin de la réinstallation de courte durée :

• Dans un logement indépendant ou privé : Cinquante pourcent (50%) de l’indemnité de repas quotidienne. Il n’y a pas d’indemnité de faux frais.

Circonstances particulières :

Lorsqu’en raison de circonstances particulières, par exemple, s’il est difficile de trouver de la nourriture et un logement privé ou si les restaurants sont peu nombreux et que le gestionnaire de projet estime que l’indemnité de repas mentionnée ci-dessus est insuffisante, une indemnité de repas jugée raisonnable peut être autorisée par l’agent d’administration.

Un remboursement est accordé pour les coûts réels de blanchissage des coopérants/conseillers qui habitent dans un logement non équipé d’installations de blanchissage, sur présentation des reçus originaux (les installations de blanchissages sont constituées d’une laveuse et d’une sécheuse).

Si l’agent d’administration juge que les coûts de nettoyage à sec payés dans la ville d’affectation sont considérablement supérieurs à ceux que le coopérant aurait payés à l’adresse figurant au contrat, un remboursement de cinquante pour cent (50%) des coûts réels de nettoyage à sec est accordé, sur présentation des reçus originaux.

1. Logement

   Les dispositions du chapitre 7 s'appliquent à l'exception des dispositions concernant les personnes à charge qui accompagnent puisque aucune disposition ne s'applique aux personnes à charge qui accompagnent dans le cas d'une réinstallation de courte durée.

2. Aide au transport quotidien

   Tout comme au Canada, tous les coopérants/conseillers doivent assurer leur transport à destination et en provenance du lieu de travail. Si les frais de transport quotidien dépassent ceux engagés au Canada, les frais de transport quotidien réels et raisonnables par le moyen de transport le plus économique, à savoir un aller-retour par jour ouvrable entre la résidence et le bureau, qui excèdent le montant publié dans les Annexes au Guide peuvent être remboursés. Le montant publié est normalement modifié en janvier sur une base annuelle.

3. Appels téléphoniques à la maison

   Lorsque des personnes à charge vivent à la résidence principale au Canada, le coût d'un appel téléphonique par voie automatique de dix minutes par semaine, à un tarif réduit lorsqu'il est offert et que cela est pratique, peut être remboursé.

4. Voyage au Canada

   Dans le cas d'une réinstallation de courte durée d'au moins six mois, et si le coopérant/conseiller a des personnes à charge qui vivent dans la résidence principale à l'adresse au contrat au Canada, le coût d'un billet aller-retour, au tarif le plus économique et approprié dans les circonstances, entre l'aéroport principal le plus près de la ville d'affectation et l'aéroport principal le plus près de l'adresse au contrat au Canada, peut être remboursé.

5. Congés

   Voir:

   • la section 6.1, Congés fériés;
   • la section 6.2, Congés annuels (au pro rata);
   • la section 6.3, Congés de maladie;
   • la section 6.4, Congés pour évènements familiaux malheureux;
   • la section 6.5, Autres congés.

10.2.3 Fin de l'affectation

• Envoi des effets mobiliers

Les limites de poids pour l'envoi des effets mobiliers au Canada sont les mêmes que celles qui s'appliquaient au début de l'affectation (voir la section 10.2.1 d)). Le coopérant/conseiller doit se charger du dédouanement au Canada de tous les effets mobiliers et personnels et paie tous les droits et frais connexes.

• Séance de bilan-retour

Le gestionnaire de projet d'Affaires mondiales Canada peut approuver une séance de bilan-retour dans le cadre des activités liées à la mise en oeuvre d'un projet d'Affaires mondiales Canada. Voir la section 2.8.2 concernant les séances de bilan-retour.

Chapitre 11 - Évacuation d'urgence non médicale

Plan d’évacuation d’urgence

Les situations d'urgence locales qui résultent de conflits civils ou de catastrophes naturelles requièrent une attention particulière afin d'assurer la sécurité personnelle et peut-être, en dernier ressort, une évacuation d'urgence.

11.1 Rôle de l'ambassade/du haut-commissariat

Toutes les missions diplomatiques canadiennes (ambassades ou haut-commissariat) ont des plans d'intervention pour faire face à de telles situations et sont chargées de coordonner l'intervention du gouvernement canadien lors de situations d'urgence à l'étranger. Elles informeront la communauté canadienne des précautions à prendre et, au besoin, de la façon dont elles mettront en œuvre leur plan d'urgence.

Le coopérant/conseiller/l'agence d'exécution doit collaborer avec la mission diplomatique canadienne à la planification et à l'exécution des mesures d'urgence.

• Réseau de coordonnateurs d'urgence

  Dans les situations d'urgence, la mission diplomatique canadienne mettra tout en œuvre pour communiquer avec les Canadiens sur le terrain, soit directement soit indirectement par le biais d'un réseau volontaire de coordonnateurs d'urgence. Ce réseau est constitué de personnes de la région ou du pays qui sont chargées de communiquer avec un groupe donné de Canadiens. Ce réseau permet au personnel de la mission diplomatique canadienne de diffuser renseignements et conseils quant aux précautions à prendre et, en dernier recours, aux mesures d'évacuation.

  Le réseau de coordonnateurs d'urgence est plus efficace lorsque la communication se fait dans les deux sens. Le coopérant/conseiller peut être invité à participer au réseau, et la mission diplomatique canadienne comptera grandement sur l'information concernant les conditions locales transmises par les Canadiens dans les diverses régions du pays. En cas d'évacuation, le projet pourrait avoir des ressources pouvant se révéler inestimables, telles que véhicules, réserves de carburant, de nourriture, ou radios.

  Dès l'arrivée dans la ville d'affectation, le coopérant/conseiller doit communiquer avec la mission diplomatique canadienne en s'y présentant ou à tout le moins en communiquant par téléphone, pour obtenir le nom de son coordonnateur d'urgence et la localité où il se trouve.

• Information à fournir à la mission diplomatique canadienne

  Affaires mondiales Canada ou l'agence d'exécution fournira aux missions diplomatiques canadiennes l'information concernant les coopérants/conseillers et les personnes à charge qui l'accompagnent avant leur départ du Canada. Elles doivent fournir le lieu d'affectation, les dates de leur voyage, leur itinéraire et, lorsque cette information est connue, l'endroit où ils logeront ainsi que leurs responsables de projet.

  Lorsque les informations ne sont pas connues avant le départ, le coopérant/conseiller les communiquera à la mission diplomatique canadienne à son arrivée sur le terrain.

• Fiche d'inscription

  Avant son départ ou une fois à l'étranger, le coopérant/conseiller doit remplir le formulaire Inscription des Canadiens à l’étranger disponible en ligne. Il peut également s’inscrire en personne à l’un des bureaux du gouvernement du Canada à l’étranger. Si le Canada n'a pas de mission diplomatique dans le pays, la mission diplomatique canadienne responsable peut se trouver dans un pays voisin. Sinon, le coopérant/conseiller s'inscrira auprès du consul canadien honoraire ou d'une mission diplomatique de l'Australie, des États-Unis, de la Grande-Bretagne ou de la France.

  L'information fournie dans la fiche d'inscription est strictement confidentielle.

11.2 Être prêt en cas d'urgence

• Information :

  Le coopérant/conseiller doit être bien au fait de l'organisation de son projet. Il doit à tout le moins posséder les informations suivantes :

  • les renseignements de base concernant les moyens de communication disponibles (téléphone, Internet, fax, radio) et les coordonnées des personnes et des organismes associés au projet, y compris celles du coordonnateur en cas d'urgence;
  • les noms et coordonnées du gestionnaire de projet ou son représentant et du représentant d'Affaires mondiales Canada sur le terrain;
  • les renseignements concernant les modes de transport disponibles pour quitter la région ou le pays et les différents itinéraires possibles, y compris :
    • une liste des villes les plus proches qui sont desservies par des vols internationaux;
    • les renseignements concernant le transport à destination de ces villes (trains, autobus, avions) et plusieurs itinéraires;
    • des cartes géographiques;
    • les moyens de communication de rechange proposés (par exemple, communication par radio) établis pour la région;
    • les mesures à prendre en cas de troubles civils.

  Remarque : Lors d'une situation de crise, la mission diplomatique canadienne fournira un supplément d'informations.

• Papier d'identité :

  Le coopérant/conseiller et les membres de sa famille doivent s'assurer que leurs passeports et leurs visas sont toujours valides. Il est aussi conseillé de conserver des photocopies des passeports et des visas.

  Le coopérant/conseiller doit, particulièrement s'il ne maîtrise pas la langue locale, se procurer auprès des autorités locales qui l'accueillent une lettre rédigée dans la langue locale qui l'identifie et atteste qu'il travaille comme coopérant ou conseiller à un projet d'Affaires mondiales Canada.

• Préparatifs d'urgence :

  Plusieurs mesures peuvent être prises par le coopérant/conseiller et sa famille pour pouvoir faire face à une situation d'urgence à court terme et/ou être prêts à partir rapidement au besoin.

  Radio à ondes courtes: Chaque famille doit avoir une radio à ondes courtes afin de pouvoir capter Radio-Canada, la BBC et Voice of America. Lorsque la situation est suffisamment grave pour justifier un départ, Affaires mondiales Canada fera diffuser des avertissements sur ces réseaux.

  Mesures de sécurité: S'assurer de la sécurité du domicile (verrouiller portes et fenêtres, prévoir un éclairage d'urgence, etc.); s'assurer que les extincteurs sont en état de fonctionnement; si le Canada est perçu favorablement, afficher le drapeau canadien ou des autocollants sur la maison et le véhicule; conserver les pièces d'identité (passeport, visas) sur soi, non dans des valises ou mallettes dont on pourrait facilement être séparé. Faire de même avec l'argent et les billets de train ou d'avion.

  Communications: Rester en contact avec le coordonnateur d'urgence ou, s'il n'y en a pas, avec le chef d'équipe de projet. Donner vos coordonnées à ces derniers. Dans la mesure du possible, établir au moyen d'un radio-téléphone un contact avec la mission diplomatique canadienne, qui surveillera la situation et organisera l'évacuation au besoin. Dans la mesure du possible rester en contact avec les autres Canadiens se trouvant dans la même région; vous pourriez leur venir en aide et inversement.

  Provisions: Conserver une réserve d'argent liquide (pas de grosses sommes), de nourriture, de grands contenants d'eau transportables, une trousse de premiers soins, des bougies, des allumettes, des lampes de poche, des piles et une bonne radio à ondes courtes. Remplir d'eau les baignoires et les contenants transportables. Mettre la voiture en sécurité et la verrouiller. Remplir le réservoir d'essence, qui doit toujours être au moins à moitié plein. Lors d'un accident, l'essence contenue dans un réservoir plein ne fera que brûler alors que celle dans un réservoir partiellement vide risque de provoquer une explosion. Garder un réchaud portatif en état de fonctionnement et une réserve de carburant. Préparer une mini-trousse de voyage contenant vêtements, literie, vaisselle, ustensiles et jouets ou autres objets pour rassurer les enfants.

  Documents: Conserver les documents de voyage (passeports et visas) avec soi et s'assurer qu'ils sont valides. Ne pas oublier de s'inscrire auprès de la mission diplomatique canadienne, tel qu'indiqué plus haut. Conserver en main en tout temps de bonnes cartes routières de la ville et du pays. S'assurer d'avoir un inventaire des effets mobiliers et personnels et d'autres documents pertinents (par exemple, preuve de propriété, polices d'assurance).

• Stades d'une situation d'urgence:
  La majorité des crises suivent une évolution, et le coopérant/conseiller doit être prêt à réagir aux divers stades. Ce ne sont pas toutes les crises qui atteignent le troisième et dernier stade ou même le deuxième. Le coopérant/conseiller est informé du stade atteint par une lettre de la mission diplomatique canadienne ou par le coordonnateur d'urgence. Ces stades sont:
  • Le stade où le coopérant/conseiller et sa famille devraient rester à l'abri à la maison;
  • Le stade où, à moins d'avoir été désigné personnel essentiel, le conseiller/coopérant devrait quitter le pays pendant que les transports commerciaux fonctionnent encore. À ce stade-ci, il appartient au coopérant/conseiller de décider s'il quitte ou non le pays; plus tard, la mission diplomatique canadienne peut être incapable d'organiser son départ;
  • Enfin, l'évacuation d'urgence, stade où le coopérant/conseiller et toute sa famille seront évacués, peu importe leur nationalité. Il convient toutefois de noter qu'une personne ayant la nationalité du pays d'affectation est assujettie aux lois locales, ce qui peut empêcher son évacuation.

En cas d'hostilités:
En cas d'hostilités, éviter les rassemblements, se déplacer le moins possible, particulièrement la nuit tombée, et éviter les endroits inconnus.

11.3 Décision en matière d'évacuation

1. Autorité

   Toute décision en matière d'évacuation est prise par Affaires mondiales Canada à Ottawa sur la recommandation du chef de mission.
   Si Affaires mondiales Canada juge nécessaire le rapatriement du personnel non essentiel de l'ambassade ou du haut-commissariat, Affaires mondiales Canada entreprendra également de rapatrier le personnel affecté à ses projets de développement et leurs familles.
   Bien qu’Affaires mondiales Canada souhaite apporter toute l'aide possible dans les cas où une évacuation est justifiée, il faut éviter les évacuations inutiles. Néanmoins, la décision finale appartient à chaque personne. Cependant, les frais liés à l'évacuation ne sont remboursés que si Affaires mondiales Canada annonce sa décision d'évacuer le personnel.

2. Destination approuvée lors d'une évacuation

   En cas d'évacuation, la mission diplomatique canadienne informera le personnel des projets de la destination la plus appropriée. Les personnes travaillant dans des régions éloignées peuvent devoir simplement se rendre dans la capitale du pays. Le personnel peut également être évacué temporairement vers un autre pays, par exemple en Europe, jusqu'à ce que des décisions soient prises relativement à la poursuite des projets. D'autres employés peuvent souhaiter retourner au Canada.
   Il faut noter que le personnel peut être évacué vers un pays voisin où il n'y a pas de conflit; l'évacuation ne se fait pas nécessairement vers le Canada.
   La décision ultime revient à chaque personne. Toutefois, les frais liés à l'évacuation sont remboursés seulement jusqu'à concurrence des frais qui auraient été engagés pour le lieu d'évacuation approuvé. On doit discuter avec l'agent d'administration des arrangements financiers particuliers s'appliquant aux options susmentionnées.

11.4 Frais liés à une évacuation d'urgence

• Généralités

  Lorsque la mission diplomatique canadienne autorise officiellement une évacuation d'urgence, les personnes évacuées paient habituellement leurs propres dépenses et en demandent plus tard le remboursement. Cependant, les personnes pour lesquelles le paiement de telles dépenses pose de graves problèmes peuvent demander l'aide de l'agent d'administration. Personne ne se verra refuser une évacuation en raison d'un manque d'argent.

  Si, en raison d'une décision d’Affaires mondiales Canada, le coopérant, conseiller ou personne à charge qui l'accompagne doivent être évacués, les frais liés à l'évacuation sont remboursés tel qu'indiqué ci-dessous. En ce qui concerne le personnel dont l'affectation est de courte durée, la responsabilité financière d'Affaires mondiales Canada ou de l'agence d'exécution se limite aux coûts raisonnables liés à une évacuation.

  Dans des circonstances exceptionnelles, lorsque des personnes décident de quitter un pays et de payer leurs propres dépenses, des frais raisonnables liés à l'évacuation sont remboursés si la direction générale d'Affaires mondiales Canada responsable du projet décide subséquemment, sur la recommandation du chef de la mission diplomatique, que les circonstances particulières auxquelles étaient confrontées ces personnes justifiaient une évacuation.

  Affaires mondiales Canada ou l'agence d'exécution rembourse les frais raisonnables liés à une évacuation sur présentation et approbation des factures. Les informations suivantes doivent aussi être fournies: le nom, le rôle, le nombre de personnes à charge qui accompagnent le coopérant/conseiller évacué, les détails de l'évacuation comme le point de départ, l'itinéraire, la destination finale et les frais engagés. Il faut également fournir les reçus pour l'hébergement et les déplacements.

  En cas d'évacuation d'urgence, une aide au déplacement de vacance (ADV) ne peut être autorisée ou utilisée étant donné que, pour avoir droit à cette aide, la ville d'affectation doit être le point de départ du voyage. Tout voyage au titre de l'aide au déplacement de vacance qui est prévu pendant la période d'évacuation et pour lequel des réservations avaient été faites doit être annulé. Les frais d'annulation peuvent être remboursés. Si la modification au billet d'avion émis pour le retour à la ville d'affectation entraîne des frais, ces frais peuvent être remboursés.

  Si le coopérant/conseiller et/ou personnes à charge qui l'accompagnent sont temporairement absents de la ville d'affectation lorsque l'évacuation est ordonnée, les dispositions du présent chapitre ne s'appliquent pas avant la date prévue de l'absence temporaire de la ville d'affectation. Les frais engagés pendant la date prévue de l'absence temporaire demeurent la responsabilité du coopérant/conseiller.

• Versement des honoraires et maintien des avantages pendant l'interruption du projet

  Lorsque les activités de projet sont suspendues, le conseiller/coopérant continuera de recevoir ses honoraires pendant au plus trente (30) jours, période au cours de laquelle Affaires mondiales Canada et la mission diplomatique canadienne examineront de manière continue la situation du projet. La dernière journée prise en compte dans le calcul de cette indemnité est le vingt-cinquième (25e) jour ouvrable après le départ de la ville d'affectation (voir Indemnité de service à l'étranger - 9.5 Application).

  À la fin de la période de trente (30) jours, Affaires mondiales Canada prendra une décision quant aux activités du projet, soit de les rétablir, soit de les suspendre temporairement ou soit d'y mettre fin. Quelle que soit l'option choisie, les décisions concernant les dépenses sont prises conformément aux dispositions du contrat et aux besoins opérationnels.

• Effets mobiliers perdus ou endommagés pendant l'évacuation d'urgence

  Lors d'une affectation à l'étranger, le coopérant/conseiller doit éviter d'apporter des objets de valeur et il lui est fortement recommandé d'assurer ses effets mobiliers à leur pleine valeur de remplacement contre toute perte ou tout dommage. Affaires mondiales Canada ne rembourse pas le coût de cette assurance. Affaires mondiales Canada décline toute responsabilité quant à toute perte d'effets mobiliers du coopérant/conseiller ou tout dommage à ces effets mobiliers.

Coûts remboursables

• Dans le cas du coopérant, les coûts remboursables peuvent varier selon les conditions d'évacuation. L'agent d'administration fournira l'information à cet égard. Le coopérant doit communiquer avec la direction Politique financière sur les subventions et contributions tandis que le conseiller doit communiquer avec l'agence d'exécution pour obtenir une aide financière d'urgence.

  Les lignes directrices relatives aux frais remboursables ci-dessous sont fondées sur les frais engagés lors d'évacuations antérieures et s'appliquent tant aux coopérants qu'aux conseillers. Les frais indiqués ci-dessous ne s'appliquent qu'aux frais encourus au lieu d'évacuation approuvé. Si le coopérant/conseiller/personne à charge qui l'accompagne choisit un lieu d'évacuation autre que le lieu d'évacuation approuvé, les frais d'évacuation seront limités aux moindres des frais suivants les frais au lieu d'évacuation, les frais au lieu d'évacuation approuvé OU les frais d'évacuation au Canada.

• Frais de transport (voir la définition)

  Les frais de transport du coopérant/conseiller et des personnes à charge qui l'accompagnent ainsi qu'un taux par kilomètre, conformément à la Directive sur les voyages du Conseil national mixte sont remboursés si le déplacement en véhicule moteur est recommandé pour l'évacuation et si le coopérant/conseiller se rend à un endroit situé à 500 kilomètres au plus de la ville d'affectation. Le coopérant/conseiller a droit au remboursement du coût des billets d'avion jusqu'à concurrence du coût des billets d'avion à plein tarif en classe économique de la ville d'affectation au lieu d'évacuation approuvé et des billets de retour à la ville d'affectation par la voie la plus directe. Le billet de retour doit être un billet ouvert.

  Les journées passées en transit pour se rendre au lieu d'évacuation approuvé ne sont pas incluses dans les journées indiquées aux sections ii), iii) et iv) ci-dessous. Le remboursement des frais de repas, des faux frais et des frais d'hébergement engagés en transit peut être demandé suivant les taux autorisés pour les escales autorisées (voir la section 4.2.2).

• Hébergement

  Logement commercial autonome avec cuisinette, est autorisé suivant un taux mensuel.

  Logement privé est autorisé et le coopérant/conseiller peut demander le remboursement de quatre cent vingt dollars canadiens (420 $ CAN) par mois. Pour les périodes de moins d'un mois civil, le montant est calculé au pro rata de la manière suivante: 420 x 12 / 365 x nombre de jours dans le mois.

  Chambre d'hôtel sans cuisinette n'est autorisée que si aucun logement autonome commercial n'est disponible à une distance raisonnable du lieu d'évacuation approuvé.

• Indemnité de repas

  Par indemnité de repas, on entend l'indemnité prévue dans la Directive sur les voyages du Conseil national mixte.

  Si le lieu d'évacuation approuvé est au Canada ou les États-Unis : les indemnités de repas pour les enfants de moins de douze (12) ans correspondent à cinquante pour cent (50 %) des indemnités de repas journalières du Canada et des États-Unis; les indemnités de repas pour les enfants de douze (12) ans et plus correspondent à cent pour cent (100 %) des indemnités de repas journalières du Canada et des États-Unis.
  Si le lieu d'évacuation approuvé est à l'extérieur du Canada et des États-Unis: les indemnités de repas pour les enfants de moins de quatre (4) ans correspondent à cinquante pour cent (50 %) des indemnités de repas journalières du lieu d'évacuation approuvé; les indemnités de repas pour les enfants de quatre (4) ans et plus correspondent à cent pour cent (100 %) des indemnités de repas journalières du lieu d'évacuation approuvé.

  Dans un logement commercial autonome ou un logement privé:

  • Jours 1-2: cent pour cent (100 %) de l'indemnité de repas quotidienne du lieu d'évacuation approuvé.
  • Jours 3-21: quatre-vingt pour cent (80 %) de l'indemnité de repas quotidienne du lieu d'évacuation approuvé.
  • Jours 22-60: soixante-cinq pour cent (65 %) de l'indemnité de repas pour le dîner seulement du lieu d'évacuation approuvé.

  Dans une chambre d'hôtel sans cuisinette:

  Autorisé seulement si aucun logement commercial autonome n’est disponible à une distance raisonnable du lieu d’évacuation approuvé.

  • Jours 1-2: cent pour cent (100 %) de l'indemnité de repas quotidienne du lieu d'évacuation approuvé.
  • Jours 3-21: cent pour cent (100 %) de l'indemnité de repas quotidienne du lieu d'évacuation approuvé.
  • Jours 22-60: soixante-cinq pour cent (65 %) de l'indemnité de repas pour le dîner seulement du lieu d'évacuation approuvé.
• Faux frais

  L'indemnité de faux frais s'entend de l'indemnité publiée dans la Directive sur les voyages du Conseil national mixte. Seulement une indemnité de faux frais peut être demandée pour toute la famille et NON une indemnité de faux frais pour chaque personne qui voyage.

  Dans un logement commercial autonome ou un hôtel :

  • Jours 1-21: indemnité de faux frais du lieu d'évacuation approuvé.
  • Jours 22-60: Aucune indemnité.

   Dans un logement privé:

  • Aucune indemnité.
• Absence prolongée du projet

  Il peut arriver que le projet ne soit pas annulé mais que le coopérant/conseiller et sa famille ne soient pas autorisés à retourner à la ville d'affectation pendant un certain temps.

  Habituellement, dans un tel cas, les frais d'hébergement temporaires sont payés; le coopérant/conseiller reçoit son plein salaire, mais l'indemnité de service à l'étranger est interrompue après le vingt-cinquième (25e) jour ouvrable d'absence. Si Affaires mondiales Canada demande que le coopérant/conseiller retourne à la ville d'affectation avant sa famille, les frais appropriés de subsistance temporaires de la famille et liés à l'éducation sont remboursés jusqu'à la date à laquelle la famille se retrouve réunie dans la ville d'affectation ou jusqu'à la date de réinstallation de la famille au Canada.

Chapitre 12 - Indemnités de déplacement non soumises à une justification - vérification et rapports

L’Agence du revenu du Canada a émis une opinion selon laquelle le remboursement de la majorité des frais réels est considéré comme étant imposable tandis que les indemnités non soumises à une justification ne l'étaient pas. Pour maintenir un niveau d'avantages non imposables qui est comparable, Affaires mondiales Canada a demandé des modifications au Règlement sur l'assistance technique afin de pouvoir accorder des indemnités non soumises à une justification.

La conversion subséquente de certains droits en des indemnités et de remboursements en indemnités non soumises à une justification a entraîné des changements importants dans les procédures administratives. Certaines procédures de comptabilité minutieuses exigeant une liste des dépenses exactes, reçus à l'appui, ne s'appliquent plus.

Toutefois, une des conditions pour émettre des indemnités non soumises à une justification est que ces dernières doivent servir aux fins précises prévues par l'agent d'administration.

C'est au coopérant/conseiller qu'il incombe de prouver que les fonds ont été dépensés aux fins précises pour lesquelles ils ont été accordés.

Les procédures de versement et de vérification s'appliquent aux indemnités suivantes :

• Section 5.4.2 - Allocation de déplacement de vacance;
• Section 5.5 - Indemnité de déplacement pour réunion de famille;
• Section 5.6 - Indemnité de déplacement à des fins éducatives;
• Section 5.7 - Indemnité de déplacement pour événements familiaux malheureux.

Versement et vérification des indemnités

1. Le coopérant/conseiller est tenu, à la demande de l’agent d’administration, de démontrer que l’indemnité a été utilisée aux fins prévues.
2. Dans les délais spécifiés ci-dessous en e), le coopérant/conseiller doit compléter et soumettre le formulaire de demande d’indemnité approprié qui se trouve en appendice du Guide (appendice 11 ou 12). Ce formulaire doit être signé et envoyé par courriel à partir du compte de messagerie électronique du coopérant/conseiller. Le formulaire constituera la base de toute vérification ultérieure effectuée par l’agent d’administration.
3. Les reçus ne doivent pas être soumis avec le formulaire Attestation de l’utilisation de l’indemnité de voyage (appendice 11 ou 12), cependant l’agence d’exécution est tenue de conserver les preuves des dépenses engagées pour justifier l’allocation durant une période de sept (7) ans. Si, à la demande de l’agent d’administration ou du vérificateur, l’agence d’exécution ne peut démontrer que l’indemnité a été utilisée aux fins prévues, l’indemnité sera ajustée et on soustraira la partie non justifiée de l’indemnité. Remarque : Les frais de voyage payés au moyen de points de fidélité ou de tout autre système de points ne sont pas éligibles au titre des indemnités de voyage.
4. Aucune indemnité supplémentaire ne sera versée tant que le coopérant/conseiller n’aura pas soumis le formulaire de d’attestation de l’utilisation des indemnités (appendice 11 ou 12), y compris tout document requis concernant une indemnité antérieure.
5. Sauf indication contraire dans la présente section, le coopérant/conseiller devra fournir la preuve de son voyage :
   • Dans les trente (30) jours suivant la fin de tous les voyages;
   • À la fin du contrat.

Selon la première de ces éventualités.
Utilisation des indemnités

• Les exigences pour ce qui est de rendre compte des différentes indemnités varient. Par exemple, l’allocation de déplacement aux fins de vacance (ADV) est une indemnité qui doit être consacrée aux voyages et aux dépenses de voyages, et elle peut s’appliquer à plusieurs déplacements. Le coopérant/conseiller est tenu de démontrer à l’agent d’administration qu’au moins soixante-quinze pour cent (75%) de l’indemnité pour chaque personne admissible a été consacrée au voyage, ce qui comprend le transport, l’hébergement, les repas et les faux frais rattachés aux déplacements comme les excursions, les droits d’entrée etc.
• Les documents justificatifs doivent prouver que les dépenses ont été faites à l’extérieur de la ville d’affectation, et ce, pour chaque déplacement.

Définitions

Voici une liste des termes fréquemment utilisés dans le Guide de l'assistance technique. L'équivalent anglais est indiqué entre parenthèses.

Adresse au contrat

Le lieu de résidence permanent au Canada qui est indiqué dans le contrat et occupé par le coopérant/conseiller immédiatement avant l'affectation à l'étranger. L'adresse au contrat ne doit pas changer pendant la durée de l'affectation, y compris la période d'affectation continue (voir la définition). (Contract address)

Affectation continue

Toute période ininterrompue durant laquelle un coopérant/conseiller est affecté à un ou plusieurs projets d'Affaires mondiales Canada, à la condition que les périodes de service mentionnées dans le contrat soient consécutives. L'affectation continue est utilisée pour établir les avantages à long terme. Une affectation continue comprend:

• un déplacement d'un projet à un autre;
• un déplacement d'une ville d'affectation à une autre;
• un changement dans la situation contractuelle, comme passer d'un contrat avec Affaires mondiales Canada à un contrat avec une agence d'exécution ou inversement. (Continuous Assignment)

Affectation de longue durée

Une affectation à temps plein de douze (12) mois consécutifs ou plus dans un pays en développement ou en transition dans le cadre d'un projet financé par Affaires mondiales Canada. (Long-term assignment)

Affectation de courte durée

Une affectation de moins de quatre (4) mois consécutifs dans un pays en développement ou en transition dans le cadre d'un projet financé par Affaires mondiales Canada. (Short-term assignment)

Agence d'exécution

Une entreprise privée canadienne, une organisation non gouvernementale (ONG), un établissement d'enseignement, un ministère fédéral ou provincial du Canada ou toute autre organisation dont Affaires mondiales Canada a retenu les services pour mettre en oeuvre, en totalité ou en partie, un projet dans un pays en développement ou en transition. (Executing Agency)

Agent d'administration

L'agent responsable de l'administration des avantages décrit dans le présent Guide.

• Pour le coopérant : l'employé(e) d'Affaires mondiales Canada agissant à titre d'agent d'administration.
• Pour le conseiller : l'agence d'exécution communiquera le nom de l'agent d'administration au conseiller. Il peut s'agir du gestionnaire de projet. (Administrative Officer)

Centre d'apprentissage interculturel

Le centre qui offre une formation aux Canadiens affectés à l'étranger ainsi qu'aux professionnels, aux étudiants et aux stagiaires qui viennent au Canada. Ce centre fournit aussi des programmes d'appui professionnel aux Canadiens et aux citoyens des pays hôtes qui travaillent à des projets financés par Affaires mondiales Canada. (Centre for Intercultural Learning)

Conjoint de fait

La personne désignée par le coopérant/conseiller dans la déclaration (voir appendice 1) qui vit avec le coopérant/conseiller dans une relation conjugale depuis au moins un an. (Common law Partner)

Conseiller

Une personne ayant une adresse au contrat (voir la définition) au Canada qui est liée par contrat à une agence d'exécution canadienne ou qui est employée par une telle agence, pour fournir des services à temps plein dans un pays en développement ou en transition. (Advisor)

Contrat

• Pour le coopérant : le contrat ou l'entente qui lie la personne directement à Affaires mondiales Canada pour la prestation de services dans un pays en développement ou en transition, dans le cadre d'un projet financé par Affaires mondiales Canada.
• Pour le conseiller : le contrat conclu avec une agence d'exécution ou l'entente que l'employé de l'agence d'exécution a conclue avec son employeur pour la prestation de services dans un pays en développement ou en transition dans le cadre d'un projet financé par Affaires mondiales Canada. (Contract)

Coopérant

Une personne ayant une adresse au contrat (voir la définition) au Canada, qui est liée directement par un contrat avec Affaires mondiales Canada pour la prestation de services à temps plein dans un pays en développement ou en transition. (Cooperant)

Politique financière sur les subventions et contributions

La section d'Affaires mondiales Canada qui est responsable de la publication et de l'interprétation du présent Guide; elle est également responsable de l'établissement des contrats des coopérants et de l'administration des avantages autorisés en vertu du présent Guide. (Grants and Contributions Financial Policy Division)

Directives sur le service extérieur (DSE)

Un ensemble d'avantages et de conditions d'emploi, en sus du traitement, qui permet aux ministères et organismes fédéraux de gérer les employés de la fonction publique du Canada à l'étranger. (Foreign Service Directives)

Directive sur les voyages du Conseil national mixte

Les dispositions qui prévoient le remboursement de dépenses raisonnables qui ont dû être engagées pendant un voyage en service commandé. Ces dispositions font en sorte que les voyageurs n'ont pas à engager des frais supplémentaires. Elles ne doivent pas constituer une source de revenu ni de rémunération quelconque, lesquels ouvriraient la voie au gain personnel. (National Joint Council Travel Directive)

La Directive s'applique aux fonctionnaires de la fonction publique du Canada. Le Conseil du Trésor a étendu l'application de certaines dispositions de la Directive sur les voyages du Conseil national mixte à d'autres groupes comme les agents contractuels. La majorité des coopérants/conseillers et agences d'exécution sont tenue par leur contrat avec Affaires mondiales Canada d'utiliser la Directive pour calculer les dépenses de voyage du personnel. La Directive stipule qu'un contrat accordant des dépenses de déplacement « conformément à la Directive sur les voyages du Conseil national mixte», réfère aux frais de repas, aux faux frais et aux frais de transport tels que décrits aux annexes C, D de la Directive et aux dispositions visant les « voyageurs » et non celles qui touchent les « fonctionnaires ». Par exemple, les dispositions relatives au déplacement en classe affaires et au congé de fin de semaine au foyer ne s'appliquent pas aux agents contractuels. Les tarifs de classe affaires ne doivent jamais être autorisés pour le coopérant/conseiller ou sa famille.

Effets mobiliers

Les meubles, les appareils ménagers et les effets personnels des coopérants/conseillers et des personnes à leur charge, sauf certains effets mobiliers exclus. (Household effects)

Étudiant à charge

Un enfant à charge qui fréquente à plein temps un établissement d'enseignement primaire ou secondaire, de la prématernelle jusqu'à la fin de l'année scolaire du vingtième anniversaire dudit enfant à charge, et pour lequel une indemnité scolaire est versée. Au niveau de la maternelle, « à plein temps » peut signifier des demi-journées. (Student dependant)

Faux frais

En déplacement, une indemnité journalière pour couvrir les frais pour les pourboires (autres que ceux liés aux repas et à l'utilisation du taxi), le blanchissage, le nettoyage à sec, l'eau en bouteille, les appels téléphoniques à la maison, le déneigement, la tonte de pelouse, les rondes de sécurité au domicile, l'arrosage des plantes, les services postaux, la dépréciation des bagages et d'autres fournitures et services personnels, le soin aux animaux de compagnie, les branchements et les services de télécommunications, et l'envoi de certains effets personnels. (Incidental expenses)

Frais de subsistance

Les frais réels et raisonnables engagés aux fins du logement, des repas et des faux frais. (Living expenses)

Frais de transport

Les frais réels et raisonnables engagés pour le transport en avion des personnes uniquement. Les tarifs de la classe affaires ne sont jamais autorisés pour les coopérants/conseillers ou leurs familles. Les suppléments pour voyage en classe affaires peuvent être payés personnellement par le coopérant/conseiller. (Transportation expenses)

Frais réels et raisonnables

Les dépenses précises et détaillées qui ont été engagées et sont accompagnées de reçus, dans les limites du montant jugé raisonnable par Affaires mondiales Canada dans les circonstances. (Actual and reasonable expenses)

Frais de voyage

Les frais réels et raisonnables engagés pour le transport en avion, l'hébergement et ceux engagés sur place pour le transport en direction et en provenant de l'aéroport, les repas et les faux frais directement associés au déplacement dans les limites de la Directive sur les voyages du Conseil national mixte. (Travel expenses)

Gestionnaire de projet

• Pour le coopérant : le gestionnaire du projet dans le pays d'affectation ou le gestionnaire responsable de la coordination, à l'administration centrale d'Affaires mondiales Canada, du programme canadien d'aide publique au développement dans le pays d'affectation. Affaires mondiales Canada communiquera le nom du gestionnaire de projet.
• Pour le conseiller : un gestionnaire de l'agence d'exécution, au Canada ou dans le pays d'affectation, responsable de la gestion du projet. L'agence d'exécution communiquera le nom du gestionnaire de projet au conseiller. (Project Manager)

Indemnité de transport quotidien

Une indemnité pour compenser les frais excessifs de transport dans la ville d'affectation, par le moyen de transport le plus économique, pour un voyage aller-retour quotidien entre la résidence et le lieu de travail, lors d'une réinstallation à court terme. (Daily Commuting Allowance)

Logement commercial

Hôtels, motels, résidences d'affaires ou appartements. (Commercial accomodation)

Logement indépendant

Un logement loué à la semaine ou au mois où la personne peut dormir et se préparer un repas et qui est équipé d'un réfrigérateur. (Self-contained accommodation)

Logement particulier non commercial

Une habitation privée ou un établissement non commercial où le voyageur ne loge pas de façon habituelle. (Private non-commercial accommodation)

Ministère des affaires étrangères, du Commerce et du Développement du Canada (Affaires mondiales Canada)

Le ministère du gouvernement canadien responsable de la mise en oeuvre des programmes d'aide au développement dans les pays en développement et en transition. (Foreign Affairs, Trade and Development Canada (Global Affairs Canada))

Mutation

L'affectation d'un coopérant/conseiller d'une ville d'affectation à une autre dans le cadre d'un ou plusieurs projets financés par Affaires mondiales Canada. (Cross posting)

Parent

Un parent naturel ou adoptif ou une personne désignée officiellement comme tuteur légal du coopérant/conseiller/époux/conjoint de fait, ou, avec l'approbation de l'agent d'administration, un parent nourricier ou une autre personne agissant à ce titre. (Parent)

Pays d'affectation

Le pays où la ville d'affectation est située. (Country of Assignment)

Personne à charge

• L'époux ou le conjoint de fait du coopérant/conseiller;
• Un enfant du coopérant/conseiller, y compris un enfant adopté légalement ou de fait par le coopérant/conseiller, ou un enfant de l'époux ou du conjoint de fait du coopérant/conseiller, qui partage habituellement la résidence du coopérant/conseiller ou de l'époux ou du conjoint de fait du coopérant/conseiller et
  • qui est âgé de moins de 21 ans et dépend financièrement du coopérant/conseiller ou de l'époux/conjoint de fait du coopérant/conseiller;
  • qui est âgé de 21 ans ou plus et dépend financièrement du coopérant/conseiller ou de l'époux/conjoint de fait du coopérant/conseiller en raison d'une incapacité mentale ou physique. (Dependant)

Personne à charge qui accompagne

Dans le cadre d'une affectation à long terme, une personne à charge (voir la définition)qui partage la résidence du coopérant/conseiller dans la ville d'affectation pendant au moins huit (8) mois consécutifs à l'intérieur d'une période de douze (12) mois. (Accompanying dependant)

Reçu

Document original ou une copie carbone où figurent la date de la dépense et le montant dépensé par le coopérant/conseiller. (Receipt)

Règlement sur l'assistance technique (RAT)

Le règlement concernant l'assistance technique aux pays en développement et en transition qui sont approuvés par décret du Conseil privé et lequel confère au ministère des Affaires étrangères du Commerce et du Développement le pouvoir de couvrir certaines dépenses spécifiques et certains avantages pour le personnel des agences d’exécution faisant l’objet d’une affectation à l’étranger dans le cadre de projets financés par Affaires mondiales Canada ainsi que de payer la formation de nationaux de pays en développement ou en transition. (Technical Assistance Regulations)

Réinstallation de courte durée

Une affectation d'au moins quatre (4) mois consécutifs mais de moins de douze (12) mois consécutifs dans un pays en développement ou en transition dans le cadre d'un projet financé par Affaires mondiales Canada. (Short-term relocation)

Représentant d'Affaires mondiales Canada sur le terrain

L'agent d'Affaires mondiales Canada responsable de la coordination du programme canadien d'aide publique au développement dans la ville d'affectation. (GAC Field Representative)

Ville d'affectation

La ville, la collectivité ou tout autre endroit où se trouve le bureau auquel le coopérant/conseiller est habituellement affecté par Affaires mondiales Canada. (City of assignment)

Voyage pour fins professionnelles

Tout voyage d'affaires effectué dans le cadre de l'affectation pour Affaires mondiales Canada à l'extérieur de la ville d'affectation habituelle. (Duty Travel)