Audit des pratiques de gestion des missions - Beijing

Rapport final

Affaires mondiales Canada
Bureau du dirigeant principal de l’audit

Date de dépôt
Décembre 2018

Sigles et symboles

AC

Administration centrale

AGC

Agent de gestion et des affaires consulaires

AGCA

Agent de gestion et des affaires consulaires adjoint

ASC

Agent des services communs

BC

Bon de commande

CDM

Chef de mission

CEMR

Comité d'examen des marchés régionaux

CGM

Comité de gestion de la mission

EC

Employé canadien

ERP

Employé recruté sur place

FINSTAT

Rapport sur la situation financière

LGFP

Loi sur la gestion des finances publiques

LP

Logement du personnel

PPSC

Point de prestation des services communs

RH

Ressources humaines

RO

Résidence officielle

SAP

Systèmes, applications et produits

SFA

Système financier et administratif

SIGBM

Système intégré pour la gestion des biens à la mission

SLM

Services en ligne pour les missions

SMA

Sous-ministre adjoint

SMFF

Direction des opérations financières internationales

SPEM

Services de paiement électronique des missions

TI

Technologies de l'information

TVA

Taxe sur la valeur ajoutée

Résumé

Conformément au Plan d'audit axé sur le risque 2018-2019 approuvé d'Affaires mondiales Canada, le Bureau du dirigeant principal de l'audit a effectué l'Audit des pratiques de gestion des missions - Beijing. L'objectif du présent audit consistait à donner l'assurance que de saines pratiques de gestion et des contrôles efficaces étaient en place pour assurer une bonne intendance des ressources à la mission de Beijing en vue de contribuer à la réalisation des objectifs d'Affaires mondiales Canada.

Importance

Affaires mondiales Canada (le Ministère) gére les relations diplomatiques et consulaires du Canada, fait la promotion du commerce international et dirige les programmes de développement international et d'aide humanitaire du Canada. Il gére également la plateforme internationale du Canada, un réseau mondial de 178 missions réparties dans 109 pays, qui soutient le travail international d'Affaires mondiales Canada et de 37 ministères partenaires, organismes et cooccupants. Selon le Rapport sur le rendement ministériel de 2016-2017 d'Affaires mondiales Canada, 931 M $ ont été dépensés pour le fonctionnement et le soutien des missions en fournissant divers services. Par conséquent, des contrôles appropriés et des pratiques de gestion rigoureuses sont essentiels pour assurer une saine gestion des ressources.

Portée

Le présent audit a porté sur les pratiques de gestion de la mission concernant le Programme des services consulaires et de gestion ainsi que d'autres programmes de la mission en ce qui concerne la planification et la budgétisation, la surveillance et la supervision, l'approvisionnement local, la gestion des biens et les ressources humaines, d'avril 2015 à mai 2018.

Constatations

L'équipe d'audit a constaté que des contrôles de gestion efficaces étaient en place de manière à favoriser une saine intendance des ressources à la mission de Beijing. Des points à améliorer ont été recensés pour ce qui est de la surveillance des recettes consulaires et de certains aspects reliés à l'approvisionnement et à la passation de marchés locaux.

L'équipe d'audit a noté plus spécifiquement que la mission avait une bonne structure de gouvernance en place et que la direction exerçait une surveillance efficace des activités. De plus, les fonctions de planification et de budgétisation étaient efficaces et des mécanismes de surveillance étaient en place pour fournir l'information pour la prise de décisions. En outre, l'équipe d'audit a constaté que les mesures de dotation en ERP étaient appropriées et respectaient les politiques applicables. La gestion des biens (biens immobiliers, matériel, parc automobile et numéraire) et les pratiques de contrôle des stocks ont également été jugées adéquates et appropriées.

L'équipe d'audit a également découvert un manque de contrôles efficaces dans les opérations consulaires et l'approvisionnement. Plus particulièrement, l'équipe a constaté un manque de supervision et de surveillance en ce qui concerne les recettes consulaires. Pour ce qui est de l'approvisionnement local, l'équipe d'audit a constaté qu'un contrôle diligent concernant l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques exigeait des améliorations et qu'il y avait un manque au niveau de la séparation des tâches dans le processus de paiement par chèque.

Recommandations

1. Le chef de mission devrait s'assurer que l'agent des services communs (ASC) reçoit la formation nécessaire pour s'acquitter de ses tâches. De plus, les responsabilités de l'ASC devraient être communiquées clairement au personnel de la mission.
2. Le chef de mission devrait renforcer les mesures de surveillance, de contrôle et de suivi concernant les processus d'approvisionnement et de passation de marchés pour assurer la conformité aux politiques, règlements gouvernementaux et à la Loi sur la gestion des finances publiques.
3. Le chef de mission devrait exercer les contrôles nécessaires relativement aux recettes consulaires pour assurer la conformité aux politiques et procédures ministérielles.
4. Le sous-ministre adjoint, Planification ministérielle, finances et technologie de l'information (dirigeant principal des finances) devrait réévaluer l'autorisation de prélèvements personnels donnée à la mission de Beijing.

Énoncé de conformité

Selon mon jugement professionnel à titre de dirigeant principal de l'audit, le présent audit a été effectué conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne de l'Institut des auditeurs internes ainsi que la Politique et à la Directive du Conseil du Trésor sur l'audit interne, comme en témoignent les résultats du programme d'assurance et d'amélioration de la qualité. Les procédés d'audit appliqués et les éléments de preuve recueillis sont suffisants et appropriés pour appuyer l'exactitude des constatations et la conclusion formulée dans ce rapport, et pour fournir le niveau d'assurance que procure un audit. Les constatations et les conclusions reposent sur une comparaison entre les conditions qui existaient au moment de l'audit et les critères d'audit préétablis convenus avec la direction. Elles ne s'appliquent qu'à l'entité examinée pour la période visée par l'audit.

1. Contexte

Affaires mondiales Canada (le Ministère) administre les relations diplomatiques et consulaires du Canada, fait la promotion du commerce international et chapeaute les programmes du Canada en matière de développement international et d'aide humanitaire. Il gére également la plateforme internationale du Canada, un réseau mondial de 179 missions dans 109 pays qui appuie les efforts internationaux d'Affaires mondiales Canada et de 37 ministères partenaires, organismes et cooccupants^{Note de bas de page 1}. Selon le Rapport sur le rendement ministériel de 2017-2018 d'Affaires mondiales Canada^{Note de bas de page 2}, 931 millions de dollars ont été dépensés pour le fonctionnement et le soutien des missions. Les activités administratives visant à appuyer les missions du Ministère exigent des pratiques de gestion efficaces et efficientes en vue d'assurer la bonne intendance des ressources.

Le Plan d'audit ministériel axé sur le risque de 2018-2019 inclut une série d'audits des pratiques de gestion des missions sélectionnées. La sélection de ces missions s'est faite au moyen d'une évaluation des risques pour désigner les missions exposées à des niveaux de risque de fraude élevés et une mission d'un milieu à risque faible à titre de comparaison. L'ambassade du Canada (la mission) à Beijing était l'une des missions sélectionnées. Ces audits ont pour objectif d'assurer à la haute direction que les bonnes pratiques de gestion sont en place pour appuyer la gestion prudente et la bonne intendance des ressources desdites missions.

L'ambassade du Canada en Chine - Beijing

L'ambassade du Canada en Chine (la mission) à Beijing est l'une des plus grandes missions diplomatiques du Canada dans le réseau canadien à l'étranger. Elle compte 301 employés (77 employés canadiens et 224 employés recrutés sur place). Les trois consulats généraux en Chine continentale (Shanghai, Guangzhou et Chongqing) relèvent de l'ambassade à Beijing. La mission de Beijing regroupe des employés de sept ministères partenaires : Immigration, Refugiés et Citoyenneté Canada; l'Agence des services frontaliers du Canada; la Gendarmerie royale du Canada (GRC); la Défense nationale et les Forces armées canadiennes; Agriculture et Agroalimentaire Canada; l'Agence canadienne d'inspection des aliments; Sécurité publique Canada ainsi que des employés des cooccupants suivants : Exportation et développement Canada, et les gouvernements provinciaux du Québec, de l'Ontario et de l'Alberta.

La mission de Beijing accueille un grand nombre d'événements et de visites de haut niveau, ce qui exerce des pressions accrues sur la mission. En 2017-2018, la mission a été l'hôte de plusieurs visites ministérielles et de premiers ministres provinciaux en plus de visites du premier ministre et de la gouverneure générale.

La mission de Beijing compte un chef de mission (CDM) de même qu'un chef de mission adjoint (CDMA) qui dispose des pleins pouvoirs délégués. La composition de la mission comprend les programmes suivants : Gestion, Services consulaires et de sécurité; Commerce; Service de la politique étrangère et de la diplomatie; Immigration; Sécurité et gestion des urgences.

Programme des services communs

Le Programme des services communs à la mission de Beijing fournit un soutien administratif aux programmes de la mission et est chargé des opérations financières et des activités de ressources humaines. Les obligations et les responsabilités du Programme des services communs appartiennent au CDM et le CDMA a les pleins pouvoirs délégués. Jusqu'en septembre 2017, la mission de Beijing fonctionnait comme un point de prestation des services communs (PPSC) qui fournissait un appui financier aux missions à Beijing, Shanghai, Guangzhou, Hong Kong, Chongqing et Oulan-Bator. Par la suite, Beijing a cessé d'être une mission d'accueil de PPSC et les clients ont été transférés au PPSC de Manille (Philippines).

Le Programme des services communs est géré par un agent de gestion et des affaires consulaires (AGC) de niveau EX-02. L'AGC est appuyé par trois AGC adjoints de niveau AS-06/FS-03. Les dépenses liées au Programme des services communs de la mission ont été stables de 2014-2015 à 2017-2018, comme le montre le tableau ci-dessous.

L'AGCA des ressources humaines compte 20 ERP surtout chargés de trois fonctions : Événements et logistique, RH des ERP pour les missions de la Chine continentale, et Transport grâce au parc automobile de la mission, y compris les conducteurs. L'AGCA de la section des ressources matérielles est appuyé par 44 ERP et un employé canadien. Cette section est responsable de la chancellerie, de la résidence officielle (RO) et des logements du personnel (LP). Des précisions sur l'inventaire des biens immobiliers et des véhicules de la mission sont présentées dans le tableau ci-dessous.

Depuis 2015, la mission a fait des efforts considérables pour réduire l'empreinte environnementale de ses activités. Les initiatives d'écologisation de la mission de Beijing, pilotées par l'AGC, visent à améliorer la performance environnementale de la mission et à réaliser des économies. La mission a pris certaines mesures, comme le remplacement de véhicules du parc automobile par des véhicules hybrides ou électriques et l'installation de toilettes à faible débit. La mission a également pris de nombreuses mesures pour réduire sa consommation d'électricité, dont l'installation de minuteries pour éteindre les lumières après les heures de travail et le remplacement des ampoules fluorescentes par un éclairage à DEL. Puisque la mission suit l'évolution de sa consommation et de ses dépenses d'électricité, elle est en mesure de démontrer l'impact concret de ces initiatives d'écologisation. Sur la base des informations disponibles fournies, depuis 2012-2013, la mission a réduit sa consommation annuelle d'électricité de 16 %, ce qui a conduit à des économies cumulatives dépassant les 100 000 $.

Programme de services consulaires

La mission de Beijing, au moyen de son Programme de services consulaires, fournit de l'aide et des services consulaires aux Canadiens, dont des services de passeport, de citoyenneté et de notariat. Le Programme de services consulaires est géré par un AGCA, qui est appuyé par cinq ERP. Dans le cadre de ces services, la mission est responsable de recueillir, de protéger, de consigner et de déposer à temps les droits consulaires.

L'Annexe A montre l'organigramme du Programme de services consulaires et de gestion à la mission de Beijing.

2. Observations et recommandations

Cette section présente les principales observations et constatations d'audit, divisées en six thèmes généraux: reddition de comptes et supervision, planification et budgétisation, surveillance, approvisionnement local, gestion des biens, ressources humaines et dotation en ERP.

2.1 Reddition de comptes et supervision

L'équipe d'audit s'attendait à ce que la direction de la mission et de l'AC exerce une surveillance efficace des activités et des dépenses de la mission afin de veiller à la saine intendance des ressources de la mission. L'audit a examiné la fonction de surveillance de la mission de Beijing de même que les rôles et responsabilités de l'équipe de direction de la mission et du personnel clé de la mission des Services communs, Commercial et du programme du SPED. L'équipe d'audit a constaté que les responsabilités de la mission étaient exposées et communiquées clairement et que la direction exerce une surveillance appropriée. Toutefois, l'équipe a noté une certaine confusion entre les rôles et responsabilités de la mission et ceux du PPSC.

Le chef de mission est responsable de la reddition de comptes et relève du sous-ministre adjoint (SMA) du Secteur de l'Asie-Pacifique (OGM) à l'administration centrale. Le CDMA exerce tous les pouvoirs délégués pour la mission, qui comprend notamment la prestation de services communs et consulaires. L'AGC relève du CDMA et il doit aussi rendre des comptes au Secteur de la plateforme internationale. Au moment de l'audit, il avait été prévu que le CDMA revienne à l'AC en août 2018.

Comités de la mission

La gestion de la mission est supervisée par trois grands comités qui servent d'organes décisionnels : le Comité de gestion de la mission (CGM); le Comité d'examen des marchés régionaux (CEMR) (sous la supervision du PPSC de Manille); et le Comité du logement de la mission. De plus, il y a le Conseil consultatif de la direction des ERP présidé par le CDM.

L'équipe d'audit a constaté que le CGM, présidé par le CDMA, exerçait une surveillance appropriée et abordait un large éventail de sujets comme les ressources humaines et la gestion des biens, en tenant des réunions ordinaires toutes les quatre à six semaines. Chaque décision prise par le CGM était approuvée par le CDM. Les réunions du CGM étaient complétées par des réunions ordinaires de la direction constituées par le CDMA, le chef du programme commercial et l'AGC pour discuter de la gestion et des opérations financières.

On a jugé que les responsabilités du CEMR quant à la surveillance des marchés étaient bien définies dans le mandat. Un accord de niveau de service entre la mission de Beijing et le PPSC de Manille précise leurs rôles et responsabilités respectifs. Le CEMR a un effectif de 55 membres de plusieurs missions, incluant sept membres de la mission de Beijing. Les activités de passation de marchés présentées au CEMR exigent l'approbation de jusqu'à trois membres du Comité, dépendamment du type et du seuil de l'activité.

De plus, le Comité du logement de la mission se réunit au besoin. Bien qu'aucun procès-verbal ne soit établi, les décisions importantes sont notées. Le CDMA approuve les allocations de logement.

Rôles et responsabilités

L'équipe d'audit a fait l'observation que les rôles et responsabilités du CDM et du CDMA ont été consignés par écrit dans des ententes de gestion du rendement. Les principaux rôles, responsabilités, et obligations de reddition de comptes des EC ont également été consignés par écrit et sont clairs et compris en règle générale.

Les ERP jouent des rôles indispensables pour appuyer la direction de la mission en raison de leurs connaissances thématiques, culturelles et linguistiques. L'équipe d'audit a fait observer que, d'ordinaire, la mission compte un personnel de grande valeur doté de la scolarité et de l'expérience voulue pour s'acquitter de leurs tâches.

La transition du PPSC de Beijing de Manille a été achevée en septembre 2017, ce qui s'est traduit par la création d'un poste d'agent des services communs (ASC). Un poste d'assistant aux services communs a également été créé. Cependant, il était vacant au moment de l'audit. Les rôles et responsabilités de l'ASC sont présentés dans la description de travail générique, qui indique que le titulaire du poste est chargé de la coordination des demandes de services communs régionalisés de la mission au PPSC ainsi que de la prestation de conseils et d'orientation. Toutefois, des préoccupations sont exprimées en raison d'une confusion quant aux rôles et responsabilités du personnel du PPSC et de la mission. En particulier, le personnel du programme à la mission adressait ses demandes directement au PPSC plutôt que par l'intermédiaire de l'ASC pour coordination. Résultat : des demandes multiples au sujet des mêmes dossiers ont été adressées au PPSC. Cette confusion est surtout attribuable au manque de communication et de formation. Le manque de clarté des rôles et responsabilités pourrait entrainer du dédoublement d'effort et de l'inefficacité.

Recommandation n^o 1 :

Le chef de mission devrait s'assurer que l'agent des services communs (ASC) reçoive la formation nécessaire pour s'acquitter de ses tâches. De plus, les responsabilités de l'ASC devraient être communiquées clairement au personnel de la mission.

2.2 Planification et budgétisation

On s'attendait à ce que les activités de planification et de budgétisation soient fondées sur les besoins et justifient les activités et dépenses prévues. L'audit visait à examiner les activités de planification et de budgétisation de la mission et elle a permis de découvrir que des pratiques adéquates étaient en place pour s'assurer de la conformité des budgets proposés aux dépenses prévues et aux besoins opérationnels anticipés.

La mission utilise Strategia, l'outil intégré de planification et de rapports du Ministère, pour décrire les activités prévues pour chacune de ses dépenses au titre des enveloppes des services communs et des biens pour son exercice de planification annuelle intégrée. Les plans requis ont été préparés par la mission et ont été approuvés par l'autorité compétente à l'AC, puis étayés par des budgets détaillés pour chaque rubrique de dépenses. Une fois que l'AC a établi le budget, l'ASC au nom des AGC veille à ce que les fonds soient affectés à leurs articles d'engagement respectifs et soient entrés  dans le système financier.

La mission a également présenté une ventilation détaillée des activités prévues dans un calendrier de 52 semaines pour des travaux d'entretien immobilier ainsi que dans un plan quinquennal d'approvisionnement en fonction du cycle de vie des biens.

2.3 Surveillance

L'équipe d'audit s'attendait à ce que les activités de surveillance soient exécutées en vue d'offrir des renseignements généraux sur la conformité de la mission aux politiques et aux procédures particulières du gouvernement du Canada et du Ministère. L'équipe a pu constater que la mission a effectué un suivi du budget, des dépenses en services publics, de l'utilisation des véhicules et des heures supplémentaires. Cependant, il n'y a pas eu de suivi pour ce qui est de l'entretien des biens et des véhicules ou de l'approvisionnement.

Finances

L'équipe d'audit s'attendait à ce que les activités de surveillance soient exécutées en vue d'offrir des renseignements généraux sur la conformité de la mission aux politiques et aux procédures particulières du gouvernement du Canada et du Ministère. L'équipe a pu constater que la mission a effectué un suivi du budget, des dépenses en services publics, de l'utilisation des véhicules et des heures supplémentaires. Cependant, il n'y a pas eu de suivi pour ce qui est de l'entretien des biens et des véhicules ou de l'approvisionnement.

Biens immobiliers et parc automobile

La mission fait le suivi sur une base mensuelle de ses dépenses en services publics des LP. Pour les LP appartenant à l'État, la mission fait le suivi des demandes d'entretien reçues par la voie du système des Services en ligne pour les missions (SLM), par contre, elle ne tient pas de registre et ne produit pas de rapport périodique au sujet des réparations faites pour chaque LP. Sans données historiques précises sur les LP individuels, la direction peut difficilement bien prévoir la gestion du cycle de vie des LP appartenant à l'État.

En 2018, la mission a produit un examen du parc automobile qui, selon les données recueillies de novembre 2017 à avril 2018, fournit des statistiques sur l'utilisation, comme le kilométrage moyen parcouru par mois, la consommation moyenne de carburant par mois par véhicule et la moyenne des litres consommés par 100 km. Toutefois, l'équipe d'audit a noté que la mission n'a pas fait le suivi de l'entretien des véhicules ou produit de rapport d'entretien. À défaut d'avoir des données historiques précises sur chaque véhicule, il est difficile pour la direction d'évaluer le caractère raisonnable des réparations et de l'entretien des véhicules.

Heures supplémentaires

L'équipe d'audit a fait observer que le taux d'épuisement du programme pour les heures supplémentaires des EC a été surveillé régulièrement dans le cadre du rapport mensuel FINSTAT. Un rapport d'état du budget des heures supplémentaires des ERP est communiqué sur une base mensuelle aux gestionnaires de programmes. Pour limiter au minimum les heures supplémentaires, la mission a quatre périodes de travail échelonnées pour les conducteurs, en fonction des périodes d'utilisation maximale. Lorsqu'on demande un véhicule de la mission en dehors de ces heures d'ouverture, le coût des heures supplémentaires du conducteur est habituellement payé par le programme en vertu duquel le véhicule a été demandé.

En 2018, la mission de Beijing a versé 81 147 $ en heures supplémentaires aux ERP, somme qui représente 0,77 % des salaires payés aux ERP (10 499 490 $). L'équipe d'audit a constaté que les heures supplémentaires payées aux ERP affectés au Programme des services communs n'ont pas été préalablement approuvées officiellement, mais verbalement. Les heures supplémentaires sont entrées après coup dans le Système de services des employés et sont approuvées par le superviseur de l'employé en vertu de l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP).

Approvisionnement

L'équipe d'audit a constaté que la mission n'a pas réalisé d'analyse de tendances sur les frais afférents aux achats. Par exemple, il n'y a pas d'information sur le nombre de marchés à fournisseur unique, de reconductions ou de modifications de marchés. L'équipe d'audit a été informée que la mission avait un employé chargé de surveiller les offres à commandes. Toutefois, l'employé a quitté la mission et sa responsabilité n'a pas été réattribuée. Sans ce genre d'analyse de tendances, la capacité de la direction de la mission est limitée pour s'acquitter de la surveillance efficace concourante à la prise de décisions.

2.4 Approvisionnement local

L'équipe d'audit s'attendait à ce que l'achat de biens et services respecte la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor et vise à obtenir le meilleur rapport qualité-prix. L'équipe d'audit a examiné les mécanismes et les outils d'approvisionnement en biens et en services utilisés à la mission. Un échantillon de 44 opérations et marchés d'approvisionnement a été sélectionné (en fonction d'une stratégie d'échantillon discrétionnaire) et a été passé en revue par l'équipe d'audit.

Gestion des approvisionnements et des contrats

Le PPSC de Manille traite les opérations financières de la mission. La répartition des tâches liées à l'approbation et au paiement de l'approvisionnement a été accomplie comme il se doit puisque le pouvoir de payer (article 33 de la LGFP) appartient au PPSC de Manille et que l'attestation de la réception de biens et services (article 34 de la LGFP) appartient à la mission. L'équipe d'audit a examiné 44 opérations et a constaté que 93 % avaient eu l'approbation préalable adéquate.

La Directive sur l'enregistrement des contrats dans le module de gestion du matériel du système financier et administratif (SFA/MM) exige qu'on crée un bon de commande (BC) pour chaque achat supérieur à 2 000 $. La mission a pu ainsi engager des fonds pour l'acquisition et s'assurer de leur disponibilité. Des 44 opérations, l'équipe d'audit a analysé les 29 opérations supérieures à 2 000 $ et a constaté que les BC avaient été créés pour chacune, sauf une. Dans trois cas, le BC a été créé après que les services aient été rendus.

De plus, l'équipe d'audit a sélectionné six contrats et a examiné leurs processus liés à l'approvisionnement. Dans le cas d'un contrat, la mission avait conclu trois marchés à fournisseur unique consécutifs avec le même fournisseur, totalisant environ 87 000 $. Le CEMR avait analysé et approuvé ces trois marchés. Cette pratique est contraire à la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor. De plus, l'équipe d'audit a recensé trois opérations supérieures à 10 000 $ qui n'étaient pas passées par l'examen et l'approbation du CEMR et une autre qui est passée après coup. Le CEMR vise à assurer une remise en question pour veiller à ce que le processus d'acquisition soit conforme aux principes de transparence, d'équité et d'achat au meilleur prix. En outre, dans le cas des trois opérations qui ne sont pas passées par le CEMR, les BC ont été créés par la mission, plutôt que par le PPSC de Manille. L'équipe d'audit a été informée que la direction de la mission avait enjoint à son personnel de cesser de créer des BC et que le PPSC envisage de retirer la capacité de la mission de créer des BC.

Processus de paiement

Pour les 44 opérations analysées, l'équipe d'audit a constaté que les méthodes de paiement étaient appropriées et que les sommes versées correspondaient aux montants inscrits dans les documents. Le bon codage financier a été utilisé pour effectuer les paiements.

Cela dit, l'équipe d'audit a recensé des faiblesses en ce qui concerne le processus de paiement par chèque et l'article 34 de la LGFP. Premièrement, l'équipe a constaté que l'ASC est responsable à la fois de la création d'un fournisseur ainsi que l'émission et la conservation des chèques, situation qui présente une lacune dans la séparation des tâches. De plus, les chèques ne sont pas envoyés directement au fournisseur, mais ils sont plutôt confiés à un ERP du programme responsable du contrat ou de l'approvisionnement, qui le remet ensuite aux fournisseurs. À titre de pratique exemplaire, le programme responsable du contrat ou de l'approvisionnement ne devrait pas intervenir dans le processus de paiement. Deuxièmement, l'équipe d'audit a constaté également que l'article 34 de la LGFP n'était pas toujours respecté comme il se doit. En particulier, on dénombrait 11 opérations conformes à l'article 34 conclues par une présentation de prix plutôt que par une facture officielle et cinq (5) opérations pour lesquelles les services n'avaient pas été rendus entièrement (dont deux ont été payés à l'avance avant le début des travaux). Cette façon de faire est contraire aux objectifs de l'attestation selon l'article 34.

Taxe sur la valeur ajoutée

On s'attendait à ce que les activités de la mission de Beijing soient conformes aux procédures ministérielles relatives au remboursement de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) pour veiller à ce que cette taxe soit récupérée pour les biens et services exemptés achetés. La mission de Beijing a mis en place un processus efficace pour réclamer la totalité de la TVA payée, pourvu que les factures officielles soient accessibles en vue de leur traitement. Au cours de l'exercice 2017-2018, la mission de Beijing a récupéré 540 558 $ en TVA des autorités fiscales chinoises. En outre, pour la même période, la mission a enregistré un gain sur change de 10 940 $ à la suite de l'épuration du grand livre de la TVA recouvrable, au besoin.

Recommandation n^o 2 :

Le chef de mission devrait renforcer les mesures de surveillance, de contrôle et de suivi concernant les processus d'approvisionnement et de passation de marchés pour assurer la conformité aux politiques et règlements gouvernementaux et à la Loi sur la gestion des finances publiques.

2.5 Gestion des biens

On s'attendait à ce que des contrôles adéquats soient en place pour s'assurer de la gestion efficace des biens. Dans l'ensemble, l'audit a permis de constater que les biens étaient généralement bien gérés, même s'il convient de se préoccuper davantage de la gestion des recettes consulaires.

Gestion des biens immobiliers

La mission possède des biens immobiliers qui comprennent des immeubles qui appartiennent à l'État canadien et des immeubles loués, qui font l'objet d'un suivi dans le Système intégré pour la gestion des biens à la mission (SIGBM). L'équipe d'audit a fait observer que la mission de Beijing avait recensé des activités d'entretien dans le Plan de gestion des biens requis et un Plan d'entretien annuel. Pour ce qui est de l'entretien régulier des immeubles appartenant à l'État, la mission se servait d'un calendrier d'entretien annuel tandis que les LP loués étaient entretenus entièrement par leur propriétaire. Dans les cas d'entretien imprévu, le SLM a été utilisé pour demander des services, faire le suivi des demandes et produire des rapports mensuels.

Gestion du parc automobile

On s'attendait à ce que la mission gére son parc automobile conformément aux Lignes directrices sur la gestion du parc automobile de la mission du Ministère et dispose d'une politique de la mission sur le transport énonçant les pratiques de gestion et d'utilisation du parc de la mission. La mission de Beijing avait des processus appropriés en place pour gérer au quotidien l'utilisation de son parc automobile. Des registres de conducteur étaient tenus et les conducteurs avaient des périodes de travail échelonnées pour réduire au minimum les heures supplémentaires. L'équipe d'audit a noté que l'utilisation des véhicules de la mission en dehors des heures d'ouverture était contrôlée pour s'assurer qu'il n'y avait que des utilisations approuvées.

Contrôle et aliénation des stocks

Normalement, une fois qu'un bien est acheté, il doit être inscrit, protégé et suivi tout au long de son cycle de vie, puis aliéné conformément aux politiques et aux procédures.

Même si l'appareil d'identification par radiofréquence, le système ministériel de suivi de l'inventaire, n'était pas utilisé à la mission, des processus de gestion des stocks étaient en place pour faire le suivi des biens. La mission a conservé des tableurs manuels pour l'inventaire, à l'aide de MS Access et Excel. L'équipe d'audit a fait observer que les stocks d'équipements de TI, d’œuvre d'art ainsi que de meubles et d'appareils ménagers dans les LP ont fait l'objet d'un suivi et de mesures de protection appropriées. En revanche, ceci n'était pas le cas pour les stocks de meubles dans la chancellerie. La nécessité d'un système d'inventaire officiel a été signalée à l'AC lors d'un audit de mission précédent et sera traitée d'ici mars 2019.

Caisse d'urgence et petite caisse

L'équipe d'audit s'attendait aussi à ce que la petite caisse et la caisse d'urgence de la mission soient gérées conformément à la politique et aux procédures du Ministère. Elle s'attendait également à ce que la petite caisse soit supervisée par un EC ayant pouvoir de signature, qui effectuerait des rapprochements aléatoires et réguliers.

L'équipe d'audit a fait observer que la caisse d'urgence était convenablement protégée par l'AGC, et rapprochée de la somme exacte.

La mission de Beijing a [PRÉLEVÉ] comptes de petite caisse allant de [PRÉLEVÉ]. L'équipe d'audit a examiné la documentation pour chaque compte de petite caisse et a noté qu'ils étaient tous bien utilisés et gérés. Par exemple, aucune opération ne dépassait la limite de 200 $. De plus, la totalité des [PRÉLEVÉ] fonds de petite caisse était bien protégée.

Même si des ERP sont responsables de la petite caisse, chaque responsable de petite caisse est supervisé par un EC (soit l'AGC ou un AGCA). L'équipe d'audit a constaté qu'il n'y a pas eu de rapprochement régulier ou de contrôle surprise pendant 12 mois (de mai 2017 à avril 2018). La direction de la mission a reconnu que les contrôles de la petite caisse n'avaient pas eu lieu aussi souvent qu'il ne l'aurait fallu. En mai 2018, la direction de la mission a vérifié le contenu des [PRÉLEVÉ] petites caisses et un outil de suivi a été créé pour aider à s'assurer que les contrôles sont effectués sur une base trimestrielle.

Recettes consulaires

La mission de Beijing perçoit des frais pour les services de passeport, de citoyenneté et de notariat. La section des services consulaires perçoit également des frais pour le compte d'Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada. La vaste majorité des paiements sont reçus par cartes de débit chinoises ou cartes de crédit canadiennes. Parfois, la section des services consulaires reçoit des paiements en espèces.

L'équipe d'audit s'attendait à ce que les frais perçus pour les services consulaires soient dûment comptabilisés et rapprochés, puis conservés en lieu sûr et déposés. Dans l'ensemble, l'équipe d'audit a relevé un certain nombre de lacunes en matière de contrôle pour ce qui est de la gestion des recettes consulaires liées au contrôle des recettes quotidiennes et les téléchargements vers l'outil Procure to Pay.

Les procédures ministérielles exigent qu'un récapitulatif quotidien (soit un récapitulatif quotidien de Sylvia) et les droits consulaires soient soumis à l'examen de l'AGCA, Consulaire en vue d'obtenir son approbation ou sa signature. L'équipe d'audit a constaté que l'AGCA Consulaire n'a pas rapproché les recettes quotidiennes ou approuvé le récapitulatif quotidien. De plus, à la réception des espèces, l'AGCA n'a pas procédé à un décompte après le transfert à la section des services communs. Les procédures ministérielles exigent également que les droits consulaires soient transférés chaque jour de la section Consulaire à la section des services communs. Bien que les paiements en espèces aient été transférés à la section des services communs le jour même, les récapitulatifs quotidiens de Sylvia pour les paiements autres qu'en espèces n'ont pas été transférés sur une base quotidienne à la section des services communs. Ces contrôles sont importants puisqu'ils garantissent que les recettes consulaires sont rapprochées, déposées et comptabilisées correctement et à temps.

Prélèvements personnels

La mission de Beijing figure parmi les 24 missions préautorisées par la Direction des opérations financières internationales (SMFF) à traiter des prélèvements personnels pour les EC à partir de leur carte de crédit. Les prélèvements personnels sont permis pour les missions situées dans des pays où il y a des préoccupations de sécurité ou lorsque des restrictions bancaires locales empêchent les EC de faire des retraits en monnaie locale^{Note de bas de page 3}. Les EC peuvent en pareil cas utiliser leurs cartes de crédit ou leurs chèques personnels pour demander à la mission la monnaie locale. La décision la plus récente d’autoriser la mission de Beijing à traiter des prélèvements personnels a été prise en 2015 et a été appuyée par les restrictions du système bancaire en Chine à l’époque.

En 2017-2018, en tout 305 opérations ont été traitées pour le paiement de prélèvements personnels à la mission de même que 318 opérations pour effectuer ces paiements. Le Ministère paie, en moyenne, 1,7 % en frais de traitement pour chaque opération de 5 000 $ ou plus. Des 305 opérations de paiement traitées pour la mission de Beijing, il y a eu 147 opérations dans la limite de 5 000 $ et une la dépassant, totalisant 751 000 $ et entraînant des frais d’opération d’environ 12 767 $.

Le processus de prélèvements personnels est très lourd et chaque transaction exige l’utilisation de ressources à la mission, à l’administration centrale et à la PPSC. En outre, la pratique des prélèvements personnels peut donner l’impression que les EC obtiennent un gain personnel en accumulant des points de récompense de leurs cartes de crédit.

À l’issue d’entretiens réalisés auprès de dirigeants à la banque locale et aux missions en communion d’idées, l’équipe d’audit a été informée que le système bancaire local permet aux EC de transférer des fonds canadiens à leur compte en banque chinois. res des missions - SMFF

Recommandation n^o 3 :

Le chef de mission devrait exercer les contrôles requis quant aux recettes consulaires afin de s'assurer de la conformité aux politiques et procédures du Ministére.

Recommandation n^o 4 :

Le sous-ministre adjoint, Planification ministérielle, finances et technologies de l'information (dirigeant principal des finances) devrait réévaluer l'autorisation de prélévements personnels donnée à la mission de Beijing.

2.6 Ressources humaines et dotation en ERP

L'équipe d'audit a examiné les dossiers de dotation afin de déterminer si des pratiques et contrôles adéquats étaient en vigueur en ce qui touche la gestion des ressources humaines. Les auditeurs s'attendaient à ce que les mesures de dotation durant la période visée à l'audit respectent les politiques et procédures pertinentes et soient équitables, ouvertes et transparentes, et que les dossiers de dotation renferment les documents requis.

Après avoir cessé d'être un PPSC en 2017, la mission de Beijing continue d'offrir une gamme complète de services de RH, y compris la paie, le recrutement et la gestion des avantages sociaux pour les quatre missions en Chine continentale, à savoir Shanghai, Guangzhou et Chongqing. L'équipe d'audit a examiné six dossiers de mesures de dotation pour les ERP et a constaté que le processus de dotation pour ces dossiers échantillonnés avait été réalisé de façon transparente, ouverte et équitable. On a aussi constaté que les dossiers du personnel étaient bien organisés et que les principaux documents étaient en format papier ou électronique.

En fonction des informations fournies, le roulement du personnel ERP de la mission est d'environ 10 à 12 % par année, ce qui inclut le déplacement interne. La direction a indiqué que les principales raisons des départs de la mission sont des raisons personnelles / une réinstallation et l'absence de possibilités de développement. La mission a adopté des stratégies de RH pour réduire ce taux de roulement, notamment en améliorant la formation du personnel et les occasions de perfectionnement.

3. Conclusion

L'équipe d'audit a constaté que des contrôles de gestion efficaces étaient en place pour appuyer la saine intendance des ressources à la mission de Beijing. Des améliorations pourraient être apportées en ce qui a trait à la surveillance des recettes consulaires et certains aspects de l'approvisionnement local et de la passation de marchés.

L'équipe d'audit a présenté les conclusions principales de son audit de vive voix au CDM et au CDMA au terme de la mission sur place.

Annexe A : Organigramme du programme des services consulaires et de gestion

Annexe B : À propos de l'audit

Objectif

L'objectif du présent audit consistait à donner l'assurance que de saines pratiques de gestion et des contrôles efficaces sont en place pour assurer une bonne intendance des ressources à la mission de Beijing en vue de contribuer à la réalisation des objectifs d'Affaires mondiales Canada.

Portée

L'audit a porté sur les pratiques de gestion et les contrôles attendus qui étaient en place pour soutenir les opérations de la mission de Beijing, mais n'incluait pas ceux des consulats généraux de Chine continentale (Shanghai, Guangzhou et Chongqing). Plus particulièrement, l'audit a porté sur les processus liés à la gestion des recettes consulaires, à l'approvisionnement et à la gestion des biens (dont les biens immobiliers, les véhicules, le numéraire et le matériel). Les processus des ressources humaines ayant trait aux mesures de dotation en ERP, à la rémunération et aux heures supplémentaires ont aussi été examinés.

Les documents les plus à jour qui étaient disponibles en mai 2018 ont été passés en revue. En outre, les dépenses du Programme des services communs et les données sur les biens immobiliers et le parc automobile de 2015-2016 à 2017-2018 ont été examinées. Des tests ont été réalisés sur un échantillon de dossiers et d'opérations pour des activités s'étant déroulées entre 2015-2016 et 2017-2018, comme on peut le voir ici.

Critères

Les critères ont été élaborés à la suite de l'évaluation détaillée des risques, et l'étude a porté sur les critères d'audit relatifs au Cadre de responsabilisation de gestion établi par le Bureau du contrôleur général du Secrétariat du Conseil du Trésor. Les parties visées par l'audit ont discuté des critères d'audit et les ont approuvés. Les critères détaillés sont présentés ci-après.

Approche et méthodologie

Afin de répondre aux critères qui précédent et en fonction des principaux risques ciblés et évalués, et des contrôles internes associés aux processus opérationnels connexes, la méthodologie d'audit englobait notamment ce qui suit :

• Procédures d'audit sur place instaurées à la mission du 28 mai au 8 juin 2018
• Examen des documents (budgets, plans d'affaires dans Strategia, plans de gestion immobilière, etc.)
• Révision structurée des principaux processus relatifs aux services communs, aux biens immobiliers et au matériel ainsi qu'aux services consulaires
• Analyse des données sur les dépenses du Programme des services consulaires et de gestion
• Examen de dossiers (contrats et dépenses de la mission, paie, coûts des heures supplémentaires et mesures de dotation)
• Entretiens (chef de mission, EC de la direction et ERP clés et employés concernés à l'AC et au Point de prestation des services communs)
• Contrôle des stocks
• Décomptes de la petite caisse
• Examen sur place de la chancellerie, des installations d'entreposage et d'un échantillon de logements du personnel
• Comparaisons avec des missions en communion d'idées
• Visites à un échantillon de fournisseurs locaux
• Visite à la banque avec laquelle la mission fait affaire

Annexe C : Plan d'action de la direction