Audit de la Santé et de la Securité au Travail

Acronymes et Symboles

CCT

Code canadien du travail

HCM

Secteur des ressources humaines

HWD

Direction générale des relations en milieu de travail et santé organisationnelle

HWH

Direction des programmes de santé organisationnelle

ISO

Organisation internationale de normalisation

OLCSST

Outil en ligne des comités de santé et de sécurité au travail

PPR

Programme de prévention des risques

RCSST

Règlement canadien sur la santé et la sécurité au travail

SGSS

Système de gestion de la santé et de la sécurité

SST

Santé et sécurité au travail

ZIB

Direction des valeurs, de l’éthique et du bien-être en milieu de travail

Sommaire

Conformément au Plan d’audit axé sur le risque 2018-2019 d’Affaires mondiales Canada ayant été approuvé, le Bureau du dirigeant principal de l’audit a mené un audit de la santé et de la sécurité au travail (SST).

Importance

Tel qu’énoncé dans le Code canadien du travail (CCT), Partie II, Affaires mondiales Canada (AMC) a l’obligation légale de protéger la santé, la sécurité et le bien-être de ses employés en milieu de travail. Cette obligation s’applique aux lieux de travail situés dans la région de la capitale nationale, aux cinq bureaux régionaux du Canada et aux 178 missions à l’étranger. Le respect de ces obligations s’avère particulièrement complexe pour AMC étant donné que près de 50 % de ses employés sont situés à l’extérieur du Canada.

Points examinés

L’audit avait pour objectif de fournir une assurance raisonnable qu’AMC dispose d’un système efficace de gestion de la santé et de la sécurité au travail qui permet le respect du CCT, Partie II, ainsi que de tout autre politique et loi applicable.

L’audit portait sur la période s’étendant du mois d’avril 2017 au mois de janvier 2019. L’équipe d’audit a évalué les pratiques, les procédures, les procédés et les systèmes de SST mis actuellement en œuvre par le Ministère dans les milieux de travail au Canada et à l’étranger, et a visité les lieux de travail de l’Administration centrale ainsi que ceux de quatre missions. De plus, comme la bonne santé mentale et le bien-être des employés favorisent la promotion d’un environnement de travail sain, l’équipe d’audit a passé en revue l’état d’avancement de la Stratégie ministérielle en matière de santé mentale, comme le prescrit la Stratégie pour la fonction publique fédérale sur la santé mentale en milieu de travail.

L’audit ne portait pas sur les composantes SST relatives à la dimension physique de la sécurité au travail et des infrastructures immobilières, puisque celle-ci avait déjà fait l’objet d’autres travaux d’audit. Également, l’audit ne visait pas à effectuer un examen technique site par site de SST. Enfin, comme une procédure judiciaire est en cours, l’équipe d’audit n’a pas mené d’examen de l’incident survenu à La Havane, à Cuba.

Constatations

AMC a mis en place les principaux éléments d’un système de gestion de la santé et de la sécurité au travail, tels qu’un système de responsabilité interne, des objectifs stratégiques, des formations, des comités SST ainsi qu’un programme de prévention des risques. Toutefois, certains aspects du système doivent être considérablement améliorés afin d’assurer un plus grand respect des règles de sécurité. Les rôles et les responsabilités en matière de SST ont été établis au sein de différents secteurs fonctionnels du Ministère. De plus, AMC a élaboré des objectifs stratégiques pour son programme de SST, mais il n’y avait pas de plan opérationnel doté de toutes les ressources nécessaires et tenant compte des risques auxquels est exposé le Ministère. Un tel plan pourrait aider à prioriser les nombreuses exigences légales d’un programme de SST.

AMC offrait différents types de formations de SST par différents moyens, sans toutefois s’assurer que ces formations étaient terminées par les employés, de telle sorte qu’ils soient tous au courant de leurs responsabilités et agissent de manière à minimiser le risque dans leur milieu de travail. Les comités de SST obligatoires avaient été mis sur pied, mais ceux-ci ne se conformaient pas à toutes les exigences. Le nouvel outil en ligne des comités de SST (OLCSST) devrait faciliter la surveillance des comités de SST et encourager un respect accru des exigences. De plus, un outil en ligne de Programme de prévention des risques était en place pour déterminer la formation requise pour les employés en raison des dangers dans leur milieu de travail. Bien que les risques dangereux aient été cernés au niveau ministériel, aucun programme exhaustif n’a été élaboré pour les traiter au moyen d’une approche fondée sur les risques. L’audit a révélé qu’une ébauche de la Stratégie en matière de santé mentale du Ministère a été élaborée en conformité avec la stratégie fédérale. Enfin, l’équipe d’audit a conclu qu’il était nécessaire d’élaborer des indicateurs de rendement et de miser sur une surveillance accrue et une production de rapports plus importante afin d’appuyer la prise de décisions.

Recommandations

1. Le sous-ministre adjoint des ressources humaines (HCM) devrait élaborer un plan opérationnel doté de toutes les ressources nécessaires pour le programme de SST en tenant compte des risques auxquels est exposé le Ministère, de manière à atteindre les objectifs stratégiques.
2. Le sous-ministre adjoint des ressources humaines (HCM) devrait s’assurer que les formations requises portant sur la sécurité soient suivies par tous les employés.
3. Le sous-ministre adjoint des ressources humaines (HCM) devrait élaborer un programme exhaustif pour chacun des risques ministériels relevés dans le cadre du Programme de prévention des risques au moyen d’une approche fondée sur les risques.
4. Le sous-ministre adjoint des ressources humaines (HCM) devrait élaborer des indicateurs de rendement pour le programme de SST, s’assurer de la conformité aux règlements de SST pertinents et produire des rapports officiels en conséquence.

Énoncé de conformité

Selon mon jugement professionnel à titre de dirigeant principal de l’audit, le présent audit a été effectué conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne de l’Institut des auditeurs internes ainsi qu’à la Politique et à la Directive du Conseil du Trésor sur l’audit interne, comme en témoignent les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité. Les procédés d’audit appliqués et les éléments de preuve recueillis sont suffisants et appropriés pour appuyer l’exactitude des constatations et la conclusion formulée dans ce rapport, et pour fournir le niveau d’assurance que procure un audit. Les constatations et la conclusion reposent sur une comparaison entre les conditions qui existaient au moment de l’audit et les critères d’audit préétablis convenus avec la direction. Elles s’appliquent uniquement à l’entité examinée ainsi qu’à la portée et à la période visées par l’audit.

1. Contexte

L’Audit de la santé et de la sécurité au travail s’inscrit dans le cadre du Plan d’audit axé sur le risque 2018-2020 d’Affaires mondiales Canada ayant été recommandé par le Comité ministériel de l’audit et approuvé par le sous-ministre le 30 avril 2018.

Affaires mondiales Canada a l’obligation légale de protéger la santé, la sécurité et le bien-être de ses employés au travail. Cette obligation est principalement régie par la partie II du Code canadien du travail (CCT) et le Règlement canadien sur la santé et la sécurité au travail (RCSST), qui s’appliquent aux employés et aux autres personnes qui exécutent un ouvrage pour le compte de la fonction publique fédérale. Le cadre juridique établit un certain nombre de droits et d’obligations pour le Ministère, les gestionnaires, les employés et les comités, dont l’objectif est de « prévenir les accidents et les maladies liés à l’occupation d’un emploi  ». On compte parmi les mesures préventives la réduction ou l’élimination des risques, ainsi que l’approvisionnement d’équipement, de vêtements, de dispositifs ou de matériaux de protection personnelle. Le 25 octobre 2018, une loi modifiant la partie II du CCT dans le but de protéger davantage les employés fédéraux du harcèlement et de la violence sur les lieux de travail a reçu la sanction royale, et il en résultera une version révisée de la partie II du CCT.

Le Ministère doit répondre aux exigences d’autres lois, directives, standards et lignes directrices visant à améliorer partie II du CCT ou à guider les employeurs dans sa mise en œuvre. Les plus importants sont :

• La Politique du Conseil du Trésor sur la santé et la sécurité au travail : Cette politique a pour objectif de faire la promotion de la santé et de la sécurité au travail auprès des employés de la fonction publique, ainsi que de réduire l’incidence de maladies et de blessures liées au travail.
• Directive sur la santé et la sécurité au travail du Conseil national mixte : Cette directive est un amalgame de toutes les directives sur la santé et la sécurité au travail et comprend les normes minimales que doit suivre le programme de SST d’un employeur.
• L’Association canadienne de normalisation a mis au point des normes techniques sur la santé et la sécurité découlant de pratiques exemplaires reconnues.
• Emploi et Développement social Canada (EDSC) supervise les programmes gouvernementaux de sécurité afin de promouvoir et de maintenir la sécurité dans les lieux de travail de compétence fédérale. En vertu des pouvoirs conférés par la loi aux agents de santé et de sécurité d’EDSC, des inspections des lieux de travail et des vérifications de sécurité peuvent être menées, des directives peuvent être données aux employeurs, et des poursuites peuvent être engagées dans le cas où la non-conformité se poursuit.

De plus, la Stratégie pour la fonction publique fédérale sur la santé mentale en milieu de travail exige des organisations fédérales qu’elles adoptent une stratégie globale en matière de santé mentale qui leur soit propre.

Contexte ministériel

L’environnement de SST d’Affaires mondiales Canada est complexe; il comprend plusieurs sites de la région de la capitale nationale, cinq bureaux régionaux du Canada, ainsi que le réseau canadien de 178 missions réparties dans 110 pays. Le Ministère a la responsabilité de protéger la santé et la sécurité de plus de 10 000 employés, ainsi que des employés des partenaires (p. ex. ministères, agences) et des cooccupants (p. ex. sociétés d’État, gouvernements provinciaux et autres gouvernements nationaux), travaillant dans les lieux de travail du Ministère un peu partout dans le monde.

2. Observations et Recommandations

Il était attendu que le Ministère mette en place un cadre général afin de répondre aux exigences législatives en matière de SST. De tels cadres, ou Systèmes de gestion de la santé et de la sécurité au travail (SGSS), ont été élaborés par l’Association canadienne de normalisation et par l’Organisation internationale de normalisation (ISO) et sont reconnus comme une pratique exemplaire de l’industrie. Ce cadre permet d’adopter une approche systématique et préventive en matière de SST et comprend les éléments importants présentés ci-dessous.

La section suivante présente des constatations et des observations réparties selon les éléments clés d’un SGSS examiné dans le cadre du champ d’application de cet audit, soit : le système de responsabilité interne; les objectifs stratégiques; la formation; les comités de SST; le programme de prévention des risques et; les indicateurs de rendement, la surveillance et la production de rapports.

2.1 Système de responsabilité interne

Un système de responsabilité interne établit le rôle et les responsabilités de l’employeur, des employés, des agents de santé et de sécurité, ainsi que des comités de SST. L’équipe d’audit s’attendait à ce que le Ministère ait mis en place une structure hiérarchique claire en ce qui concerne le programme de SST de manière à assurer le respect des exigences de la partie II du CCT. L’équipe a constaté que les rôles et responsabilités avaient bel et bien été établis dans les différents domaines fonctionnels au sein du Ministère.

L’équipe d’audit a trouvé un énoncé en matière de SST signé par le sous-ministre des Affaires étrangères confirmant l’engagement du Ministère à respecter les exigences de la partie II du CCT. Relevant du sous-ministre, le sous-ministre adjoint des ressources humaines (HCM) est chargé des fonctions liées à la SST du Ministère. Cette responsabilité est déléguée à la Direction générale des relations en milieu de travail et santé organisationnelle (HWD), qui gère le programme de SST au sein de la Direction des programmes de santé organisationnelle (HWH); ce programme est composé d’un directeur et de quatre postes d’agent, dont un vacant. Il vise un vaste éventail de secteurs en lien avec la SST, dont la gestion des opérations, la prévention de la violence en milieu de travail, la prévention des risques, ainsi que la supervision des comités de SST au Canada et à l’étranger. Ce programme est également chargé de faire le suivi des blessures et des accidents en milieu de travail ainsi que de produire des rapports à ce sujet.

La Direction des valeurs, de l’éthique et du bien-être en milieu de travail (ZIB) est responsable de la gestion du programme d’aide aux employés, du système de gestion informelle des conflits, des valeurs et de l’éthique, et du bien-être en milieu de travail. À ce titre, la Direction est responsable de l’élaboration d’une stratégie ministérielle en matière de santé mentale. Comme la santé mentale est un aspect important du programme de SST, la Direction des programmes de santé ministériels et la Direction des valeurs, de l’éthique et du bien-être en milieu de travail collaborent sur les questions intersectionnelles.

Dans les missions, les chefs de mission sont responsables de s’assurer qu’un programme de SST est mis en place y compris l’établissement et la surveillance d’un comité local.

L’équipe d’audit a vérifié les mécanismes de responsabilisation du programme SST et a constaté qu’une structure hiérarchique adéquate était en place.

2.2 Objectifs stratégiques

Il était attendu que des objectifs stratégiques seraient mis en place afin d’assurer que le Ministère respecte ses obligations légales en matière de SST. Toutefois, bien que des objectifs stratégiques aient été élaborés, ils n’étaient pas appuyés par un plan opérationnel.

La Direction de la santé organisationnelle a élaboré des objectifs et des résultats stratégiques. Ces objectifs tenaient en compte les lacunes réglementaires connues et prévoyaient des dates cibles pour leur réalisation. Toutefois, ils n’étaient accompagnés d’aucun plan de mise en œuvre prenant en compte les ressources disponibles à la Direction des programmes de santé organisationnelle et les risques auxquels le Ministère est exposé. Un tel plan pourrait aider à la priorisation des nombreuses obligations relatives aux programmes de SST. Sans un tel plan opérationnel, la haute direction n’est pas en mesure d’évaluer l’état des résultats attendus ni le niveau adéquat de ressources humaines et financières devant être accordées afin de réaliser les priorités dans les échéances prévues.

Recommandation

1. Le sous-ministre adjoint des ressources humaines (HCM) devrait élaborer un plan opérationnel doté de toutes les ressources nécessaires pour le programme de SST en tenant compte des risques auxquels est exposé le Ministère, de manière à atteindre les objectifs stratégiques.

2.3 Formation

Selon la partie II du CCT et le RCSST, les employés, y compris ceux ayant des responsabilités de supervision, ainsi que les membres des comités de SST, devraient recevoir une formation adéquate en matière de SST. L’équipe d’audit a évalué le matériel de formation et a constaté que, bien que diverses formations soient offertes aux employés, l’achèvement des formations obligatoires ne faisait pas l’objet d’un suivi.

On a constaté que différents types de formations de SST étaient accessibles, en ligne comme en classe, grâce à l’intranet du Ministère, à internet, à des formateurs internes ainsi qu’à des fournisseurs de services externes. Conformément à la partie II du CCT, certaines formations à l’intention de tous les employés sont obligatoires, comme « les rudiments de la santé et de la sécurité, le Système d’information sur les matières dangereuses utilisées au travail et les premiers soins ». Bien que ces cours aient été offerts par l’entremise du Ministère, leur achèvement ne faisait pas l’objet d’un suivi.

Grâce à l’Outil en ligne du Programme de prévention des risques (PPR), les superviseurs ont rempli un formulaire d’évaluation des risques professionnels afin de déterminer les dangers potentiels pour leurs employés. Par conséquent, on a pu déterminer des formations relatives aux tâches liées au travail des employés ainsi qu’à leur environnement. Pour la majorité des employés de bureau, la formation obligatoire consistait en une série de vidéos « YouTube » disponibles sur l’intranet. Pour les employés occupant des postes avec des risques élevés, des vidéos et du matériel de formation tels que « Espace clos », « Conduire un véhicule », « Utilisation d’échelles et d’échafaudages » et « Appareils de levage » étaient disponibles sur le site intranet de la Direction des programmes de santé organisationnelle, la Plateforme de formation Safetycare. Toutefois, l’obtention d’une certification pour certains types d’activités à risque élevé exigerait d’autres formations pratiques. De plus, aucun test ne contrôlait la compréhension et la compétence des employés après les séances de formation. La Direction des programmes de santé organisationnelle ne surveillait pas la réalisation des évaluations des risques professionnels par les superviseurs et des formations par les employés. Pour les superviseurs, une formation particulière, « Atelier sur la santé et la sécurité au travail et sur la prévention des risques à l’intention des gestionnaires », était offerte. Des entrevues avec les membres des comités de SST ont révélé qu’ils étaient au courant des formations pertinentes disponibles sur l’intranet du Ministère. Ils ont exprimé leur intention de terminer la formation et d’informer les nouveaux membres au moment de leur embauche. Toutefois, l’achèvement de cette formation recommandée pour les superviseurs et les membres du comité ne faisait pas l’objet d’un suivi.

Puisque la formation obligatoire n’a pas été surveillée, la haute direction ne peut pas s’assurer que les superviseurs et les membres des comités relatifs à la SST sont pleinement conscients de leurs responsabilités en matière de SST et que les employés détiennent les connaissances suffisantes pour s’acquitter de leurs tâches de façon sécuritaire, dans l’objectif de diminuer les risques en milieu de travail.

Recommandation

2. Le sous-ministre adjoint des ressources humaines (HCM) devrait s’assurer que les formations requises portant sur la sécurité soient suivies par tous les employés.

2.4 Comités de santé et sécurité au travail

Les auditeurs s’attendaient à ce que le Ministère ait mis en place les comités de SST recommandés, de manière à aider les gestionnaires à assumer leurs responsabilités en matière de SST et de contribuer à la mise en œuvre du programme de SST, conformément au RCSST. L’équipe d’audit a évalué la structure des comités de SST et a constaté que le Ministère a mis en place les comités de SST nécessaires. Toutefois les exigences de conformité n’étaient pas respectées par tous les comités.

Comité d’orientation en matière de SST

Dans la Partie II du CCT, il est précisé que, dans les milieux de travail de plus de 300 employés, les employeurs de compétence fédérale doivent disposer d’un comité d’orientation en matière de SST, dont les principales responsabilités consistent à participer à l’élaboration de politiques et de programmes de santé et de sécurité; à participer à l’élaboration et à la surveillance d’un programme de prévention des risques en milieu de travail qui prévoit la formation des employés sur les questions de SST et; à assurer le suivi des données sur les accidents de travail, les blessures et les risques pour la santé.

L’équipe d’audit a constaté que le Ministère dispose d’un comité d’orientation en matière de SST coprésidé par deux représentants, l’un issu de la direction, et l’autre, d’une unité de négociation, comme l’exige le RCSST. Le mandat du comité d’orientation en matière de SST est conforme aux exigences décrites ci-dessus, et prévoyait la formulation de conseils à l’intention de la haute direction à propos des questions de SST touchant les employés d’Affaires mondiales Canada. Selon l’examen qu’a fait l’équipe d’audit d’échantillons de procès-verbaux de 2017 et 2018, des réunions se sont tenues régulièrement. De plus, les auditeurs ont constaté que le comité d’orientation en matière de SST a discuté de sujets tels que l’amiante, la qualité de l’air et les exigences en matière de premiers soins. Enfin, en consultation avec la Direction des programmes de santé organisationnelle, le comité d’orientation en matière de SST a élaboré une série de priorités dans le but d’améliorer, sur une période de deux ans, le respect des exigences.

Les comités de SST

Conformément au CCT, Partie II, tous les ministères doivent avoir des comités de SST dans toutes les installations comptant plus de 20 employés, ainsi qu’un représentant SST désigné dans les lieux de travail en comptant moins de 20. De plus, ces comités doivent se réunir au moins neuf fois par année, effectuer des inspections annuelles des dangers en milieu de travail, s’assurer que les dossiers sur les accidents et les incidents sont adéquats et travailler à résoudre les problèmes de SST portés à leur attention.

L’équipe d’audit a constaté que 109 comités de SST étaient en place au Canada et à l’étranger dans des milieux de travail comptant plus de 20 employés. Selon le rapport du comité local de 2017 élaboré par le Ministère ainsi que les statistiques du rapport annuel de l’employeur du mois de mai 2018, seulement 28 des 109 comités de sécurité au travail se sont réunis neuf fois par année, comme l’exige le CCT, Partie II. La Direction des programmes de santé organisationnelle n’a assuré qu’une supervision partielle du respect des exigences en matière de conformité par les comités de SST. Tel que mentionné plus loin dans ce rapport, l’Outil en ligne des comités de SST (OLCSST), lancé au mois de janvier 2019, devrait combler cette lacune. S’ils ne s’acquittent pas de leurs responsabilités, les comités de SST ne peuvent pas participer à l’atténuation des risques en milieu de travail.

2.5 Programme de prévention des risques

Vue d’ensemble du programme de prévention des risques

Conformément à la Partie XIX du RCSST, les employeurs doivent élaborer, mettre en place et superviser un programme de prévention des risques (PPR). Conséquemment, il était attendu que le Ministère ait élaboré un plan de mise en œuvre, une méthodologie pour cerner et évaluer les dangers, des mesures préventives, un programme d’éducation des employés ainsi que des évaluations de programme périodiques. L’équipe d’audit a passé en revue le programme de prévention des risques du Ministère et a constaté que des améliorations devaient être apportées.

En 2013, une organisation externe de santé et de sécurité a effectué une évaluation du PPR du Ministère. Cette évaluation a révélé que celui-ci ne respectait qu’en partie les exigences du Règlement sur le PPR. L’évaluation a également constaté que le processus de recensement des dangers et d’évaluation des risques devait être peaufiné et officialisé. De plus, cette évaluation a révélé qu’il fallait un engagement, une compétence et une capacité organisationnels accrus pour établir, mettre en œuvre et surveiller un PPR efficace. L’équipe d’audit a constaté que certaines des lacunes relevées en 2013 existent toujours.

L’équipe d’audit a relevé que certains éléments d’un PPR étaient en place. On pouvait trouver sur Modus des pratiques et des procédures de travail sécuritaires relatives à des risques connus, tels que le levage de lourdes charges ainsi que l’utilisation d’outils électriques ou d’échelles. De plus, la Direction des programmes de santé organisationnelle a fourni des conseils aux intervenants qui ont mené à la résolution de problèmes tels que celui de la qualité de l’air et de l’amiante, ainsi que l’a présenté le Comité d’orientation en matière de SST au Comité de gestion ministérielle au mois de juin 2018. En outre, un outil en ligne du PPR mis à la disposition des superviseurs leur permettait de recenser les risques potentiels pour leurs employés, de remplir les formulaires d’évaluation des risques liés au travail requis, ainsi que de déterminer la formation requise.

Dans le cadre d’un PPR formel, la Direction des programmes de santé organisationnelle a recensé les risques (p. ex. physiques, chimiques, biologiques, ergonomiques, environnementaux, physiologiques, ainsi que ceux liés aux urgences et aux menaces) auxquels est exposé le Ministère dans son ensemble, ce qui constitue une première étape. Toutefois, la Direction n’a pas élaboré de programme complet prévoyant des rôles et des responsabilités, de la formation et la tenue de dossiers en fonction de chacun des risques recensés (p. ex. système d’information sur les matières dangereuses utilisées au travail, premiers soins, espaces clos, sécurité incendie et intervention en cas d’urgence), conformément aux directives et aux lignes directrices pertinentes. Compte tenu des nombreux risques recensés, il serait possible d’élaborer un programme pour chacun d’entre eux en adoptant une approche axée sur les risques.

Tout accident, toute maladie professionnelle, toute situation comportant des risques doit faire l’objet d’une enquête, être consigné et faire l’objet d’un rapport par l’employeur. Les procédures sur la façon de conduire une telle enquête sont disponibles sur l’intranet du Ministère. L’équipe d’audit a examiné des exemples de rapports d’enquête ayant été déposés en 2017 et en 2018. Elle a constaté que ces rapports ont été remplis par un gestionnaire et un représentant de la santé et de la sécurité ou un représentant du comité, tel qu’exigé par ESDC. De plus, les agents de sécurité ministériels ont participé aux enquêtes lorsque cela s’est avéré nécessaire. Toutefois, l’équipe d’audit a constaté que l’information contenue dans ces rapports n’était pas utilisée en guise d’outil d’apprentissage pour cerner les causes profondes des risques, pour réduire leur occurrence éventuelle et pour améliorer le processus.

L’équipe d’audit a évalué un exemple d’exigence stipulée par la Partie XVII du RCSST, selon laquelle chaque employeur doit avoir un plan d’intervention en cas d’urgence conforme aux normes, aux procédures et aux formations recommandées. Aux missions, les plans d’urgence ont pris la forme d’un plan « tous risques ». En se basant sur l’évaluation d’exemples de plans et sur ses visites sur place, l’équipe d’audit a confirmé que les agents de sécurité se sont chargés d’élaborer des plans d’urgence et d’organiser des exercices relatifs à la sécurité ainsi que des simulations d’évacuation. À l’Administration centrale, les interventions en cas d’urgence étaient sous la responsabilité de l’agent de sécurité du Ministère, comme le prévoit le RCSST. L’équipe d’audit a toutefois constaté que, contrairement à ce qu’exige le RCSST, la Direction des programmes de santé organisationnelle n’avait pas de programmes de sécurité incendie et de mesures d’urgence documentant les rôles respectifs de la Direction des programmes de santé organisationnelle et des agents de sécurité.

L’équipe d’audit n’a constaté l’existence d’aucun plan visant à appuyer les objectifs stratégiques du programme de SST en vue de corriger les lacunes connues et de longue date que comporte le PPR.

Sans un PPR entièrement élaboré et mis en œuvre, le Ministère n’est pas en mesure d’adopter une approche coordonnée et uniforme pour cerner, évaluer et atténuer les dangers afin de réduire l’exposition des employés au risque de blessures, accidents et maladies.

Risques psychologiques

Conformément à la Partie II du CCT et à l’Association canadienne de normalisation, les agents de sécurité sont responsables de cerner, d’évaluer et de contrôler les risques en matière de santé mentale du point de vue de la sécurité. L’équipe d’audit a constaté que la Direction des programmes de santé organisationnelle a élaboré et mis en place des procédures et des outils pour cerner, évaluer et contrôler certains risques liés à la santé mentale. Cela incluait des outils ayant trait à la sensibilisation à la santé psychologique en milieu de travail, au syndrome post-traumatique et à la violence en milieu de travail, qui sont disponibles sur l’intranet du Ministère. Toutefois, l’équipe d’audit a constaté qu’aucun programme de prévention des risques relatifs à la santé mentale ne définissait clairement des rôles et des responsabilités ni ne prévoyait des formations conformes aux règles et aux directives en matière de sécurité. Par conséquent, l’aide apportée aux employés dans le besoin pourrait en être retardée.

Stratégie en matière de santé mentale

La Stratégie pour la fonction publique fédérale sur la santé mentale en milieu de travail exige des organismes fédéraux qu’ils élaborent leurs propres stratégies globales en matière de santé mentale afin d’instaurer un milieu de travail sain dans l’ensemble de leur structure. La stratégie fédérale consiste à s’harmoniser à la Norme nationale du Canada sur la santé et la sécurité psychologiques en milieu de travail, qui recense 13 facteurs contribuant à une mauvaise santé psychologique en milieu de travail, dont le traitement inéquitable, la charge de travail excessive, un environnement de travail physique peu adapté et un manque de locaux.

Il était attendu que la Direction des valeurs, de l’éthique et du bien-être en milieu de travail, qui est responsable du dossier de la santé mentale, développerait une stratégie en matière de santé mentale propre au Ministère et conforme à la stratégie nationale. Selon l’examen de la stratégie provisoire par l’équipe d’audit, cinq des treize facteurs reconnus étaient considérés comme prioritaires par le Ministère. Bien que la mise en œuvre de la stratégie doive encore être finalisée et approuvée, celle-ci ne prenait pas en compte les considérations de sécurité reconnues suivantes : la protection contre la violence, l’intimidation et le harcèlement psychologique, ou la protection contre les dangers physiques. Comme ces secteurs relèvent de la Direction des programmes de santé organisationnelle ainsi que d’autres unités du Ministère, il faudrait recueillir des commentaires consolidés afin de les intégrer à l’ébauche de la stratégie.

L’équipe d’audit a constaté que la Direction des valeurs, de l’éthique et du bien-être en milieu de travail a entrepris des activités parallèles. Selon les entrevues menées par les auditeurs et la revue de la documentation, le travail s’est effectué de manière coordonnée et intégrée entre les deux intervenants.

Recommandation

3. Le sous-ministre adjoint des ressources humaines (HCM) devrait élaborer un programme global pour chacun des risques recensés au sein du Ministère dans le cadre d’un PPR en utilisant approche fondée sur les risques.

2.6 Indicateurs de rendement, surveillance et production de rapports

Il était attendu que des indicateurs de performance seraient élaborés pour superviser les éléments essentiels du programme de SST afin d’assurer leur respect des exigences légales, et que ces renseignements seraient rapportés au cadre supérieur représentant l’employeur. L’équipe d’audit a constaté qu’aucun indicateur de performance n’assurait le suivi de la performance du programme de SST et que la production de rapport était restreinte.

L’équipe d’audit a constaté qu’aucun indicateur de performance n’avait été prévu pour le programme de SST. Par conséquent, il n’était pas possible d’assurer le suivi de ces indicateurs de manière à garantir leur conformité avec les règlements sur la SST pertinents. Il existait donc peu d’information relative à la performance pouvant être communiquée aux différents niveaux au sein du Ministère. Ainsi, le Comité d’orientation en matière de SST présentait un rapport au Comité de gestion ministérielle annuellement, comme le stipulait leur mandat. Dans son plus récent rapport, présenté au mois de juin 2018, le Comité d’orientation en matière de SST a présenté ses priorités, qui comprennent une mise à jour sur les étapes à suivre sur une période de deux ans. Toutefois, peu d’information ayant trait à la performance du programme de SST a été présentée. Conséquemment, la haute direction, y compris le cadre supérieur représentant l’employeur, pourrait ne pas être au courant des graves lacunes en matière de SST, ce qui l’empêcherait de mettre en place les mesures correctives nécessaires.

La Direction des programmes de santé organisationnelle préparait annuellement un rapport fournissant des statistiques de santé et de sécurité relativement aux situations dangereuses ayant été rapportées et le soumettait à Emploi et Développement social Canada ainsi qu’au Comité d’orientation en matière de SST. Ces rapports étaient de haut niveau et présentaient peu de détails relatifs au contexte et à la cause des incidents, ce qui aurait pu aider à cerner les tendances et à améliorer continuellement les processus. En 2017, la Direction des programmes de santé organisationnelle a rapporté que les comités de SST ont enregistré un total de 111 blessures et incidents. La Direction des programmes de santé organisationnelle a indiqué que ce taux d’occurrence était bas, étant donné que le Ministère emploie 10 000 personnes et ses activités se déroulent souvent dans des contextes dangereux. L’absence d’indicateurs de rendement clés et de rapports incomplets sur les situations comportant des risques limitent la capacité de la haute direction de mesurer l’état de conformité aux exigences juridiques et stratégiques en matière de SST et d’apporter les modifications nécessaires au programme de SST.

Bien conscient des lacunes en matière de supervision et de production de rapports, la Direction des programmes de santé organisationnelle a lancé Outil en ligne des comités de SST (OLCSST) au mois de janvier 2019. Cet outil servira à s’assurer que les comités de SST respectent les exigences qui leur sont imposées, telles que la préparation de rapports particuliers, le nombre de rencontres devant avoir lieu chaque année, l’inspection des installations, la composition des comités et la formation. De plus, l’outil fournit des modèles normalisés pour les ordres du jour de réunions et les procès-verbaux. En outre, il peut servir de base de données centrale accessible par les membres de tous les comités et peut générer des rapports statistiques et des tableaux de bord. Selon l’examen de l’équipe d’audit, cet outil peut faciliter la surveillance de la conformité par la Direction des programmes de santé organisationnelle et permettre un suivi avec les comités ne respectant pas leurs obligations.

En plus, la Direction des programmes de santé organisationnelle est en attente d’approbation pour le financement de personnel supplémentaire afin d’épauler l’administration, la coordination, l’orientation et la formation des membres des comités et le soutien technique de l’Outil en ligne des comités de SST (OLCSST) et de l’outil en ligne du PPR. Ces ajouts permettront d’accroître la capacité de la Direction des programmes de santé organisationnelle d’appuyer les activités de programme de SST.

Recommandation

4. Le sous-ministre adjoint des ressources humaines (HCM) devrait mettre en place des indicateurs de performances pour le programme de SST, surveiller la conformité aux règlements de SST pertinents et produire des rapports officiels en conséquence.

3. Conclusion

Affaires mondiales Canada possède les éléments clés d’un système de gestion en santé et sécurité au travail tels qu’un système de responsabilité interne, des objectifs stratégiques, de la formation, des comités de SST ainsi qu’un programme de prévention des risques. Toutefois, certaines lacunes existent depuis longtemps, particulièrement en ce qui concerne certains aspects du programme de SST, qui doivent être améliorés de manière significative afin d’assurer un meilleur respect des règlements sur la SST.

Annexe A - À Propos de l'Audit

Objectif

Cet audit avait pour objectif de fournir l’assurance raisonnable qu’Affaires mondiales Canada dispose d’un système de gestion en santé et sécurité au travail afin d’assurer la conformité du Ministère avec la Partie II du Code canadien du travail, ainsi qu’avec les autres politiques et lois applicables.

Portée

L’équipe d’audit a examiné les pratiques, les procédures et les processus de SST du Ministère pour la période s’étendant du mois d’avril 2017 au mois de janvier 2019. L’audit a porté sur tous les lieux de travail au Canada et à l’étranger et a inclus des visites sur les lieux de travail à l’Administration centrale ainsi qu’à quatre missions. De plus, puisque la bonne santé mentale et le bien-être des employés jouent un rôle dans le maintien d’un milieu de travail sain, l’équipe d’audit a passé en revue l’état d’avancement de la Stratégie ministérielle en matière de santé mentale, comme le prescrit la Stratégie pour la fonction publique fédérale sur la santé mentale en milieu de travail. C’est la Direction des valeurs, de l’éthique et du bien-être en milieu de travail qui avait la responsabilité d’élaborer cette stratégie.

L’audit ne prenait pas en compte les éléments de SST relatifs aux aspects physiques de la sécurité et aux infrastructures immobilières, puisque ces sujets avaient déjà fait l’objet de l’Audit de la sécurité physique de 2018 mené par le Bureau du dirigeant principal de l’audit. De plus, l’audit ne consistait pas en un examen technique de SST de chaque site (p. ex. évaluation de la manipulation et de l’entreposage de substances dangereuses, inspection des outils et des équipements...). Enfin, comme une procédure judiciaire est en cours, l’équipe d’audit n’a pas mené d’examen de l’incident survenu à La Havane, à Cuba.

Critères

Les critères suivants ont été établis à partir d’une évaluation détaillée des risques :

1. Le Ministère a mis en place une structure de gouvernance claire pour la gestion de la SST qui décrit les rôles, les responsabilités, la hiérarchie et la prise de décisions;
2. Le Ministère recense, évalue et corrige les risques en conformité avec le Code canadien du travail et les autres politiques et lois applicables;
3. Des activités de formation pertinentes en matière de SST sont développées et offertes;
4. Le Ministère fait un suivi adéquat et rédige des rapports exhaustifs portant sur les activités de SST aux organes de surveillance.

Approche et méthodologie

Afin de tirer des conclusions sur les critères susmentionnés, les méthodes suivantes ont été utilisées de manière à recueillir des données et évaluer la conformité avec les exigences clés du CCT, Partie II et du RCSST :

• Déterminer et réviser les manuels et les documents de gestion de la sécurité;
• Réviser toute autre documentation pertinente;
• Établir un tableau de concordance entre les procédures en matière de sécurité et les documents fournis;
• Réviser le fonctionnement du Comité d’orientation en matière de SST et des comités de SST à l'Administration centrale (au 125, promenade Sussex, au 111, promenade Sussex et au 200, promenade du Portage) et aux missions (Addis-Abeba, Bogotá, Guatemala, Pretoria);
• Revoir les outils de sécurité en ligne;
• Faire l’examen d’un exemple d’enquête sur les situations comportant des risques;
• Mener des entrevues auprès des membres du personnel du Ministère concernés.

Annexe B - Plan d'Action de la Direction