Audit de la Directive 15 sur le service extérieur – Réinstallation

Rapport final

Affaires mondiales Canada
Bureau du dirigeant principal de l’audit

Date de dépôt
Janvier 2021

Abréviation et Symboles

AC

Administration centrale

AGC

Agent de gestion et des affaires consulaires

AMC

Affaires mondiales Canada

CNM

Conseil national mixte

CSS

Carte de spécimen de signature

DSE

Directive sur le service extérieur

EC

Employés canadiens

ELT

Entreposage à long terme

EM

Effets mobiliers

FCA

Formulaire de confirmation d’affectation

HEA

Centre de ressources sur les DSE

HED

Direction générale de la politique et des services relatifs aux DSE

HEP

Direction de la politique et de l’administration des DSE

IVR

Indemnité de voyage de réinstallation

LGFP

Loi sur la gestion des finances publiques

SCD

Système central de déménagement

SFA

Système financier et administratif

SPAC

Services publics et Approvisionnement Canada

VP

Véhicule personnel

Sommaire

Conformément au Plan d’audit axé sur le risque 2019-2020 approuvé par Affaires mondiales Canada, le Bureau du dirigeant principal de l’audit a effectué un audit de la Directive sur le service extérieur 15 - Réinstallation.

Importance

Affaires mondiales Canada (le Ministère) administre les Directives sur le service extérieur (DSE) pour ses employés canadiens (EC) et les employés d’autres ministères qui travaillent dans les 178 missions du Canada partout dans le monde. Les DSE fournissent un système d’allocations, d’avantages et de conditions d’emploi qui reflète trois principes, soit l’équivalence avec la vie au Canada, l’encouragement à servir à l’étranger et les besoins liés aux programmes. La DSE 15 – Réinstallation (DSE 15 ou la Directive) prévoit les dépenses liées à la réinstallation. Au cours de la saison de réinstallation de 2019, le Ministère a supervisé 1 178 réinstallations internationales et nationales (États-Unis et Mexique), pour un décaissement total d’environ 36,9 millions de dollars.

En octobre 2018, l’approche du Ministère en matière d’expédition et d’entreposage internationaux a changé lorsque le Ministère a attribué un nouveau contrat à deux entreprises, indiquant la fin d’un régime d’expédition où, pendant des décennies, neuf fournisseurs de services et des centaines d’entreprises de déménagement locales assurant les services d’emballage et de livraison locale, ont dû être engagés.

Points examinés

L’objectif de l’audit était de déterminer si des mesures de contrôle essentielles relativement à l’administration et à la gestion de la DSE 15 étaient en place et fonctionnaient efficacement.

L’audit a porté sur la conception et l’efficacité des processus administratifs, des systèmes et des procédures utilisés pour administrer et gérer les opérations et les paiements liés à la DSE 15 qui ont eu lieu entre le 1er avril 2019 et le 31 mars 2020.

Domaines visés par l’audit

• Administration des paiements
• Application uniforme de la DSE 15
• Mise en œuvre du nouveau contrat d’expédition

Constatations

Des contrôles clés sur la gestion de la DSE 15 sont généralement en place, mais il est possible d’améliorer l’efficacité opérationnelle de ces contrôles, y compris l’adoption d’une approche de surveillance fondée sur les risques et l’élaboration d’une stratégie de mesure du rendement pour suivre l’exécution globale du nouveau contrat d’expédition.

Recommandations

1. Le sous-ministre adjoint des ressources humaines devrait renforcer les contrôles internes dans les domaines de l’évaluation de l’admissibilité, des pouvoirs et des documents à l’appui pour le paiement afin de s’assurer que les paiements couverts par la DSE 15 sont effectués conformément à la Directive.
2. Le sous-ministre adjoint des ressources humaines devrait élaborer et mettre à jour les documents de référence et les outils afin de réduire le risque d’application incohérente de la Directive.
3. Le sous-ministre adjoint des ressources humaines devrait s’assurer que tous les conseillers à la clientèle et les coordonnateurs des DSE responsables d’autoriser les paiements couverts par la DSE ont reçu la formation requise sur le pouvoir de signer des documents financiers.
4. Le sous-ministre adjoint des ressources humaines devrait s’appuyer sur le cadre de gestion des risques établi pour déterminer les secteurs présentant les risques les plus élevés et consacrer des ressources à la réalisation des activités de surveillance.
5. Le Le sous-ministre adjoint des ressources humaines devrait élaborer une stratégie de mesure du rendement pour le nouveau contrat d’expédition afin de s’assurer que les normes de prestation des services de réinstallation sont suivies et surveillées en vue d’améliorations futures.

Énoncé de conformité

Cet audit a été effectué conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne de l’Institut des auditeurs internes de même qu’à la Politique et à la Directive du Conseil du Trésor sur la vérification interne, comme en témoignent les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité.

1. Observations et recommandations

Cette section présente les principales constatations. Elle comporte trois volets, soit l’administration des paiements, l’application uniforme de la DSE 15 et la mise en œuvre du nouveau contrat d’expédition.

1.1 Administration des paiements

On s’attendait à ce que des mesures de contrôle soient en place pour s’assurer que les indemnités de réinstallation couvertes par la DSE et le remboursement des dépenses soient fournis aux EC admissibles et que les paiements soient admissibles, dûment autorisés, exacts, appuyés et consignés. L’incidence de la faiblesse ou de l’absence de contrôle dans ces domaines est double. Premièrement, il peut mener à des EC non admissibles qui reçoivent des remboursements en vertu de la DSE 15 et, deuxièmement, à des EC admissibles qui reçoivent des paiements erronés ou inadmissibles en vertu de la DSE 15.

Afin d’évaluer si les contrôles prévus étaient bien conçus et efficaces, l’équipe d’audit a utilisé une combinaison de tests par échantillonnage et de méthodes d’analyse de population sélectionnée. La ventilation détaillée du nombre de problèmes par DSE 15 – dispositions relatives à la réinstallation est présentée à l’annexe A.

Admissibilité

L’admissibilité aux paiements de réinstallation couverts par la DSE a été évaluée en fonction de l’approbation préalable obligatoire des dépenses liées à la réinstallation, comme l’expédition et le déménagement des effets mobiliers, les voyages de recherche de logements, le transport local et l’hébergement temporaire. Les évaluations de l’admissibilité constituent une mesure de contrôle essentielle pour s’assurer que les EC ne sont remboursés pour les dépenses connexes que si celles-ci sont préapprouvées. Bien que cette mesure de contrôle soit bien conçue, son efficacité opérationnelle pourrait être renforcée en fonction des principales constatations suivantes :

• 77 % des formulaires d’admissibilité pour le transport local ont été approuvés après que les dépenses aient été engagées;
• 69 % des voyages de recherche de logements n’ont pas fait l’objet d’analyses documentées de rentabilité pour l’évaluation requise de l’admissibilité et de la nécessité;
• 65 % des demandes de logement temporaire de plus de deux nuits n’avaient pas fait l’objet d’une approbation préalable documentée;
• il manquait des formulaires d’admissibilité pour 18 % des demandes relatives au transport local;
• 6 % des voyages à la recherche d’un logement ont été effectués avant que le formulaire d’admissibilité soit approuvé.

Autorisation

Les conseillers à la clientèle des DSE et les coordonnateurs des DSE doivent exercer l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) pour autoriser les paiements avant que les remboursements et les indemnités soient versés aux EC et que les factures soient payées aux titulaires des contrats. Ils doivent attester que les services ont été rendus, que les modalités de la Directive et des contrats ont été respectés et que l’EC ou le titulaire du contrat a droit au paiement. En général, les contrôles associés à l’autorisation sont en grande partie manuels, ce qui augmente le risque de pratiques incohérentes.

Les résultats des analyses d’échantillons montrent que de nombreuses transactions de paiement liées à diverses dispositions des DSE n’ont pas été autorisées de manière appropriée. Plus précisément :

• 50 % des frais de déménagement supplémentaires facturés par les titulaires de contrats n’avaient pas d’autorisation préalable documentée;
• 10 % des dépenses autorisées n’étaient pas raisonnables ou dépassaient la limite de la politique;
• 10 % des autorisations financières des conseillers à la clientèle des DSE étaient inappropriées, invalides ou supérieures à leur autorisation;
• 7 % des formulaires de confirmation d’affectation ont été autorisés après l’indemnité de faux frais ou l’indemnité de voyage de réinstallation.

De plus, dans 31 % des cas, le poids maximum de l’envoi consigné dans le Système central de déménagement (SCD) géré par un tiers était supérieur à ce qui était autorisé par le conseiller à la clientèle des DSE dans le message de réinstallation. Étant donné que le SCD est connecté au système du titulaire de contrat, il y a un risque que le poids incorrect soit utilisé comme référence et facturé par l’entreprise de transport.

Précision

L’équipe d’audit a cherché des écarts entre les renseignements sur les paiements réels dans le Système financier et administratif (SFA) du Ministère et les indemnités et demandes de remboursement autorisées correspondantes. L’exactitude des renseignements utilisés pour le paiement a également été évaluée.

Les résultats des tests de l’échantillon ont montré que la majorité des paiements versés aux EC étaient exacts. Il y a eu quatre cas de paiements en trop ou en moins et trois cas de paiements en double relevés au moyen de tests de la population. Bien que les tests n’aient permis de déceler que quatre paiements en double au coût d’environ 15 000 $, on a constaté un manque de mesures de contrôle dans le système en place pour empêcher ces transactions.

En ce qui concerne les factures d’expédition, à l’exception d’un seul cas, toutes les factures ont été payées et consignées correctement dans le système. L’analyse des échantillons a permis de déceler un paiement en double lié à l’entreposage à long terme. La direction est au courant de ces paiements en double et a commencé à recouvrer les fonds. Au moment de la production du rapport d’audit, aucun n’avait été enregistré dans le système.

Documents à l’appui

Avant d’effectuer des paiements pour les dépenses couvertes par la DSE 15, les conseillers à la clientèle des DSE et les coordonnateurs des DSE examinent et vérifient les documents justificatifs sous forme de factures originales, de reçus, de preuves de paiement, de formulaires et de courriels. Le processus de vérification vise à s’assurer que ces documents justificatifs sont valides, suffisants et comprennent le bon taux de paiement défini dans le contrat pertinent conformément à la Directive. Bien que les résultats des tests démontrent que la plupart des demandes de remboursement de dépenses étaient accompagnées de reçus valides et complets sur lesquels figurait le bon montant, il y a eu quatre cas où les documents à l’appui des paiements n’étaient pas valides.

L’obligation de fournir une preuve de voyage par les EC qui reçoivent une indemnité de voyage de réinstallation (IVR) pour un voyage en classe affaires (non requis pour la classe économique) ou une réaffectation avec escale à l’administration centrale (Ottawa, Canada) fait partie de l’entente signée par les EC et les conseillers à la clientèle des DSE. Toutefois, 18 % des preuves de voyage n’étaient pas disponibles pour examen à la demande de l’équipe d’audit. Dans le cas du remboursement des voyages de recherche de logements, l’obligation de fournir une preuve de voyage pour démontrer que des efforts ont été faits pour trouver une résidence pendant le voyage fait également partie de l’entente signée. Toutefois, 25 % des preuves documentées n’étaient pas disponibles.

Les documents d’expédition fournis par les titulaires de contrats variaient considérablement et, dans 42 % des cas, ils étaient incomplets. Notamment, 25 % des factures n’étaient pas accompagnées de billets de pesage ni de documents de rechange qui documentaient le poids net réel pour permettre au coordonnateur des DSE de vérifier si le poids figurant sur la facture était exact.

Dans l’ensemble, l’audit a permis de déterminer que, bien qu’il existe des mesures de contrôle pour s’assurer que les paiements couverts par la DSE liés à la réinstallation versés aux personnes et aux titulaires de contrats étaient admissibles, approuvés de façon appropriée, exacts et appuyés, les tests ont révélé de nombreux problèmes indiquant que certains des contrôles clés ne fonctionnaient pas comme prévu, en particulier dans les domaines de l’évaluation de l’admissibilité, de l’autorisation de paiement et de la fourniture de documents justificatifs.

Recommendation 1

Le sous-ministre adjoint des ressources humaines devrait renforcer les contrôles internes dans les domaines de l’évaluation de l’admissibilité, des pouvoirs et des documents à l’appui du paiement afin de s’assurer que les paiements versés en vertu de la DSE 15 sont effectués conformément à la Directive.

1.2 Application uniforme de la DSE 15 – Réinstallation

On s’attendait à ce que les conseillers à la clientèle des DSE et les coordonnateurs des DSE appliquent la Directive de façon uniforme en utilisant des procédures, des directives, de la formation et des outils internes. On s’attendait également à ce que les activités de surveillance permettent de détecter et de corriger toute erreur dans les opérations de paiement.

La DSE 15 est l’une des directives sur le service extérieur les plus complexes. De plus, les conditions d’application de la DSE 15 stipulées dans certaines dispositions ne sont pas toujours simples et sont sujettes à interprétation. Cela permet aux conseillers à la clientèle des DSE d’exercer une marge de manœuvre limitée en fonction de leur jugement professionnel et de la Directive lorsqu’ils autorisent les dépenses. Dans des circonstances exceptionnelles et pour certaines dispositions de la Directive, les réclamations peuvent nécessiter un pouvoir discrétionnaire de la direction ou la consultation du groupe de travail B ou A. Les mandats de chaque groupe de travail sont détaillés à l’annexe B. L’audit a examiné toutes les décisions du groupe de travail B sur la DSE 15 de 2019 et ont déterminé que la Directive a été appliquée avec exactitude et que les décisions étaient conformes aux résultats des tests.

Les résultats des tests sur l’échantillon ont montré que la majorité des transactions étaient conformes à la Directive. Néanmoins, certains cas d’application incohérente de la Directive parmi les conseillers à la clientèle des DSE ont été observés. Ces cas comprennent les paiements liés à la réinstallation aux personnes et aux titulaires de contrats présentés à la section 1 « Administration des paiements » du présent rapport. Par exemple, tous les conseillers et coordonnateurs à la clientèle des DSE n’ont pas toujours obtenu et classé les documents justificatifs requis. L’application incohérente de la Directive augmente le risque de non-respect des principes sous-jacents des DSE.

Procédures, orientation, formation et outils

La Direction générale de la politique et des services relatifs aux DSE (HED) a créé le Guide des procédures des DSE à l’intention des conseillers à la clientèle des DSE afin de faciliter l’application uniforme de la DSE 15. Le Guide contient des renseignements généraux sur les DSE et des informations sur leur administration et leur application. Parmi les autres lignes directrices et outils mis à la disposition des conseillers à la clientèle des DSE, mentionnons la brochure d’AMC sur les préparatifs de déménagement, les Lignes directrices et informations concernant l’expédition des effets mobiliers et de véhicules personnels, la Politique sur le déménagement des effets mobiliers, et la liste de toutes les missions desservies exclusivement par transport aérien pour le déménagement des effets mobiliers. L’équipe d’audit a examiné ces documents pour déterminer s’ils étaient conformes à la Directive actuelle (1^er avril 2019). L’examen a révélé que le Guide et d’autres documents de référence n’ont pas été mis à jour pour tenir compte des changements. Les entrevues menées auprès de certains conseillers à la clientèle des DSE indiquent que les changements et les mises à jour apportés aux politiques et aux procédures n’étaient pas toujours communiqués de façon uniforme et en temps opportun. Cela pourrait empêcher les conseillers à la clientèle des DSE d’appliquer la Directive de façon uniforme.

La formation et le jumelage aident également les conseillers à la clientèle des DSE à comprendre et à interpréter la Directive de la même manière, ainsi qu’à se tenir au courant des changements apportés aux politiques et aux exigences. La formation offerte aux conseillers à la clientèle des DSE comprend des séances informelles avec le coordonnateur de la formation ainsi que des séances hebdomadaires de questions et réponses avec les directeurs et les directeurs adjoints pour échanger de l’information. Dans la pratique, les demandes de renseignements de leurs pairs, le jumelage et des outils comme le Guide des DSE, le portail des DSE et le SCD étaient leur principale source de formation et de connaissances. En ce qui concerne la formation obligatoire organisée et suivie par le Ministère pour l’article 34, l’examen d’un échantillon de fiches de signature en vertu de l’article 34 a révélé que la plupart (68 %) des conseillers à la clientèle des DSE n’avaient pas reçu cette formation obligatoire. Cela augmente le risque que les paiements de réinstallation couverts par la DSE ne soient pas dûment autorisés et effectués conformément à la Directive.

Recommandation 2

Le sous-ministre adjoint des ressources humaines devrait élaborer et mettre à jour les documents de référence et les outils afin de réduire le risque d’application incohérente de la Directive.

Recommandation 3

Le sous-ministre adjoint des ressources humaines devrait s’assurer que tous les conseillers et coordonnateurs à la clientèle des DSE qui sont responsables d’autoriser les paiements en vertu des DSE ont suivi la formation requise sur le pouvoir de signer des documents financiers.

Surveillance

On s’attendait à ce qu’un processus de surveillance fondé sur le risque soit en place pour suivre et surveiller les dépenses et l’administration de la DSE 15.

L’équipe d’audit a examiné les activités de surveillance effectuées par un agent de surveillance désigné et d’autres agents responsables. Bien que certaines activités de surveillance aient été réalisées, leur conception et leur efficacité étaient limitées en ce qui concerne la surveillance de la base de sélection des zones, la couverture et la rapidité.

Depuis 2018, un agent subalterne a été affecté à la surveillance de l’application de tous les paiements effectués en vertu des DSE, y compris la DSE 15 – Réinstallation. Toutefois, la réinstallation n’a pas fait l’objet d’une surveillance régulière. La surveillance s’est concentrée sur les indemnités de voyage des EC liées aux voyages en classe affaires et aux réaffectations. En 2016, la Direction générale de la planification ministérielle, de la gestion du rendement et du risque (SRD) a préparé une évaluation des risques de toutes les DSE pour aider à élaborer un cadre de gestion des risques, mais les auditeurs n’ont trouvé aucune preuve d’une évaluation complète des risques propres à toutes les dispositions de la DSE 15 et de la façon dont ce cadre a été utilisé pour orienter les activités de surveillance.

En plus de ces deux dispositions de la DSE, l’équipe d’audit a relevé d’autres dispositions au cours de l’exercice d’évaluation des risques à l’étape de la planification de l’audit qui pourraient également bénéficier d’une surveillance, comme les véhicules personnels, les voyages à la recherche d’un logement, l’hébergement temporaire et le transport local.

Au moment de l’audit, cette surveillance n’avait été effectuée que pour la saison de réinstallation de 2018. Les résultats de la surveillance pour la saison de réinstallation de 2018 ont révélé qu’environ 20 % de toutes les allocations de voyage d’affaires et de réaffectation n’étaient pas accompagnées d’une carte d’embarquement valide pour démontrer que l’allocation de voyage fournie était comptabilisée conformément à la DSE 15. Ces exceptions avaient été présentées à la direction pour qu’elle y donne suite. L’analyse de l’échantillon de l’audit a donné lieu à des constatations semblables.

D’autres outils ont également été élaborés pour appuyer le suivi des dépenses de réinstallation couvertes par les DSE. Par exemple, une liste maîtresse d’entreposage à long terme (ELT) est utilisée pour faire le suivi des effets mobiliers des EC qui sont conservés dans leur ville d’origine pendant qu’ils sont en mission. Le Ministère paie directement le titulaire de contrat et tous les frais d’entreposage au-delà de 60 jours, après le retour de la mission de l’EC, doivent être recouvrés auprès de l’EC conformément à la DSE – Réinstallation. Par conséquent, un document de suivi complet, exact et mis à jour serait un outil de surveillance essentiel pour veiller à ce que l’administration des paiements de l’ELT soit conforme à la Directive. Cependant, un examen de la liste maîtresse de l’ELT a révélé que certains des renseignements clés, comme les dates d’entreposage et les dates de prolongation, étaient incomplets ou inexacts. De plus, aucun rapprochement n’a été effectué entre les listes de contrôle de l’entreposage entrant et sortant pour déterminer si les ELT sont gérés conformément aux calendriers d’origine ou s’ils sont prolongés.

Une surveillance régulière axée sur les risques pourrait appuyer la cohérence et l’administration des paiements couverts par les DSE et renforcer la conformité.

Recommandation 4

Le sous-ministre adjoint des ressources humaines devrait s’appuyer sur le cadre de gestion du risque établi pour déterminer les secteurs à risque élevé et consacrer des ressources à la réalisation des activités de surveillance.

1.3    Mise en œuvre du nouveau contrat d’expédition

On s’attendait à ce que la mise en œuvre du nouveau contrat d’expédition et de déménagement permette un processus de réinstallation plus efficient et plus efficace.

Avant octobre 2018, l’AC et les missions étaient responsables de l’organisation des déménagements locaux aux points de départ et de destination, de l’entreposage et de l’acheminement du fret. En raison de la multiplicité des fournisseurs de services internationaux et des centaines de titulaires de contrats locaux engagés dans 178 missions, le suivi et la mesure de la prestation des services étaient difficiles à réaliser, ce qui avait posé des défis pour assurer une surveillance et un suivi efficaces de la gestion.

En octobre 2018, l’approche du Ministère en matière d’expédition et d’entreposage a changé après la signature d’un nouveau contrat d’expédition avec deux fournisseurs de services. Les services de déménagement sont maintenant fournis de porte à porte dans le cadre d’un seul contrat. Par conséquent, le nombre de fournisseurs de services internationaux est passé de neuf à deux et des centaines de déménageurs locaux ont été éliminés progressivement, ce qui devrait accroître la cohérence entre les déménagements, simplifier le processus administratif et réduire la charge de travail des missions. De plus, cette nouvelle entente d’expédition a fourni au Ministère une solution clé en main et une surveillance de gestion clé pour la livraison des effets et des véhicules personnels à ses EC.

Néanmoins, cela a créé des défis inévitables pour la gestion de la DSE en introduisant de nouveaux titulaires de contrats qui n’étaient pas familiers avec les expéditions diplomatiques internationales uniques et complexes.

Prestation des services

L’équipe d’audit a envoyé un questionnaire à 127 EC relocalisés en 2018-2019 qui avaient retenu les services des nouveaux titulaires de contrats d’expédition et de déménagement, et elle a reçu 55 réponses. Sachant que de multiples facteurs peuvent avoir eu une incidence sur la qualité du service, 75 % des répondants ont dit avoir subi des interruptions de service, des retards dans les expéditions et des défaillances de livraison. La préoccupation la plus courante était une communication et une coordination floues et insuffisantes entre l’administration centrale, les missions, les EC et les entreprises de logistique. De plus, plusieurs agents de gestion et des affaires consulaires (AGC) ont rapporté avoir eu des difficultés concernant leurs rôles et responsabilités redéfinis, et le manque d’instructions ou d’outils pour comprendre les nouvelles modalités d’expédition.

Aucun outil ni système officiel n’était en place pour suivre, mesurer et communiquer les défaillances des services de livraison. Sans un dossier sur les difficultés existantes, il est difficile d’évaluer où se situent les plus grands problèmes et d’élaborer des solutions pour améliorer la mise en œuvre du nouveau contrat. Ces renseignements sur l’exécution des services pourraient également appuyer le sondage d’évaluation de la qualité et constituer l’un des critères à utiliser pour déterminer la part commerciale de chaque titulaire de contrat conformément au contrat d’expédition international.

Efficacité du processus

En vertu de l’ancien régime de passation de marchés, chaque opération de réinstallation nécessitait l’établissement de contrats avec trois déménageurs locaux pour l’emballage et l’acheminement du fret du point d’origine à la destination, et l’établissement de contrats entre la mission et des déménageurs locaux à destination. Neuf titulaires de contrats internationaux et des centaines de titulaires de contrats locaux ont participé à ce projet, ce qui, entre autres choses, a rendu très difficile l’efficacité du processus d’administration du transport.

Certains AGC ont noté des améliorations dans les envois internationaux, en particulier le processus simplifié et l’économie de ressources pour la gestion de la mission, malgré l’insatisfaction de certains EC susmentionnés. L’équipe d’audit a effectué une analyse des dépenses réelles liées à l’expédition et au déménagement entre l’exercice 2019-2020 et l’exercice précédent. Les résultats montrent que même s’il y a eu plus de 30 déménagements supplémentaires pour les EC, les dépenses totales ont diminué de plus de 3 millions de dollars (voir l’annexe C). Cela pourrait être considéré comme un premier signe d’économies de coûts possibles dans le cadre du nouveau régime de contrats qui est entré en vigueur en octobre 2018. Cependant, une analyse plus poussée s’impose.

Recommandation 5

Le sous-ministre adjoint des ressources humaines devrait élaborer une stratégie de mesure du rendement pour le nouveau contrat d’expédition afin de s’assurer que les normes de prestation des services de réinstallation sont suivies et surveillées en vue d’améliorations futures.

2. Conclusion

Des mesures de contrôle essentielles de la gestion de la DSE 15 sont généralement en place. Il est possible d’améliorer l’efficacité de ces contrôles, d’adopter une approche de surveillance axée sur les risques et d’élaborer une stratégie de mesure du rendement pour le nouveau contrat d’expédition.

Annexe A : Résumé des résultats des analyses

Afin de bien atteindre l’objectif de l’audit, l’équipe d’audit a effectué des analyses de transactions au moyen d’un échantillon sélectionné et de tests sur l’ensemble de la population afin de recueillir suffisamment de données probantes pour tirer des conclusions sur les critères et les sous-critères d’audit au moyen des méthodes suivantes :

1. détermination des mesures de contrôle essentielles et évaluation de leur efficacité;
2. analyse de données et sélection d’échantillons de transactions à analyser;
3. autres analyses au besoin.

Analyse d’échantillons

Un échantillon de 50 EC réinstallés a été sélectionné pour des tests détaillés, y compris les 251 opérations financières correspondantes totalisant 2,04 millions de dollars, représentant environ 10 % de la population en valeur de paiement. L’échantillon d’EC a été sélectionné en fonction du risque, de l’importance relative et de la représentation régionale (c.‑à‑d. internationale et nationale) et directionnelle (c.‑à‑d. départ, arrivée et réaffectations). Les critères d’analyse ont été tirés des directives du CNM, des politiques et des procédures ministérielles et de l’instrument de délégation des pouvoirs de signature des documents financiers et contractuels pour les DSE. Comme l’échantillon a été sélectionné au moyen d’une méthode d’échantillonnage discrétionnaire, les résultats ne peuvent pas être extrapolés à la population.

Les transactions s’échelonnent du 1er avril au 31 octobre 2019, période pendant laquelle les échantillons ont été sélectionnés.

Le tableau suivant résume le nombre et les types de problèmes relevés dans les analyses des transactions.

Analyse à l’échelle de la population

L’analyse de la population a été fondée sur les principaux secteurs de risque cernés au cours d’audit.  L’équipe d’audit a utilisé des outils d’analyse des données pour apparier et grouper les transactions qui ont eu lieu entre le 1er avril et le 31 octobre 2019 avec les données correspondantes du portail des DSE sur les indemnités et les réclamations. Cela a permis d’effectuer des analyses à l’échelle de la population, y compris la détermination des anomalies, dans l’ensemble des données groupées. Entre autres choses, trois paiements en double ont été découverts.

Annexe B : Description des groupes de travail et définition du Conseil national mixtes

Le Comité interministériel de coordination, Groupe de travail A, est un comité interministériel de coordination du service extérieur présidé par le SCT et composé de représentants de cinq autres ministères fédéraux en plus d’Affaires mondiales Canada. Son mandat est d’assurer une interprétation et une application interministérielles uniformes des DSE; de maintenir une liaison continue avec les employeurs, les ministères et les organismes distincts sur les questions liées aux dispositions des DSE; et de recommander des changements au Comité des DSE du CNM et au président du Conseil du Trésor.

Le Groupe de travail B est un sous-comité du Groupe de travail A et une instance de consultation interministérielle accessible aux représentants ministériels sur l’interprétation et l’application des DSE. Il est présidé par le directeur de la Direction des initiatives et du contrôle des DSE et est composé de représentants de sept autres ministères fédéraux. Ses objectifs sont d’assurer une interprétation et une application uniformes; de discuter et de recommander des solutions possibles à des préoccupations et à des problèmes particuliers au cas par cas; et de fournir aux administrateurs ministériels un moyen d’échanger de l’information. En ce qui concerne les décisions liées à la réinstallation découlant des DSE, le Comité examine et approuve les demandes de remboursement de dépenses qui sont faites dans des

Extraits de la DES 2  – Définitions et de la DSE 15 - Réinstallation

Option de voyage de réinstallation soumise à justification (accountable relocation travel option) s’entend d’une option de voyage offerte à un fonctionnaire pour son voyage de réinstallation de son ancien à son nouveau lieu de travail pour laquelle le fonctionnaire doit soumettre une demande de remboursement pour les frais réels et raisonnables associés au voyage de réinstallation, tels qu’énoncés dans la présente directive, dans les 30 jours suivant le voyage et pour lequel un fonctionnaire peut demander une avance, sous réserve de la DSE 4 – Avances comptables.

Affectation d’un poste à l’étranger à un autre (cross-posting) désigne l’affectation d’un fonctionnaire d’un poste à un autre.

Logement appartenant à l’État (Crown-held accommodation) désigne un logement que l’État possède, loue ou contrôlé par l’État et comprend les logements fournis directement à un fonctionnaire par le gouvernement hôte.

Fonctionnaire (employee) désigne une personne à qui les Directives du Service extérieur s’appliquent conformément à la DSE 3 – Application.

Couple de fonctionnaires (employee-couple) désigne deux personnes affectées au même poste, ou à des postes différents, qui sont mariées l’une à l’autre ou qui ont signé la déclaration à l’annexe A de la présente directive lorsque :

• les deux personnes sont des employés;
• une personne est un employé et l’autre peut demander au gouvernement du Canada (p. ex., personnel militaire) de lui verser des indemnités pour le service à l’étranger.

Les effets mobiliers (household effects) désignent les meubles, l’équipement ménager et les articles personnels des employés et de leurs personnes à charge (y compris les motocyclettes), mais ne comprennent pas les autres véhicules personnels (VP), le bétail ou les animaux de compagnie.

Les frais de subsistance (living expenses) désignent les dépenses réelles et raisonnables engagées pour l’hébergement, les repas, la lessive, le nettoyage à sec, les services de voiturier et les pourboires auxiliaires.

Le trajet officiel (official routing) est l’itinéraire le plus direct et le plus pratique, tel que déterminé par l’administrateur général, pour un voyage aller simple entre l’ancien lieu de travail et le nouveau lieu de travail.

La réinstallation (reinstallation) désigne le déplacement géographique autorisé d’un fonctionnaire et/ou d’une personne à charge entre un lieu de travail au Canada et un lieu de travail à un poste, ou entre un lieu de travail à un poste et un lieu de travail à un autre poste.

Les frais de réinstallation (relocation expenses) désignent le coût applicable :

• les frais de déplacement du fonctionnaire et d’une personne à charge, et/ou l’emballage, la mise en caisse, le transport, le transport et le déballage des effets mobiliers du fonctionnaire, et/ou l’entreposage à long terme des effets mobiliers lorsque l’administrateur général n’a pas autorisé l’expédition de ces effets au poste du fonctionnaire, l’entreposage accessoire nécessaire des effets mobiliers que l’administrateur général a autorisés à expédier pour une période maximale de douze mois; ou
• les diverses dépenses prévues à la DSE 15 – Réinstallation.

L’indemnité de voyage de réinstallation (relocation travel allowance) s’entend d’une indemnité non soumise à une justification versée à un fonctionnaire pour le voyage de réinstallation de l’ancien au nouveau lieu de travail, et inclut l’indemnité de voyage, ainsi que les frais engagés à l’ancien et au nouveau lieu de travail.

L’allocation de voyage (travel allocation) est le montant qui sera fourni au fonctionnaire pour les déplacements par avion, véhicule personnel (VP) ou par mer de l’ancien lieu de service au nouveau lieu de travail et peut inclure les dépenses décrites au paragraphe 15.6.2 relatives à une escale autorisée lorsque l’administrateur général détermine qu’elle est nécessaire.

Le congé de déplacement (travel leave) désigne une période d’absence payée autorisée par l’administrateur général pour couvrir le temps de déplacement et durant laquelle le fonctionnaire est réputé être en service aux fins de toute indemnité d’accident applicable.

Les frais de voyage (travel expenses) sauf dans les cas prévus à la partie Déplacement pour réinstallation de la DSE 15 – Déplacement pour voyage en vertu de cette directive et/ou à la DSE 64 – Évacuation d’urgence et perte, signifient les frais de transport aérien et local à destination et en provenance des aéroports aux points de départ et de destination et, sur autorisation de l’administrateur général, pour l’hébergement, les repas et le transport local à destination et en provenance de l’aéroport pour une escale nécessaire, lorsqu’il n’est pas possible ou réaliste d’organiser un itinéraire qui permettra de continuer à se rendre à la destination approuvée.

Annexe C : Sommaire de la DSE 15 – Dépenses de réinstallation

Annexe D : À propos de l’audit

Objectif

L’objectif du présent audit était de déterminer si des mesures de contrôle essentielles relatives à l’administration et à la gestion des DSE liées à la réinstallation sont en place et fonctionnent efficacement.

Portée

La portée de l’audit était axée sur les processus administratifs, les systèmes et les procédures des DSE liés à la réinstallation, à partir desquels les paiements et les transactions ont été amorcés, autorisés et traités. L’audit a également examiné si les contrôles connexes étaient en place et opérationnels pour assurer l’admissibilité et l’exactitude des paiements, la satisfaction envers la prestation des services et la conformité à la Directive. Aux fins de l’analyse des transactions, l’audit a porté sur les déménagements d’EC qui ont eu lieu entre le 1^er avril et le 30 octobre 2019, et sur les paiements de réinstallation connexes qui ont été enregistrés dans le Système financier et administratif du Ministère entre le 1^er avril 2019 et le 31 mars 2020.

Toutefois, pour mieux comprendre le sujet de l’audit, des données et des documents pertinents, mais ne portant pas sur cette période, ont également été examinés et analysés.

Critères

Les critères ont été élaborés à la suite de l’évaluation détaillée des risques et ont tenu compte des critères d’audit liés au Cadre de responsabilisation de gestion élaboré par le Bureau du contrôleur général du Secrétariat du Conseil du Trésor. Les critères d’audit ont été discutés et convenus avec les entités auditées comme suit.

Critères d’audit

1. Le Ministère a mis en place des mesures de contrôle pour s’assurer que les paiements versés aux EC sont exacts et conformes à la DSE 15.
2. Le Ministère a mis en place des mesures de contrôle pour s’assurer que les paiements versés aux titulaires de contrats sont légitimes, exacts et respectent les contrats d’expédition, de déménagement et d’entreposage connexes.
3. Le Ministère applique la DSE 15 de façon appropriée et uniforme.

Approache et méthodologie

L’audit a été effectué conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne de l’Institut des auditeurs internes et à la Politique sur l’audit interne et la Directive sur l’audit interne du Conseil du Trésor. Ces normes exigent que l’audit soit planifié et effectué de manière à obtenir une assurance raisonnable que son objectif est atteint.

Annexe E : Recommandations et plan d’action de la direction