Audit de l’utilisation des cartes d’achat dans les missions

Décembre 2021

Table des matières

1. Contexte
   • Administration et gestion
   • Exigences des politiques
   • Directive sur les cartes d’achat
2. 2. Objectif, approche et méthodologie
   • À propos de l’audit
   • Approche – Analyse des données
   • Méthodologie – Sélection des échantillons
   • Méthodologie – Échantillons par point de prestation des services communs
3. 3. Constatations
   • Documents à l’appui
   • Risque des achats fractionnés
   • Surveillance
4. 4. Conclusion, recommandations, réponse de la direction et plan d’action
   • Conclusion
   • Conclusion fondée sur les critères d’audit
   • Recommandations
   • Réponse de la direction et plan d’action

1. Contexte

Administration et gestion

• Le directeur adjoint de la Direction des opérations financières internationales (SMFF) est responsable d’émettre et de surveiller l’utilisation des cartes d’achat dans les missions.
• Le point de prestation des services communs (PPSC) vérifie la documentation de la mission, approuve le paiement des relevés de comptes principaux et entre les pièces de journal en fonction de la documentation.
• L’agent de gestion et des affaires consulaires (AGC) ou, dans certains cas, un autre gestionnaire de programme, est responsable de coordonner les cartes d’achat dans les missions.
• Les titulaires de carte des missions comprennent les employés canadiens et les employés recrutés sur place. Ils sont responsables d’utiliser la carte d’achat, conformément aux politiques ministérielles et celles du Conseil du Trésor.
• Le chef de mission (CDM) s’assure que l’AGC met en œuvre des contrôles et respecte les règles et les exigences.
• Tous les achats doivent être approuvés par les autorités compétentes et être conformes aux politiques en vigueur.

Exigences des politiques

• Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP)
• Conseil du Trésor
  • Politique sur la gestion financière
  • Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers
• Directives sur le service extérieur du Conseil national mixte
• Affaires mondiales Canada
  • Directive sur les cartes d’achat dans les missions
  • Instrument de la Délégation des pouvoirs de signature financiers et contractuels
  • Politique sur l’accueil officiel à l’étranger
  • Directive sur les frais d’adhésion
  • Procédures sur les comptes à fins déterminées

Directive sur les cartes d’achat

• Les cartes d’achat peuvent être utilisées pour :
  • Des biens et des services, à l’exception des biens et services qui doivent spécifiquement être achetés par des unités de l’Administration centrale selon les modalités détaillées contenues dans le chapitre 3, Annexe C, du Manuel de gestion du matériel;
  • Les dépenses liées à l’utilisation et à l’entretien d’un parc automobile (y compris le carburant);
  • Les réservations d’hôtel pour les employés canadiens, les employés recrutés sur place et les employés des autres ministères ainsi que les non‑fonctionnaires;
  • Le règlement de la note d’hôtel pour les non-fonctionnaires;
  • Les dépenses engagées par les CDM et les agents de gestion et des affaires consulaires en cas d’évacuation;
  • Des billets d’avion ou de train achetés par la mission pour un déplacement officiel (c’est-à-dire dans le cas d’un déplacement couvert par la Directive sur les voyages du Conseil national mixte [CNM]).
• Les cartes d’achat ne doivent pas être utilisées pour :
  • Les dépenses personnelles;
  • Les frais liés aux déplacements des employés (sauf pour acheter des billets d’avion ou de train, comme indiqué ci-dessus);
  • Les dépenses d’accueil, si l’employé a reçu une avance de fonds d’accueil à cette fin;
  • Les opérations interministérielles (paiement aux autres ministères);
  • Les dépenses couvertes par la Directive sur le service extérieur (DSE) sur les voyages ou d’autres dépenses couvertes par les DSE (sauf les frais d’évacuation, comme indiqués ci-dessus);
  • Les achats d’immobilisation.

2. Objectif, approche et méthodologie

À propos de l’audit

Objectif : L’objectif de l’audit était d’évaluer l’efficacité des contrôles en place pour appuyer la conformité du Ministère aux exigences législatives et aux politiques pertinentes sur l’utilisation des cartes d’achat dans les missions.

Critères :

1. Les opérations des cartes d’achat respectent les politiques, les procédures et les lignes directrices pertinentes.
2. Des contrôles ministériels, y compris des activités de surveillance, sont en place et fonctionnent efficacement pour détecter la mauvaise utilisation des cartes d’achat.

Portée :

Approche – Analyse des données

• Planification axée sur les risques
  • Effectuer une évaluation des secteurs à risque élevé qui se prêtent à une approche analytique des données.
  • Acquérir une compréhension quantitative approfondie des données.
• Analyse et mise à l’essai des données
  • Évaluer l’efficacité des contrôles, cerner les lacunes dans les contrôles et détecter les fraudes potentielles.
  • Effectuer des analyses démographiques.
  • Mise à l’essai des transactions, au besoin.
  • Mener des entrevues contextuelles et informationnelles.
• Mise en œuvre d’une approche de surveillance continue
  • Explorer les pratiques de surveillance de l’analyse des données.
  • Fournir des renseignements en temps opportun et des constatations potentielles liés aux contrôles clés et à la gestion des processus et des programmes.
  • Transférer les scripts d’analyse des données au secteur de programme ainsi qu’aux contrôles internes.

Méthodologie – Sélection des échantillons

• L’audit a commencé au début de 2021 et il a été décidé d’analyser les transactions des cartes d’achat des missions pour l’année civile 2020 plutôt que pour un exercice financier, afin que l’audit porte sur un ensemble complet de données.
• Les transactions ont été catégorisées pour exécuter les scripts d’analyse.
• D’après les résultats des scripts analytiques, 223 échantillons ont été sélectionnés. Certains échantillons avaient plus d’une transaction, ce qui a donné lieu à 366 transactions au total.
• La sélection des échantillons était fondée sur le risque et le jugement, puis a été testée pour évaluer la conformité et l’efficacité opérationnelle.

Méthodologie – Échantillons par point de prestation des services communs

3. Constatations

Documents à l’appui

Exigences de la politique

• La Directive sur les cartes d’achat dans les missions stipule qu’il incombe au titulaire de la carte d’obtenir l’approbation du gestionnaire ayant les pouvoirs délégués appropriés avant de faire un achat avec la carte d’achat (Engagement des dépenses) et de maintenir des dossiers appropriés et une piste de vérification des achats effectués avec la carte d'achat.
• La procédure Cartes d’achat – Missions stipule que le titulaire de la carte doit tenir un registre des dépenses et des achats individuels engagés avec sa carte d’achat pendant le mois, qui doit être appuyé par des documents (p. ex. factures, reçus, etc.).

Contrôles établis

• À la mission, le gestionnaire approuve l’engagement d’une dépense au moyen d’une carte d’achat et s’assure que le titulaire de la carte fournit suffisamment de documents pour appuyer la transaction avant de signer l’article 34 de la LGFP dans le registre des achats pour attester que les biens ont été reçus ou que les services ont été rendus.
• Le PPSC vérifie les documents de la mission (article 33 de la LGFP), approuve le paiement des relevés de comptes principaux et entre les pièces de journal en fonction de la documentation.

Observations – Efficacité des contrôles

• 17 pour cent des échantillons (37 sur 223) n’avaient aucun numéro de document, ce qui a empêché l’équipe d’audit d’effectuer toute analyse.
• 31 pour cent des échantillons (70 sur 223) n’avaient pas suffisamment de documents pour démontrer la conformité aux politiques et à la directive. Dans de nombreux cas, les reçus et les factures ne suffisaient pas pour déterminer la conformité, souvent parce qu’il manquait le contexte dans lequel l’opération a eu lieu.
• 80 pour cent des échantillons (179 sur 223) n’avaient pas de documentation sur l’approbation fournie par le gestionnaire approprié pour engager la dépense. Cette information est souvent essentielle pour déterminer la conformité, mais la Directive ne précise pas si elle doit être documentée par écrit. 
• 19 pour cent des échantillons (42 sur 223) n’ont pas documenté l’article 34 de la LGFP de façon appropriée.
• Dans 11 pour cent des échantillons (24 sur 223), il était difficile de déterminer si la carte d’achat avait effectivement été utilisée par le titulaire de la carte, parce qu’il n’y avait pas suffisamment de documents.

Observations découlant du contrôle général

• Neuf (9) transactions ont accusé un retard de plus de trois mois entre la date de la transaction et la date de la publication. Sur ces neuf transactions, six n’avaient pas suffisamment de documents pour expliquer l’écart.
• De plus en plus, le Ministère se sert de marchands intermédiaires comme Amazon et PayPal pour acheter des biens et des services. Bien que la directive ministérielle le permette, les relevés mensuels de ces fournisseurs de services ne fournissent aucun détail sur la transaction; seulement un numéro de transaction. Il incombe à la mission de fournir suffisamment de documents pour permettre la surveillance de la conformité.

Conclusion

• Les analyses de la population et des échantillons ont révélé que la grande majorité des transactions n’était pas suffisamment documentée pour permettre une vérification complète de la conformité. Une meilleure documentation s’impose pour vérifier la conformité et déterminer les détournements de fonds et les activités frauduleuses.

Risque des achats fractionnés

Exigences de la politique

• La Directive sur les cartes d’achat dans les missions stipule que la carte d’achat ne doit pas être utilisée pour le fractionnement des commandes afin de ne pas dépasser les montants correspondant aux pouvoirs d’achat délégués.

Contrôles établis

• Chaque carte a une limite totale d’au plus 10 000 $ CAN (à quelques exceptions près) ainsi qu’une limite de transaction (p. ex. 3 000 $ CAN par transactions). Le coordonnateur des cartes de la mission (l’AGC, dans la plupart des cas) détermine les limites en fonction des besoins opérationnels et l’utilisation prévue. En outre, les Opérations financières internationales (SMFF) doivent approuver toutes les limites, surtout celles qui dépassent 10 000 $ CAN.

Observations – Efficacité des contrôles

• En 2020, 26 pour cent des opérations (10 131 sur 39 085, soit environ 6,35 M$) pourraient être des achats fractionnés.
• On a confirmé que 7 pour cent des échantillons (16 sur 223) étaient des achats fractionnés pour contourner la limite de la carte d’achat.

Conclusion

• Les limites des cartes d’achat constituent un contrôle qui permet de s’assurer que la carte d’achat est utilisée selon les besoins opérationnels et l’utilisation prévue. Les contrôles ministériels actuels pourraient être plus efficaces pour prévenir les achats fractionnés.

Surveillance

Principales pratiques de surveillance

• Dans les missions, les gestionnaires s’assurent que les titulaires utilisent les cartes d’achat conformément aux politiques et aux directives en vigieur. À l’échelle de la région, le PPSC vérifie les documents fournis par la la mission et effectue un suivi lorsqu’il découvre des transactions possiblement non conformes. À l’Administration centrale, les Opérations financières internationales surveillent le nombre, le lieu et l’utilisation des cartes d’achat en circulation.

Observations sur les pratiques de surveillance

• L’Administration centrale a des outils limités pour la surveillance des cartes d’achat des missions.
  • Le fournisseur de services ne bloque pas les transactions en se basant sur les codes de catégorie des marchands parce que cela n’est pas pratique pour un si grand nombre de lieux étrangers avec plusieurs fournisseurs locaux.
  • Bien que les missions se conforment généralement  à la Directive ministérielle, elles ne suivent pas toujours la liste des marchands inadmissibles de l’Administration centrale. Par exemple, il est interdit d’utiliser une carte d’achat pour payer les coûts du transport local, mais les cartes d’achat sont toujours largement utilisées pour payer les taxis (p. ex. Uber se classe au troisième rang parmi les fournisseurs dans la période visée par l’audit).
• À l’échelle régionale, les PPSC ne fournissent pas les résultats de la surveillance à l’Administration centrale, et les activités de surveillance varient également dans les sept PPSC.
• La surveillance au niveau de la mission varie considérablement et dépend de la diligence raisonnable des gestionnaires en mission. Ce fait était particulièrement remarquable dans les documents téléversés dans le Système d’administration financière (SAF).
• Puisque les missions utilisent des cartes d’achat locales et bien que cette pratique soit autorisée dans certaines circonstances, l’Administration centrale n’a qu’une liste des cartes d’achat locales et elle n’obtient aucun rapport de surveillance sur leur utilisation.
• L’équipe d’audit a trouvé un (1) échantillon où une carte d’achat a été utilisée pour acheter une motocyclette dans le cadre de la flotte de la mission. Bien que la Directive interdise habituellement l’utilisation des cartes d’achat pour acheter des immobilisations, on peut toujours acheter un tel bien si le prix de détail est inférieur à 10 000 $ CAN. Toutefois, le bien n’apparaît pas dans le rapport sur les immobilisations si la mission ne communique pas directement avec Approvisionnement intérieur, contrats et gestion de l’actif pour l’inscrire.

Conclusion

• Les activités de surveillance devraient être renforcées et mieux coordonnées entre les différents niveaux pour appuyer l’utilisation conforme des cartes d’achat. La surveillance renforcée peut également répondre aux observations précédentes liées à l’insuffisance de la documentation et  aux achats fractionnés.

4. Conclusion, recommandations, réponse de la direction et plan d’action

Conclusion

• Le Ministère a mis en place des contrôles liés aux cartes d’achat. Toutefois, l’efficacité opérationnelle des contrôles doit être renforcée pour mieux appuyer la conformité aux exigences législatives et aux politiques pertinentes.

Conclusion fondée sur les critères d’audit

Recommandations

1. Le sous-ministre adjoint (SMA) du Secteur de la planification ministérielle, de la finance et de la TI (SCM) devrait réviser la directive ministérielle et les lignes directrices de la mission concernant l’utilisation des cartes d’achat pour définir clairement les pratiques conformes et les exigences en matière de documentation, et communiquer ces exigences pour renforcer la sensibilisation et la conformité.
2. Le sous-ministre adjoint (SMA) du Secteur de la planification ministérielle, de la finance et de la TI (SCM) devrait renforcer et mieux coordonner les activités de surveillance sur l’utilisation des cartes d’achat et tirer parti des tests automatisés pour améliorer les capacités de surveillance.

Réponse de la direction et plan d’action