Réponse et plan d'action de la direction : Évaluation de la Fondation Asie Pacifique du Canada (2014-2015 à 2019-2020)

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Recommandation 1 : [FAP Canada] Entreprendre un examen stratégique du modèle d'affaires actuel. L'examen de la convention de financement conditionnelle, la nomination d'un nouveau président et chef de la direction en 2021 et la nomination prévue de nouveaux membres du conseil d'administration offrent une occasion de faire le point pour déterminer si des changements doivent être apportés en vue d'améliorer l'impact global de la Fondation.

Recommandation liée aux constatations 1, 3, 6, 8 et 9.

Engagements

La Fondation Asie Pacifique du Canada (FAP Canada) accepte partiellement cette recommandation, car le conseil d'administration procède à des examens périodiques de l'approche stratégique de la Fondation relativement à ses opérations. Les éléments de cette recommandation feront partie des discussions du conseil d'administration avec le nouveau chef de la direction au cours des 12 prochains mois.

Mesures

Comme il a été mentionné aux évaluateurs et cité dans le rapport, le changement de modèle opérationnel approuvé par le conseil d'administration de la FAP Canada a été mesuré et stratégique, passant d'un « groupe de réflexion » à un « groupe d'action » au cours des cinq dernières années.

  1. Informer le président et chef de la direction entrant du modèle opérationnel actuel, y compris de sa raison d'être et du niveau d'incidence actuel.
  2. Sur une période de 12 mois, tenir des discussions périodiques entre le conseil d'administration et l'équipe de direction de la FAP Canada au sujet de l'approche stratégique afin de déterminer si des modifications sont appropriées. Les discussions du conseil d'administration porteront sur les points suivants :
    1. Programmes de recherche ;
    2. Stratégie relative au développement des affaires ;
    3. Stratégie de communication.
  3. Le conseil d'administration et le chef de la direction prendront l'initiative de toute modification du modèle opérationnel résultant de ce processus.

Centre de responsabilité

Équipe de direction de la FAP Canada

Date d'achèvement

  1. Octobre 2021
  2. Novembre 2022
  3. Réunion du conseil d'administration de novembre 2022

Recommandation 2 : [FAP Canada] Être proactif dans la mobilisation des membres émérites. La cohorte des membres émérites associés à la Fondation offre un large éventail de compétences et d'expérience régionale. Des méthodes doivent être développées pour s'assurer que les membres émérites soutiennent de manière proactive les travaux de la Fondation.

Recommandation liée à la constatation 3.

Engagements

La FAP Canada accepte cette recommandation. La FAP Canada a récemment fait une évaluation semblable et a déjà pris des mesures pour mieux faire collaborer les membres émérites.

Mesures

Mesures prises à ce jour :

  1. Une nouvelle cohorte de membres émérites a été mobilisée en janvier 2021 ; la sélection se fonde sur le domaine d'expertise géographique, le champ de compétences et une matrice de diversité. La FAP Canada a élargi le réseau pour y inclure des personnes de l'Asie-Pacifique et des États-Unis ayant des intérêts de recherche au Canada, afin de fournir d'autres perspectives et d'élargir la portée du réseau au nom de la Fondation.
  2. De nouveaux mandats ont été établis et signés par tous les membres émérites afin de définir les attentes en matière de collaboration.
  3. Un budget annuel a été alloué pour l'exercice 2022 afin d'encourager une participation académique proactive soutenant le travail de la Fondation.
  4. La FAP Canada a créé deux postes de « distingués membres émérites » afin de maintenir la collaboration des membres de longue date et d'établir des possibilités de mentorat au sein de la cohorte.
  5. En plus du programme des membres émérites, la FAP Canada a créé la bourse de recherche John H. McArthur, qui permet à deux spécialistes exceptionnels en milieu de carrière d'agir annuellement à titre d'experts non-résidents et de contribuer à des publications, à des activités de sensibilisation et à d'autres missions.

Mesures à venir :

  1. Deux réunions des membres émérites en 2022 pour se pencher sur les possibilités de collaboration en matière de contribution stratégique interne à la Fondation et de représentation de la Fondation à l'extérieur.
  2. Allouer un budget au cours de l'exercice 2023 pour continuer à fournir des incitations pour des types particuliers de collaboration.

Centre de responsabilité

Équipe de recherche et des réseaux de la FAP Canada

Date d'achèvement

Recommandation 3 : [AMC] Clarifier les rôles et les responsabilités de surveillance du Ministère, ou le cadre d'autorité, en ce qui concerne la Fondation.

Recommandation liée à la constatation 10.

Engagement

En collaboration avec la FAP Canada, AMC cherchera à préciser les rôles et les responsabilités du Ministère à l'égard des fonds de dotation, en mettant l'accent sur la responsabilité à l'égard des résultats. Veuillez noter qu'avec la Loi sur la Fondation Asie-Pacifique du Canada et la Directive sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor, tout cadre devra reconnaître ces deux obligations.

Mesures

  1. En collaboration avec la FAP Canada, ainsi qu'avec les intervenants internes d'AMC, élaborer un protocole d'entente ou un autre mécanisme convenu permettant de préciser les rôles et les responsabilités d'AMC en matière de dotation.
  2. Modifier la CFC en consultation avec le conseil d'administration de la FAP Canada et les principaux intervenants, et demander l'approbation du Conseil du Trésor au moyen d'une présentation au Conseil du Trésor (détaillée dans les mesures relatives à la recommandation no 4).
  3. Mettre en œuvre les nouvelles modalités de la CFC une fois l'approbation du Conseil du Trésor obtenue.

Centre de responsabilité

Date d'achèvement

Mars 2023 (sous réserve de l'approbation du Conseil du Trésor)

Recommandation 4 : [AMC] Élaborer un cadre de financement pour AMC afin de permettre une plus grande souplesse et un soutien opportun de la Fondation Asie-Pacifique du Canada pour répondre aux besoins ministériels supplémentaires qui ne relèvent pas de la convention de financement conditionnelle. Étant donné que les priorités du Ministère pour la région évoluent, il est nécessaire d'assouplir les modalités de financement afin de faciliter les processus de passation de marchés et de réduire les coûts opérationnels et la charge administrative pour AMC.

Recommandation liée aux constatations 4, 6 et 11.

Engagement

Demander la modification de l'autorisation du programme par l'entremise de l'approbation du Conseil du Trésor.

Mesures

  1. La société KPMG a été engagée pour effectuer un examen de la CFC en même temps que la présente évaluation, et a produit une série de recommandations. Comme prochaine étape, le Secteur de l'Asie-Pacifique validera les recommandations avec les intervenants internes ainsi qu'avec l'organisme central.
  2. Réécriture de la CFC (modification) en consultation et négociation avec la FAP Canada et d'autres intervenants.
  3. Rédiger une présentation au Conseil du Trésor afin d'obtenir l'approbation de celui-ci.
  4. Mettre en œuvre le nouveau cadre de financement une fois que les nouvelles modalités auront été approuvées.

Centre de responsabilité

Date d'achèvement

Mars 2023 (sous réserve de l'approbation du Conseil du Trésor)

Recommandation 5 : [FAP Canada et AMC] Élaborer un plan d'exploitation et de communication pour répondre aux exigences de la Loi et de la convention de financement conditionnelle, en particulier :

  1. Élaborer un plan pour répondre aux exigences légales de la Loi, en particulier pour répondre à l'obligation d'AMC de consulter le conseil d'administration et assurer un calendrier approprié pour le processus de nomination par le gouverneur en conseil, ainsi que pour les autres nominations ministérielles. Les quatre nominations actuelles au conseil d'administration de la Fondation effectuées par le gouverneur en conseil devront faire l'objet d'un renouvellement ou d'un remplacement d'ici juillet 2022. En établissant un calendrier approprié pour le processus de nomination, les nouveaux membres du conseil d'administration nommés par le gouverneur en conseil pourraient être nommés dès la fin du mandat des membres actuels, assurant ainsi une transition en douceur.
    Recommandation liée à la constatation 11.
  2. Développer un mécanisme de communication et de consultation entre la Fondation et le gouvernement du Canada. Par exemple, les documents du conseil d'administration pourraient être partagés, un protocole d'entente pourrait être élaboré ou des réunions de consultation annuelles pourraient être organisées avec les principaux ministères du gouvernement du Canada et la Fondation afin de compléter les voies de communication informelles actuelles. L'objectif est de convenir de méthodes ou de tribunes appropriées permettant aux deux parties d'échanger régulièrement des renseignements et de discuter des plans et des priorités.
    Recommandation liée aux constatations 12 et 13.

Engagement

Les deux parties s'engagent à renforcer leur collaboration.

La FAP Canada indique que, selon la section 5.8 de la CFC, les plans stratégiques de la Fondation doivent être conformes aux priorités du gouvernement du Canada en ce qui concerne la région de l'Asie-Pacifique. L'évaluation reconnaît que la Loi sur la Fondation Asie-Pacifique du Canada (la Loi) a établi que la Fondation est indépendante et n'est pas un organisme mandataire de l'État, la gouvernance et la surveillance étant la responsabilité du conseil d'administration. La FAP Canada fait remarquer qu'il existe des priorités différentes en ce qui concerne la Fondation dans les divers ministères. Bien que la FAP Canada favorise un mécanisme permettant de s'assurer que ses plans stratégiques sont conformes aux priorités du gouvernement du Canada, il est important que l'indépendance de la Fondation soit maintenue et que le gouvernement du Canada ait un ensemble coordonné de priorités dans ses relations avec la Fondation. AMC s'efforcera de fournir à la Fondation des renseignements et un contexte utiles sur les différentes priorités du gouvernement du Canada.

Mesures

5.a Au sujet des nominations par le gouverneur en conseil

Réponse de la FAP Canada :

  1. En ce qui concerne les renouvellements ou les remplacements par le gouverneur en conseil prévus en juillet 2022, la FAP Canada propose qu'à la réunion du conseil d'administration de novembre 2021, celui-ci confirme le désir de renouvellement des nominations par le gouverneur en conseil et communique avec AMC au sujet du renouvellement ou du recrutement en conséquence. Les administrateurs du conseil d'administration sont limités à un maximum de trois mandats de trois ans.
  2. La FAP Canada et AMC doivent discuter et définir conjointement un calendrier et un processus pour les futurs renouvellements qui respectent les exigences de la Loi et donnent suffisamment de temps pour les consultations, et à AMC, la possibilité de mener le processus de recrutement si nécessaire.

Réponse du Secteur de l'Asie-Pacifique (OGM) :

Au sein d'AMC, il s'agit d'un processus dirigé par le Secrétariat des services intégrés (DCC). Le Secteur de l'Asie-Pacifique assurera la liaison entre DCC et la FAP Canada afin de préciser le processus, de s'assurer que celui-ci est lancé au bon moment et de fournir le soutien nécessaire.

5.b Au sujet de l'élaboration d'un mécanisme de communication et de consultation

  1. À la suite de l'examen de la CFC, qui a été mené en même temps que la présente évaluation, les deux parties examineront les recommandations et mettront en œuvre les mesures convenues découlant des recommandations dans le cadre de l'autorité actuelle, et prépareront toute documentation nécessaire pour demander une modification au-delà de l'autorité actuelle.
  2. Organiser des discussions entre la haute direction d'AMC et le conseil d'administration de la FAP Canada pour définir conjointement un mécanisme de consultation et le mettre en œuvre en conséquence. L'une des priorités sera de veiller à ce que la FAP Canada conserve sa gouvernance indépendante et que les deux parties respectent la Directive sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor.

Organiser des discussions annuelles entre la haute direction d'AMC et le conseil d'administration de la FAP Canada afin d'échanger sur les perspectives institutionnelles respectives.

Centre de responsabilité

5.a.

Réponse de la FAP Canada :

Réponse du Secteur de l'Asie-Pacifique (OGM) :

5.b.

Date d'achèvement

5.a. Réponse de la FAP Canada : Avril 2022
5.a. Réponse du Secteur de l'Asie-Pacifique (OGM) : Juin 2022
5.b.1. Avril 2022
5.b.2. Avril 2022
5.b.3. Chaque année

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