Politique sur la protection des renseignements personnels des membres de la communauté diplomatique

Note circulaire N° XDC-0406 du 2 avril 2004

Date plus récente des changements : le 15 avril 2015

Le ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement présente ses compliments a Leurs Excellences les Chefs de mission diplomatique et Chargés d’affaires a.i. accrédités auprès du Canada, ainsi qu’aux Chefs des organisations internationales et autres instances établies au Canada, et a l’honneur de clarifier la raison pour laquelle le Bureau du Protocole du gouvernement du Canada demande des renseignements personnels concernant les représentants étrangers et les membres de leur famille. Cette démarche s’inscrit dans le cadre des efforts constamment déployés pour améliorer les pratiques relatives a la protection de la vie privée.

1. Enoncé de politique

Dans le cadre de son mandat et de ses operations, le Bureau du Protocole recueille, à titre confidentiel, des renseignements^{Note de bas de page 1} auprès des missions diplomatiques, des organisations internationales et autres instances concernant les représentants étrangers et les membres admissibles de leur famille.^{Note de bas de page 2} Ces renseignements sont considérés comme personnels aux termes de la Loi sur la protection des renseignements personnels.^{Note de bas de page 3}

Le Bureau du Protocole prend toutes les mesures possibles pour assurer la protection et l’utilisation responsable des renseignements personnels recueillis dans le cadre de ses activités et de ses services, et entend poursuivre la collecte et l’utilisation légitimes de ces renseignements. Il est cependant tenu, en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, d’informer l’intéressé du but visé par la collecte de ces renseignements.

2. Legislation fédérale relative à la protection de la vie privée : droits et obligations du Bureau du Protocole

La Loi sur la protection des renseignements personnels autorise le Bureau du Protocole a recueillir, à titre confidentiel, des renseignements personnels auprès des missions diplomatiques, organisations internationales et autres instances établies au Canada, aux fins de l’application du droit et des coutumes intemationales et nationales régissant les relations internationales, et en conformité avec ce droit^{Note de bas de page 4} et ces coutumes. Plus précisément, ces renseignements sont recueillis dans le but de faciliter la presence au Canada des représentants étrangers et des membres admissibles de leur famille, et pour permettre au gouvernement du Canada de s’acquitter de ses responsabilités concernant leur protection, l’administration de leurs privileges et immunités, ainsi que la délivrance des documents relatifs à leur accreditation.

En l’occurrence, la personne visée est raisonnablement en droit de s’attendre à ce que l’utilisation et la divulgation des renseignements la concernant soient limitées aux fins pour lesquelles ils ont été obtenus et aux fins connexes. Dans l’exécution du mandat évoqué ci-dessus, le Ministère petit divulguer des renseignements personnels aux organismes d’exécution de la loi, aux organismes d’enquete fédéraux, aux autorités de Citoyenneté et Immigration Canada (CIC), de l'Agence des Services frontaliers du Canada (ASFC) et de l'Agence du revenu du Canada (ARC), aux ministères et organismes fédéraux désignés ainsi qu’à certaines autorités provinciales afin 1) d’assurer des services de protection; 2) de procéder à des verifications et à des évaluations de sécurité; 3) d’administrer les divers programmes relatifs aux privileges et immunités, y compris les privilèges fiscaux et douaniers; et 4) à la compilation de statistiques pour la rédaction de rapports à l’intention du ministre et haut-fonctionnaires ainsi que de rapports trimestriels et annuels.

Certains renseignements, par exemple les noms et titres de représentants étrangers donnés, peuvent être utilisés pour la prestation de services en ligne et pour la mise à jour de la publication sur Internet Représentants diplomatiques, consulaires et autres au Canada et des outils de recherche connexes.

En outre, le Ministère peut légalement utiliser et divulguer les renseignements personnels aux fins suivantes: 1) l’exécution des lois canadiennes et la tenue d’enquêtes licites; et 2) la mise en vigueur de lois et règlements en matière d’immigration et de citoyenneté.

Les représentants étrangers ainsi que les membres accrédités de leur famille peuvent, en vertu de la Loi fédérale sur la protection des renseignements personnels, avoir accès à leurs renseignements personnels. Ils peuvent aussi demander des modifications à ceux-ci s'ils sont inexacts. Ces mêmes personnes ont un droit de porter plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada. Les instructions pour exercer ces droits sont mentionnées dans les publications d'Info Source

3. Lien utile

Pour en savoir davantage sur l'étendue des activités du Ministère en matière de collecte de renseignements personnels touchant les représentants étrangers et membres accrédités de leur famille, consultez le fichier de renseignements personnels MAECI PPU 907 « Membres du corps diplomatique au Canada » dont la description est affichée sur son site Web à l'adresse Info Source.

Le ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement saisit cette occasion pour renouveler à Leurs Excellences les Chefs de mission diplomatique et Chargés d’affaires a.i. accrédités auprès du Canada, ainsi qu’aux Chefs des organisations internationales et autres instances établies au Canada, les assurances de sa très haute consideration.