Programme national de service de courtoisie

Note circulaire NO XDV-0421 du 15 juillet 2015 

Le Programme national de service de courtoisie dans les aéroports, qui relève de la Direction des visites officielles du Bureau du Protocole, est chargé de faciliter le dédouanement de courtoisie des dignitaires arrivant au Canada, ainsi que leurs déplacements sur le territoire canadien dans des vols commerciaux et privés. En général, les visiteurs du niveau d’un sous-ministre ou d’un niveau supérieur qui voyagent pour des raisons officielles ont droit à ce service. Pour obtenir la liste complète des dignitaires visés, se reporter à la section Dignitaires admissibles au service de courtoisie.

Ce type de dédouanement est offert aux principaux aéroports du Canada. Il peut inclure : un dédouanement de courtoisie ou un dédouanement accéléré de l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) (se reporter à la section Définitions), à l’arrivée de vols commerciaux ou spécialement affrétés; une aide et une escorte à l’arrivée et au départ, le cas échéant; l’exemption des contrôles de sécurité de Transports Canada, si le dignitaire y a droit; l’accès à un maximum de deux personnes à la salle des douanes ou à la porte des vols intérieurs, pour accueillir le visiteur, le cas échéant; l’accès au Centre d’accueil du Canada (CAC), le salon du terminal de l’aéroport international MacDonald-Cartier, lorsque le trajet passe par Ottawa. Pour obtenir de plus amples renseignements sur le CAC, y compris sur le Hangar 11, se reporter à la section Centre d’accueil du Canada.

1. Normes de service

Pour faciliter le service de courtoisie, le Ministère doit recevoir une demande écrite par voie de note diplomatique au moins 72 heures avant l’arrivée prévue du visiteur. La demande doit faire état de la raison du voyage au Canada et doit contenir tous les renseignements énoncés à la section Exigences relatives aux services de courtoisie dans les aéroports. Comme le Bureau du Protocole doit communiquer avec les autres ministères du gouvernement et les organismes partenaires, toute omission de soumettre une demande et tous les renseignements nécessaires dans les délais précisés pourrait donner lieu à l’inadmissibilité au service de courtoisie.

2. Exigences en matière d’entrée

Il importe aussi de noter que le Programme national de service de courtoisie dans les aéroports ne dispense en aucune manière les visiteurs des exigences du Canada en matière de visa. Les visiteurs provenant d’un pays nécessitant un visa doivent se rappeler qu’ils doivent voyager avec leurs documents d’entrée. Pour obtenir la liste complète des pays dont les citoyens ont besoin d’un visa de résidence temporaire (VRT) pour visiter le Canada, consulter le site http://www.cic.gc.ca/francais/index.asp. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les exigences particulières liées au VRT, les visiteurs doivent consulter le site Web de Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) au www.cic.gc.ca ou le bureau canadien des visas le plus proche à l’étranger. Le voyageur a la responsabilité de satisfaire aux exigences canadiennes en matière d’entrée.

3. Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) : Définition des formalités à la frontière

Le dédouanement de courtoisie s’entend d’une simplification des formalités de l’ASFC dans le cadre de laquelle les inspections primaires et les deuxièmes inspections sont regroupées afin de garantir un passage efficace et sécuritaire de la personne ou de la délégation. Les passeports et les cartes de déclaration (formulaire E311) de l’Agence des services frontaliers du Canada doivent encore être présentés. Cela peut être fait collectivement par un représentant de la délégation ou individuellement. Ce processus n’abroge aucunement les diverses lois portant sur les marchandises prohibées, restreintes ou contrôlées (p. ex., les stupéfiants, les armes à feu, les produits alimentaires, les végétaux et les animaux, notamment les animaux vivants).

Le dédouanement accéléré s’entend de la simplification des formalités de l’ASFC où l’inspection primaire se fait de manière accélérée. Au besoin, une deuxième inspection sera effectuée. Les passeports et la Carte de déclaration douanière (formulaire E3ll) doivent être présentés individuellement à l’agent des douanes.

Les privilèges d’accueil s’entendent d’une autorisation accordée par l’ASFC au lieu d’entrée pour accéder à la salle des bagages de la salle des douanes afin d’accueillir une personne. Se reporter à l’annexe pour obtenir de plus amples renseignements.

4. Contrôles de sécurité dans les aéroports

Les contrôles de sécurité dans tous les aéroports canadiens relèvent de l'Administration canadienne de la sûreté du transport aérien (ACSTA), conformément au règlement de Transports Canada. Certaines personnes peuvent être exemptées des contrôles de sécurité. Dans ces cas, le Bureau du protocole informera la mission diplomatique. Tous les autres voyageurs doivent se soumettre à ces contrôles avant de monter à bord de vols intérieurs ou internationaux. Au point de contrôle, les dignitaires peuvent toujours demander que le contrôle s’effectue dans une pièce à part, à l’abri des regards des autres passagers.

Le Bureau du Protocole doit respecter toutes les règles et tous les règlements en vigueur dans les aéroports, y compris toutes les lois de Transports Canada. Il lui faut aussi respecter toutes les règles de sécurité selon lesquelles les personnes accompagnant des voyageurs doivent se trouver dans des zones sécurisées.

5. Salons d’honneurs à l’extérieure de la capitale nationale

Au Canada, le CAC est le seul salon des dignitaires auquel le Bureau du Protocole peut accorder l’accès. Tous les autres salons dans les aéroports canadiens appartiennent au secteur privé, de sorte que l’accès à ceux-ci dépend de la compagnie aérienne du passager et de la classe dans laquelle celui-ci voyage. Le Bureau du Protocole ne peut accorder l’accès à ces salons aux passagers ni aux personnes qui les accompagnent.

6. Escales techniques au Canada

Les escales techniques sont de courts arrêts d’aéronefs nolisés, en général, faites dans un but de ravitaillement. Toutes les personnes de pays dont les citoyens doivent obtenir un visa pour entrer au Canada doivent être titulaires d’un visa de résident temporaire canadien valide pour entrer ou atterrir sur le territoire canadien, sous quelque prétexte que ce soit, y compris pour une brève escale de ravitaillement (« escale technique »). Il ne sera fait exception à cette règle que dans les cas de voyageurs qui demandent à entrer au Canada et à y rester à seule fin d’y transiter en tant que passagers d’un vol faisant escale aux fins exclusives de ravitaillement et qui :

  • sont titulaires d’un visa valide pour entrer aux États-Unis et dont le vol a pour destination finale les États-Unis; ou
  • sont d’abord entrés légalement aux États-Unis et dont le vol a pour point de départ les États-Unis.

Les dignitaires continueront à bénéficier d’une dispense de formalités douanières conformément aux modalités habituelles lorsqu’ils entrent au Canada dans le cadre d’une escale technique. Se reporter à la section Exigences relatives aux services de courtoisie dans les aéroports.

Dans presque tous les cas, un aéronef privé ne peut pas atterrir à un terminal commercial, mais doit atterrir à un concessionnaire de services aéronautiques à l’aéroport. L’État demandeur doit coordonner de tels arrangements et la mission étrangère doit fournir au Ministère le nom et l’adresse du concessionnaire.

Pour toutes renseignements concernant les autorisations de survols veuillez voir Autorisation de survol d’aéronef d’état, militaire ou scientifique.

7. Dignitaires admissibles au service de courtoisie dans les aéroports

Ci-dessous figure la liste des personnes qui peuvent bénéficier du dédouanement de courtoisie de l’Agence des services frontaliers du Canada:

Chef d’État étranger

  • Roi et Reine
  • Président
  • Vice-chef d’État (vice-président)
  • Équivalent constitutionnel des deux titres ci-dessus

Chef de gouvernement étranger

  • Premier ministre
  • Gouverneur général
  • Équivalent constitutionnel des deux titres ci-dessus
  • Prince héritier ou princesse héritière

Ministre d’un gouvernement étranger

  • Vice-chef de gouvernement (vice-premier ministre)
  • Ministre d’un cabinet national

Invité du gouvernement

  • Président du Parlement (Chambre haute et Chambre basse)
  • Juge en chef
  • Ambassadeur ou haut-commissaire désigné (arrivée initiale au Canada et départ final du Canada)
  • Représentant permanent auprès de l’OACI

Chefs d’organismes internationaux

  • Secrétaire général des Nations unies
  • Secrétaire général de la Francophonie
  • Secrétaire général du Commonwealth
  • Secrétaire général de l’Organisation des États américains
  • Directeur général de l’Organisation mondiale du commerce
  • Secrétaire général de l’Organisation du traité de l'Atlantique Nord

La liste suivante présente quelques exemples de dignitaires qui peuvent bénéficier du dédouanement de courtoisie de l’Agence des services frontaliers du Canada

  • Époux ou épouse de chef d’État (lorsqu’il ou elle n’accompagne pas le chef d’État)
  • Époux ou épouse de chef de gouvernement (lorsqu’il ou elle n’accompagne pas le chef de gouvernement)
  • Chefs d’organismes internationaux invités par le premier ministre ou des ministres du gouvernement fédéral
  • Invités spéciaux du gouvernement canadien et de chefs religieux

La liste suivante présente quelques exemples de dignitaires qui peuvent bénéficier d'un dédouanement accéléré de l’Agence des services frontaliers du Canada :

  • Gouverneur d’État ou premier ministre d’une province
  • Ancien chef d’État ou de gouvernement d’un pays étranger
  • Gouverneur d’une banque centrale
  • Vice-ministre ou sous-ministre
  • Personnel militaire détenant au moins le grade de major général

8. Exigences relatives aux services de courtoisie dans les aéroports

a) une liste de tous les membres de la délégation, y compris les renseignements suivants sur chaque membre :

  • nom et prénom
  • titre
  • date de naissance
  • numéro du passeport
  • date d’expiration du passeport
  • nationalité du passeport
  • numéro du visa d’entrée au Canada, le cas échéant

b) itinéraire complet précisant :

  • date d’arrivée
  • heure d’arrivée
  • lieu d’entrée
  • numéro de vol
  • date du départ
  • heure de départ
  • lieu de départ
  • numéro de vol
  • les mêmes exigences pour tout autre voyage domestique au Canada (si ce n’est pas par avion, indiquer simplement le moyen de transport)

c) noms et numéros de téléphone cellulaire pour les hôtes du dignitaire (pas plus de deux)

d) nom et numéro de téléphone d’une personne-ressource générale durant la visite

e) raison de la visite au Canada

En cas d’avion non commercial (p. ex., nolisé, privé, militaire ou gouvernemental), les renseignements suivants sont aussi exigés :

  • type d’aéronef
  • numéro de matricule
  • indicatif d’appel
  • nom et adresse du concessionnaire de services aéronautiques où l’avion devra atterrir
  • tel qu’indiqué ci-dessus : une liste de tous les membres de la délégation, y compris les titres, les détails concernant les passeports et les visas
  • liste des membres d’équipage précisant les noms, les titres, les dates de naissance ainsi que les numéros et les dates d’expiration des passeports
  • Pour toutes renseignements concernant les autorisations de survols veuillez voir Autorisation de survol d’aéronef d’état, militaire ou scientifique

Important pour TOUTES les arrivées (vols commerciaux et avions nolisés)

  • tous les passagers et membres d’équipage doivent arriver avec leur Carte de déclaration dûment remplie (E311)
  • toute personne possédant 10 000 $CDN ou plus doit remplir la Déclaration sur les mouvements transfrontaliers d’espèces et d’instruments monétaires (E667B et E668)

De plus, préciser :

  • toute préoccupation liée à la sécurité
  • tout équipement spécial ou produit alimentaire susceptible d’être apporté au Canada
  • tout besoin en matière de santé ou de mobilité (fauteuils roulants aux aéroports, etc.

9. Centres d’accueil du Canada

Le Bureau du Protocole gère les Centres d’accueil du Canada (CAC) pour le compte du Ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement. C’est là que sont accueillis les dignitaires étrangers en visite à Ottawa. Il y a deux CAC à l’aéroport international Macdonald-Cartier : le Hangar 11 pour les vols spéciaux et le Salon de l’aéroport pour les vols commerciaux.

Hangar 11

Les invités du gouvernement du Canada ainsi que les autres dignitaires voyageant à bord de vols spéciaux en direction et en provenance de la capitale nationale sont reçus au Hangar 11 du Centre d’accueil du Canada (CAC). Les réservations sont faites par la Direction des visites officielles du Bureau du Protocole et doivent être demandées au moins 24 heures avant l’arrivée ou le départ.

Salon de l’aéroport

Les invités du gouvernement du Canada, les chefs de mission et autres dignitaires voyageant à bord de vols commerciaux en direction et en provenance de la capitale nationale sont reçus au Salon de l’aéroport du CAC. Le Salon de l’aéroport du CAC offre un environnement confortable, avec téléphone, télécopieur et accès à Internet, ainsi que des goûters légers et des boissons non alcoolisées.

Le Ministère est heureux de permettre l’utilisation des Salons de l’aéroport du CAC aux personnes suivantes :

Invités admissibles au dédouanement de courtoisie 

Une fois l’autorisation accordée par le Bureau du Protocole, les personnes ou les groupes ayant droit au dédouanement de courtoisie (y compris les chefs de missions diplomatiques, lorsqu’ils arrivent pour la première fois au Canada) peuvent utiliser le Salon de l’aéroport. Le Programme national de dédouanement de courtoisie dans les aéroports prendra des dispositions en ce sens, à condition qu’on lui fournisse tous les renseignements nécessaires dans les délais prescrits.

Chefs de mission diplomatique, à leur première arrivée au Canada et à leur départ d’Ottawa pour un voyage officiel

Les chefs de mission qui partent d’Ottawa pour un voyage officiel peuvent utiliser le CAC. Pour utiliser le Salon de l’aéroport pendant la semaine, il faut réserver par télécopieur ou courriel avant 12 h, la veille du départ. Pour l’utiliser le week-end, il faut le réserver avant 12 h, le vendredi.

Lorsque les chefs de mission bénéficient des privilèges d’accueil accordés par l’ASFC, ils peuvent utiliser le CAC pour accueillir un visiteur important qui ne répond pas aux critères ouvrant droit au dédouanement accéléré.

Comme l’Ambassadeur ou le Haut-Commissaire désigné ont droit à un dédouanement de courtoisie à leur première arrivée au Canada, le Salon de l’aéroport peut être utilisé pour les accueillir à cette occasion, mais pas pour les arrivées ultérieures, à Ottawa. Le Bureau du Protocole se réserve le droit de limiter le nombre de personnes qui vont accueillir le chef de mission à sa première arrivée au Canada ou lui dire au revoir à son départ définitif.

On ne peut utiliser ce salon pour accueillir des membres de sa famille, des invités personnels, des visiteurs du secteur privé ou des membres d’une délégation qui ne voyagent pas avec le chef de la délégation. Il en va de même pour les chefs de mission qui partent d’Ottawa pour un déplacement personnel.

Stationnement à l’aéroport international MacDonald-Cartier

Il faut savoir qu’il est strictement interdit de garer un véhicule le long du trottoir aux niveaux des arrivées et des départs à l’aéroport d’Ottawa. Ces aires ne peuvent être utilisées que pour cueillir ou déposer les passagers et leurs bagages, SAUF dans les cas où le personnel du Centre d’accueil du Canada a émis un permis de stationnement pour l’accueil et le départ d’un dignitaire, à la demande du Programme national de service de courtoisie dans les aéroports du Bureau du Protocole, celui-ci ayant préalablement été informé de l’événement. Ces permis sont émis en nombre très limité et ce, uniquement pour l’occasion en cause. Tout véhicule non autorisé à garer dans ces aires sera visé par une contravention, conformément aux règles affichées en ces endroits. Les autres véhicules qui accompagnent le chef de mission responsable doivent être garés dans l’aire de stationnement diplomatique située au P1 ou, s’il ne reste plus de place, dans un autre endroit approprié dans le stationnement de l’aéroport, aux frais de la mission. 

10. Que faire si un visiteur n’est pas admissible aux services de courtoisie dans les aéroports?

Instructions pour demander des privilèges d’accueil de l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC)

De nombreux visiteurs de marque ne sont pas admissibles au dédouanement de courtoisie ou accéléré, notamment les parlementaires, les sénateurs, les sous-ministres adjoints, les directeurs généraux. Dans de tels cas, le Bureau du Protocole n’a aucune mesure à prendre. Toutefois, l’ambassade ou le haut-commissariat peut demander des privilèges d’accueil directement auprès de l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) à l’aéroport lors de l’arrivée initiale. Il faut savoir que ces privilèges visent seulement les vols internationaux.

Pour demander des privilèges d’accueil, la mission doit télécopier à l’ASFC à l’aéroport à l’arrivée initiale une lettre portant l’en-tête de l’ambassade ou du consulat et contenant les renseignements suivants :

  • le nom et le titre de l’invité et les membres de sa délégation;
  • la date et l’heure d’arrivée, l’aérogare, la compagnie aérienne et le numéro du vol;
  • le nom et le titre d’un maximum de deux responsables de l’accueil et le numéro du cellulaire d’au moins une de ces personnes;
  • le nom et les coordonnées du demandeur.

L’ASFC doit recevoir les renseignements au moins 24 heures à l’avance et l’approbation dépend des exigences opérationnelles. La demande est examinée dès sa réception et l’expéditeur est appelé et informé de l’état de sa demande. Si la demande est approuvée, l’Agence donne des instructions sur le lieu et le moment où les responsables de l’accueil doivent se présenter pour accéder à la salle des bagages. Il faut noter que les privilèges d’accueil permettent à deux responsables de pénétrer dans la salle des bagages, mais n’accordent aucun privilège spécial à l’invité.

Les privilèges d’accueil ne sont pas accordés pour accueillir les membres de la famille ou des invités personnels.

Mesure particulière : À Ottawa seulement, lorsque l’ASFC approuve une demande de privilèges d’accueil, le CAC prend contact avec le demandeur, car les personnes autorisées à accueillir le voyageur doivent être escortées dans la salle des douanes.

Les numéros des télécopieurs de l’ASFC sont les suivants :

  • Aéroport international Pierre-Elliot-Trudeau, 514-633-7726
  • Aéroport international MacDonald-Cartier, 613-998-5584
  • Aéroport international Pearson, 905-676-5120
  • Aéroport international de Vancouver, 604- 666-1812
  • Aéroport international de Calgary, 403-292-8767
  • Aéroport international J.A. Richardson de Winnipeg, 204-983-7460
  • Aéroport international d’Edmonton, 780-890-4309
  • Aéroport International Jean-Lesage de Québec, 418-640-3378
  • Aéroport international Stanfield d’Halifax, 902-873-1336
  • Aéroport international de St. John’s, 709-772-4633

11. Sécurité et armes à feu

Le Programme national de dédouanement de courtoisie dans les aéroports assure la liaison avec la Gendarmerie royale du Canada (GRC) en ce qui concerne la protection rapprochée des dignitaires étrangers. Il convient de porter à l’attention du Ministère, par la voie d’une note diplomatique, toutes les préoccupations de sécurité liées à la visite d’un dignitaire au Canada, y compris les préoccupations particulières concernant le visiteur en question.

Toutes les mesures de sécurité prises par la GRC pour la visite d’un dignitaire seront appropriées et proportionnées à son évaluation de la menace et du risque. À cet égard, il convient de noter qu’en vertu du mandat de la GRC, pas tous les dignitaires ont droit à une protection. Cela n’empêche pas de discuter des questions de protection et de sécurité avec les services de police locaux ou des services de sécurité privés.

IMPORTANT : Au Canada, la possession, le transport et le port d'armes sont strictement réglementés. Les agents de sécurité étrangers ne peuvent ni apporter ni porter leurs armes à feu sans l'autorisation écrite expresse du service de police compétent. Toutes les armes à feu introduites au Canada doivent être déclarées à l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC), sur la Carte de déclaration douanière (formulaire E-311), et en personne, à l'agent de l’ASFC. À l'arrivée, il faut remettre à l’ASFC toutes les armes à feu introduites sans l'autorisation écrite expresse du service de police compétent. On peut en reprendre possession avant le départ, mais au même aéroport qu’à l’arrivée.

Il incombe à l’État d’envoi de prendre toutes les dispositions nécessaires en vue du transport d’armes à feu sur des vols commerciaux et de leur exportation vers un pays tiers depuis le Canada. Le gouvernement du Canada se dégage de toute responsabilité en cas d’inconvénients résultant de l’omission ou du non-respect de ces dispositions, y compris le non-respect des exigences de la compagnie aérienne ou du pays tiers concerné.