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Règles de procédure du Comité mixte Canada–Royaume-Uni

Règle 1

Composition et présidence

  1. Le Comité mixte Canada–Royaume-Uni (le « Comité mixte »), établi en vertu de l'article 26.1 incorporé de l'Accord de continuité commerciale entre le Canada, d'une part, et le Royaume-Uni de Grande-Bretagne et d'Irlande du Nord (le « Royaume-Uni » ou « R.-U. »), d'autre part (l'« accord »), s'acquittera de ses fonctions conformément à l'article 26.1 incorporé et au paragraphe 1 de l'article II de l'accord, assumera la responsabilité de la mise en œuvre et de l'application de l'accord et promouvra ses objectifs généraux.
  2. Le Comité mixte est composé de représentants du Royaume-Uni et de représentants du Canada et est coprésidé par le ministre du Commerce international du Canada et le secrétaire d'État au Commerce international du R.-U. Les coprésidents peuvent être représentés par les personnes qu'ils désignent à cet effet, conformément au paragraphe 1 de l'article 26.1 incorporé de l'accord.
  3. Toute référence aux Parties dans le cadre des présentes règles de procédure renvoie à celles définies dans le préambule de l'accord, à savoir le Royaume-Uni et le Canada.

Règle 2

Consentement mutuel

Tous les comités auxquels ces règles s'appliquent agissent par consentement mutuel lors de la prise de décisions et dans l'exercice de leurs fonctions en vertu des présentes règles de procédure.

Règle 3

Représentation

  1. Chaque Partie avisera l'autre Partie de la liste des membres de son secrétariat du Comité mixte. La liste est gérée et tenue à jour par les secrétariats respectifs de chacune des Parties.
  2. S'il n'est pas en mesure de participer à une réunion, un coprésident du Comité mixte peut être représenté par une personne qu'il désigne. Le plus tôt possible avant la réunion, le coprésident, ou la personne désignée par lui, informeront par écrit l'autre coprésident et le point de contact pertinent de la désignation.
  3. La personne désignée par le coprésident du Comité mixte exercera les droits de ce coprésident conformément à la désignation. Dans les présentes règles de procédure, les références ultérieures aux coprésidents du Comité mixte s'entendent comme incluant également les personnes désignées par eux.

Règle 4

Secrétariat du Comité mixte Canada–R.-U.

Des responsables du gouvernement du Canada et des responsables du gouvernement du Royaume-Uni feront office de secrétariat du Comité mixte.

Règle 5

Réunions

  1. Conformément au paragraphe 2 de l'article 26.1 incorporé de l'accord, le Comité mixte se réunit une fois par an ou à la demande de l'une ou l'autre Partie. Les réunions auront lieu alternativement à Londres et à Ottawa, sauf si les coprésidents en décident autrement.
  2. Conformément au paragraphe 1 de l'article 26.6 incorporé de l'accord, les réunions du Comité mixte peuvent se dérouler par vidéoconférence ou par téléconférence.
  3. Chaque réunion du Comité mixte sera organisée par le secrétariat dudit Comité à une date et un lieu décidés par les Parties. Conformément au paragraphe 2 de l'article 26.6 incorporé, les Parties s'efforcent de se réunir dans les 30 jours qui suivent la réception par une Partie d'une demande de réunion émanant de l'autre Partie.
  4. Lorsqu'il ne siège pas, le Comité mixte peut traiter toute question par correspondance.

Règle 6

Délégation

Les membres du Comité mixte peuvent être accompagnés par des responsables gouvernementaux. Avant chaque réunion, les coprésidents du Comité mixte seront informés de la composition prévue de la délégation de chaque Partie.

Règle 7

Documents

Lorsque les délibérations du Comité mixte s'appuient sur des documents écrits, ceux-ci sont numérotés et diffusés par le secrétariat du Comité mixte en tant que documents du Comité mixte.

Règle 8

Correspondance

  1. La correspondance à l'intention des coprésidents du Comité mixte sera transmise au secrétariat du Comité mixte.
  2. La correspondance émanant des coprésidents du Comité mixte sera envoyée aux destinataires par le secrétariat du Comité mixte et elle sera numérotée.

Règle 9

Ordre du jour des réunions

  1. Le secrétariat du Comité mixte établira, pour chaque réunion, un ordre du jour provisoire. Celui-ci sera transmis, avec tout document relatif aux points qui font l'objet d'une demande d'inscription à l'ordre du jour, aux membres du Comité mixte, dont les coprésidents, au plus tard 15 jours civils avant le début de la réunion.
  2. Les coprésidents du Comité mixte peuvent convenir de rendre publique une version approuvée conjointement de l'ordre du jour final du Comité mixte, sous réserve de l'application de l'article 26.4 incorporé de l'accord.
  3. L'ordre du jour définitif sera adopté par le Comité mixte au début de chaque réunion. L'inscription à l'ordre du jour de points autres que ceux qui figurent dans l'ordre du jour provisoire est possible si les Parties le décident.
  4. Les coprésidents du Comité mixte peuvent, par consentement mutuel, inviter des observateurs, y compris des représentants d'autres organes des Parties ou des experts indépendants, à assister aux réunions du Comité afin de fournir des renseignements sur des sujets particuliers.

Règle 10

Résumé des discussions

  1. Le secrétariat du Comité mixte établira un résumé des discussions à l'issue de chaque réunion.
  2. Sauf convention contraire des Parties, le résumé des discussions comprendra les éléments suivants :
    1. la mention des documents soumis au Comité mixte;
    2. toute déclaration dont un membre du Comité mixte a demandé qu'elle soit portée au résumé des discussions;
    3. les décisions prises, les recommandations formulées, les déclarations communes ayant fait l'objet d'une décision et les conclusions opérationnelles adoptées sur des points particuliers.
  3. Le résumé des discussions comprendra une liste des ministères ou des autres organes gouvernementaux respectifs représentés à la réunion.
  4. Le résumé des discussions sera approuvé par écrit par le secrétariat du Comité mixte à la suite de la réunion.
  5. Une fois le résumé des discussions approuvé, il sera rendu public sous réserve de l'application de l'article 26.4 de l'accord.

Règle 11

Décisions et recommandations

  1. Le Comité mixte rend des décisions sur tous les sujets pour lesquels l'accord le prévoit et il peut également formuler des recommandations appropriées. Le Comité mixte agit par consentement mutuel.
  2. Entre les réunions, le Comité mixte peut adopter des décisions ou des recommandations par procédure écrite. À cet effet, la Partie qui soumet la proposition transmettra le texte de la proposition de décision ou de recommandation au secrétariat du Comité mixte en lui laissant un délai raisonnable pour faire connaître leurs éventuelles préoccupations ou les modifications qu'elle souhaite apporter. Les propositions adoptées seront communiquées une fois le délai écoulé; elles seront consignées dans le résumé des discussions de la réunion suivante.
  3. Lorsque le Comité mixte est habilité, en vertu de l'accord, à adopter des décisions, des recommandations ou des interprétations, ces actes portent respectivement le titre de « décision », de « recommandation » ou d' « interprétation ». Le secrétariat du Comité mixte attribuera à chaque décision, à chaque recommandation ou à chaque interprétation un numéro d'ordre, mentionnera la date d'adoption et donnera une indication de l'objet. Chaque décision précisera une date à laquelle elle entre en vigueur, sous réserve de l'accomplissement de toute exigence et procédure interne nécessaire.
  4. Chaque décision, chaque recommandation ou chaque interprétation sera signée par les coprésidents, ou la personne désignée par eux, du Comité mixte.
  5. Les Parties veilleront à ce que les décisions, les recommandations et les interprétations adoptées par le Comité mixte soient rendues publiques.
  6. Dans le cas de décisions du Comité mixte modifiant les protocoles et les annexes de l'accord conformément à l'article 30.2, paragraphe 2, de l'accord, toutes les versions linguistiques font également foi, conformément à l'article 30.11 de l'accord.

Règle 12

Publicité et confidentialité

  1. Sauf disposition contraire de l'accord ou décision contraire des coprésidents, les réunions du Comité mixte ne seront pas ouvertes au public.
  2. Lorsqu'une Partie soumet au Comité mixte, ou à tout comité spécialisé ou autre organe créé au titre de l'accord, des renseignements qui sont, selon sa législation ou sa réglementation, considérés comme confidentiels ou protégés contre la divulgation, l'autre Partie traite ces renseignements comme confidentiels, conformément à l'article 26.4 de l'accord.

Règle 13

Langues

  1. Les langues officielles du Comité mixte seront les langues officielles des Parties.
  2. Les langues de travail du Comité mixte seront l'anglais ou le français ou les deux. Le Comité mixte délibérera sur la base de documents établis dans ces langues.
  3. Le secrétariat examine les besoins en matière de traduction et d'interprétation et en détermine la nécessité au plus tard 14 jours avant le début d'une réunion du Comité mixte.

Règle 14

Dépenses

  1. Chaque partie sera responsable des dépenses résultant de sa participation aux réunions du Comité mixte.
  2. Les dépenses relatives à l'organisation des réunions et à la reproduction des documents seront prises en charge par la Partie qui organise la réunion. Chacune des Parties assume ses propres frais liés à la reproduction des documents lorsqu'une réunion du Comité mixte se tient par vidéoconférence ou téléconférence.
  3. Les dépenses relatives à l'interprétation à partir des langues de travail du Comité mixte et vers ces langues lors des réunions seront prises en charge par la Partie qui organise la réunion. Toute Partie qui demande l'interprétation et la traduction à partir d'autres langues que les langues de travail visées à la règle 12, ou dans ces langues, supportera le coût de ces services.

Règle 15

Comités spécialisés et autres organes

  1. Conformément à l'article 26.1, paragraphe 4, point b), de l'accord, le Comité mixte supervise les travaux de tous les comités spécialisés et de tous les autres organes établis au titre de l'accord.
  2. Le Comité mixte sera informé par écrit des points de contact désignés par les comités spécialisés et les autres organes établis en vertu de l'accord. L'ensemble de la correspondance, des documents et des communications échangées entre les points de contact de chaque comité spécialisé concernant la mise en œuvre de l'accord sera transmis simultanément au secrétariat du Comité mixte.
  3. Conformément au paragraphe 6 de l'article 26.2, les comités spécialisés font rapport au Comité mixte des résultats et des conclusions de chacune de leurs réunions.
  4. Sauf décision contraire prise par chaque comité spécialisé en vertu du paragraphe 4 de l'article 26.2 incorporé de l'accord, les présentes règles de procédure s'appliquent mutatis mutandis aux comités spécialisés et aux autres organes établis en vertu de l'accord. Lorsque les présentes règles de procédure s'appliquent mutatis mutandis à un comité spécialisé ou à un autre organe établi en vertu de l'accord, les dispositions de l'accord relatives à ce comité spécialisé ou à cet autre organe prévalent en cas d'incompatibilité.

Règle 16

Modification des règles de procédure

Les présentes règles de procédure peuvent être modifiées par une décision du Comité mixte, conformément aux dispositions de la règle 10.

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