Audit de la gestion du programme des consuls honoraires
Rapport d’audit
Bureau de la dirigeante principale de l’audit
16 décembre 2022
Table des matières
- Contexte
- Objectif, Critères, et Portée de l’audit
- Résumé des résultats de l’audit
- Conclusion et recommandations issues de l’audit
- Résultats de l’audit – Constatations détaillées
- Annexe A : Recommandations, et réponse et plan d’action de la direction
- Annexe B : À propos de l’audit
1. Contexte
Programme des consuls honoraires à AMC
- Existe depuis le début des années 1970. Il est régi au niveau international par la Convention de Vienne sur les relations consulaires (1963).
- Les consuls honoraires sont des particuliers qui fournissent des services au nom du gouvernement du Canada, généralement dans des endroits où ce dernier n’y a pas de mission diplomatique ou de bureau consulaire. Bien que ces consuls honoraires constituent une ressource supplémentaire et peu coûteuse pour les missions, leurs activités ont une importante incidence sur la réputation du Canada.
- Les consuls honoraires sont nommés par décret sur la recommandation du ministre des Affaires étrangères.
- AMC dispose de deux réseaux de consuls honoraires : le réseau mondial (tous les consuls honoraires en dehors des États-Unis) et le réseau américain (les États-Unis et San Juan, à Porto Rico)
Principaux intervenants
- La Direction des politiques et programmes consulaires du Secteur consulaire, de la sécurité et de la gestion des urgences est responsable de l’administration du programme des consuls honoraires, à l’exception du réseau aux États-Unis.
- La Direction générale de la promotion des intérêts en Amérique du Nord et du soutien hémisphérique du secteur géographique des Amériques est chargée d’administrer le programme des consuls honoraires aux États-Unis.
- Les missions de tutelle sont responsables de la sélection, du contrôle et de la supervision des services fournis par tout consul honoraire dans leur région de représentation.
Fonctions du consul honoraire
- Leurs fonctions sont déterminées par la mission de tutelle et varient en fonction des besoins et de la nature des lieux où les consuls honoraires sont établis.
- En général, les services consulaires constituent la fonction principale ; toutefois, dans le réseau aux États-Unis, les consuls honoraires se concentrent sur les activités commerciales.
Renseignements financiers
- Les consuls honoraires du réseau mondial reçoivent des honoraires annuels selon un barème fixe allant de 5 000 à 20 000 $ CA, en fonction de la charge de travail. Dans le réseau américain, les honoraires sont de 20 000 $ US.
- Les consuls honoraires ont droit au remboursement de certaines dépenses de fonctionnement (p. ex. location de bureau, services publics)
- Le tableau ci-dessous présente une ventilation des dépenses de fonctionnement et des honoraires des consuls honoraires :
| Type de dépense | 2019-2020 | 2020-2021 | 2021-2022 |
|---|---|---|---|
| Total des frais de fonctionnement | 3 046 807 $ | 2 904 903 $ | 2 568 237 $ |
| Honoraires du consul honoraire | 911 613 $ | 913 105 $ | 871 812 $ |
| Total ($ CA) | 3 958 420 $ | 3 818 008 $ | 3 440 049 $ |
Nombre de postes de consul honoraire par Secteur géographique
- Amériques – Réseau américain – 15
- Amériques – 23
- Europe, Arctique, Moyen-Orient et Maghreb – 40
- Afrique subsaharienne – 19
- Asie-Pacifique – 18
- Total :
- 115 postes de consuls honoraires
- 102 consuls honoraires actifs
2. Objectif, Critères, et Portée de l’audit
Établir si des pratiques de gestion efficaces sont en place pour appuyer l’exécution du programme des consuls honoraires conformément aux objectifs ministériels.
Critères
- Des mécanismes efficaces sont en place pour orienter et superviser le programme des consuls honoraires.
- Des processus, des pratiques et des mesures de contrôle sont en place pour gérer efficacement le programme des consuls honoraires.
- Des processus, des pratiques et des mesures de contrôle sont en place pour soutenir la prestation efficace de services par les consuls honoraires.
Portée
L’audit a examiné les pratiques et les activités de gestion des missions et de l’administration centrale qui soutiennent l’exécution du programme des consuls honoraires d’avril 2019 à aujourd’hui. L’audit a porté sur tous les consuls honoraires, y compris ceux aux États-Unis, mais à l’exclusion des agences consulaires au Mexique. L’audit n’a pas évalué le processus de nomination par décret.
Énoncé de conformité
Cet audit a été effectué conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne de l’Institut des auditeurs internes, de même qu’à la Politique est à la Directive du Conseil du Trésor sur l'audit interne, sur la base des résultats du programme d’assurance qualité et d’amélioration.
3. Résumé des résultats de l’audit
| Critères | Évaluation | Constatations | ||
|---|---|---|---|---|
| Critère 1 | Des mécanismes efficaces sont en place pour orienter et superviser le programme des consuls honoraires. | Amélioration mineure nécessaire | Satisfaisant | L’administration centrale assure une surveillance, une direction et une orientation générales concernant la fonction de consul honoraire, tandis que les missions assurent la surveillance et la supervision directes des consuls honoraires. |
| Satisfaisant | Les missions de tutelle ont la possibilité de planifier et de gérer les activités des consuls honoraires afin que les objectifs propres aux missions soient atteints. | |||
| Satisfaisant | Les obligations, les rôles et les responsabilités sont clairement définis, communiqués et compris. | |||
| Amélioration modérée nécessaire | Bien que certains mécanismes de surveillance soient en place, le personnel du programme à l’administration centrale ne reçoit pas de renseignements de base sur les activités des consuls honoraires, ce qui est pourtant nécessaire pour assurer que l’orientation et les ressources du programme concordent avec les besoins. | |||
| Critère 2 | Des processus, des pratiques et des mesures de contrôle sont en place pour gérer efficacement le programme des consuls honoraires. | Amélioration modérée nécessaire | Amélioration mineure nécessaire | L’administration centrale a élaboré suffisamment de directives appuyées par des documents, de ressources et de formations pour que les missions de tutelle puissent administrer le programme des consuls honoraires. Des missions ont indiqué avoir besoin d’éléments d’orientation additionnels sur des sujets précis. |
| Satisfaisant | Les processus de sélection des consuls honoraires sont menés conformément aux exigences du Ministère. L’administration centrale offre un bon soutien tout au long des processus. | |||
| Amélioration nécessaire | Les frais de fonctionnement des consuls honoraires sont généralement gérés conformément aux politiques et aux procédures ministérielles. Toutefois, seules quelques missions de tutelle ont établi une entente financière étayée par un document pour bien préciser les frais admissibles. | |||
| Amélioration nécessaire | Les missions de tutelle ne disposent pas de suffisamment de directives pour empêcher la perception d’une relation employeur-employé entre la mission et les adjoints des consuls honoraires. | |||
| Critère 3 | Des processus, des pratiques et des mesures de contrôle sont en place pour soutenir la prestation efficace de services par les consuls honoraires. | Amélioration modérée nécessaire | Satisfaisant | Les activités des consuls honoraires sont conformes aux objectifs et aux priorités des missions de tutelle. |
| Amélioration mineure nécessaire | Les consuls honoraires et leur personnel administratif reçoivent une orientation, des renseignements et une formation appropriés pour s’acquitter de leurs responsabilités. La pandémie a eu des conséquences négatives sur la disponibilité et la cohérence de la formation. | |||
| Amélioration modérée nécessaire | Les consuls honoraires ne disposent pas tous du même accès au réseau ministériel et aux systèmes de GI-TI pour s’acquitter de leurs responsabilités, gérer l’information en toute sécurité et permettre aux missions de tutelle de contrôler les activités. | |||
| Amélioration nécessaire | Les missions de tutelle ne fournissent pas sur une base régulière aux consuls honoraires des lettres de mandat annuelles et n’évaluent pas le rendement chaque année. |
4. Conclusion et recommandations issues de l’audit
Conclusion
Des pratiques de gestion suffisantes fonctionnent efficacement pour soutenir l’exécution du programme des consuls honoraires. En outre, la souplesse du programme favorise l’harmonisation avec les objectifs du Ministère. De façon générale, les consuls honoraires ont reçu une formation et des outils adéquats. Toutefois, il existe des possibilités d’amélioration en ce qui concerne les résultats du programme, les orientations fournies sur des sujets précis, la lettre de mandat et les évaluations du rendement.
Les informations recueillies auprès de quatre pays aux vues similaires concernant la gestion de leurs consuls honoraires peuvent être utiles à titre comparatif lorsqu’on cherchera à revoir ou à moderniser le modèle et les processus du programme des consuls honoraires.
Recommandations
- La sous-ministre adjointe du Secteur consulaire, de la sécurité et de la gestion des urgences devrait élaborer et communiquer des directives, y compris des pratiques exemplaires, sur la façon d’établir et de gérer comme il se doit la relation entre la mission de tutelle et les adjoints des consuls honoraires afin d’éviter de donner l’impression d’une relation employeur-employé avec le gouvernement du Canada.
- La sous-ministre adjointe du Secteur consulaire, de la sécurité et de la gestion des urgences devrait établir un mécanisme pour :
- obtenir périodiquement des renseignements sur les activités des consuls honoraires afin de vérifier qu’elles concordent avec l’orientation et les directives du programme ;
- rappeler aux chefs de mission de renforcer l’obligation de fournir aux consuls honoraires une lettre de mandat, une entente financière à jour et une évaluation officielle du rendement sur une base annuelle.
5. Résultats de l’audit – Constatations détaillées
Constatations: Supervision et orientation stratégique
Critère: Des mécanismes efficaces sont en place pour orienter et superviser le programme des consuls honoraires. Les services fournis par les consuls honoraires respectent les objectifs et les priorités des missions de tutelle et sont pris en compte dans la planification opérationnelle.
CONSTATATIONS
L’administration centrale assure une surveillance, une direction et une orientation générales concernant la fonction de consul honoraire, tandis que les missions assurent la surveillance et la supervision directes des consuls honoraires qui relèvent de leur compétence.
Les obligations, les rôles et les responsabilités de tous les intervenants concernés sont clairement définis, communiqués et compris.
Les missions ont la latitude voulue pour gérer les consuls honoraires en fonction des besoins locaux. Les missions veillent à ce que les activités des consuls honoraires concordent avec leurs objectifs et priorités précises.
Le rôle des consuls honoraires, selon les documents d’orientation ministériels, s’arrime aux objectifs stratégiques et aux programmes du Ministère.
À l’exception du Secteur des Amériques, les autres Secteurs géographiques participent de façon minimale aux activités des consuls honoraires, sauf en ce qui concerne la sélection des candidats et l’établissement du budget du programme pour les missions
Le Secteur des Amériques gère le réseau de consuls honoraires américain et supervise les missions aux États-Unis, ce qui permet d’arrimer de près les activités aux priorités du programme régional et d’établir une structure de responsabilité claire pour ces activités.
Conclusion : Les mécanismes de l’administration centrale et des missions de tutelle sont suffisants pour assurer la supervision et l’orientation du programme des consuls honoraires. Les rôles et les responsabilités sont clairs, et le travail des consuls honoraires concorde avec les priorités ministérielles.
Constatations: Supervision et orientation stratégique - Surveillance
Critère: Le programme surveille les données et les renseignements relatifs aux activités et aux services des consuls honoraires afin de mesurer le rendement et d’éclairer la prise de décision.
CONSTATATIONS
Le personnel de l’administration centrale assure le suivi des modalités de nomination des consuls honoraires pour les réseaux mondial et américain, y compris les dates de fin des mandats.
Certaines missions tiennent compte des activités des consuls honoraires dans la planification de leurs activités en début d’exercice. Les missions aux États-Unis les incluent dans les rapports sur les activités de défense des intérêts, comme on pouvait s’y attendre.
Le Secteur des Amériques produira un rapport annuel sur les activités de certains consuls honoraires aux États-Unis s’il reçoit des renseignements sur l’évaluation du rendement de la part de la mission de tutelle.
Certaines missions (p. ex. Islamabad, Tokyo, Rome) mettent en place leurs propres mécanismes de contrôle des activités des consuls honoraires.
Pour le réseau mondial, il n’existe pas d’attentes officielles en matière de renseignements sur les programmes et de collecte ou de suivi des données concernant les activités et le rendement des consuls honoraires. En général, ces renseignements ne sont pas recueillis ni utilisés.
- Les missions de tutelle ne disposent pas de renseignements complets, précis et opportuns sur les activités et la charge de travail des consuls honoraires, ce qui compromet la capacité de mesurer le rendement, de prendre des mesures correctives et de planifier les activités futures.
- La Direction des politiques et programmes consulaires ne reçoit pas de renseignements des missions sur les activités des consuls honoraires, ce qui limite la capacité de prendre des décisions sur l’orientation du programme, et de faire en sorte que la formation, les conseils et les ressources concordent avec les besoins du réseau.
Conclusion : Malgré certaines pratiques de surveillance en place, le personnel du programme à l’administration centrale reçoit peu de renseignements sur les activités des consuls honoraires. Un mécanisme de collecte de renseignements, tel qu’un sondage périodique auprès des missions et des consuls honoraires, pourrait fournir certains renseignements de base sur les activités, ce qui permettrait d’assurer que l’orientation du programme et les ressources correspondent aux besoins.
Recommandation : Voir la recommandation 2.
Constatations: Administration du programme – Processus de sélection et de nomination
Critère: La sélection des consuls honoraires est conforme aux exigences établies du programme.
CONSTATATIONS
Le personnel de l’administration centrale, tant pour le réseau mondial que pour le réseau aux États-Unis, soutient activement les missions et les guide tout au long du processus de nomination.
D’après un échantillon sélectionné, les processus de sélection et de renouvellement de mandat étaient conformes aux exigences et aux priorités du programme.
La nomination d’un consul honoraire n’est achevée qu’après la signature d’un décret et l’approbation du pays d’accueil. Les processus de sélection initiaux sont généralement menés en temps opportun; les processus étant lancés plus de six mois avant l’expiration d’un décret. Cependant, le défi le plus important est celui des retards dans la nomination, qui échappe au contrôle de la mission et du programme. Cela peut entraîner des lacunes dans la prestation des services, comme l’ont noté plusieurs missions.
Conclusion: Dans l’ensemble, les missions mènent les processus de sélection et de renouvellement des mandats conformément aux exigences et aux priorités du programme.
Constatations: Administration du programme – Gestion financière
Critère: Les dépenses liées aux services des consuls honoraires sont bien gérées, conformément aux politiques et procédures du Ministère.
| CONSTATATIONS | Applicable à : | |
|---|---|---|
| Échelle mondiale | É.-U. | |
Dans l’ensemble, l'audit a révélé que les dépenses liées aux services des consuls honoraires (honoraires, frais de bureau) sont gérées comme il se doit, conformément aux politiques et procédures du Ministère. La revue des transactions a permis de déceler quelques cas de non-conformité aux exigences et aux orientations de la politique, ainsi que des erreurs de codage. En voici des exemples :
| Oui | S. O. |
| Plusieurs missions (réseaux mondial et américain) n’ont pas établi de centres de coûts distincts pour gérer les dépenses des consuls honoraires individuels, comme l’exige le Manuel consulaire. | Oui | Oui |
| De nombreuses missions ne disposent pas d’une entente financière à jour avec leur consul honoraire, comme le recommande la Direction des politiques et programmes consulaires, ce qui entraîne un manque de clarté quant aux dépenses admissibles à un remboursement. | Oui | S. O. |
Conclusion : Dans l’ensemble, les dépenses sont gérées comme il se doit. Toutefois, l’absence d’entente financière dans de nombreuses missions a créé un manque de clarté concernant les frais de bureau que les consuls honoraires sont en droit de réclamer.
Recommandation : Voir la recommandation 2.
Constatations: Gestion des consuls honoraires – Formation et outils
Critère: Les consuls honoraires et leur personnel reçoivent des missions de tutelle et de l’administration centrale une orientation, des renseignements, une formation et des outils adéquats pour s’acquitter de leurs responsabilités.
| CONSTATATIONS | Applicable à | |
|---|---|---|
| Échelle mondiale | É.-U. | |
L’administration centrale fournit une orientation, des ressources et un soutien aux missions de tutelle.
| Oui | Oui |
Dans l’ensemble, les consuls honoraires et leur personnel reçoivent des missions de tutelle et de l’administration centrale une orientation et des renseignements adéquats pour s’acquitter efficacement de leurs responsabilités. De nombreuses missions et consuls honoraires ont toutefois noté la nécessité de disposer d’orientations et d’outils précis supplémentaires :
| Oui | S. O. |
| En raison de la pandémie, les missions de tutelle et l’administration centrale n’ont pas toujours pu donner uniformément de la formation aux consuls honoraires et au personnel. | Oui | Oui |
| Soutien en technologie de l’information De nombreuses missions et consuls honoraires font état de lacunes dans l’infrastructure de GI-TI et d’un manque d’accès aux réseaux et de soutien technique. Les problèmes informatiques peuvent empêcher les consuls honoraires de s’acquitter de leurs responsabilités et les amener à utiliser des méthodes non sécurisées pour accomplir des activités officielles (p. ex. courriel personnel). Cela réduit également leur capacité à profiter de la formation en ligne. Alors que des conseils et un financement sont fournis pour établir la connexion et l’accès au réseau lors de la création d’un bureau de consul honoraire, il y a un manque de clarté concernant le soutien informatique par la suite et les services de dépannage disponibles pour les bureaux existants. Les missions ont noté que les professionnels de l’informatique des missions ne sont pas autorisés à aider les consuls honoraires. Des renseignements sont requis quant à la portée du soutien informatique disponible pour aider les consuls honoraires à s’acquitter de leurs responsabilités. | Oui | S. O. |
| Les consuls honoraires engagent souvent des adjoints pour les aider à remplir leurs responsabilités, ce qui comprend diverses tâches administratives. Une partie ou la totalité du salaire de l’adjoint peut constituer une dépense admissible à un remboursement par le Ministère. De nombreuses missions se sont inquiétées de la perception d’une relation employeur-employé entre les missions de tutelle et les adjoints des consuls honoraires, en raison de la nature de l’emploi, des tâches effectuées et de l’implication de la mission dans certains aspects de leur gestion. Si la nature de la relation n’est pas clairement établie, il existe un risque que les adjoints puissent demander une compensation au gouvernement du Canada par le biais des tribunaux locaux en cas de litige fondé sur les lois sur l’emploi de ce pays. Une première mesure pour atténuer ce risque consiste à s’assurer que les contrats des adjoints désignent clairement le consul honoraire comme leur employeur, et non le gouvernement du Canada. Le Manuel consulaire fournit quelques indications sur les étapes que les missions doivent suivre lorsqu’elles approuvent l’embauche de personnel par des consuls honoraires, mais il ne contient pas de précisions sur les éléments à éviter. Ces conseils pourraient être renforcés par l’élaboration d’un modèle de contrat et d’une liste des choses à faire et à ne pas faire en matière de recrutement par les consuls honoraires. En outre, certaines missions sont engagées dans des discussions concernant les salaires, les conditions d’emploi et les conditions de travail des adjoints. Ces missions ont indiqué qu’il n’y avait pas suffisamment de renseignements, de conseils et de pratiques exemplaires à leur disposition pour les aider à maintenir une relation sans lien de dépendance avec les adjoints sur une base continue. | Oui | S. O. |
Conclusion : Dans l’ensemble, les missions et les consuls honoraires reçoivent suffisamment d’orientation, de renseignements, d’outils et de formations pour s’acquitter de leurs responsabilités. Il serait toutefois possible d’élaborer des éléments d’orientation supplémentaires sur des sujets précis, notamment sur la manière dont les missions peuvent gérer la relation avec les adjoints afin d’éviter l’apparence d’une relation employeur-employé.
Recommandation 1 : La sous-ministre adjointe du Secteur consulaire, de la sécurité et de la gestion des urgences devrait élaborer et communiquer des directives, y compris des pratiques exemplaires, sur la façon d’établir et de gérer comme il se doit la relation entre la mission de tutelle et les adjoints aux consuls honoraires afin d’éviter de donner l’impression d’une relation employeur-employé avec le gouvernement du Canada.
Constatations: Gestion des consuls honoraires – Évaluation du rendement
Critère: Des pratiques de gestion du rendement sont en place pour évaluer régulièrement le rendement des consuls honoraires par rapport aux objectifs fixés.
| CONSTATATIONS | Applicable à : | |
|---|---|---|
| Échelle mondiale | É.-U. | |
| L’administration centrale a établi des directives et un modèle pour les évaluations de rendement des consuls honoraires. | Oui | Oui |
Les missions ne fournissent pas systématiquement aux consuls honoraires des lettres de mandat annuelles et ne procèdent pas à des évaluations officielles du rendement, comme l’exigent le Manuel consulaire et les manuels des consuls honoraires américains.
| Oui | Oui |
| Plusieurs missions ont indiqué qu’elles trouveraient utile de recevoir une notification/un rappel annuel sur les exigences d’évaluation du rendement. | Oui | Oui |
Conclusion : Bien que les pratiques et les attentes en matière d’évaluation du rendement aient été établies par le programme, elles ne sont pas appliquées uniformément par les missions de tutelle.
Recommandation 2 :La sous-ministre adjointe du Secteur consulaire, de la sécurité et de la gestion des urgences devrait établir un mécanisme pour :
- obtenir périodiquement des renseignements sur les activités des consuls honoraires afin de vérifier qu’elles concordent avec l’orientation et les directives du programme;
- rappeler aux chefs de mission de renforcer l’obligation de fournir aux consuls honoraires une lettre de mandat, une entente financière à jour et une évaluation officielle du rendement sur une base annuelle
6. Annexe A: Recommandations, et réponse et plan d’action de la direction
| Recommandation issue de l’audit | Réponse de la direction | Plan d’action de la direction | Secteur responsable | Date de fin prévue |
|---|---|---|---|---|
| 1. La sous-ministre adjointe du Secteur consulaire, de la sécurité et de la gestion des urgences devrait élaborer et communiquer des directives, y compris des pratiques exemplaires, sur la façon d’établir et de gérer comme il se doit la relation entre la mission de tutelle et les adjoints des consuls honoraires afin d’éviter de donner l’impression d’une relation employeur-employé avec le gouvernement du Canada. | La direction accepte la recommandation. La direction reconnaît l’importance d’éviter toute perception de relation employeur-employé entre le gouvernement du Canada et les adjoints des consuls honoraires. À cette fin, la direction s’engage à élaborer et à communiquer des directives, y compris des pratiques exemplaires, sur la façon d’établir et de gérer comme il se doit la relation entre la mission de tutelle et les adjoints des consuls honoraires. | 1.1 Réviser le chapitre 5 du Manuel consulaire (chapitre sur les consuls honoraires) pour renforcer le passage traitant de l’embauche de personnel par les consuls honoraires et fournir plus de renseignements, de précisions et d’éléments d’orientation aux missions sur la façon d’établir et de gérer comme il se doit la relation entre la mission de tutelle et les adjoints des consuls honoraires (voir aussi 2.2 – Plan de communication). | Sous-ministre adjointe du Secteur consulaire, de la sécurité et de la gestion des urgences | Juin 2023 |
2. La sous-ministre adjointe du Secteur consulaire, de la sécurité et de la gestion des urgences devrait établir un mécanisme pour :
| La direction accepte la recommandation. La direction s’engage à établir des mécanismes pour :
| 2.1 Grâce aux nouveaux mécanismes de production de rapports dans Strategia, les missions rendront compte des activités et des services fournis par les consuls honoraires sous leur supervision, évalueront si ceux-ci remplissent les objectifs du programme et confirmeront si la lettre annuelle d’instructions et l’entente financière sont en place. | Sous-ministre adjointe du Secteur consulaire, de la sécurité et de la gestion des urgences | Août 2023 |
| 2.2 Élaborer pour l’année un plan de communication à l’intention des missions de tutelle des consuls honoraires. Le plan de communication rappellerait aux missions de suivre le cadre de gestion de leurs consuls honoraires, ce qui comprend la tenue à jour des lettres d’instructions et des ententes financières et la production de rapports annuels dans Strategia sur les objectifs et les résultats. Des rappels seraient aussi faits concernant la gestion des adjoints des consuls honoraires. Les outils de communication disponibles sont les séances de formation, les conférences téléphoniques avec les Agents de gestion et des affaires consulaires, le bulletin Ubique consularis, les messages diffusés aux sections consulaires des missions et les entretiens téléphoniques des chefs de mission avec les Secteurs géographiques. | Août 2023 |
7. Annexe B : À propos de l’audit
Objectif
Établir si des pratiques de gestion efficaces sont en place pour appuyer l’exécution du programme des consuls honoraires conformément aux objectifs ministériels.
Critères
- Des mécanismes efficaces sont en place pour orienter et superviser le programme des consuls honoraires.
- Des processus, des pratiques et des mesures de contrôle sont en place pour gérer efficacement le programme des consuls honoraires.
- Des processus, des pratiques et des mesures de contrôle sont en place pour soutenir la prestation efficace de services par les consuls honoraires.
Portée
L’audit a examiné les pratiques et les activités de gestion des missions et de l’administration centrale qui soutiennent l’exécution du programme des consuls honoraires d’avril 2019 à aujourd’hui. L’audit a porté sur tous les consuls honoraires, y compris ceux aux États-Unis, mais à l’exclusion des agences consulaires au Mexique. L’audit n’a pas évalué le processus de nomination par décret.
Méthodologie
Entrevues
- 24 missions et 5 chefs de mission
- 12 consuls honoraires
- Personnel de la Direction des politiques et programmes consulaires (CPP), de la Direction générale de la promotion des intérêts en Amérique du Nord et soutien hémisphérique et des Secteurs géographiques.
Revue de transactions financières
- Examen et analyse de 30 dépenses de fonctionnement et de 5 transactions de paiement d’honoraires.
- Les transactions ont été sélectionnées sur la base d’indicateurs de risques financiers et non financiers.
Questionnaire
- Envoyé à 41 missions
- 28 réponses complètes reçues.
Examen des documents
- Examen et analyse des documents préparés par les missions et l’administration centrale.
Revue du processus de sélection
- Examen de la documentation relative à 13 processus de sélection.
- Les processus de sélection ont été choisis en fonction des profils des missions et des consulats.
Comparaison avec des pays aux vues similaires
- Entretiens avec l’Australie, la Nouvelle-Zélande, le Royaume-Uni et les Pays-Bas.
- Collecte et examen des documents des pays susmentionnés.
- Date de modification:
