Audit des pratiques de gestion des missions – plateforme du Brésil

Rapport d’audit
Bureau de la dirigeante principale de l’audit
Novembre 2023

Table des matières

• Résumé
• 1. Contexte
• 2. Observations et recommandations
• 3. Conclusion
• Annexe A : À propos de l’audit
• Annexe B : Réponse et plan d’action de la direction

Résumé

Conformément au plan d’audit axé sur les risques pour 2022-2024 approuvé par Affaires mondiales Canada, le Bureau de la dirigeante principale de l’audit a procédé à un audit des pratiques de gestion des missions – plateforme du Brésil. Ces missions comprennent l’ambassade du Canada au Brésil, qui est située à Brasilia, et les consulats généraux du Canada à São Paulo et Rio de Janeiro.

L’objectif de cet audit était de déterminer si des pratiques de gestion saines et des contrôles efficaces étaient en place pour assurer une bonne gestion des ressources aux missions de la plateforme du Brésil afin de soutenir la réalisation des objectifs d’Affaires mondiales Canada.

Pourquoi c’est important

Affaires mondiales Canada gère les relations diplomatiques et consulaires du Canada, fait la promotion du commerce international, et dirige les programmes de développement international et d’aide humanitaire du Canada. Le ministère gère également la plateforme internationale du Canada, un réseau mondial de 178 missions présent dans 110 pays qui soutient le travail international d’Affaires mondiales Canada et de 37 ministères partenaires, organismes et cooccupants. Selon son Rapport sur les résultats ministériels de 2021-2022, Affaires mondiales Canada a dépensé 1 063 millions de dollars pour exploiter et soutenir les missions en fournissant une variété de services. Par conséquent, des pratiques de gestion solides et des contrôles appropriés sont essentiels pour garantir une bonne gestion des ressources.

Portée de l’audit

L’audit a porté sur les pratiques de gestion du Programme de la gestion et des affaires consulaires et d’autres programmes pour la période d’avril 2020 au 31 mars 2023. Les secteurs d’intérêt comprenaient la responsabilité et la surveillance, l’approvisionnement local, la gestion des biens (en espèces et autres) et les ressources humaines (RH).

Constatations

L’audit a conclu que des pratiques de gestion saines et des contrôles internes efficaces étaient généralement en place aux trois missions de la plateforme du Brésil. Dans l’ensemble, les missions respectent les politiques et les directives ministérielles relatives à la gestion de l’approvisionnement, des biens immobiliers, du parc automobile, de la petite caisse, des processus de recrutement des employés recrutés sur place (ERP), et des heures supplémentaires.

Diverses tribunes organisées dans le cadre des trois missions ont favorisé la communication et la collaboration. Toutefois, la documentation d’une vision unifiée pour donner le ton et définir les attentes dans l’ensemble de la plateforme, y compris les canaux de communication des trois missions, contribuerait à créer des synergies entre les missions. En outre, les principaux comités de mission ne fonctionnaient pas toujours comme prévu, c.-à-d. avec des réunions régulières, ainsi que des cadres de référence et des procès-verbaux documentés. Enfin, la gestion des stocks de biens attrayants (équipements, appareils électroménagers et électroniques) pourrait être renforcée par la mise en œuvre de pratiques de suivi et de contrôle plus rigoureuses.   

Énoncé de conformité

L’audit a été effectué conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne de l’Institut des auditeurs internes, à la politique et à la directive du Conseil du Trésor sur l’audit interne, comme en témoignent les résultats de l’évaluation externe de l’assurance de la qualité et du programme d’amélioration.

Résumé des constatations de l’audit

1. Contexte

Le plan ministériel d’audit axé sur les risques 2022-2024 comprenait une série d’audits des pratiques de gestion de certaines missions. La sélection de ces missions a été effectuée à l’aide d’une évaluation des risques afin de déterminer les missions susceptibles de présenter des niveaux de risque plus élevés. La plateforme du Brésil, composée de l’ambassade du Canada au Brésil, située à Brasilia, et des consulats généraux du Canada à São Paulo et Rio de Janeiro (Rio), faisait partie des missions sélectionnées. Ces audits ont pour but de fournir à la haute direction une assurance quant à l’état des pratiques de gestion visant à soutenir une gestion prudente et une bonne administration des ressources aux missions sélectionnées.

La plateforme du Brésil

La plateforme du Brésil compte 164 personnes, dont 32 employés canadiens (EC) et 132 ERP. Les missions de Brasilia et de São Paulo fournissent toute la gamme des services, qui comprennent les programmes suivants : Services communs; programme commercial; Service de la politique étrangère, services consulaires, et de la diplomatie; et programme de préparation. La mission de Rio fournit les mêmes services, mais dans une moindre mesure. Il existe également deux bureaux commerciaux à Porto Alegre et Recife qui relèvent de la mission de São Paulo. La mission de Rio supervise également un bureau commercial et un poste de consul honoraire à Belo Horizonte, qui est actuellement vacant. La plateforme bénéficie du soutien du point de prestation des services communs (PPSC) de Washington, D.C., qui fournit des services financiers, des services de passation de marchés et d’approvisionnement, ainsi que des services d’administration des RH.

Trois ministères partenaires et deux cooccupants réalisent des programmes aux missions, comme le montre le tableau 1 suivant. En outre, les dépenses de fonctionnement de la mission ainsi que les détails relatifs aux biens immobiliers et au parc automobile sont décrits respectivement dans les tableaux 2 et 3 suivants.

2. Observations et recommandations

2.1 Surveillance et responsabilité

Critères d’audit :

Une gouvernance adéquate est en place pour soutenir la bonne gestion des ressources de la mission.

• Une surveillance efficace est en place pour soutenir la bonne gestion des ressources.
• Les rôles et les responsabilités de la gestion de la mission sont établis, clairs et communiqués.

Les observations sont fondées sur des entrevues avec les principaux membres du personnel et sur un examen des cadres de référence et des procès-verbaux des réunions de divers comités et groupes de travail.

Surveillance à l’échelle de la plateforme

La création d’une plateforme du Brésil tient compte du fait qu’une approche coopérative est nécessaire entre les missions de Brasilia, de São Paulo et de Rio pour fonctionner efficacement, tant individuellement que collectivement. Les trois missions partagent des responsabilités liées aux activités commerciales, aux rapports sur la politique étrangère, aux services consulaires, aux opérations de sécurité, et aux fonctions relatives au programme des Services communs.

L’audit a permis de constater qu’un certain nombre de tribunes, à différents niveaux, sont organisées en vue de favoriser la communication croisée entre les missions, comme cela est décrit ci-dessous.

L’appel des trois chefs de mission (CDM) a été établi comme l’un des principaux mécanismes de collaboration dans le cadre de l’approche de la plateforme. Il est présidé par le CDM de Brasilia et a lieu à l’occasion. Il est important que ce canal de communication soit utilisé régulièrement pour favoriser l’échange de renseignements, et afin de fournir des conseils afin de définir une orientation et un message communs pour l’ensemble de la plateforme.

La Réunion des affectations est un comité entièrement composé d’EC et présidé par le CDM de Brasilia. Elle se tient environ tous les deux mois, et vise à discuter des priorités de la plateforme. Les EC ont exprimé des avis divergents quant à son utilité, car il était davantage axé sur les activités opérationnelles quotidiennes de la mission et, par conséquent, moins pertinent pour les activités spécifiques des programmes. Il pourrait être utile de définir et de communiquer un objectif clair pour cette tribune afin de promouvoir les synergies entre les programmes. 

Le Groupe de travail sur la communication au Brésil est coprésidé par les gestionnaires de programme du Service de la politique étrangère et de la diplomatie des missions de Brasilia et de São Paulo. Il est composé de représentants des programmes ayant des fonctions de communication externe, tels que le programme commercial, le Service de la politique étrangère et de la diplomatie, et les services consulaires. Ce groupe de travail se réunit tous les mois pour collaborer et donner une orientation sur, entre autres, les initiatives de communication, les activités, la défense des intérêts, ou les médias officiels de la plateforme du Brésil. Il existe un cadre de référence et des procès-verbaux. Ce groupe de travail a été créé récemment, et ses membres ont indiqué qu’il fonctionnait bien dans l’ensemble depuis sa conception.

La Réunion de la plateforme commerciale est dirigée par le responsable du programme commercial de São Paulo sur une base mensuelle pour l’ensemble du personnel du commerce.  Bien que la mission de Brasilia, située dans la capitale, donne le ton et l’orientation des relations bilatérales, c’est la mission de São Paulo qui définit l’orientation stratégique du programme puisqu’elle est située dans le centre économique du Brésil, qui compte plus de 19 millions d’habitants. Certains membres de cette tribune se sont interrogés sur la pertinence de l’ancienne répartition des responsabilités et de la couverture territoriale au Brésil. Il serait utile de revoir la structure et les responsabilités du programme commercial de la plateforme afin d’optimiser la fonction commerciale au Brésil. 

La Réunion du groupe de travail des agents de gestion des services consulaires est une tribune hebdomadaire qui permet de discuter de questions telles que l’élaboration de politiques et la contribution à l’exercice annuel de planification au sein du Ministère. Les membres ont indiqué que cette réunion était utile pour échanger des renseignements sur les processus et les pratiques communes.

Le Groupe de travail sur les ressources humaines (RH) est composé de l’ensemble des EC et des ERP des RH. Il se réunit tous les mois afin de normaliser les activités liées aux RH des ERP dans l’ensemble de la plateforme. Les membres ont exprimé l’utilité de ce groupe pour se tenir au courant des enjeux de RH des ERP.  

Le Groupe de travail sur la préparation du Brésil est présidé par le responsable du programme de préparation de Brasilia et comprend tous les membres du programme de préparation dans l’ensemble de la plateforme. Une réunion a lieu toutes les deux semaines, avec des points fixes à l’ordre du jour. Les membres ont indiqué que cette tribune avait pour but de collaborer sur les documents et les processus communs de la plateforme liés à la sécurité, et de promouvoir des pratiques rationalisées. Les agents du programme de préparation se remplacent mutuellement en cas d’absence pour apporter leur soutien à l’ensemble de la plateforme.

La Communication des technologies de l’information (TI) se fait dans le cadre de réunions hebdomadaires entre le professionnel des technologies de l’information du service extérieur (PTISE) à Brasilia et les ERP responsables des TI à São Paulo, afin d’échanger des renseignements et de poser des questions.  Le PTISE effectue des visites trimestrielles aux autres missions et résout les problèmes à distance, si nécessaire, en particulier pour la mission de Rio, qui ne dispose pas de personnel des TI dédié. Dans l’ensemble, les missions ont indiqué que le soutien était adéquat.

Dans l’ensemble, un nombre suffisant de tribunes sont en place, et fonctionnent généralement bien. Toutefois, ces canaux de communication entre les postes d’affectation sont mis en place sur une base ponctuelle. Il est donc possible d’améliorer la structure de la plateforme en officialisant ces tribunes et en communiquant une vision unifiée des attentes et des fonctionnalités dans l’ensemble de la plateforme. Cela permettrait de tirer parti des connaissances acquises dans le cadre de divers programmes et d’assurer la continuité des synergies, notamment en raison du cycle des affectations des EC. 

Recommandation 1

Le CDM de Brasilia, en collaboration avec les CDM de São Paulo et de Rio, devrait documenter et communiquer les éléments suivants :

• Une vision unifiée qui donne le ton, et définit les attentes et les fonctionnalités au sein de la plateforme;
• Une liste des forums à l’échelle de la plateforme, indiquant son responsable, son objectif et sa fréquence.

Surveillance à l’échelle de la mission

Les responsables de l’audit s’attendaient à ce que les principaux comités de mission fonctionnent efficacement pour exercer une surveillance sur les activités d’approvisionnement, de gestion des biens, et de RH. 

Une structure de gouvernance a été mise en place à la mission de Brasilia avec plusieurs des principaux des comités tels que le Comité de gestion de la mission, le Comité de logement de la mission, le Conseil consultatif entre la direction et les ERP, le Comité de santé et sécurité au travail et le Comité de préparation. Le comité de santé et de sécurité au travail de Brasilia et le Conseil consultatif entre la direction et les ERP ne disposaient pas de listes de membres à jour, ne se réunissaient pas régulièrement, et n’avaient pas toujours de procès-verbaux. Cependant, selon les ERP, lors des réunions du Conseil consultatif entre la direction et les ERP, bien que toutes les préoccupations soulevées ne pouvaient pas être traitées, leurs problèmes ont été reconnus par la haute direction de la mission. Étant donné qu’il existe un Canada Club dans le complexe de la mission de Brasilia, un comité exécutif a été mis sur pied. Au moment de l’audit, sa constitution était en cours de mise à jour, et le comité ne s’était pas réuni depuis octobre 2022.

Une structure de gouvernance similaire était en place aux missions de São Paulo et de Rio, avec de multiples comités tels que le Comité de gestion de la mission, le Conseil consultatif entre la direction et les ERP, et le Comité de logement de la mission, à l’exception du Comité de santé et sécurité au travail et du Comité de préparation, qui n’étaient pas nécessaires à la mission de Rio en raison de sa petite taille. À l’exception du Conseil consultatif entre la direction et les ERP, ces comités se sont réunis régulièrement, avec la participation d’au moins un membre de la gestion de la mission. Les ERP des missions de São Paulo et de Rio ont exprimé un manque de reconnaissance et d’attention à l’égard des préoccupations qu’ils ont exprimées lors des réunions du Conseil consultatif entre la direction et les ERP. En outre, certains comités n’avaient ni cadre de référence à jour ni procès-verbaux.

Le fonctionnement régulier des principaux comités de mission est important pour assurer la surveillance des fonctions opérationnelles, notamment les finances et l’approvisionnement, la gestion des biens, les RH et la sécurité. Par ailleurs, des cadres de référence officialisés permettent de clarifier les mandats des membres, tandis que des procès-verbaux appuient la planification, l’échange d’information, la prise de décision et les mesures de suivi.  

Recommandation 2

Les CDM de la plateforme du Brésil devraient veiller à ce que les principaux comités de mission soient dotés d’un cadre de référence officiel et fonctionnent comme prévu en ce qui concerne la fréquence et les procès-verbaux.

Rôles et responsabilités

Dans l’ensemble, le personnel de l’ensemble de la plateforme comprend son rôle et ses responsabilités en matière d’approvisionnement, de gestion des biens, de sûreté, de santé et de sécurité, et de RH.  Toutefois, le personnel a exprimé le besoin de directives supplémentaires pour mieux assumer ses responsabilités dans les domaines suivants : processus d’approvisionnement et de passation de marchés; suivi du mobilier, des appareils électroménagers et des équipements d’entretien, et processus de dotation des ERP. Bien que des directives et des orientations relatives à la gestion de l’approvisionnement et des biens (y compris les stocks) soient disponibles sur les sites ministériels internes, le personnel n’était pas toujours au courant de ces outils de référence.

2.2 Approvisionnement local

Critères d’audit :

Des contrôles efficaces sont en place pour garantir que l’approvisionnement et le paiement des biens et des services sont conformes aux politiques et aux exigences législatives pertinentes, et qu’ils permettent l’optimisation des ressources.

Les observations sont fondées sur des entrevues et sur l’examen des processus, des mécanismes et des outils de passation de marchés, du lancement au paiement. Cela comprenait également l’examen d’un échantillon de 55 transactions et de contrats visant à répondre à des besoins en approvisionnement entre le 1er avril 2020 et le 31 mars 2023.

Observations :

Dans l’ensemble, les pratiques en matière d’approvisionnement dans les trois missions ont été gérées efficacement afin de soutenir les activités d’approvisionnement dans le respect des politiques ministérielles et des exigences législatives applicables.

Les missions participent à l’exercice annuel de planification des activités, qui permet de déterminer les besoins à venir en matière d’approvisionnement. Certains besoins d’approvisionnement n’ont pas été planifiés dans le cadre de ce processus et ont plutôt été lancés en fonction des besoins. Dans l’échantillon examiné, des cas ont été relevés aux missions de Brasilia et de São Paulo où la documentation n’était pas toujours conservée pour justifier des transactions, notamment celles liées au nettoyage, l’aide temporaire, les services de peinture, l’électronique et les plantes. Les entrevues ont confirmé que le manque de ressources et la pandémie ont empêché les missions de planifier de manière proactive, ce à quoi elles ont commencé à remédier en utilisant des plans d’approvisionnement.

D’après un échantillon de transactions examinées à la mission de Brasilia, aucun problème n’a été relevé dans les domaines de l’approche en matière d’approvisionnement et de méthodes de paiement. Aucun problème notable n’a non plus été relevé dans le petit échantillon de transactions de la mission de Rio, dont le volume d’approvisionnement est inférieur à celui des autres missions. Toutefois, une exception a été relevée pour la mission de São Paulo concernant deux cas de transactions fractionnées sur des cartes d’achat.

L’audit a révélé que les missions de Brasilia et de São Paulo avaient tendance à faire appel à des fournisseurs récurrents pour des services, notamment pour l’interprétation, le nettoyage, les réparations, ou l’entretien. Les trois missions ont indiqué qu’il était difficile de déterminer des fournisseurs fiables et de bonne qualité. En outre, il a été difficile d’établir des contrats à long terme en raison des coûts liés à l’inflation. Dans l’échantillon examiné, les missions de Brasilia et de São Paulo présentaient des cas où certains fournisseurs avaient effectué plusieurs transactions de faible valeur qui, une fois combinées, dépassaient 5 000 dollars par année, le seuil à partir duquel l’établissement d’une commande d’achat est requis. Le regroupement des services fournis par les mêmes fournisseurs dans le cadre d’une seule commande d’achat ou d’un contrat unique peut aider les missions à éviter des augmentations de coûts incontrôlables, à tirer parti des négociations, et à optimiser des ressources.

Étant donné que le système bancaire brésilien est très réglementé, il est impossible pour le PPSC de Washington, D.C. de traiter des paiements provenant de l’extérieur du Brésil. Un exemple de réglementation bancaire est le « Boleto », qui est une méthode de paiement officielle réglementée par la Banco Central do Brasil (banque centrale du Brésil), selon laquelle les vendeurs autorisent leur banque à émettre et à percevoir des paiements en leur nom. Un Boleto a sa propre date d’expiration, et lorsque la date de paiement n’est pas respectée, des intérêts composés calculés quotidiennement s’ajoutent. En conséquence, un poste ERP a été créé à la mission de São Paulo, afin de remplir à la fois les fonctions de la mission et celles du PPSC de Washington, D.C. pour effectuer des paiements conformément aux réglementations locales et dans les délais impartis.

D’une manière générale, les contrôles relatifs aux activités d’approvisionnement étaient en place, et les écarts mineurs mentionnés précédemment ont fait l’objet d’un compte rendu qui a été présenté à la gestion de la mission à la fin des travaux sur place de l’équipe responsable de l’audit.

2.3 Gestion des biens

Critères d’audit :

Des contrôles efficaces sont en place pour garantir que la gestion des biens (argent comptant et biens non monétaires) est conforme aux politiques et aux exigences législatives pertinentes.

Les observations sont fondées sur l’examen de la gestion des biens de trésorerie (revenus au titre des services consulaires, comptes de la petite caisse, et avances permanentes) et des biens autres que la trésorerie (biens immobiliers, véhicules, carburant, gestion du matériel et stocks).

Observations :

Dans l’ensemble, des contrôles sont en place pour gérer de manière adéquate les revenus au titre des services consulaires, la petite caisse, les avances permanentes, les biens immobiliers, et la gestion du parc automobile. Il existe toutefois des possibilités d’améliorer certains processus, notamment la gestion et le suivi des biens.

Revenus au titre des services consulaires

Dans les trois missions, les paiements sont perçus au moyen du Système de paiements électroniques des missions (SPEM), un système de paiement en ligne par carte de crédit. Le système génère des reçus et les envoie aux clients par courriel. Ce processus automatisé élimine tout risque lié à la manipulation de liquidités.

Petite caisse et avance permanente

Les comptes de petite caisse des missions ont été protégés convenablement. Ils ont été rapprochés une ou deux fois par an, mais aucun décompte aléatoire n’a été effectué, comme cela est requis. Les missions de São Paulo et de Rio disposent d’avances permanentes pour les chauffeurs, qui ont été conservées sur leurs comptes bancaires personnels et rapprochées à la fin de l’année. 

Biens immobiliers

Le portefeuille des biens immobiliers des trois missions est géré activement afin de répondre à l’évolution des besoins. Les missions tiennent à jour un horaire d’entretien préventif afin de planifier les réparations et les travaux d’entretien réguliers. En outre, les missions prévoient des aménagements ou des rénovations mineurs en fonction des inspections des logements du personnel pendant la période de rotation.

Il a été noté que la structure physique et l’agencement de la mission de Brasilia entravaient la fonctionnalité des opérations quotidiennes en raison du manque de salles de réunion et d’espaces communs, ainsi que d’une infrastructure des TI fiable. En outre, d’importants problèmes de sécurité physique ont été relevés, ainsi qu’un terrain vacant appartenant à l’État.

La configuration physique de la mission de São Paulo, située aux 16e et 20e étages d’une tour de bureaux, a également mis en évidence certaines lacunes, telles que l’absence d’espace de réunion pour l’ensemble du personnel, l’insuffisance des toilettes et l’interaction minimale entre les membres du personnel à chaque étage, ce qui a empêché la création d’un environnement de travail fédérateur.

La mission de Rio est située dans un immeuble de bureaux au 13e étage, avec un aménagement qui favorise le travail collaboratif, mais avec un espace de réunion limité pour l’accueil de l’ensemble du personnel. L’équipe responsable de l’audit a également relevé des préoccupations liées à la sécurité physique à cette mission.

Les bureaux des biens immobiliers et de la sécurité physique à l’administration centrale sont conscients de ces contraintes dans les trois missions, et travaillent avec les missions pour y remédier.

Parc automobile

Le parc automobile a été géré efficacement en ce qui concerne l’entretien courant et l’aliénation des véhicules. Les missions disposent d’un plan de budgétisation et de suivi de l’entretien et des réparations à venir des véhicules. Chaque déplacement était consigné dans les registres d’utilisation des véhicules, qui étaient souvent examinés par leurs responsables respectifs. Cependant, l’audit a permis de constater que les missions de Brasilia et de São Paulo ne disposaient pas de mécanismes officiels pour contrôler et pour surveiller les achats et la consommation de carburant des véhicules afin de détecter toute utilisation abusive.

Gestion du matériel et des stocks

Les missions gèrent différents types de stocks dans leurs chancelleries, leurs résidences officielles, et leurs logements du personnel. Ces biens comprennent le mobilier domestique, les appareils électroménagers, les articles électroniques, le matériel de TI, les pneus, les pièces d’entretien et d’autres fournitures. En ce qui concerne la gestion du cycle de vie des stocks, l’équipe responsable de l’audit a constaté ce qui suit :

• En raison de l’étendue de la mission de Brasilia, les aires d’entreposage sont situées à l’écart de la chancellerie principale. Le mobilier, le matériel d’entretien et les outils qui se trouvent dans ces aires d’entreposage n’ont pas fait l’objet d’un suivi approprié, bien que la mission ait accès à Sorty, une application ministérielle de gestion des stocks. Les articles dans les aires d’entreposage n’étaient pas conservés de manière organisée et n’étaient pas protégés. Le suivi des stocks dans les logements du personnel était également limité. Les biens de TI stockés dans les locaux de la mission ont fait l’objet d’un suivi et d’une protection adéquate. 
• À São Paulo, la mission disposait de quelques salles d’entreposage dans le sous-sol du bâtiment administratif, qui étaient correctement protégées. Un inventaire de tous les biens a été établi, et l’équipe responsable de l’audit a pu déterminer la plupart d’entre eux. Cependant, des piles de mobilier et de biens de TI attendaient d’être aliénées et occupaient l’espace d’entreposage. En outre, les biens de TI stockés dans les locaux de la mission n’étaient pas organisés et n’étaient pas protégés de manière adéquate. L’inventaire des logements du personnel a été tenu à jour et suivi de manière appropriée. 
• La mission de Rio est petite, et elle est située à l’étage d’un immeuble de bureaux avec un espace d’entreposage limité. Par conséquent, un inventaire d’un minimum d’articles divers et de biens de TI sont stockés, et il a été constaté qu’ils étaient protégés et faisaient l’objet d’un suivi à l’aide d’un document Excel.

Le niveau de gestion des stocks varie d’une mission à l’autre. La mission de Brasilia doit adopter des pratiques plus rigoureuses en matière de surveillance des stocks afin de prévenir les pertes dues au vol, à l’égarement, aux achats en double, et à l’érosion. En outre, en ne se débarrassant pas des articles en temps opportun, les missions de Brasilia et de São Paulo conservent des articles excédentaires qui occupent l’espace d’entreposage et risquent de vendre des articles qui n’ont plus de valeur marchande raisonnable.  

Recommandation 3

Afin de renforcer les pratiques de gestion des biens :

• le CDM de Brasilia devrait consigner les articles attrayants, en faire le suivi, les protéger et les aliéner afin de faciliter le contrôle des stocks et la gestion du cycle de vie;
• le CDM de São Paulo devrait aliéner tous les articles excédentaires en temps opportun, et protéger ses biens de TI.

2.4 Ressources humaines

Critères d’audit :

Les processus et les pratiques en matière de RH sont conformes aux exigences et aux politiques législatives applicables.

Les observations sont fondées sur l’examen de la documentation relative à cinq mesures de dotation en personnel et à trois transactions en heures supplémentaires des ERP.

Observations :

D’une manière générale, les processus liés à la dotation en personnel et aux heures supplémentaires ont été bien gérés. D’après la base d’un échantillon de cinq mesures de dotation des ERP dans les trois missions, les mesures ont été menées à bien dans le respect des politiques pertinentes. Les missions ont indiqué qu’elles avaient reçu des conseils incohérents et des délais de réponse trop longs de la part de PPSC de Washington, D.C., ce qui a entraîné des retards dans les processus de dotation en personnel.

L’examen des pratiques générales en matière de dépenses affectées aux heures supplémentaires des ERP et en matière de surveillance, ainsi qu’un échantillon de transactions en heures supplémentaires, ont révélé que les heures supplémentaires des ERP sont gérées de manière efficace. Les missions ont récemment introduit des formulaires de présence mensuels pour les ERP, qui saisissent les renseignements relatifs aux congés et aux heures supplémentaires. Ces données sont transposées dans une feuille de calcul Excel qui permet de calculer les paies de chaque mission.

3. Conclusion

L’audit a permis de conclure que des pratiques de gestion saines et des contrôles internes efficaces étaient généralement en place dans les trois missions de la plateforme du Brésil. Dans l’ensemble, les missions respectent les politiques et les directives ministérielles relatives à la gestion de l’approvisionnement, des biens immobiliers, du parc automobile, de la petite caisse, des processus de recrutement des employés recrutés sur place (ERP), et des heures supplémentaires.

Diverses tribunes organisées dans le cadre des trois missions ont favorisé la communication et la collaboration. Toutefois, la documentation d’une vision unifiée et du fonctionnement attendu des programmes, y compris les canaux de communication entre les trois postes, contribuerait à créer des synergies entre les missions. En outre, les principaux comités de la mission ne fonctionnaient pas toujours comme prévu, c.-à-d. avec des réunions régulières, ainsi que des cadres de référence et des procès-verbaux documentés. Enfin, la gestion des stocks de biens attrayants (équipements, appareils électroménagers et électroniques) pourrait être renforcée par la mise en œuvre de pratiques de suivi et de contrôle plus rigoureuses. 

Annexe A : À propos de l’audit

Objectif et critères de l’audit

L’objectif de l’audit était de déterminer si des pratiques de gestion saines et des contrôles efficaces sont en place pour assurer une bonne gestion des ressources aux missions de la plateforme du Brésil afin de contribuer à la réalisation des objectifs d’Affaires mondiales Canada.

Les pratiques de gestion des missions ont été évaluées en fonction des critères suivants :

Portée de l’audit

L’audit a porté sur les pratiques de gestion et les contrôles mis en place pour soutenir les opérations de la plateforme du Brésil. Plus précisément, sa portée comprenait les éléments suivants :

• Pratiques de gestion aux missions, y compris les rôles et les responsabilités des principaux membres du personnel des missions chargés de gérer les ressources opérationnelles dans l’ensemble des programmes des missions;
• Dépenses des missions relevant des budgets opérationnels des services communs, des biens immobiliers, de la sécurité et des autres programmes ministériels^{Note de bas de page 1} du 1er avril 2020 au 31 mars 2023;
• Gestion des biens (y compris l’aspect de la sécurité physique) aux missions, en particulier en ce qui concerne les biens immobiliers, les véhicules, les machines et les équipements, et les stocks de matériel;
• Processus liés à la dotation et aux heures supplémentaires pour les ERP.

L’audit a principalement porté sur les pratiques de gestion des trois missions : Brasilia, São Paulo et Rio, y compris leur surveillance des bureaux commerciaux. Puisque le poste de consul honoraire était vacant, la gestion de ce poste a été exclue de l’audit. La portée de l’audit comprenait également l’examen des services de soutien que les missions reçoivent du PPSC situé à Washington, D.C. L’audit n’a toutefois comporté aucune évaluation directe des opérations du PPSC.

Approche et méthodologie

L’audit a été effectué conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne de l’Institut des auditeurs internes, et à la Politique sur l’audit interne du Conseil du Trésor. Ces normes exigent que l’audit soit planifié et réalisé de manière à obtenir une assurance raisonnable de l’atteinte Des objectifs de l’audit.

Afin d’évaluer les critères susmentionnés et d’atteindre l’objectif de l’audit, la méthodologie d’audit a notamment comporté les éléments suivants :

• Examiner les lois, les politiques, les directives et les lignes directrices applicables;
• Examiner et analyser les documents pertinents relatifs aux opérations de la mission;
• Analyse des données sur les dépenses de la mission;
• Passer en revue des processus et des systèmes de la mission et déterminer les principaux contrôles;
• Mettre à l’essai des échantillons de transactions;
• Effectuer des essais de confirmation et de réconciliation, notamment des dénombrements des stocks et la réception de biens et de services visés par le contrat;
• Entrevues avec les membres de la gestion et du personnel des missions, ainsi qu’avec les employés concernés à l’administration centrale et au PPSC;
• Procédures d’audit sur place effectuées aux missions du 10 au 28 juin 2023;
• Visites de certaines missions étrangères à Brasilia à des fins d’analyse comparative;
• Autres méthodes pertinentes, au besoin.

Annexe B : Réponse et plan d’action de la direction