Audit des pratiques de gestion des missions – Dhaka

Rapport d’audit
Bureau de la dirigeante principale de l’audit
Juin 2023

Table des matières

• Résumé
• Contexte
• Observations
• Conclusion
• Annexe A : À propos de l’audit

Résumé

Conformément au Plan d’audit axé sur le risque 2022-2024 d’Affaires mondiales Canada, qui a été approuvé, le Bureau de la dirigeante principale de l’audit a mené un audit des pratiques de gestion du Haut-commissariat du Canada à Dhaka, au Bangladesh (la mission). L’objectif de cet audit consistait à déterminer si de saines pratiques de gestion et des contrôles efficaces étaient en place pour assurer la bonne intendance des ressources à la mission en vue de contribuer à la réalisation des objectifs d’Affaires mondiales Canada.

Importance de l’audit

Affaires mondiales Canada administre les relations diplomatiques et consulaires du Canada, fait la promotion du commerce international et chapeaute les programmes du Canada en matière de développement international et d’aide humanitaire. Le ministère gère également la plateforme internationale du Canada, un réseau mondial de 178 missions dans 110 pays qui appuie les efforts internationaux d’Affaires mondiales Canada et de 37 ministères partenaires, organismes et cooccupants. Selon le Rapport sur les résultats ministériels de 2021-2022, Affaires mondiales Canada a utilisé 1 063 millions de dollars pour exploiter et soutenir les missions afin d’offrir toute une gamme de services. Ainsi, des pratiques de gestion rigoureuses et des contrôles adéquats sont essentiels pour assurer la bonne intendance des ressources.

Portée

L’audit a porté sur les pratiques de gestion du programme de gestion et de services consulaires et d’autres programmes pour la période allant d’avril 2019 à septembre 2022. Les champs d’enquête comprenaient la reddition de comptes et la supervision, la planification et l’établissement du budget, l’approvisionnement local, la gestion de l’argent comptant et des biens non monétaires, et les ressources humaines.

Observations

L’audit a permis de conclure que la mission appliquait des pratiques de gestion saines et des contrôles efficaces pour assurer une bonne gestion des ressources. Plus précisément, la mission disposait de quelques gestionnaires très expérimentés pour veiller à son bon fonctionnement et pour aider les gestionnaires de programme moins expérimentés. Dans l’ensemble, les pratiques de gestion relatives au processus de dotation et aux heures supplémentaires, ainsi que l’efficacité des comités de gestion, l’exactitude des listes de biens et le traitement des opérations d’approvisionnement ont fonctionné de manière efficace et conformément aux politiques et procédures applicables. 

L’audit a mis en évidence certains domaines nécessitant un examen plus approfondi de la part de la direction, notamment en ce qui concerne la protection des comptes de petite caisse, le processus d’aliénation de biens et la protection permanente des différents biens de technologie de l’information (TI). L’audit a également mis en évidence des domaines où il est possible de mieux planifier le remplacement cyclique de certains biens, notamment les climatiseurs, en incluant des informations supplémentaires dans les listes de suivi des actifs. Enfin, l’audit a également mis en évidence les défis futurs en matière de contrôle qui pourraient survenir avec le départ prochain de certains gestionnaires très expérimentés de la mission. Ces préoccupations ont été soulevées avec la gestion au cours du travail sur place et cette dernière s’est engagée à mettre en œuvre des mesures pour y remédier.  

Énoncé de conformité

L’audit a été effectué conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne de l’Institut des auditeurs internes, ainsi qu’à la Politique sur l’audit interne et à la Directive sur l’audit interne du Conseil du Trésor, comme en témoignent les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité.

Contexte

Le plan d’audit ministériel axé sur le risque 2022-2024 renferme une série de pratiques de gestion d’audit de missions sélectionnées. Ces missions ont été choisies à l’issue d’une évaluation des risques visant à déterminer lesquelles étaient exposées au niveau de risque le plus élevé. Le Haut-commissariat du Canada à Dhaka, au Bangladesh (la mission) est l’une des missions qui a été sélectionnée. Les audits ont pour objectif de confirmer à la haute direction que de saines pratiques de gestion sont en place pour favoriser la gestion prudente et la bonne intendance des ressources des missions visées. 

Le Haut-commissariat du Canada à Dhaka, au Bangladesh, est une mission de taille moyenne qui compte 54 membres du personnel : 16 employés canadiens (EC) et 38 employés recrutés sur place (ERP). Les dépenses annuelles de la mission s’élèvent à environ 4,5 millions de dollars. Le tableau 1 présente les dépenses par centre de fonds au cours des trois dernières années.

Tableau 1 - Dépenses par centre de fonds

Source : Système financier et administratif : Rapport sur les dépenses
* Les programmes comprennent : Chef de mission, commerce, services de politique étrangère et de diplomatie, services consulaires et développement

La section des services communs fournit un soutien administratif et opérationnel aux programmes de la mission et est chargée des opérations financières et des activités liées aux ressources humaines (RH). La section des biens immobiliers, du matériel et des transports est responsable de l’entretien et de l’inventaire de la chancellerie appartenant à la Couronne, de la résidence officielle, de quinze logements de fonction loués et de neuf véhicules. La mission reçoit un soutien financier, contractuel et en matière de services d’approvisionnement du Point de prestation de services communs situé à New Delhi, en Inde. Le responsable de la gestion et des affaires consulaires gère le programme des services communs avec l’aide d’un responsable adjoint de la gestion et des affaires consulaires. La mission est une affectation difficile, et l’environnement local a une incidence sur les opérations de la mission.

Observations

Reddition de comptes et surveillance

Critères d’audit

Une structure de gouvernance adéquate est en place pour soutenir la bonne intendance des ressources de la mission.

• Les obligations en matière de reddition de comptes de même que les rôles et responsabilités en matière de gestion de la mission ont été clairement établis et bien communiqués.
• Des mesures de surveillance efficaces sont en place pour soutenir la bonne intendance des ressources.

Observations

Redditions de compte, rôles et responsabilités

Les obligations en matière de reddition de comptes de la mission incombent au chef de mission, qui relève du directeur général du Bureau de l’Asie du Sud, qui est, pour sa part, sous la responsabilité du sous-ministre adjoint du Secteur de l’Asie-Pacifique. Au moment de l’audit, la cheffe de mission était affecté à la mission de Dhaka depuis environ dix mois, et la responsable de la gestion et des affaires consulaires, depuis trois ans.

Dans l’ensemble, les obligations en matière de reddition de comptes et les rôles et responsabilités des employés canadiens et des employés recrutés sur place ont été jugés comme étant clairs et compris. Les entrevues menées avec les principaux membres du personnel ont fait ressortir la nécessité d’une formation supplémentaire pour améliorer leurs connaissances et leur capacité à soutenir les opérations de la mission. La pandémie et d’autres problèmes de déplacement, notamment les difficultés à obtenir des visas pour se rendre au Point de prestation de services communs à Delhi, ont limité la capacité du personnel à recevoir de la formation en personne. Pendant cette période, le personnel a participé à de la formation en ligne et le Point de prestation de services communs a fourni des directives supplémentaires si nécessaire. Toutefois, le manque de soutien en personne pour certaines fonctions, notamment les TI, a eu une incidence sur la capacité du personnel à assumer pleinement son rôle et ses responsabilités.

L’équipe d’audit a constaté que la mission avait du mal à attirer des employés canadiens et que certains  d’entre eux occupaient actuellement des postes des gestionnaires avec une expérience limitée en matière de gestion. Par conséquent, pour compenser, certains gestionnaires assument des responsabilités de supervision supplémentaires dans des domaines pour lesquels ils ne sont pas directement responsables. Certains des gestionnaires expérimentés de la mission quittent cet été, ce qui signifie que la mission perdra une grande partie de ses connaissances organisationnelles et cela pourrait nuire à sa capacité à soutenir les gestionnaires moins expérimentés. La gestion aurait intérêt à veiller à ce que tous les gestionnaires acquièrent les connaissances nécessaires à l’exercice de leurs fonctions afin de garantir la poursuite de la bonne gestion des opérations de la mission. 

Comités de la mission

La mission a mis en place plusieurs comités de gouvernance et de surveillance, dont le Comité de gestion de la mission et le Comité du logement de la mission. L’audit a révélé que les comités fonctionnaient conformément à leurs mandats respectifs et qu’ils disposaient de mandats à jour.

Le Comité de gestion de la mission, présidé par la cheffe de mission et composé de gestionnaires de programme, supervise la gestion globale de la mission. Le Comité se réunit plusieurs fois par mois pour discuter des affaires financières, des activités liées aux ressources humaines, de l’approvisionnement, de la gestion des biens et des questions de sécurité. Les représentants des programmes présentent des informations permettant de comprendre les mises à jour importantes au sein de chaque programme et les mesures nécessaires. 

Le Comité de logement de la mission est chargé de conseiller la cheffe de mission sur la fourniture, l’attribution et l’administration des logements du personnel. Il est composé de divers  employés canadiens, nommés par la cheffe de mission. L’examen des discussions du comité a permis de constater que le Comité de logement communique régulièrement et fournit les informations nécessaires pour aider la cheffe de mission à prendre des décisions pertinentes concernant les logements du personnel.

Planification et établissement du budget

Dans l’ensemble, l’équipe d’audit a constaté que les exercices de planification et d’établissement du budget se déroulaient régulièrement au sein de la mission. Comme toutes les missions, Dhaka utilise Strategia, l’outil ministériel intégré de planification et de production de rapports, pour gérer le budget de la mission et présenter les activités planifiées pour chaque domaine de dépenses.

Le Comité de gestion de la mission examine les rapports sur la situation financière (FINSTAT) et reçoit des mises à jour tout au long de l’année. En outre, des discussions détaillées sur les budgets des programmes et sur FINSTAT ont lieu régulièrement entre la cheffe de mission et les gestionnaires de programmes individuels dans le cadre de réunions.

Pour faciliter son processus de planification et d’établissement du budget, la mission tient à jour un plan de travail détaillé pour l’entretien préventif et de routine de ses biens immobiliers, y compris les logements du personnel. Le plan comprend le type d’entretien et de réparation nécessaire, la fréquence et les coûts prévus. La mission dispose également d’un plan quinquennal, contenant une liste de grands projets pour les propriétés appartenant à l’État, qui est communiqué à l’administration centrale.

Approvisionnement local

Critère d’audit

Des contrôles efficaces sont en place pour veiller à ce que l’approvisionnement en biens et en services soit conforme aux politiques et aux exigences législatives pertinentes et permette l’optimisation des ressources.

Observations

Les observations sont fondées sur l’examen des processus, des mécanismes et des outils d’approvisionnement, du début au paiement, et comprennent l’examen d’un échantillon de 56 transactions et contrats d’approvisionnement, d’août 2019 à septembre 2022.

L’équipe d’audit a constaté que la mission gère bien l’approvisionnement tout au long du cycle d’approvisionnement. À quelques exceptions près, en ce qui concerne le lancement de l’approvisionnement et la gestion des contrats, l’approvisionnement est généralement conforme aux politiques et à la législation. D’une manière générale, la mission justifie toutes les activités d’approvisionnement, applique la méthode d’approvisionnement la plus appropriée, exerce les pouvoirs d’achat adéquats et gère correctement les paiements. En raison des contraintes du marché local, la mission fait appel à des fournisseurs récurrents, à un nombre important de fournisseurs canadiens et à des contrats à fournisseur unique.

L’équipe d’audit a relevé quelques problèmes mineurs liés à l’approvisionnement. Il s’agit en particulier des cas suivants :

• Certaines occasions où la justification du recours à un contrat à fournisseur unique faisait défaut;
• Dans un cas, la mission n’a pas mis en place de contrat officiel pour un service, bien qu’elle ait payé un montant fixe chaque mois par le biais d’une facturation directe;
• Deux contrats pour lesquels le service avait commencé avant le début du contrat;
• Divers cas où le code GL sélectionné s’est avéré ne pas être le plus approprié.

Plus important encore, l’audit a toutefois permis de constater que la certification de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) posait quelques problèmes. L’objectif de la certification de l’article 34 est de vérifier que les biens et services ont été reçus conformément au contrat. L’audit a permis de constater que toutes les transactions ont été certifiées selon l’article 34 par une personne habilitée à cet effet. Toutefois, dans certains cas, l’équipe d’audit n’a pas pu confirmer que la personne signataire disposait toujours des connaissances ou des informations appropriées pour confirmer que les biens et les services avaient été entièrement reçus conformément aux spécificités du contrat. 

Gestion des biens

Critère d’audit

Des contrôles efficaces sont en place pour veiller à ce que la gestion des biens (argent comptant et biens non monétaires) soit conforme aux politiques en vigueur et aux exigences législatives.

Les observations sont fondées sur un examen de la gestion des biens suivants : véhicules, carburant, matériel et inventaire, et argent comptant.

Observations

La mission a démontré l’existence de contrôles solides et efficaces dans la gestion des véhicules, du carburant et de certains comptes de trésorerie. Toutefois, une surveillance accrue est nécessaire dans d’autres domaines, comme la petite caisse, la gestion du matériel et l’inventaire.

Véhicules du parc et carburant

Les contrôles relatifs à la gestion des biens du parc, y compris l’utilisation continue et l’alinéation des véhicules, étaient en place et fonctionnaient comme prévu. La mission dispose d’un calendrier d’entretien préventif et de routine pour ses véhicules et d’une politique de transport à jour. Elle utilise des carnets de voyage pour suivre chaque déplacement et indiquer s’il s’agit d’un déplacement professionnel ou personnel. En ce qui concerne le carburant, les conducteurs disposent d’une carte d’achat spécifique pour ces transactions. Le rapprochement des achats et de la consommation de carburant n’a révélé aucun problème.

Gestion et inventaire du matériel

La mission gère les biens de ses propriétés, notamment la chancellerie, la résidence officielle et les logements du personnel. Ces biens comprennent le mobilier domestique, les appareils électroménagers, les articles électroniques, le matériel de TI, les pneus, les pièces d’entretien, l’alcool et d’autres fournitures. L’équipe d’audit a vérifié sur place les processus de gestion des biens de la mission et a constaté que les contrôles étaient satisfaisants dans de nombreux domaines, notamment l’inventaire des alcools et le suivi général des biens. Toutefois, certains éléments spécifiques à améliorer ont été cernés et sont décrits ci-dessous.

L’équipe d’audit a vérifié la liste des biens dans certains logements du personnel et a constaté que les informations étaient correctement consignées. Toutefois, il a été noté que les informations, tel qu’elles existent, ne permettent pas une gestion efficace du cycle de vie des biens ou une planification et un établissement de budget adéquats. Par exemple, les listes d’inventaire des logements du personnel ne comportaient pas de détails essentiels sur la date d’acquisition et le coût des articles coûteux, comme les climatiseurs, qui devront être remplacés de manière cyclique.

De plus, l’équipe d’audit a examiné le processus de gestion des biens de TI. Comme pour tous les biens, la mission tient à jour une liste précise de tous les articles de TI, mais des problèmes ont été constatés en ce qui concerne la protection et l’élimination de ces biens. Il a été constaté que les biens sont laissés dans un bureau non verrouillé et sont facilement accessibles au personnel, et qu’un nombre important de biens de TI, comme des iPads, des ordinateurs portables et des BlackBerry, sont en attente d’être  aliénés. La mission a aliéné très peu de biens de TI au cours des dernières années, principalement parce que l’actuel responsable des TI, un employé recruté sur place, n’a pas reçu de formation ou d’aide extérieure pour aliéner ces biens.

Gestion de l’argent comptant

La mission utilise de l’argent comptant pour la caisse d’urgence, les avances permanentes pour les chauffeurs et les comptes de petite caisse. La mission n’accepte pas d’argent comptant pour les services consulaires. Par conséquent, les risques liés à la gestion de l’argent comptant sont donc réduits.

La mission dispose d’une caisse d’urgence d’une valeur de dollars américains. La caisse d’urgence est régulièrement vérifiée par la cheffe de mission et la responsable adjointe de la gestion et des affaires consulaires. La mission dispose également de six avances permanentes pour couvrir les frais accessoires lorsqu’ils doivent se déplacer en dehors de la zone diplomatique où les cartes de crédit ne sont pas toujours acceptées. Ces avances permanentes, et sont régulièrement vérifiées par cette dernière et le personnel concerné. Dans l’ensemble, la protection et le suivi des avances permanentes ne posent pas de problème.

La mission gère deux comptes de petite caisse. Bien qu’il n’y ait eu aucun problème concernant les transactions individuelles ou leur utilisation, il y a eu des problèmes liés à la protection de l’un des comptes. La procédure ministérielle prévoit que la reconstitution de la petite caisse soit déposée dans le compte personnel du dépositaire et qu’elle soit ensuite placée dans la petite caisse sur place. Le dépositaire a choisi de conserver une partie de la petite caisse dans son compte personnel parce que le montant total n’était pas utilisé et pour limiter la quantité d’argent comptant conservée sur place. Ces préoccupations ont été soulevées auprès de la direction de la mission, qui s’est engagée à prendre des mesures pour remédier à ces problèmes.

Ressources humaines

Critère d’audit

Les processus et pratiques en matière de ressources humaines sont conformes aux exigences législatives applicables.

Observations

L’examen de deux des trois mesures de dotation achevées au cours de la période couverte par l’audit a permis de déterminer qu’elles avaient été menées de manière équitable, ouverte et transparente. De plus, les quatre transactions d’heures supplémentaires des employés recrutés sur place examinées avaient été pré approuvées, et les montants payés étaient justifiés et raisonnables.

La mission a soulevé les difficultés et les défis liés au maintien en poste des employés recrutés sur place, principalement en raison de l’exercice de mondialisation et de la révision des salaires, qui ont été récemment entrepris par Affaires mondiales Canada. Ces exercices entraînent des problèmes de moral et la perte des employés recrutés sur place, ce qui pourrait affecter la capacité de la mission à pourvoir des postes clés et, par conséquent, ses opérations. 

Conclusion

L’équipe d’audit a conclu que la mission avait, d’une manière générale, mis en œuvre des pratiques de gestion et des contrôles internes efficaces pour garantir la bonne gestion des ressources de la mission.

L’équipe d’audit a relevé certains points à améliorer, notamment en ce qui concerne la gestion et la protection des biens de TI et de la petite caisse. L’audit a également soulevé des préoccupations concernant la certification de l’article 34 sur des paiements spécifiques afin de vérifier que les biens et services reçus étaient conformes au contrat.

Ces problèmes ont été portés à l’attention de la direction au cours de la visite de la mission et celle-ci s’est engagée à prendre les mesures nécessaires pour atténuer les problèmes.

Annexe A : À propos de l’audit

Objectif de l’audit

L’objectif de cet audit était de déterminer si de saines pratiques de gestion et des contrôles efficaces étaient en place à la mission de Dhaka afin d’assurer la bonne intendance des ressources, tout en contribuant à l’atteinte des objectifs d’Affaires mondiales Canada.

Portée de l’audit

L’audit a porté sur les pratiques de gestion et les contrôles en place à l’appui des activités de la mission. Plus précisément, elle incluait ce qui suit :

• Les pratiques de gestion au sein de la mission, y compris les rôles et responsabilités du personnel de la mission impliqué dans la gestion des ressources opérationnelles dans l’ensemble des programmes de la mission ;

• Les dépenses de la mission relevant des budgets opérationnels des services communs, de l’immobilier et des autres programmes ministériels^{Note de bas de page 1} du 1^er avril 2019 au 30 septembre 2022;

• La gestion des biens à la mission, axée sur l’immobilier, les véhicules, les machines et l’équipement, ainsi que l’inventaire du matériel et l’argent comptant;
• Les processus de dotation et les transactions d’heures supplémentaires liées aux employés recrutés sur place.

Ce travail d’audit s’est concentré sur les pratiques de gestion de la mission de Dhaka. Bien que l’audit ait comporté un examen des services de soutien que la mission reçoit du Point de prestation de services communs à New Delhi, il n’a pas comporté d’évaluation des opérations de ce dernier directement.

Critères d’audit

Les pratiques de gestion de la mission ont été évaluées selon les critères suivants :

Approche et méthode 

Pour pouvoir tirer des conclusions en fonction des critères ci-dessus, et sur la base des principaux risques relevés et évalués, ainsi que des contrôles internes associés aux processus opérationnels correspondants, on a employé une méthodologie d’audit qui comprenait, sans s’y limiter, ce qui suit :

• Procédures d’audit menées sur place, à la mission, du 27 novembre au 8 décembre 2022.
• Examen des documents (budgets, plans d’affaires dans Strategia, plans de gestion immobilière, etc.).
• Révision étape par étape des processus relatifs à l’approvisionnement, aux biens immobiliers et au matériel ainsi qu’aux services consulaires.
• Analyse des données sur les dépenses de la mission.
• Examen de dossiers (contrats et dépenses de la mission, paie, coût des heures supplémentaires et mesures de dotation).
• Entrevues (cheffe de mission, employés canadiens et employés recrutés sur place occupant un poste clé, et personnel concerné à l’administration centrale et au Point de prestation de services communs).
• Contrôle de l’inventaire et décompte des fonds de la petite caisse et de la caisse d’urgence.
• Examen sur place de la résidence officielle, de la chancellerie, des installations d’entreposage et de quelques-uns des logements du personnel.
• Visites dans certaines missions établies dans des pays similaires.
• Entrevues et visites faites à un échantillon de fournisseurs locaux.

Résumé des constatations de l’audit