Sélection de la langue

Recherche

Audit des pratiques de gestion des missions – Islamabad

Rapport d’audit
Bureau de la dirigeante principale de l’audit
Juin 2023

Table des matières

Sommaire

Conformément au Plan d’audit axé sur le risque 2022-2024 d’Affaires mondiales Canada (le Ministère), tel qu’il a été approuvé, le Bureau du dirigeant principal de l’audit a mené un audit des pratiques de gestion de la mission d’Islamabad. L’objectif de cet audit consistait à déterminer si de saines pratiques de gestion et des contrôles efficaces étaient en place pour garantir la bonne intendance des ressources à la mission d’Islamabad en vue de contribuer à la réalisation des objectifs d’Affaires mondiales Canada.

Pourquoi est-ce important ?

Affaires mondiales Canada administre les relations diplomatiques et consulaires du Canada, fait la promotion du commerce international et chapeaute les programmes du Canada en matière de développement international et d’aide humanitaire. Il gère également la plateforme internationale du Canada, un réseau mondial de 178 missions réparties dans 110 pays, qui soutient le travail international d’Affaires mondiales Canada et de 37 ministères partenaires, organismes et cooccupants. Selon le Rapport sur les résultats ministériels de 2021-2022, Affaires mondiales Canada a dépensé 1 063 millions de dollars pour exploiter et soutenir ces missions en offrant toute une gamme de services. Ainsi, des pratiques de gestion rigoureuses et des contrôles adéquats sont essentiels pour assurer la bonne intendance des ressources.

Portée de l’audit

L’audit a porté sur les pratiques de gestion liées au Programme de la gestion et des affaires consulaires ainsi qu’à d’autres programmes, plus précisément en ce qui concerne la reddition de comptes et surveillance, la planification et la budgétisation, l’approvisionnement local, la gestion des biens, la trésorerie et les recettes, ainsi que les ressources humaines, pour la période allant d’avril 2019 à novembre 2022.

Constatations

L’audit a permis de conclure que, de manière générale, de saines pratiques de gestion et des contrôles internes efficaces étaient en place à la mission d’Islamabad. Plus précisément, les pratiques et les contrôles de gestion de la mission en ce qui concerne l’approvisionnement, les biens immobiliers, le parc automobile et les ressources humaines ont été jugés efficaces et conformes aux politiques et procédures applicables. On a constaté que les comités de surveillance ne fonctionnaient pas comme prévu au cours de la période couverte par l’audit. Toutefois, lors de la visite des lieux de l’audit, la direction de la mission était déjà en train de mettre en œuvre des améliorations visant à régulariser le fonctionnement de ces comités.

L’audit a permis de relever certaines possibilités d’amélioration, notamment en ce qui concerne la clarté des responsabilités et des rôles ministériels en matière de gestion de l’exportation et de l’élimination des véhicules blindés. En outre, il est possible d’améliorer les pratiques de rapprochement des fonds de la petite caisse. Enfin, il est possible d’améliorer la gestion de l’inventaire de biens attrayants (équipement, appareils électroménagers et électroniques) par la mise en œuvre de pratiques de suivi et de contrôle plus rigoureuses. 

Énoncé de conformité

L’audit a été effectué conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne de l’Institut des auditeurs internes, de même qu’à la politique et à la directive du Conseil du Trésor sur l’audit interne, comme en témoignent les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité externe.

Contexte

Le plan d’audit ministériel axé sur le risque 2022-2024 renferme une série d’audits des pratiques de gestion de missions sélectionnées. Ces missions ont été choisies à l’issue d’une évaluation des risques visant à déterminer lesquelles étaient exposées aux niveaux de risque les plus élevés. Le Haut-commissariat du Canada à Islamabad, au Pakistan (la mission) est l’une des missions qui ont été sélectionnées. Les audits ont pour objectif de confirmer à la haute direction que de saines pratiques de gestion sont en place pour favoriser la gestion prudente et la bonne intendance des ressources des missions visées. 

Le Haut-commissariat du Canada au Pakistan à Islamabad

La mission d’Islamabad est une vaste mission de service complet composée de 145 employés, soit 31 employés canadiens (EC) et 114 employés recrutés sur place (ERP). La mission comprend les programmes suivants : services communs et services consulaires, développement, service de la politique étrangère et de la diplomatie (SPED), commerce, sécurité et gestion des urgences. En outre, de nombreux ministères partenaires exécutent des programmes à la mission, notamment Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada, l’Agence des services frontaliers du Canada, la Gendarmerie royale du Canada, le ministère de la Défense nationale et les Forces armées canadiennes. La mission d’Islamabad bénéficie du soutien du point de prestation de services communs (PPSC) de New Delhi, qui offre des services financiers, de passation de marchés et d’approvisionnement, ainsi que d’administration des ressources humaines. Les dépenses opérationnelles de la mission sont présentées par programme dans le tableau 1 ci-dessous.

Le Haut-commissariat est situé dans une enclave diplomatique sécurisée à Islamabad. Les biens appartenant à l’État de la mission sont répartis dans trois complexe murées distinctes, qui comprennent la chancellerie, la résidence officielle, les logements du personnel et les installations récréatives. Les renseignements concernant la mission et le parc de véhicules sont présentés dans le tableau 2 ci-dessous. 

La mission à Islamabad est une affectation difficile en raison de l’environnement local et des problèmes de sécurité. Cela rend les opérations de mission complexes et limite les déplacements à l’intérieur et à l’extérieur de la ville. En raison des problèmes de sécurité et des protocoles de déplacement, les EC ne sont pas autorisés à amener leurs enfants. Il est donc difficile d’attirer des personnes expérimentées à ce poste. Les pays aux vues similaires interrogés dans le cadre de cet audit ont fait état des mêmes difficultés à recruter du personnel, même dans les cas où les restrictions concernant les enfants et les voyages étaient plus souples.

Malgré les difficultés de recrutement à la mission, le programme des services communs a bénéficié de solides équipes de gestion au cours des deux dernières périodes d’affectation et a recruté du personnel local compétent à des postes clés. Au cours de cette période, des efforts considérables ont été déployés pour améliorer plusieurs domaines de gestion, notamment les achats, la gestion des stocks et les mesures de dotation. Lorsque l’équipe d’audit a effectué son travail sur place, en décembre 2022, le nouveau chef de mission venait d’arriver en poste en novembre 2022.  

Tableau 1 : Dépenses opérationnelles de la mission

Centre de fondsFondsDépenses (en $ CAN)

2020

2021

2022

Services communs

Fonctionnement et entretien

556 495

360 502

454 175

Salaires des EC

645 431

672 883

595 662

Salaire des ERP

788 599

1 019 801

1 089 100

Devoir de diligence

491 958

639 169

556 676

Immobilisations

-

-

37 649

Sous-total

2 482 483 $

2 692 355 $

2 733 262 $

Biens immobiliers et matériel

Fonctionnement et entretien

463 888

580 149

659 185

Devoir de diligence

290 901

220 242

224 917

Sous-total

754 789 $

800 391 $

884 102 $

Programmes*

Fonctionnement et entretien

229 969

159 462

210 819

Salaires des EC

2 077 717

1 803 734

2 210 218

Salaire des ERP

443 827

476 748

522 695

Sous-total

2 751 513 $

2 439 944 $

2 943 732 $

Sécurité

Devoir de diligence

29 384

15 517

9 342

Sous-total

29 384 $

15 517 $

9 342 $

Total

6 018 169 $

5 948 207 $

6 570 438 $

Source : Système financier et administratif : Rapport sur les dépenses de l’année fiscale 2019-2020 à l’AF 2021-2022
* : Les programmes comprennent : les opérations du chef de mission, la politique étrangère, le commerce, le développement et des affaires consulaires.

Tableau 2 : Inventaire des biens immobiliers et du parc automobile

Biens immobiliersPropriété de l’ÉtatLoués par l’ÉtatTotal

Complexes

3

0

3

Résidence officielle

1

0

1

Logements du personnel

38

0

38

Chancellerie et annexe

1

0

1

Terrain loué contenant 12 unités de logement mobile

12

1

13

Total

55

1

56

Parc automobile

Blindés

Standard (carrosserie normale)

Total

22

Source : Biens immobiliers – Plan de gestion des biens de la mission de l’année fiscale 2021-2022. Parc de véhicules – Liste de gestion du parc de véhicules standards et blindés en septembre 2022

Observations et recommandations

Reddition de comptes et surveillance

Critères d’audit :

Une gouvernance adéquate est en place pour soutenir une bonne intendance des ressources de la mission.

Observations :

Reddition de comptes, rôles et responsabilités

Dans l’ensemble, les rôles et les responsabilités en matière de gestion de la mission avaient été clairement établis et bien communiqués. Les auditeurs ont eu des entretiens avec des membres de la direction de la mission et des membres clés de son personnel et ont ainsi pu constater que ces personnes comprenaient bien leurs rôles et responsabilités dans les domaines qui les concernaient et qu’elles étaient en mesure de remplir leurs fonctions. En outre, les politiques et les lignes directrices ont été communiqué adéquatement et ont été mis à la disposition du personnel de la mission par l’entremise de l’intranet du Ministère, ainsi que des pages wiki du PPSC et de la mission.

On a constaté que même si les évaluations de la gestion du rendement étaient effectuées régulièrement pour les ERP, les gestionnaires ne les effectuaient pas systématiquement pour les EC. Le nouveau chef de mission a mentionné qu’il mettait à nouveau l’accent sur l’achèvement de ces évaluations du rendement.

Comités de la mission

La mission était dotée d’une structure de gouvernance comportant plusieurs comités, dont le Comité de gestion de la mission (CGM), le Comité du logement de la mission (CLM), le Comité de sécurité et le Conseil consultatif entre la direction et les employés recrutés sur place (CCDERP).

En raison de la pandémie qui a débuté en mars 2020 et de la crise afghane qui a commencé à l’été 2021, la mission a fonctionné en mode crise pendant une période prolongée, souvent dans le cadre d’une structure d’équipe d’intervention d’urgence. L’équipe de gestion de la mission jouait divers rôles de soutien en fonction des besoins et avait récemment repris ses fonctions habituelles. C’est pourquoi certains comités de la mission ne fonctionnaient pas comme prévu. Par exemple, on s’est servi du CGM pour des discussions tactiques et des mises à jour opérationnelles, plutôt que pour discuter de l’orientation et des questions stratégiques de la mission. Lorsque des réunions avaient lieu, il arrivait souvent qu’aucun procès-verbal officiel ne soit rédigé ou conservé. En outre, le Comité de sécurité ne s’était pas réuni depuis au moins 18 mois. Ainsi, les discussions et les décisions relatives à la sécurité de la mission ont été prises par les différents gestionnaires et le chef de mission à l’extérieur de la tribune du comité.

Une fois les opérations revenues à la normale, le fonctionnement du Comité devrait en faire de même afin que les discussions stratégiques et la définition des priorités bénéficient de la tribune et du niveau d’attention appropriés. Si ce n’est pas le cas, la mission risque de rester en mode réactif et de ne pas convenablement contribuer à la planification stratégique. Le nouveau chef de mission a fait part de son intention de régulariser les activités du Comité de surveillance de sorte que des discussions opérationnelles distinctes aient lieu chaque semaine, tandis que les questions stratégiques sont examinées chaque mois lors des réunions officielles de la CGM. Au moment de l’audit, l’équipe de gestion de la mission mettait déjà en œuvre la structure, les mandats et la cadence actualisés des comités. 

Approvisionnement local

Critères d’audit :

Des contrôles efficaces sont en place pour veiller à ce que l’approvisionnement en biens et en services et le paiement de ceux-ci soient conformes aux politiques et aux exigences législatives pertinentes et permettent l’optimisation des ressources.

Les observations sont fondées sur l’examen des processus, des mécanismes et des outils d’approvisionnement, du début jusqu’au paiement et comprennent la revue d’un échantillon de 84 transactions et contrats d’approvisionnement dans la période allant d’avril 2019 à octobre 2022.

Observations :

Dans l’ensemble, les pratiques de la mission en matière d’approvisionnement ont été jugées efficaces et conformes aux lignes directrices ministérielles. Les méthodes appropriées d’approvisionnement ont principalement été utilisées et les documents justificatifs (devis, factures et bons de commande) ont été conservés. En général, l’approvisionnement régulier en biens ou de services a été planifié et programmé, et le besoin de procéder à des achats non planifiés a été clairement démontré. En outre, des contrôles sont en place pour confirmer la réception des biens et services achetés avant le paiement des factures.

Bien que la gestion des activités d’approvisionnement ait été globalement satisfaisante, l’examen d’un échantillon de transactions a permis de relever les cas suivants de non-conformité aux politiques et aux procédures en matière d’approvisionnement :

Malgré les cas mentionnés ci-dessus, la mission a mis en place des contrôles efficaces en matière d’approvisionnement afin de favoriser la réception de services de qualité, dans les délais impartis, à des prix compétitifs et auprès de fournisseurs fiables et dignes de confiance.

Taxe sur la valeur ajoutée :

La mission a constaté qu’il était très difficile d’obtenir le remboursement de la taxe du Pakistan sur la valeur ajoutée payée sur les biens et les services, malgré l’existence d’un accord avec le gouvernement pakistanais prévoyant cet avantage (un avantage qui est réciproque pour le Haut-commissariat du Pakistan au Canada). La mission dispose actuellement d’une somme recouvrable de 28 000 $ liée au remboursement de cette taxe qu’il faudra passer en dépenses si aucun remboursement n’est effectué. D’autres pays aux vues similaires, interrogés sur place à Islamabad, ont fait état des mêmes difficultés. La mission travaille avec certains fournisseurs clés pour établir des exemptions afin d’éliminer la taxe prélevée à la source, et a obtenu un certain succès avec cette approche.

Gestion des biens (éléments hors trésorerie)

Critères d’audit :

Des contrôles efficaces sont en place pour veiller à ce que la gestion des biens (éléments hors trésorerie) soit conforme aux politiques en vigueur et aux exigences législatives.

Les observations sont fondées sur l’examen de la gestion des biens suivants : biens immobiliers, véhicules, carburant et inventaire.

Observations :

Dans l’ensemble, des contrôles sont en place pour convenablement gérer les biens immobiliers, les inventaires, le parc automobile et le carburant. Il est toutefois possible d’améliorer certains processus de gestion.

Même si des contrôles adéquats sont en place pour gérer l’inventaire des biens, il est possible d’améliorer les processus en adoptant des pratiques plus rigoureuses, notamment en utilisant un identifiant unique (marque d’inventaire, numéro de série) pour assurer le suivi des biens de valeur ainsi qu’en faisant le suivi des renseignements sur le cycle de vie, comme la date d’achat et l’état des biens. Sans ces renseignements, il est difficile pour les équipes de gestion suivantes de faire le suivi de ces articles appartenant à l’État, et de planifier et d’établir le budget pour leur élimination et leur remplacement. En outre, il est possible de préciser les rôles et les responsabilités des ministères ainsi que d’améliorer le degré de diligence raisonnable et de conservation des documents relatifs à l’exportation et à l’élimination des véhicules blindés. Sans précisions, les éliminations risquent de ne pas être correctement gérées et des biens de mission sensibles continuent d’exister et d’être utilisés par une autre entité.

Recommandation 1 :

Le chef de mission devrait renforcer les pratiques de gestion des biens afin d’améliorer le suivi des biens attrayants en saisissant les détails (p. ex., numéro de série, emplacement et état) pour faciliter le contrôle de l’inventaire et la gestion du cycle de vie. 

Recommandation 2 :

Le sous-ministre adjoint associé aux Solutions en matière de biens immobiliers et d’infrastructures (ACM) devrait définir et communiquer les rôles et les responsabilités de l’administration centrale et des missions pour la gestion de l’exportation et de l’élimination des véhicules blindés dans les Lignes directrices portant sur la destruction de véhicules blindés.

Gestion des biens (éléments de trésorerie)

Critères d’audit :

Des contrôles efficaces sont en place pour assurer que la gestion de la trésorerie est conforme aux politiques et aux exigences législatives applicables.

Les observations sont fondées sur un examen de la gestion des éléments de trésorerie suivants : petite caisse, avances permanentes, revenus consulaires et caisse d’urgence.

Observations :

La plupart des contrôles étaient en place pour la gestion et la protection des comptes de petite caisse et des avances permanentes de fonctionnement. Toutefois, on a constaté que les comptes de petite caisse n’étaient rapprochés qu’à la fin de l’année, et non tous les trimestres comme l’exigent les procédures ministérielles, et que la mission ne procédait pas à des contrôles surpris aléatoires, comme l’exigent les procédures. En l’absence de ces contrôles, la mission risque de ne pas détecter les utilisations irrégulières de la petite caisse.

Des contrôles relatifs à la gestion et à la protection de la caisse d’urgence ont été jugés en place. Les revenus consulaires sont uniquement perçus par paiement en ligne et les espèces ne sont pas utilisées.

Recommandation 3 :

Le chef de mission devrait renforcer les contrôles de la gestion de la trésorerie en procédant à un rapprochement trimestriel des comptes de petite caisse et en effectuant des contrôles aléatoires, conformément à la procédure ministérielle.

Ressources humaines

Critères d’audit :

Les processus et les pratiques en matière de ressources humaines sont conformes aux exigences législatives et aux politiques applicables.

Observations :

La mission d’Islamabad a récemment mené un nombre important de mesures de dotation en personnel, dont 45 ont été menées à bien au cours des deux dernières années. Pour ce faire, la mission a bénéficié des conseils et de l’aide à la coordination du PPSC de Delhi. Selon un échantillon de trois dossiers de dotation couvrant les trois dernières années, les actions RH ont été menées à bien conformément aux politiques et aux exigences législatives. En outre, une amélioration progressive a été constatée en ce qui concerne la conservation des documents clés permettant de démontrer le respect des politiques de recrutement tout au long du processus de candidature et d’évaluation.

L’examen de l’ensemble des dépenses en heures supplémentaires des ERP et d’un échantillon de transactions relatives aux heures supplémentaires a permis de constater que les heures supplémentaires des ERP sont gérées de manière efficace. La mission a mis en place une application électronique de gestion des ressources humaines appelée WebHR, qui a permis de rationaliser les processus de soumission, d’approbation, de suivi et de production de rapports sur les heures supplémentaires. Même si les heures supplémentaires n’ont pas toujours fait l’objet d’une approbation formelle préalable, le personnel et les gestionnaires étaient conscients du type de tâches assignées qui généraient du travail en dehors des heures normales.

Conclusion

L’audit a permis de conclure que, de manière générale, de saines pratiques de gestion et des contrôles internes efficaces étaient en place à la mission d’Islamabad. Plus précisément, les pratiques et les contrôles de gestion de la mission en ce qui concerne l’approvisionnement, les biens immobiliers, le parc automobile et les ressources humaines ont été jugés efficaces et conformes aux politiques et procédures applicables. On a constaté que les comités de surveillance ne fonctionnaient pas comme prévu au cours de la période couverte par l’audit. Toutefois, lors de la visite des lieux de l’audit, la direction de la mission était déjà en train de mettre en œuvre des améliorations visant à régulariser le fonctionnement de ces comités.

L’audit a permis de relever certaines possibilités d’amélioration, notamment en ce qui concerne la clarté des responsabilités et des rôles ministériels en matière de gestion de l’exportation et de l’élimination des véhicules blindés. En outre, il est possible d’améliorer les pratiques de rapprochement des fonds de la petite caisse. Enfin, il est possible d’améliorer la gestion de l’inventaire de biens attrayants (équipement, appareils électroménagers et électroniques) par la mise en œuvre de pratiques de suivi et de contrôle plus rigoureuses. 

Annexe A : À propos de l’audit

Objectif et critères de l’audit

L’objectif de l’audit consistait à déterminer si de saines pratiques de gestion et des contrôles efficaces étaient en place pour garantir la bonne intendance des ressources à la mission d’Islamabad en vue de contribuer à la réalisation des objectifs d’Affaires mondiales Canada.

Les pratiques de gestion de la mission ont été évaluées selon les critères suivants :

CritèreDescription

Critère 1

Une gouvernance adéquate est en place à la mission pour soutenir la bonne intendance de ses ressources.

Critère 2

L’approvisionnement et le paiement de biens et de services sont conformes aux exigences législatives et aux politiques applicables, tout en permettant l’optimisation des ressources.

Critère 3

La mission dispose de contrôles efficaces pour gérer les biens (autres qu’en espèces) conformément aux exigences législatives et aux politiques applicables.

Critère 4

La mission dispose de contrôles efficaces pour gérer les espèces conformément aux exigences législatives et aux politiques applicables.

Critère 5

Les processus et les pratiques en matière de ressources humaines sont conformes aux exigences législatives et aux politiques applicables.

Portée de l’audit

L’audit a porté sur les pratiques de gestion et les contrôles en place pour soutenir les opérations de la mission. Plus précisément, elle incluait ce qui suit :

Approche et méthode

Afin d’évaluer les critères susmentionnés et d’atteindre l’objectif de l’audit, la méthode d’audit comportait les éléments suivants, sans toutefois s’y limiter :

Résumé des constatations de l’audit

CritèresÉvaluationConstatations

Critère 1

Une gouvernance adéquate est en place à la mission pour soutenir la bonne intendance de ses ressources.

 Amélioration modérée nécessaire

Satisfaisant

Les obligations entière de reddition de compte de même que les rôles et responsabilités en matière de gestion de la mission étaient clairement établis et bien communiqués.

À améliorer

Une structure de gouvernance était en place, mais les comités de surveillance n’ont pas fonctionné comme prévu au cours des dernières années. La mise en œuvre des mesures correctives était en cours au moment de l’audit.

Critère 2

L’approvisionnement et le paiement de biens et de services sont conformes aux exigences législatives et aux politiques applicables, tout en permettant l’optimisation des ressources.

Satisfaisant

Satisfaisant

Les pratiques et les contrôles en matière d’approvisionnement ont été jugés efficaces et conformes aux lignes directrices ministérielles.

S.O.

En raison des processus bureaucratiques du gouvernement hôte, la mission n’est pas en mesure de récupérer la taxe sur la valeur ajoutée payée sur l’achat de biens et de services, même si elle est admissible à un remboursement.

Critère 3

La mission dispose de contrôles efficaces pour gérer les biens (autres qu’en espèces) conformément aux exigences législatives et aux politiques applicables.

Amélioration modérée nécessaire

Satisfaisant

Les stocks de l’entrepôt et du magasin de petites marchandises et de produits consommables ont été bien gérés.

Amélioration mineure

nécessaire

Le stock des logements du personnel n’était pas tenu à jour et n’était actualisé qu’à l’arrivée et au départ des locataires.

Amélioration modérée nécessaire

Les biens attrayants (équipement, appareils électroménagers, appareils électroniques) n’ont pas fait l’objet d’un suivi avec un identifiant unique, et les détails permettant de faciliter la gestion du cycle de vie n’ont pas toujours été saisis.

À améliorer

Les responsabilités entre l’administration centrale et les missions en ce qui concerne l’exportation et l’élimination des véhicules blindés ne sont ni documentées ni claires.

Critère 4

La mission dispose de contrôles efficaces pour gérer la trésorerie conformément aux exigences législatives et aux politiques applicables.

Amélioration mineure nécessaire

Amélioration modérée nécessaire

Les fonds de petite caisse n’ont pas fait l’objet d’un rapprochement et d’un comptage aussi fréquents que requis.

Satisfaisant

La caisse d’urgence a été gérée efficacement.

Satisfaisant

Les revenus consulaires étant perçus en ligne, il n’est pas nécessaire d’utiliser d’espèces.

Critère 5

Les processus et les pratiques en matière de ressources humaines sont conformes aux exigences législatives et aux politiques applicables.

Satisfaisant

Satisfaisant

Les mesures de dotation relatives aux ERP étaient adéquatement étayées par des pièces justificatives pour attester les processus justes, ouverts et transparents.

Satisfaisant

Les demandes et les paiements d’heures supplémentaires des ERP étaient exacts, complets et suivis.

Annexe B : réponse et plan d’action de la direction

Recommandation découlant de l’auditRéponse de la directionPlan d’action de la directionSecteur responsableDate d’achèvement prévue

1. Le chef de mission devrait renforcer les pratiques de gestion des biens afin d’améliorer le suivi des biens attrayants en saisissant les détails (p. ex., numéro de série, emplacement et état) pour faciliter le contrôle de l’inventaire et la gestion du cycle de vie.

D’accord.

L’inventaire complet de tous les logements du personnel est à moitié réalisé à l’aide de Sortley et sera achevé au cours de la saison de relocalisation 2023. Ce système permettra d’améliorer le contrôle et le suivi des biens, de l’acquisition à l’élimination.

  • Réaliser tous les inventaires des logements du personnel à l’aide de Sortley

Chef de mission, haut-commissariat du Canada au Pakistan

Décembre 2023

2. Le sous-ministre adjoint associé aux Solutions en matière de biens immobiliers et d’infrastructures (ACM) devrait définir et communiquer les rôles et les responsabilités de l’administration centrale et des missions pour la gestion de l’exportation et de l’élimination des véhicules blindés dans les Lignes directrices portant sur la destruction de véhicules blindés.

D’accord. Les Lignes directrices portant sur la destruction de véhicules blindés ont été mises à jour afin de définir clairement les rôles et les responsabilités de l’administration centrale et des missions en ce qui concerne la gestion de la destruction des véhicules à l’extérieur du pays hôte. Cette mise à jour sera communiquée aux missions concernées.

  • Mettre à jour les Lignes directrices afin d’inclure les attentes requises pour clore les dossiers sur la destruction des véhicules blindés. Les lignes directrices préciseront que lorsqu’un véhicule blindé est détruit au Canada, l’AC fournira à la mission une confirmation de la destruction, y compris des photographies.
  • Communiquer les Lignes directrices actualisées avec les missions utilisant des véhicules blindés.

Sous-ministre adjoint associé aux Solutions en matière de biens immobiliers et d’infrastructures (ACM)

Juin

2023

3. Le chef de mission devrait renforcer les contrôles de la gestion de la trésorerie en procédant à un rapprochement trimestriel des comptes de petite caisse et en effectuant des contrôles aléatoires, conformément à la procédure ministérielle.

D’accord. Le chef de mission poursuivra les contrôles trimestriels de la caisse d’urgence et veillera à ce que l’AGC aie mis en place des contrôles pour la petite caisse et à ce que des registres soient tenus.

  • Mettre en place un système de suivi de la petite caisse.
  • Établir un calendrier des contrôles que l’AGC maintient pour les contrôles périodiques et aléatoires.

Chef de mission, haut-commissariat du Canada au Pakistan

Juillet 2023

Date de modification: