Audit de l’approvisionnement dans les missions - Port-au-Prince

Rapport d’audit
Bureau de la dirigeante principale de l’audit
Juin 2023

Table des matières

• Contexte
• À propos de l’audit
• Évaluation globale
• Constatations de l’audit
• Conclusion et recommandations
• Annexe A: Réponses et plans d’action de la direction

Contexte

Port-au-Prince

• L’ambassade compte 23 employés canadiens (EC) et 54 employés recrutés sur place (ERP).
• Il s’agit d’une vaste mission de service complet où tous les secteurs d’activité ministériels sont représentés, ainsi que de nombreux programmes d’autres ministères.

Programmes des services communs et de la gestion immobilière

• La grande majorité des dépenses d’approvisionnement provient de ces deux programmes
• Ces programmes gèrent les principaux contrats de service, notamment les services de sécurité, le nettoyage ainsi que l’entretien du chauffage et de la ventilation.
• Les activités d’approvisionnement dans le cadre de ces programmes sont gérées par quatre personnes basées au Canada : un agent de gestion et des affaires consulaires, deux agents de gestion et des affaires consulaires adjoints, et un agent financier.
• Il convient de noter que le poste d’agent financier (FI02) n’est pas standard dans l’ensemble du réseau des missions et qu’il est temporaire (expiration en septembre 2025). Ce poste permet à la direction de la mission de disposer d’un niveau supplémentaire de diligence et d’examen des activités d’approvisionnement complexes.

Environnement opérationnel

• Port-au-Prince est une affectation dont le degré de difficulté est élevé en raison de la complexité de l’environnement local et des problèmes de sécurité. Au cours des dernières années, la mission a connu un état de crise constant. Cette situation a des répercussions négatives sur les activités d’approvisionnement de la mission à de nombreux égards, notamment le manque de fournisseurs locaux fiables et la difficulté d’attirer et de retenir du personnel compétent.
• En 2016, de nombreux stratagèmes frauduleux ont été découverts au sein de la mission, ce qui a entraîné des pertes financières considérables et le licenciement de plusieurs membres du personnel.
• Au fil des ans, des efforts considérables ont été déployés pour améliorer les pratiques d’approvisionnement et mettre en place de bons contrôles.

Biens immobiliers de la mission et parc de véhicules

À propos de l’audit

Objectif

L’objectif de cet audit est de déterminer si la mission de Port-au-Prince a mis en place des contrôles efficaces pour appuyer les activités d’approvisionnement de la mission conformément aux exigences de la législation et aux politiques applicables.

Critères

1. Des contrôles sont en place à la mission pour soutenir la gestion et la surveillance efficaces de l’approvisionnement et du paiement des biens et des services.
2. Les processus et les pratiques d’approvisionnement à la mission sont conformes aux exigences législatives et aux politiques applicables.
3. Les renseignements liés aux activités d’approvisionnement à la mission sont exacts et complets.

Portée

Cet audit comprenait un examen des activités d’approvisionnement et des contrôles de la mission de Port-au-Prince par l’analyse des données et un échantillonnage de transactions du 1er avril 2019 au 30 septembre 2022.

Énoncé de conformité

L’audit a été effectué conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne de l’Institut des auditeurs internes, de même qu’à la politique et à la directive du Conseil du Trésor (CT) sur l’audit interne, comme en témoignent les résultats de l’évaluation externe de l’assurance de la qualité.

Méthodologie

Limites des procédures

L’audit a été réalisé à distance et s’est donc limité aux procédures à distance. Les conclusions reposent sur les données des transactions et les documents numériques disponibles. L’équipe d’audit n’a pas réalisé de travaux sur le terrain, à la mission, mais a rencontré virtuellement des membres clés du personnel de la mission pour recueillir et valider des renseignements.

Analyse des échantillons

L’équipe d’audit a sélectionné et testé 55 échantillons de l’AF 2020 à l’AF 2023 (septembre), qui comprenaient 82 transactions. L’échantillon discrétionnaire de transactions a été sélectionné en fonction d’indicateurs de risques financiers et non financiers définis grâce à l’analyse des données relatives aux dépenses, aux contrats et aux fournisseurs.

Une analyse plus vaste des données a été effectuée sur les renseignements des dix dernières années relatifs aux fournisseurs et aux dépenses.

Examen des documents et entretiens

L’équipe d’audit a examiné et analysé des documents préparés par la mission.

L’équipe d’audit a mené des entretiens et des procédures de pas à pas avec le personnel clé de la mission et du point de prestation de services communs à Washington.

Évaluation globale

Constatations de l’audit

Constatations de l’audit : Pratiques d’approvisionnement - Processus et contrôles

Critère : Des contrôles sont en place à la mission pour soutenir la gestion et la surveillance efficaces de l’approvisionnement et du paiement des biens et des services.

Résumé des résultats : La mission a mis en place de nombreux contrôles de qualité pour soutenir l’approvisionnement et le paiement des biens et des services, bien qu’il soit possible d’améliorer la gestion des contrats de service. Plus précisément, les processus suivants pourraient être améliorés : évaluation des propositions de contrats concurrentiels, établissement de conditions contractuelles claires (y compris en matière de services et de prix) et vérification que les factures des fournisseurs contiennent suffisamment de détails pour justifier le montant facturé. En l’absence de contrôles efficaces autour des contrats de service, la mission court un risque élevé de ne pas sélectionner le meilleur fournisseur à un prix raisonnable, de ne pas recevoir les services attendus au prix établi et d’être facturée pour des montants qui ne correspondent pas aux travaux effectués.

Constatations détaillées

Planification, lancement de l’approvisionnement et surveillance

• En général, des procédures efficaces ont été mises en place pour définir et lancer les activités d’approvisionnement.
• Le processus annuel de planification des activités permet de cerner les besoins à venir et les services ou activités récurrents. La plateforme Services en ligne pour les missions est utilisée pour lancer des demandes ponctuelles.
• Une partie de l’approvisionnement n’était pas planifiée, mais réactive en fonction de l’évolution des besoins ou des fonds disponibles. Il s’agit d’une pratique commune dans les missions.
• Certaines bonnes pratiques de surveillance des contrats sont en place, comme le suivi de la consommation, la surveillance de la date d’échéance des contrats et la réalisation de revues de performance des contrats.

Passations de marchés concurrentiels

L’examen des transactions a permis de relever des problèmes liés à certaines procédures de passation de marchés concurrentiels, notamment :

• Les évaluations des propositions de contrat par l’équipe d’évaluation semblent être réalisées uniquement en groupe, au lieu d’être examinées individuellement avec les résultats compilés pour parvenir à un consensus (comme cela est requis);
• Dans un processus concurrentiel, les taux dans la grille d’évaluation des propositions ne correspondaient pas aux taux des propositions, de sorte que c’est le fournisseur ayant proposé le taux le plus élevé qui a remporté le contrat;
• Plusieurs contrats de services d’entretien ne comportaient pas de détails des prix, mais seulement un prix contractuel global;
• Plusieurs cas où trois offres n’ont pas été obtenues avant la sélection de l’offre gagnante.

Facturation et paiement

La mission a mis en place des procédures efficaces pour soutenir l’approbation des factures (art. 34), comme des confirmations sur les factures que les biens ont été reçus ou les services rendus. En outre, l’agent financier de la mission (FI02) est en mesure d’exercer une diligence raisonnable supplémentaire en examinant les factures avant leur approbation.

En général, les factures comportaient suffisamment de détails pour justifier le montant, bien que les factures de certains contrats d’entretien (mentionnés ci-dessus) ne comportaient pas de détails des coûts ni de détails sur les travaux effectués au cours du mois (la valeur du contrat a simplement été divisée en 12 factures mensuelles).

Constatations de l’audit : Pratiques d’approvisionnement - Conformité

Critère : Les processus et les pratiques d’approvisionnement à la mission sont conformes aux exigences législatives et aux politiques applicables.

Résumé des résultats : Bien que les processus et les pratiques de la mission en matière d’approvisionnement soient généralement conformes aux politiques ministérielles et aux exigences législatives applicables, des possibilités d’amélioration ont été constatées en ce qui concerne le choix d’une stratégie et d’une méthode d’approvisionnement appropriées. Le respect de ces politiques permet d’atténuer les risques liés à l’approvisionnement et de soutenir la mission en recevant des biens et des services de qualité, à des prix raisonnables.

Constatations détaillées

Respect de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP)

La plupart des approbations de contrats et de transactions étaient conformes à la LGFP, bien que le problème suivant ait été identifié :

• Le gestionnaire du programme de préparation a approuvé deux contrats (art. 41) sans disposer de l’autorité appropriée sur le budget du programme des services communs.

Conformité à la Directive sur la gestion de l’approvisionnement – Stratégie d’approvisionnement

Les pratiques d’approvisionnement de la mission sont généralement conformes aux exigences de la directive, mais le problème suivant a été identifié en ce qui concerne l’utilisation de la meilleure stratégie d’approvisionnement pour le besoin requis :

• Plusieurs contrats se chevauchant étaient en place pour les mêmes biens ou services, alors qu’ils auraient dû faire l’objet de contrats globaux plus importants.

Cependant, il a été noté que l’environnement opérationnel de la mission peut rendre difficile l’approvisionnement concurrentiel et que, dans certains cas, des décisions rapides ont été prises pour maintenir la continuité du service.

Conformité aux exigences ministérielles – Méthode d’approvisionnement

La mission dispose de lignes directrices qui décrivent les différentes méthodes d’approvisionnement et leur utilisation appropriée (petite caisse, cartes d’achat, factures directes, bons de commande ou contrats). La révision des transactions a permis de constater que la méthode d’approvisionnement appropriée était généralement utilisée, bien que les problèmes suivants aient été relevés :

• Trois cas de factures directes qui auraient dû être traitées comme des bons de commande ou des contrats (comme requis selon le seuil de 5 000 $);
• Trois cas de bons de commande établis après la facturation.

Constatations de l’audit : Pratiques d’approvisionnement – Renseignements

Critère : Les renseignements liés aux activités d’approvisionnement à la mission sont exacts et complets.

Résumé des résultats : Les renseignements liés aux activités d’approvisionnement à la mission sont généralement exacts et complets. Toutefois, des cas de documents incomplets ou manquants et des erreurs de codage ont été relevés, même s’il ne s’agit pas d’un problème systémique.

Constatations détaillées

Documentation sur les contrats à fournisseur unique

En raison de l’environnement opérationnel, la mission a régulièrement recours à des options d’approvisionnement auprès de fournisseurs exclusifs. Le formulaire de justification de « certification de contrat non concurrentiel » signé n’a pas toujours été conservé et disponible dans les dossiers d’approvisionnement.

Renseignements à l’appui des approbations

L’examen des transactions a permis de constater que, en général, les renseignements à l’appui étaient inclus dans le système financier pour étayer l’approbation des transactions.

En outre, certaines bonnes pratiques ont été relevées au sein de la mission pour soutenir les approbations, notamment des lignes directrices qui décrivent les éléments à prendre en compte avant l’approbation en vertu de l’art. 34, par exemple :

• Veiller à ce que tous les documents à l’appui soient annexés au document d’approbation, comme les factures, les liens vers les listes d’inventaire ou les photos avant/après pour confirmer les services rendus;
• Attestation du magasinier que les marchandises ont été reçues conformément au bon de commande.

Codages financiers exacts

Les renseignements sur les transactions enregistrées dans le système financier ont généralement été jugées exactes.

Quelques transactions échantillonnées présentaient des erreurs de codage et/ou des informations manquantes :

• Quatre transactions codées sur le mauvais compte du grand livre;
• Le codage des transactions relatives aux biens et aux véhicules n’incluait souvent pas le numéro spécifique de l’actif, ce qui nuit au suivi et au contrôle des dépenses.

Conclusion et recommandations issues de l’audit

Conclusion

L’audit a conclu que la mission de Port-au-Prince a généralement mis en place des contrôles efficaces pour appuyer les activités d’approvisionnement de la mission conformément aux exigences législatives et aux politiques applicables. Cependant, il est possible d’améliorer la sélection des méthodes d’approvisionnement appropriées, ainsi que l’établissement et la gestion de contrats concurrentiels.

Recommandation

Le chef de mission devrait renforcer les contrôles d’approvisionnement dans les domaines suivants :

• La sélection de la méthode d’approvisionnement la plus appropriée pour répondre à un besoin spécifique;
• La sollicitation et l’examen des offres pour des contrats concurrentiels;
• L’établissement de conditions contractuelles, d’attentes et des prix clairs.

Annexe A: Réponses et plans d’action de la direction

Recommandation : 1. Le chef de mission devrait renforcer les contrôles d’approvisionnement dans les domaines suivants :

• La sélection de la méthode d’approvisionnement la plus appropriée pour répondre à un besoin spécifique;
• La sollicitation et l’examen des offres pour des contrats concurrentiels;
• L’établissement de conditions contractuelles, d’attentes et des prix clairs.

Réponses de la direction : La direction est d’accord avec la recommandation, et va mettre en œuvre les mesures suivantes:

• Avec les conseils du PPSC, le chef de mission approuvera des lignes directrices claires pour toutes les phases de l'approvisionnement conformément aux politiques et procédures ministérielles applicables. Les lignes directrices préciseront la nécessité d'avoir des conditions contractuelles, des attentes et des prix clairs. La mission communiquera ces lignes directrices à tout le personnel des services communs;
• Les directives pour l’approvisionnement indiqueront que les offres pour les marchés concurrentiels doivent être présentées au Comité de gestion de la mission pour examen et commentaires;
• La mission identifiera les possibilités de formation pour le personnel des services communs qui participent à l'approvisionnement et créera une liste de cours de formation obligatoires sur l'approvisionnement pour le personnel sur la base de la feuille de route d'apprentissage de la gestion de l'approvisionnement du ministère ; et,
• La mission élaborera un plan d'approvisionnement qui définira les mécanismes d'approvisionnement appropriés en fonction des besoins évalués et en consultation avec le PPSC. Grâce à ce processus de planification, la mission cherchera à augmenter le nombre de contrats concurrentiels mis en place pour répondre aux besoins continus de la mission.

Plan d’action de la direction :

• Avec les conseils du PPSC, la mission clarifiera et communiquera des directives pour toutes les phases de l'approvisionnement.
• La mission créera une liste des cours de formation obligatoires pour le personnel des services communs qui participent à l'approvisionnement.
• La mission élaborera un plan d'approvisionnement qui définira les mécanismes d'approvisionnement appropriés en fonction des besoins évalués et en consultation avec le PPSC.

Secteur responsable : Chef de mission, Ambassade du Canada à Haïti

Date prévue de mise en œuvre : Octobre 2023