Rapport financier trimestriel - Pour la période terminée le 30 septembre 2020

Table des matières

• Compte rendu présentant les résultats, les risques et les changements importants quant au fonctionnement, au personnel et aux programmes
  • 1. Introduction
    • Méthode de présentation du rapport
  • 2. Faits saillants des résultats financiers trimestriels et cumulatifs
    • A. Changements importants aux autorisations
    • B. Changements importants aux dépenses budgétaires par article courant
  • 3. Risques et incertitudes
  • 4. Changements importants quant au fonctionnement, au personnel et aux programmes
• Approbation des cadres supérieurs

Compte rendu présentant les résultats, les risques et les changements importants quant au fonctionnement, au personnel et aux programmes

1. Introduction

Le présent rapport trimestriel de la période se terminant le 30 septembre 2020 a été préparé par la direction, tel qu’exigé par l’article 65.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques, et selon les modalités prescrites par le Conseil du Trésor. Il n’a pas fait l’objet d’une vérification externe ou d’un examen et devrait être lu de concert avec le Budget principal des dépenses et les Budgets supplémentaires des dépenses de l’exercice courant.

On peut consulter une description sommaire des programmes du Ministère dans la Partie II du Budget principal des dépenses.

Méthode de présentation du rapport

Ce rapport trimestriel a été préparé en utilisant une comptabilité axée sur les dépenses. L'autorité du Parlement est requise avant que l'argent ne puisse être dépensé par le gouvernement. Les autorisations sont accordées sous forme de limites annuelles par l'entremise de lois de crédits, ou par l'entremise de lois sous forme de pouvoirs législatifs de dépenser à des fins spécifiques.

L’état des autorisations joint à ce rapport inclut les autorisations de dépenser du Ministère accordées par le Parlement et utilisées par le Ministère, de manière cohérente avec le Budget principal des dépenses et les Budgets supplémentaires des dépenses (si applicable) pour l’exercice 2020-2021. Ce rapport trimestriel a été préparé en utilisant un cadre de rapports financiers à usage particulier conçu pour répondre aux besoins d'information financière à l'égard de l'utilisation des autorisations de dépenser.

Lorsque le Parlement est dissous pour la tenue d'une élection générale, l'article 30 de la Loi sur la gestion des finances publiques autorise le gouverneur général, sous certaines conditions, à émettre un mandat spécial autorisant le gouvernement à retirer des fonds du Trésor. Un mandat spécial est considéré comme un crédit relatif à l'exercice au cours duquel il a été établi.

Affaires Mondiales Canada (AMC) utilise la méthode de la comptabilité d'exercice intégrale pour préparer et présenter ses états financiers ministériels annuels qui font partie du processus de rapport sur les résultats ministériels. Toutefois, les pouvoirs de dépenser votés par le Parlement s’appuient encore sur une base de dépenses.

2. Faits saillants des résultats financiers trimestriels et cumulatifs

A. Changements importants aux autorisations

Le tableau suivant présente les crédits budgétaires disponibles pour le Ministère. Seulement les autorisations disponibles pour l'exercice et accordées par le Parlement au 30 septembre 2020 sont incluses.

i. Autorisations budgétaires

Les autorisations de dépenses nettes de fonctionnement ont augmenté de 123,2 millions de dollars. Les éléments contribuant aux changements dans les autorisations de dépenses nettes de fonctionnement incluent :

• Le transfert de Services partagés Canada pour les coûts liés à la prestation de services essentiels de technologie de l’information dans les missions à l’étranger;
• Les transferts provenant d’autres ministères pour fournir un soutien au personnel du ministère travaillant dans les missions à l’étranger;
• Une augmentation liée au financement reçu pour la rémunération liée aux conventions collectives;
• Le financement reçu pour la participation du Canada à lʼEXPO 2020 à Dubaï, aux Émirats arabes unis;
• Les ajustements pour la prise en compte des salaires et des avantages connexes des employés recrutés sur place dans les missions à l’étranger;
• Le financement reçu pour la nouvelle Stratégie de diversification des exportations;
• L'augmentation du montant reporté du budget de fonctionnement reçu en 2020-21 comparativement à 2019-2020;
• Les ajustements pour la prise en compte des effets de l’inflation sur les opérations à l’international;
• Le financement reçu pour mettre en œuvre la Politique d’aide internationale féministe; et
• Le financement reçu pour la Stratégie en matière d’éducation internationale.

Ces augmentations ont été partiellement compensées par la diminution nette du financement reçu pour assurer un commerce responsable et axé sur les règles (bois d’œuvre résineux).

Les autorisations de dépenses en capital ont diminué de 0,4 million de dollars. Ceci est attribuable à une réduction du montant reporté du budget des dépenses en capital reçu en 2020-2021 comparativement à 2019-2020. Cette diminution a été partiellement compensée par l'augmentation de la portion en capital de l’affectation à but spécial Devoir de diligence pour soutenir la sécurité des missions à l’étranger.

Les autorisations de subventions et contributions ont augmenté de 616,2 millions de dollars. Les éléments contribuant aux changements dans les autorisations de subventions et contributions incluent :

• Le financement reçu pour la Politique d’aide internationale féministe : Augmentation de 458 millions de dollars ; et
• Une augmentation nette liée au financement reçu pour aider les pays en développement à faire face aux conséquences des changements climatiques : Augmentation de 297 millions de dollars.

Ces augmentations ont été partiellement compensées par :

• Une diminution liée au financement reçu pour la Stratégie 2015-2020 pour la santé des mères, des nouveau-nés et des enfants;
• Un ajustement technique des pouvoirs de dépenser des institutions financières internationales – paiements directs; et
• Une réduction du coût des contributions à quotes-parts en raison des changements aux budgets des organisations internationales ainsi que des fluctuations des devises étrangères. Les paiements à ces organisations internationales sont effectués dans la devise prescrite des contributions à quotes-parts.

ii. Autorisations législatives budgétaires

Les paiements aux institutions financières internationales – paiements directs ont augmenté de 18,2 millions de dollars pour les paiements anticipés aux institutions financières internationales.

Les paiements pour l’aide consulaire en vertu de la Loi sur les paiements relatifs aux évènements de santé publique d’intérêt national ont augmenté de 41,0 millions de dollars afin de soutenir l’aide consulaire aux Canadiens à l'étranger touchés par la pandémie COVID-19.

iii. Autorisations non budgétaires

Les autorisations non budgétaires du Ministère ont augmenté de 62,9 millions de dollars. Les éléments contribuant aux changements dans les autorisations non budgétaires incluent :

• Le financement reçu pour les prêts reliés à la Loi sur l’aide financière internationale; et
• Une augmentation nette des avances de fonds de roulement.

Ces augmentations ont été partiellement compensées par la réduction des paiements anticipés aux institutions financières internationales relatifs aux souscriptions en capital.

B. Changements importants aux dépenses budgétaires par article courant

Le tableau suivant présente les dépenses budgétaires et les revenus affectés aux dépenses du Ministère pour la période et leur comparaison avec l’exercice précédent.

i. Dépenses d’opération

Salaires et avantages sociaux – L’augmentation de 37,1 millions de dollars s’explique par :

• Une augmentation régulière des salaires du personnel recruté sur place et des avantages connexes versés dans les missions à l’étranger ;
• Le renouvellement de conventions collectives a entrainé une augmentation de salaires des employés canadiens et des paiements de salaire rétroactifs ;
• Une révision des régimes d’avantages sociaux des employés ;
• Heures supplémentaires requises en raison d’initiatives, reliées à la pandémie de COVID-19, mises en place par le gouvernement du Canada (demandes de renseignements consulaires, rapatriement du personnel permutant, prêts et demandes de renseignements généraux) ; et
• La création de nouveaux postes de programme de sécurité et support sur la prestation des services communs.

Ces augmentations ont été partiellement compensées par un délai dans la facturation aux autres ministères gouvernementaux (AMG).

Transports et communications – La diminution de 36,7 millions de dollars s’explique par une diminution significative des couts liés aux voyages d’affaires, causée par la pandémie de COVID-19. Ces dépenses ont été partiellement compensées par des accords financiers conclus avec des compagnies aériennes afin de rapatrier des citoyens canadiens et des résidents permanents.

Information – La diminution de 2,5 millions de dollars s’explique par la pandémie mondiale de COVID-19 en cours. De nombreuses initiatives ont été reportées à l’année financière 2021-2022 ou ont été offerts virtuellement, ce qui explique une diminution des coûts.

Services professionnels et spéciaux – La diminution de 13,7 millions de dollars s’explique par :

• Une diminution significative des frais d’accueil et des visites bilatérales gérées par le Bureau du protocole ;
• Une diminution des coûts reliés à la formation en salle de classe causée par les restrictions causées par la pandémie de COVID-19 ; et
• Une différence temporelle dans les paiements aux autres ministères gouvernementaux (AMG) pour l’exécution de projets d’Affaires mondiales Canada. Les paiements aux AMG ont été faits plus tôt lors de l’exercice précédent.  

Ces diminutions ont été partiellement compensées par une différence temporelle dans la réception de plusieurs factures, une augmentation de dépenses liées à la pandémie de COVID-19 ainsi qu’un paiement fait pour un projet de construction.

Location – La diminution de 6,2 millions de dollars s’explique par la pandémie de COVID-19. Une diminution importante a été observée au nombre de propriétés résidentielles louées à l’étranger.

Réparation et entretien – La diminution de 2,4 millions de dollars s’explique par une différence temporelle dans les achats pour la réparation et l’entretien aux sein des missions.

Services publics, fournitures et approvisionnements – La diminution de 2,5 millions de dollars s’explique par une différence temporelle dans les achats de fournitures et approvisionnements dans les missions. Ces dépenses ont été partiellement compensées par une augmentation d’achat d’équipement de protection individuelle (EPI) pour les employées, étroitement lié à la pandémie COVID-19.

Autres – La diminution de 2,9 millions de dollars s’explique principalement par un versement d’un règlement de la cour en 2019-2020. Ce paiement a été partiellement compensé par des paiements effectués sous un programme spécial d’aide financière : le Programme de prêts d’urgence COVID-19 pour les Canadiens à l’étranger.

ii. Dépenses en capital

Acquisition de terrains, de bâtiments et travaux – La diminution de 4,4 millions de dollars est attribuable à l’acquisition de la nouvelle résidence officielle à Varsovie en 2019-2020.

Acquisition de machines et de matériel – L’augmentation de 6,0 millions de dollars est attribuable à l’acquisition de matériel afin d’accommoder le télétravail. Cette augmentation a été partiellement compensée par une différence temporelle dans la réception de plusieurs factures.

iii. Paiements de transfert

L’augmentation de 158,9 millions de dollars s’explique principalement par un paiement fait en lien avec le partenariat pour l’égalité des genres sous la Politique d’aide internationale féministe. Ce paiement a été partiellement compensé par une différence temporelle relative aux paiements de plusieurs projets ainsi que des délais causés par la pandémie de COVID-19.

iv. Revenus

L’augmentation de 9,4 millions de dollars s’explique par une différence temporelle relative au recouvrement des coûts partagés avec d’autres organisations utilisant les locaux et services ministériels dans les missions à l’étranger (Co-occupants).

3. Risques et incertitudes

COVID-19

Le coronavirus (COVID-19) a un impact sur les organisations du monde entier ; y compris Affaires mondiales Canada. La durée et l’impact global de la pandémie de COVID-19 restent inconnus pour le moment. Cependant, plusieurs activités et ressources disponibles ont été affectés par le contexte actuel de la pandémie de COVID-19 (e.g. l’effort de rapatriement, la gestion du nouveau programme de prêts, les heures supplémentaires requises, les demandes de renseignements consulaires, la diminution de frais de voyage, les retards dans de nombreux projets, le changement des pratiques de travail, la diminution des frais d’accueil et des visites bilatérales, etc.). L’impact global de ces événements sur le Ministère et ses activités ne peut être estimé à l’heure actuelle. Lorsque les impacts seront connus et pourront être évalués, ces derniers seront considérés.

Pour l’année se terminant le 31 mars 2020, et pour une nouvelle initiative du Canada pour répondre à la COVID-19, le Ministère a reçu l’approbation et le financement de 33 200 000 $ afin de rapatrier des citoyens canadiens et des résidents permanents. Le financement a été augmenté par un montant supplémentaire de 41 000 000 $ au cours du premier trimestre de l’exercice 2020-2021.

En octobre 2020, le Ministère a lancé le processus de planification ministérielle 2021-2022. Ce plan est basé sur un processus de scénario, approuvé par le Comité de gestion ministérielle (CGM) et qui entrainera une planification plus solide et donnera, à nos employés, les compétences nécessaires afin d’être flexibles et de s’adapter au contexte actuel de pandémie. Cette nouvelle approche :

• Offrira une occasion de planifier efficacement et de réduire les risques liés aux incertitudes de la pandémie de COVID-19 ;
• Permettra aux directions générales de penser à ce qui a été appris au cours des derniers mois et d’aborder, de manière innovante, la façon d’adapter nos priorités, nos engagements et notre façon de travailler ; et
• Fournira des informations bénéfiques aux facilitateurs ministériels (GI/TI, les RH, les finances, par exemple) afin de les aider à supporter le Ministère dans cet environnement changeant.

Les risques de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF) liés à la pandémie de COVID-19 ont été identifiés et inclus dans le plan de surveillance continue du CIRF pour 2019-2020 sous l’Annexe à la Déclaration de Responsabilité de la Direction Englobant le Contrôle Interne en Matière de Rapports Financiers. Le Ministère continuera de suivre les changements au contrôle interne en matière de rapports financiers.

Alors que le Ministère navigue dans cette nouvelle réalité, la gestion des risques est réalisée dans tout le ministère afin d’offrir un soutien continu aux agents en vue d'optimiser les stratégies d’identification en temps opportun, d'évaluation et d’atténuation, tout en assurant une planification et une surveillance financière robustes.

Autres risques et incertitudes

En tant que ministère fédéral délivrant un mandat complexe dans un environnement international en évolution rapide, AMC est influencé par de nombreux facteurs. Ces facteurs comprennent les conditions politiques, les contrôles économiques, les contextes sociaux et l'évolution des tendances mondiales, qui laissent le Ministère exposé à un large éventail de risques tant au pays qu’à l'étranger. La gestion efficace des risques est donc essentielle à la capacité du Ministère à produire des résultats pour les Canadiens. Le Ministère entreprend des exercices formels de risques chaque année à l’administration centrale, aux missions à l'étranger et aux bureaux régionaux pour examiner et valider les principaux risques dans leur environnement d'exploitation et évaluer les progrès et l'efficacité de leurs réponses aux risques proposés.

La gestion du risque est encadrée par la Stratégie de gestion de risque d’entreprise qui sert à guider le Ministère dans la gestion des risques qui affectent les plans stratégiques et les priorités du Ministère. Le Portrait de risques stratégiques et le Profil de risque d’entreprise du Ministère identifient des pressions uniques associées à la gestion des ressources et à la surveillance fiduciaire en raison de ses opérations géographiquement dispersées.

AMC continue d’être plus pragmatique et souple dans sa gestion des risques et des incertitudes liées aux ressources. À travers le Ministère, les secteurs et les programmes sont également plus attentifs aux contraintes financières du Ministère car ils identifient leurs pressions plus rapidement, en examinant leurs activités et les fonds disponibles plus fréquemment, en utilisant davantage la planification prospective. Le contexte actuel de la pandémie ajoute, cependant, de l’incertitude au niveau des prévisions de dépenses et des surplus potentiels. Le Ministère s’affaire à mettre en œuvre certaines stratégies afin d’identifier des opportunités d’investissement et réduire le risque d’excéder le report de budget maximal. Le Ministère continue également de surveiller de près ses dépenses de salaires depuis la transition du gouvernement fédéral vers des services de paie centralisés. Le Ministère est continuellement à la recherche d’occasions d’améliorer les pratiques de gestion financière, y compris les prévisions financières et veiller à ce que les ressources sont disponibles pour mettre en œuvre les activités prioritaires.

AMC a appliqué diverses mesures pour gérer les risques associés à la fraude, notamment une formation accrue sur la sensibilisation et la détection de la fraude. Un audit de mission à distance sera réalisé cette année et l’inspection des cadres de gestion d’un échantillon de missions est prévue afin de cerner, entre autres, les pratiques et contrôles des facteurs de risque jugés les plus élevés. Des mesures additionnelles sont en cours de mise en œuvre, y compris : une étude de cas visant à accroître la sensibilisation, un cadre d’approvisionnement et de passation des marchés mis à jour, ce qui comprend la mise en place de comités régionaux d’examen des marchés pour les missions ; et une meilleure coordination des enquêtes et des mesures administratives.

Le Ministère a pleinement mis en œuvre les recommandations de l’audit du Bureau du vérificateur général sur la gestion des risques de fraude. Ces actions comprennent des améliorations dans les domaines de la formation, des communications, de l'analyse des données et des outils clients; l'élaboration d'un cadre complet de gestion des risques de fraude (y compris pour les subventions et les contributions); remédier aux vulnérabilités du système et aux lacunes de la surveillance; et mettre à jour l'évaluation ministérielle des risques de fraude. Un protocole sur la gestion de la fraude dans les subventions et contributions a été approuvé et des procédures sur la gestion des cas potentiels de fraude sont en voie d’élaboration. De plus, une nouvelle unité de gestion de la fraude reliée aux subventions et contributions a été créée pour gérer toutes les allégations de fraude et de mauvaise gestion ainsi que pour renforcer la capacité à prévenir et identifier la fraude.

4. Changements importants quant au fonctionnement, au personnel et aux programmes

Au cours du trimestre, une modification a été apportée au poste suivant :

• La nomination de la nouvelle Dirigeante principale des Finances et Sous-ministre adjointe, Planification ministérielle, Finances et Technologie de l’information. 

Approbation des cadres supérieurs

Approuvé, tel que requis par la Politique sur la gestion financière du Conseil du Trésor:

Marta Morgan
Sous-ministre des Affaires étrangères

Anick Ouellette
Dirigeante principale des Finances et Sous-ministre adjointe, Planification ministérielle, Finances et Technologie de l’information

Ottawa, Ontario
Date: Le 27 novembre 2020

État des autorisations (non vérifié)

Ce tableau n'inclut que les autorisations disponibles pour l'exercice et accordées par le Parlement au 30 septembre 2020.

Dépenses ministérielles budgétaires par article courant (non vérifié)

Ce tableau n'inclut que les autorisations disponibles pour l'exercice et accordées par le Parlement au 30 septembre 2020.