Rapport financier trimestriel - Pour la période terminée le 31 décembre 2020

Table des matières

• Compte rendu présentant les résultats, les risques et les changements importants quant au fonctionnement, au personnel et aux programmes<
  • 1. Introduction
    • Méthode de présentation du rapport
  • 2. Faits saillants des résultats financiers trimestriels et cumulatifs
    • A. Changements importants aux autorisations
    • B. Changements importants aux dépenses budgétaires par article courant
  • 3. Risques et incertitudes
  • 4. Changements importants quant au fonctionnement, au personnel et aux programmes
• Approbation des cadres supérieurs

Compte rendu présentant les résultats, les risques et les changements importants quant au fonctionnement, au personnel et aux programmes

1. Introduction

Le présent rapport trimestriel de la période se terminant le 31 décembre 2020 a été préparé par la direction, tel qu’exigé par l’article 65.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques, et selon les modalités prescrites par le Conseil du Trésor. Il n’a pas fait l’objet d’une vérification externe ou d’un examen et devrait être lu de concert avec le Budget principal des dépenses et les Budgets supplémentaires des dépenses de l’exercice courant.

On peut consulter une description sommaire des programmes du Ministère dans le Budget principal des dépenses.

Méthode de présentation du rapport

Ce rapport trimestriel a été préparé en utilisant une comptabilité axée sur les dépenses. L'autorité du Parlement est requise avant que l'argent ne puisse être dépensé par le gouvernement. Les autorisations sont accordées sous forme de limites annuelles par l'entremise de lois de crédits, ou par l'entremise de lois sous forme de pouvoirs législatifs de dépenser à des fins spécifiques.

L’état des autorisations joint à ce rapport inclut les autorisations de dépenser du Ministère accordées par le Parlement et utilisées par le Ministère, de manière cohérente avec le Budget principal des dépenses et les Budgets supplémentaires des dépenses (si applicable) pour l’exercice 2020-2021. Ce rapport trimestriel a été préparé en utilisant un cadre de rapports financiers à usage particulier conçu pour répondre aux besoins d'information financière à l'égard de l'utilisation des autorisations de dépenser.

Lorsque le Parlement est dissous pour la tenue d'une élection générale, l'article 30 de la Loi sur la gestion des finances publiques autorise le gouverneur général, sous certaines conditions, à émettre un mandat spécial autorisant le gouvernement à retirer des fonds du Trésor. Un mandat spécial est considéré comme un crédit relatif à l'exercice au cours duquel il a été établi.

Affaires Mondiales Canada (AMC) utilise la méthode de la comptabilité d'exercice intégrale pour préparer et présenter ses états financiers ministériels annuels qui font partie du processus de rapport sur les résultats ministériels. Toutefois, les pouvoirs de dépenser votés par le Parlement s’appuient encore sur une base de dépenses.

2. Faits saillants des résultats financiers trimestriels et cumulatifs

A. Changements importants aux autorisations

Le tableau suivant présente les crédits budgétaires disponibles pour le Ministère. Seulement les autorisations disponibles pour l'exercice et accordées par le Parlement au 31 décembre 2020 sont incluses.

i. Autorisations budgétaires

Les autorisations de dépenses de fonctionnement ont augmenté de 56,1 millions de dollars. Les éléments contribuant aux changements dans les autorisations de dépenses de fonctionnement incluent :

• Les transferts provenant d’autres ministères pour fournir un soutien au personnel du ministère travaillant dans les missions à l’étranger;
• Le transfert de Services partagés Canada pour les coûts liés à la prestation de services essentiels de technologie de l’information dans les missions à l’étranger;
• L'augmentation du montant reporté du budget de fonctionnement reçu en 2020-21 comparativement à 2019-2020;
• Les ajustements pour la prise en compte des salaires et des avantages connexes des employés recrutés sur place dans les missions à l’étranger;
• Le financement reçu pour la nouvelle Stratégie de diversification des exportations;
• Les ajustements pour la prise en compte des effets de l’inflation sur les opérations à l’international;
• Le financement reçu pour mettre en œuvre le Programme d’aide internationale féministe;
• Le financement reçu pour la Stratégie en matière d’éducation internationale; et
• Le financement reçu pour l’aide consulaire en vertu de la Loi sur les paiements relatifs aux évènements de santé publique d’intérêt national.

Ces augmentations ont été partiellement compensées par :

• La réaffectation des ressources à l'interne aux dépenses en capital pour couvrir les coûts liés à la rénovation du 125 promenade Sussex et au développement du système des contrôles à l'exportation et à l'importation;
• La diminution nette du financement reçu pour assurer un commerce responsable et axé sur les règles (bois d’œuvre résineux); et
• La diminution nette du financement reçu pour la participation du Canada à lʼExpo 2020 à Dubaï, aux Émirats arabes unis.

Les autorisations de dépenses en capital ont augmenté de 37,1 millions de dollars. Ceci est surtout attribuable aux éléments suivants :

• L'augmentation dans la réaffectation des ressources à l'interne aux dépenses en capital pour couvrir les coûts d'investissements liés à la rénovation du 125 promenade Sussex et au développement du système des contrôles à l'exportation et à l'importation;
• L'augmentation de la portion en capital de l’affectation à but spécial pour le devoir de diligence afin de soutenir la sécurité des missions à l’étranger; et
• La réduction du montant reporté du budget des dépenses en capital reçu en 2020-2021 comparativement à 2019-2020.

Les autorisations de subventions et contributions ont augmenté de 267,8 millions de dollars. Les éléments contribuant aux changements dans les autorisations de subventions et contributions incluent :

• Le financement reçu pour mettre en œuvre le Programme d’aide internationale féministe; et
• Le financement reçu visant à honorer les engagements pris par le Canada au Sommet du G7 de 2019 pour soutenir la préparation aux feux de forêts et la lutte contre ceux-ci dans le bassin de l'Amazone.

Ces augmentations ont été partiellement compensées par :

• Une diminution liée au financement reçu pour la Stratégie 2015-2020 pour la santé des mères, des nouveau-nés et des enfants;
• Un ajustement technique des pouvoirs de dépenser pour des paiements directs aux institutions financières internationales;
• Une réduction du coût des contributions à quotes-parts en raison des changements aux budgets des organisations internationales ainsi que des fluctuations des devises étrangères. Les paiements sont effectués dans la devise prescrite des contributions à quotes-parts; et
• Une diminution liée au report des fonds pour soutenir l'opération IMPACT au moyen de la stratégie du Canada au Moyen-Orient.

ii. Autorisations législatives budgétaires

Les paiements aux institutions financières internationales – paiements directs ont augmenté de 28,1 millions de dollars pour les paiements anticipés aux institutions financières internationales.

Les paiements pour l’aide consulaire en vertu de la Loi sur les paiements relatifs aux évènements de santé publique d’intérêt national ont augmenté de 59,1 millions de dollars afin de soutenir l’aide consulaire aux Canadiens à l'étranger touchés par la pandémie de COVID-19.

iii. Autorisations non budgétaires

Les autorisations non budgétaires du Ministère ont augmenté de 108,8 millions de dollars. Les éléments contribuant aux changements dans les autorisations non budgétaires incluent :

• Le financement reçu pour les prêts reliés à la Loi sur l’aide financière internationale;
• Une augmentation nette des paiements anticipés aux institutions financières internationales relatifs aux souscriptions en capital; et
• Une augmentation nette des avances de fonds de roulement.

B. Changements importants aux dépenses budgétaires par article courant

Le tableau suivant présente les dépenses budgétaires et les revenus affectés aux dépenses du Ministère pour la période et leur comparaison avec l’exercice précédent.

i. Dépenses d’opération

Salaires et avantages sociaux – L’augmentation de 34,4 millions de dollars s’explique par :

• Une augmentation régulière des salaires du personnel recruté sur place et des avantages connexes versés dans les missions à l’étranger;
• Le renouvellement de conventions collectives a entrainé une augmentation de salaires des employés canadiens et des paiements de salaire rétroactifs;
• Une augmentation des indemnités de la Directive sur le service extérieur dû au rapatriement des employés Canadiens;
• Des heures supplémentaires requises en raison d’initiatives, reliées à la pandémie de COVID-19, mises en place par le gouvernement du Canada (demandes de renseignements consulaires, rapatriement du personnel permutant, prêts et demandes de renseignements généraux);
• La création de nouveaux postes à l’administration centrale et dans les missions; et
• La création de nouveaux postes dans le programme de sécurité et de services communs.

Transports et communications – La diminution de 32,7 millions de dollars s’explique par une diminution significative des couts liés aux voyages d’affaires, causée par la pandémie de COVID-19. Ces dépenses ont été partiellement compensées par des accords financiers conclus avec des compagnies aériennes afin de rapatrier des citoyens canadiens et des résidents permanents.

Information – La diminution de 4,5 millions de dollars s’explique par la pandémie mondiale de COVID-19 en cours. De nombreuses initiatives ont été reportées à l’année financière 2021-2022 ou ont été offerts virtuellement, ce qui explique une diminution des coûts.

Réparation et entretien – La diminution de 1,7 million de dollars s’explique par une différence temporelle dans les achats pour la réparation et l’entretien aux sein des missions.

Services publics, fournitures et approvisionnements – La diminution de 4 millions de dollars s’explique par une différence temporelle dans les achats de fournitures et approvisionnements dans les missions.

Autres – L’augmentation de 2,6 millions de dollars s’explique principalement par des paiements effectués en 2020-2021 sous un programme spécial d’aide financière : le Programme de prêts d’urgence COVID-19 pour les Canadiens à l’étranger. Cette augmentation a été partiellement compensée par un versement d’un règlement de la cour durant l’année financière 2019-2020 et à des ajustements de taux de change liés à des comptes bancaires étrangers aussi effectués en 2019-2020.

ii. Dépenses en capital

Acquisition de terrains, de bâtiments et travaux – L’augmentation de 2,3 millions de dollars est attribuable au projet de rénovation majeur à l’administration centrale. Ces dépenses de rénovations ont été partiellement compensées par un délai dans un projet en raison de la pandémie de COVID-19 et par la relocalisation du centre de distribution du courrier d’AMC.

Acquisition de machines et de matériel – L’augmentation de 6,8 millions de dollars est attribuable à l’acquisition de matériel et de logiciels afin d’accommoder le télétravail. Cette augmentation a été partiellement compensée par des projets d’immobilisations annulés dû à la pandémie de COVID-19.

iii. Paiements de transfert

L’augmentation de 357,6 millions de dollars s’explique principalement par un paiement fait en lien avec le partenariat pour l’égalité des genres sous la Politique d’aide internationale féministe. Ce paiement a été partiellement compensé par une différence temporelle relative aux paiements de plusieurs projets, des délais causés par la pandémie de COVID-19 ainsi que des projets complétés l’an dernier.

iv. Revenus

L’augmentation de 6,2 millions de dollars s’explique par une différence temporelle relative au recouvrement des coûts partagés avec d’autres organisations utilisant les locaux et services ministériels dans les missions à l’étranger (Co-occupants).

3. Risques et incertitudes

COVID-19

La pandémie de COVID-19 a un impact sur les organisations du monde entier, y compris Affaires mondiales Canada et la durée de cette pandémie reste inconnue. Plusieurs activités et ressources disponibles ont été affectées (par exemple, l’effort de rapatriement, la gestion du nouveau programme de prêts, les heures supplémentaires requises, les demandes de renseignements consulaires, la diminution de frais de voyage, les retards dans de nombreux projets, le changement des pratiques de travail, la diminution des frais d’accueil et des visites bilatérales). L’impact global de ces événements sur le Ministère et ses activités ne peut être estimé à l’heure actuelle. Lorsque les impacts seront connus et pourront être évalués, ces derniers seront considérés et comptabilisés.

Pour l’année se terminant le 31 mars 2020, le Ministère a reçu l’approbation et le financement de 33,2 millions de dollars afin de rapatrier des citoyens canadiens et des résidents permanents. Le financement a été augmenté par un montant supplémentaire de 59 millions de dollars au cours des trois premiers trimestres de l’exercice 2020-2021.

En réponse aux besoins sans précédent des pays en développement liés à la pandémie, les programmes ont réaffecté 390,8 millions de dollars en projets opérationnels (Crédit 10).  Le Ministère a aussi obtenu un montant supplémentaire de 1,225 milliard de dollars pour le financement de subventions et contributions visant à aider ces pays dans leurs réponses à la pandémie.

En octobre 2020, le Ministère a lancé son processus de planification ministérielle 2021-2022. Une planification à l’aide de scénarios, approuvé par le Comité de gestion ministérielle, a été initié afin de donner à nos employés les compétences nécessaires pour être flexible et de s’adapter au contexte actuel de la pandémie. Cette approche :

• Offrira une occasion de planifier efficacement et de réduire les risques liés aux incertitudes de la pandémie de COVID-19;
• Permettra aux directions générales d’examiner les leçons à tirer des derniers mois et d’aborder, de manière innovante, la façon d’adapter nos priorités, nos engagements et notre façon de travailler; et
• Fournira des informations bénéfiques aux facilitateurs ministériels (tel que la gestion de l’information et la technologie de l’information, les ressources humaines, les finances) afin de les aider à supporter le Ministère dans cet environnement changeant.

Quelques risques de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF) liés à la pandémie de COVID-19 du Ministère, ont été identifiés dans le plan de surveillance continue du CIRF pour 2019-2020 sous l’Annexe à la Déclaration de Responsabilité de la Direction Englobant le Contrôle Interne en Matière de Rapports Financiers. Ces risques comprennent ceux liés aux contrôles informatiques généraux (continuité des activités et accès au système) et à certains contrôles des processus opérationnels tels que la clôture de fin d'année, les Directives sur le service extérieur et le recouvrement des prêts COVID-19.  Le Ministère continuera de suivre les changements au contrôle interne en matière de rapports financiers qui pourraient survenir.

Alors que le Ministère navigue dans cette nouvelle réalité, la gestion des risques est réalisée dans tout le ministère afin d’offrir un soutien continu aux agents du gouvernement en vue d'optimiser les stratégies d’identification en temps opportun, d'évaluation et d’atténuation, tout en assurant une planification et une surveillance financière robustes.

Autres risques et incertitudes

En tant que ministère fédéral délivrant un mandat complexe dans un environnement international en évolution rapide, AMC est influencé par de nombreux facteurs. Ces facteurs comprennent les conditions politiques, les contrôles économiques, les contextes sociaux et l'évolution des tendances mondiales, qui laissent le Ministère exposé à un large éventail de risques tant au pays qu’à l'étranger. La gestion efficace des risques est donc essentielle à la capacité du Ministère à produire des résultats pour les Canadiens. Sur une base annuelle, le Ministère entreprend des exercices formels sur les risques à l’administration centrale, aux missions à l'étranger et aux bureaux régionaux pour examiner et valider les principaux risques dans leur environnement d'exploitation et évaluer les progrès et l'efficacité de leurs réponses aux risques proposés.

La gestion du risque est encadrée par la Stratégie de gestion de risque d’entreprise qui sert à guider le Ministère dans la gestion des risques qui affectent les plans stratégiques et les priorités du Ministère. Le Portrait des risques stratégiques et le Profil du risque d’entreprise du Ministère identifient des pressions uniques associées à la gestion des ressources et à la surveillance fiduciaire en raison de ses opérations géographiquement dispersées.

Le Ministère continue d’être plus pragmatique et souple dans sa gestion des risques et des incertitudes liées aux ressources. À travers le Ministère, les secteurs et les programmes sont également plus attentifs aux contraintes financières du Ministère car ils identifient leurs pressions plus rapidement, en examinant leurs activités et les fonds disponibles plus fréquemment, en utilisant davantage la planification prospective. Le contexte actuel de la pandémie ajoute, cependant, de l’incertitude au niveau des prévisions de dépenses et des surplus potentiels. Le Ministère s’affaire à mettre en œuvre certaines stratégies afin d’identifier des opportunités d’investissement et réduire le risque d’excéder le report de budget maximal. Le Ministère continue également de surveiller de près ses dépenses de salaires depuis la transition du gouvernement fédéral vers des services de paie centralisés. Le Ministère est continuellement à la recherche d’occasions d’améliorer les pratiques de gestion financière, y compris les prévisions financières et veiller à ce que les ressources soient disponibles pour mettre en œuvre les activités prioritaires.

La majorité du financement pour soutenir les efforts à la réponse à la pandémie de COVID-19 sera disponible au Ministère au cours de la dernière semaine de l'exercice financier par le biais des approbations du Budget supplémentaire des dépenses C. Afin de répondre à la pandémie de manière efficace et en temps opportun, le Ministère doit équilibrer les risques et les flexibilités, tout en s’assurant de suivre les autorités et les procédures, afin de planifier efficacement.

Le Ministère a appliqué diverses mesures pour gérer les risques associés à la fraude, notamment une formation accrue sur la sensibilisation et la détection de la fraude. Le risque de fraude est considéré dans les audits et missions de conseil, et plus directement dans les audits de mission. Un échantillon de missions sera sélectionné pour l’exercice financier en cours afin d’évaluer, à distance, les activités d'approvisionnement grâce à l'analyse des données et l’inspection des cadres de gestion d’un échantillon de missions est prévue afin de cerner, entre autres, les pratiques et contrôles des facteurs de risque jugés les plus élevés.

Des mesures additionnelles sont en cours, tel que : une étude de cas visant à accroître la sensibilisation, un cadre d’approvisionnement et de passation des marchés mis à jour, ce qui comprend la mise en place de comités régionaux d’examen des marchés pour les missions ; et une meilleure coordination des enquêtes et des mesures administratives.

Le Ministère a pleinement mis en œuvre les recommandations de l’audit du Bureau du vérificateur général sur la gestion des risques de fraude. Ces actions comprennent des améliorations dans les domaines de la formation, des communications, de l'analyse des données et des outils clients; l'élaboration d'un cadre complet de gestion des risques de fraude (y compris pour les subventions et les contributions); remédier aux vulnérabilités du système et aux lacunes de la surveillance; et mettre à jour l'évaluation ministérielle des risques de fraude. Un protocole sur la gestion de la fraude dans les subventions et contributions a été approuvé et des procédures sur la gestion des cas potentiels de fraude sont en voie d’élaboration. De plus, une nouvelle unité de gestion de la fraude reliée aux subventions et contributions a été créée pour gérer toutes les allégations de fraude et de mauvaise gestion ainsi que pour renforcer la capacité à prévenir et identifier la fraude.

4. Changements importants quant au fonctionnement, au personnel et aux programmes

Au cours du trimestre, des modifications ont été apportées aux postes suivant :

• La nomination de la nouvelle Sous-ministre adjointe des services consulaires, de la sécurité et de la gestion des urgences;
• La nomination de la nouvelle Sous-ministre adjointe, Afrique subsaharienne;
• La nomination de la nouvelle déléguée commerciale en chef et Sous-ministre adjointe, Développement du commerce international, investissement et innovation; et
• La nomination de la nouvelle Sous-ministre adjointe du Secteur de l’Europe, de l’Arctique, du Moyen-Orient et du Maghreb.

Approbation des cadres supérieurs

Approuvé, tel que requis par la Politique sur la gestion financière du Conseil du Trésor:

Marta Morgan
Sous-ministre des Affaires étrangères

Anick Ouellette
Dirigeante principale des Finances et Sous-ministre adjointe, Planification ministérielle, Finances et Technologie de l’information

Ottawa, Ontario
Date: Le 26 février 2021

État des autorisations (non vérifié)

Ce tableau n'inclut que les autorisations disponibles pour l'exercice et accordées par le Parlement au 31 décembre 2020.

Dépenses ministérielles budgétaires par article courant (non vérifié)

Ce tableau n'inclut que les autorisations disponibles pour l'exercice et accordées par le Parlement au 31 décembre 2020.