Code à barres bidimensionnel (Code à barres 2D) sur les formulaires de demande de passeport

Sommaire exécutif

Passeport Canada est un organisme de service spécial du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international du Canada. La mission de Passeport Canada est la délivrance de documents de voyage reconnus internationalement. Les passeports canadiens sont délivrés dans le cadre de l’exercice de la prérogative royale. En vertu du Décret sur les passeports canadiens (le décret), le Ministre donne à Passeport Canada le pouvoir de délivrer, de refuser de délivrer, de révoquer, de retenir et de recouvrer les passeports en plus d’en surveiller l’utilisation. Le Ministre a clairement pour fonction d’assurer la sécurité et l’intégrité du processus de délivrance de même que la sécurité, l’intégrité et la valeur du passeport canadien pour son détenteur.

Passeport Canada (PPTC) a comme objectif de fournir aux Canadiens des services de passeport de qualité, pratiques et exhaustifs de manière opportune, sécuritaire et économique. Afin d’améliorer l’exactitude de l’information et d’accroître l’efficience, Passeport Canada (PPTC) a adopté un code à barres bidimensionnel (corde à barres 2D) sur les formulaires de demande de passeport. Les formulaires de demande de passeport en ligne comportent maintenant un espace pour un code à barres dans le coin supérieur droit de la première page du formulaire. Le code à barres est généré dynamiquement lorsque le formulaire électronique PDF est rempli à l’écran par le requérant.

Les formulaires papier continuent de jouer un rôle important dans le cadre du processus de demande de passeport même si l’informatisation occupe une place de plus en plus grande tant à PPTC que chez les Canadiens qui utilisent ses services. Les requérants connaissent bien les formulaires de demande papier, mais le traitement des formulaires remplis manuellement coûte cher et peut donner lieu à des erreurs qui réduisent l’exactitude, et il en résulte un manque d’efficience global auquel s’ajoute le risque d’erreurs coûteuses. PPTC traite de grands nombres de formulaires de demande signés de manière à satisfaire aux prescriptions de la loi et aux exigences en matière de sécurité de l’organisme. Le requérant télécharge le formulaire PDF ou accède à celui-ci et il peut ainsi le remplir à l’écran, en privé, à son domicile. Aucune donnée ni information n’est communiquée à PPTC. Le formulaire électronique est pratique car il permet au requérant d’inscrire directement l’information à l’écran, comme s’il utilisait une machine à écrire. Tandis que le formulaire est rempli à l’écran, un code à barres bidimensionnel (2D) est également généré dynamiquement sur le formulaire; le code à barres correspond au contenu d’un nombre déterminé de champs remplis sur le formulaire de demande. Après que le requérant a entré les données dans un champ qui est lié au code à barres, la taille du code à barres change pendant l’encodage des données saisies. Il en est de même lorsque l’utilisateur efface des données déjà encodées dans le code à barres. Le code à barres représente la valeur encodée des champs prédéterminés à mesure qu’ils sont remplis ou corrigés.

Lorsque le formulaire est rempli à l’écran, le requérant doit l’imprimer au moyen de son imprimante. Lorsque le formulaire est imprimé, le code à barres 2D est lui aussi imprimé sur le formulaire de demande. PPTC a intégré plusieurs messages-avis qui apparaissent lorsque le requérant télécharge le formulaire et lorsqu’il le remplit. Ces messages informent le requérant de la nécessité de quitter le formulaire correctement et de détruire la mémoire cache du fureteur de même que la mémoire cache du lecteur/de la visionneuse Adobe afin d’assurer la protection de ses renseignements personnels. Il est à noter que le formulaire peut être imprimé tel quel pour être ensuite rempli à la main ou à la machine à écrire. Dans ce cas, le code à barres 2D ne sera pas généré sur le formulaire de demande et il ne contiendra aucune donnée.

Avec l’introduction du code à barres bidimensionnel (2D) sur les formulaires de demande de passeport accessibles sur le Web, PPTC vise à améliorer la qualité des interactions entre les Canadiens et l’organisme afin de donner aux Canadiens la possibilité d’amorcer le processus de demande de passeport plus facilement tout en augmentant l’intégrité des renseignements personnels du requérant.

Le projet du code à barres bidimensionnel (2D) s’applique uniquement au formulaire électronique Adobe mis au point par PPTC que l’utilisateur peut remplir à l’aide du lecteur/de la visionneuse Adobe ou du fureteur. Quelques champs prédéterminés sont encodés dynamiquement dans le code à barres 2D apparaissant sur le formulaire. Ce projet vise à incorporer le code à barres 2D sur les formulaires de demande PDF disponibles sur le Web.

Les requérants connaissent bien les formulaires de demande papier mais le traitement des formulaires remplis manuellement coûte cher et peut donner lieu à des erreurs qui réduisent l’exactitude, et il en résulte un manque d’efficience global auquel s’ajoute le risque d’erreurs coûteuses. PPTC traite de grands nombres de formulaires de demande signés de manière à satisfaire aux prescriptions de la loi et aux exigences en matière de sécurité de l’organisme. Le requérant télécharge le formulaire PDF ou accède à celui-ci et il peut ainsi le remplir à l’écran, en privé, à son domicile. Aucune donnée ni information n’est communiquée à PPTC. Le formulaire électronique est pratique car il permet au requérant d’inscrire directement l’information à l’écran, comme s’il utilisait une machine à écrire. Les codes à barres sur les formulaires de demande de passeport contiennent les champs de renseignements suivants:

• Nom de famille
• Prénom(s)
• Nom de famille à la naissance
• Date de naissance
• Lieu de naissance (ville, pays)
• Adresse permanente
• Adresse postale

Suivant le processus actuel, les préposés de Passeport Canada saisissent manuellement toutes les autres données requises. Les requérants peuvent se procurer un formulaire de demande à tous les points de service ou imprimer un formulaire à partir du site Web de Passeport Canada et le remplir manuellement. Toutefois, tous les formulaires remplis en ligne utilisent la technologie du code à barres.

Parmi les avantages de l’adoption du code à barres 2D sur les formulaires de demande de passeport PDF accessibles sur le Web, on trouve:

Saisie des données plus rapide et coûts réduits:

• Intégrité accrue;
• Satisfaction accrue du client;
• Déroulement des opérations automatisé plus efficient pour la saisie des données du client.

PPTC prend toutes les mesures voulues pour assurer la sécurité et l’intégrité de tous les formulaires électroniques disponibles sur son site Web. Les formulaires qui ne transmettent pas les données contiennent en outre des messages et des avis destinés à l’utilisateur qui lui rappellent de protéger ses renseignements personnels, y compris les étapes à suivre pour éliminer les risques possibles à la sécurité en nettoyant la mémoire cache du fureteur de l’ordinateur de même que la mémoire cache de la visionneuse Adobe Acrobat. Comme les formulaires de demande pouvant générer un code à barres 2D, ces formulaires ne sont pas capables de transmettre des données à PPTC et ils doivent être imprimés par le requérant/l’utilisateur et communiqués à PPTC sous format papier.

Le requérant a la responsabilité de protéger son formulaire de demande avant de le présenter à PPTC; toutefois, PPTC a adapté ses deux canaux de communication les plus souvent utilisés (le site Web et le centre d’appels) pour informer les requérants au sujet de ces risques et offre des outils d’atténuation des risques.

Pouvoirs et responsabilités de Passeport Canada

Passeport Canada est un organisme de service spécial du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international du Canada. La mission de Passeport Canada est la délivrance de documents de voyage reconnus internationalement. Les passeports canadiens sont délivrés dans le cadre de l’exercice de la prérogative royale. En vertu du Décret sur les passeports canadiens (le Décret), le Ministre donne à Passeport Canada le pouvoir de délivrer, de refuser de délivrer, de révoquer, de retenir et de recouvrer les passeports en plus d’en surveiller l’utilisation. Le Ministre a clairement pour fonction d’assurer la sécurité et l’intégrité du processus de délivrance de même que la sécurité, l’intégrité et la valeur du passeport canadien pour son détenteur. Ainsi, Passeport Canada surveille le processus de délivrance des passeports et l’utilisation des passeports et détermine si les exigences en matière d’admissibilité du Décret sont respectées au moment de la délivrance du passeport ou à tout moment pendant la période de validité du passeport.

Le passeport canadien est un document officiel qui établit l’identité et la nationalité d’une personne afin de faciliter les déplacements de cette personne hors du Canada. Un aspect fondamental et apprécié de la vie dans le village global d’aujourd’hui est que chaque citoyen s’attend à pouvoir voyager dans le monde en ayant en main un document qui est reconnu et accepté à l’étranger. Le passeport canadien contient la demande formelle et officielle du gouvernement du Canada faite aux États étrangers d’accorder libre passage au titulaire du passeport sur leur territoire de même que l’aide dont il aurait besoin; c’est un acte d’allégeance de la part du titulaire qui présume de la protection du Canada. De plus, le passeport canadien est une garantie de retour au Canada du détenteur et il assure le détenteur de toutes les mesures de protection offertes par le gouvernement du Canada aux Canadiens tant au Canada qu’à l’étranger. Un passeport est donc plus qu’une simple pièce d’identité et sa délivrance constitue un acte qui s’inscrit dans le cadre de la politique étrangère du pays émetteur.

Tous les pouvoirs conférés à Passeport Canada relativement au passeport «régulier» régissent également la délivrance d’autres types de passeport, comme le passeport diplomatique et le passeport spécial, et d’autres documents de voyage, comme les documents de voyage du réfugié délivrés aux personnes ayant le statut de personne protégée au Canada, y compris les réfugiés au sens de la Convention des NationsUnies relative au statut des réfugiés de 1951 et du Protocole de la Convention de 1967, et les personnes ayant besoin de protection, et le certificat d’identité délivré aux personnes arrivées légalement au Canada depuis moins de trois ans qui sont apatrides ou qui sont incapables d’obtenir un passeport national pour une raison valable.

Le passeport canadien demeure en tout temps la propriété du gouvernement du Canada. Ce point est stipulé dans le Décret et il est réitéré à la page un du livret de passeport. Les détenteurs d’un passeport sont tenus d’en prendre le plus grand soin à défaut de quoi le passeport peut être rappelé et même révoqué.

De plus en plus, le passeport est utilisé comme pièce d’identité secondaire acceptée par les ministères fédéraux et provinciaux pour prouver l’identité de Canadiens désireux d’obtenir des biens et des services (soins de santé, permis de conduire et assurance-emploi, pour n’en nommer que quelques-uns). L’accès frauduleux à des pièces d’identité secondaires authentiques est susceptible d’entraîner d’autres actes frauduleux ou des actes criminels.

En tant qu’organisme de service spécial (OSS), Passeport Canada s’acquitte d’une obligation essentielle du gouvernement fédéral en délivrant les passeports canadiens aux Canadiens, des documents de voyage aux réfugiés, un certificat d’identité aux résidents permanents ainsi que des passeports spéciaux et diplomatiques au personnel de la fonction publique. La hausse sans précédent de la demande de passeports de la part des Canadiens est attribuable en partie à l’Initiative relative aux voyages dans l’hémisphère occidental (IVHO) mais cette situation reflète aussi une tendance générale suivant laquelle les Canadiens sont davantage désireux de détenir un passeport en réponse à la couverture médiatique et parce qu’ils sont davantage sensibilisés à l’importance de ce document. En même temps, des exigences plus sévères et plus complexes en matière de sécurité sont imposées par les organismes de normalisation internationaux de même que les organismes de contrôle frontalier canadiens et autres. Pour s’acquitter de son mandat de fonctionnement et de fourniture de services, Passeport Canada doit incorporer diverses initiatives au chapitre de la sécurité dans ses activités et dans son modèle de fonctionnement.

Passeport Canada possède quatre bureaux régionaux, soit l’Ouest, l’Ontario, le Centre et l’Est, et 33 bureaux de délivrance de passeports au Canada, répartis de St. John’s (Terre-Neuve-et-Labrador) à Victoria (Colombie-Britannique).

À la suite des événements du 11 septembre, Passeport Canada a subi une transformation rapide et importante; auparavant une organisation axée sur le service qui délivre des documents de voyage, Passeport Canada est devenu une organisation centrée sur la sécurité qui participe au processus de confirmation de l’identité et aux mesures de sécurité à l’échelon international. Le livret de passeport comme tel a évolué, il est devenu une pièce d’identité clé et un instrument fondamental essentiel pour participer sur le marché mondial. Le passeport est devenu un actif de base pour le Canada et pour les Canadiens. Ce document est une preuve d’identité, il peut être utilisé comme preuve à l’appui du droit aux prestations et aux services gouvernementaux de toutes sortes, il facilite les voyages à l’étranger et le commerce international, il soutient la coopération globale dans le cadre des efforts de lutte contre le terrorisme et il contribue à la sécurité nationale et internationale.

Passeport Canada a été créé principalement dans le but de fournir des services. Toutefois, une pression de plus en plus forte se fait sentir pour que l’organisme évolue en réaction à la situation mondiale, tout en mettant l’accent sur les services essentiels aux clients. Au cours de l’exercice financier 2005-2006, le volume des demandes de passeport a connu une hausse marquée de 15 pour 100, notamment en raison de la nécessité de détenir un passeport pour entrer aux États-Unis annoncée plus tôt. Passeport Canada garde un œil sur le monde extérieur afin de connaître les facteurs politiques et (ou) sociaux qui auront des répercussions sur ses activités, une approche qui est essentielle pour réagir de façon stratégique et pour se préparer à répondre aux changements possibles de la demande. Passeport Canada reste déterminé à assurer que le passeport canadien demeure respecté au niveau international et que le programme canadien des passeports soit géré en tentant compte tant des exigences en matière de sécurité que des besoins de services des Canadiens.

Mesures de sécurité pour protéger les renseignements personnels

PPTC prend toutes les mesures voulues pour assurer la sécurité et l’intégrité de tous les formulaires électroniques disponibles sur son site Web. Les formulaires qui ne transmettent pas les données contiennent en outre des messages et des avis destinés à l’utilisateur qui lui rappellent de protéger ses renseignements personnels, y compris les étapes à suivre pour éliminer les risques possibles à la sécurité en nettoyant la mémoire cache du fureteur de l’ordinateur de même que la mémoire cache de la visionneuse Adobe Acrobat. Comme les formulaires de demande pouvant générer un code à barres2D, ces formulaires ne sont pas capables de transmettre des données à PPTC et ils doivent être imprimés par le requérant/l’utilisateur et communiqués à PPTC sous format papier.

En tant qu’agence de premier plan du gouvernement du Canada, Passeport Canada (PPTC) est une organisation visible tournée vers le client qui utilise des systèmes de TI complexes pour fournir des services de passeport aux Canadiens tant au Canada qu’ailleurs dans le monde. Les systèmes de TI de PPTC traitent et entreposent de l’information sensible, laquelle doit faire l’objet de mesures de sécurité appropriées. Par conséquent, il est important que la gestion des risques ainsi que les mesures de sécurité et de protection des TI s’imposent dès le début tandis que les systèmes de TI de PPTC sont élaborés ou modifiés.

Le développement et la gestion des risques des systèmes de TI s’inscrivent dans un processus cyclique continu dont les considérations en matière de sécurité de la TI doivent faire partie. Tous les systèmes de TI de PPTC doivent se conformer à la politique de la sécurité de la TI de l’organisation, laquelle se fonde sur la Politique du gouvernement sur la sécurité (PGS). La politique de sécurité de la TI de Passeport Canada «offre une orientation de la part de la direction à l’appui de la mission de PPTC et de la fourniture continue de services en protégeant les biens liés à la TI et l’information et en gérant efficacement les risques associés» [Traduction]. L’adoption de principes et de mesures de sécurité de la TI au début du cycle de développement des systèmes contribue dans une large mesure au développement, à l’exploitation et en fin de compte à la mise au rancart, de façon sécuritaire, des systèmes de PPTC.

La participation de Sécurité des TI au cycle de développement des systèmes a pour but d’encourager le développement de systèmes sécuritaires de la façon suivante:

• déterminer les préoccupations et les enjeux relatifs à la sécurité des TI au début du processus de développement;
• faire en sorte que la gestion des risques pour les TI se fasse tout au long du cycle de développement;
• satisfaire aux exigences stratégiques du GdC, du SCT et de PPTC.

Mesures de contrôle de l’accès et intégrité de l’information

L’introduction du code à barres 2D a pour effet d’accroître l’intégrité des données et améliore encore les mesures de contrôle de l’accès entre le requérant et le point de collecte de l’information de PPTC. Les formulaires de demande qui ne transmettent pas les données portant le code à barres 2D peuvent saisir l’information de deux façons distinctes: le formulaire rempli par le requérant où l’information est entrée dans chaque champ et le code à barres généré dynamiquement. Le requérant a le plein contrôle des données saisies. Les champs déterminés sont encodés dynamiquement dans la section code à barres du formulaire de demande en vue d’un balayage initial rapide par le personnel de PPTC et les préposés aux passeports. Cette technologie unique permet l’intégrité de l’information et la transparence du traitement de l’information à partir du moment où les renseignements personnels critiques sont entrés par le requérant jusqu’au moment où le préposé aux passeports effectue un balayage du code à barres et que les données sont saisies électroniquement à PPTC.

Segment sur l’analyse des risques

Suit un résumé des risques et des stratégies d’atténuation déterminés dans le cadre du processus d’évaluation.

1. Responsabilité

   Aucun risque établi.

2. Fins de la collecte

   Aucun risque établi.

3. Consentement

   Aucun risque établi.

4. Collecte

   Aucun risque établi.

5. Utilisation, communication et conservation

   Le risque établi est faible.

   Le requérant a la responsabilité de protéger les renseignements fournis sur le formulaire de demande de passeport tandis qu’il est en possession de ce document.

   Des mesures de sécurité complètes et rigoureuses sont appliquées à Passeport Canada et chez les agents réceptionnaires mais il demeure possible que le requérant expose le formulaire de demande rempli à des situations où un lecteur de codes à barres puisse balayer accidentellement ou volontairement le code à barres 2D figurant sur le formulaire. La menace est posée par des lecteurs de codes à barres portables.

   Pour atténuer ce risque, le requérant est informé, par le truchement du formulaire de demande, que le formulaire de demande rempli, incluant le code à barres2D, est protégé.

   Aussi, PPTC affiche une section «Foire aux questions» sur son site Web externe et fournit en outre aux requérants les directives pour vider les mémoires caches. De même, PPTC a fourni la formation nécessaire au personnel en poste dans les centres d’appels pour répondre aux questions des requérants.

   D’autres modifications à la «Foire aux questions» et aux scripts utilisés dans les centres d’appels sont à venir.

6. Exactitude

   Aucun risque établi.

7. Mesures de sécurité

   Aucun risque établi.

8. Transparence

   Aucun risque établi.

9. Accès aux renseignements personnels

   Aucun risque établi.

10. Respect

    Aucun risque établi.