Système de gestion des cas des services consulaires (COSMOS) – Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Sommaire exécutif

Venir en aide aux Canadiens qui vivent ou voyagent à l’étranger, ou qui se préparent à faire un voyage, constitue l’un des aspects primordiaux des services consulaires que le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (MAECI) fournit aux Canadiens à l’étranger. Bien que l’assistance consulaire offerte aux citoyens canadiens qui vivent ou voyagent à l’étranger puisse prendre plusieurs formes, chaque intervention obéit à deux objectifs fondamentaux : l’aide et la protection. Dans des cas consulaires graves, qui attirent souvent l’attention du public et des médias, les services consulaires peuvent être d’une importance capitale pour les personnes concernées. Les agents consulaires sont des agents nommés du gouvernement du Canada. Ils ont pour fonction de protéger et d’aider les Canadiens qui vivent ou voyagent à l’étranger, et de promouvoir les intérêts du Canada et des Canadiens.

Le Secteur des services consulaires et de la gestion des urgences du Ministère fournit de l’information et de l’aide aux Canadiens qui vivent ou voyagent à l’étranger. Les services vont du remplacement d’un passeport perdu, volé ou expiré à de l’aide dans les cas de destitution financière, d’urgences médicales, de détresse familiale, d’arrestations et de détentions, d’enlèvements d’enfants, de décès ou d’évacuations découlant d’événements comme des catastrophes naturelles, des conflits violents ou des enlèvements. Afin de mieux gérer les cas et activités consulaires, le MAECI a créé un système appelé le Système de gestion des opérations consulaires (COSMOS). COSMOS est un système d’information opérationnelle qui est utilisé pour la gestion des tâches consulaires, le déroulement des opérations et la gestion des relations avec les clients. Lorsqu’une personne demande des services ou de l’aide des Affaires consulaires, un dossier COSMOS est créé. Le système contient les renseignements sur les personnes qui présentent une demande de services consulaires et les cas associés.

Dans le cadre de leur mandat qui consiste à prêter assistance aux Canadiens à l’étranger, les Services consulaires ont conçu le système COSMOS de collecte et de gestion des renseignements dans le seul but d’offrir des services consulaires, notamment l’enregistrement des Canadiens à l’étranger, d’offrir certains services relatifs à la citoyenneté et de délivrer des passeports à l’étranger. COSMOS sert les Canadiens qui ont besoin d’aide en étant un système dans lequel des renseignements sont entrés et ensuite récupérés à partir d’une base de données à laquelle on accède par un portail sur le Web. On peut y accéder à partir de l’Administration centrale ou des missions et est immédiatement disponible pour tous les membres du personnel, améliorant ainsi les niveaux en matière de prestation des services offerts aux citoyens canadiens. COSMOS est à la disposition de toutes les missions par l’intermédiaire des réseaux protégés de SIGNET exploités par le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (MAECI). Dans le cadre de la fourniture des services consulaires, les renseignements personnels assujettis à la Loi sur la protection des renseignements personnels peuvent être recueillis.

Une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) a donc été élaborée pour COSMOS.

La portée de l’ÉFVP était limitée à COSMOS, plus précisément à ses processus relatifs aux activités et aux opérations. L’évaluation a été effectuée dans le cadre de l’engagement du Ministère à protéger les renseignements personnels. Le Ministère déploie tous les efforts nécessaires pour mettre en œuvre les recommandations découlant de l’évaluation en vue d’assurer une protection accrue des renseignements personnels communiqués au Ministère dans le cadre de la prestation des services consulaires aux Canadiens.

Les recommandations suivantes ont été faites à titre de stratégies d’atténuation pour les risques identifiés par l’ÉFVP :

• Recommandation 1: Il est recommandé qu’une source unique en ligne qui fait autorité en matière de renseignements relatifs aux passeports soit mise à la disposition des agents consulaires dans les missions et à l’Administration centrale du MAECI en vue d’identifier et d’authentifier les titulaires d’un passeport canadien.
• Recommandation 2: Les Services consulaires devraient créer des écriteaux visibles de l’énoncé de confidentialité pour les zones consulaires des missions, fournissant ainsi un niveau approprié d’avis aux Canadiens en visite.
• Recommandation 3: Dans un souci d’uniformisation dans l’ensemble des missions canadiennes, les Services consulaires devraient élaborer des modèles standard pour les formulaires de divulgation requis pour diverses situations et les fournir aux missions.
• Recommandation 4: La politique en matière d’utilisation et de divulgation des renseignements personnels des Services consulaires devrait être mise à jour.
• Recommandation 5: Les Services consulaires devraient procéder au plan, à l’établissement des coûts et à l’élaboration d’ensemble de la consignation et à la mise en place d’une piste de vérification uniforme de tous les renseignements, dossiers et domaines accédés par tout utilisateur au moyen de toute méthode d’accès. La piste de vérification doit refléter l’accès à la base de données au niveau du dossier et du domaine.
• Recommandation 6: Les Services consulaires devraient informer tous les partenaires qu’ils planifient adopter la politique de conservation et de disposition de 15 ans à l’intérieur d’un délai publié.
• Recommandation 7: Afin d’appuyer la recommandation 5, il est recommandé que COSMOS fournisse un outil d’établissement de rapports de niveau de direction accédant aux fichiers de vérification et de consignation sous la forme de rapports conviviaux mais exhaustifs.
• Recommandation 8: Les Services consulaires devraient étudier l’utilisation potentielle du chiffrement des bases de données pour COSMOS et les bases de données portant sur l’enregistrement des Canadiens à l’étranger. La collecte des données et les bases de données de COSMOS pourraient être davantage protégées par l’utilisation du chiffrement.