Module sur le recrutement du système de gestion des ressources humaines (SGRH)

Résumé

Le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (MAECI) gère ses données en matière de RH au moyen de la version 8.9 du Système de gestion des ressources humaines (SGRH) du gouvernement du Canada. Une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) de la version 8.9 a été réalisée et approuvée en février 2010. Par la suite, le MAECI a mis en œuvre le module sur le recrutement de la version 8.9 de People Soft.

Une EFVP a été réalisée pour évaluer et prendre en main adéquatement les implications relatives à la vie privée associées au module sur le recrutement. Il s’agissait de la réponse du MAECI à ses obligations en vertu de la Directive sur l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée du Conseil du Trésor du Canada.

L’EFVP était axée sur l’information recueillie, utilisée, divulguée et conservée dans le module sur le recrutement du SGRH. Elle n’englobait pas l’information liée aux RH qui existe à l’extérieur du Module, et n’a pas décrit les renseignements dans le système qui ne sont pas considérés comme « personnels » au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Au moment où l’EFVP a été achevée, la communauté des RH administrait ses processus opérationnels relatifs à la dotation par l’intermédiaire de divers systèmes internes et externes allant des feuilles de calculs adaptées à leurs besoins aux systèmes maison. Le 27 janvier 2010, Anciens Combattants Canada (ACC) a mis en œuvre avec succès une série d’améliorations pour permettre l’automatisation du processus de recrutement de bout en bout, dont l’interfaçage avec le Système de ressourcement de la fonction publique (SRFP) et PubliService. Les incitatifs opérationnels qui ont mené aux améliorations au module sur le recrutement existant sont les suivants :

• Réduire la saisie de données, en particulier la double saisie de données requise par les utilisateurs. Cela revêtait de l’importance pour le MAECI étant donné que beaucoup de ses processus de sélection comprennent un très grand nombre de candidats (il n’est pas rare de voir des processus de sélection attirer des centaines, sinon des milliers de candidats). Le MAECI est un employeur de choix dans la région de la capitale.
• Rendre l’application conviviale et intuitive à utiliser et réduire la navigation et le nombre de clics de souris nécessaires. Afin de réduire le temps de formation et, encore une fois, en raison du grand nombre de candidats, la saisie des données devrait être simple et ne pas nécessiter beaucoup de navigation.
• Faire en sorte que les améliorations au module sur le recrutement et celles d’ACC soient conformes aux processus et pratiques déjà utilisés par le MAECI pour les employés canadiens (EC). En particulier, faire en sorte que le système réponde au processus et non le contraire. Le MAECI a établi des processus de recrutement qui sont conformes à ses activités; en particulier, le MAECI envoie un grand nombre d’employés permutants (Service extérieur) en affectation à l’étranger et les critères établis pour chaque processus ont été établis soigneusement.
• Gérer et suivre tous les processus de sélection pour tous les types de poste d’EC.
• La mise en œuvre de ce module a été bénéfique pour les gestionnaires responsables des processus de sélection étant donné qu’elle contribuera à faciliter et à surveiller chaque étape du processus de sélection et à conserver tous les renseignements pertinents dans une seule base de données plutôt que dans plusieurs bases.

L’EFVP a permis de conclure que la mise en œuvre du module sur le recrutement n’entraînerait pas la collecte de renseignements personnels additionnels.

La nature et la portée du module sur le recrutement ont indiqué un petit nombre de questions de vie privée tel qu’envisagées dans les questionnaires des lignes directrices sur l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, ainsi que des stratégies d’atténuation adéquates pour répondre à ces questions.

Le seul secteur cerné par l’EFVP comme non conforme aux exigences relatives à la vie privée ainsi que les mesures d’atténuation adéquates recommandées par l’EFVP sont décrits ci‑dessous :

1. Procédures et documentation (risque de niveau moyen)
   • Aucun calendrier de conservation et de disposition des renseignements personnels n’avait été mis en place. L’établissement d’une politique de conservation, d’archivage et de disposition des données du SGRH et de calendriers pour les renseignements personnels ont été cernés comme des stratégies d’atténuation.
   • Il n’existait aucune politique pour prendre en main les atteintes à la vie privée mettant en jeu des renseignements personnels provenant du module sur le recrutement du SGRH. L’établissement d’une politique sur les atteintes à la vie privée pour le SGRH ainsi que sa communication subséquente aux employés ont été cernés comme des stratégies d’atténuation.