Systèmes de téléphonie et de messagerie du Ministère, voix, alarmes et communications sans fil

Sommaire exécutif

Le MAECI représente le Canada partout dans le monde au moyen d’un réseau d’ambassades, de consulats et de bureaux diplomatiques. Ces entités sont communément appelées des missions. Selon le cas, on les appelle missions classiques, petites missions, micromissions ou missions mères. Le personnel y est recruté parmi l’effectif travaillant au Canada et aussi sur place (ERP). Pour répondre à ses besoins de communications, le MAECI a créé un réseau de télécommunications intégrant un autocommutateur privé (PBX) affecté en propre et un système Octel250 ou pilote à chaque mission. Toutes les missions et l’administration centrale sont reliées pour les communications téléphoniques et de données au moyen du Réseau multi–utilisateur intégré de communications (MITNET).

Le MITNET est un réseau étendu (WAN) utilisant la technologie MRT (multiplexage par répartition dans le temps) ou MPLS (commutation multiprotocole par étiquette). Il sert toutes les missions au moyen de liaisons terrestres ou par satellite. La technologie MRT est en train d’être remplacée par la technologie MPLS. À l’heure actuelle, quatre missions utilisent encore la technologie MRT, et 40 utilisent la transmission par satellite. Outre les transferts de données, le MITNET permet les communications téléphoniques.

Le système Octel est un système de messagerie vocale qui permet au personnel de l’administration centrale et des missions de communiquer avec une ou plusieurs personnes au moyen de n’importe quel téléphone à boutons poussoirs 24 heures sur 24. Les équipements dont le MAECI est propriétaire et exploitant permettent d’offrir des services à l’administration centrale et dans toutes les missions établies dans le monde.

• Les systèmes PBX sont gérés et soutenus par des professionnels des technologies de l'information du service extérieur (FSITP) ou par du personnel de TI établi au Canada.
• Le système Octel est géré par les FSITP ou par du personnel de TI établi au Canada ainsi que par des professionnels des technologies de l'information recrutés sur place (LEITP).
• Le service Centrex est géré par les services de télécommunications de l’administration centrale.

Afin d’assurer un haut niveau de service en permanence, l’acheminement du trafic téléphonique sur le WAN est traité de façon prioritaire. En outre, le trafic téléphonique est transmis « en clair » et non codé, sur un tunnel de sécurité IP (protocole Internet), ce qui permet de réduire le surdébit associé aux communications téléphoniques et, de ce fait, le temps d’attente dû au traitement des données phoniques.

Le MAECI a la capacité d’assurer un service téléphonique codé au moyen d’un nombre limité de téléphones sécurisés de type1 reliés au PBX. À noter que le courrier de messages vocaux associé à ces téléphones n’est pas codé et est en clair.

Il y a deux types d’information personnelle recueillie et conservée dans le système MITNET :

• l’information personnelle touchant l’exploitation et la gestion de compte et du répertoire de messagerie vocale;
• l’information personnelle contenue dans les messages privés laissés sur le système à l’intention des employés lors d’appels privés.

L’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFRVP) fait partie de l’engagement du Ministère à l’égard de la protection de l’information personnelle. En outre, elle répond aux exigences de gestion de la sécurité des technologies de l'information (GSTI) qui obligent les grands services du Ministère à faire l’objet d’une évaluation en matière de sécurité et protection de la vie privée à ce point.

Bien que l’examen EFRVP du système de téléphonie et de messagerie du Ministère n’ait révélé aucun risque, il est souhaitable que le Ministère entreprenne l’élaboration d’énoncés supplémentaires en ce qui concerne la protection de la vie privée dans le cadre de la Politique sur l’utilisation des réseaux électroniques aux fins de la sensibilisation de tous les employés.