Le délégué commercial virtuel
Sommaire exécutif
Le Service des délégués commerciaux du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (MAECI) fournit un « appui dans les marchésvisés » aux exportateurs chevronnés et aux entreprises canadiennes qui ont étudié et ciblé leurs marchés. Le rôle du Service des délégués commerciaux est de promouvoir les intérêts économiques du Canada à l’étranger, par le biais d’activités d’expansion des marchés d’exportation, d’investissement étranger direct au Canada, de réseautage en science et technologie et de collaboration internationale en matière de recherche et développement (R–D).
En vue de promouvoir les intérêts économiques du Canada sur le marché mondial, les délégués commerciaux jouent un rôle fondamental dans la fourniture de renseignements sur les marchés et l’établissement d’importantes relations entre les clients canadiens et les contacts et réseaux à l’étranger. La meilleure description que l’on puisse donner des délégués commerciaux est qu’ils sont des « créateurs de relations et des courtiers en connaissances ». La participation au Délégué commercial virtuel est volontaire. Les renseignements relatifs au nom de l’entreprise, à son adresse et à ses coordonnées sont recueillis de sorte à faciliter l’accès du client aux rapports sur les marchés et aux autres services du Délégué commercial virtuel, à faciliter l’expansion d’entreprises canadiennes à l’étranger, à aider les grands groupes internationaux à investir au Canada et à établir des alliances avec des entreprises locales; ils permettent par ailleurs d’effectuer des sondages et de créer des invitations à des événements organisés par le Ministère.
Le Délégué commercial virtuel est un outil en ligne personnalisable, qui donne accès à des débouchés commerciaux, à des nouvelles par secteurs d'activités, à des renseignements opportuns sur les marchés et les secteurs ainsi qu’à des coordonnées et des services adaptés aux besoins particuliers des entreprises canadiennes en matière de relations internationales. Cet outil gratuit est une fenêtre de service unique vers des services à l’exportation personnalisés, accessibles 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.
Le Délégué commercial virtuel assure un accès direct à plus de 900 délégués commerciaux basés au Canada comme à l’étranger. Les entreprises peuvent s’inscrire en ligne, à l’adresse suivante: Le Service des délégués commerciaux du Canada.
Une Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) a été effectuée pour le service du Délégué commercial virtuel (DCV) assuré par la Direction des services électroniques du Service des délégués commerciaux (SDC), ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (MAECI). Cette EFVP a été effectuée aux fins suivantes:
- décrire et documenter les renseignements personnels qui sont recueillis auprès du Délégué commercial virtuel (DCV), la manière dont ils sont recueillis, leur utilisation, leur gestion et leur intendance, leur diffusion et les mesures prises pour protéger les renseignements personnels;
- identifier et évaluer les risques en matière de protection des renseignements personnels associés au service du DCV et les mesures d'atténuation de ces risques.
- L’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée a révélé deux problèmes mineurs concernant la protection des renseignements personnels que le DCV doit prendre en considération pour le traitement à long terme des renseignements personnels:
- Les délégués commerciaux canadiens reçoivent des coordonnées d’entreprises non canadiennes dans le cadre de rencontres en personne. Ces renseignements sont recueillis avec le consentement des personnes qui les communiquent en vue de promouvoir leur entreprise et leur investissement au Canada. Bien que les entreprises non canadiennes n’aient pas accès au DCV, le MAECI conserve ces renseignements dans une base de données distincte (TRIO), au sein de laquelle le Ministère applique strictement la législation et les politiques canadiennes relatives au respect de la vie privée, se conformant notamment les procédures qui conviennent en matière de conservation et d’élimination de l’information.
- Les outils internes du Ministère, fournis aux délégués commerciaux qui utilisent le DCV, ne permettent pas de gérer une capacité importante d’analyse rétrospective des accès aux DCV. Le MAECI étudie à l’heure actuelle le coût et la faisabilité d’une analyse rétrospective des renseignements ayant été consultés par des employés internes et des partenaires du gouvernement fédéral. Bien qu’il n’existe aucune solution à court terme pour la mise en œuvre d’un tel mécanisme, le Ministère a mis en place un programme de formation sur la protection de la vie privée à l’intention des employés qui utilisent le système en vue d’assurer un service aux entreprises canadiennes et non canadiennes.
Atténuation du risque en matière de protection des renseignements personnels
Cette partie résume les risques particuliers relatifs à la protection des renseignements personnels qui ont été identifiés au cours du processus d’EFVP et énumère les mécanismes visant à atténuer ces risques. Un certain nombre de stratégies y sont abordées, qui ne constituent néanmoins que des solutions de rechange; leur mise en œuvre systématique n’est pas nécessaire pour traiter tous les risques identifiés. La nature et l’étendue des risques résiduels s’il en est, à la suite de la mise en œuvre des stratégies d’atténuation, ne peuvent pas être déterminées à ce stade, compte tenu de l'impossibilité de savoir comment et dans quelle mesure les mécanismes d'atténuation peuvent être déployés.
- Responsabilisation
Aucun risque n’a été identifié. - Collecte des renseignements personnels
Les délégués commerciaux canadiens reçoivent des coordonnées d’entreprises non canadiennes dans le cadre de rencontres en personne. Ces renseignements sont recueillis avec le consentement des personnes qui les communiquent en vue de promouvoir leur entreprise et leur investissement au Canada. Bien que les entreprises non canadiennes n’aient pas accès au DCV, le MAECI conserve ces renseignements dans une base de données distincte (TRIO), au sein de laquelle le ministère applique strictement la législation et les politiques canadiennes relatives au respect de la vie privée, se conformant notamment aux procédures qui conviennent en matière de conservation et d’élimination de l’information.
Le Ministère a mis en place un programme de sensibilisation à la protection de la vie privée à l’intention des délégués commerciaux et des employés recrutés sur place qui offrent des services aux entreprises canadiennes et non canadiennes.
La Division des services électroniques effectue à l’heure actuelle une étude de faisabilité relative à la génération par courriel d’un accusé de réception automatique aux publics non canadiens, dans plus de 50 langues, appuyé par les délégués commerciaux à l’échelle locale et par les employés recrutés sur place, à chaque fois qu’une entreprise non canadienne est enregistrée auprès du DCV TRIO.
Dans l’attente des conclusions de cette étude, le Service des délégués commerciaux (SDC) a sollicité une opinion juridique concernant les obligations du Ministère en matière de gestion des renseignements d’une entreprise, notamment les coordonnées des entreprises non canadiennes dont la personne–ressource a fourni volontairement les renseignements, afin d’entretenir une relation et un contact avec le Ministère.
- Consentement
Aucun risque n’a été identifié. - Utilisation des renseignements personnels
Aucun risque n’a étéidentifié. - Divulgation et conservation des renseignements personnels
Aucun risque n’a été identifié. - Exactitude
Aucun risque n’a été identifié. - Mesures de protection
Les outils internes du Ministère, fournis aux délégués commerciaux qui utilisent le DCV, ne permettent pas de gérer une capacité importante d’analyse rétrospective des accès aux DCV. Le MAECI étudie à l’heure actuelle le coût et la faisabilité d’une analyse rétrospective des renseignements ayant été consultés par des employés internes et des partenaires du gouvernement fédéral.
Bien qu’il n’existe aucune solution à court terme pour la mise en œuvre d’un tel mécanisme, le Ministère a mis en place un programme de sensibilisation à la protection de la vie privée à l’intention des employés qui utilisent le système en vue d’assurer un service aux entreprises canadiennes et non canadiennes.
- Ouverture
Aucun risque n’a été identifié. - Accès individuel
Aucun risque n’a été identifié. - Problèmes de conformité
Aucun risque n’a été identifié.
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