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Rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels - 2016-2017
Table des matières
- Introduction
- Administration des demandes
- Opérations internes
- Administration des renseignements personnels
- Divulgation de renseignements personnels
- Annexe A : Arrêtés sur la délégation
- Annexe B : Ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement du Canada – rapport statistique de 2016-2017
Introduction
Nous sommes heureux de déposer le Rapport annuel au Parlement sur l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP ou la Loi) pour l'exercice 2016-2017, conformément à l'article 72 de la Loi.
Nota : Dans le présent rapport, le Ministère est appelé Affaires mondiales Canada. Cependant, son appellation légale demeure « Ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement », conformément à ce qui est énoncé dans la Loi sur le ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement.
Objet de la Loi sur la protection des renseignements personnels
La Loi sur la protection des renseignements personnels confère aux citoyens canadiens et aux personnes vivant au Canada le droit d’avoir accès aux renseignements personnels qui les concernent et que détient le gouvernement fédéral. Elle régit également la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation et l’élimination de ces renseignements.
Mandat de l’organisme
Affaires mondiales Canada est le porte-parole du pays dans le monde, et fait la promotion des intérêts politiques et économiques du Canada au sein de la communauté internationale et applique l'expérience canadienne pour contribuer à résoudre les enjeux mondiaux.
Le mandat du Ministère, énoncé dans la Loi sur le ministère des Affaires étrangères, du commerce et du développement, L.R.C. (2013), ch. 33, art. 174, se lit comme suit :
- diriger les relations diplomatiques et consulaires du Canada;
- être chargé des communications officielles entre le gouvernement du Canada, d’une part, et les gouvernements étrangers ou les organisations internationales, d’autre part;
- mener les négociations internationales auxquelles le Canada participe;
- coordonner les relations économiques internationales du Canada;
- stimuler le commerce international du Canada;
- favoriser le développement international durable et la réduction de la pauvreté dans les pays en voie de développement et fournir de l’aide humanitaire en temps de crise;
- coordonner les orientations données par le gouvernement du Canada aux chefs des missions diplomatiques et consulaires du Canada;
- assurer la gestion des missions diplomatiques et consulaires du Canada;
- assurer la gestion du service extérieur;
- encourager le développement du droit international et son application aux relations extérieures du Canada.
Le ministre des Affaires étrangères est également responsable de l’application de la Loi sur les licences d’exportation et d’importation, L.R.C. (1985), ch. E-19, qui autorise le gouvernement à surveiller et à réglementer le passage à la frontière de certaines marchandises, et de la Loi sur les mesures économiques spéciales, 40-41 Élisabeth II, ch. 17, qui autorise le gouvernement à appliquer des sanctions économiques en réponse à une menace sérieuse à la paix et à la sécurité internationales.
Le Ministère fournit également un soutien administratif aux autres institutions fédérales qui ont du personnel à l'étranger.
Structure organisationnelle
Le Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (Bureau de l'AIPRP) est chargé de l'application de la Loi, y compris du traitement des demandes et des consultations. Le directeur du Bureau de l'AIPRP relève du Secrétariat des services intégrés, qui relève pour sa part du sous-ministre des Affaires étrangères.
En 2016-2017, le personnel du Bureau de l’AIPRP a fluctué entre 45 et 60 employés, y compris les consultants, afin de remplir les obligations du Ministère en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le 31 mars 2017, le personnel du Bureau de l’AIPRP employait un directeur, quatre directeurs adjoints, neuf chefs d’équipes, vingt-neuf analystes de différents niveaux, huit employés de bureau, quatre consultants, un étudiant, un étudiant à temps partiel, quatre employés occasionnels et un gestionnaire des systèmes. Le travail consiste à traiter tant des demandes complexes ou volumineuses que des demandes routinières plus simples, y compris des demandes de consultations provenant d'autres ministères, à fournir des conseils à des intervenants internes ou externes et à donner de la formation à des employés du Ministère.
Pouvoirs délégués
Conformément à l'article 73 de la Loi, le pouvoir du ministre est délégué aux sous-ministres adjoints, au Secrétariat des services intégrés, au directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels, aux directeurs adjoints du Bureau de l’AIPRP ainsi qu’aux chefs de mission, pour la divulgation dans l’intérêt public en vertu de l’alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Administration des demandes
La section suivante explique plus en détail le rapport statistique du SCT figurant à l’annexe B.
Demandes de renseignements personnels
En 2016-2017, le Ministère a reçu 153 demandes de communication de renseignements personnels en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. À ces nouvelles demandes, il faut ajouter 33 demandes reportées de l'exercice précédent, pour un total de 186 demandes.
Pendant la période visée, 168 demandes ont été traitées et 18 dossiers encore actifs ont été reportés à la prochaine période de référence. Un plus grand nombre de demandes ont été complétées au cours de la période visée que pendant l’exercice financier précédent.
Dispositions des demandes traitées
La répartition des demandes traitées est la suivante :
| Demandes | Nombre de demandes |
|---|---|
| Divulgation totale | 18 |
| Divulgation partielle | 55 |
Aucune divulgation (exclusion) | 1 |
| Aucune divulgation (exemption) | 1 |
| Abandon de la demande | 20 |
| Aucun document n’existe | 73 |
| Total | 138 |
Exemptions et exclusions
L'exemption la plus souvent utilisée par le Ministère au cours de la période visée est celle figurant à l'article 26 [Renseignements concernant un autre individu] de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Elle a été invoquée à 50 reprises. Les exclusions figurant au paragraphe 70(1) [documents confidentiels du Cabinet] n’ont pas été invoquées par Affaires mondiales Canada au cours de cette période.
Traitement et communication des pages pertinentes
Au total, pendant cette période de référence, le Ministère a divulgué 14 002 pages des 17 423 pages pertinentes qu'il a traitées.
Prorogations de délais
Au cours de la période visée, Affaires mondiales Canada a demandé des prorogations en vertu des alinéas 15(a)i) et 15(a)ii) à 34 et 11 reprises, respectivement.
Demandes de consultation reçues d’autres institutions
Lorsqu’une demande porte sur des dossiers susceptibles d'intéresser une autre institution, on consulte le coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels de cette institution. Du 1er avril 2016 au 31 mars 2017, Affaires mondiales Canada a reçu d'autres institutions du gouvernement fédéral 19 demandes de consultation en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Au cours de la période visée, 11 consultations ont eu lieu en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Opérations internes
Formation et perfectionnement
Au cours de l'exercice 2016-2017, le Bureau de l'AIPRP a continué à fournir aux analystes la formation et les outils nécessaires pour exécuter leur travail efficacement. Les parcours d'apprentissage élaborés antérieurement ont continué d’être utilisés comme outil efficace afin de cerner et d'établir en bonne et due forme les exigences en matière de formation des employés du Bureau de l'AIPRP.
Le Bureau de l’AIPRP a aussi continué de profiter de son programme de perfectionnement professionnel, qui permet au Ministère de former ses propres analystes de l’AIPRP, en raison de la pénurie d’analystes d’expérience au sein de la communauté de l’AIPRP fédérale. Ce programme a connu beaucoup de succès en permettant de résoudre des questions de recrutement, de maintien en poste et de planification de la relève. À l'heure actuelle, 13 employés participent au programme, et le recrutement se poursuit.
L'équipe de la politique et de la gouvernance aide à prendre en mains les besoins de formation du Bureau de l'AIPRP, et du Ministère. Elle conseille également le Ministère au sujet de la conformité à la Loi sur l'accès à l'information, à la Loi sur la protection des renseignements personnels, à leurs règlements connexes et aux exigences applicables en matière de politique du Conseil du Trésor du Canada.
Le Bureau de l'AIPRP continue également d’élargir la portée de ses outils de collaboration internes afin de mettre en commun l’information et les pratiques exemplaires et de faciliter la coopération à l’échelle du Ministère. Le Bureau a mis en œuvre un programme pan-ministériel structuré de sensibilisation à l'AIPRP comprenant les activités suivantes : des réunions d’équipe, des cours « Affaires mondiales Canada 101 » à l’intention de tous les employés, des séances de formation de pré-affectation afin de mieux préparer les employés à leur travail dans les missions du Canada à l'étranger, et des séances avec des spécialistes et des agents de liaison. En outre, l’utilisation d’un tutoriel interactif sur l’AIPRP, élaboré en collaboration avec l’Institut canadien du service extérieur, se poursuit.
Afin d’aider les agents consulaires à comprendre leurs rôles et responsabilités vis-à-vis de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le contexte de la prestation de services consulaires aux Canadiens, un programme de formation particulière est offert au moyen d’exercices pratiques fondés sur des mises en situation visant à mieux préparer les employés à des situations auxquelles ils pourraient faire face dans l’exercice de leurs fonctions.
Au cours de la période visée par le rapport, 21 séances de formation officielles à l'AIPRP ont été données à environ 502 employés. La Direction de l'AIPRP du Ministère s'efforce continuellement de concevoir des outils didactiques et de les améliorer par l’intermédiaire des commentaires des employés qui ont pris part aux diverses séances de formation offertes.
De plus, 77 participants ont pris part à sept séances de formation axées sur la politique sur la protection des renseignements personnels. Au cours de la prochaine année, l'équipe mettra en œuvre un certain nombre d'outils afin d'instaurer une approche plus proactive et axée sur les risques de la gestion de la protection des renseignements personnels et de la sensibilisation à celle-ci au sein d'Affaires mondiales Canada.
Politiques, lignes directrices et procédures nouvelles ou révisées
Bien que la charge de travail ait augmenté, le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels du Ministère s’efforce continuellement de réaliser des gains d'efficacité. Les lignes directrices internes de la direction ont été converties en un « document électronique évolutif », dit « evergreen », qui est mis à jour dès que de nouvelles politiques sont mises en œuvre ou que d'anciennes politiques sont modifiées.
Le Ministère a continué à accorder une grande importance à la sensibilisation de ses agents en ce qui concerne leurs rôles et responsabilités en matière d’AIPRP pour assurer la conformité et réaliser des gains d’efficience.
Principaux enjeux soulevés et mesures prises à la suite de plaintes, de vérifications et d’enquêtes
Pendant la période visée, le Ministère a reçu cinq plaintes. Le Ministère a réglé trois plaintes au cours de la même période, dont deux qui avaient été ouvertes au cours des années précédentes. Quatre plaintes ont été reportées au prochain exercice.
- Quatre des cinq plaintes reçues concernaient les exemptions utilisées par Affaires mondiales Canada. Ces quatre plaintes sont toujours en cours de traitement en collaboration avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.
- L'autre plainte ouverte au cours du présent exercice financier concernait une réponse tardive à un demandeur. Cette plainte a été jugée fondée et a été résolue.
- L'une des plaintes traitées portait sur une divulgation présumée illégale de renseignements personnels. La plainte a été jugée non fondée par le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.
- La troisième plainte portait sur les exemptions utilisées par le Ministère et a été résolue.
Le Ministère prend ces plaintes au sérieux. Pour qu’il y en ait le moins possible, le Bureau de l’AIPRP organise des séances d’information dans l’ensemble du Ministère, met à jour son site intranet ainsi que les pages du site Web du Bureau portant sur l’AIPRP et voit à ce que les nouveaux employés soient adéquatement formés. Le Ministère offre également une formation plus poussée à la Loi sur la protection des renseignements personnels destinée aux membres du personnel consulaire avant qu'ils se rendent à l'étranger.
Surveillance du temps de traitement
Le Ministère utilise les outils suivants pour faire le suivi du temps requis pour traiter les demandes reçues :
- Rapport sur les tâches en cours (toutes les deux semaines) : désigne toutes les tâches en cours d’exécution au sein du Ministère, y compris, pour chaque tâche, le secteur et le bureau responsables, le type de tâche, le résumé de la demande et le nom de l’analyste désigné. Ces renseignements sont fournis à tous les sous-ministres adjoints et directeurs généraux du Ministère.
- Rapport trimestriel sur le rendement, présenté au Conseil exécutif : aperçu ministériel de la conformité de chacun des secteurs aux tâches liées à l’AIPRP (nombre de prorogations demandées, pourcentage de demandes réglées dans les délais prescrits, temps moyen de réponse). Le Conseil exécutif comprend les sous-ministres d'Affaires mondiales et les sous-ministres adjoints, ainsi que le Secrétariat des services intégrés, l'avocat général principal, le dirigeant principal de la vérification, et cinq chefs de mission de niveau supérieur.
Administration des renseignements personnels
Atteintes à la vie privée
Détails concernant six atteintes à la vie privée qui ont eu lieu pendant la période visée :
- PBR-2015-02298 – Des rapports de l'inspecteur général téléchargés de manière incorrecte sur CCM Mercury. Cette atteinte a été signalée au commissaire à la protection de la vie privée.
- PBR-2015-02594 – Une liste de citoyens en Asie qui ont présenté une demande de visa de voyage canadien a été communiquée au gouvernement hôte par erreur. Cette atteinte a été signalée au commissaire à la protection de la vie privée.
- PBR-2016-00636 – Deux demandes de passeport ont disparu de la mission de Santiago au Chili. Cette atteinte a été signalée au commissaire à la protection de la vie privée.
- PBR-2016-00640 – Un passeport a disparu de l'ambassade aux EAU. Cette atteinte a été signalée au commissaire à la protection de la vie privée.
- PBR-2016-00641 – Perte d'un titre de voyage d'urgence annulé au Haut-commissariat à Nairobi au Kenya. Cette atteinte a été signalée au commissaire à la protection de la vie privée.
- PBR-2016-01147 – Courriel envoyé à de multiples membres du personnel recrutés sur place à la mission de Washington D.C. aux États-Unis au sujet de la présentation d'un grief. Le courriel était adressé de telle sorte que chaque destinataire pouvait lire le nom des autres personnes concernées par le grief. Cette atteinte a été signalée au commissaire à la protection de la vie privée.
- PBR-2016-01307 – Un passeport a disparu de la mission à Guatemala City au Guatemala. Cette atteinte a été signalée au commissaire à la protection de la vie privée.
- PBR-2016-01374 – Envoi par le bureau de surveillance d'urgence au sein de l'administration centrale d'un courriel renfermant des renseignements personnels sur un client en Afrique du Sud à un tiers par erreur. Cette atteinte a été signalée au commissaire à la protection de la vie privée.
- PBR-2016-01586 – Divulgation non autorisée des renseignements personnels d'un client consulaire à un membre de sa famille. Cette atteinte a été signalée au commissaire à la protection de la vie privée.
- PBR-2016-01593 – Un passeport expiré et les pièces justificatives envoyés par la poste à un mauvais client depuis la mission de Tel-Aviv en Israël. Cette atteinte a été signalée au commissaire à la protection de la vie privée.
Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée
Affaires mondiales Canada a réalisé deux évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) au cours de l'exercice financier (EF) 2016-2017.
- L'EFVP du Système de gestion des cas des services consulaires (COSMOS) a étudié les risques pour la protection des renseignements personnels connexes à l'utilisation de COSMOS pour appuyer la gestion et la fourniture des services consulaires. La portée de l'EFVP a été limitée au COSMOS, et plus particulièrement à ses processus opérationnels et de fonctionnement. L'évaluation a décelé huit risques potentiels et déterminé les stratégies correspondantes permettant d'atténuer ces risques.
- L'EFVP du Programme d'enquête administrative a analysé les risques liés aux enquêtes du Ministère sur les allégations d'inconduite des fonctionnaires, entrepreneurs, vendeurs ou des membres du personnel recruté à l'étranger. L'évaluation a décelé deux risques potentiels et déterminé les stratégies correspondantes permettant d'atténuer ces risques.
Divulgation de renseignements personnels
Le paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels prévoit que « la communication des renseignements personnels qui relèvent d'une institution fédérale est autorisée » dans certains cas.
Alinéa 8(2)m)
Les renseignements personnels peuvent être communiqués « à toute autre fin dans les cas où, de l'avis du responsable de l'institution :
(i) des raisons d’intérêt public justifieraient nettement une éventuelle violation de la vie privée,
(ii) l’individu concerné en tirerait un avantage certain ».
Au cours de l'exercice financier 2016-2017, Affaires mondiales Canada a procédé à un total de 55 divulgations aux termes de l'alinéa 8(2)m). Dans cinq divulgations sur le total de cinquante-cinq, AMC a considéré que l'intérêt public justifiait nettement une éventuelle violation de la vie privée. Toutes les autres divulgations ont été considérées comme procurant un avantage certain à l'individu concerné.
Des divulgations au titre du sous-alinéa 8(2)m)(i), trois d'entre elles ont été réalisées dans l'intérêt de la sécurité publique, alors que deux l'ont été afin de venir en aide à l'enquête.
Des divulgations au titre du sous-alinéa 8(2)m)(ii), cinq d'entre elles ont été effectuées afin d'avertir les autorités compétentes ou la famille de la détention ou de l'arrestation à l'étranger d'une personne; quatre l'ont été dans le cadre d'un effort visant à trouver des personnes en détresse; six divulgations concernaient le fait d'avertir les autorités ou agences locales de cas se rapportant à la protection de l'enfance; quatre divulgations ont été réalisées afin de contribuer au rapatriement d'une personne au Canada; et finalement, trente et une divulgations ont été effectuées à l'intention des familles, des amis ou de l'avocat d'une personne ayant besoin d'aide médicale.
Tous les signalements au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada sont intervenus après que les divulgations aient été effectuées. En raison d'une modification récente apportée à la procédure, le Ministère doit faire figurer le nom des personnes concernées par les divulgations au titre de l'alinéa 8(2)m) dans les signalements effectués au Commissariat à la protection de la vie privée. Cela a occasionné des retards dans nos signalements. Au 31 mars 2017, un certain nombre de divulgations de renseignements personnels au titre de l'alinéa 8(2)m) de la Loi n'a pas encore été signalé au Commissariat à la protection de la vie privée. Nous préparons à l'heure actuelle nos signalements au Commissariat à la protection de la vie privée afin de veiller à ce que nous nous conformions à nos obligations aux termes du paragraphe 8(5) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Annexe A : Arrêté sur la délégation
Arrêté sur la délégation en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
En vertu de l’article 73 de la Loi sur l’accès à l’information, le ministre des Affaires étrangères délègue aux titulaires des postes mentionnés à l’annexe ci-après, ainsi qu’aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont il est, en qualité de responsable d’une institution fédérale, investi par les articles de la Loi mentionnés dans l’annexe en regard de chaque poste. Le présent document remplace et annule celui daté du 2 octobre 2009.
Annexe
Postes
- Sous-ministre des Affaires étrangères (tous les articles)
- Sous-ministre du Commerce international (tous les articles)
- Sous-ministre du Développement international (tous les articles)
- Sous-ministre délègué des Affaires étrangères (tous les articles)
- Sous-ministre adjoint des Services consulaires (seulement en vertu de l'alinéa 8(2)(m) touchant la communication dans l'intérêt public)
- Chefs de mission (seulement en vertu de l'alinéa 8(2)(m) touchant la communication dans l'intérêt public)
- Directeur général du Secrétariat des services intégrés (tous les articles)
- Directeur de l'Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (tous les articles)
- Directeur adjoint de l'Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (tous les articles)
L'honorable Chrystia Freeland, c.p., député
Ottawa, le 4 juillet 2017
Annexe B : Ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement du Canada – rapport statistique de 2016-2017
Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels
Nom de l’institution : Affaires mondiales Canada
Période d’établissement de rapport : 2016-04-01 à 2017-03-31
Partie 1 - Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
| Demandes | Nombre de demandes |
|---|---|
| Reçues pendant la période visée par le rapport | 153 |
| Demandes reportées depuis la période de rapport précédente | 33 |
| Total | 186 |
| Réglées pendant la période visée par le rapport | 168 |
| Reportées à la période visée par le prochain rapport | 18 |
Partie 2 - Demandes fermées pendant la période visée par le rapport
2.1 Dispositions et délais de traitement
| Disposition des demandes | Completion Time | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 à 15 jours | 16 à 30 jours | 31 à 60 jours | 61 à 120 jours | 121 à 180 jours | 181 à 365 jours | Plus de 365 jours | Total | |
| Communication totale | 4 | 6 | 6 | 1 | 1 | 0 | 0 | 18 |
| Communication partielle | 2 | 7 | 12 | 13 | 12 | 7 | 2 | 55 |
| Exception totale | 0 | 0 | 1 | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 |
| Exclusion totale | 0 | 1 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 |
| Aucun document n'existe | 12 | 56 | 4 | 1 | 0 | 0 | 0 | 73 |
| Demande abandonnée | 16 | 4 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 20 |
| Ni confirmée ni infirmée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 34 | 74 | 23 | 15 | 13 | 7 | 2 | 168 |
2.2 Exceptions
| Article | Nombre de demandes |
|---|---|
| 18(2) | 0 |
| 19(1)(a) | 9 |
| 19(1)(b) | 1 |
| 19(1)(c) | 0 |
| 19(1)(d) | 0 |
| 19(1)(e) | 0 |
| 19(1)(f) | 0 |
| 20 | 0 |
| 21 | 17 |
| 22(1)(a)(i) | 1 |
| 22(1)(a)(ii) | 0 |
| 22(1)(a)(iii) | 0 |
| 22(1)(b) | 3 |
| 22(1)(c) | 0 |
| 22(2) | 0 |
| 22.1 | 0 |
| 22.2 | 0 |
| 22.3 | 0 |
| 23(a) | 1 |
| 23(b) | 0 |
| 24(a) | 0 |
| 24(b) | 0 |
| 25 | 2 |
| 26 | 50 |
| 27 | 12 |
| 28 | 0 |
2.3 Exclusions
| Article | Nombre de demandes |
|---|---|
| 69(1)(a) | 0 |
| 69(1)(b) | 0 |
| 69.1 | 0 |
| 70(1)(a | 0 |
| 70(1)(b) | 0 |
| 70(1)(c) | 0 |
| 70(1)(d) | 0 |
| 70(1)(e) | 0 |
| 70(1)(f) | 0 |
| 70.1 | 0 |
2.4 Support des documents communiqués
| Disposition | Papier | Électronique | Autres |
|---|---|---|---|
| Communication totale | 14 | 4 | 0 |
| Communication partielle | 20 | 35 | 0 |
| Total | 34 | 39 | 0 |
2.5 Complexité
2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées
| Disposition des demandes | Nombre de pages traitées | Nombre de pages communiquées | Nombre de demandes |
|---|---|---|---|
| Communication totale | 576 | 504 | 18 |
| Communication partielle | 16 829 | 13 487 | 55 |
| Exception totale | 3 | 0 | 1 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 1 |
| Demande abandonnée | 15 | 11 | 20 |
| Ni confirmée ni infirmée | 0 | 0 | 0 |
| Total | 17 423 | 14 002 | 95 |
2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l'ampleur des demandes
| Disposition | Moins de 100 pages traitées | 101 à 500 pages traitées | 501 à 1 000 pages traités | 1 001 à 5 000 pages traitées | Plus de 5 000 pages traitées | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandess | Pages communiquées | Nombre de demandess | Pages communiquées | Nombre de demandess | Pages communiquées | Nombre de demandess | Pages communiquées | |
| Communication totale | 16 | 303 | 2 | 201 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Communication partielle | 21 | 822 | 24 | 4 673 | 6 | 3 527 | 4 | 4 465 | 0 | 0 |
| Exception totale | 1 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 1 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Demande abandonnée | 20 | 11 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Ni confirmée ni infirmée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 59 | 1 136 | 26 | 4 874 | 6 | 3 527 | 4 | 4 465 | 0 | 0 |
2.5.3 Autres complexités
| Disposition | Consultation requise | Avis juridique | Renseignement entremêlés | Autres | Total |
|---|---|---|---|---|---|
| Communication totale | 0 | 0 | 2 | 0 | 2 |
| Communication partielle | 11 | 0 | 10 | 0 | 21 |
| Exception totale | 1 | 0 | 0 | 0 | 1 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Demande abandonnée | 0 | 0 | 2 | 0 | 2 |
| Ni confirmée ni infirmée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 12 | 0 | 14 | 0 | 26 |
2.6 Présomptions de refus
2.6.1 Motifs du non respect du délai statuaire
| Nombre de demandes fermées après le délai statuaire | Motif principal | |||
|---|---|---|---|---|
| Charge de travail | Consultation externe | Consultation interne | Autres | |
| 40 | 10 | 2 | 11 | 17 |
2.6.2 Nombre de jours de retard
| Nombre de jours de retard | Nombre de demandes en retard où le délai n'a pas été prorogé | Nombre de demandes en retard où le délai a été prorogé | Total |
|---|---|---|---|
| 1 à 15 jours | 1 | 3 | 4 |
| 16 à 30 jours | 6 | 2 | 8 |
| 31 à 60 jours | 1 | 4 | 5 |
| 61 à 120 jours | 5 | 8 | 13 |
| 121 à 180 jours | 1 | 3 | 4 |
| 181 à 365 jours | 1 | 4 | 5 |
| Plus de 365 jours | 0 | 1 | 1 |
| Total | 15 | 25 | 40 |
2.7 Demandes de traduction
| Demandes de traduction | Acceptées | Refusées | Total |
|---|---|---|---|
| De l'anglais au français | 0 | 0 | 0 |
| Du fançais à l'anglais | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 |
Partie 3 - Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)
| Alinéa 8(2)(e) | Alinéa 8(2)(m) | Paragraphe 8(5) | Total |
|---|---|---|---|
| 11 | 55 | 10 | 76 |
Partie 4 - Demandes de correction de renseignements personnels et mentions
| Disposition des demandes de correction reçues | Nombre |
|---|---|
| Mentions annexées | 0 |
| Demandes de correction acceptées | 0 |
| Total | 0 |
Partie 5 - Prorogations
5.1 Motifs des prorogations et dispositions des demandes
| Disposition des demandes où le délai a été prorogé | 15(a)(i) Entrave au fonctionnement | 15(a)(ii) Consultation | 15(b) Traduction ou conversion | |
|---|---|---|---|---|
| Article 70 | Autres | |||
| Communication totale | 3 | 0 | 0 | 0 |
| Communication partielle | 30 | 0 | 10 | 0 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Aucun document n'existe | 1 | 0 | 1 | 0 |
| Demande abandonnée | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 34 | 0 | 11 | 0 |
5.2 Durée des prorogations
| Durée des prorogations | 15(a)(i) Entrave au fonctionnement | 15(a)(ii) Consultation | 15(b) Traduction ou conversion | |
|---|---|---|---|---|
| Article 70 | Autres | |||
| 1 à 15 jours | 1 | 0 | 1 | 0 |
| 16 à 30 jours | 33 | 0 | 10 | 0 |
| Total | 34 | 0 | 11 | 0 |
Partie 6 - Demandes de consultations reçues d'autres institutions et organisations
6.1 Demandes de consultations reçues d'autres institutions et organisations
| Consultations | Autres institutions du gouvernement du Canada | Nombre de pages à traiter | Autres organisations | Nombre de pages à traiter |
|---|---|---|---|---|
| Reçues pendant la période d'établissement de rapport | 12 | 867 | 0 | 0 |
| En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente | 7 | 240 | 0 | 0 |
| Total | 19 | 1 107 | 0 | 0 |
| Fermées pendant la période d'établissement de rapport | 11 | 441 | 0 | 0 |
| Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport | 8 | 666 | 0 | 0 |
6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada
| Recommandation | Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 à 15 jours | 16 à 30 jours | 31 à 60 jours | 61 à 120 jours | 121 à 180 jours | 181 à 365 jours | Plus de 365 jours | Total | |
| Communication totale | 1 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 |
| Communication partielle | 0 | 1 | 1 | 1 | 0 | 1 | 0 | 4 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Consulter une autre institution | 0 | 1 | 0 | 1 | 2 | 0 | 0 | 4 |
| Autre | 1 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 2 |
| Total | 2 | 2 | 1 | 2 | 2 | 1 | 1 | 11 |
6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organisations
| Recommandation | Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 à 15 jours | 16 à 30 jours | 31 à 60 jours | 61 à 120 jours | 121 à 180 jours | 181 à 365 jours | Plus de 365 jours | Total | |
| Communication totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Communication partielle | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Consulter une autre institution | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Autre | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Partie 7 - Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet
7.1 Demandes auprès des services juridiques
| Nombre de jours | Moins de 100 pages traitées | De 101 à 500 pages traitées | De 501 à 1 000 pages traitées | De 1 001 à 5 000 pages traitées | Plus de 5 000 pages traitées | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandess | Pages communiquées | Nombre de demandess | Pages communiquées | Nombre de demandess | Pages communiquées | Nombre de demandess | Pages communiquées | |
| 1 à 15 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 16 à 30 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 31 à 60 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 61 à 120 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 121 à 180 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 181 à 365 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Plus de 365 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé
| Nombre de jours | Moins de 100 pages traitées | De 101 à 500 pages traitées | De 501 à 1 000 pages traitées | De 1 001 à 5 000 pages traitées | Plus de 5 000 pages traitées | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandess | Pages communiquées | Nombre de demandess | Pages communiquées | Nombre de demandess | Pages communiquées | Nombre de demandess | Pages communiquées | |
| 1 à 15 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 16 à 30 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 31 à 60 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 61 à 120 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 121 à 180 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 181 à 365 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Plus de 365 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Partie 8 - Plaintes et enquêtes
| Article 31 | SectArticleion 33 | Article 35 | Recours judiciaire | Total |
|---|---|---|---|---|
| 5 | 0 | 3 | 0 | 8 |
Partie 9 - Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)
| Nombre d'ÉFVP terminées |
|---|
| 2 |
Partie 10 - Ressources liées à la Loi sur la proctection des renseignement personnels
10.1 Coûts
| Dépenses | Montant | |
|---|---|---|
| Salaires | 437 909 $ | |
| Heures supplémentaires | 905 $ | |
| Biens et services | 137 419 $ | |
| Contrats de services professionnels | 127 769 $ | |
| Autres | 9 650 $ | |
| Total | 576 723 $ | |
10.2 Ressources humaines
| Ressources | Années-personnes consacrées aux activités liées à la protection des renseignements personnels |
|---|---|
| Employés à temps plein | 5,68 |
| Employés à temps partiel et occasionnels | 0,74 |
| Employés régionaux | 0,00 |
| Experts-conseils et personnel d'agence | 1,63 |
| Étudiants | 0,11 |
| Total | 8,16 |
Remarque : Entrer des valeurs à deux décimales.
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