Rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels - 2017-2018

Table des matières

• Présentation
  • But de la Loi sur la protection des renseignements personnels
  • Mandat de l’organisme
  • Structure organisationnelle
  • Pouvoirs délégués
  • Points saillants du rapport
• Administration des demandes
  • Demandes de communication des renseignements personnels
  • Répartition des demandes traitées
  • Exceptions et exclusions
  • Traitement et communication des pages pertinentes
  • Prorogations de délai
  • Consultations reçues d’autres institutions
• Opérations internes
  • Formation et perfectionnement
  • Politiques, lignes directrices et procédures nouvelles ou révisées
  • Plaintes, vérifications et enquêtes
  • Surveillance du temps de traitement
• Administration des renseignements personnels
  • Atteintes à la vie privée
  • Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP)
  • Communication des renseignements personnels
• Annexe A : Arrêté sur la délégation
• Annexe B : Rapport statistique pour 2017-2018 d’Affaires mondiales Canada

Présentation

Nous sommes heureux de déposer le Rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels pour l’exercice 2017-2018, conformément à l’article 72 de la Loi.

NOTA : Dans le présent rapport, le Ministère est appelé Affaires mondiales Canada. Cependant, son appellation légale demeure « ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement », conformément à ce qui est énoncé dans la Loi sur le ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement.

But de la Loi sur la protection des renseignements personnels

La Loi sur la protection des renseignements personnels confère aux citoyens canadiens et aux personnes vivant au Canada le droit d’avoir accès aux renseignements personnels qui les concernent et que détient le gouvernement fédéral. Elle régit également la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation et l’élimination de ces renseignements.

Mandat de l’organisme

Affaires mondiales Canada est le porte-parole du pays dans le monde et s’emploie à faire la promotion des intérêts politiques et économiques du Canada au sein de la communauté internationale ainsi qu’à appliquer l’expérience canadienne afin de contribuer à résoudre les enjeux mondiaux.

Le mandat du Ministère, énoncé dans la Loi sur le ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement, L.R.C. (2013), ch. 33, art. 174, est le suivant :

• diriger toutes les relations diplomatiques et consulaires du Canada;
• être chargé des communications officielles entre le gouvernement du Canada, d’une part, et les gouvernements étrangers ou les organisations internationales, d’autre part;
• mener et gérer les négociations internationales auxquelles participe le Canada;
• coordonner les relations économiques internationales du Canada;
• stimuler le commerce international du Canada;
• favoriser le développement international durable et la réduction de la pauvreté dans les pays en développement, et fournir une aide humanitaire en cas de crise;
• coordonner les orientations données par le gouvernement du Canada aux chefs des missions diplomatiques et consulaires du Canada;
• assurer la gestion des missions diplomatiques et consulaires du Canada;
• assurer la gestion du Service extérieur;
• encourager le développement du droit international et son application aux relations extérieures du Canada.

Le ministre des Affaires étrangères est également responsable de l’application de la Loi sur les licences d’exportation et d’importation, L.R.C. (1985), ch. E-19, qui autorise le gouvernement à surveiller et à réglementer le passage à la frontière de certaines marchandises, et de la Loi sur les mesures économiques spéciales, L.C. 1992, ch. 17, qui autorise le gouvernement à appliquer des sanctions économiques en réponse à une menace sérieuse à la paix et à la sécurité internationales.

Le Ministère fournit également un soutien administratif aux autres ministères qui ont du personnel à l’étranger.

Structure organisationnelle

La Direction de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) est chargée de l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels, y compris le traitement des demandes et des consultations. Le directeur de la Direction de l’AIPRP relève du secrétaire des Services intégrés, qui relève pour sa part du sous- ministre des Affaires étrangères.

En 2017-2018, la Direction de l’AIPRP employait 62 équivalents temps plein afin de remplir les obligations du Ministère en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Pendant la majeure partie de l’exercice financier, le personnel de la Direction comptait jusqu’à sept consultants et deux étudiants.

La structure de la Direction comprend un directeur, cinq directeurs adjoints, neuf chefs d’équipe, un conseiller principal, un gestionnaire, un adjoint administratif, quarante-quatre analystes, deux administrateurs de système et sept commis. Cette liste comprend l’équipe de politiques et gouvernance de la protection des renseignements personnels, qui est composée d’un chef d’équipe et de trois analystes qui travaillent exclusivement à l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Pendant la période visée par le rapport, ce ne sont pas tous les postes de la Direction qui étaient dotés.

Le travail de la Direction de l’AIPRP consiste à traiter les demandes d’accès à des renseignements personnels détenus par le Ministère et les demandes de consultations provenant d’autres ministères, ainsi qu’à fournir des conseils à des intervenants internes ou externes sur des questions de protection de la vie privée et à donner de la formation à des employés du Ministère.

Pouvoirs délégués

En conformité avec l’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le pouvoir du ministre est délégué aux sous- ministres, au secrétaire des Services intégrés ainsi qu’au directeur et aux directeurs adjoints de la Direction de l’AIPRP. Il est également délégué aux chefs de mission pour la divulgation dans l’intérêt public en vertu de l’alinéa 8(2)m) de la Loi.

Points saillants du rapport

NOMBRE DE DEMANDES

Durant l’exercice financier 2017-2018, le nombre de demandes adressées au Ministère en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels a diminué de 44 % par rapport à la période précédente et de 36 % comparativement à la moyenne des trois périodes précédente. Le nombre de demandes fermées par le Ministère a diminué de 59 % par rapport à la période précédente.

TAUX DE PRÉSOMPTION DE REFUS

Le taux de présomption de refus du Ministère en 2017-2018 (c.-à-d. le pourcentage de demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels qui ont reçu une réponse après le délai prévu par la Loi) s’établissait à 33 %. Il s’agissait d’une augmentation de 10 % du taux de présomption de refus comparativement à la période précédente et une augmentation de 6 % par rapport à la moyenne des trois périodes précédentes.

MÉTHODES NOVATRICES POUR AMÉLIORER L’EFFICACITÉ OPÉRATIONNELLE

Pendant la période de référence, la Direction de l’AIPRP a entrepris un processus systématique et permanent pour examiner et rationaliser ses activités. Ce processus comprenait l’identification de réformes précises permettant d’améliorer l’efficacité ainsi que la création d’équipes de projet responsables de mettre en œuvre ces réformes. On devrait ressentir les avantages de ces initiatives pendant le prochain exercice. En outre, la Direction a identifié un poste qui sera occupé par un conseiller principal en matière de politique et de gouvernance de l’AIPRP. Une des principales fonctions associées à ce poste consiste à promouvoir des procédures et une formation améliorées afin de favoriser l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Administration des demandes

La section suivante explique les éléments clés du rapport statistique à l’intention du Secrétariat du Conseil du Trésor présenté à l’annexe B.

Demandes de communication des renseignements personnels

En 2017-2018, le Ministère a reçu 86 demandes de communication de renseignements personnels en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. De plus, 18 demandes ont été reportées de l’exercice financier précédent, pour un total de 104 demandes en cours.

Durant la période visée par le rapport, 69 demandes ont été fermées. Par conséquent, 35 dossiers encore actifs ont été reportés à la prochaine période de référence.

Répartition des demandes traitées

Voici la répartition des demandes de renseignements personnels reçues durant la période visée par le présent rapport :

Exceptions et exclusions

Les seules exceptions en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels utilisées par le Ministère pendant la période de référence étaient liées à l’article 26, Renseignements concernant un autre individu (appliqué à 29 demandes), et à l’article 27, Secret professionnel des avocats (appliqué à 3 demandes).

Traitement et communication des pages pertinentes

Pendant la période de référence, le Ministère a communiqué 6 797 pages des 8 932 pages pertinentes qu’il a traitées.

Prorogations de délai

Au cours de la période de référence, le Ministère a demandé 27 prorogations en vertu du sous-alinéa 15a)(i) et 2 prorogations en vertu du sous- alinéa 15a)(ii).

Consultations reçues d’autres institutions

Lorsqu’une demande adressée au Ministère portait sur des dossiers susceptibles d’intéresser une autre institution, le Ministère consultait le coordonnateur de l’AIPRP de cette institution.

Compte tenu de son mandat et de ses diverses responsabilités à l’échelle internationale, le Ministère a joué un rôle clé en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels au nom des autres institutions du gouvernement du Canada. Plus précisément, le Ministère a consulté des gouvernements et des organismes étrangers pour le compte d’autres institutions fédérales lorsque celles-ci devaient déterminer si elles pouvaient communiquer des documents provenant de l’étranger. Au cours de la période visée par le rapport, le Ministère a reçu 3 nouvelles demandes de consultation en vertu de la Loi provenant toutes d’autres institutions gouvernementales fédérales. En tout, le Ministère a traité 7 demandes de consultation.

Opérations internes

Formation et perfectionnement

Pendant l’exercice 2017-2018, la Direction de l’AIPRP a continué d’offrir à ses analystes la formation et les outils nécessaires pour effectuer leur travail efficacement, notamment en veillant à ce que les ententes d’évaluation de rendement de tous les membres du personnel comprennent des plans d’apprentissage.

La Direction de l’AIPRP a profité de son programme de perfectionnement professionnel, qui permet au Ministère de former et de promouvoir ses propres analystes du niveau débutant au niveau principal. Ce programme a connu beaucoup de succès en facilitant la résolution de défis liés au recrutement, au maintien en poste et à la planification de la relève. À la fin de l’exercice, 17 employés faisaient partie du programme et des processus de recrutement étaient en cours.

La Direction de l’AIPRP a également continué d’élargir son utilisation d’outils de collaboration internes afin de mettre en commun l’information et les pratiques exemplaires et de faciliter la coopération à l’échelle du Ministère. Un programme panministériel structuré de sensibilisation à l’AIPRP était en place et comprenait les activités suivantes : des séances de formation trimestrielles formelles, des séances de formation de préaffectation pour préparer les employés à leur travail dans les missions du Canada à l’étranger et des séances de formation individualisées. En outre, pendant la période visée par le rapport, 182 employés ont suivi un tutoriel interactif en ligne sur l’AIPRP, élaboré en collaboration avec l’Institut canadien du service extérieur.

Afin d’aider les agents consulaires à comprendre leurs rôles et responsabilités vis-à-vis de la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le contexte de la prestation de services consulaires aux Canadiens, un programme de formation particulier a été offert au moyen d’exercices pratiques fondés sur des mises en situation. De même, un programme de formation sur mesure a été offert au personnel du Bureau de gestion des Sommets dans la perspective du rôle du Canada à titre d’hôte du Sommet du G7 de 2018.

Le nouveau conseiller principal en matière de politique et de gouvernance de l’AIPRP de la Direction avait la tâche d’organiser et d’offrir de la formation sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels aux employés ministériels ainsi que de la formation visant à renforcer l’expertise du personnel de la Direction. Lorsque le poste de conseiller principal n’était pas occupé, la formation destinée au Ministère était offerte par une liste de membres aguerris de la Direction.

Au cours de la période visée par le rapport, au moins 33 séances de formation officielles sur l’AIPRP ont été données à environ 532 employés. La Direction de l’AIPRP s’est continuellement efforcée de concevoir des outils didactiques et de les améliorer par l’intermédiaire des commentaires des employés qui ont pris part à ces séances de formation.

De plus, l’équipe de politiques et gouvernance de la protection des renseignements personnels de la Direction a offert 2 séances de formation formelles à environ 24 participants. Ces séances étaient axées spécifiquement sur les questions liées à la politique de confidentialité, tels que les principes qui régissent la divulgation non autorisée des renseignements personnels, conformément au paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Politiques, lignes directrices et procédures nouvelles ou révisées

Pendant la période de référence, l’équipe de politiques et gouvernance de la protection des renseignements personnels de la Direction de l’AIPRP a entrepris plusieurs initiatives visant à améliorer la mise en œuvre des principes de protection des renseignements personnels au sein du Ministère. Ceux-ci incluaient :

• la mise en œuvre de nouvelles procédures internes pour orienter le traitement des dossiers liés à la protection de la vie privée;
• la présentation d’un questionnaire amélioré permettant aux programmes du Ministère de fournir des renseignements pertinents au sujet de la façon dont ils prévoient gérer les renseignements personnels et de demander conseil à l’équipe;
• la mise à jour des outils de référence internes du Ministère pour que le personnel soit mieux outillé pour gérer les problèmes relatifs à la protection des renseignements personnels (p. ex. définir les mesures à prendre et les points de contact pertinents en cas d’atteinte à la vie privée).

En septembre 2017, la Direction a lancé un examen exhaustif de ses procédures d’AIPRP à l’aide de la méthodologie « LEAN ». À la fin de la période de référence, plusieurs équipes de projet finalisaient des plans détaillés visant à mettre en œuvre les réformes au cours du prochain exercice financier. Parmi les initiatives envisagées se trouvaient des améliorations de l’efficacité administrative interne (p. ex. éliminer les vérifications de documents redondantes) et des efforts plus étendus déployés pour modifier la culture ministérielle (p. ex. s’assurer que les directions consultées relativement à une demande d’AIPRP justifient pleinement toute exception suggérée).

Le nouveau conseiller principal en matière de politique et de gouvernance de l’AIPRP a également été chargé de trouver des façons d’améliorer le rendement de la Direction. Il devait notamment s’occuper de la réorganisation complète des lignes directrices internes de la Direction. Le poste était vacant à la fin de la période de référence, mais le projet devrait être mis en œuvre lorsque la dotation sera terminée pendant le prochain exercice.

Le Ministère a continué d’accorder une grande importance à la sensibilisation de ses agents en ce qui concerne leurs rôles et responsabilités en matière d’AIPRP pour assurer la conformité et l’efficacité.

Plaintes, vérifications et enquêtes

Pendant la période visée, le Ministère a reçu 3 nouvelles plaintes. De plus, 12 plaintes ont été reportées de l’exercice financier précédent. Le Ministère a réglé 8 plaintes, qui avaient toutes été ouvertes au cours des exercices précédents. Par conséquent, sept plaintes ont été reportées à l’exercice suivant.

Sur les trois plaintes reçues pendant la période visée par le rapport :

• une traitait des exceptions utilisées par le Ministère pour répondre à une demande en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels;
• une autre plainte concernait une réponse tardive à un demandeur;
• la dernière plainte soutenait que le Ministère avait divulgué à tort des renseignements personnels.

Sur les huit plaintes réglées pendant la période de référence :

• quatre concernaient des recherches incomplètes de renseignements personnels. Parmi celles-ci, une plainte a été jugée fondée par le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada et a été réglée. Les trois autres plaintes ont été considérées comme non fondées;
• trois plaintes traitaient d’une réponse tardive à un demandeur. Les trois plaintes ont été jugées non fondées par le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada;
• une dernière plainte concernait les exceptions utilisées par le Ministère en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et a été jugée non fondée par le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

Le Ministère a pris très au sérieux les plaintes reçues et a réglé les problèmes ciblés, entre autres grâce à la formation. La Direction avait un agent affecté exclusivement au règlement des plaintes.

Surveillance du temps de traitement

Le Ministère surveillait le temps de traitement des demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels au moyen d’un rapport hebdomadaire sur les tâches en cours d’exécution. Ce rapport signalait toutes les tâches en cours d’exécution au sein du Ministère. Pour chaque tâche, il indiquait le secteur et le bureau responsables, le type de tâche, un résumé de la demande et le nom de l’analyste désigné. Le rapport était fourni à tous les sous-ministres adjoints et directeurs généraux du Ministère.

Administration des renseignements personnels

Atteintes à la vie privée

• PBR-2017-01813 – Une fiche de contrôle générale pour une initiative de collecte de fonds caritative comprenant le nom des employés et leur contribution a été envoyée par erreur par courriel à tous les sous- ministres, sous-ministres adjoints, chefs de cabinet et ambassadeurs de la collecte de fonds de chaque Direction générale. L’atteinte à la vie privée a été signalée au commissaire à la protection de la vie privée ainsi qu’à la Division des politiques de l’information et de la protection des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor. Un examen complet du processus suivi pour télécharger l’information à partir du site Web de la collecte de fonds a été réalisé. De nouvelles procédures ont été mises en place et une formation supplémentaire a été offerte au personnel pour s’assurer que la vie privée serait respectée et pour limiter les risques d’atteinte à la vie privée.

Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP)

Le Ministère n’a pas effectué d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pendant l’exercice 2017-2018.

Communication des renseignements personnels

Le paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels prévoit que « la communication des renseignements personnels qui relèvent d’une institution fédérale est autorisée » dans certains cas précis.

Au cours de l’exercice financier 2017-2018, le Ministère a procédé à un total de 40 divulgations aux termes de l’alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Dans 6 dossiers, le Ministère a considéré que l’intérêt public justifiait nettement une éventuelle violation de la vie privée. Toutes les autres divulgations ont été considérées comme procurant un avantage certain à l’individu concerné.

Divulgations au titre du sous-alinéa 8(2)m)(i) :

• 3 divulgations ont été faites dans l’intérêt de la sécurité publique;
• 3 divulgations ont été faites afin de venir en aide à des enquêtes.

Divulgations au titre du sous-alinéa 8(2)m)(ii) :

• 1 divulgation a été faite afin d’informer les autorités concernées de l’arrestation et de la détention d’une personne à l’étranger;
• 5 divulgations ont été faites dans le cadre d’un effort visant à trouver des personnes en détresse;
• 2 divulgations visaient à avertir les autorités ou agences locales de cas se rapportant à la protection de l’enfance;
• 10 divulgations ont été faites afin de contribuer au rapatriement d’une personne au Canada;
• 13 divulgations ont été faites à la famille, à des amis, au médecin ou à l’avocat d’une personne ayant besoin d’aide médicale;
• 3 divulgations ont été faites afin d’informer les autorités concernées dans l’intérêt de la sécurité de la personne.

Dans tous les cas, le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada a été informé après que les divulgations aient été effectuées.

Même si 40 divulgations ont été réalisées en vertu de l’alinéa 8(2) m) pendant l’exercice financier 2017-2018, au total 109 signalements ont été transmis au commissaire à la protection de la vie privée du Canada. Cet écart découle des efforts déployés par le Ministère pour traiter l‘arriéré de divulgations qui auraient dû être signalées au commissaire à la protection de la vie privée au cours des périodes précédentes.

Annexe A : Arrêté sur la délégation

Arrêté sur la délégation en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

En vertu de l’article 73 de la Loi sur l’accès à l’information, le ministre des Affaires étrangères délègue aux titulaires des postes mentionnés à l’annexe ci-après, ainsi qu’aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont il est, en qualité de responsable d’une institution fédérale, investi par les articles de la Loi mentionnés dans l’annexe en regard de chaque poste. Le présent document remplace et annule celui daté du 2 octobre 2009.

Annexe

Postes

1. Sous-ministre des Affaires étrangères (tous les articles)
2. Sous-ministre du Commerce international (tous les articles)
3. Sous-ministre du Développement international (tous les articles)
4. Sous-ministre délègué des Affaires étrangères (tous les articles)
5. Sous-ministre adjoint des Services consulaires (seulement en vertu de l'alinéa 8(2)(m) touchant la communication dans l'intérêt public)
6. Chefs de mission (seulement en vertu de l'alinéa 8(2)(m) touchant la communication dans l'intérêt public)
7. Directeur général du Secrétariat des services intégrés (tous les articles)
8. Directeur de l'Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (tous les articles)
9. Directeur adjoint de l'Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (tous les articles)

L'honorable Chrystia Freeland, c.p., député
Ottawa, le 4 juillet 2017

Annexe B : Rapport statistique pour 2017-2018 d’Affaires mondiales Canada

Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution : Affaires mondiales Canada

Période d'établissement de rapport : 2017-04-01 au 2018-03-31

Partie 1 – Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Partie 2 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.5 Complexité

2.6 Présomptions de refus

Partie 3 – Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Partie 4 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Partie 5 – Prorogations

Partie 6 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

Partie 7- Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

Partie 8 - Plaintes et enquêtes

Partie 9 - Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)

Partie 10 - Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels