Rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information - 2018-2019

Table des matières

• Introduction
  • Objet de Loi sur l’accès à l’information
  • Mandat de L'lnstitution
  • Structure organisationnelle
  • Pouvoirs délégués
  • Points saillants du rapport
• Administration des demandes
  • Demandes d’accès à l’information
  • Origine des demandes
  • Répartition des demandes traitées
  • Exceptions et exclusions
  • Traitement et communication des pages pertinentes
  • Prorogations du délai
  • Frais et coûts
  • Demandes de consultation reçues d’autres institutions
• Opérations internes
  • Formation et perfectionnement
  • Politiques, lignes directrices et procédures nouvelles ou révisées
  • Plaintes, audits et enquétes
  • Surveillance des délais de traitement
• Annexe A : Arrêté sur la délégation
• Annexe B : Rapport statistique d’Affaires mondiales Canada pour 2018-2019

Introduction

Nous sommes heureux de déposer le Rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information (la Loi) pour l’exercice 2018-2019, conformément à l’article 72 de la Loi.

NOTA : Dans le présent rapport, le Ministère est désigné sous l’appellation Affaires mondiales Canada (AMC). Cependant, son appellation légale demeure « Ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement », conformément à la Loi sur le ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement.

Objet de la Loi sur l’accès à l’information

La Loi sur l’accès à l’information confère aux citoyens et aux résidents permanents canadiens, de même qu’aux sociétés et aux personnes présentes au Canada, le droit de demander l’accès à l’information et aux dossiers relevant de l’administration fédérale.

Mandat de l’institution

Affaires mondiales Canada est le visage du pays dans le monde. Le Ministère déploie des efforts en vue de promouvoir les intérêts politiques et économiques du Canada au sein de la communauté internationale et d’appliquer l’expérience canadienne afin de contribuer à la résolution des enjeux mondiaux.

Le mandat du Ministère, énoncé dans la Loi sur le ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement, L.R.C. (2013), ch. 33, art. 18, est le suivant :

• Diriger les relations diplomatiques et consulaires du Canada;
• Assurer les communications officielles entre le gouvernement du Canada, d’une part, et les gouvernements étrangers ou les organisations internationales, d’autre part;
• Mener et gérer les négociations internationales auxquelles le Canada participe;
• Coordonner les relations économiques internationales du Canada;
• Stimuler le commerce international du Canada;
• Favoriser le développement international durable et la réduction de la pauvreté dans les pays en voie de développement et fournir de l’aide humanitaire en temps de crise;
• Coordonner les orientations données par le gouvernement du Canada aux chefs des missions diplomatiques et consulaires du Canada;
• Assurer la gestion des missions diplomatiques et consulaires du Canada;
• Assurer la gestion du service extérieur;
• Encourager le développement du droit international et son application aux relations extérieures du Canada.

Le ministre des Affaires étrangères est également responsable de l’application de la Loi sur les licences d’exportation et d’importation, L.R.C. (1985), ch. E-19, qui autorise le gouvernement à surveiller et à réglementer le passage à la frontière de certaines marchandises, et de la Loi sur les mesures économiques spéciales, L.C. 1992, ch. 17, qui autorise le gouvernement à appliquer des sanctions économiques en réponse à une menace grave pour la paix et la sécurité internationales.

Le Ministère fournit également un soutien administratif aux autres institutions fédérales qui ont du personnel à l’étranger.

Structure organisationnelle

La Direction de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) est chargée de l’application de la Loi, y compris du traitement des demandes et des consultations. Le directeur de la Direction de l’AIPRP relève du Secrétaire des services intégrés, qui relève pour sa part du sous-ministre des Affaires étrangères.

En 2018-2019, la Direction de l’AIPRP employait 57 équivalents temps plein afin de remplir les obligations du Ministère en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Pendant la majeure partie de l’exercice financier, le personnel de la Direction comptait jusqu’à cinq consultants et un étudiant.

La structure de la Direction comprend un directeur, cinq directeurs adjoints, huit chefs d’équipe, un conseiller principal, un gestionnaire, un adjoint administratif, quarante‑cinq analystes, deux administrateurs de système et sept commis. Cette liste englobe l’équipe chargée de la politique et de la gouvernance en matière de protection des renseignements personnels, composée d’un chef d’équipe et de trois analystes qui travaillent exclusivement à l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Elle comprend également un chef d’équipe et cinq analystes affectés au projet pilote de l’équipe de réception des demandes, créée en novembre 2018. Les postes de la Direction n’étaient pas tous dotés pendant la période visée par le rapport.

Pouvoirs délégués

Conformément à l’article 73 de la Loi, le pouvoir du ministre peut être délégué aux sous-ministres, au Secrétaire des services intégrés ainsi qu’au directeur et aux directeurs adjoints de la Direction de l’AIPRP.

Points saillants du rapport

Nombre de demandes

Le nombre de demandes d’accès à l’information reçues par le Ministère a diminué de 22 % par rapport à la période de référence précédente. Comparativement aux trois périodes de référence précédentes, le nombre de demandes présentées a diminué de 2 %. Le nombre de demandes traitées par le Ministère a diminué de 21 % par rapport à la période de référence précédente et de 8 % comparativement à la moyenne des trois périodes de référence précédentes.

TAUX DE PRÉSOMPTION DE REFUS

Le taux de présomption de refus du Ministère en 2018-2019 (c.‑à‑d. le pourcentage de demandes d’accès à l’information qui ont reçu une réponse après le délai prévu par la Loi) s’établissait à 34 %. Cela signifie que 66 % des réponses aux demandes d’accès à l’information envoyées au Ministère ont été fournies aux demandeurs à temps. Le taux de présomption de refus pour la période visée par le rapport a augmenté de 12 % comparativement à 22 % pour la période précédente.

DOTATION

En 2018-2019, environ 50 équivalents temps plein (ETP) de la Direction travaillaient exclusivement au traitement des demandes d’accès à l’information. Ce chiffre représente une baisse de 8 % par rapport à la période de référence précédente. Le Ministère a pris des mesures pour améliorer son rendement en dotant la Direction de l’AIPRP de ressources additionnelles.

MÉTHODES NOVATRICES POUR AMÉLIORER L’EFFICACITÉ OPÉRATIONNELLE

Pendant la période de référence, la Direction de l’AIPRP a poursuivi le processus d’examen et de rationalisation de ses activités. Un résultat très important de ce processus a été le projet pilote de l’équipe de réception des demandes. L’objectif de cette équipe est de trier les demandes et les consultations reçues, de redéfinir la portée des demandes et de récupérer les documents pertinents afin d’alléger le fardeau administratif global des analystes. Selon les premières statistiques, la productivité des analystes augmentera de plus de 30 %. Le projet a débuté en novembre 2018 et il se poursuit.

Administration des demandes

La section suivante explique les éléments clés du rapport statistique à l’intention du Secrétariat du Conseil du Trésor présenté à l’annexe B.

Demandes d’accès à l’information

En 2018-2019, le Ministère a reçu 1 308 demandes d’accès à l’information en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. De plus, 408 demandes ont été reportées de l’exercice financier précédent, pour un total de 1 716 demandes en cours.

Durant la période visée par le rapport, 1 245 demandes ont été traitées. Par conséquent, 471 dossiers encore actifs ont été reportés à la prochaine période de référence.

Origine des demandes

Voici la répartition des demandes d’accès à l’information reçues durant la période visée par le présent rapport :

Répartition des demandes traitées

Voici les décisions prises à l’égard des demandes réglées au cours de la période visée par le rapport :

Exceptions et exclusions

Les exceptions en vertu de la Loi le plus souvent appliquées par le Ministère au cours de la période visée par le rapport relèvent des paragraphes 19(1) [renseignements personnels] et 15(1) [affaires internationales], ainsi que des alinéas 21(1)a) [avis] et 21(1)b) [consultations et délibérations].

Traitement et communication des pages pertinentes

Pendant la période de référence, le Ministère a communiqué 81 775 pages des 125 471 pages pertinentes qu’il a traitées.

Prorogations du délai

Au cours de la période de référence, le Ministère a demandé 168 prorogations en vertu des alinéas 9(1)a), 659 en vertu de l’alinéa 9(1)b) et 35 en vertu de l’alinéa 9(1)c).

Frais et coûts

Durant la période de référence, le Ministère a perçu des frais de 4 640 $ et a renoncé à 1 645 $ de frais.

Demandes de consultation reçues d’autres institutions

Lorsqu’une demande adressée au Ministère porte sur des dossiers susceptibles d’intéresser une autre institution, le Ministère consulte le coordonnateur de l’AIPRP de cette institution.

Compte tenu de son mandat et de ses diverses responsabilités à l’échelle internationale, le Ministère a joué un rôle clé en vertu de la Loi au nom des autres institutions du gouvernement du Canada. Plus précisément, le Ministère a consulté des gouvernements et des organismes étrangers pour le compte d’autres institutions fédérales lorsque celles-ci devaient déterminer si elles pouvaient communiquer des documents provenant de l’étranger. Au cours de la période visée par le rapport, le Ministère a reçu 882 demandes de consultation d’autres institutions gouvernementales, ce qui représente plus de 56 758 pages. La plupart des demandes de consultation provenaient d’institutions fédérales assujetties à la Loi sur l’accès à l’information. Toutefois, un petit pourcentage de consultations provenait d’autres gouvernements au Canada et à l’étranger.

Opérations internes

Formation et perfectionnement

Pendant l’exercice 2018-2019, la Direction de l’AIPRP a continué d’offrir à ses analystes la formation et les outils nécessaires pour effectuer leur travail efficacement, notamment en veillant à ce que les ententes d’évaluation de rendement de tous les membres du personnel comprennent des plans d’apprentissage.

La Direction de l’AIPRP a profité de son programme de perfectionnement professionnel, qui permet au Ministère de former et de promouvoir ses propres analystes du niveau de débutant au niveau d’analyste principal. Ce programme a été très fructueux, car il a permis de résoudre des problèmes de recrutement, de maintien en poste et de planification de la relève. À la fin de l’exercice, 14 employés faisaient partie du programme et un processus de recrutement était en cours.

La Direction de l’AIPRP continue d’élaborer des outils et du matériel d’orientation pour appuyer et informer le Ministère. Dans le but de favoriser un dialogue constructif avec les clients internes, le Ministère a organisé une activité de sensibilisation dans le cadre de la Semaine du droit à l’information. En outre, pendant la période visée par le rapport, 685 employés ont suivi un tutoriel interactif en ligne sur l’AIPRP, élaboré en collaboration avec l’Institut canadien du service extérieur. Les initiatives de formation interne de la Direction de l’AIPRP comprennent également le programme de mentorat concernant l’AIPRP, un atelier juridique sur la jurisprudence et l’invitation de conférenciers de la collectivité de l’AIPRP.

Afin d’aider les agents consulaires à comprendre leurs rôles et leurs responsabilités à l’égard de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le contexte de la prestation de services consulaires aux Canadiens, un programme de formation portant sur la confidentialité et les renseignements personnels a été offert à 66 employés.

Afin de répartir la responsabilité de la formation entre les équipes, la Direction de l’AIPRP a adopté des lignes directrices sur la prestation de la formation sur l’AIPRP. Parmi les avantages qui en ont découlé, mentionnons l’établissement de relations entre les analystes et les experts en la matière, des possibilités d’acquisition de compétences pour les analystes du Programme de perfectionnement professionnel et des offres de formation continue dans l’ensemble du Ministère. Au cours de la période visée par le rapport, au moins 25 séances de formation officielles sur l’AIPRP ont été données à quelque 199 employés.

Politiques, lignes directrices et procédures nouvelles ou révisées

À la suite des initiatives de rationalisation de 2017-2018, des efforts ont été déployés pour favoriser un dialogue efficace entre la Direction de l’AIPRP et les experts en la matière. On a lancé une campagne de justification d’un an qui comprenait des initiatives de sensibilisation et la présentation de statistiques utiles afin de déterminer les aspects à améliorer. Par exemple, le rapport mensuel sur le rendement des directions générales est désormais diffusé par le Secrétaire des services intégrés et englobe toutes les directions générales dont les échéances internes n’ont pas été respectées. Ce rapport a provoqué une réaction importante de la part des directions générales et une prise de conscience renouvelée quant aux délais des tâches.

Avec l’aide du conseiller principal en matière de politiques et de gouvernance, le projet pilote de l’équipe de réception des demandes a centralisé les fonctions administratives et permet aux analystes de concentrer leurs efforts sur l’examen des dossiers. L’équipe de réception sert également d’unité de formation et participe à l’intégration des nouveaux employés. Une fois que les nouveaux employés ont terminé leur mandat au sein de l’équipe de réception, ils sont transférés à des portefeuilles réguliers. Après cette transition, ils sont appuyés par le Programme de mentorat de la Direction de l’AIPRP, une autre initiative de rationalisation. Le Ministère a continué d’accorder une grande importance à la sensibilisation de ses agents en ce qui concerne leurs rôles et responsabilités en matière d’AIPRP pour assurer la conformité et réaliser des gains d’efficacité.

Plaintes, audits et enquêtes

Au cours de l’exercice financier 2018-2019, le Commissariat à l’information du Canada a reçu 58 plaintes au sujet de demandes d’accès à l’information présentées au Ministère. Les raisons des plaintes étaient les suivantes :

Pendant la période visée par le rapport, 58 plaintes formulées à l’endroit du Ministère ont été réglées. Les conclusions relatives aux plaintes réglées étaient les suivantes :

Le Ministère a pris très au sérieux les plaintes reçues et a réglé les problèmes ciblés, notamment grâce à la formation. La Direction avait demandé à un agent de s’occuper du règlement des plaintes.

Surveillance des délais de traitement

Le Ministère a surveillé les délais de traitement des demandes et en a assuré le suivi. Les outils utilisés à cette fin étaient les suivants :

• Un rapport sur les tâches en cours (hebdomadaire) – Ce rapport signale toutes les tâches en cours d’exécution au sein du Ministère. Pour chaque tâche, il précise le domaine et la direction générale responsables, le type de tâche, un résumé de la demande et le nom de l’analyste désigné. Il a été fourni à tous les sous-ministres adjoints et directeurs généraux du Ministère.
• Une discussion sur les dossiers (hebdomadaire) – Cette rencontre réunit tous les gestionnaires de la Direction de l’AIPRP. Elle constitue une occasion de surveiller l’état d’avancement de toutes les demandes en cours et de résoudre les problèmes susceptibles de nuire à leur règlement dans les délais prévus.
• Un nouveau rapport hebdomadaire a été conçu pour surveiller le rendement des analystes et faciliter la répartition de la charge de travail.
• Le rapport mensuel sur le rendement des directions générales a été présenté pour sensibiliser davantage les gestionnaires aux secteurs qui connaissent des délais plus longs dans l’exécution des tâches liées à l’AIPRP.

Annexe A : Arrêté sur la délégation

Arrêté sur la délégation en vertu de la Lois sur l'accès à l'information

En vertu de l'article 73 de la Lois sur l’accès à l'information, la ministre des Affaires étrangères délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, ainsi qu'aux personnes occupant à titre interimaire lesdits postes, les attributions dont il est, en qualité de responsable d'une institution fédérale, investi par les articles de la Loi mentionnés dans l'annexe en regard de chaque poste. Le présent document remplace et annule celui daté du 2 octobre 2009.

Annexe

Poste

1. Sous-ministre des Affaires étrangères (tous les articles)
2. Sous-ministre du Commerce international (tous les articles)
3. Sous-ministre du Développement international (tous les articles)
4. Sous-ministre délégué des Affaires étrangères (tous les articles)
5. Directeur général, Secrétariat des services intégrés (tous les articles)
6. Directeur de l'Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (tous les articles)
7. Directeurs adjoints l'Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (tous les articles)

L'honorable Chrystia Freeland, c.p., députée
Ottawa, le 04 juillet 2017

Annexe B : Rapport statistique d’Affaires mondiales Canada pour 2018-2019

Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information

Nom de l’institution :
Affaires mondiales Canada

Période d'établissement de rapport :
2018-04-01 au 2019-03-31

Partie 1 – Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Partie 2 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.5 Complexité

2.6 Présomptions de refus

Partie 3 - Prorogations

Partie 4 – Frais

Partie 5 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

Partie 6 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

Partie 7 - Plaintes et enquêtes

Partie 8 - Recours judiciaire

Partie 9 - Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information