Rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels 2018-2019

Table des matières

• Introduction
  • Objet de la Loi sur la protection des renseignements personnels
  • Mandat de l’institution
  • Structure organisationnelle
  • Pouvoirs délégués
  • Points saillants du rapport
• Administration des demandes
  • Demandes de communication des renseignements personnels
  • Répartition des demandes traitées
  • Exceptions et exclusions
  • Traitement et communication des pages pertinentes
  • Prorogations du délai
  • Demandes de consultation reçues d’autres institutions
• Opérations internes
  • Formation et perfectionnement
  • Politiques, lignes directrices et procédures nouvelles ou révisées
  • Plaintes, audits et enquêtes
  • Surveillance des délais de traitement
• Administration des renseignements personnels
  • Atteintes à la vie privée
  • Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP)
  • Communication des renseignements personnels
• Annexe A : Arrêté sur la délégation
• Annexe B : Rapport statistique d’Affaires mondiales Canada pour 2018-2019

Introduction

Nous sommes heureux de déposer le Rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP ou la Loi) pour l’exercice 2018-2019, conformément à l’article 72 de la Loi.

NOTA: Dans le présent rapport, le Ministère est désigné sous l’appellation Affaires mondiales Canada (AMC). Cependant, son appellation légale demeure «Ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement», conformément à la Loi sur le ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement.

Objet de la Loi sur la protection des renseignements personnels

La Loi sur la protection des renseignements personnels confère aux citoyens canadiens et aux personnes vivant au Canada le droit d’avoir accès aux renseignements personnels qui les concernent et que détient le gouvernement fédéral. Elle régit également la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation et la destruction de ces renseignements.

Mandat de l’institution

Affaires mondiales Canada est le visage du pays dans le monde. Le Ministère déploie des efforts en vue de promouvoir les intérêts politiques et économiques du Canada au sein de la communauté internationale et d’appliquer l’expérience canadienne afin de contribuer à la résolution des enjeux mondiaux.

Le mandat du Ministère, énoncé dans la Loi sur le ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement, L.R.C. (2013), ch.33, art. 174, est le suivant:

• Diriger les relations diplomatiques et consulaires du Canada;
• Assurer les communications officielles entre le gouvernement du Canada, d’une part, et les gouvernements étrangers ou les organisations internationales, d’autre part;
• Mener et gérer les négociations internationales auxquelles le Canada participe;
• Coordonner les relations économiques internationales du Canada;
• Stimuler le commerce international du Canada;
• Favoriser le développement international durable et la réduction de la pauvreté dans les pays en voie de développement et fournir de l’aide humanitaire en temps de crise;
• Coordonner les orientations données par le gouvernement du Canada aux chefs des missions diplomatiques et consulaires du Canada;
• Assurer la gestion des missions diplomatiques et consulaires du Canada;
• Assurer la gestion du service extérieur;
• Encourager le développement du droit international et son application aux relations extérieures du Canada.

Le ministre des Affaires étrangères est également responsable de l’application de la Loi sur les licences d’exportation et d’importation, L.R.C. (1985), ch.E-19, qui autorise le gouvernement à surveiller et à réglementer le passage à la frontière de certaines marchandises, et de la Loi sur les mesures économiques spéciales, L.C. 1992, ch. 17, qui autorise le gouvernement à appliquer des sanctions économiques en réponse à une menace grave pour la paix et la sécurité internationales.

Le Ministère fournit également un soutien administratif aux autres institutions fédérales qui ont du personnel à l’étranger.

Structure organisationnelle

La Direction de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) est chargée de l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels, y compris du traitement des demandes et des consultations. Le directeur de la Direction de l’AIPRP relève du Secrétaire des services intégrés, qui relève pour sa part du sous-ministre des Affaires étrangères.

En 2018-2019, la Direction de l’AIPRP employait 57 équivalents temps plein afin de remplir les obligations du Ministère en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Pendant la majeure partie de l’exercice financier, le personnel de la Direction comptait jusqu’à cinq consultants et un étudiant.

La structure de la Direction comprend un directeur, cinq directeurs adjoints, huit chefs d’équipe, un conseiller supérieur, un gestionnaire, un adjoint administratif, quarante‑cinq analystes, deux administrateurs de système et sept commis. Cette liste englobe l’équipe chargée de la politique et de la gouvernance en matière de protection des renseignements personnels, composée d’un chef d’équipe et de trois analystes, qui travaillent exclusivement à l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Elle comprend également un chef d’équipe et cinq analystes affectés au projet pilote de l’équipe de réception des demandes, créée en novembre 2018. Les postes de la Direction n’étaient pas tous dotés pendant la période visée par le rapport.

Pouvoirs délégués

Conformément à l’article 73 de la Loi, le pouvoir du ministre peut être délégué aux sous-ministres, au Secrétaire des services intégrés ainsi qu’au directeur et aux directeurs adjoints de la Direction de l’AIPRP. Il est également délégué aux chefs de mission aux fins de la communication dans l’intérêt public en vertu de l’alinéa 8(2)m) de la Loi.

Points saillants du rapport

Nombre de demandes

Durant l’exercice 2018-2019, le nombre de demandes adressées au Ministère en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels a augmenté de 65% par rapport à la période de référence précédente et de 14% comparativement à la moyenne des trois périodes de références précédentes. Le nombre de demandes traitées par le Ministère a augmenté de 58% par rapport à la période de référence précédente.

Taux de présomption de refus

Le taux de présomption de refus du Ministère en 2018-2019 (c.‑à‑d. le pourcentage de demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels qui ont reçu une réponse après le délai prévu par la Loi) s’établissait à 39%. Il s’agissait d’une augmentation de 6% par rapport au taux de présomption de refus de la période de référence précédente et d’une augmentation de 9% par rapport à la moyenne des trois périodes de référence précédentes.

Dotation

En 2018-2019, environ 7équivalents temps plein (ETP) de la Direction travaillaient exclusivement au traitement des demandes de communication de renseignements personnels et aux politiques sur la protection des renseignements personnels. Ce chiffre représente une baisse de 13% par rapport à la période de référence précédente. Le Ministère a pris des mesures pour améliorer son rendement en dotant la Direction de l’AIPRP de ressources additionnelles.

Méthodes novatrices pour améliorer l’efficacité opérationnelle

Pendant la période de référence, la Direction de l’AIPRP a poursuivi le processus d’examen et de rationalisation de ses activités. Un résultat très important de ce processus a été le projet pilote de l’équipe de réception des demandes. L’objectif de cette équipe est de trier les demandes et les consultations reçues, de redéfinir la portée des demandes et de récupérer les documents pertinents afin d’alléger le fardeau administratif global des analystes. Selon les premières statistiques, la productivité des analystes augmentera de plus de 30%. Le projet a débuté en novembre 2018 et il se poursuit.

Administration des demandes

La section suivante explique les éléments clés du rapport statistique à l’intention du Secrétariat du Conseil du Trésor présenté à l’annexe B.

Demandes de communication des renseignements personnels

En 2018-2019, le Ministère a reçu 142 demandes de communication de renseignements personnels en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. De plus, 35 demandes ont été reportées de l’exercice financier précédent, pour un total de 177 demandes en cours.

Durant la période visée par le rapport, 109 demandes ont été traitées. Par conséquent, 68 dossiers encore actifs ont été reportés à la prochaine période de référence.

Répartition des demandes traitées

Voici la répartition des demandes de renseignements personnels reçues durant la période visée par le présent rapport:

Exceptions et exclusions

Les exceptions en vertu de la Loi le plus souvent appliquées par le Ministère pendant la période visée par le rapport relèvent des articles 26 [renseignements concernant un autre individu] (appliqué à 40 demandes) et 27 [secret professionnel des avocats] (appliqué à 9 demandes).

Traitement et communication des pages pertinentes

Pendant la période de référence, le Ministère a communiqué 11319 pages des 14106 pages pertinentes qu’il a traitées.

Prorogations du délai

Au cours de la période de référence, le Ministère a demandé 29 prorogations en vertu de l’alinéa 15a)(i) et 7prorogations en vertu de l’alinéa 15a)(ii).

Demandes de consultation reçues d’autres institutions

Lorsqu’une demande adressée au Ministère porte sur des dossiers susceptibles d’intéresser une autre institution, le Ministère consulte le coordonnateur de l’AIPRP de cette institution.

Compte tenu de son mandat et de ses diverses responsabilités à l’échelle internationale, le Ministère a joué un rôle clé en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels au nom des autres institutions du gouvernement du Canada. Plus précisément, le Ministère a consulté des gouvernements et des organismes étrangers pour le compte d’autres institutions fédérales lorsque celles-ci devaient déterminer si elles pouvaient communiquer des documents provenant de l’étranger. Au cours de la période visée par le rapport, le Ministère a reçu 14 nouvelles demandes de consultation en vertu de la Loi provenant, sauf une, d’autres institutions gouvernementales fédérales. En tout, le Ministère a traité 14 demandes de consultation.

Opérations internes

Formation et perfectionnement

Pendant l’exercice 2018-2019, la Direction de l’AIPRP a continué d’offrir à ses analystes la formation et les outils nécessaires pour effectuer leur travail efficacement, notamment en veillant à ce que les ententes d’évaluation de rendement de tous les membres du personnel comprennent des plans d’apprentissage.

La Direction de l’AIPRP a profité de son programme de perfectionnement professionnel, qui permet au Ministère de former et de promouvoir ses propres analystes du niveau de débutant au niveau d’analyste principal. Ce programme a été très fructueux, car il a permis de résoudre des problèmes de recrutement, de maintien en poste et de planification de la relève. À la fin de l’exercice, 14 employés faisaient partie du programme et un processus de recrutement était en cours.

La Direction de l’AIPRP continue d’élaborer des outils et du matériel d’orientation pour appuyer et informer le Ministère. Dans le but de favoriser un dialogue constructif avec les clients internes, le Ministère a organisé une activité de sensibilisation dans le cadre de la Semaine du droit à l’information. En outre, pendant la période visée par le rapport, 685 employés ont suivi un tutoriel interactif en ligne sur l’AIPRP, élaboré en collaboration avec l’Institut canadien du service extérieur. Les initiatives de formation interne de la Direction de l’AIPRP comprennent également le programme de mentorat concernant l’AIPRP, un atelier juridique sur la jurisprudence et l’invitation de conférenciers de la collectivité de l’AIPRP.

Afin d’aider les agents consulaires à comprendre leurs rôles et leurs responsabilités à l’égard de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le contexte de la prestation de services consulaires aux Canadiens, un programme de formation portant sur la confidentialité et les renseignements personnels a été offert à 66 employés.

Afin de répartir la responsabilité de la formation entre les équipes, la Direction de l’AIPRP a adopté des lignes directrices sur la prestation de la formation sur l’AIPRP. Parmi les avantages qui en ont découlé, mentionnons l’établissement de relations entre les analystes et les experts en la matière, des possibilités d’acquisition de compétences pour les analystes du Programme de perfectionnement professionnel et des offres de formation continue dans l’ensemble du Ministère. Au cours de la période visée par le rapport, au moins 25 séances de formation officielles sur l’AIPRP ont été données à quelque 199 employés.

Politiques, lignes directrices et procédures nouvelles ou révisées

À la suite des initiatives de rationalisation de 2017-2018, des efforts ont été déployés pour favoriser un dialogue efficace entre la Direction de l’AIPRP et les experts en la matière. On a lancé une campagne de justification d’un an qui comprenait des initiatives de sensibilisation et la présentation de statistiques utiles afin de déterminer les aspects à améliorer. Par exemple, le rapport mensuel sur le rendement des directions générales est désormais diffusé par le Secrétaire des services intégrés et englobe toutes les directions générales dont les échéances internes n’ont pas été respectées. Ce rapport a provoqué une réaction importante de la part des directions générales et une prise de conscience renouvelée quant aux délais des tâches.

Avec l’aide du conseiller principal en matière de politiques et de gouvernance, le projet pilote de l’équipe de réception des demandes a centralisé les fonctions administratives et permet aux analystes de concentrer leurs efforts sur l’examen des dossiers. L’équipe de réception sert également d’unité de formation et participe à l’intégration des nouveaux employés. Une fois que les nouveaux employés ont terminé leur mandat au sein de l’équipe de réception, ils sont transférés à des portefeuilles réguliers. Après cette transition, ils sont appuyés par le Programme de mentorat de la Direction de l’AIPRP, une autre initiative de rationalisation.

Au cours de la période visée par le présent rapport, le groupe des politiques de la protection des renseignements personnels a déployé des efforts considérables pour améliorer ses pratiques de gestion de l’information. La configuration de la Gestion des cas a été adaptée et documentée afin d’améliorer la surveillance et les opérations. Le groupe a lancé une étude aux fins de l’adoption d’un nouveau logiciel destiné à faire un meilleur suivi de la correspondance et des tâches. Les pratiques ont été rationalisées afin de réduire le fardeau administratif.

Le Ministère a continué d’accorder une grande importance à la sensibilisation de ses agents en ce qui concerne leurs rôles et responsabilités en matière d’AIPRP pour assurer la conformité et réaliser des gains d’efficacité.

Plaintes, audits et enquêtes

Pendant la période visée, le Ministère a reçu 17 nouvelles plaintes. De plus, 7 plaintes ont été reportées de l’exercice financier précédent. Le Ministère a réglé 4 plaintes, dont deux avaient été ouvertes au cours d’un exercice précédent. Par conséquent, 13 plaintes ont été reportées à l’exercice suivant.

Des 17 plaintes reçues pendant la période visée par le rapport:

• Trois (3) concernaient des exceptions utilisées par le Ministère pour répondre à une demande en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels;
• Six (6) concernaient les retards pris pour répondre aux demandeurs;
• Cinq (5) étaient des plaintes concernant la présomption de refus;
• Une (1) concernait des allégations selon lesquelles Affaires mondiales Canada (AMC) avait contrevenu aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels en matière d’utilisation et de communication des renseignements personnels.
• Deux (2) concernaient des allégations selon lesquelles le Ministère avait divulgué à tort des renseignements personnels.

Les 4plaintes closes pendant la période de référenceportaient sur ce qui suit:

• Une (1) plainte concernait la présomption de refus et elle a été abandonnée;
• Deux (2) plaintes concernaient des exceptions invoquées par le Ministère en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels; l’une a été jugée non fondée par le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, tandis que l’autre a été jugée fondée;
• Une (1) plainte soutenait que des renseignements avaient été recueillis de façon inappropriée et elle été jugée fondée.

Le Ministère a pris très au sérieux les plaintes reçues et a réglé les problèmes ciblés, notamment grâce à la formation. La Direction avait un agent consacré au règlement des plaintes.

Surveillance des délais de traitement

Le Ministère a surveillé les délais de traitement des demandes et en a assuré le suivi. Les outils utilisés à cette fin étaient les suivants:

• Un rapport sur les tâches en cours (hebdomadaire) – Ce rapport signale toutes les tâches en cours d’exécution au sein du Ministère. Pour chaque tâche, il précise le domaine et la direction générale responsables, le type de tâche, un résumé de la demande et le nom de l’analyste désigné. Il a été fourni à tous les sous-ministres adjoints et directeurs généraux du Ministère.
• Une discussion sur les dossiers (hebdomadaire) – Cette rencontre réunit tous les gestionnaires de la Direction de l’AIPRP. Elle constitue une occasion de surveiller l’état d’avancement de toutes les demandes en cours et de résoudre les problèmes susceptibles de nuire à leur règlement dans les délais prévus.
• Un nouveau rapport hebdomadaire a été conçu pour surveiller le rendement des analystes et faciliter la répartition de la charge de travail.
• Le rapport mensuel sur le rendement des directions générales a été présenté pour sensibiliser davantage les gestionnaires aux secteurs qui connaissent des délais plus longs dans l’exécution des tâches liées à l’AIPRP.

Administration des renseignements personnels

Atteintes à la vie privée

Au cours de la période visée par le présent rapport, le Ministère a signalé un cas d’atteinte substantielle à la vie privée.

PBR-2017-01189: Des renseignements sur la visite du premier ministre à la conférence nationale des gouverneurs au Rhode Island et des objets personnels et professionnels d’un membre du personnel ont été volés dans le coffre de la voiture de location de ce dernier. L’atteinte à la vie privée a été signalée à la commissaire à la protection de la vie privée ainsi qu’à la Division des politiques de l’information et de la protection des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor. En concertation avec la Gendarmerie royale du Canada et les responsables de la sécurité du ministère, il a été convenu que l’incident ne constituait pas une atteinte à la sécurité. Diverses mesures ont été prises pour contenir l’atteinte substantielle à la vie privée, notamment informer l’unité chargée de la politique d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels du ministère, aviser l’unité des TI de Washington, effacer le contenu des appareils électroniques et les désactiver à distance, et aviser les services de sécurité de l’administration centrale d’AMC et ceux de la mission de Washington. Dans le cadre d’une initiative à grande échelle en matière de sécurité, tout le personnel de la mission sera informé à nouveau au sujet des protocoles de sécurité à la mission, y compris une discussion sur les protocoles de sécurité pour les événements à l’extérieur de la mission, afin de limiter tout autre risque d’atteinte à la vie privée.

Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP)

Le Ministère a effectué trois (3) évaluations des facteurs relatifs à la vie privée pendant l’exercice 2018-2019.

• L’EFVP du Système d’inscription diplomatique visait à examiner les risques d’atteinte à la vie privée associés au système d’accréditation et d’inscription des représentants étrangers et des membres de leur famille à leur arrivée au Canada. L’évaluation a permis de déceler des risques et de déterminer les stratégies d’atténuation correspondantes.
• L’EFVP du projet de Solution relative à la gestion des cas, des urgences et des contacts (GCUC) visait à examiner les risques d’atteinte à la vie privée associés à la modernisation du système COSMOS avec la mise en œuvre de la GCUC et de la stratégie globale sur le virage numérique d’AMC. L’évaluation a permis de déceler des risques et de déterminer les stratégies d’atténuation correspondantes.
• L’EFVP de l’activité de nomination ministérielle visait à examiner les risques d’atteinte à la vie privée associés au processus de nomination des ministres à Affaires mondiales Canada. L’évaluation a permis de déceler des risques et de déterminer les stratégies d’atténuation correspondantes.

Communication des renseignements personnels

Le paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels prévoit que «la communication des renseignements personnels qui relèvent d’une institution fédérale est autorisée» sans consentement dans certains cas.

Au cours de l’exercice 2018-2019, le Ministère a procédé à un total de 32 communications au titre de l’alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Dans six communications, le Ministère a considéré que l’intérêt public justifiait nettement une éventuelle violation de la vie privée. Toutes les autres divulgations ont été considérées comme procurant un avantage certain à la personne concernée.

Communications au titre du sous-alinéa 8(2)m)(i):

• Sept (7) d’entre elles ont été effectuées dans l’intérêt de la sécurité publique.
• Communications au titre du sous-alinéa 8(2)m)(ii):
• Une (1) communication a été effectuée pour informer les autorités concernées de l’arrestation et de la détention d’une personne à l’étranger;
• Quatre (4) communications concernaient le fait d’avertir les autorités ou agences locales de cas se rapportant à la protection de l’enfance;
• Neuf (9) communications ont été effectuées afin de contribuer au rapatriement d’une personne au Canada;
• Huit (8) communications ont été effectuées à l’intention de la famille, des amis, du médecin ou de l’avocat d’une personne ayant besoin d’une aide médicale;
• Trois (3) communications ont été effectuées pour informer les autorités concernées dans l’intérêt de la sécurité de la personne visée.

Au total, 32 communications ont été effectuées en vertu de l’alinéa 8(2)m) pendant l’exercice 2018-2019 et 21 signalements ont été transmis à la commissaire à la protection de la vie privée du Canada. La Direction procède actuellement à l’envoi du reste des avis à la commissaire à la protection de la vie privée du Canada concernant les communications effectuées au cours de l’exercice 2018-2019.

Annexe A : Arrêté sur la délégation

Arrêté sur la délégation en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

En vertu de l’article 73 de la Loi sur l’accès à l’information, le ministre des Affaires étrangères délègue aux titulaires des postes mentionnés à l’annexe ci-après, ainsi qu’aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont il est, en qualité de responsable d’une institution fédérale, investi par les articles de la Loi mentionnés dans l’annexe en regard de chaque poste. Le présent document remplace et annule celui daté du 2 octobre 2009.

Annexe

Postes

1. Sous-ministre des Affaires étrangères (tous les articles)
2. Sous-ministre du Commerce international (tous les articles)
3. Sous-ministre du Développement international (tous les articles)
4. Sous-ministre délègué des Affaires étrangères (tous les articles)
5. Sous-ministre adjoint des Services consulaires (seulement en vertu de l'alinéa 8(2)(m) touchant la communication dans l'intérêt public)
6. Chefs de mission (seulement en vertu de l'alinéa 8(2)(m) touchant la communication dans l'intérêt public)
7. Directeur général du Secrétariat des services intégrés (tous les articles)
8. Directeur de l'Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (tous les articles)
9. Directeur adjoint de l'Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (tous les articles)

L'honorable Chrystia Freeland, c.p., député
Ottawa, le 4 juillet 2017

Annexe B : Rapport statistique d’Affaires mondiales Canada pour 2018-2019

Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution : Affaires mondiales Canada

Période d'établissement de rapport : 2018-04-01 au 2019-03-31

Partie 1 – Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Partie 2 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.5 Complexité

2.6 Présomptions de refus

Partie 3 – Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Partie 4 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Partie 5 – Prorogations

Partie 6 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

Partie 7- Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

Partie 8 - Plaintes et enquêtes

Partie 9 - Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)

Partie 10 - Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels