Rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels 2021-2022

Table des matières

• Introduction
  • Objectif de la Loi sur la protection des renseignements personnels
  • Mandat de l’organisme
• Structure organisationnelle
• Pouvoir délégués
• Rendement 2021-2022
  • Nombre de demandes
  • Demandes actives en suspens depuis les périodes de rapport précédentes
  • Prolongations
  • Taux de conformité
  • Délai de traitement
  • Règlement des demandes traitées
  • Consultations d'autres institutions
  • Dotation
• Formation et sensibilisation
• Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives
  • Stratégie relative à l'arriéré
  • Accès aux logiciels sur un système non classifié
  • Milieu de travail hybride
  • Stratégies en matière de RH
• Résumé des principaux enjeux soulevés et des mesures prises à la suite de plaintes
  • Plaintes actives en suspens depuis les périodes de rapport précédentes
• Surveillance de la conformité
• Atteintes substantielles à la protection des renseignements personnels
• Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée
• Communications de renseignements dans l’intérêt public
• Annexe A : Arrêté sur la délégation
• Annexe B : Rapport statistique d’Affaires mondiales Canada pour 2021-2022
• Annexe C : Rapport statistique supplémentaire d’Affaires mondiales Canada pour 2021-2022

Introduction

Nous avons le plaisir de déposer le Rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi) pour l’exercice 2021-2022, conformément à l’article 72 de la Loi. Affaires mondiales Canada ne fait pas de rapport au nom des filiales en propriété exclusive ou des institutions non opérationnelles.

Le présent rapport est également préparé et déposé conformément à l’article 20 de la Loi sur les frais de service.

REMARQUE : Dans le présent rapport, le Ministère est désigné sous l’appellation Affaires mondiales Canada (AMC). Toutefois, en vertu de la Loi sur le ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement, son appellation officielle demeure « ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement ».

Objectif de la Loi sur la protection des renseignements personnels

La présente loi a pour objet de compléter la législation canadienne en matière de protection des renseignements personnels relevant des institutions fédérales et de droit d’accès des individus aux renseignements personnels qui les concernent.

Mandat de l’organisme

L’AMC, sous le leadership de la ministre des Affaires étrangères, de la ministre du Commerce international, de la Promotion des exportations, de la Petite Entreprise et du Développement économique ; et du ministre du Développement international et ministre responsable de l’agence de développement économique du Pacifique Canada est chargé de promouvoir les relations internationales du Canada. Le Ministère doit notamment :

• Élaborer et mettre en œuvre la politique étrangère.
• Promouvoir le développement du droit international et du commerce international.
• Offrir une aide internationale (qui englobe l’aide humanitaire, l’aide au développement ainsi que la paix et la sécurité).
• Assurer le maintien de l’engagement solide et soutenu du Canada envers les institutions de la Francophonie.
• Offrir des services consulaires aux Canadiens.
• Superviser le réseau mondial des missions canadiennes à l’étranger.

Affaires mondiales Canada gère les relations diplomatiques et consulaires du Canada avec les gouvernements étrangers et les organisations internationales en mobilisant et en influençant des acteurs internationaux pour faire progresser les intérêts politiques, juridiques et économiques du Canada – comme la réduction de la pauvreté, l’autonomisation des femmes et des filles, la promotion d’un ordre international basé sur des règles, la paix et la sécurité internationales, les droits de la personne, une gouvernance inclusive et responsable, un pluralisme pacifique, l’inclusion et le respect de la diversité et la viabilité environnementale.

Le Ministère gère la majeure partie de l’aide internationale canadienne dans le but d’éradiquer la pauvreté dans le monde et d’aider à bâtir un monde plus pacifique, prospère et inclusif. Il veille aussi à ce que le Canada agisse de manière coordonnée face à des situations d’urgence et à des catastrophes naturelles à l’étranger, y compris en apportant une aide humanitaire.

Affaires mondiales Canada gère également la plateforme internationale du Canada, un réseau mondial de missions disséminées dans 110 pays, qui appuie ses efforts internationaux et ceux des autres ministères, organismes et cooccupants.

Afin d’améliorer et de maintenir l’accès au marché pour les entreprises canadiennes, Affaires mondiales Canada dirige la négociation d’accords commerciaux bilatéraux, plurilatéraux et multilatéraux, l’administration des contrôles à l’exportation et à l’importation, ainsi que la résolution des différends commerciaux internationaux. En outre, le Ministère fournit des conseils et offre des services de manière à aider les entreprises canadiennes à réussir sur la scène internationale, à favoriser les investissements directs étrangers au Canada et à soutenir l’innovation, la science et la technologie à l’échelle mondiale.

Le Ministère fournit des services consulaires et des renseignements sur les voyages aux Canadiens.

Il apporte également un soutien à la paix et à la stabilité dans le monde, et s’attaque à des menaces pour la sécurité internationale, comme le terrorisme, la criminalité transnationale organisée et la prolifération des armes de destruction massive et des matières connexes.

Le Ministère contribue à assurer le maintien de l’engagement solide et soutenu du Canada dans les diverses institutions de la Francophonie, en particulier l’Organisation internationale de la Francophonie (OIF). Il travaille avec les États membres et les gouvernements de l’Organisation pour mieux définir son mandat principal, améliorer son fonctionnement et sa transparence, et augmenter son incidence.

Affaires mondiales Canada élabore et met en œuvre des politiques et des programmes fondés sur l’analyse des données probantes disponibles, notamment par la consultation auprès des Canadiens et des intervenants internationaux et par la coopération avec ceux-ci. Le Ministère est également responsable de promouvoir le développement du droit international et son application dans les relations extérieures du Canada. Ses responsabilités juridiques sont énoncées de façon détaillée dans la Loi sur le ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement, adoptée en 2013.

Pour en savoir plus sur les engagements du Ministère, voir les lettres de mandat du ministre.

Structure organisationnelle

La Direction de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) est chargée de l’application de la Loi, y compris du traitement des demandes et des consultations. Le directeur de la Direction de l’AIPRP relève du Secrétaire des affaires ministérielles, qui relève pour sa part du sous-ministre des Affaires étrangères.

En 2021-2022, la Direction de l’AIPRP comptait 69 équivalents temps plein (ETP) afin de remplir les obligations du Ministère en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Au cours de l’exercice, la Direction de l’AIPRP a pu pourvoir, en moyenne, 41 de ces 69 postes et a également pu compter sur les services de jusqu’à sept consultants en AIPRP.

La structure de dotation de la Direction comprend un directeur, cinq directeurs adjoints, un gestionnaire, huit chefs d’équipe, 45 analystes de l’AIPRP, un analyste des systèmes de l’AIPRP, trois analystes opérationnels, quatre commis de l’AIPRP et un adjoint administratif, qui ont tous adopté un modèle de travail hybride. Tous ces employés travaillent à domicile et à l’administration centrale, laquelle est située au 125, promenade Sussex. Affaires mondiales Canada ne disposait pas d’un personnel régional de l’AIPRP.

Pour l’aider à s’acquitter de ses responsabilités relatives à l’AIPRP, on a divisé la Direction en neuf équipes.

• L’unité opérationnelle comprend six équipes de traitement des demandes d’AIPRP, qui sont chacune sous la supervision d’un chef d’équipe. Ces équipes se composent d’analystes qui traitent et examinent les demandes d’accès, de communication de renseignements personnels et de consultation. Au cours de la période visée par le rapport, un directeur adjoint dirigeait deux ou trois équipes de traitement.
• L’équipe chargée de la politique de protection des renseignements personnels traite directement les questions de protection des renseignements personnels comme les atteintes à la vie privée, les plaintes au Ministère, les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée et les demandes de conseils en matière de protection de la vie privée.
• L’Équipe chargée de la politique et de la gouvernance coordonne la modernisation du processus, les mises à jour procédurales et la formation.
• L’Unité des pratiques et des systèmes opérationnels traite la correspondance entrante et sortante sur l’AIPRP, fournit des services d’images et du soutien technique, et est responsable d’autres tâches administratives.
• Enfin, la Direction a délégué des ressources pour travailler au sein de l’équipe de traitement des plaintes, laquelle se consacre aux plaintes existantes et travailles-en étroite collaboration avec le Commissariat à l’information du Canada.

Au cours de l’exercice 2021-2022, Affaires mondiales Canada n’avait pas d’accord de service conformément à l’article 73.1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Pouvoir délégués

Conformément à l’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le pouvoir du ministre peut être délégué aux sous-ministres, au Secrétaire des affaires ministérielles, ainsi qu’au directeur et aux directeurs adjoints de la Direction de l’AIPRP. Il est également délégué aux chefs de mission aux fins de la communication dans l’intérêt public en vertu de l’alinéa 8(2)m) de la Loi.

Une copie de l’arrêté sur la délégation de pouvoirs signé par Affaires mondiales Canada se trouve à l’annexe A.

Rendement 2021-2022

Nombre de demandes

En 2021-2022, le Ministère a reçu 109 nouvelles demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ce qui représente une augmentation de 33 % par rapport à l’exercice 2020-2021, mais de 1 % par rapport à la moyenne des trois périodes de référence précédentes. On observe ce qui suit : un total de 73 demandes ont été reportées à la période visée par le présent rapport; il y a 47 demandes en suspens depuis la période précédente; et il y a 26 demandes en suspens depuis plus d’une période de rapport, soit un total de 182 demandes actives.

Durant cette même période visée par le rapport, 110 demandes ont été traitées, soit une augmentation de 49 % par rapport à l’exercice 2020-2021 et de 13 % par rapport à la moyenne des trois périodes de rapport précédentes. L’augmentation du nombre de demandes complétées, par rapport à 2020-2021 reflète une normalisation graduelle de l’accès au lieu de travail qui a suivi la première année de la pandémie, au cours de laquelle l’accès aux bureaux a été fortement restreint.

Le report de dossiers actifs à la fin de l’exercice 2021-2022 s’élevait à 72.

Demandes actives en suspens depuis les périodes de rapport précédentes

À la fin de la période de référence, 43 % des demandes en suspens d’Affaires mondiales Canada depuis la période antérieure n’étaient toujours pas en retard.

Prolongations

Au cours de la période visée par le rapport, le Ministère a accepté des prolongations pour 15 des 110 demandes qu’il a fermées. Les motifs comprennent 9 prolongations prises en vertu de l’alinéa 15(a)i) pour interférence avec les activités et 6 prorogations ont été prises en vertu des consultations requises en vertu du sous-alinéa 15(a)ii).

Taux de conformité

En 2021-2022, le taux de conformité du Ministère (c.-à-d. le pourcentage de demandes liées à la protection des renseignements personnels qui ont été traitées dans les délais prescrits par la Loi) était de 45 %. Cela signifie que 55 % des demandes liées à la protection des renseignements personnels ont été traitées après le délai prévu. Le taux de conformité pour la période visée par le rapport a augmenté de 35 points de pourcentage comparativement à la période précédente.

Délai de traitement

Pendant la période visée par le rapport, le Ministère a pu fermer au total 19 demandes en 15 jours ou moins (17 %), 20 demandes en 16 à 30 jours (18 %), 14 demandes en 31 à 60 jours (13 %), 16 demandes en 61 à 120 jours (15 %), 5 demandes en 121 à 180 jours (5 %), 18 demandes en 181 à 365 jours (16 %) et 18 demandes en plus de 365 jours (16 %).

Règlement des demandes traitées

Sur les 110 demandes relatives à la protection des renseignements personnels fermées au cours de l’exercice 2021-2022, 13 ont été entièrement divulguées (12 %), 41 ont été divulguées en partie (37 %), 2 ont été entièrement exemptées (2 %), 38 ont été abandonnées (35 %), et il y avait 16 demandes pour lesquelles il n’existait aucun dossier (14 %).

Consultations d’autres institutions

Compte tenu de son mandat et de ses diverses responsabilités à l’échelle internationale, le Ministère a joué un rôle clé en vertu de la Loi au nom des autres institutions du gouvernement du Canada. Plus précisément, il a consulté des gouvernements et des organismes étrangers pour le compte d’autres institutions fédérales lorsque celles-ci devaient déterminer si elles pouvaient communiquer des documents provenant de l’étranger.

Au cours de la période visée par le rapport, le Ministère a reçu une nouvelle consultation d’une autre institution gouvernementale et a reporté 6 consultations de la période précédente. Sur ces 7 demandes actives, le Ministère a fermé 6 dossiers de demande de consultation et récupéré 616 pages en conséquence.

Sur les 6 demandes de consultation fermées au cours de cet exercice, il a fermé les dossiers suivants : 1 demande en 15 jours ou moins (16,67 %), 1 demande en 61-120 jours (16,67 %), 1 demande en 121-180 jours (16,67 %), 2 demandes en 181-365 jours (33,33 %), et 1 demande en plus de 365 jours (16,67 %).

Dotation

En 2021-22, environ 11 équivalents temps plein (ETP) de la Direction travaillaient sur le traitement des demandes de renseignements personnels et les politiques de la protection des renseignements personnels. Ce chiffre est conforme au niveau de dotation en personnel de la période précédente.

Formation et sensibilisation

La Direction de l’AIPRP continue d’élaborer des outils, des orientations et des formations à l’intention des analystes de l’AIPRP, des agents de liaison de l’AIPRP, et des experts en la matière dans l’ensemble d’Affaires mondiales Canada.

Au cours du présent exercice, la Direction de l’AIPRP a embauché un expert-conseil pour donner un cours intitulé Présentation de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le cours a duré au total 4 matinées; une séance a été dispensée en anglais (décembre 2021), puis une autre a été dispensée en français (février 2022). Au total, 28 analystes de l’AIPRP ont suivi ce cours avec succès.

Encore une fois au cours du présent exercice, la Direction de l’AIPRP a bénéficié de son programme de perfectionnement professionnel, qui permet au Ministère de former et de promouvoir ses propres analystes de l’AIPRP du niveau de débutant (PM-01) au niveau d’analyste principal (PM-04). Ce programme de longue date continue d’être très efficace pour résoudre les problèmes de recrutement, de maintien en poste et de planification de la relève. La majorité des employés travaillant au sein de la Direction de l’AIPRP font déjà partie du programme de perfectionnement professionnel et sont susceptibles de passer au niveau suivant une fois qu’ils auront atteint les objectifs requis. Le programme de perfectionnement professionnel est en place pour renforcer la capacité d’AIPRP au sein d’Affaires mondiales Canada en « développant ses propres » analystes de l’AIPRP, ce qui permet de remédier à la pénurie d’analystes de l’AIPRP dans l’ensemble de la collectivité fédérale de l’AIPRP. En 2021, la Direction de l’AIPRP a modifié le programme de perfectionnement professionnel de l’AIPRP pour y inclure des postes de dotation au niveau PM-05.

La Direction de l’AIPRP a également participé au programme d’apprentissage mixte pour les adjoints administratifs ou les adjoints de direction à l’administration centrale, ce qui a permis à 42 participants de recevoir une formation de sensibilisation à la protection de la vie privée, ainsi qu’un aperçu de leurs obligations par rapport à la Loi sur l’accès à l’information. En janvier 2022, on a offert une séance de formation complète sur l’importance de la protection de la vie privée au Secteur de la planification ministérielle, des finances et de la technologie de l’information du Ministère (338 participants).

La Direction de l’AIPRP continue d’offrir des formations à la Direction pour répondre aux besoins opérationnels de chaque groupe au sein du Ministère. En outre, elle a fréquemment entrepris des formations individuelles informelles lorsque des besoins immédiats se faisaient sentir. Au cours de l’exercice 2021-2022, la Direction de l’AIPRP a offert une séance d’une heure intitulée L’AIPRP pour les agents de liaison à 85 participants, et a également offert une séance d’une heure intitulée L’AIPRP pour les officiers d’examen à 55 participants.

De plus, pendant la période visée par le rapport, 70 employés ont réussi un tutoriel interactif en ligne sur l’AIPRP, élaboré en collaboration avec l’Institut canadien du service extérieur (CFSI).

Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives

Stratégie relative à l’arriéré

Depuis septembre 2021, la Direction de l’AIPRP d’Affaires mondiales Canada a déployé la stratégie de réduction de l’arriéré. Une équipe consacrée à la réduction de l’arriéré, composée d’experts-conseils expérimentés, a été mise en place avec son propre chef d’équipe (également un expert-conseil ayant une expérience considérable), et un directeur adjoint expérimenté a été chargé de superviser cette équipe. Auparavant, les experts-conseils étaient intégrés à diverses équipes opérationnelles; même s’ils traitaient les dossiers complexes en cours, les dossiers en retard n’étaient pas leur unique préoccupation. La mise en place d’une structure centralisée a permis à la Direction de l’AIPRP de s’assurer que les ressources appropriées sont consacrées à la réduction de l’arriéré.

Voici les autres éléments clés de la stratégie de réduction de l’arriéré :

• Définition de l’arriéré: Désigne les dossiers d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels qui ont été reçus avant le 1^er avril 2021.
• Ressources supplémentaires: Au cours de l’exercice, le nombre d’experts-conseils de l’AIPRP a été augmenté.
• Communiquer avec les demandeurs: On a communiqué avec les demandeurs en ce qui concerne les dossiers antérieurs en vue de réaffirmer leur intérêt de poursuivre.
• Des facteurs tels que le passage du temps, la nature de la demande et le préjudice potentiel ont été pris en considération de manière cohérente.

Accès aux logiciels sur un système non classifié

Au cours de l’exercice, la Direction de l’AIPRP a mis en œuvre avec succès une nouvelle solution de GI/TI en ajoutant au réseau non classifié une autre version du logiciel de traitement (Access Pro Suite) qui était auparavant hébergé uniquement sur le réseau classifié. Cela a permis aux employés de traiter des dossiers non classifiés depuis leur domicile; le bureau de l’AIPRP d’Affaires mondiales Canada a été l’une des premières institutions à mettre pleinement en œuvre un modèle de lieu de travail hybride.

Milieu de travail hybride 

La Direction de l’AIPRP a adopté un lieu de travail hybride au cours de l’exercice 2021-2022. Les employés de la Direction travaillent au moins deux jours par semaine au bureau. Selon le poste occupé et les exigences du travail, certains employés travaillent dans les bureaux à plein temps. La Direction de l’AIPRP offre des modalités de travail flexibles, mais place les besoins opérationnels au premier plan de ses modalités de travail.

Stratégies en matière de RH

Avant la mise en œuvre du modèle de bureau hybride, la Direction de l’AIPRP avait du mal à concurrencer d’autres institutions qui offraient la possibilité de travailler à domicile à temps plein; le maintien en poste des employés au cours de cet exercice s’est avéré difficile. Bien que la Direction de l’AIPRP continue de faire face à des défis en matière de RH, elle a connu des succès récents et a accueilli 15 nouveaux employés. Les stratégies de dotation comprenaient l’embauche d’un nouveau directeur adjoint au sein de la Direction de l’AIPRP pour gérer plusieurs processus de dotation à venir à plusieurs niveaux afin de s’assurer de la disponibilité immédiate de candidats à mesure que les niveaux de dotation évoluent. La Direction de l’AIPRP a également participé au Bureau de développement communautaire de l’AIPRP, une initiative de dotation en personnel dirigée par le Secrétariat du Conseil du trésor (SCT). En outre, la Direction de l’AIPRP a élargi son programme de perfectionnement professionnel au niveau PM-05.

Ces initiatives ont contribué aux succès de la Direction de l’AIPRP au cours de l’exercice 2021-2022.

Au cours de l’exercice 2021-2022, la Direction de l’AIPRP a élaboré un cadre de gestion de la protection des renseignements personnels qui s’adapte aux besoins et au mandat de l’institution; il permettra d’adopter des pratiques exemplaires en matière de protection des renseignements personnels et le traitement des renseignements personnels à Affaires mondiales Canada. Ce cadre vise à assurer la responsabilisation à l’égard du respect de la vie privée et à favoriser la sensibilisation aux questions ainsi qu’aux obligations liées à la protection de la vie privée à l’échelle des ministères en ce qui concerne la protection des renseignements personnels détenus.

À la suite de sa mise en place, l’équipe chargée de la politique de protection des renseignements personnels a élaboré divers outils pour répondre au plan de vérification :

• Une politique en matière d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) qui définit les exigences en matière d’EFVP à Affaires mondiales Canada et qui fournit des conseils aux employés sur la meilleure façon de se conformer à ces exigences. Son objectif est d’éclairer, de favoriser, de soutenir et de promouvoir la réalisation des EFVP au sein du Ministère afin de s’assurer que la protection des renseignements personnels fait partie intégrante de la conception des programmes et des services.
• Un guide à l’intention des employés sur le respect des obligations du Ministère en matière de protection des renseignements personnels et la promotion d’une approche ministérielle cohérente et efficace pour la protection des renseignements personnels.
• Un plan stratégique de protection des renseignements personnels pour 2023-2026, dont l’objectif principal est de s’assurer qu’Affaires mondiales Canada est en mesure de répondre à ses exigences juridiques et réglementaires en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

L’équipe chargée de la politique de protection des renseignements personnels continue de participer activement à la modernisation de la Loi sur la protection des renseignements personnels, laquelle est dirigée par le ministère de la Justice. Affaires mondiales Canada a formulé un certain nombre de recommandations reflétant le travail important du Ministère au Canada et dans ses missions à l’étranger.

Résumé des principaux enjeux soulevés et des mesures prises à la suite de plaintes

Au cours de l’exercice 2021- 2022, le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP) a reçu 11 plaintes au sujet de demandes relatives à la protection des renseignements personnels présentées au Ministère. Les raisons des plaintes étaient les suivantes :

Pendant la période visée par le rapport, 5 plaintes à l’endroit du Ministère ont été réglées. Les conclusions relatives aux plaintes réglées étaient les suivantes :

En outre, deux nouvelles plaintes ont été reçues au cours de la période visée par le rapport concernant la gestion des renseignements personnels. L’une des deux plaintes concernait une atteinte à la vie privée en lien avec la divulgation par inadvertance de renseignements personnels par une mission lors de la remise d’un certificat de citoyenneté canadienne (d’un mineur) à un destinataire involontaire. Quant à l’autre plainte, elle concernait la collecte ou la divulgation de renseignements personnels consignés dans l’avis de fin d’une période d’emploi déterminée d’un employé qui a été envoyé au centre de paie.

L’une des plaintes relatives à la gestion des renseignements personnels a depuis été réglée.

La Direction de l’AIPRP a continué d’employer une équipe consacrée à la gestion des plaintes provenant du CPVP. Cette équipe sert de point de contact principal entre Affaires mondiales Canada et le CPVP; elle continue de travailler en étroite collaboration pour renforcer les relations et améliorer le rendement du programme d’AIPRP d’Affaires mondiales Canada.

Plaintes actives en suspens depuis les périodes de rapport précédentes

Surveillance de la conformité

Le Ministère continue d’utiliser les mêmes outils pour assurer le traitement interne des demandes d’AIPRP.

La Direction de l’AIPRP prépare et distribue à la direction un rapport statistique hebdomadaire qui fait le suivi du nombre de demandes reçues et fermées, ainsi que de nouvelles tendances et des statistiques de rendement. Il permet également de comparer la charge de travail aux taux d’achèvement par rapport à l’année précédente pour déterminer les modifications apportées aux traitements liés à l’AIPRP.

En outre, on publie toutes les semaines un rapport sur les tâches actives pour déterminer toutes les tâches en cours au sein du Ministère. Il est accessible à tous les bureaux de première responsabilité, qui peuvent voir la liste de toutes les tâches ouvertes et, surtout, attirer l’attention sur les fichiers qui sont en retard.

Enfin, chaque semaine, un rapport communiqué au sein du Ministère indiquant les résumés des demandes d’accès à l’information qui seront bientôt divulguées et les trousses proposées sont disponibles pour examen.

Atteintes substantielles à la protection des renseignements personnels

Au cours de l’exercice 2021-2022, 10 atteintes substantielles à la vie privée ont été signalées au Ministère. Ce nombre a augmenté par rapport aux périodes visées par les rapports précédents et peut être attribué en grande partie aux nombreuses initiatives, processus et outils adoptés afin de permettre le télétravail dans l’ensemble du Ministère. À la fin de l’exercice, un avis d’atteinte substantielle à la vie privée a été envoyé au Secrétariat du Conseil du Trésor et au Commissariat à la protection de la vie privée.

Parmi les autres avis, un a été envoyé au Secrétariat du Conseil du Trésor ainsi qu’au Commissariat à la protection de la vie privée au cours de l’exercice 2022-2023, et huit avis demeurent en suspens en raison de facteurs liés à la charge de travail.

Les avis destinés au Secrétariat du Conseil du Trésor ainsi qu’au Commissariat à la protection de la vie privée en ce qui concerne les autres atteintes substantielles à la vie privée (8) devraient être envoyés d’ici septembre 2022.

Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Au cours de l’exercice, Affaires mondiales Canada a effectué trois évaluations des facteurs relatifs à la vie privée.

Communications de renseignements dans l’intérêt public

Le paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels prévoit que « la communication des renseignements personnels qui relèvent d’une institution fédérale est autorisée » sans consentement dans certains cas.

Au cours de l’exercice 2021-2022, le Ministère a procédé à un total de 115 divulgations au titre de l’alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Dans 35 divulgations, il a considéré que l’intérêt public justifiait nettement une éventuelle violation de la vie privée. Toutes les autres divulgations ont été considérées comme procurant un avantage certain à l’individu concerné.

Divulgations au titre du sous-alinéa 8(2)m)(i) :

• 35 divulgations ont été réalisées dans l’intérêt de la sécurité publique.

Divulgations au titre du sous-alinéa 8(2)m)(ii) :

• 44 divulgations ont été réalisées pour informer les autorités concernées de l’arrestation et de la détention d’une personne à l’étranger.
• Deux divulgations ont été effectuées à un membre de la famille pour des raisons d’ordre humanitaire.
• Une divulgation a été effectuée dans l’intérêt de l’équité liée à des questions juridiques.
• 10 divulgations avaient pour but d’avertir les autorités ou les agences locales de cas se rapportant à la protection de l’enfance.
• 23 divulgations ont été effectuées à l’intention de la famille, des amis, du médecin ou de l’avocat d’une personne ayant besoin d’aide médicale.

En raison des contraintes liées à la pandémie de COVID-19, on n’a transmis aucun avis au commissaire à la protection de la vie privée du Canada pour les 115 divulgations effectuées en vertu de l’alinéa 8(2)m) pendant l’exercice 2021-2022. Toutefois, la Direction procède à l’envoi de tous les avis au commissaire.

Annexe A : Arrêté sur la délégation

Annexe B : Rapport statistique d’Affaires mondiales Canada pour 2021-2022

Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l'institution: Affaires Mondiales Canada

Période d'établissement de rapport : 2021-04-01 au 2022-03-31

Section 1 : Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

1.1 Nombre de demandes reçues

1.2 Mode des demandes

Section 2 : Demandes informelles

2.1 Nombre de demandes informelles

2.2 Mode des demandes informelles

2.3 Délai de traitement pour les demandes informelles

2.4 Pages communiquées informellement

Section 3 : Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

3.1 Disposition et délai de traitement

3.2 Exceptions 

3.3 Exclusions

3.4 Format des documents communiqués

3.5 Complexité

3.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées en formats papier et document électronique

3.5.2 Pages pertinentes traitées en fonction de l’ampleur des demandes en formats papier et document électronique par disposition des demandes

3.5.3 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format audio

3.5.4 Minutes pertinentes traitées en fonction de l'ampleur des demandes en format audio par disposition des demandes

3.5.5 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format vidéo

3.5.6 Minutes pertinentes traitées en fonction de l'ampleur des demandes en format vidéo par disposition des demandes

3.5.7 Autres complexités

3.6 Demandes fermées

3.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la Loi

3.7 Présomptions de refus

3.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la Loi

3.7.2 Demandes fermées au-dela des délais prévus par la Loi (y compris toute prorogation prise)

3.8 Demandes de traduction

Section 4 : Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Section 5 : Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Section 6 : Prorogations

6.1 Motifs des prorogations

6.2 Durée des prorogations

Section 7 : Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

7.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et autres organisations

7.2 Recommandation et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

7.3 Recommandation et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations à l'extérieur du gouvernement du Canada

Section 8 : Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

8.1 Demandes auprès des services juridiques

8.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Section 9 : Avis de plaintes et d'enquêtes reçus

Section 10 : Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) et des Fichiers de renseignements

10.1 Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

10.2 Fichiers de renseignements personnels spécifiques à l'institution et centraux

Section 11 : Atteintes à la vie privée

11.1 Atteintes substantielles à la vie privée signalée

11.2 Atteintes à la vie privée signalée non-substantielles

Section 12 : Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information

12.1 Coûts répartis

12.2 Ressources humaines

Annexe C : Rapport statistique supplémentaire d’Affaires mondiales Canada pour 2021-2022

Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l'institution : Affaires mondiales Canada

Période d'établissement de rapport : 2021-04-01 au 2022-03-31

Section 1 : Capacité de recevoir des demandes sous la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu recevoir des demandes d'AIPRP par les différents canaux.

Section 2 : Capacité de traiter les dossiers sous la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

2.1 Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu traiter des documents papiers à différents niveaux de classification.

2.2 Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu traiter des documents électroniques à différents niveaux de classification.

Section 3 : Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

3.1 Indiquez le nombre de demandes ouvertes qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

3.2 Indiquez le nombre de plaintes ouvertes auprès du Commissaire à l'information du Canada qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

Section 4 : Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

4.1 Indiquez le nombre de demandes ouvertes qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

4.2 Indiquez le nombre de plaintes ouvertes auprès du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

Section 5 : Numéro d'assurance social (NAS)