Rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels 2022-2023

Table des matières

• Introduction
  • Objectif de la Loi sur la protection des renseignements personnels
  • Mandat de l’institution
• Structure organisationnelle
• Pouvoirs délégués
• Rendement 2022-2023
  • Nombre de demandes
  • Demandes actives en suspens depuis les périodes de rapport précédentes
  • Prolongations
  • Taux de conformité
  • Délai de traitement
  • Règlement des demandes traitées
  • Consultations d’autres institutions
  • Dotation
  • Répercussions de la COVID-19 sur les activités liées à la protection des renseignements personnels
• Formation et sensibilisation
• Politiques, lignes directrices et procédures
  • Attribution des tâches d’AIPRP au niveau des SMA
  • AIPRP à la réunion du Comité exécutif
  • Stratégies en matière de RH
  • Outils et initiatives en matière de protection des renseignements personnels
• Initiatives et projets pour améliorer l’accès à l’information
  • Nouveau logiciel d’AIPRP
• Résumé des principaux enjeux soulevés et des mesures prises à la suite de plaintes
  • Demandes de renseignements personnels
  • Gestion des renseignements personnels
  • Plaintes actives en suspens depuis les périodes de rapport précédentes
• Atteintes substantielles à la protection des renseignements personnels
• Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée
• Communications de renseignements dans l’intérêt public
• Surveillance de la conformité
  • Présentation continue de rapports
  • Limitation des consultations interinstitutionnelles
  • Types de renseignements fréquemment demandés
  • Protection des renseignements personnels dans les contrats
• Annexe A : Arrêté sur la délégation
• Annexe B : Rapport statistique d’Affaires mondiales Canada pour 2022-2023
• Annexe C : Rapport statistique supplémentaire d’Affaires mondiales Canada pour 2022-2023

Introduction

Nous sommes heureux de déposer le Rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi) pour l’exercice 2022-2023, conformément à l’article 72 de la Loi. Affaires mondiales Canada ne fait pas de rapport au nom des filiales en propriété exclusive ou des institutions non opérationnelles.

REMARQUE : Dans le présent rapport, le Ministère est désigné sous l’appellation Affaires mondiales Canada (AMC). Toutefois, en vertu de la Loi sur le ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement, son appellation légale demeure « ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement ».

Objectif de la Loi sur la protection des renseignements personnels

La présente loi a pour objet de compléter la législation canadienne en matière de protection des renseignements personnels relevant des institutions fédérales et de droit d’accès des individus aux renseignements personnels qui les concernent.

Mandat de l’institution

Affaires mondiales Canada, sous la direction de la ministre des Affaires étrangères, de la ministre de la Promotion des exportations, du Commerce international et du Développement économique, et du ministre du Développement international, est chargé de promouvoir les relations internationales du Canada. Le Ministère doit notamment :

• élaborer et mettre en œuvre la politique étrangère;
• promouvoir le développement du droit international et du commerce international;
• offrir une aide internationale (qui englobe l’aide humanitaire, l’aide au développement ainsi que la paix et la sécurité);
• offrir des services consulaires aux Canadiens;
• superviser le réseau mondial des missions canadiennes à l’étranger.

Affaires mondiales Canada gère les relations diplomatiques et consulaires du Canada avec les gouvernements étrangers et les organisations internationales en mobilisant et en influençant des acteurs internationaux pour faire progresser les intérêts politiques, juridiques et économiques du Canada – comme la réduction de la pauvreté, l’autonomisation des femmes et des filles, la promotion d’un ordre international basé sur des règles, la paix et la sécurité internationales, les droits de la personne, une gouvernance inclusive et responsable, un pluralisme pacifique, l’inclusion et le respect de la diversité et la viabilité environnementale.

Le Ministère gère la majeure partie de l’aide internationale canadienne dans le but d’éradiquer la pauvreté dans le monde et d’aider à bâtir un monde plus pacifique, prospère et inclusif. Il veille aussi à ce que le Canada agisse de manière coordonnée face à des situations d’urgence et à des catastrophes naturelles à l’étranger, y compris en apportant une aide humanitaire.

Affaires mondiales Canada gère également la plateforme internationale du Canada, un réseau mondial de missions disséminées dans 110 pays, qui appuie ses efforts internationaux et ceux des autres ministères, organismes et cooccupants.

Afin d’améliorer et de maintenir l’accès au marché pour les entreprises canadiennes, Affaires mondiales Canada dirige la négociation d’accords commerciaux bilatéraux, plurilatéraux et multilatéraux, l’administration des contrôles à l’exportation et à l’importation, ainsi que la résolution des différends commerciaux internationaux. En outre, le Ministère fournit des conseils et offre des services de manière à aider les entreprises canadiennes à réussir sur la scène internationale, à favoriser les investissements directs étrangers au Canada et à soutenir l’innovation, la science et la technologie à l’échelle mondiale.

Le Ministère fournit des services consulaires et des renseignements sur les voyages aux Canadiens.

Il apporte également un soutien à la paix et à la stabilité dans le monde, et s’attaque à des menaces pour la sécurité internationale, comme le terrorisme, la criminalité transnationale organisée et la prolifération des armes de destruction massive et des matières connexes.

Affaires mondiales Canada élabore et met en œuvre des politiques et des programmes fondés sur l’analyse des données probantes disponibles, notamment par la consultation auprès des Canadiens et des intervenants internationaux et par la coopération avec ceux-ci. Le Ministère est également responsable de promouvoir le développement du droit international et son application dans les relations extérieures du Canada.

Ses responsabilités juridiques sont énoncées de façon détaillée dans la Loi sur le ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement, adoptée en 2013.

Pour en savoir plus sur les engagements des différents ministres, voir les lettres de mandat des ministres.

Structure organisationnelle

La Direction de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) est chargée de l’application de la Loi, y compris du traitement des demandes et des consultations. Le directeur de la Direction de l’AIPRP relève du secrétaire des affaires ministérielles, qui relève pour sa part du sous-ministre des Affaires étrangères.

En 2022-2023, la Direction de l’AIPRP comptait 70 équivalents temps plein (ETP) afin de remplir les obligations du Ministère en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Au cours de l’exercice, la Direction de l’AIPRP a pu pourvoir, en moyenne, 48 de ces 70 postes et a également pu compter sur les services de jusqu’à 10 consultants en AIPRP.

La Direction de l’AIPRP est dirigée par un directeur qui gère les équipes chargées de l’application des lois sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels :

• L’unité opérationnelle est gérée par 4 directeurs adjoints qui dirigent une ou deux équipes de traitement. Sept chefs d’équipe supervisent les équipes de traitement. Un conseiller principal, 17 analystes et 7 consultants sont répartis dans ces équipes. L’Unité opérationnelle est responsable du traitement et de l’examen des demandes d’accès, de protection des renseignements personnels et de consultation. Elle compte également une équipe de traitement des plaintes qui se consacre aux plaintes existantes et qui travaille en étroite collaboration avec le Commissariat à l’information du Canada et le Commissariat à la protection de la vie privée afin de les résoudre.

• L’équipe chargée de la politique de protection des renseignements personnels est dirigée par un directeur adjoint et comprend un chef d’équipe, cinq analystes et deux consultants qui traitent directement les atteintes à la vie privée, les plaintes ministérielles, les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée et les demandes de conseils en matière de protection de la vie privée.

• L'équipe chargée de la politique et de la gouvernance est dirigée par un directeur adjoint et comprend un conseiller principal en matière de politique et de gouvernance de l'AIPRP qui coordonne la modernisation des processus, la mise à jour des procédures et la formation du Ministère.

• L’unité des pratiques et des systèmes opérationnels est gérée par un gestionnaire et comprend un analyste des systèmes de l’AIPRP, trois administrateurs de système et quatre commis qui traitent la correspondance relative à l’AIPRP, les services d’imagerie, l’assistance technique et d’autres tâches administratives.

• L’unité des affaires ministérielles est gérée par un directeur adjoint et comprend un adjoint administratif et un consultant. Ce groupe est chargé de la supervision des ressources humaines, de la gestion du budget et de l’administration générale de la Direction.

Tous les employés travaillent selon un modèle hybride, avec des jours en télétravail à domicile et des jours de présence au bureau, à l’administration centrale (125, promenade Sussex). Affaires mondiales Canada n’avait pas de personnel chargé de l’AIPRP en région.

Au cours de l’exercice 2022-2023, Affaires mondiales Canada n’avait pas d’accord de services en vertu de l’article 73.1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Pouvoirs délégués

Conformément à l’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le pouvoir de la ministre est délégué aux sous-ministres, à la secrétaire des affaires ministérielles, ainsi qu’au directeur et aux directeurs adjoints de la Direction de l’AIPRP. Il est également délégué aux chefs de mission aux fins de la divulgation dans l’intérêt public en vertu de l’alinéa 8(2)m) de la Loi.

Une copie de l’arrêté sur la délégation de pouvoirs signé pour Affaires mondiales Canada se trouve à l’annexe A.

Rendement 2022-2023

Nombre de demandes

En 2022-2023, le Ministère a reçu 118 nouvelles demandes au titre de la Loi sur la protection des renseignements personnels, soit une augmentation de 8 % comparativement à l’exercice 2021-2022. Au total, 72 demandes ont été reportées à la période visée par le présent rapport; 49 demandes étaient en suspens depuis la période précédente et 23 demandes étaient en suspens depuis plus d’une période de rapport, soit un total de 190 demandes actives.

Au cours de la même période visée par le rapport, 124 demandes ont été traitées, soit une augmentation de près de 13 % comparativement à l’exercice 2021-2022. L’augmentation du nombre de demandes traitées, comparativement à l’exercice 2021-2022, reflète une normalisation graduelle de l’accès aux lieux de travail qui a suivi la première année de la pandémie, au cours de laquelle l’accès aux bureaux a été fortement restreint.

Le nombre de dossiers actifs reportés à la fin de l’exercice 2022-2023 s’élevait à 66.

Demandes actives en suspens depuis les périodes de rapport précédentes

À la fin de la période visée par le rapport, environ 21 % des demandes d’Affaires mondiales Canada en suspens depuis la période antérieure étaient encore dans les délais.

Prolongations

Au cours de la période visée par le rapport, le Ministère a pris des mesures de prolongation pour 22 des 124 demandes qu’il a fermées. Les motifs de la prolongation comprennent 21 prolongations prises en vertu de l’alinéa 15(a)i) pour entrave au fonctionnement, et une prolongation a été prise en vertu de l’alinéa 15 (a)ii) pour l’exigence de consultations.

Taux de conformité

Le taux de conformité est défini comme le pourcentage de demandes d’accès à l’information auxquelles le Ministère a répondu dans les délais prescrits par la Loi. En 2022-2023, le taux de conformité ministériel pour Affaires mondiales Canada s’élevait à 52 %. Cela signifie que 48 % des demandes liées à la protection des renseignements personnels ont été traitées après le délai prévu. Le taux de conformité pour la période visée par le rapport a augmenté de 7 points de pourcentage comparativement à la période précédente.

Délai de traitement

Au cours de la période visée par le rapport, le Ministère a pu fermer un total de 33 demandes en 15 jours ou moins (27 %), 19 demandes en 16 à 30 jours (15 %), 25 demandes en 31 à 60 jours (20 %), 8 demandes en 61 à 120 jours (6,5 %), 8 demandes en 121 à 180 jours (6,5 %), 15 demandes en 181 à 365 jours (12 %), et 16 demandes en plus de 365 jours (13 %).

Règlement des demandes traitées

Sur les 124 demandes relatives à la protection des renseignements personnels fermées au cours de l’exercice 2022-2023, 17 ont été entièrement divulguées (14 %), 53 ont été divulguées en partie (43 %), une a été entièrement exemptée (1 %), 14 n’avaient pas de documents existants (11 %) et 39 ont été abandonnées (31 %).

Consultations d’autres institutions

Compte tenu de son mandat et de ses diverses responsabilités à l’échelle internationale, le Ministère joue un rôle clé en vertu de la Loi au nom d’autres institutions du gouvernement du Canada. Plus précisément, il a consulté des gouvernements et des organismes étrangers pour le compte d’autres institutions fédérales lorsque celles-ci devaient déterminer si elles pouvaient communiquer des documents provenant de l’étranger.

Au cours de la période visée par le rapport, le Ministère a reçu deux nouvelles consultations de la part d’autres institutions gouvernementales et a reporté une consultation de la période précédente. Sur ces trois demandes actives, le Ministère a fermé deux demandes de consultation après avoir examiné 41 pages.

Sur les deux demandes de consultation fermées au cours du présent exercice, une demande a été fermée dans un délai de 15 jours ou moins (50 %), et une demande dans un délai de 121 à 180 jours.

Dotation

En 2022-2023, environ 12 équivalents temps plein (ETP) de la Direction de l’AIPRP travaillaient sur le traitement des demandes de renseignements personnels et les politiques de protection des renseignements personnels. Ce chiffre correspond au niveau de dotation en personnel de la période précédente.

Répercussions de la COVID-19 sur les activités liées à la protection des renseignements personnels

En 2022-2023, Affaires mondiales Canada a adopté le modèle hybride et les fonctionnaires du Ministère ont été en mesure de fournir des documents pertinents aux demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, sans égard à la classification de sécurité. Le bureau de l’AIPRP est demeuré pleinement opérationnel au cours de la période visée par le rapport de l’exercice 2022-2023, car il n’y a pas de répercussions importantes sur le rendement de l’AIPRP attribuable à la COVID-19.

Formation et sensibilisation

La Direction de l’AIPRP continue d’élaborer des outils, des orientations et des formations à l’intention des analystes de l’AIPRP, des agents de liaison de l’AIPRP, et des experts en la matière pour l’ensemble d’Affaires mondiales Canada.

Encore une fois au cours du présent exercice, la Direction de l’AIPRP a bénéficié de son programme de perfectionnement professionnel, qui permet au Ministère de former et de promouvoir ses propres analystes de l’AIPRP du niveau de débutant (PM01) au niveau d’analyste principal (PM05). Ce programme de longue date continue d’être très efficace pour résoudre les problèmes de recrutement, de maintien en poste et de planification de la relève. La majorité des employés travaillant au sein de la Direction de l’AIPRP font déjà partie du programme de perfectionnement professionnel et sont susceptibles de passer au niveau suivant une fois qu’ils auront atteint les objectifs requis. Le programme de perfectionnement professionnel est en place pour renforcer la capacité d’AIPRP au sein d’Affaires mondiales Canada en « développant ses propres » analystes de l’AIPRP, ce qui permet de remédier à la pénurie d’analystes de l’AIPRP dans l’ensemble de la collectivité fédérale de l’AIPRP.

Une petite équipe de la direction a donné une formation à l’AIPRP à 5 analystes juniors de l’AIPRP. La formation était composée de trois séances qui ont duré jusqu’à 2 heures chacune et était divisée comme suit :

1. processus de A à Z du traitement des demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels;
2. prorogation et consultations en vertu de ces lois;
3. exemptions et exclusions en vertu de ces lois.

La formation a été donnée en petites séances (1 à 2 employés par séance), ce qui a permis aux participants de s’exprimer librement et de poser toutes les questions qu’ils souhaitaient.

Outre l’encadrement interne, la direction a également participé à des formations pour d’autres directions au sein du Ministère. Par exemple, 37 participants ont reçu une formation de sensibilisation à la protection de la vie privée, ainsi qu’un aperçu de leurs obligations par rapport à la Loi sur l’accès à l’information, dans le cadre du programme d’apprentissage mixte pour les adjoints administratifs ou les adjoints de direction à l’administration centrale. En outre, une formation à l’AIPRP a été fournie à 13 participants dans le cadre du programme d’intégration des adjoints administratifs de direction du service extérieur.

De plus, la direction de l’AIPRP a fourni les modules de formation suivants aux employés d’AMC :

1. L’AIPRP pour les agents de liaison
2. L’AIPRP pour les agents de révision

En raison de la structure de rotation des employés d’AMC, les séances de formation à l’AIPRP ont été offertes sur demande et la participation a varié entre 1 et 42 employés. Au cours de l’exercice, un total de 67 séances de formation ont été offertes à environ 700 employés d’Affaires mondiales Canada. Parmi ces présentations, 65 ont été données virtuellement via l’utilisation de MS Teams et 2 séances de formation se sont déroulées en personne.

En outre, 171 employés ont suivi avec succès un tutoriel interactif en ligne de sensibilisation à l’AIPRP au cours de la période considérée, qui a été élaboré en collaboration avec l’Institut canadien du service extérieur (ICSE).

L’équipe chargée des politiques et de la gouvernance continue de proposer des formations à tous les employés d’Affaires mondiales Canada afin de répondre aux besoins opérationnels et d’affaires spécifiques des différents groupes au sein du Ministère.

L’équipe chargée de la politique de protection des renseignements personnels tient à jour une feuille de calcul documentant toutes les séances de formation en matière de protection des renseignements personnels qui ont été réalisées au sein de l’organisation au cours de l’exercice financier, ce qui permet de tenir compte de manière exacte des sujets précis abordés et de suivre la sensibilisation croissante des employés à la protection des renseignements personnels. L’équipe élabore également de nouveaux modules de sensibilisation à la protection des renseignements personnels qui refléteront les nouvelles dispositions de la version modernisée de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ainsi que des séances de formation ciblées conformes au nouveau cadre de gestion de la protection des renseignements personnels d’AMC.

Politiques, lignes directrices et procédures

Attribution des tâches d’AIPRP au niveau des SMA

Au cours de l’exercice, la Direction de l’AIPRP d’Affaires mondiales Canada a progressivement mis en œuvre le modèle d’attribution des tâches liées à l’AIPRP au niveau des sous-ministres adjoints (SMA). La Direction comptait sur les agents de liaison de l’AIPRP qui travaillent dans les bureaux de directeur général afin de coordonner la recherche des documents pertinents pour répondre aux demandes formulées conformément à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Avant la mise en œuvre des initiatives, la Direction de l’AIPRP comptait environ 100 agents de liaison de l’AIPRP dans l’ensemble d’Affaires mondiales Canada. Afin de mieux recenser les experts en la matière du Ministère, le modèle d’attribution des tâches au niveau des SMA comprend une fonction de coordination exercée par un agent de liaison du Bureau du sous-ministre adjoint (BSMA). Les agents de liaison des BSMA coordonnent à l’échelle de leur Secteur les réponses qu’ils fournissent à la Direction de l’AIPRP et sont en mesure de surveiller les progrès réalisés en ce qui concerne la conformité et les arriérés en matière d’AIPRP directement avec le bureau de directeur général dont ils relèvent.

AMC comprend 16 Secteurs (dirigés par un SMA) et 13 Directions générales spéciales (dirigées par un directeur général ou relevant directement d’un sous-ministre). En septembre 2022, la Direction de l’AIPRP a mis à l’essai son modèle d’attribution des tâches au niveau des SMA dans 5 Secteurs et 5 Directions générales spéciales. Après le succès du projet pilote, la Direction a intégré 5 Secteurs et 8 Directions générales spéciales supplémentaires en décembre 2022. Depuis janvier 2023, 3 autres Secteurs participent au nouveau modèle. La phase finale de mise en œuvre qui vise à intégrer les 4 derniers Secteurs à la nouvelle structure est prévue pour 2023-2024.

Depuis la mise en œuvre du modèle, le Ministère a constaté une augmentation de 25 % des tâches dont la réponse a été fournie à temps et une diminution d’environ 50 % de l’arriéré des tâches, soit une réduction du nombre total de tâches en suspens de 811 à 410 à la fin de l’exercice.

AIPRP à la réunion du Comité exécutif

Au cours de l’exercice 2022-2023, le Secrétaire des affaires ministérielles d’Affaires mondiales Canada, qui supervise l’application de la Loi sur l’accès à l’information, a comparu 3 fois devant le Comité exécutif d’AMC : le 14 juin 2022, le 15 septembre 2022 et le 23 mars 2023. Au cours de ces comparutions, elle a souligné la nécessité de répondre aux demandes d’AIPRP en temps opportun et l’importance de réduire l’arriéré des tâches d’AIPRP. Afin d’atteindre ces objectifs, des pratiques exemplaires ont été discutées et des cibles de réduction réalisables ont été imposées aux BSMA et aux Directions générales spéciales d’AMC.

Stratégies en matière de RH

Bien que la mise en œuvre du modèle de travail hybride se soit avérée bénéfique pour maintenir en poste le personnel de la Direction de l’AIPRP, le recrutement d’analystes qualifiés, notamment d’analystes principaux, demeure un défi à AMC comme dans d’autres institutions gouvernementales. Malgré les défis, 23 nouveaux employés ont récemment été intégrés avec succès en 2022-2023. Parmi les stratégies de dotation figurent l’embauche d’un nouveau directeur adjoint au sein de la Direction pour gérer une gamme d’activités de recrutement, comme les processus de dotation, les processus annoncés à plusieurs niveaux et la participation aux efforts de recrutement dirigés par le Bureau de développement communautaire de l’AIPRP au SCT. En outre, la Direction utilise également activement son programme de perfectionnement professionnel, dont le programme élargi a permis la promotion de 1 analyste principal et de 2 analystes de la protection des renseignements personnels, ainsi que de 7 chefs d’équipe et conseillers principaux au niveau PM-05.

Ces initiatives ont contribué aux succès de la Direction de l’AIPRP au cours de l’exercice 2022-2023.

Outils et initiatives en matière de protection des renseignements personnels

Le lancement officiel d’un cadre de gestion des renseignements personnels en novembre 2022 marque une étape importante pour AMC. Ce cadre fournit au Ministère des lignes directrices pour mettre en œuvre des politiques et des procédures efficaces en matière de protection des renseignements personnels, conformes aux derniers règlements législatifs. Il met l’accent sur la nécessité de la transparence, de la responsabilisation et de la sécurité dans le traitement, le stockage et le partage des données. Le lancement de ce cadre représente un pas en avant pour garantir le droit des personnes à la protection des renseignements personnels et renforcer la confiance entre AMC et les citoyens canadiens.

À la suite de ce lancement, l’équipe chargée de la politique de protection des renseignements personnels continue d’élaborer divers outils destinés à sensibiliser à la protection des renseignements personnels et à assurer la mise en place de garanties adéquates en la matière :

• Une politique d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (PIA) a été achevée en mars 2023 et sera mise en œuvre en septembre 2024.
• Un manuel sur la protection des renseignements personnels destiné aux employés a été présenté en novembre 2022 dans le but de fournir des lignes directrices complètes sur la protection des renseignements personnels et des données. Le manuel couvre divers sujets tels que la collecte, l’utilisation et le stockage des données personnelles, la surveillance du lieu de travail et les mesures de cybersécurité. Il souligne également l’importance de se conformer aux lois et règlements applicables et met l’accent sur la responsabilité de l’employé en matière de protection des renseignements sensibles. Ce manuel est un outil essentiel pour sensibiliser les employés et promouvoir de bonnes pratiques en matière de protection des renseignements personnels, afin de garantir la protection des données personnelles et des données ministérielles.
• Le Ministère mènera une enquête sur la sensibilisation à la protection des renseignements personnels et les pratiques de traitement des renseignements personnels pour les cadres supérieurs (automne 2024).
• Protocole en cas d’atteinte à la protection des données et à la vie privée (automne 2024).
• Protocole pour le traitement des renseignements personnels à des fins non administratives (automne 2024).
• Des plans sont en cours pour l’examen 2023-2024 des incidents d’atteinte à la vie privée liés aux demandes de passeports et de documents de voyage reçues d’un client dans une mission d’AMC à l’étranger.

L’équipe chargée de la politique de protection des renseignements personnels continue de participer activement à la modernisation de la Loi sur la protection des renseignements personnels menée par le ministère de la Justice et attend les prochaines réunions sur son élaboration afin que les points de vue d'Affaires mondiales Canada puissent y être reflétés.

Initiatives et projets pour améliorer l’accès à l’information

Nouveau logiciel d’AIPRP

Le logiciel de gestion de cas utilisé actuellement pour traiter les demandes devient désuet et ne sera plus pris en charge par le fournisseur au cours des prochaines années. AMC en profite pour remplacer l’ancien logiciel et tirer parti de nouvelles technologies comme l’intelligence artificielle afin d’accroître l’efficacité de sa prestation de services et de mieux traiter le fort volume de demandes d’AIPRP. La nouvelle solution logicielle devrait être déployée en 2025-2026.

Au cours de la période visée par le rapport, nous avons mis en place le Service de demande d’AIPRP en ligne pour communiquer les documents concernés sur le portail en ligne, ce qui nous permet de répondre plus rapidement aux demandeurs tout en garantissant la sécurité des échanges.

Résumé des principaux enjeux soulevés et des mesures prises à la suite de plaintes

Demandes de renseignements personnels

Au cours de l’exercice 2022-2023, 20 plaintes ont été déposées auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada au sujet de demandes relatives à la protection des renseignements personnels présentées au Ministère. Les raisons de ces plaintes étaient les suivantes :

Au cours de la période visée par le rapport, neuf plaintes à l’endroit du Ministère ont été réglées. Les conclusions relatives aux plaintes réglées étaient les suivantes :

Toutes les plaintes réglées concernant l’accès à l’information personnelle ont été résolues en répondant aux demandeurs ou en leur fournissant des informations personnelles supplémentaires. La Direction de l’AIPRP s’est appuyée sur un suivi continu et cohérent des tâches en suspens, en veillant à ce que des procédures de renvoi au palier supérieur soient mises en œuvre afin de répondre pleinement aux demandeurs et de fermer les dossiers de plaintes.

La Direction de l’AIPRP compte toujours une équipe chargée de gérer les plaintes déposées par le Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP). Cette équipe sert de point de contact principal entre Affaires mondiales Canada et le CPVP, travaillant en étroite collaboration pour renforcer les relations et améliorer le rendement du programme d’AIPRP d’Affaires mondiales Canada.

Gestion des renseignements personnels

L’équipe chargée de la politique de protection des renseignements personnels a reçu, au cours de la période visée par le rapport, trois nouvelles plaintes relatives à la gestion des renseignements personnels. Elles peuvent être résumées comme suit :

1. La divulgation non autorisée par une mission de renseignements personnels concernant la vaccination obligatoire contre la COVID-19 pour les fonctionnaires fédéraux.
2. Une divulgation par inadvertance où les renseignements personnels d’un employé ont été communiqués au mauvais destinataire.
3. Les renseignements personnels sur la santé d’une personne divulgués de manière inappropriée à un gouvernement étranger par un employé d’Affaires mondiales Canada.

L’équipe a réglé une plainte relative à la gestion des renseignements personnels au cours de la période visée par le rapport : le dossier 1 a été fermé le 10 mars 2023. Dans ce cas, le Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) a demandé au Ministère de lui faire part des mesures prises depuis l’incident pour garantir la sécurité des renseignements relatifs au personnel. Le Ministère a informé le CPVP que la Direction ne conserve pas les dossiers médicaux personnels des membres du personnel, y compris de ceux qui pourraient avoir été vaccinés. La vaccination contre la COVID était une tâche exclusive gérée par les ressources humaines et les renseignements médicaux personnels demandés devaient être fournis au gouvernement local afin d’obtenir le certificat de vaccination contre la COVID nécessaire pour voyager. Tous les participants le savaient. Le Ministère a également informé le Commissariat que les renseignements médicaux personnels étaient stockés sur un disque protégé auquel seules les ressources humaines pouvaient accéder, tandis que la mission devait traiter les renseignements et obtenir un certificat de vaccination contre la COVID auprès de l’autorité sanitaire du gouvernement local. Les renseignements ont été retirés du disque de la mission après réception de la plainte. En outre, la mission a mis en place une politique dans le cas où le bureau doit collecter des renseignements personnels auprès du personnel, afin que celui-ci soit informé de l’objectif de la collecte et qu’il lui soit demandé d’envisager de consentir à la collecte et à l’utilisation de ces renseignements.

Plaintes actives en suspens depuis les périodes de rapport précédentes

Atteintes substantielles à la protection des renseignements personnels

Au cours de l’exercice 2022-2023, six atteintes importantes à la protection des renseignements personnels ont été signalées au Ministère. À la fin de l’exercice, six notifications d’atteintes importantes à la protection des renseignements personnels ont été communiquées au Secrétariat du Conseil du Trésor et au Commissariat à la protection de la vie privée.

Atteintes substantielles signalées au Commissariat à la protection de la vie privée et au Secrétariat du Conseil du Trésor au cours de l’exercice 2022-2023

Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Au cours de l’exercice, Affaires mondiales Canada a effectué trois évaluations des facteurs relatifs à la vie privée.

1. Point de contact national (PCN) du Canada pour la conduite responsable des entreprises

La présente évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) a pour objet de déterminer et d’analyser les risques potentiels pour la vie privée associés à la collecte, à l’utilisation, à la divulgation et à la conservation de renseignements personnels par le secrétariat du PCN, en relation avec les changements qu’il apporte à ses procédures. Le PCN fonctionne comme une unité au sein d’AMC, qui est nommée dans l’annexe de la Loi sur la protection des renseignements personnels et est assujettie aux politiques et directives en matière de protection des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor. La présente EFVP consiste en l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée concernant le PCN afin de satisfaire aux exigences de la Directive du SCT sur l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et de la directive du SCT sur les pratiques en matière de protection de la vie privée, et de tenir compte de l’instrument du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada – Nos attentes : Guide du Commissariat au sujet du processus d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée. Cette EFVP permettra d’évaluer le processus de plainte/demande d’examen du PCN, depuis la collecte des renseignements personnels jusqu’à leur destruction.

Le décret autorisant la création du PCN du Canada a été publié en 2000. Depuis, le PCN a apporté des modifications substantielles à ses activités, et leur harmonisation avec la Loi sur la protection des renseignements personnels a été jugée prioritaire. Ces changements comprennent l’adoption d’un modèle de dépersonnalisation, la révision de son guide des procédures et la création d’un formulaire de réception et d’un système de suivi des cas.

Dans cette EFVP, le PCN :

• examine les politiques, le cadre et les lignes directrices connexes;
• recense les lacunes en matière de protection de la vie privée, les risques et les stratégies d’atténuation potentielles;
• détermine les incidences sur la vie privée résultant de l’environnement opérationnel actuel et des changements de procédure;
• recommande des stratégies d’atténuation pour éliminer, limiter ou réduire les niveaux de risque.

2. Générateur de plans d’urgence des missions (GENPUM)

Le Plan d’urgence de la mission (PUM) fournit au personnel de la mission des informations et des conseils sur la politique et les procédures de gestion des urgences. Le PUM est utilisé pour la planification des mesures d’urgence et des interventions en cas d’événements, pouvant aller jusqu’à l’évacuation du personnel et la fermeture ou le déménagement de la mission. Le PUM intègre les politiques de planification et d’intervention en cas d’urgence ainsi que les pratiques exemplaires utilisées par Affaires mondiales Canada et ses missions pour faire face aux situations d’urgence. Le plan intègre également des informations se rapportant précisément à la mission qui aideront à créer des stratégies d’intervention locales pour faire face aux situations d’urgence. En général, les informations ne sont pas répétées d’un élément du plan à l’autre. Le PUM est étayé par des plans d’urgence, des protocoles ou des procédures opérationnelles normalisées (POS) autonomes.

Le PUM est préparé sous l’autorité du chef de mission (CDM). Le CDM est responsable de l’ensemble du cycle de vie des activités de gestion des urgences de la mission. La gestion des urgences consiste à mener des activités, y compris des mesures de gestion des risques, qui permettront de se préparer à tous les types d’urgences, de les prévenir, de les atténuer, d’y répondre ou de s’en remettre. Les capacités de gestion des urgences d’Affaires mondiales Canada sont essentielles à une approche coordonnée de l’ensemble du gouvernement en cas d’urgences internationales.

La Loi sur le ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement définit le mandat de coordination des directives données par le gouvernement du Canada aux chefs des missions diplomatiques et consulaires du Canada. Ces directives portent notamment, mais sans s’y limiter, sur la préparation des missions aux situations d’urgence, depuis la planification, la formation et les exercices d’urgence jusqu’à l’évaluation et l’amélioration des PUM.

Affaires mondiales Canada utilise et divulgue les renseignements personnels recueillis pour élaborer des PUM pour chaque mission, selon les besoins. Les plans d’urgence des missions sont stockés dans le GENPUM, un système sécurisé et chiffré, basé sur le Web, qui tire des informations clés des bases de données ministérielles afin de faciliter la planification des mesures d’urgence dans les missions. Affaires mondiales Canada modernise le système existant pour en améliorer l’efficacité, l’accessibilité aux missions et l’interopérabilité avec d’autres systèmes modernisés du gouvernement du Canada.

La présente évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) a pour objet d’examiner et d’évaluer les pratiques en matière de protection de la vie privée et de recenser les risques potentiels liés aux renseignements personnels collectés, utilisés, gérés, divulgués et conservés par AMC dans le cadre de l’utilisation du système de générateur de plans d’urgence des missions (GENPUM).

L’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée est un processus indépendant qui permet d’évaluer les mesures de protection de la vie privée, en déterminant les lacunes et les risques potentiels pour l’institution. Afin de protéger l’institution ainsi que le droit à la vie privée des personnes, elle propose des stratégies d’atténuation pour remédier aux risques constatés. Les risques inhérents à la saisie, à la collecte, à la conservation et à la circulation des informations sont limités dans le contexte des caractéristiques opérationnelles du système de GENPUM.

La Cour suprême du Canada a qualifié la Loi sur la protection des renseignements personnels de « quasi-constitutionnelle » en raison du rôle que joue la vie privée dans la préservation d’une société libre et démocratique. Avec l’adoption de la Loi fédérale sur la responsabilité, le champ d’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels a été élargi et englobe aujourd’hui plus de 200 institutions gouvernementales. La Politique sur la protection de la vie privée facilite le respect de la législation et de la réglementation, ainsi que l’application efficace de La loi sur la protection des renseignements personnels et de son règlement d’application par les institutions gouvernementales.

Il existe des lois administratives telles que la Loi fédérale sur la responsabilité, la Loi sur la gestion des finances publiques, la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels, toutes conçues pour garantir la transparence et la responsabilisation. Une série de politiques et de directives du Conseil du Trésor relatives à la protection de la vie privée et des données facilite la conformité statutaire et réglementaire à la Loi sur la protection des renseignements personnels et garantit la cohérence des pratiques et des procédures d’application de la loi et des règlements dans l’ensemble du gouvernement.

Tout au long de cette évaluation, des stratégies d’atténuation ont été proposées pour réduire le niveau de risque présenté par l’environnement opérationnel. Toutefois, ces stratégies n’éliminent pas totalement les risques. Cette évaluation a permis de recenser une série de risques et de proposer des stratégies d’atténuation détaillées pour chacun d’entre eux. Pour obtenir une liste complète de tous les risques et de toutes les stratégies d’atténuation, veuillez consulter la section II (page 23) portant sur la détermination et la catégorisation des secteurs de risque, ainsi que la section VI (page 57) sur le résumé de l’analyse et des recommandations du présent document.

Ce qui suit est un résumé bref et limité des recommandations associées aux principaux risques recensés lors de cette évaluation. Ces recommandations s’inscrivent dans une approche intégrée de la gestion des risques en matière de protection de la vie privée visant à réduire le niveau de risque constaté dans l’environnement opérationnel.

Recommandation 1 : Il est recommandé qu’AMC élabore une politique claire sur le GENPUM afin de mettre en évidence les pratiques potentielles en matière de protection de la vie privée et de sauvegarde.

Recommandation 2 : Il est recommandé qu’AMC formalise les procédures de conservation et d’élimination liées aux rapports du GENPUM sur toutes les plateformes. L’élaboration d’une politique relative au GENPUM prescrivant des lignes directrices en matière de conservation et d’élimination ainsi que les pratiques attendues est nécessaire.

3. Gestion des cas d’EFVP, des contacts et des urgences (GCCU)

La présente évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) s’appuie sur l’EFVP initiale de 2019 relative à la gestion des cas, des contacts et des urgences (GCCU). L’EFVP de 2019 a permis d’évaluer le processus de planification et de développement, et la présente EFVP évaluera la mise en œuvre et le fonctionnement du système de GCCU. L’EFVP 2019 offre une couverture plus complète de certains sujets tels que la Solution de prise de rendez-vous en ligne (SPRVL) et l’utilisation de services commerciaux en nuage, qui ne sont pas mis à jour dans la présente EFVP.

La présente EFVP a pour objet d’examiner et d’évaluer les pratiques en matière de protection de la vie privée et de déterminer les risques potentiels liés aux renseignements personnels collectés, utilisés, gérés, divulgués et conservés par AMC dans le cadre du fonctionnement du système de gestion des cas, des contacts et des urgences (GCCU), du service d’Inscription des Canadiens à l’étranger (IROCA) ainsi que de la Solution de prise de rendez-vous en ligne (SPRVL).

L’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée est un processus indépendant qui évalue les mesures de protection de la vie privée, en déterminant les lacunes et les risques potentiels pour l’institution. Afin de protéger l’institution ainsi que le droit à la vie privée des personnes, elle propose des stratégies d’atténuation pour remédier aux risques constatés. Il existe des risques inhérents à la saisie, à la collecte, à la conservation et à la circulation d’informations dans le contexte des caractéristiques opérationnelles de la GCCU.

L’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée consiste en un processus indépendant qui évalue les mesures de protection de la vie privée, en déterminant les lacunes et les risques potentiels pour l’institution. Afin de protéger l’institution, ainsi que le droit à la vie privée des personnes, elle propose également des stratégies d’atténuation pour remédier aux risques constatés.

Voici quelques-unes des principales recommandations :

Recommandation 1 : Il est recommandé à AMC de former et de sensibiliser régulièrement les utilisateurs du GCCU à la protection de la vie privée. Il est également important que la section sur la protection de la vie privée du manuel consulaire fournisse un contexte et des conseils sur la gestion des informations protégées du GCCU dans le système ainsi que sur la gestion des rapports et des données extraits du système.

Recommandation 2 : AMC a décidé d’aller de l’avant avec le processus de déploiement du GCCU même si le système fonctionnera avec certaines failles jusqu’à ce qu’elles soient résolues. Il est recommandé au Ministère de gérer judicieusement les risques liés aux domaines de vulnérabilité potentiels et de poursuivre les tests d’acceptation et de vérification concernant les utilisateurs.

Recommandation 3 : Cette évaluation a été réalisée pendant les restrictions liées à la COVID, alors que les ressources d’AMC, en particulier celles des missions, étaient mises à rude épreuve pour aider les Canadiens à répondre à leurs besoins. Bien qu’AMC puisse trouver difficiles le déploiement et la formation à l’échelle mondiale dans les conditions actuelles, il est recommandé que le Ministère mette en œuvre sur une base continue des plans de formation et de sensibilisation des utilisateurs. Il est également recommandé que le Ministère évalue les exigences du système de GCCU en matière de gestion de la qualité des données et mette au point des méthodologies, des procédures et des solutions techniques appropriées pour contribuer au contrôle continu de la qualité des données, à l’établissement de rapports et à l’exactitude et à l’exhaustivité des données.

Recommandation 4 : Afin de protéger les renseignements personnels collectés, conservés et utilisés, il est recommandé qu’AMC réduise et limite l’utilisation de modèles temporaires hors ligne pour collecter les informations sur les cas et les contacts et leur saisie par d’autres membres du personnel dans le système de GCCU. Il est recommandé au Ministère de veiller à ce que tous les utilisateurs potentiels et désignés du système de GCCU bénéficient d’une formation solide, d’un soutien et d’occasions de sensibilisation afin d’éviter, dans la mesure du possible, l’utilisation de modèles temporaires.

L’équipe chargée de la politique de protection des renseignements personnels est en contact avec l’équipe chargée de la publication sur le Web au sein du Ministère pour publier les résumés des EFVP.

Communications de renseignements dans l’intérêt public

Le paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels prévoit que « […] la communication des renseignements personnels qui relèvent d’une institution fédérale est autorisée » sans consentement dans certains cas.

Au cours de l’exercice 2022-2023, le Ministère a effectué un total de 103 divulgations en vertu de l’alinéa 8(2)(m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Dans 20 cas, le Ministère a déterminé que l’intérêt public de divulguer des renseignements personnels l’emportait clairement sur toute atteinte à la vie privée qui pourrait en résulter. Toutes les autres divulgations ont été jugées clairement à l’avantage de la personne à laquelle les renseignements se rapportaient.

Divulgations au titre du sous-alinéa 8(2)m)(i)

• 20 divulgations ont été réalisées dans l’intérêt de la sécurité publique.

Divulgations au titre du sous-alinéa 8(2)m)(ii)

• 10 divulgations ont été réalisées pour informer les autorités concernées de l’arrestation et de la détention d’une personne à l’étranger.
• Six divulgations ont été effectuées à un membre de la famille pour des raisons d’ordre humanitaire.
• Une divulgation a été faite à un membre de la famille alors que la personne était disparue à l’étranger.
• Trois divulgations ont été effectuées dans l’intérêt de l’équité liée à des questions juridiques.
• 16 divulgations avaient pour but d’avertir les autorités ou les organismes locaux de cas se rapportant à la protection de l’enfance.
• Trois divulgations ont été faites aux autorités locales pour effectuer une vérification du bien-être.
• 44 divulgations ont été effectuées à l’intention de la famille, des amis, du médecin ou de l’avocat d’une personne ayant besoin d’aide médicale

Dans tous les cas, la notification au commissaire à la protection de la vie privée a eu lieu après la divulgation.

Surveillance de la conformité

Présentation continue de rapports

La Direction de l’AIPRP prépare et distribue à la direction un rapport statistique hebdomadaire qui fait le suivi du nombre de demandes reçues et fermées, ainsi que des nouvelles tendances et des statistiques sur le rendement. Il permet également de comparer la charge de travail aux taux d’achèvement par rapport à l’année précédente pour déterminer les modifications apportées aux traitements liés à l’AIPRP.

En outre, on publie sur l’intranet un rapport hebdomadaire des tâches actives pour recenser toutes les tâches en cours au sein du Ministère. Accessible à tous les bureaux de première responsabilité, ce rapport permet de consulter la liste de toutes les tâches ouvertes par Direction générale et d’attirer l’attention sur les dossiers en retard.

Cet exercice comporte un nouveau processus consistant à demander au directeur général et au Secrétaire des affaires ministérielles qui supervisent l’application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels d’envoyer le rapport bimensuel sur le rendement de l’AIPRP aux sous-ministres, aux sous-ministres adjoints et aux directeurs généraux, en indiquant le nombre de tâches actives et la conformité au sein de chaque Secteur ou Direction générale spéciale. Cette procédure vise à sensibiliser la haute direction à l’arriéré des tâches actives, ce qui améliore la conformité.

Enfin, un rapport hebdomadaire contenant les résumés des demandes d’accès à l’information qui seront bientôt divulguées est diffusé au sein du Ministère afin de faciliter l’examen des trousses de diffusion proposées.

Limitation des consultations interinstitutionnelles

Au cours de la période visée par le rapport, la Direction de l’AIPRP a surveillé les consultations interinstitutionnelles superflues en demandant à des chefs d’équipe de l’AIPRP chevronnés de contrôler les documents pertinents avant qu’ils soient envoyés aux fins de consultation. Grâce à ce processus, les chefs d’équipe de l’AIPRP ont pu réduire le nombre de consultations envoyées à d’autres organismes internes et externes au gouvernement du Canada, ce qui a permis de diminuer le temps nécessaire pour traiter les demandes et d’éviter de surcharger d’autres ministères avec des consultations inutiles.

Types de renseignements fréquemment demandés

Au cours de l’exercice 2022-2023, Affaires mondiales Canada n’a pas surveillé ou examiné les types de renseignements fréquemment demandés dans le but de les rendre disponibles par d’autres moyens.

Protection des renseignements personnels dans les contrats

Lors de l’examen des contrats, le groupe chargé de la politique de protection des renseignements personnels fournit des clauses relatives à la protection de la vie privée qui sont rédigées de manière à attirer l’attention sur la protection de la vie privée et les exigences réglementaires dans l’énoncé des travaux, puis mises en correspondance avec les ententes de niveau de service afin de s’assurer qu’il n’y a pas de questions concernant les responsabilités en matière de protection de la vie privée, la réponse aux atteintes et aux incidents, les communiqués de presse sur les atteintes et d’autres considérations, comme si le fournisseur faisait partie de l’organisation.

Dans le cadre des ententes de partage d’informations, le groupe chargé de la politique de protection des renseignements personnels assure la protection de la vie privée en s’appuyant sur le guide du Secrétariat du Conseil du Trésor intitulé Document d’orientation pour aider à préparer des Ententes d’échange de renseignements personnels.

Annexe A : Arrêté sur la délégation

Annexe B : Rapport statistique d’Affaires mondiales Canada pour 2022-2023

Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l'institution: Affaires Mondiales Canada

Période d'établissement de rapport : 2022-04-01 au 2023-03-31

Section 1 – Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

1.1 Nombre de demandes reçues

1.2 Mode des demandes

Section 2 – Demandes informelles

2.1 Nombre de demandes informelles

2.2 Mode des demandes informelles

2.3 Délai de traitement pour les demandes informelles

2.4 Pages communiquées informellement

Section 3 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

3.1 Disposition et délai de traitement

3.2 Exceptions

3.3 Exclusions

3.4 Format des documents communiqués

3.5 Complexité

3.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées en formats papier et document électronique

3.5.2 Pages pertinentes traitées en fonction de l’ampleur des demandes en formats papier et document électronique par disposition des demandes

3.5.3 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format audio

3.5.4 Minutes pertinentes traitées en fonction de l'ampleur des demandes en format audio par dispositions des demandes

3.5.5 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format vidéo

3.5.6 Minutes pertinentes traitées en fonction de l'ampleur des demandes en format vidéo par dispositions des demandes

3.5.7 Autres complexités

3.6 Demandes fermées

3.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la Loi

• Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la Loi : 65
• Pourcentage des demandes fermées dans les délais prévus par la Loi (%) : 52.41935484

3.7 Présomptions de refus

3.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la Loi

3.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la Loi (y compris toute prolongation prise)

3.8 Demandes de traduction

Section 4 – Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Section 5 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Section 6 – Prorogations

6.1 Motifs des prorogations

6.2 Length of extensions

Section 7 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

7.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et autres organisations

7.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

7.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations

Section 8 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

8.1 Demandes auprès des services juridiques

8.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Section 9 – Avis de plaintes et d'enquêtes reçus

Section 10 – Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) et des Fichiers de renseignements personnels (FRP)

10.1 Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

• Nombre d’ÉFVP terminées : 3
• Nombre d’ÉFVP modifiées : 0

10.2 Fichiers de renseignements personnels spécifiques à l'institution et centraux

Section 11 – Atteintes à la vie privée

11.1 Atteintes substantielles à la vie privée signalée

• Nombre d’atteintes substantielles à la vie privée signalées au SCT : 6
• Nombre d’atteintes substantielles à la vie privée signalées au CPVP : 6

11.2 Atteintes à la vie privée signalée non-substantielles

• Nombre d’atteintes à la vie privée non-substantielles : 3

Section 12 – Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

12.1 Coûts répartis

12.2 Ressources humaines

Annexe C : Rapport statistique supplémentaire d’Affaires mondiales Canada pour 2022-2023

Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l'institution : Affaires mondiales Canada

Période d'établissement de rapport : 2022-04-01 au 2023-03-31

Section 1 : Capacité de recevoir des demandes sous la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

1.1 Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu recevoir des demandes d'AIPRP par les différents canaux.

Section 2 : Capacité de traiter les dossiers sous la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

2.1 Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu traiter des documents papiers à différents niveaux de classification.

2.2 Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu traiter des documents électroniques à différents niveaux de classification.

Section 3 : Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

3.1 Indiquez le nombre de demandes ouvertes qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

3.2 Indiquez le nombre de plaintes ouvertes auprès du Commissaire à l'information du Canada qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

Section 4 : Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

4.1 Indiquez le nombre de demandes ouvertes qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

4.2 Indiquez le nombre de plaintes ouvertes auprès du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

Section 5: Numéro d'assurance social

5.1 Votre institution a-t-elle commencé une nouvelle collecte ou une nouvelle utilisation cohérente du NAS en 2022-2023? Non

Section 6: Accès universel sous la Loi sur la protection des renseignements personnels

6.1 Combien de demandes ont été reçues de la part de ressortissants étrangers confirmés en dehors du Canada en 2022-2023? 0