Rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information 2023-2024

Table des matières

• Introduction
  • Objectif de la Loi sur l’accès à l’information
  • Mandat de l’organisme
• Structure organisationnelle
• Partie 2 – Publication proactive
• Ordonnance de délégation de pouvoirs
• Rendement en 2023-2024
  • Nombre de demandes
  • Demandes actives reportées à la prochaine période d’établissement de rapport
  • Prolongations
  • Taux de conformité
  • Délai de traitement
  • Règlement des demandes traitées
  • Consultations d’autres institutions
  • Dotation
• Formation et sensibilisation
• Politiques, lignes directrices et procédures
  • Guide étape par étape
  • Lignes directrices
  • Sensibilisation
  • AIRPR à la réunion du Comité de gestion ministérielle
  • Stratégies en matière de RH
• Publication proactive aux termes de la Partie 2 de la Loi sur l'accès à l'information
• Initiatives et projets pour améliorer l’accès à l’information
  • Nouvelle solution logicielle pour le traitement des demandes
  • Initiatives de sensibilisation ministérielle pour un gouvernement ouvert
• Résumé des principaux enjeux et des mesures prises à la suite de plaintes
  • Plaintes reçues et traitées
  • Plaintes actives reportées à la prochaine période d’établissement de rapport
• Frais et coûts
• Surveillance de la conformité
  • Présentation continue de rapports
  • Limitation des consultations interinstitutionnelles
  • Types de renseignements fréquemment demandés
  • Droit d’accès dans les contrats et dans les accords et les ententes sur l’échange de renseignements
  • Divulgation proactive
• Annexe A : Arrêté sur la délégation
• Annexe B : Rapport statistique d’Affaires mondiales Canada pour 2023-2024
• Annexe C : Rapport statistique complémentaire d’Affaires mondiales Canada pour 2023-2024

Introduction

Nous sommes heureux de déposer le Rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information (la Loi) pour l’exercice 2023- 2024, conformément à l’article 94 de la Loi. Affaires mondiales Canada ne fait pas de rapport au nom des filiales en propriété exclusive ou des institutions non opérationnelles.

Le présent rapport est également préparé et déposé conformément à l’article 20 de la Loi sur les frais de service.

Remarque : Dans le présent rapport, le Ministère est désigné sous l’appellation Affaires mondiales Canada (AMC). Toutefois, en vertu de la Loi sur le ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement, son appellation officielle demeure « ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement ».

Objectif de la Loi sur l’accès à l’information

La présente loi a pour objet d’accroitre la responsabilité et la transparence des institutions de l’État afin de favoriser une société ouverte et démocratique et de permettre le débat public sur la conduite des ces institutions.

La partie 1 de la Loi sur l’accès à l’information élargit l’accès aux documents de l’administration fédérale en consacrant le principe du droit du public à leur communication, les exceptions indispensables à ce droit étant précises et limitées et les décisions quant à la communication étant susceptibles de recours indépendants du pouvoir exécutif; 

La partie 2 de la Loi sur l’accès à l’information fixe des exigences visant la publication proactive de renseignements.

Mandat de l’organisme

Affaires mondiales Canada, sous la direction de la ministre des Affaires étrangères; de la ministre de la Promotion des exportations, du Commerce international et du Développement économique; et le ministre du Développement international, est responsable de favoriser les relations internationales du Canada, ce qui comprend :

• L’élaboration et la mise en œuvre de la politique étrangère;
• Favoriser le développement du droit international et les mesures de commerce international;
• Fournir de l’aide internationale (englobant l’aide humanitaire, le développement, la paix et la sécurité);
• Fournir des services consulaires aux Canadiens; et
• Superviser le réseau mondial des missions du gouvernements du Canada à l’étranger.

Affaires mondiales Canada gère les relations diplomatiques et consulaires du Canada avec les gouvernements étrangers et les organisations internationales en entretenant un dialogue avec des acteurs internationaux et en exerçant une influence sur ceux-ci, de manière à promouvoir les intérêts politiques, légaux et économiques du Canada, incluant la réduction de la pauvreté, l’amélioration du renforcement du pouvoir et du respect des droits des femmes et des filles, favoriser un système international fondé sur des règles, la paix et la sécurité à l’échelle internationale, les droits de la personne, une gouvernance inclusive et responsable, le pluralisme pacifique, l’inclusion et le respect de la diversité, et la durabilité de l’environnement.

Pour contribuer aux efforts d'éradiquer la pauvreté dans le monde et contribuer à un monde plus pacifique, prospère et inclusif, le Ministère gère la majeure partie de l’aide internationale du Canada. Il veille aussi à ce que le Canada agisse de manière coordonnée face à des situations d’urgence et à des catastrophes naturelles à l’étranger, y compris en apportant une aide humanitaire fondée sur les besoins.

En outre, le Ministère gère la plateforme internationale du Canada – un réseau mondial de missions dans environ 110 pays à l’appui du travail international d’Affaires mondiales Canada et de ministères, organismes et colocataires partenaires.

Afin d’améliorer et de maintenir l’accès au marché pour les entreprises canadiennes, Affaires Mondiales Canada mène la négociation d’accords commerciaux bilatéraux, plurilatéraux et multilatéraux ainsi que l’administration des contrôles des exportations et des importations, et tente également de résoudre les différends commerciaux internationaux. Le ministère fournit également des conseils et offre des services de manière à aider les entreprises canadiennes à réussir sur la scène internationale, à favoriser les investissements directs étrangers au Canada et à soutenir l’innovation, la science et la technologie à l’échelle mondiale.

Le Ministère fournit des services consulaires et des renseignements sur les voyages aux Canadiens.

Il apporte également un appui à la paix et à la stabilité dans le monde, et s’attaque à des menaces pour la sécurité internationale, comme le terrorisme, la criminalité transnationale organisée et la prolifération des armes de destruction massive et des matières connexes.

Affaires mondiales Canada élabore et met en œuvre des politiques et des programmes fondés sur l’analyse des données probantes disponibles, notamment par la consultation et l’engagement auprès des Canadiens et de ses intervenants internationaux. Le Ministère est également responsable de promouvoir le droit international et son application dans les relations extérieures du Canada.

Ses responsabilités juridiques sont énoncées de façon détaillée dans la Loi sur le ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement, adoptée en 2013.

Pour en savoir plus sur les engagements formulés dans la lettre de mandat de la ministre, consultez les lettres de mandat du ministre.

Structure organisationnelle

La Direction de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (Direction de l’AIPRP) est chargée de l’application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, y compris du traitement des demandes et des consultations. Le directeur de la Direction de l’AIPRP rend compte au secrétaire des affaires ministérielles, qui relève pour sa part du sous-ministre des Affaires étrangères.

En 2023-2024, la Direction de l’AIPRP comptait 69 équivalents temps plein afin de remplir les obligations du Ministère en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Au cours de l’exercice, la Direction de l’AIPRP a pourvu en moyenne 50 de ces 69 postes et a fait appel à sept experts-conseils en AIPRP.

La Direction de l’AIPRP est dirigée par un directeur qui gère les équipes chargées de l’application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels :

• L’unité opérationnelle est gérée par quatre directeurs adjoints qui dirigent une ou deux équipes de traitement. Cinq chefs d’équipe supervisent les équipes de traitement. Un conseiller principal, 22 analystes et sept experts-conseils sont répartis dans ces équipes. L’unité opérationnelle est responsable du traitement et de l’examen des demandes d’accès, de protection des renseignements personnels et de consultation. Elle compte également une équipe de traitement des plaintes qui se consacre aux plaintes existantes et qui travaille en étroite collaboration avec le Commissariat à l’information du Canada (CI) et le Commissariat à la protection de la vie privée afin de les résoudre.
• L’équipe chargée de la politique de protection des renseignements personnels est dirigée par un directeur adjoint et comprend un chef d’équipe, cinq analystes et un expert-conseil qui traitent directement les atteintes à la vie privée, les plaintes ministérielles, les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée et les demandes de conseils en matière de protection de la vie privée.
• L’équipe chargée de la politique et de la gouvernance est dirigée par un directeur adjoint et comprend un conseiller principal en matière de politique et de gouvernance de l’AIPRP qui coordonne la modernisation des processus, la mise à jour des procédures et la formation du Ministère.
• L’unité des pratiques et des systèmes opérationnels est gérée par un directeur adjoint et comprend un analyste des systèmes de l’AIPRP, trois analystes commerciaux et quatre commis qui traitent la correspondance reçue et envoyée par l’AIPRP, les services d’imagerie, l’assistance technique et d’autres tâches administratives.
• L’unité des affaires ministérielles est gérée par un directeur adjoint et comprend un adjoint administratif et un expert-conseil. Ce groupe est chargé de la supervision des ressources humaines, de la gestion du budget et de l’administration générale de la Direction.

Tous les employés travaillent selon un modèle hybride, avec des jours en télétravail à domicile et des jours de présence au bureau, à l’administration centrale (125, promenade Sussex). Affaires mondiales Canada ne disposait pas d’un personnel régional de l’AIPRP pendant l’exercice 2023-2024. 

Au cours de l’exercice 2023-2024, Affaires mondiales Canada n’a conclu aucune entente de service en vertu de l’article 96 de la Loi sur l’accès à l’information.

Partie 2 – Publication proactive

Au cours de la période visée par le rapport, la responsabilité de la divulgation proactive en vertu de la partie 2 de la Loi sur l’accès à l’information a été gérée par plusieurs responsables ministériels différents (voir le tableau ci-dessous). Aucun poste ou groupe spécifique n’a contrôlé la conformité du Ministère dans son ensemble.

Ordonnance de délégation de pouvoirs

Conformément à l’article 95 de la Loi sur l’accès à l’information, le pouvoir du ministre peut être délégué aux sous-ministres, au Secrétaire des services intégrés, ainsi qu’au directeur et aux directeurs adjoints de la Direction de l’AIPRP.

Une copie de l’arrêté sur la délégation de pouvoirs signé par Affaires mondiales Canada se trouve à l’annexe A.

Rendement en 2023-2024

Nombre de demandes

En 2023-2024, le Ministère a reçu 1904 nouvelles demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, ce qui représente une augmentation de 20 % par rapport à l’exercice 2022-2023 et une augmentation de 69 % par rapport à la moyenne des trois exercices précédents. Un total de 1259 demandes ont été reportées de l’exercice précédent (2022-2023); il y a 833 demandes en suspens depuis l’exercice 2021-2022; et il y a 426 demandes en suspens depuis plus d’une période de rapport.

Durant cette même période visée par le rapport, 1209 demandes ont été traitées, soit une légère diminution de 0,5 % par rapport à l’exercice 2022-2023 et une augmentation de 30 % par rapport à la moyenne des trois exercices précédents.

Demandes actives reportées à la prochaine période d’établissement de rapport

À la fin de la période de référence, 37 % des demandes en suspens d’Affaires mondiales Canada avaient été traitées dans les délais. Le report de dossiers actifs à la fin de l’exercice 2023-2024 s’élevait à 1954.

Prolongations

Sur les 1209 demandes fermées au cours de la période visée par le rapport, AMC a invoqué 728 prolongations conformément à l’article 9 :

• 207 fois en vertu de l’alinéa 9(1)a), pour ingérence dans les activités du gouvernement;
• 589 fois conformément à l’alinéa 9(1)b) afin d’entreprendre des consultations;
• 10 fois au titre de l’article 9(1)b), pour entreprendre des consultations de tiers.

Taux de conformité

Le taux de conformité est défini comme le pourcentage de demandes d’accès à l’information auxquelles le Ministère a répondu dans les délais prescrits par la Loi. En 2023-2024, le taux de conformité du Ministère était de 50 %. Cela signifie que 50 % des demandes liées à l’accès à l’information ont été traitées après le délai prévu. Le taux de conformité pour la période visée par le rapport a diminué de 5 points de pourcentage comparativement à la période précédente.

Délai de traitement

Au cours de la période visée par le rapport, le Ministère a réglé 73 demandes en 15 jours ou moins (6 %), 173 demandes en 16 à 30 jours (14 %), 139 demandes en 31 à 60 jours (12 %), 262 demandes en 61 à 120 jours (22 %), 175 demandes en 121 à 180 jours (14 %), 209 demandes en 181 à 365 jours (17 %) et 178 demandes en plus de 365 jours (15 %).

Règlement des demandes traitées

Sur les 1209 demandes d’accès à l’information fermées au cours de l’exercice 2023-2024, 174 ont été entièrement divulguées (14 %), 570 ont été divulguées en partie (47 %), 24 ont été entièrement exemptées (2 %), 25 ont été entièrement exclues (2 %), 171 n’avaient aucun document existant (14 %), 13 ont été transférées (1 %), 231 ont été abandonnées (19 %) et 1 pour laquelle nous n’avons pas confirmé ni nié avoir des documents (< 1 %).

Consultations d’autres institutions

Compte tenu de son mandat et de ses diverses responsabilités à l’échelle internationale, le Ministère a joué un rôle clé en vertu de la Loi au nom des autres institutions du gouvernement du Canada. Plus précisément, il a consulté des gouvernements et des organismes étrangers pour le compte d’autres institutions fédérales lorsque celles-ci devaient déterminer si elles pouvaient communiquer des documents provenant de l’étranger.

Au cours de la période visée par le rapport, Affaires mondiales Canada a reçu 421 demandes de consultation d’autres institutions gouvernementales, ce qui représente 9743 pages, ainsi que 14 demandes d’autres organismes, soit 178 pages en tout. Le Ministère a fermé 430 demandes de consultation et examiné 28 626 pages en conséquence.

Sur les demandes de consultation fermées au cours de la période visée par le rapport, il a fermé les dossiers suivants : 50 demandes en 15 jours ou moins (12 %), 38 demandes en 16 à 30 jours (9 %), 54 demandes en 31 à 60 jours (13 %), 78 demandes en 61 à 120 jours (18 %), 57 demandes en 121 à 180 jours (13 %), 50 demandes en 181 à 365 jours (12 %) et 103 demandes en plus de 365 jours (23 %).

Dotation

En 2023-2024, la Direction de l’AIPRP disposait de 47,14 postes équivalents temps plein consacrés aux demandes d’accès à l’information. Cela représente une augmentation de 42,72 % par rapport à la période précédente, ce qui prouve que les stratégies de recrutement en cours ont été efficaces dans un contexte de travail hybride continu.

Formation et sensibilisation

La Direction de l’AIPRP a continué d’élaborer des outils, des orientations et des formations à l’intention des analystes de l’AIPRP, des agents de liaison de l’AIPRP, et des experts en la matière dans l’ensemble d’Affaires mondiales Canada.

Encore une fois au cours de la période visée par le rapport, la Direction de l’AIPRP a bénéficié de son programme de perfectionnement professionnel, qui permet au Ministère de former et de promouvoir ses propres analystes de l’AIPRP du niveau de débutant (PM-01) au niveau d’analyste principal (PM-05). Ce programme de longue date continue d’être très efficace pour résoudre les problèmes de recrutement, de maintien en poste et de planification de la relève. La plupart des employés travaillant au sein de la Direction de l’AIPRP font déjà partie du programme de perfectionnement professionnel et sont susceptibles de passer au niveau suivant une fois qu’ils auront atteint les objectifs requis. Le programme de perfectionnement professionnel est en place pour renforcer la capacité d’AIPRP au sein d’Affaires mondiales Canada en « développant ses propres » analystes de l’AIPRP, ce qui permet de remédier à la pénurie d’analystes et de chefs d’équipe de l’AIPRP dans l’ensemble de la collectivité fédérale de l’AIPRP.

Une formation à l’AIPRP a également été fournie à la Direction de l’AIPRP d’Affaires mondiales Canada. Au cours de l’exercice considéré, la Direction de l’AIPRP a engagé un expert-conseil pour donner un cours d’introduction à l’application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le cours a été offert à 28 employés du 20 au 22 juin 2023. En outre, le 4 décembre 2023, le même expert-conseil a donné une formation approfondie sur l’application des exemptions et des exclusions de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels; 37 employés ont participé à la formation intitulée « Dispositions d’exemptions de l’AIPRP » qui s’adressait aux analystes et aux chefs d’équipe de l’AIPRP. Enfin, le 22 février 2024, un autre expert-conseil a donné une formation à 43 employés sur l’application du paragraphe 69(1) de la Loi sur l’accès à l’information. La formation a permis de comprendre comment identifier les documents confidentiels du Conseil privé du Roi pour le Canada et les étapes nécessaires à suivre pour exclure des renseignements relevant du paragraphe 69(1) de la LPRP.

De plus, la Direction de l’AIPRP a fourni les modules de formation suivants aux employés d’AMC :

• L’AIPRP pour les agents de liaison
• L’AIPRP pour les agents examinateurs

En raison de la structure de rotation des employés d’AMC, les séances de formation à l’AIPRP ont été offertes sur demande et la participation a varié entre 1 et 76 employés. Au cours de l’exercice, un total de 57 séances de formation ont été offertes à 691 employés d’Affaires mondiales Canada. Parmi ces exposés, 50 ont été donnés virtuellement par MS Teams et 7 séances de formation ont été données en personne.

Politiques, lignes directrices et procédures

Guide étape par étape 

Au cours de la période visée par le rapport, la Direction de l’AIPRP d’Affaires mondiales Canada a élaboré un manuel complet, étape par étape, pour aider les analystes de l’AIPRP, qu’ils soient débutants ou plus expérimentés, à naviguer dans le processus complet des demandes faite en vertu de la Loi sur l’accès à l’information ou liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels d’Affaires mondiales Canada. Le manuel est divisé en plusieurs chapitres couvrant des sujets tels que : le détail des étapes spécifiques qu’un analyste doit suivre lors du traitement de nouvelles demandes, les étapes lors de l’examen des documents pertinents et les interventions nécessaires avant d’achever le processus d’approbation et de divulguer les renseignements au demandeur. Chaque chapitre a été rédigé un par un et a été revu par la direction qui a fait part de ses commentaires et de ses idées avant que le guide ne soit mis en œuvre et partagé avec la Direction de l’AIPRP.

Lignes directrices

Tout au long de l’exercice, la Direction de l’AIPRP a également mis en œuvre les trois lignes directrices suivantes :

1. Traitement des noms des fonctionnaires et du personnel exempté d’Affaires mondiales Canada en vertu de la Loi sur l’accès à l’information.
2. Traitement des numéros de téléphone cellulaire en vertu de la Loi sur l’accès à l’information à Affaires mondiales Canada.
3. Traitement d’une demande liée à la Loi sur l’accès à l’information qui contient des renseignements personnels du demandeur.

Chaque ligne directrice a été rédigée individuellement et a été revue par l’équipe de direction qui a fait part de ses commentaires et de ses idées avant que les lignes directrices soient mises en œuvre et communiquées à l’ensemble de la Direction.

Sensibilisation

Au cours de l’exercice 2023-2024, la responsabilité de collecter et de formuler des recommandations en matière de divulgation en vertu de la LAI ou de la LPRP est passée des bureaux de directeur général aux bureaux des sous-ministres adjoints (SMA). Depuis la mise en œuvre de l’initiative d’attribution des tâches aux SMA de l’AIPRP, deux SMA ont contacté le secrétaire des affaires ministérielles/la Direction de l’AIPRP pour avoir une idée de la performance de leur Secteur en ce qui concerne le temps de réponse et l’application de la LAI et de la LPRP. Au cours de l’exercice 2023-2024, la Direction de l’AIPRP, a été représentée par le secrétaire des affaires ministérielles et/ou le directeur de la Division de l’accès à l’information qui ont présenté des exposés lors des réunions de direction du Secteur de l’Indo-Pacifique et du Secteur de la gestion des urgences et des affaires juridiques et consulaires.

AIRPR à la réunion du Comité de gestion ministérielle

Au cours de l’exercice 2023-2024, la Secrétaire des affaires ministérielles d’Affaires mondiales Canada, qui supervise l’application de la Loi sur l’accès à l’information a assisté à la réunion du Comité de gestion ministérielle (CGM) d’AMC le 8 novembre 2023. Lors de cette réunion, elle a souligné l’importance de répondre rapidement aux demandes d’AIPRP et de réduire l’arriéré des tâches d’AIPRP. Les pratiques exemplaires ont été discutées afin d’atteindre au mieux ces objectifs.

Stratégies en matière de RH

Bien que la mise en œuvre du modèle de travail hybride se soit avérée bénéfique pour maintenir en poste le personnel de la Direction de l’AIPRP, le recrutement d’analystes qualifiés, notamment d’analystes principaux, demeure un défi à AMC comme dans d’autres institutions gouvernementales. Malgré les défis, cinq nouveaux employés ont récemment été intégrés avec succès en 2023-2024. La Direction de l’AIPRP utilise également activement son programme de perfectionnement professionnel, ce qui a entraîné la promotion d’un analyste principal.  

Ces initiatives ont contribué aux succès de la Direction de l’AIPRP au cours de l’exercice 2023-2024.

Publication proactive aux termes de la Partie 2 de la Loi sur l'accès à l'information

Aux termes de la Partie 2 de la Loi sur l’accès à l’information, le ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement est une institution gouvernementale

Le Ministère est assujetti aux exigences de publication proactive suivantes :

* Le Ministère ne dispose d’aucun système de vérification électronique pour confirmer que ces transactions sont saisies dans les délais prescrits. Le contrôle manuel est le seul moyen de vérifier que chaque transaction est affichée dans les 30 jours. AMC étudie la possibilité d’effectuer une vérification électronique dans l’avenir.

Au cours de la période visée par le rapport, AMC a publié ses exigences de publication proactive sur les sites Web suivants :

1. Divulgation proactive / Gouvernement ouvert, Gouvernement du Canada
2. AMCOuvert

Des procédures opérationnelles normalisées sont en place dans l’ensemble d’AMC pour satisfaire aux exigences de divulgation proactive, comme le montrent les exemples suivants.

Pour les frais de voyage et d’accueil (sections 75, 76, 82 et 83), le processus est décrit sur une page interne contenant des lignes directrices et des procédures pour aider tous les fonctionnaires tenus de divulguer leurs frais de voyage et d’accueil, y compris des outils et des instructions étape par étape. En outre, AMC développe une nouvelle plateforme pour la divulgation des frais de voyage et d'accueil, qui permettra de publier des données simultanément sur les sites Web d’AMC et du gouvernement ouvert. Cet outil simplifiera le suivi de la conformité de la divulgation proactive et fournira un point d'accès unique aux Canadiens. Le lancement est prévu pour l'été 2024.

Pour les contrats de plus de 10 000 $ (sections 77 et 86), le ministère élabore actuellement des procédures visant à améliorer l'intégrité des données lors de la création de transactions d'approvisionnement dans son Système d'administration financière (SAF), d'où sont extraites les données pour la divulgation proactive.

Le Secrétariat des affaires ministérielles a mis à jour les procédures opérationnelles normalisées pour la publication des titres des notes d’information (sections 74b) et 88b)) et des paquets de documents d’information préparés par une institution fédérale pour la comparution d’un ministre et d’un sous-ministre devant un comité du Parlement (sections 74d)) et 88c)). Par exemple, 67 % des titres des notes d'information ont été publiés dans les délais prescrits au cours de l'exercice 2023-2024, contre 8 % au cours de l'exercice précédent. De même, la publication dans les délais impartis des documents d'information préparés pour les comparutions des ministres devant les commissions parlementaires est passée à 80 % (contre 31 %) et à 40 % (contre 9 %) pour les dossiers d'information destinés aux sous-ministres.

Initiatives et projets pour améliorer l’accès à l’information

Nouvelle solution logicielle pour le traitement des demandes

Le logiciel de gestion de cas utilisé actuellement pour traiter les demandes devient désuet et ne sera plus pris en charge par le fournisseur au cours des prochaines années. AMC en profite pour remplacer l’ancien logiciel et tirer parti de nouvelles technologies afin d’accroître l’efficacité de sa prestation de services et de mieux traiter le fort volume de demandes d’AIPRP. La mise en œuvre de la nouvelle solution est prévue pour l’exercice 2025-2026.

Initiatives de sensibilisation ministérielle pour un gouvernement ouvert

L’équipe de gestion des données à l’échelle d’entreprise d’Affaires mondiales Canada est chargée de coordonner et de maximiser la diffusion des informations et des données ministérielles sur le portail de gouvernement ouvert du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT), tel que désigné par la Directive sur le gouvernement ouvert. Avant mai 2023, cette équipe a mené de vastes activités de sensibilisation, tant à l’administration centrale que dans les missions à l’étranger (près de 300 directions). Les premières mesures de sensibilisation visaient à présenter le mandat et à mettre en évidence les besoins en matière de publication, ce qui a entraîné une première croissance de 50 à 159 éléments d’information ouverte pour 2022-2023. La méthode pour 2023-2024 a évolué vers une approche ciblée. Pour ce faire, il a fallu localiser les rapports et contacter les responsables des données pour demander l’autorisation de publier ces dernières sur le portail. Cette avenue de sensibilisation s’est avérée efficace et a permis d’augmenter le nombre d’éléments d’information ouverte publiés sur le portail à 468 en date du 31 mars 2024. L’équipe de gestion des données s’efforce d’accroître la sensibilisation et de mettre en évidence les exigences en matière de publication. Ces activités de sensibilisation continuent de produire un nombre croissant d’éléments d’information ouverte, mois après mois, car les équipes sont de plus en plus conscientes de l’existence de rapports qu’il convient de publier sur le portail de gouvernement ouvert du SCT. 

Résumé des principaux enjeux et des mesures prises à la suite de plaintes

Plaintes reçues et traitées

Au cours de l’exercice 2023-2024, le Commissariat à l’information du Canada a reçu 248 plaintes au sujet de demandes d’accès à l’information présentées au Ministère. Les motifs de plaintes étaient les suivants :

Pendant la période visée par le rapport, 115 plaintes à l’endroit du Ministère ont été réglées. Les conclusions relatives aux plaintes réglées étaient les suivantes :

La Direction de l’AIPRP continue de gérer une équipe chargée de la gestion des plaintes du Commissariat à l’information du Canada. Cette équipe, qui sert de principal point de contact entre Affaires mondiales Canada et le Commissariat, travaille en étroite collaboration pour renforcer les relations et améliorer le rendement du programme d’AIPRP d’Affaires mondiales Canada.

Plaintes actives reportées à la prochaine période d’établissement de rapport

Frais et coûts

La Loi sur les frais de service exige qu’une autorité responsable rende compte tous les ans au Parlement des frais perçus par l’institution.

En ce qui concerne les frais perçus en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, les renseignements ci-dessous sont déclarés conformément à l’article 20 de la Loi sur les frais de service.

Autorité habilitante : Loi sur l’accès à l’information

Frais payables : un droit de 5 $ représente la totalité des frais exigés pour une demande d’accès à l’information.

Total des recettes : 6 330 $

Frais non facturés : Pour traiter les demandes qui peuvent donner lieu à un gros volume de dossiers sur plusieurs sujets ou entraîner un chevauchement, le Ministère sépare les demandes qui existent déjà et dispense les demandeurs de frais supplémentaires. Au cours de l’exercice 2023-2024, le Ministère a renoncé à 3 190 $ pour 638 demandes.

Conformément à la Directive provisoire concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information (publiée le 5 mai 2016) et aux modifications apportées à cette même Loi qui sont entrées en vigueur le 21 juin 2019, AMC annule tous les frais établis dans la Loi et son règlement, à l’exception des frais de demande de 5 $ prévus à l’alinéa 7(1)a) du Règlement.

Coût de fonctionnement du programme : En 2023-2024, les coûts engagés par la Direction de l’AIPRP pour appliquer la Loi sur l’accès à l’information se sont élevés à 5 571 693 $. Ces coûts comprennent 3 919 158 $ en salaires et en heures supplémentaires, ainsi que des coûts de fonctionnement totalisant 1 652 535 $, dont 1 463 880 $ en contrats pour des services professionnels. Ces montants ne tiennent pas compte des coûts indirects liés à l’ensemble du traitement dans tout le Ministère, notamment les coûts salariaux de l’investissement en temps requis par nos experts en la matière pour retrouver et examiner des documents, la surveillance de leurs pouvoirs d’approbation ou les activités de nos agents de liaison ministériels.

Surveillance de la conformité

Présentation continue de rapports

La Direction de l’AIPRP prépare et distribue à la direction un rapport statistique hebdomadaire qui fait le suivi du nombre de demandes reçues et fermées, ainsi que des nouvelles tendances et des statistiques sur le rendement. Ce rapport permet également de comparer la charge de travail aux taux d’achèvement par rapport à l’année précédente pour déterminer les modifications apportées aux traitements liés à l’AIPRP.

En outre, on publie sur l’intranet un rapport hebdomadaire des tâches actives pour recenser toutes les tâches en cours au sein du Ministère. Accessible à tous les bureaux de première responsabilité, ce rapport permet de consulter la liste de toutes les tâches ouvertes par secteur et d’attirer l’attention sur les dossiers en retard.

Au cours de l’exercice 2023-2024, la directrice générale et la secrétaire des affaires ministérielles qui supervisent l’application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels a continué d’envoyer le rapport bimensuel sur le rendement de l’AIPRP aux sous-ministres, aux sous-ministres adjoints et aux directeurs généraux, en indiquant le nombre de tâches en cours et la conformité au sein de chaque Secteur ou Direction générale spéciale. Cette procédure vise à sensibiliser la haute direction à l’arriéré des tâches en cours, ce qui améliore la conformité.

Au cours de la période considérée, la Direction de l’AIPRP a mis en œuvre le rapport trimestriel sur l’AIPRP. Les rapports trimestriels sur l’AIPRP sont également envoyés aux sous-ministres, aux sous-ministres adjoints et aux directeurs généraux. Ils décrivent les résultats obtenus par les secteurs et les directions générales spéciales en ce qui concerne les tâches accomplies et la conformité à la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. L’objectif de ce rapport était de reconnaître le travail d’AIPRP accompli tout au long de l’année par les secteurs et les directions générales, tout en surveillant de près leur degré de conformité à l’AIPRP.  

Enfin, un rapport hebdomadaire contenant les résumés des demandes d’accès à l’information qui seront bientôt divulguées est diffusé au sein du Ministère afin de faciliter l’examen des divulgations proposées.

Limitation des consultations interinstitutionnelles

Au cours de la période visée par le rapport, la Direction de l’AIPRP a surveillé les consultations interinstitutionnelles superflues en demandant à des chefs d’équipe de l’AIPRP chevronnés de contrôler les documents pertinents avant qu’ils soient envoyés aux fins de consultation grâce à ce processus, les chefs d’équipe de l’AIPRP ont pu réduire le nombre de consultations envoyées à d’autres organismes internes et externes au gouvernement du Canada, ce qui a permis de diminuer le temps nécessaire pour traiter les demandes et d’éviter de surcharger d’autres ministères avec des consultations inutiles.

Types de renseignements fréquemment demandés

Au cours de l’exercice 2023-2024, Affaires mondiales Canada n’a pas surveillé ou examiné les types de renseignements fréquemment demandés dans le but de les rendre disponibles par d’autres moyens.

Droit d’accès dans les contrats et dans les accords et les ententes sur l’échange de renseignements

Au cours de l’exercice 2023-2024, Affaires mondiales Canada n’a pas surveillé ou examiné les mesures de soutien pour s’assurer que le droit d’accès du public est inscrit dans les contrats et dans les accords et les ententes sur l’échange de renseignements.

Divulgation proactive

Au cours de l’exercice 2023-2024, Affaires mondiales Canada n’a pas surveillé officiellement l’exactitude et l’exhaustivité des renseignements publiés de façon proactive par les institutions conformément à la Partie 2 de la Loi. Les Directions responsables ont géré leurs exigences de manière indépendante, mais aucun employé précis n’a été chargé de faire respecter chaque obligation de publication proactive.

Annexe A : Arrêté sur la délégation

Annexe B : Rapport statistique d’Affaires mondiales Canada pour 2023-2024

Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l'institution: Affaires Mondiales Canada

Période d'établissement de rapport : 2023-04-01 au 2024-03-31

Section 1 – Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

1.1 Nombre de demandes

1.2 Source des demandes

1.3 Mode des demandes

Section 2 – Demandes informelles

2.1 Nombre de demandes informelles

2.2 Mode des demandes informelles

2.3 Délai de traitement pour les demandes informelles

2.4 Pages communiquées informellement

2.5 Pages recommuniquées informellement

Section 3 – Demandes à la Commissaire à l'information pour ne pas donner suite à la demande

Section 4 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapports

4.1 Disposition et délai de traitement

4.2 Exceptions 

*A.I. : Affaires internationals ; Déf. : Défense du Canada ; A.S. : Activités subversives

4.3 Exclusions

4.4 Format des documents communiqués

4.5 Complexité

4.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées en formats papier et document électronique

4.5.2 Pages pertinentes traitées en fonction de l’ampleur des demandes en formats papier et document électronique par disposition des demandes

4.5.3 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format audio

4.5.4 Minutes pertinentes traitées en fonction de l'ampleur des demandes en format audio par disposition des demandes

4.5.5 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format vidéo

4.5.6 Minutes pertinentes traitées en fonction de l'ampleur des demandes en format vidéo par disposition des demandes

4.5.7 Autres complexités

4.6 Demandes fermées

4.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la Loi

• Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la Loi : 606
• Pourcentage des demandes fermées dans les délais prévus par la Loi (%) : 50.12406948

4.7 Présomptions de refus

4.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la Loi

4.7.2 Demandes fermées au-dela des délais prévus par la Loi (y compris toute prorogation prise)

4.8 Demandes de traduction

Section 5 – Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

5.2 Durée des prorogations

Section 6 – Frais

Section 7 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

7.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et autres organisations

7.2 Recommandation et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres

7.3 Recommandation et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations à l'extérieur du gouvernement du Canada

Section 8 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

8.1 Demandes auprès des services juridiques

8.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Section 9 – Enquêtes et compte rendus de conclusion

9.1 Enquêtes

9.2 Enquêtes et rapports des conclusions

Section 10 – Recours judiciaire

10.1 Recours judiciaires sur les plaintes

10.2 Recours judiciaires sur les plaintes de tiers en vertu de l'alinéa 28(1)b)

Section 11 – Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information

11.1 Coûts

11.2 Ressources humaines

Annexe C : Rapport statistique supplémentaire d’Affaires mondiales Canada pour 2023-2024

Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l'institution : Affaires mondiales Canada

Période d'établissement de rapport : 2023-04-01 au 2024-03-31

Section 1 : Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

1.1 Indiquez le nombre de demandes ouvertes qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

1.2 Indiquez le nombre de plaintes ouvertes auprès du Commissaire à l'information du Canada qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

Section 2 : Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

2.1 Indiquez le nombre de demandes ouvertes qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

2.2 Indiquez le nombre de plaintes ouvertes auprès du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

Section 3: Numéro d'assurance social

Votre institution a-t-elle commencé une nouvelle collecte ou une nouvelle utilisation cohérente du NAS en 2023-2024? Non

Section 4: Accès universel sous la Loi sur la protection des renseignements personnels

Combien de demandes ont été reçues de la part de ressortissants étrangers en dehors du Canada en 2023-2024? 234