Politique de vaccination obligatoire : Le Canada et le réseau des missions

Table des matières

Contexte et portée de la politique
Chapter 1: Cadre de mise en oeuvre de la Politique sur la vaccination contre la COVID-19 applicable à l’administration publique centrale, y compris à la Gendarmerie royale du Canada
Chapitre 2 : Questions complémentaires qui relèvent de la sous-ministre des Affaires étrangères dont il n’est pas question dans le chapitre 1 : cadre de vaccination obligatoire pour l’administration publique centrale
Annexe A : Vaccins obligatoires pour les employés recrutés sur place à la mission – matrice de décision du CDM

Contexte et portée de la politique

Cette politique comporte deux chapitres qui doivent être lus conjointement.

Le chapitre 1 est la politique approuvée par le Conseil du Trésor pour l’administration publique centrale. Ce chapitre s’appliquera au personnel d’Affaires mondiales Canada, c’est-à-dire à tous les employés nommés pour une période indéterminée ou déterminée, aux employés occasionnels, aux étudiants, aux employés en détachement, aux bénévoles, aux employés participant au programme Échanges Canada qui se trouvent au Canada et aux employés d’AMC à l’étranger qui ne font pas partie du réseau des missions diplomatiques et consulaires du Canada.

Les entrepreneurs indépendants au Canada seront soumis aux directives émises par Services publics et Approvisionnement Canada selon les modalités de leur contrat.

Le chapitre 2 est la politique approuvée par la sous-ministre des Affaires étrangères, qui porte sur les domaines propres à sa responsabilité à l’égard du réseau des missions diplomatiques et consulaires du Canada.

Le chapitre 2 s’applique :

à tous les employés canadiens (y compris tous les ministères, organismes et cooccupants fédéraux, les représentants de gouvernements provinciaux, les représentants de gouvernements étrangers, les personnes nommées par décret et par le gouverneur en conseil) qui font partie du réseau des missions diplomatiques et consulaires;
aux employés recrutés sur place, le personnel du Bureau des services diplomatiques et les employés d’urgence;
aux entrepreneurs indépendants étrangers qui sont régulièrement présents dans les locaux de la mission;
aux employés en service temporaire (fédéral et provincial) dans les missions;
à toute autre personne qui est régulièrement présente dans les locaux de la mission.

Le chapitre 2 ne s’applique pas :

aux personnes qui se rendent à la mission de façon ponctuelle ou périodique;
aux membres du personnel fédéral et provincial à l’étranger qui ne font pas partie du réseau des missions diplomatiques et consulaires du Canada;
les entrepreneurs indépendants étrangers et les Services de soutien sur le terrain au développement (SST) à moins qu’ils soient colocalisés ou qu’ils soient régulièrement présents dans les locaux d’une mission;
les employés personnels des employés canadiens qui travaillent dans les logements du personnel;
les membres du personnel des gouvernements étrangers lorsque la mission canadienne elle-même occupe des locaux partagés.

Nous attendons des éclaircissements concernant l’application du chapitre 2 aux consuls honoraires et à leur personnel.

Les exigences relatives à la vaccination obligatoire des employés canadiens et des employés recrutés sur place (chapitre 1 ou 2) s’appliquent sans égard au lieu du service ou de la modalité de travail (par exemple, télétravail, travail à distance, travail en dehors des locaux de la mission).

Énoncé de politique

Toutes les personnes qui entrent dans le champ d’application du chapitre 1 et du chapitre 2 doivent être entièrement vaccinées contre le COVID-19 et maintenir ce statut.

Les gestionnaires au Canada et les chefs de mission à l’étranger doivent veiller au respect de cette politique, selon les paramètres de leurs chapitres applicables, y compris l’autorisation de toute exception pour les personnes qui ne peuvent être vaccinées. Les personnes qui ne peuvent pas être vaccinées et dont l’état a été confirmé par leurs gestionnaires au Canada ou par le chef de mission conformément aux exigences de la présente politique seront considérées comme conformes et seront soumises à un programme de dépistage rapide.

Le sous-ministre adjoint des Ressources humaines assurera le suivi de cette politique et rendra compte de son efficacité à la sous-ministre des Affaires étrangères, par l’intermédiaire du Comité des SMA sur le COVID-19.

Pouvoirs pour les missions et le réseau à l’étranger

Le ministre des Affaires étrangères détient le pouvoir législatif nécessaire à la gestion du service extérieur, à la coordination des orientations données par le gouvernement du Canada aux chefs de mission et à la gestion des missions diplomatiques et consulaires [Loi sur le ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement, alinéas 10(2)g), h) et i)]. En tant qu’adjointe du ministre, la sous-ministre des Affaires étrangères peut exercer les pouvoirs, fonctions et devoirs du ministre à cet égard.

La sous-ministre des Affaires étrangères emploie du personnel recruté sur place dans les missions à l’étranger (Règlement sur l’embauchage à l’étranger), et le Conseil du Trésor lui a délégué à des pouvoirs concernant les conditions d’emploi du personnel recruté sur place ainsi que les instruments de politique connexes (politique du CT sur le personnel recruté sur place à l’étranger, Règlement sur l’embauchage à l’étranger).

Les chefs de mission doivent gérer et diriger la mission et ses activités et superviser les activités officielles des divers ministères ou organismes du gouvernement du Canada dans le pays, la région du pays ou au sein de l’organisme international auprès duquel ils sont nommés. [Loi sur le ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement, paragraphe 15(2)].

Le Protocole d’entente sur les activités et le soutien des missions à l’étranger (avril 2021) énonce les exigences relatives à l’adhésion de toutes les organisations fédérales et provinciales faisant partie du réseau des missions diplomatiques et consulaires aux directives, normes, politiques et standards du gouvernement du Canada et d’AMC qui s’appliquent aux missions (articles 5 et 6) pour tout le personnel et les personnes à charge dans les missions.

Gouvernance :

La présente politique a été recommandée par le comité des SMA sur la COVID-19 et approuvée par la sous-ministre des Affaires étrangères. La politique doit faire l’objet d’un examen périodique en fonction de l’évolution du cadre de l’administration publique centrale et du contexte mondial.

Dates d’entrée en vigueur :

La présente politique entre en vigueur le 6 octobre 2021. La conformité à la présente politique est obligatoire à compter du 15 novembre 2021. Remarque : l’échéancier de la mise en œuvre dans le réseau des missions et le délai de la conformité des missions dépendent de la disponibilité des vaccins et des trousses de dépistage rapide dans chaque mission.

Définitions :

Dans le cadre de la présente politique – le chapitre 2, « entièrement vacciné » fait référence aux vaccins contre la COVID-19 approuvés pour une utilisation d’urgence ou permanente par l’Organisation mondiale de la santé (OMS).

On considère qu’une personne est entièrement vaccinée 14 jours après la première journée où elle remplit l’une des conditions suivantes :

Satisfaire à la définition de « entièrement vacciné » dans le territoire où elle réside actuellement (par exemple : les employés canadiens affectés à l’étranger qui ne sont pas encore rentrés au Canada et le gouvernement d’accueil pour les employés recrutés sur place).
Avoir reçu une dose supplémentaire d’un vaccin à ARNm au moins 28 jours après avoir reçu une série complète ou incomplète d’un vaccin non autorisé par Santé Canada (par exemple, peut s’appliquer aux fonctionnaires qui étaient en poste à l’étranger, qui ont reçu un vaccin non autorisé par Santé Canada et qui sont maintenant revenus au Canada).
Avoir reçu trois doses de tout vaccin contre la COVID-19, qu’il s’agisse de vaccins autorisés par Santé Canada ou de vaccins non autorisés par Santé Canada.
Avoir reçu les 2 doses d’un vaccin autorisé par Santé Canada qui nécessite 2 doses pour que la série de vaccination soit complète (à partir du 16 septembre 2021 : le vaccin Pfizer-BioNTech Comirnaty COVID-19, le vaccin Moderna Spikevax COVID-19 ou le vaccin AstraZeneca Vaxzevria COVID-19;
Avoir reçu 1 dose d’un vaccin autorisé par Santé Canada qui ne nécessite qu’une seule dose pour compléter la série de vaccination (à partir du 16 septembre 2021) : vaccin contre la COVID-19 de Janssen (Johnson & Johnson).

Les vaccins figurant sur la liste d’autorisation d’utilisation d’urgence de l’Organisation mondiale de la santé peuvent être utilisés pour remplir les critères des définitions de « non autorisé par Santé Canada » et de « entièrement vacciné » qui précèdent. https://extranet.who.int/pqweb/sites/default/files/documents/Status_COVID_VAX_19August2021.pdf

Les définitions seront modifiées au besoin lorsque le Comité consultatif national de l’immunisation (CCNI) formulera de nouvelles recommandations. Lorsqu’une autorité du gouvernement hôte prescrit un vaccin qui ne figure pas sur la liste de l’OMS, son inclusion peut être envisagée, à condition qu’un avis médical soit adressé à la sous-ministre des Affaires étrangères ou à son délégué.

Suivi et protection des renseignements personnels

Tout en protégeant la vie privée des personnes conformément aux cadres actuels de protection des renseignements personnels, y compris la Loi sur la protection des renseignements personnels, les agents des ressources humaines, les gestionnaires au Canada, les chefs de mission et les agents concernés à la mission doivent être informés du statut vaccinal de toutes les personnes auxquelles la présente politique s’applique.

Les gestionnaires au Canada et les chefs de mission (ou leur délégué autorisé) doivent également examiner et valider toutes les attestations de vaccination et toute demande de mesure d’adaptation (voir les chapitres 1 et 2 pour obtenir des orientations supplémentaires sur les attestations et les mesures d’adaptation).

Étant donné qu’environ 80 % des personnes présentes dans les missions ne peuvent utiliser le système standard de l’administration publique centrale (GC-VATS) pour les demandes d’attestation de vaccination et de mesures d’adaptation, toutes les personnes auxquelles s’applique le chapitre 2 devront attester de leur statut vaccinal à l’aide d’un formulaire simple hébergé sur le nuage et conçu à cette fin.

Bien qu’il puisse y avoir un léger chevauchement d’efforts pour les quelque 20 % des personnes dans les missions à l’étranger qui sont des employés fédéraux canadiens qui devront également attester leur statut dans le système GC-VATS conçu pour l’administration publique centrale, ce formulaire au niveau de la mission permettra aux chefs de mission de recevoir un rapport intégré pour toutes les personnes qui se trouvent dans leur mission auxquelles s’applique le chapitre 2. À terme, il pourrait y avoir un moyen de rapprocher automatiquement les systèmes d’attestation et les rapports, mais cela n’est pas possible dans l’immédiat.

Des informations précises sur la procédure d’attestation, les exigences en matière de rapports, l’attestation par un employé au nom d’autres employés n’ayant pas accès à Internet et les délais d’attestation et de rapports seront envoyées aux missions en temps utile.

Les missions doivent communiquer les résultats de l’attestation aux responsables des ressources humaines à l’administration centrale afin de surveiller la conformité et de mettre en évidence les cas particuliers pour lesquels des mesures de suivi sont prises en raison d’exceptions, de la prise de mesures d’adaptation ou en raison d’une non-conformité.

Chapter 1: Cadre de mise en oeuvre de la Politique sur la vaccination contre la COVID-19 applicable à l’administration publique centrale, y compris à la Gendarmerie royale du Canada

Contexte

La Politique sur la vaccination contre la COVID-19 applicable à l’administration publique centrale, y compris à la Gendarmerie royale du Canada (politique sur la vaccination) du Conseil du Trésor est entrée en vigueur le 6 octobre 2021.

Le présent cadre, se voulant un complément à la politique sur la vaccination, est un document évolutif, qui se transformera au fil de l’évolution des connaissances scientifiques et des directives de santé publique.

En date du 1er septembre 2021, la quatrième vague de la pandémie de COVID-19 a débuté au Canada et est entraînée par le variant Delta. La plupart des cas, des hospitalisations et des décès surviennent chez les personnes non vaccinées. Le variant Delta est beaucoup plus contagieux que les autres virus SARS CoV2 qui se sont propagés au Canada; il se propage plus rapidement et accroît le risque d’hospitalisation.
Le SARS CoV2 est connu pour être plus transmissible dans les espaces intérieurs bondés, y compris les lieux de travail.
La fonction publique fédérale continue d’être guidée par les conseils de l’Agence de la santé publique du Canada, en ce qui concerne la santé publique, et par ceux du Programme de santé au travail de la fonction publique, qui relève de Santé Canada, pour ce qui concerne la santé au travail.
Un des objectifs premiers de la politique sur la vaccination est de prendre toutes les précautions raisonnables, dans les circonstances, pour la protection de la santé et de la sécurité des employés. La vaccination est un élément clé de la protection des salariés contre le COVID-19.
Alors que la vaccination demeure un moyen efficace de prévenir la propagation de la COVID-19, celle-ci ne remplace pas l’observation d’autres mesures de prévention recommandées et largement connues relativement à la COVID-19, telles que le port du masque, la distanciation physique et le lavage fréquent des mains, conformément aux directives du Programme de santé au travail de la fonction publique. La vaccination ajoutera une couche de protection qui contribuera, avec d’autres mesures de prévention, à combattre la pandémie.
Tous les employés, y compris ceux en télétravail et travaillant à distance, doivent rester disponibles pour se présenter au travail sur place, au moins occasionnellement. Par exemple, ils peuvent avoir à assister à des réunions ou à des événements prévus, à accéder à des informations sensibles ou à répondre à des exigences opérationnelles urgentes. Tous les employés ont besoin d’être vaccinés pour se protéger, protéger leurs collègues et les autres contre la COVID-19.
Les principes de ce cadre s'appliquent aux participants d'Échanges Canada et aux bénévoles.
Jusqu’à ce qu’elles reçoivent d’autres instructions, les organisations continuent de mettre à jour leur Programme de prévention des risques, notamment en adoptant toute mesure de prévention des infections applicable conformément aux directives du Programme de santé au travail de la fonction publique, tel que des pratiques préventives, des mesures administratives telles que le télétravail, les quarts de travail échelonnés et les contrôles techniques.

Délais de mise en œuvre et conformité

Le 6 octobre 2021 – Entrée en vigueur de la politique sur la vaccination

Le Système de suivi des attestations de vaccination du gouvernement du Canada (SSAV-GC) est lancé dans les ministères en diverses vagues, se terminant le 15 octobre. Le SSAV-GC permet aux employés d’y verser leur attestation de leur statut vaccinal et toute demande de mesures d’adaptation.

Le 6 octobre 2021 au 29 octobre 2021 – Période de présentation des attestations

Les employés inscrivent leur statut vaccinal dans le SSAV-GC, au plus tard le 29 octobre (date limite de présentation des attestations).
Les employés qui ne peuvent pas être vaccinés commencent à demander des mesures d’adaptation. Les employés qui ne peuvent pas être vaccinés sont encouragés à demander des mesures d’adaptation, au plus tard, le 29 octobre, 2021. Les gestionnaires réunissent les renseignements pertinents, et prennent une décision le plus rapidement possible.
Tous les employés sont autorisés à accéder leur lieu de travail selon les procédures ministérielles existantes, et sans dépistage, mais avec les mesures préventives appropriées en place.
Situations spéciales – autres délais d’attestation :
- 2 semaines après le retour de congé, si le retour de congé est postérieur au 15 octobre 2021; ou
- 2 semaines après la date à laquelle un employé a été informé de la décision de son gestionnaire que l'obligation de mesures d’adaptation ne s'applique pas; ou
- Pour les employés qui, pour des raisons liées à leur poste actuel, ne sont pas en mesure d'attester de leur statut vaccinal, ou n'ont pas accès aux vaccins pour la période s'étendant du 15 octobre au 29 octobre, le date limite de présentation de l’attestation est de 2 semaines à compter de la date à laquelle ils ont accès à chacun, tel que déterminé par leur gestionnaire, et nonobstant leur statut de congé.

Le 29 octobre 2021 au 14 novembre 2021

Les employés non vaccinés et les employés qui n’ont pas confirmé leur statut vaccinal doivent assister à une séance de formation.
Les gestionnaires rappellent aux employés, par écrit, des conséquences de ne pas attester leur statut vaccinal, de demander des mesures d’adaptation, ou de ne pas être vacciné.

Le 15 novembre 2021 – Date de la mise en œuvre complète de la politique sur la vaccination, ou 2 semaines suivant « la date limite de présentation de l’attestation », tel que défini à l’annexe A de la politique sur la vaccination

Les employés n'ont pas attesté avoir reçu leur première dose de vaccination ou n'ont pas soumis une demande de mesures d’adaptation sont considérés comme refusant d’être entièrement vaccinés.
Début des mesures d'adaptation pour les employés qui ne peuvent pas être vaccinés, y compris le dépistage obligatoire des employés qui doivent se présenter au travail sur place. Veuillez vous référer au Cadre de mise en œuvre de la Politique sur la vaccination contre la COVID-19 applicable à l’administration publique centrale, y compris à la Gendarmerie royale du Canada.
Les employés seront mis en congé administratif sans solde :
- S’ils refusent de se faire vacciner; ou
- S’ils refusent de fournir l’attestation de leur statut vaccinal.
Les employés qui ont attesté avoir reçu une première dose à la date limite d’attestation auront un délai allant jusqu’à 10 semaines après la première dose pour recevoir leur deuxième dose. S’ils ne reçoivent pas leur deuxième dose dans le délai prescrit, ils seront mis en congé sans solde.

Principales considérations

Attestation de vaccination nécessaire

Tous les employés devront révéler leur statut vaccinal à leur employeur en fournissant une attestation à cet effet et, si requis par l’employeur, une preuve d’immunisation sous une forme qui est reconnu au niveau fédéral, provincial ou le territorial (définie par l’employeur).
Tous les employés embauchés à la date d’entrée en vigueur de la politique sur la vaccination, ou après, doivent avoir été entièrement vaccinés, en tant que condition d’emploi, et attester qu’ils sont entièrement vaccinés avant de débuter leurs fonctions, à moins de faire l’objet de mesures d’adaptation en raison de contre-indications médicales attestées, de la religion, ou d’autres motifs de distinction illicites en vertu de la Loi canadienne sur les droits de la personne.

Congés

Conformément à la Directive sur les congés et les modalités de travail spéciales, les employés qui ont besoin de s’absenter pour se faire vacciner, parce qu’ils ne peuvent obtenir un rendez-vous en dehors des heures de travail, peuvent demander jusqu’à 3,75 heures de congé payé pour recevoir chaque dose du vaccin contre la COVID-19 s’ils travaillent 7,5 heures par jour pour « rendez-vous chez le médecin ou le dentiste » (code 698).
Lorsqu’un employé éprouve des effets secondaires l’empêchant de travailler après la vaccination, les dispositions de sa convention collective sur les congés de maladie ou des conditions d’emploi pertinentes s’appliquent pendant son absence.
Lorsqu’un employé n’a plus aucun jour de congé de maladie en banque, des dispositions de leur convention collective permettent de lui avancer un crédit de congés de maladie, à la discrétion de l’employeur; pareil besoin et pareille demande font l’objet d’une discussion entre l’employé et son gestionnaire au cas par cas; les dispositions de la convention collective s’appliquent.
Les « autres congés payés (code 699) » ne sont pas accessibles aux employés qui refusent de se faire vacciner. Veuillez consulter la directive sur les autres congés payés (699).

Séance de formation obligatoire

Les employés qui refusent de déclarer leur statut vaccinal, ou qui refusent d’être entièrement vacciné à la date limite de présentation des attestations devront assister à une séance de formation virtuelle sur les vaccins contre la COVID-19.
La séance de formation sur la vaccination contre la COVID-19, élaborée par le Programme de santé au travail de la fonction publique et offerte sur le site GCcampus, vise à dissiper l’hésitation ressentie au sujet du vaccin et à aider à renforcer la confiance dans le vaccin, l’objectif étant d’accroître le taux de vaccination au sein de l’administration publique centrale.

Travailler à l’étranger

Affaires mondiales Canada a certaines responsabilités envers les employés affectés à l’étranger et les personnes à leur charge.
Les employés travaillant à l’étranger devraient recevoir un vaccin approuvé par Santé Canada. Ils ont avantage à consulter leur division des ressources humaines pour se renseigner sur les aspects logistiques de la vaccination se rapportant à leur situation.

Protection des renseignements personnels

Quand elles recueillent des renseignements personnels aux fins de l’exécution du présent programme, les institutions doivent veiller à respecter les exigences juridiques et les politiques suivantes :

Collecte directe

L’article 5 de la Loi sur la protection des renseignements personnels stipule que les renseignements personnels doivent être recueillis directement auprès de l’individu autant que possible. Par conséquent, il faut obtenir le statut vaccinal des fonctionnaires auprès des employés eux-mêmes et non par l’intermédiaire des autorités provinciales ou territoriales.

Mesures de protection relatives à l’utilisation et à la communication des renseignements

Conformément aux articles 6.2.19 et 6.2.20 de la Directive sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée, les institutions doivent « déterminer les postes ou les fonctions dans le programme ou l’activité justifiant l’accès aux renseignements personnels et leur traitement […] et « limiter l’accès aux renseignements personnels et leur utilisation par des mesures administratives, physiques et techniques ». Des mesures devraient être prises pour limiter au maximum le caractère intrusif, par exemple :

Veiller à ce que les employés ne fournissent qu’une fois leur statut vaccinal aux personnes qui ont besoin de le connaître, par exemple leur superviseur direct ou un représentant des ressources humaines.
S'assurer que les informations personnelles recueillies ne sont pas utilisées ou divulguées pour toutes utilisations compatibles qui ne sont pas incluses dans la déclaration de confidentialité sur le formulaire d'attestation;
Demander aux institutions d’adopter des processus, tels que la mise à jour des insignes d’accès, pour désigner les employés autorisés à accéder au lieu de travail en fonction des critères de vaccination.

Calendriers de conservation

Conformément à l’article 4 du Règlement sur la protection des renseignements personnels, à quelques exceptions près, les renseignements personnels doivent être conservés pendant au moins 2 ans après la dernière fois où ils ont été utilisés à des fins administratives, par exemple pour définir l’accès au lieu de travail.

Avis de confidentialité

Conformément à l’article 6.2.9 de la Directive sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée, un avis de confidentialité est nécessaire. Il doit comprendre les éléments suivants : « les fins de la collecte et en vertu de quelle autorité elle est faite; tout usage ou divulgation conforme à la fin originale; les conséquences du refus de fournir des renseignements personnels; le droit d’accéder à tout renseignement personnel recueilli et de le corriger; le droit de déposer une plainte auprès du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada concernant le traitement des renseignements personnels […] par l’institution. »

Obligation de prendre des mesures d’adaptation (à l’endroit des employés ne pouvant être vacciné)

Rien dans le présent cadre ne remplace la Directive sur l’obligation de prendre des mesures d’adaptation. Il incombe à l’employeur de prendre des mesures d’adaptation aux besoins de l’employé quand ces derniers se rapportent à au moins un des motifs de distinction illicites en vertu de la Loi canadienne sur les droits de la personne,jusqu’au stade où les mesures constituent des contraintes excessives. Dans le cas des vaccins, cela pourrait comprendre :

Les contre-indications médicales attestées;
La religion; et
Les autres motifs de distinction illicites en vertu de la Loi canadienne sur les droits de la personne.

Les administrateurs généraux sont responsables de :

Veiller à ce que les employés soient informés de ce qui suit :
- leur droit aux mesures d’adaptation aux termes de la Loi canadienne sur les droits de la personne;
- toute procédure à suivre pour demander des mesures d’adaptation; et
- la façon dont l’organisation aborde ses obligations quant aux mesures d’adaptation et à la protection des renseignements personnels, pour confirmer à l’employé que le lieu de travail sera sécuritaire.
Veiller à ce que les gestionnaires soient au courant de leurs responsabilités et obligations relatives à ce qui suit :
- répondre au cas par cas aux besoins des employés demandant des mesures d’adaptation parce qu’ils ne peuvent pas être entièrement vacciné due à une contre-indication médicale attestée, de leur religion ou d’un autre motif de distinction illicite en vertu de la Loi canadienne sur les droits de la personne;
- répondre aux demandes de mesures d’adaptation dans le SSAV-GC. Dans le cas des employés demandant de telles mesures avec documents à l’appui, le SSAV-GC enregistre le fait que le gestionnaire a reçu les documents nécessaires et la décision qu’il rend quant à l’acceptation ou au refus de la demande; et
- les considérations pertinentes relatives à la confidentialité et à la protection des renseignements personnels.
Prendre promptement des mesures d’adaptation répondant aux besoins de l’employé, jusqu’au stade des contraintes excessives, conformément aux directives du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. D’autres renseignements sur la démarche générale à suivre pour respecter l’obligation d’adaptation sont fournis ici.

Décider si l’obligation de prendre des mesures d’adaptation s’applique

Les gestionnaires sont responsables de :
- Recevoir la demande de mesures d’adaptation des employés, suivre la démarche pour étudier cette dernière et prendre une décision dès que possible ou avant la date de mise en œuvre complète. Les gestionnaires peuvent se renseigner auprès des conseillers des Ressources humaines et des Relations de travail et consulter les directives et les procédures de l’organisation.

1re étape : L’employé demande des mesures d’adaptation parce qu’il ne peut pas être entièrement vacciné

Les employés devraient faire la demande de mesures d’adaptation et fournir les documents à l’appui à leur gestionnaire dès que possible ou par la date limite de présentation de leur attestation. Les demandes effectuées rapidement permettront aux gestionnaires de prendre des décisions plus efficacement; ainsi, s’il est établi que l’obligation d’adaptation ne s’applique pas, les employés seront en mesure de se conformer à la politique sur la vaccination.
Les gestionnaires accordent des mesures temporaires aux employés pendant que sont réunis les renseignements pertinents.

2e étape : Réunir les renseignements pertinents

Les employés sont responsables :
- D’informer leur gestionnaire de leur besoin de mesures d’adaptation en raison d’une contre-indication médicale attestée, de leur religion ou d’un autre motif de distinction illicite en vertu de la Loi canadienne sur les droits de la personne;
- De fournir à leur gestionnaire les renseignements nécessaires pour cerner les bonnes mesures d’adaptation, y compris ceux concernant les limites et les restrictions;
- De coopérer et collaborer de bonne foi avec le(s) représentant(s) de leur organisation afin de trouver au moins un moyen de répondre à leurs besoins;
- D’avertir leur gestionnaire si les mesures d’adaptation dont ils ont besoin changent; et
- De respecter la vie privée des autres et leurs mesures d’adaptation.

Documents à l’appui :

Contre-indications médicales attestées :
- Pour les fins de la politique sur la vaccination, les gestionnaires doivent demander la documentation qui peut être fournie à l’aide de ce formulaire auprès de l’employé, de son médecin traitant ou de l’infirmière praticienne au sujet des motifs justifiant le fait que l’employé n’a pas reçu le vaccin ou qu’il faut retarder la vaccination contre la COVID‑19 dans son cas.
- La note doit préciser si le motif est permanent ou temporaire. S’il est temporaire, la note doit indiquer pendant combien de temps environ l’état de santé de l’employé durera.
- Il existe peu de raisons médicales acceptables pour retarder la vaccination contre la COVID-19, ou pour la contre-indiquer (p. ex. une allergie grave confirmée par un allergologue/immunologue, ou une réaction anaphylactique qu’il n’est pas possible d’atténuer à une dose antérieure d’un vaccin contre la COVID-19, ou à une composante quelconque de ce dernier, ou un épisode diagnostiqué de myocardite/péricardite après la réception d’un vaccin à ARNm).
Religion :
- Les gestionnaires doivent demander une attestation sous serment (signée devant un commissaire autorisé à recevoir de telles déclarations) contenant des renseignements détaillés sur la croyance religieuse sincère interdisant la vaccination complète.
Autres motifs illicites :
- Les gestionnaires devraient demander une attestation des détails concernant un ou plusieurs des motifs de distinction illicites qui, en vertu de la Loi canadienne sur les droits de la personne, rendant l’employé incapable d’être entièrement vacciné.
Les gestionnaires peuvent demander d’autres renseignements et documents à l’appui, selon le cas, pour évaluer la demande de mesures d’adaptation.
Des documents de rechange peuvent être acceptés, après consultation avec des spécialistes des ressources humaines du ministère.

3e étape : Prendre une décision éclairée

Les gestionnaires devraient décider d’une réponse à donner à la demande de mesures d’adaptation et le faire dès que possible, ou au plus tard à la date de mise en œuvre complète de la politique sur la vaccination.
Les gestionnaires devraient consulter des experts à l’interne ou les directives concernant la (les) mesure(s) d’adaptation, y compris en ce qui concerne toute conséquence connexe (sécurité, technologie, finances, etc.), au besoin.
Les gestionnaires devraient collaborer avec les représentants de l’employé quand celui-ci le demande, et/ou si d’autres employés sont touchés par la décision sur les mesures d’adaptation.
Les gestionnaires doivent considérer les demandes de mesures d’adaptation, peu importe la date de réception d’une telle demande.

Mise en œuvre des mesures d’adaptation quand elles sont justifiées

Lorsque le gestionnaire est satisfait que l’obligation d’adaptation s’applique, les mesures d’adaptation doivent être prises, jusqu’à contraintes excessives. Étant donné les considérations liées à la santé publique, le choix des mesures d’adaptation doit aussi garantir la sécurité du lieu de travail et le respect des obligations liées à la protection de la vie privée.

Voici les mesures d’adaptation recommandées :

Quand cela sera faisable du point de vue opérationnel, les employés exerceront leurs fonctions ou leurs responsabilités normales en vertu d’un régime de télétravail sanctionné par une entente de télétravail, conformément à la Directive sur le télétravail.
Les employés recevront des fonctions ou des responsabilités de rechange qu’ils pourront exercer en vertu d’un régime de télétravail sanctionné par une entente de télétravail, conformément à la Directive sur le télétravail.
Les employés subiront un test de dépistage régulier obligatoire conformément au Cadre relatif au dépistage obligatoire pour la mise en œuvre de la Politique sur la vaccination contre la COVID-19 applicable à l’administration publique centrale, y compris à la Gendarmerie royale du Canada, établi par le Secrétariat du dépistage de Santé Canada, et :
- Appliqueront tous les moyens de prévention mis en œuvre dans le lieu de travail et d’autres qui sont recommandées par le Programme de santé au travail de la fonction publique, et les autres exigences de l’organisation.
- S’abstiendront de voyager dans le cadre de leurs fonctions, à moins que ce soit essentiel.
Les employés doivent respecter les autres mesures détaillées dans les communications avec eux tel que documentées dans la décision de mesure d’adaptation.

4e étape : Mise en œuvre

Les gestionnaires doivent sans tarder informer les employés de la décision, en expliquer les fondements, la mesure d’adaptation qui sera adoptée, le cas échéant, et les moyens qui seront pris pour la mettre en œuvre :

Les gestionnaires doivent consulter les employés au sujet de la meilleure démarche à suivre pour expliquer les mesures d’adaptation à quiconque sera touché par elles, au besoin (tout en respectant les considérations liées à la protection des renseignements personnels).
Si la décision a été prise de n’appliquer aucune mesure d’adaptation, les exigences de la politique sur la vaccination s’appliquent. La date de la décision sera la date limite de présentation de l’attestation définie dans l’annexe A de la politique sur la vaccination, aux fins de la fixation du moment où l’employé pourrait subir des conséquences.
Les employés souhaitant contester la décision le feraient en utilisant les procédures normales pour porter plainte.

5e étape : Tenue des dossiers

Les gestionnaires doivent documenter le processus, faire état des documents à l’appui fournis et de la décision (y compris la mesure d’adaptation, le cas échéant), et exposer toute mesure de suivi prise, conformément aux normes du ministère et à la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Seules les autres personnes ayant besoin de connaître la mesure d’adaptation à mettre en œuvre en seront informées.

Employés partiellement vaccinés

La politique sur la vaccination et le cadre offrent une certaine souplesse pour les employés qui démontrent leur volonté de se faire vacciner, et qui ont pris des mesures concrètes pour ce faire.

Les employés qui ont été identifiés comme refusant d’être entièrement vaccinés, et qui sont mis en congé sans solde et qui, par la suite, deviennent partiellement vaccinés, verront leur salaire rétabli à la date de leur attestation révisée.
Les employés partiellement vaccinés doivent respecter les délais pour les doses suivantes dans les 10 semaines, conformément à la politique sur la vaccination. Les employés partiellement vaccinés qui ne reçoivent pas leur deuxième dose dans ces délais sont considérés comme refusant d’être entièrement vaccinés et les conséquences commencent à 10 semaines à compter de la date de leur première dose.
Pour la période pendant laquelle un employé est partiellement vacciné, les mesures temporaires suivantes devraient être envisagées par la gestion (en ordre de priorité), afin d'assurer la sécurité continue du lieu de travail :
- Quand cela sera faisable du point de vue opérationnel, les employés exerceront leurs fonctions ou leurs responsabilités normales en vertu d’un régime de télétravail sanctionné par une entente de télétravail, conformément à la Directive sur le télétravail.
- Les employés recevront des fonctions ou des responsabilités de rechange qu’ils pourront exercer en vertu d’un régime de télétravail sanctionné par une entente de télétravail, conformément à la Directive sur le télétravail.
- Les employés passeront un test de dépistage régulier obligatoire conformément au Cadre relatif au dépistage obligatoire pour la mise en œuvre de la Politique sur la vaccination contre la COVID-19 applicable à l’administration publique centrale, y compris à la Gendarmerie royale du Canada, établi par le Secrétariat du dépistage de Santé Canada, et :
  - Appliqueront tous les moyens de prévention mis en œuvre dans le lieu de travail et d’autres qui sont recommandées par le Programme de santé au travail de la fonction publique, et les autres exigences de l’organisation.
  - S’abstiendront de voyager dans le cadre de leurs fonctions, à moins que ce soit essentiel.
- D’autres mesures sont détaillées dans la communication avec les employés et documentées par le gestionnaire.

Employés refusant de divulguer leur statut vaccinal ou choisissant de ne pas être entièrement vaccinés

Pendant la période de conformité

Entrée en vigueur de la politique sur la vaccination (6 octobre 2021) :

1re étape : Informer les employés des conséquences auxquelles ils s’exposent s’ils ne sont pas conformes à l’obligation de se faire vacciner

Les employés seront informés de ce qui suit :
- Ils ont jusqu’au 15 novembre 2021 (ou 2 semaines après la date limite de présentation de l’attestation telle qu’elle est définie dans l’annexe A de la politique sur la vaccination), pour se conformer à l’obligation de se faire vacciner, faute de quoi des mesures administratives seront prises.
- Si, le 15 novembre (ou 2 semaines après la date limite de présentation de l’attestation telle qu’elle est définie dans l’annexe A de la politique sur la vaccination), les employés n’ont pas reçu leur première dose du vaccin, ou s’ils n’ont pas présenté leur demande de mesures d’adaptation, ils seront considérés comme n’étant pas entièrement vacciné, et les conséquences débuteront.
- Si les employés ont reçu leur première dose le 15 novembre au plus tard (ou 2 semaines après la date limite de présentation de l’attestation telle qu’elle est définie dans l’annexe A de la politique sur la vaccination), mais qu’ils N’ONT PAS reçus leur seconde dose dans les 10 semaines suivantes, ils seront considérés comme n’étant pas disposés à se faire vacciner et ils commenceront à en subir les conséquences 10 semaines après la date de la première dose.

Date limite d’attestation (29 octobre 2021 ou 2 semaines après la date limite de présentation de l’attestation telle que défini dans l’annexe A de la politique sur la vaccination) :

2e étape : Période d’attestation

Les employés qui refusent de révéler leur statut vaccinal, ou qui choisissent de ne pas être entièrement vacciné devront assister à une séance de formation virtuelle sur la vaccination contre la COVID-19 dans les 2 semaines suivant la date limite d'attestation.
Des communications régulières ont lieu avec les employés, ce qui comprend des messages de rappel pour leur demander de se conformer à la politique sur la vaccination et pour les mettre en garde contre les conséquences qu’ils risquent de subir s’ils ne le font pas.

Date de mise en œuvre complète de la politique sur la vaccination (15 novembre 2021) ou 2 semaines après la « date limite de présentation de l’attestation » telle que défini dans l’annexe A de la politique sur la vaccination :

3e étape : Le dépistage obligatoire pour ceux qui ne peuvent pas se faire vacciner et qui doivent se présenter à leur lieu de travail

Les gestionnaires prennent leurs décisions au sujet des demandes de mesures d’adaptation; ils le font dès que possible, ou au plus tard avant la date de mise en œuvre complète.

4e étape : Début des conséquences

Les employés sont mis en congé sans solde, et l’employeur cesse de leur accorder des heures de travail.

L’employeur :
- Fait savoir aux employés qu’ils ne doivent pas se présenter au travail ou travailler à distance.
- Fournit aux employés qui ont reçu une dose à la date limite de présentation de l’attestation, une période de jusqu’à 10 semaines pour recevoir la seconde dose après la première.
  - Permet aux employés soit de retourner au lieu de travail après avoir subi un dépistage obligatoire, soit de travailler à distance une fois qu’ils ont reçu la première dose (s’ils ne reçoivent pas la seconde dose dans un délai de 10 semaines, ils seront mis en congé sans solde).
Mesure prise dans le système de rémunération (au besoin) : Si un employé est en congé sans solde pendant 5 jours ou plus, il est temporairement rayé de l’effectif dans le système de rémunération, et un relevé d’emploi lui est envoyé.

Chapitre 2 : Questions complémentaires qui relèvent de la sous-ministre des Affaires étrangères dont il n’est pas question dans le chapitre 1 : cadre de vaccination obligatoire pour l’administration publique centrale

Le contexte du réseau des missions diplomatiques et consulaires

Les missions du Canada sont essentielles sur le plan opérationnel à la gestion des relations mondiales du Canada et des services aux Canadiens, y compris leur présence physique dans un pays hôte. Pendant la pandémie, les missions ont maintenu cette présence physique à des niveaux plus élevés que la plupart des ministères au Canada.

Certaines personnes à la mission pourraient ne pas être en mesure de se faire vacciner en raison de leur âge, pour des raisons médicales ou religieuses ou en raison de l’approvisionnement en vaccins. Les intervenants et les visiteurs qui se rendent à la mission pourraient également ne pas tous être vaccinés. L’environnement de risque à l’extérieur du Canada peut changer rapidement. De nombreuses circonstances que nous tenons pour acquises au Canada, dans le contexte du réseau des missions, échappent au contrôle du gouvernement du Canada et au soutien direct des services médicaux canadiens.

Les risques associés à la COVID-19 et les risques de transmission de la COVID-19, même pour les personnes entièrement vaccinées, sont globalement trop complexes pour être gérés sans l’application complète d’exigences de vaccination obligatoire pour toutes les personnes faisant partie du réseau des missions diplomatiques et consulaires.

La capacité du Ministère et des systèmes de soins de santé provinciaux à prendre en charge directement des troubles médicaux d’urgence d’employés canadiens et de membres de leur famille à l’étranger est extrêmement limitée, surtout dans le contexte de la COVID-19. Les employés recrutés localement peuvent ne pas avoir accès à un soutien médical adéquat. Les exceptions à la vaccination obligatoire universelle pour toutes les personnes faisant partie du réseau des missions diplomatiques et consulaires à l’étranger doivent également être extrêmement limitées – afin de contribuer à la protection des personnes qui ne peuvent pas être vaccinées et de maintenir l’intégrité de nos opérations à l’étranger.

Étant donné que de nombreux facteurs échappent au contrôle du Ministère, pour garantir l’efficacité opérationnelle, les missions sont également tenues de maintenir des mesures supplémentaires de prévention des infections (conformément aux directives des autorités sanitaires) afin de contribuer à atténuer les risques.

Dans ce contexte, le régime de vaccination de base le plus large possible est nécessaire pour toutes les missions afin d’assurer la santé, la sécurité et la viabilité de base des opérations du Canada à l’étranger, compte tenu du degré de risque mondialisé et de la vitesse d’évolution de la pandémie.

De plus en plus de gouvernements exigent que les voyageurs qui souhaitent prendre l’avion ou d’autres moyens de transport public soient entièrement vaccinés, ce qui a également une incidence sur la nécessité de la vaccination obligatoire.

Par conséquent, la vaccination obligatoire fait partie des conditions d’emploi, lorsque la loi le permet, ou fait partie des conditions d’affectation à l’étranger. Les exigences en matière de vaccination obligatoire sont également soumises aux obligations applicables en matière de prise de mesures d’adaptation à l’égard des personnes qui ne peuvent pas être vaccinées.

Conséquences de la non-conformité à la présente politique

Voici les mesures à prendre en cas de non-respect de la présente politique, sous réserve des exigences applicables en matière de formation obligatoire et de notifications prescrites au chapitre 1 :

Employés canadiens permutants d’Affaires mondiales Canada – sur confirmation de la non-conformité, l’affectation à l’étranger passera au bassin des affectations spéciales, ce qui entraînera l’obligation de revenir au Canada, après quoi l’employé sera soumis aux mesures administratives décrites au chapitre 1. La permutabilité, c’est-à-dire la capacité et la volonté d’accepter une affectation dirigée par la direction n’importe où au Canada ou à l’étranger, est actuellement une condition d’emploi.
Employés canadiens non permutants d’Affaires mondiales Canada – après confirmation de la non-conformité, l’entente d’affectation à l’étranger sera résiliée, ce qui entraînera l’obligation pour l’employé de revenir au Canada dans son poste d’attache, après quoi l’employé sera soumis aux mesures administratives décrites au chapitre 1.
Tous les autres employés canadiens ou étrangers (fédéraux/provinciaux/étrangers) – après confirmation de la non-conformité, l’employé ne sera plus autorisé à faire partie du réseau des missions diplomatiques ou consulaires, ce qui l’obligera à quitter la mission.
Employés recrutés localement – à la confirmation de la non-conformité, l’employé sera placé en congé sans solde. Si la non-conformité devient indéfinie, des mesures administratives supplémentaires, y compris la cessation d’emploi, peuvent être envisagées conformément aux directives existantes en matière de ressources humaines sur les employés recrutés sur place.
Entrepreneurs indépendants étrangers, y compris les Services de soutien sur le terrain au développement (SST) qui travaillent régulièrement dans les locaux de la mission ou qui y partagent des locaux – une fois la non-conformité confirmée, le contrat peut être suspendu ou résilié, conformément aux modalités du contrat. Cette mesure sera déterminée par l’autorité contractante. Les autorités contractantes feront tout leur possible pour maximiser l’application de la vaccination obligatoire aux entrepreneurs indépendants étrangers qui sont régulièrement présents à la mission. Les personnes qui ne sont pas entièrement vaccinées n’auront accès aux locaux de la mission que dans les situations d’urgence, sous réserve de la prise de mesures d’atténuation appropriées.
Employés en service temporaire (fédéraux/provinciaux/étrangers) dans les missions et toute autre personne régulièrement présente dans les locaux de la mission – sur confirmation de la non-conformité, ces personnes ne seront pas autorisées à voyager ou à accéder aux locaux de la mission.

Conformité ultérieure à la présente politique

Les employés canadiens permutants et non permutants d’AMC qui se conforment ultérieurement à la politique peuvent devenir admissibles au prochain cycle d’affectations à l’étranger, conformément à la politique d’affectation existante et à leurs modalités d’emploi respectives.
Tous les autres employés canadiens ou étrangers (fédéraux/provinciaux/étrangers) qui se conforment ultérieurement à la politique peuvent être réinscrits sur la liste du personnel de la mission sur demande des autorités compétentes de l’administration centrale au directeur général d’Affectations et gestion des cadres (HFD), avec l’accord du chef de la mission.
- Cette demande peut faire l’objet de coûts supplémentaires, y compris des frais de déménagement, qui auraient normalement été couverts par le Protocole d’entente sur les activités et le soutien des missions à l’étranger. Le directeur général de Relations avec les clients et opérations des missions (AFD) doit recevoir une copie de ces demandes, ainsi que le directeur général, Directives sur le service extérieur (HED) si le membre du personnel est administré par AMC.
Les employés recrutés sur place qui se conforment par la suite, si leur statut d’emploi reste valide, peuvent reprendre leurs fonctions.
Les entrepreneurs indépendants étrangers, y compris les unités de soutien aux programmes de développement, qui se conforment par la suite, peuvent voir la suspension de leur contrat annulée ou voir leur contrat rétabli, conformément au contrat actuel ou à la politique sur les contrats.
Les employés en service temporaire (fédéraux et provinciaux) dans les missions et toute autre personne régulièrement présente dans les locaux de la mission qui se conforment par la suite, peuvent se voir accorder une autorisation de voyager ou l’accès aux locaux de la mission.

Impossibilité de se faire vacciner et mesures d’adaptation à l’étranger

Lorsqu’une personne fait valoir des objections médicales ou religieuses à la vaccination pour demander une exemption de cette politique (incapacité d’être vacciné), les chefs de mission (ou leur délégué) doivent demander à la personne de fournir une justification écrite de l’exemption et des recommandations associées de mesures d’adaptation de la part du professionnel de santé ou du conseiller religieux de l’employé. Dans le cas des employés canadiens à la mission qui sont également soumis à l’attestation dans GC-VATS, il faut plutôt utiliser cette application pour les détails de la demande d'adaptation et les autorisations.

D’autres orientations sur l’attestation des employés canadiens et la politique du Conseil du Trésor sur le processus de mesures d’adaptation et d’approbation se trouvent au chapitre 1 et dans la politique de retour au travail d’Affaires mondiales Canada.

En vertu du droit canadien, un employeur n’aurait pas l’obligation de prendre des mesures d’adaptation à l’endroit d’employés qui n’ont pas de raisons médicales ou religieuses justifiées, mais qui refusent simplement de se faire vacciner.

Les mesures d’adaptation qu’Affaires mondiales Canada peut accorder à une personne dans une mission peuvent être plus limitées que les formes de mesures d’adaptation qui pourraient être offertes au Canada, en fonction de divers facteurs dans une mission donnée.

Pour les employés canadiens, un changement d’affectation entraînant un rapatriement au Canada pourrait alors être la mesure d’adaptation appropriée, s’il n’est pas possible de prendre d’autres mesures d’atténuation.

Pour un employé recruté sur place, la fin de la relation de travail, si aucun autre poste d’attache ou modalité de travail convenable ne peut être trouvé localement, pourrait être appropriée, étant donné qu’il n’est pas possible d’offrir à cet employé une autre affectation ou un rapatriement.

Dans tous les cas applicables, des mesures d’adaptation doivent être envisagées. S’il n’est pas possible de prendre des mesures d’adaptation, les raisons pour lesquelles il n’est pas possible de prendre des mesures doivent être pleinement consignées avant qu’une décision ne soit prise par les autorités compétentes, conformément aux cadres d’affectation, de contrat et d’emploi existants.

Des conseils juridiques locaux sur ces questions seront demandés conformément à l’annexe A – méthodologie pour l’application de la politique auprès des employés recrutés sur place, et seront accompagnés des orientations de la Direction générale des services aux ERP – HLDS.

Pour les cas qui mettent en cause des employés canadiens, veuillez communiquer avec la Direction générale des relations en milieu de travail – HWL/HWH.

Méthodologie d’application de la politique sur les employés recrutés sur place, mission par mission

Alors que l’approche par défaut consistera dans presque tous les cas à appliquer la vaccination obligatoire pour tous les employés recrutés sur place de la mission, notamment par le recours à l’immunité de l’État au besoin, les questions de vaccination régulière et d’approvisionnement en tests de dépistage, les questions juridiques locales ainsi que les limites des mesures d’adaptation orienteront l’approche pratique utilisée pour chaque mission dans l’application de la vaccination obligatoire des employés recrutés sur place.

Les chefs de mission doivent suivre les orientations stratégiques de HLDS dans l’application de cette méthodologie ; voir l’annexe A plus loin.

Les chefs de mission, en partenariat avec HLDS et avec le soutien de JUS et de JLA, chercheront à obtenir des conseils juridiques locaux sur la capacité de l’employeur à demander des informations sur la vaccination des employés, les exigences locales en matière de protection des renseignements personnels, les obligations de l’employeur en matière de vaccination, les modifications des modalités d’emploi et les mesures administratives et disciplinaires en cas de non-conformité. Ces conseils, ainsi que les réalités opérationnelles, contribueront à l’analyse des risques pour orienter la mise en œuvre locale de la présente politique auprès des employés recrutés sur place en utilisant la méthodologie normalisée.

Mesures d’atténuation à l’étranger

Outre la vaccination obligatoire, les mesures d’atténuation des risques opérationnels et des risques en matière de santé et de sécurité peuvent inclure :

Le maintien de l’obligation pour une partie ou la totalité du personnel de porter un masque non médical
L’obligation de limiter les interactions physiques étroites et de maintenir l’éloignement physique, notamment par le recours au travail en dehors des locaux de la mission, en combinaison avec d’autres mesures d’atténuation, lorsque la situation opérationnelle le permet
Le maintien de l’exigence d’un nettoyage approfondi
L’obligation de procéder régulièrement à des tests de dépistage de la COVID-19 (voir les orientations du chapitre 1)
L’utilisation d’un congé sans solde comme mesure administrative dans les situations où l’employé ne veut pas divulguer son statut vaccinal ou a choisi de ne pas être entièrement vacciné en présentant une exemption approuvée
Le changement d’affectation ou le rapatriement au Canada de l’employé
La révocation de l’inscription des personnes associées à la mission auprès des autorités du gouvernement hôte
La reconfiguration du personnel de la mission à un niveau qui peut être géré en toute sécurité

S’il n’y a pas de distribution ou d’approvisionnement régulier de vaccins, de trousses de dépistage et de doses de rappel autorisées pour les nouveaux arrivants et les membres de la famille admissibles et les nouveaux employés recrutés sur place

En l’absence d’approvisionnement régulier ou en cas de perturbation de la distribution des vaccins et des trousses de dépistage rapide, l’application de la politique d’obligation de vaccination complète dans les missions peut devoir être temporairement modifiée ou suspendue jusqu’à ce qu’un approvisionnement régulier soit assuré.

Cela nécessite alors de gérer un niveau exceptionnel de risque jusqu’à ce que la situation puisse revenir à la normale. La conformité est toujours exigée le plus rapidement possible. La vaccination obligatoire est au cœur de la stratégie de gestion des risques en matière de sécurité à l’étranger, combinée à d’autres mesures d’atténuation des risques qui s’ajoutent à une large base de vaccination complète.

Une fréquence de livraison de deux ou trois fois par an aux missions est prévue, sous réserve d’une confirmation de l’approvisionnement en vaccins et en trousses de dépistage. Cela signifie que pendant les intervalles entre les livraisons, certains nouveaux employés, nouveaux entrepreneurs indépendants ou personnes à charge qui ont atteint l’âge requis pour être vaccinés pourraient ne pas être vaccinés pendant plusieurs mois s’ils dépendent d’une livraison d’AMC et s’il n’y a pas d’autres stocks disponibles.

Dans de nombreux cas, la solution consistera à s’approvisionner en vaccins dans le pays ou à se rendre dans une mission voisine, mais dans certaines missions éloignées, les vaccins ne peuvent être obtenus qu’au moyen d’une livraison d’AMC.

Dans le cas où il n’y aurait pas d’approvisionnement disponible en vaccins, la présente politique prévoit une période maximale de six mois, sous réserve de la mise en place des mesures correspondantes de prévention des infections ainsi que de la preuve que tous les efforts raisonnables sont faits pour se mettre en conformité avant que d’autres conséquences de la non-conformité ne soient envisagées.

S’il n’y a pas de vaccins disponibles à la mission, il faut mettre en place les mesures maximales de prévention des infections tout en faisant preuve de flexibilité accrue pour permettre le travail en dehors des locaux de la mission. Ces mesures d’atténuation ne sont qu’une solution de gestion des risques à court terme et ne doivent pas être utilisées comme une stratégie à long terme de gestion du risque en matière de sécurité. La stratégie à long terme commence par une vaccination complète et universelle dans tout le réseau.

Enfants de moins de 12 ans à l’étranger

Les plans d’approvisionnement en vaccins du Canada incluront les enfants de moins de 12 ans lorsque les vaccins pour ce groupe d’âge seront approuvés par Santé Canada.

Documentation de certification d’une vaccination complète à l’étranger

Les attestations des employés (soumises à l’approbation de la direction, à une vérification et à des mesures administratives ou disciplinaires potentielles en cas de fausses attestations) seront acceptées dans un premier temps comme preuve du statut vaccinal complet, mais les missions peuvent également exiger des documents certifiés de la part du personnel engagé localement et des entrepreneurs indépendants étrangers (par exemple, le passeport de vaccination du gouvernement hôte) lorsqu’ils sont disponibles.

Les informations personnelles recueillies dans le cadre de cette politique resteront confidentielles et ne seront partagées que si nécessaire et en fonction du besoin de connaître, pour la mise en œuvre de cette politique, conformément aux exigences en matière de protection des renseignements personnels, y compris la Loi sur la protection des renseignements personnels, le cas échéant.

Questions et éclaircissements

Les questions ou éclaircissements relatifs à cette politique doivent être adressés à HFD, HED ou HWD pour les questions relatives aux employés canadiens, à HLD pour les questions relatives aux employés recrutés sur place et à AAO pour les questions relatives aux entrepreneurs des missions.

Annexe A : Vaccins obligatoires pour les employés recrutés sur place à la mission – matrice de décision du CDM

La politique de vaccination obligatoire s’appliquera aux employés recrutés sur place dans tous les cas, à moins qu’il n’y ait des répercussions importantes sur la réputation du Canada, des questions juridiques insoutenables ou des problèmes opérationnels importants (c’est-à-dire l’approvisionnement en vaccins) qui empêchent essentiellement la mise en œuvre de cette politique. Cette matrice est conçue pour déterminer ces problèmes et les mesures d’atténuation nécessaires pour se conformer, dans la mesure du possible.
Les protocoles liés à la COVID-19 (équipement de protection individuelle, lavage régulier des mains, éloignement physique, etc.) sont toujours requis en mission de manière continue.

Version texte

Cette matrice de décision est une annexe qui suit les exigences stratégiques établies dans la politique de vaccination obligatoire d’AMC.

Date de modification:: 2021-10-19