Point de contact national du Canada - Procédures des circonstances spécifiques - 2022

Table des matières

Préface

Rôle du Point de contact national

1. Glossaire

2. Principes

3. Présentation d'une plainte (demande d'examen)

4. Évaluation initiale

5. Bons offices

6. Énoncé final

7. Suivi des circonstances spécifiques

8. Normes de service

9. Participation de bonne foi

10. Protection des renseignements personnels, confidentialité, transparence

11. Retrait d'une circonstance spécifique

Annexe A : Diagramme du processus de traitement des réclamations

Préface

La présente version des procédures a pour objet de refléter les recommandations contenues dans l'examen par les pairs, mené en 2018 par l'Organisation de coopération et de développement économiques (OCDE) au sujet du Point de contact national (PCN) du Canada pour les Principes directeurs de l'OCDE à l'intention des entreprises multinationales. Les procédures révisées précisent le rôle du PCN du Canada en matière de conduite responsable des entreprises et son processus d'examen de circonstances spécifiques.

La présente version remplace la version publiée le 13 décembre 2017.

Veuillez adresser vos demandes de renseignements au secrétariat du PCN du Canada par courriel à l'adresse ncp.pcn@international.gc.ca. Vous pouvez également consulter le site Point de contact national (PCN) du Canada pour les Principes directeurs de l'Organisation de Coopération et de Développement Économiques (OCDE) à l'intention des entreprises multinationales (EMN).

Le présent document a pour objet de décrire le processus qu'applique le PCN du Canada quand il reçoit une plainte (demande d'examen) en application des Principes directeurs.

Rôle du Point de contact national

Le rôle du PCN du Canada consiste à faire progresser l'efficacité des Principes directeurs de l'OCDE à l'intention des entreprises multinationales (mis à jour en 2011) et à contribuer à la résolution du problème qui se pose relativement à leur mise en œuvre.

Le Canada adhère aux normes établies dans les Principes directeurs de l'OCDE en conséquence de l'importance qu'il accorde à la Déclaration de l'OCDE sur l'investissement international et les entreprises multinationales .

Les Principes directeurs de l'OCDE à l'intention des entreprises multinationales sont des recommandations que les gouvernements font aux entreprises multinationales qui exercent des activités dans les pays adhérents ou à partir de ces derniers. Les Principes directeurs constituent le seul code de conduite exhaustif approuvé au plan multilatéral par 50 pays, dont le Canada, qui se sont engagés à les promouvoir. Les Principes directeurs couvrent les champs suivants de la responsabilité des entreprises : publication d'informations, droits de l'homme, emploi et relations professionnelles, environnement, lutte contre la corruption, intérêt des consommateurs, science et technologie, concurrence et fiscalité.

L'adhésion aux Principes directeurs est sur une base volontaire, et ceux-ci ne doivent pas prévaloir sur les lois locales. Les Principes directeurs tiennent compte des bonnes pratiques des entreprises de toutes les tailles, partout où elles exercent leurs activités. 

On attend des entreprises canadiennes, qu'elles exercent leurs activités au Canada ou à l'étranger, qu'elles agissent selon les préceptes énoncés dans les Principes directeurs de l'OCDE et que leur rendement soit à la hauteur des normes qu'elles endossent.

Le PCN du Canada appuie activement les travaux menés par l'OCDE dans différents secteurs pour aider les entreprises à adopter et à mettre en œuvre les Principes directeurs.

Structure

Le PCN du Canada est un comité interministériel composé de huit membres et présidé par Affaires mondiales Canada (AMC); Ressources naturelles Canada (RNCan) en assure la vice-présidence. Les ministères membres sont : Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada; Environnement et Changement climatique Canada; Emploi et Développement social Canada; Finances Canada; Innovation, Sciences et Développement économique Canada; et Services publics et Approvisionnement Canada.

Le PCN du Canada est secondé par le secrétariat du PCN, qui se charge de son soutien administratif et, grâce aux commentaires d'un groupe de travail ponctuel, formule des recommandations sur le processus d'examen de circonstances spécifiques.

1. Glossaire

• Bonne foi : agir de bonne foi signifie répondre promptement, respecter la confidentialité, s'abstenir de déformer les faits, de menacer de représailles les parties concernées par la procédure ou d'exercer effectivement de telles représailles, et s'engager sincèrement dans les procédures avec la volonté de parvenir à la résolution des questions soulevées.
• Bons offices : renvoie aux services d'encadrement ou de médiation que dispense le PCN du Canada ou un médiateur professionnel.
• Circonstance spécifique : cas d'inobservation alléguée des Principes directeurs par une entreprise ou une entité multinationale.
• Déclarant : toute personne, organisation ou collectivité directement liée à la question et qui estime que les agissements ou les activités d'une entreprise multinationale vont à l'encontre des Principes directeurs de l'OCDE à l'intention des entreprises multinationales, et qui soumet au PCN une demande d'examen. Un déclarant peut agir au nom d'autres parties dont l'identité est précisée. Si l'anonymat de la partie se justifie, le paragraphe 3.5 ci-dessous peut s'appliquer.
• Demande d'examen : présentation écrite demandant au PCN d'examiner une inobservation alléguée des Principes directeurs par une ou plus d'une entreprise multinationale.
• EMN : entreprise multinationale. Ordinairement composée d'entreprises ou d'autres entités établies dans plus d'un pays et liées de telle façon qu'elles sont en mesure de coordonner leurs activités de multiples manières.
• Groupe de travail sur le PCN : groupe de travail ponctuel mis sur pied pour étudier des circonstances spécifiques. Les membres du groupe de travail sont membres du comité du PCN.
• Intimée : entreprise multinationale ou entité contre laquelle la plainte est portée.
• Lignes directrices de procédure de l'OCDE : lignes directrices de procédure et commentaire faisant partie des Principes directeurs de l'OCDE.
• OCDE : Organisation de coopération et de développement économiques.
• OCRE : ombudsman canadien de la responsabilité des entreprises chargé d'examiner les allégations de violation des droits de la personne par des entreprises canadiennes exerçant leurs activités à l'étranger dans les secteurs de l'exploitation minière, des hydrocarbures et du vêtement.
• Parties : le plaignant (déclarant) et l'entreprise multinationale (intimée).
• PCN : Point de contact national des Principes directeurs de l'OCDE à l'intention des entreprises multinationales. Le PCN du Canada est un comité composé de huit (8) ministères membres et est présidé par Affaires mondiales Canada; Ressources naturelles Canada en assure la vice-présidence.
• Principes directeurs de l'OCDE : Principes directeurs de l'OCDE à l'intention des entreprises multinationales, un document de l'OCDE où sont énoncées les pratiques exemplaires internationales de la conduite responsable des entreprises.
• Renseignements personnels : la Loi sur la protection des renseignements personnels du Canada définit les renseignements personnels comme des renseignements, quels que soient leur forme et leur support, concernant une personne identifiable.
• Secrétariat du PCN : organe administratif du PCN responsable de la gestion du processus de plainte et de la promotion des Principes directeurs.
• Significatif et fondé : sachant que le processus d'examen du PCN ne peut reposer sur des hypothèses, une demande d'examen est considérée significative et fondée quand :
  • a) l'allégation soulevée se rapporte aux chapitres des Principes directeurs;
  • b) il existe un lien plausible entre la question soulevée, le contexte dans lequel les allégations ont été faites et les activités de l'intimée;
  • c) les documents justificatifs sont liés aux allégations;
  • d) les allégations soulevées sont décrites clairement, expliquant que les gestes posés enfreignent les Principes directeurs, pourquoi ils sont considérés tels et le moment et le lieu où les gestes ont été posés.
• Site Web : site Web du PCN du Canada accessible à l'adresse www.pcn.gc.ca.

2. Principes

Les plaintes reçues par le PCN seront traitées en ligne avec les procédures expliquées ci-dessous.

2.1 Pour appuyer la mise en œuvre efficace de ces procédures, le PCN adhère aux Lignes directrices de procédure de l'OCDE, y compris les principes de visibilité, d'accessibilité, de transparence, de redevabilité, d'impartialité, de prévisibilité, d'équitabilité et de compatibilité avec les Principes directeurs.

2.2 Le PCN vise à soutenir la participation de groupes désavantagés ou vulnérables à ses processus et fait de son mieux pour gérer avec sensibilité les obstacles, y compris les obstacles liés à la langue et à la littératie, aux contraintes culturelles et à la difficulté d'accéder à une représentation égale. Par exemple, le PCN peut proposer une liste des entités de la société civile disponibles pour appuyer les déclarants et disposées à collaborer avec le PCN.

2.3 Le PCN aborde, si possible, les risques potentiels pour la sécurité des déclarants et des parties connexes pendant tout le processus du PCN, ainsi que ceux décrit, par exemple, dans le paragraphe 3.5.

2.4 Le PCN attend de toutes les parties qu'elles participent de bonne foi au processus, pendant toute sa durée, selon la description que donne le glossaire ci-dessus, et comme mentionné au point 9 ci-dessous. Des comportements tels que l'atteinte à la confidentialité ou des menaces, de la part de l'une ou l'autre des parties, peuvent mener à la conclusion de la procédure par le PCN.

3. Présentation d'une plainte (demande d'examen)

Une partie qui estime que les agissements ou les activités d'une EMN vont à l'encontre des Principes directeurs de l'OCDE à l'intention des entreprises multinationales peut demander au PCN l'examen d'une circonstance spécifique.

3.1 Le déclarant peut présenter sa demande d'examen au moyen du formulaire de réclamation qu'il trouvera dans le site Web du PCN du Canada. S'il n'est pas en mesure d'utiliser le formulaire, le PCN s'efforce de lui proposer des dispositions substitutives raisonnables pour garantir l'accessibilité du processus. Des dispositions raisonnables visant à garantir l'accessibilité sont prises pendant toute la durée de l'examen du processus de circonstance spécifique.

3.2 Il est possible de présenter une demande d'examen au PCN au sujet :

• a) d'une entreprise multinationale canadienne ou étrangère active au Canada;
• b) d'une entreprise multinationale canadienne active à l'étranger, même dans un pays qui n'adhère pas aux Principes directeurs de l'OCDE.

3.3 Le PCN s'efforce d'adopter une perspective large de la définition d'une entreprise multinationale canadienne aux fins de l'évaluation d'une demande d'examen. Des facteurs comme l'image de marque d'une EMN et la portée de sa gestion ou de son contrôle au Canada sont pris en compte.

3.4 Les demandes d'examen devraient clairement démontrer le lien entre la question soulevée et les actions ou les responsabilités de l'entreprise.

3.5 Dans certaines circonstances (c'est-à-dire quand des risques, ou la menace ou le risque de représailles, pèsent sur le déclarant), le PCN permet la présentation anonyme de demandes d'examen par l'entremise d'un tiers. Le déclarant qui agit pour le compte d'autrui devrait être en mesure de démontrer qu'il a la qualité pour le faire et prouver le besoin de préserver l'anonymat de la partie touchée. Sans égard au choix fait, les renseignements personnels sont protégés.

3.6 Lorsqu'une demande d'examen est présentée conjointement par plus d'un déclarant, les déclarants doivent indiquer s'ils ont convenu que l'un d'eux agira à titre de responsable aux fins de la liaison et des communications avec le PCN. Les déclarants doivent préciser si la correspondance doit être envoyée à tous les déclarants.

3.7 Lorsque plusieurs EMN canadiennes sont mentionnées dans une demande d'examen, le PCN doit consulter les EMN en question pour déterminer la meilleure manière de communiquer avec elles selon la situation.

3.8 Quand une demande d'examen concerne plus d'un PCN, c'est généralement le PCN du pays dans lequel le problème est survenu qui s'en charge.

3.9 Les circonstances spécifiques intergouvernementales qui nécessitent une collaboration avec le PCN d'un autre pays sont traitées au cas par cas. Dans ces circonstances, l'un des PCN prend normalement la responsabilité du processus, tandis que l'autre ou les autres PCN l'appuient.

4. Évaluation initiale

4.1 Le stade de l'évaluation initiale a pour objectif de déterminer si une demande d'examen mérite un examen plus poussé, devrait être transférée à un autre PCN, ou devrait être rejetée.

4.2 Les demandes d'examen concernant une question que le PCN du Canada ou un autre PCN est en train de traiter, ou qu'il a déjà traitée jusqu'à sa conclusion, ne peuvent être considérées comme valables si la substance de la plainte n'est pas nettement différente.

4.3 Le PCN peut examiner une question qui a été étudiée par une autre instance ou qui est en cours d'examen par une autre instance.

4.4 Si la question est liée à des allégations d'abus des droits de la personne par une EMN canadienne à l'étranger dans les industries des mines, des hydrocarbures ou du vêtement, les déclarant peuvent présenter la demande d'examen au PCN ou à l'ombudsman canadien de la responsabilité des entreprises, selon leur choix. Toutefois, les déclarants ne peuvent pas présenter leur plainte aux deux mécanismes en même temps; ils ne peuvent déposer leur plainte auprès de l'autre mécanisme qu'une fois l'examen terminé.

4.5 Le processus de circonstance spécifique sera signalé dans l'abrégé des cas du site Web du PCN.

4.6 L'accusé de réception d'une demande d'examen se fait dans les cinq (5) jours ouvrables.

4.7 Quand une demande d'examen ne contient pas les renseignements nécessaires pour exécuter une évaluation initiale, le secrétariat collabore avec le déclarant pour lui expliquer la matière supplémentaire nécessaire. Les demandes d'examen incomplètes sont considérées irrecevables si les déclarants ne sont pas en mesure de fournir les renseignements requis dans un délai raisonnable. Les délais indicatifs prévus au paragraphe 8 seront prolongés lorsque cela sera justifié.

4.8 Dans le cadre de l'évaluation initiale, le secrétariat fait suivre une copie de la demande d'examen à l'EMN en question avec une demande de réponse aux allégations. Le PCN prend en compte la réponse de l'EMN dans le cadre de son évaluation initiale.

4.9 Les parties à un processus d'examen d'une circonstance spécifique doivent transmettre tous les documents justificatifs pertinents au secrétariat, dans les délais indicatifs prévus au paragraphe 8 (10 jours ouvrables), lesquels peuvent être prolongés lorsque cela est justifié. Le PCN indiquera aux parties à quel moment les documents supplémentaires relatifs à l'examen ne seront plus acceptés.

4.10 À ce stade, le secrétariat peut tenter d'obtenir des renseignements supplémentaires des deux parties pour vérifier la précision de ses entrées. Le secrétariat facilitera l'échange de ces renseignements entre les parties.

4.11 Toutes les parties à un examen de circonstance spécifique doivent indiquer clairement dans toute leur correspondance si les renseignements et les documents qu'ils ont fournis peuvent être communiqués à l'autre partie. Conformément au paragraphe 10.4, le secrétariat communique à l'autre partie tous les renseignements pertinents qu'il reçoit d'une partie, sauf si le paragraphe 10.5 s'applique.

4.12 Le secrétariat peut également examiner des renseignements de source ouverte et consulter les ministères et organismes gouvernementaux pertinents (les membres du Comité du PCN) et les autres PCN qui ont la connaissance de la question ou y ont un intérêt. La source de ces renseignements sera communiquée aux parties.

4.13 Le secrétariat passe alors à la rédaction de l'évaluation initiale à partir des renseignements dont il dispose et consulte le groupe de travail pour déterminer si la question est présentée de bonne foi, si elle est pertinente à l'application des Principes directeurs et si elle mérite un examen plus poussé. Dans ce contexte, les six (6) critères d'admissibilité décrits dans les Lignes directrices de procédure de l'OCDE entrent en ligne de compte :

• a) l'identité de la partie concernée et son intérêt dans l'affaire;
• b) le caractère significatif et fondé de la question;
• c) le lien apparent entre les activités de l'entreprise et la question soulevée dans cette circonstance spécifique;
• d) la pertinence des lois et procédures applicables, y compris les décisions judiciaires;
• e) la façon dont une question semblable a été, ou est, traitée dans d'autres instances nationales ou internationales;
• f) l'intérêt que présente l'examen des questions au regard des objectifs et d'une mise en œuvre efficace des Principes directeurs.

4.14 Le secrétariat interprète les qualificatifs significatif et fondé comme signifiant que la question est liée à l'application des Principes directeurs de l'OCDE et qu'elle est plausible. Le critère du caractère fondé est l'existence d'un nombre raisonnable de faits suffisant à corroborer les allégations. Sachant que le processus d'examen ne peut reposer sur des hypothèses, une demande d'examen est considérée significative et fondée quand :

• les allégations soulevées se rapportent aux chapitres des Principes directeurs;
• il existe un lien plausible entre la question soulevée, le contexte dans lequel les allégations ont été faites et les activités de l'intimée;
• les documents justificatifs sont liés aux allégations;
• les allégations soulevées sont décrites clairement, expliquant que les gestes posés enfreignent les Principes directeurs, pourquoi ils sont considérés tels et le moment et le lieu où les gestes ont été posés.

Le secrétariat demande alors l'approbation du comité du PCN quant à la recommandation formulée par le groupe de travail de proposer ses bons offices, ou pas.

4.15 Le secrétariat communique l'évaluation initiale aux parties avant sa publication dans le site Web du PCN. L'évaluation initiale est celle du PCN et celui-ci a la latitude de la modifier ou pas. Toutefois, si les conclusions de l'évaluation initiale doivent être modifiées, les parties seront informées des raisons du changement et auront la possibilité de formuler des commentaires sur la nouvelle conclusion avant la publication de l'évaluation initiale. Les évaluations initiales ne seront pas modifiées une fois publiées.

4.16 Une évaluation initiale est alors publiée dans le site Web du PCN; on y trouve : l'identité des parties, sauf les renseignements personnels définis dans la Loi sur la protection des renseignements personnels, l'emplacement de l'infraction alléguée et la description de l'allégation; la réponse de l'intimée, et la justification de l'acceptation ou du rejet, par le PCN, de la circonstance spécifique.

4.17 Si le PCN décide que la circonstance spécifique ne vaut pas qu'on l'examine plus, l'évaluation initiale est publiée à titre d'énoncé final.

4.18 Quand la circonstance spécifique est considérée comme digne d'un examen supplémentaire, le PCN propose ses bons offices, qui peuvent prendre la forme d'un dialogue dirigé ou d'une médiation, pour aider les parties à résoudre le problème.

4.19 L'acceptation ou le rejet d'une circonstance spécifique ne constitue pas l'évaluation de la cohérence des actions de l'EMN avec les Principes directeurs de l'OCDE et ne constitue pas non plus une décision reposant sur le bien-fondé de la question soulevée par le ou les déclarants.

5. Bons offices

5.1 L'objectif du stade des bons offices consiste à faciliter un échange, entre les parties, visant à en venir à une résolution par entente mutuelle.

5.2 Le secrétariat demande l'accord de chaque partie pour procéder par dialogue dirigé ou par médiation :

• a) si les deux parties acceptent, le processus des bons offices débute;
• b) si le déclarant n'accepte pas, ou s'il ne participe pas de bonne foi, le secrétariat formulera des recommandations, le cas échéant, sur la mise en œuvre des Lignes directrices; l'énoncé final sera communiqué aux parties et présenté au comité du PCN pour approbation avant sa publication dans le site Web du PCN et son inscription dans la base de données de l'OCDE;
• c) si l'intimée n'accepte pas, ou s'il ne participe pas de bonne foi, le secrétariat produira un énoncé final résumant le processus, et formulera des recommandations, le cas échéant, sur la mise en œuvre des Lignes directrices; l'énoncé final sera communiqué aux parties et présenté au comité du PCN pour approbation avant sa publication dans le site Web du PCN et son inscription dans la base de données de l'OCDE. Le PCN détermine si la mesure commerciale doit être recommandée.

5.3 Le processus des bons offices commence par un stade préparatoire. En consultation avec les parties, le secrétariat ou le médiateur prépare un plan de discussion pour préciser le processus et pour gérer les échéanciers et les attentes. Les plans peuvent comprendre les objectifs de chaque partie, les modes de communication prévus et les dispositions en matière de confidentialité. Les plans peuvent varier au chapitre de la formalité et sont propres au cas pour tenir compte des préférences de chaque partie et de toute contrainte pratique possible.

5.4 Le secrétariat peut encadrer le dialogue ou recourir à des services externes de médiation ou d'encadrement. Si des services externes sont utilisés, le PCN en absorbe les coûts et peut observer les séances de médiation ou de discussions encadrées.

5.5 Les renseignements et les vues communiqués pendant la dispensation des bons offices sont traités comme confidentiels. Avec le soutien du secrétariat ou d'un médiateur, les parties en viennent, au début du processus, à une compréhension commune de ce qui est considéré comme un renseignement confidentiel. Les attentes au chapitre de la communication avec les médias et le public doivent être précisées, également, dès le début.

6. Énoncé final

6.2 Si le PCN clôt le processus d'examen de la circonstance spécifique sans proposer ses bons offices, au motif qu'il détermine que la demande ne satisfait pas aux critères d'admissibilité, l'évaluation initiale est publiée en tant qu'énoncé final; elle décrit, au moins, la question soulevée et les motifs de la décision du PCN; l'énoncé final peut comprendre des recommandations aux parties.

6.3 Advenant que les parties en viennent à une entente sur la question soulevée, l'énoncé final décrit, au minimum, la question soulevée, les procédures que le secrétariat a appliquées pour aider les parties et le moment où l'accord est survenu. Il n'y figure de renseignements relatifs à la teneur de l'accord que si les parties concernées y consentent.

6.4 Advenant que les parties n'en viennent pas à une entente sur la question soulevée, l'énoncé final décrit, au moins, la question soulevée, la justification de l'offre de bons offices et les mesures prises pour aider les parties. Le PCN peut faire des recommandations sur la mise en œuvre des Principes directeurs et peut aussi inclure les motifs pour lesquels il n'a pas été possible d'en venir à une entente.

6.5 Quand une partie ne souhaite pas s'engager dans le processus ou y participer de bonne foi, ce fait doit figurer dans l'énoncé final.

6.6 Le secrétariat communique une version préliminaire de l'énoncé final aux parties pour obtenir leurs commentaires. L'énoncé final revient au PCN et c'est à lui de décider d'en modifier ou non le libellé après avoir reçu les commentaires des parties. Toutefois, si un énoncé final doit être modifié, les parties seront informées des raisons du changement et auront la possibilité de formuler des commentaires sur la nouvelle version avant sa publication. Les énoncés finaux ne seront pas modifiés une fois publiés.

6.7 L'énoncé final est affiché dans le site Web du PCN; il y est fait référence dans le rapport annuel du PCN ainsi que dans son rapport annuel à l'OCDE. La circonstance spécifique est également versée à la base de données des circonstances spécifiques de l'OCDE.

7. Suivi des circonstances spécifiques

7.1 Le PCN peut préciser un calendrier de suivi de la circonstance spécifique dans l'énoncé final, pourvu que cela soit approprié dans le contexte de la question soulevée. L'objectif de tout processus de suivi est d'examiner la mesure dans laquelle les modalités de l'entente ont été satisfaites et, s'il y a lieu, si les recommandations de l'énoncé final ont été mises en œuvre ou si une participation plus poussée du PCN se justifie.

7.2 Dans de tels cas, le secrétariat demande aux deux parties une mise à jour sur les progrès accomplis depuis la production de l'énoncé final.

7.3 La version préliminaire de l'énoncé de suivi est alors transmise aux deux parties pour qu'elles puissent présenter des commentaires. Le PCN a la latitude d'apporter des modifications à cet énoncé.

7.4 Le secrétariat peut publier un énoncé supplémentaire comportant un sommaire des mises à jour reçues et tout commentaire sur le sujet que le PCN juge pertinent, y compris la mesure dans laquelle les recommandations formulées dans l'énoncé final ou tout résultat ayant fait l'objet d'une médiation ont été mises en œuvre. Il peut aussi recommander une période supplémentaire de suivi si cela lui semble utile.

8. Normes de service

8.1 Le tableau qui suit montre une ventilation des cadres indicatifs de chaque stade du processus d'examen des circonstances spécifiques, conformément aux normes des Principes directeurs de l'OCDE. Le Secrétariat du PCN reconnaît que les parties peuvent avoir besoin de plus de temps pour formuler leurs commentaires et examinera les demandes de prolongation au cas par cas. Des renseignements plus détaillés sur les progrès des circonstances spécifiques se trouvent dans l'abrégé des cas.

Évaluation initiale (EI) - 3 mois (environ 66 jours ouvrables)

Bons offices - 6 mois (environ 132 jours ouvrables)

Énoncé final (EF) - 3 mois (environ 66 jours ouvrables)

Suivi, si spécifié - Dans les 6 mois suivant l'EF

8.2 Si des retards sont prévus ou se produisent, le secrétariat discute des raisons de ces retards avec les parties et envisage les options à sa portée pour gérer correctement le retard. Les retards sont notés dans l'abrégé des circonstances spécifiques.

9. Participation de bonne foi

9.1 Le PCN s'attend à ce que toutes les parties à l'examen d'une circonstance spécifique prennent part de bonne foi à tout le processus. Dans ce contexte, agir de bonne foi signifie répondre promptement, respecter la confidentialité, s'abstenir de déformer les faits, de menacer de représailles les parties concernées par la procédure ou d'exercer effectivement de telles représailles, et s'engager sincèrement dans les procédures avec la volonté de parvenir à la résolution des questions soulevées.

9.2 Le non-respect de l'entente conclue en vertu de l'article 5.5, lorsque les parties s'entendent, au début du processus, sur une compréhension commune de ce qui est considéré comme des renseignements confidentiels, devrait être une raison suffisante pour que le Secrétariat ou le médiateur suspende ou, le cas échéant, mette fin au processus.

9.3 La correspondance et les documents du PCN ne peuvent être utilisés et publiés que par le secrétariat du PCN. Le partage de renseignements connus des seules parties peut constituer une atteinte à la confidentialité.

9.4 Bien que la participation au mécanisme du PCN demeure volontaire, des mesures ou décisions de la part d'une partie ou d'une autre qui ne reflètent pas la bonne foi dans le processus d'examen d'une circonstance spécifique sont rendues publiques dans l'énoncé final du PCN.

9.5 Si les entreprises canadiennes ne participent pas au processus de PCN, ou si le PCN détermine qu'elles ne participent pas de bonne foi ou de façon constructive au cours du processus d'examen ou au suivi de celui-ci, le PCN peut recommander le retrait de tout le soutien du Service des délégués commerciaux et qu'Exportation et Développement Canada et la Corporation commerciale canadienne retirent également leur soutien futur.

10. Protection des renseignements personnels, confidentialité, transparence

La transparence est un critère essentiel selon lequel le PCN du Canada et d'autres PCN fonctionnent.  

10.1 Le Guide de procédure du PCN du Canada, en conformité avec les lois du Canada, particulièrement la Loi sur la protection des renseignements personnels et la Loi sur l'accès à l'information, s'efforce de trouver un équilibre entre les principes de respect de la vie privée, de confidentialité et de transparence.

10.2 La Loi sur la protection des renseignements personnels s'applique aux renseignements personnels recueillis, utilisés ou divulgués par le PCN. Elle entre en jeu quand le déclarant est un particulier et non le représentant d'une société, d'un syndicat, d'une organisation sans but lucratif ou d'une autre organisation incorporée. Le PCN peut aussi rassembler d'autres renseignements personnels, comme des renseignements sur les témoins.

10.3 La Loi sur l'accès à l'information accorde aux individus un droit d'accès aux dossiers conservés par le gouvernement du Canada, mais, tout à la fois, empêche la divulgation de renseignements confidentiels fournis par un tiers. Cette protection est renforcée par l'obligation d'aviser un tiers avant de divulguer des renseignements fournis par ce dernier ou le concernant, ce qui lui permet de présenter au gouvernement des observations sur la divulgation des renseignements et, au besoin, de porter l'affaire devant la Cour fédérale pour révision judiciaire.

10.4 Quand une demande d'examen se qualifie pour la considération à titre de circonstance spécifique, le secrétariat communique à l'autre partie tous les renseignements pertinents qu'il reçoit d'une partie, y compris les renseignements personnels, selon le principe du besoin de connaître, pour permettre aux parties d'exprimer leurs vues.

10.5 Si une partie ne consent pas à la communication de ses renseignements personnels à l'autre partie, le secrétariat juge du caractère raisonnable de ce refus dans les circonstances et, si possible, collabore avec la partie pour retirer de ces renseignements toute donnée sensible ou fournit une version sommaire de ces renseignements et énonce les raisons qui empêchent la divulgation complète.

10.6 Le secrétariat procède à désidentifier l es renseignements personnels de la demande d'examen avant de communiquer son évaluation initiale au groupe de travail ou au comité du PCN.

10.7 Quand les deux parties se voient offrir la dispensation de bons offices, le secrétariat peut divulguer certains renseignements personnels identifiables aux personnes, comme le médiateur, qui ont légitimement besoin de les connaître pour entreprendre la médiation de la circonstance spécifique.

10.8 Les renseignements et les vues communiqués au cours de la dispensation des bons offices sont traités comme confidentiels.

10.9 Après consultation des parties concernées, le secrétariat fait état des résultats de la médiation dans l'énoncé final.

10.10 Aucun énoncé final émis par le PCN ne peut contenir de renseignements personnels identifiables, à moins que le déclarant ou un tiers participant n'en demande expressément l'inclusion.

10.11 Indépendamment des exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels, l'une ou l'autre des parties peut souhaiter traiter certains renseignements non personnels comme confidentiels afin de protéger des renseignements commerciaux sensibles, des transactions ou des négociations avec des tiers ou pour d'autres motifs. La partie qui demande la confidentialité des renseignements doit donner au secrétariat une explication pour cette demande. Le secrétariat étudie sa demande et juge du bien-fondé d'y accéder. Les renseignements qui ne peuvent être partagés par les parties ne sont pas pris en compte par le secrétariat dans son étude de la circonstance spécifique.

10.12 Le secrétariat n'inclut pas de renseignements personnels identifiables du déclarant et de tiers et ne divulgue pas de renseignements confidentiels dans son rapport au Comité des investissements de l'OCDE, dans la base de données de l'OCDE ou dans le rapport annuel publié du PCN.

11. Retrait d'une circonstance spécifique

11.1 Les déclarants peuvent demander par écrit, au secrétariat, le retrait de leur circonstance spécifique. En pareil cas, le PCN consulte l'intimée et ferme le dossier. Les cas spécifiques retirés sont publiés dans le site Web du PCN à moins qu'il y ait des motifs suffisants pour empêcher la publication de ces renseignements.

11.2 Si, à une étape quelconque du processus, le PCN reçoit un avis écrit des deux parties indiquant qu'elles souhaitent que la médiation soit menée en dehors du processus du PCN, le PCN suspendra le dossier. Le PCN demandera une mise à jour des progrès réalisés tous les deux mois pour déterminer si la procédure d'instance spécifique doit être rouverte. Si la médiation à l'extérieur du système est réussie, le PCN ferme le dossier. Si cela se produit avant la fin de l'évaluation initiale, une note dans l'abrégé des cas fermant la plainte sans identifier les parties sera publiée. Si cela est réalisé après l'étape de l'évaluation initiale, une déclaration finale réduite sera publiée dans l'abrégé des cas, expliquant que les parties ont obtenu un règlement négocié en dehors du processus du PCN.

Annexe A : Diagramme du processus de traitement des réclamations