Lignes directrices sur la clause de réponse immédiate en cas de crise : un outil supplémentaire dans la boîte à outils de l’Aide au développement international

Ce guide fait partie de la boîte à outils de l’Aide au développement international (ADI). Il aide les organisations bénéficiaires à adapter leurs projets en cas de crise imprévue.

Table des matières

• Contexte
• Quand utiliser la clause de réponse immédiate en cas de crise?
• Quand la clause de réponse immédiate en cas de crise s’applique-t-elle?
• Déclencher la clause de réponse immédiate en cas de crise
• Étape 1 – Approbation pour activer la clause de réponse immédiate en cas de crise
• Étape 2 – Soumettre un plan de réponse immédiate à la crise et un budget de projet révisé pour approbation
• Rapport sur la réponse à la crise
• Si la crise dure plus de 3 mois
• Si une autre crise frappe le même projet
• Où figure la clause de réponse immédiate en cas de crise dans l’accord de contribution à l’Aide au développement international

Contexte

Cette clause a d’abord été développée dans le cadre de l’Initiative de transformation des subventions et des contributions. Elle montre comment le gouvernement du Canada protège les projets de développement qu’elle finance en cas de crise. Cet outil offre une plus grande flexibilité et un soutien opportun aux organisations bénéficiaires pour les aider à protéger leurs projets de développement en cas de crise. 

L’outil n’est pas conçu pour soutenir les crises à long terme. Les organisations bénéficiaires qui mènent des projets de développement dans des régions confrontées à une crise permanente peuvent néanmoins bénéficier de la clause si une nouvelle crise survient.

Quand utiliser la clause de réponse immédiate en cas de crise?

Les organisations bénéficiaires peuvent invoquer cette clause en cas d’urgence externe imprévue ou de circonstances imprévisibles dans la région où le projet est mis en œuvre.

Par exemple :

• catastrophe naturelle
• épidémie
• famine
• changement du climat politique

Avec notre approbation, une organisation bénéficiaire peut réaffecter jusqu’à un maximum de 5 % des coûts admissibles du projet pour modifier ou mettre en œuvre de nouvelles activités à court terme (maximum 3 mois). L’objectif de ces modifications est de préserver les résultats du développement du projet conformément à la portée approuvée du projet.

Quand la clause de réponse immédiate en cas de crise s’applique-t-elle?

Nous inclurons la clause de réponse immédiate en cas de crise dans les nouveaux accords de contribution applicables et l’appliquer aux projets opérationnels.

Nous ne modifierons pas les accords de contribution actifs. La présente ligne directrice constitue l’annonce officielle du changement.

La clause ne s’applique pas aux éléments suivants :

• contributions remboursables
• contrats de service
• subventions d’aide humanitaire internationale
• projets pour lesquels l’organisation aurait besoin d’une autorisation dans le cadre du financement du ministère couvert par le Projet de loi C-41 pour des activités menées dans une zone contrôlée par un groupe terroriste

Déclencher la clause de réponse immédiate en cas de crise

La procédure pour approuver l’utilisation de cette clause comporte les deux étapes suivantes.

Étape 1 – Approbation pour déclencher la clause de réponse immédiate en cas de crise

En cas de crise, l’organisation bénéficiaire peut soumettre une demande écrite à Affaires mondiales Canada (par l’intermédiaire de son responsable de programme) pour obtenir l’autorisation de réagir immédiatement face à la situation. .

La demande doit indiquer :

• les mesures d’atténuation proposées qui seront prises pour protéger les résultats escomptés du projet en matière de développement (sur une période maximale de trois mois)
• les coûts associés à ces mesures

Évaluation initiale du plan de réponse à la crise

Nous évaluerons si :

• la réponse à la crise proposée par l’organisation est conforme à la portée initiale approuvée du projet
• les dépenses proposées sont admissibles et protègent le projet

L’organisation bénéficiaire doit montrer comment les activités modifiées ou nouvelles assureront la protection :

• des biens du projet du personnel
• de l’organisation bénéficiaire, des partenaires locaux chargés de la mise en œuvre du projet, et des bénéficiaires finaux
• des résultats attendus du projet en matière de développement, conformément à la portée initiale approuvée du projet

Dépenses admissibles

Les dépenses admissibles protègent et soutiennent les résultats escomptés du projet. Ils sont conformes à la portée du projet approuvé et à ses résultats en matière de développement. 

Les dépenses qui ne protègent pas le projet de développement ne sont pas admissibles. Les dépenses non-admissibles inclus les dépenses d’aide humanitaire internationale, telles que les soins médicaux et l’assistance aux réfugiés/personnes déplacées à l’intérieur de leur pays, le déploiement de matériel de secours.

 Trouvez plus d’informations ici :

• Directives concernant les éléments de coût admissibles pour les projets de développement
• Section 4.2.2 des Modalités relatives au programme d’aide au développement international: Sous-catégorie de l’aide humanitaire internationale

Approbations

Nous répondrons à l’organisation destinataire dans les plus brefs délais.

Nous indiquerons si nous approuvons les mesures d’atténuation proposées.

En cas d’approbation, l’organisation bénéficiaire peut commencer à effectuer des dépenses urgentes conformément à l’étape 1.

Si la réponse à la crise proposée ne répond pas aux paramètres ci-dessus, nous pourrions soit :

• demander des changements
• approuver certains éléments seulement
• rejeter la proposition

Étape 2 – Soumission d’un plan de réponse à la crise et d’un budget de projet révisé pour approbation

Dans les 30 jours suivant notre approbation écrite, l’organisation bénéficiaire doit soumettre un plan concis de réponse à la crise (deux à trois pages).

Plan de réponse à la crise

Le plan de réponse à la crise doit comprendre :

• une description des mesures urgentes déjà prises, conformément à l’étape 1
• les actions de suivi proposées (au cours de la période maximale de trois mois)
• un budget révisé du projet pour notre approbation

Le coût total du plan ne peut excéder 5 % de la valeur totale des coûts admissibles du projet.

Budget révisé du projet

Le budget révisé du projet du plan de réponse à la crise doit comporter les éléments suivants :

• une nouvelle colonne budgétaire (ainsi que de nouvelles lignes budgétaires, le cas échéant) détaillant la réaffectation requise des fonds de contribution
• les coûts réels encourus et prévus au niveau de la ligne budgétaire (ne dépassant pas 5 % de la valeur totale de la contribution du service aux coûts admissibles du projet)
• une description de l’impact de la réaffectation des fonds

Flexibilité budgétaire

Dans des conditions normales, les organisations bénéficiaires peuvent réaffecter jusqu’à 40 % des fonds dans les postes budgétaires existants. Ces éléments doivent être des activités de projet pré-approuvées.

Avec la clause d’intervention immédiate en cas de crise, les transferts entre lignes budgétaires ne sont pas plafonnés.

Avec notre approbation, les organisations bénéficiaires peuvent modifier les activités ou en mettre de nouvelles en place.

Les nouvelles activités doivent être :

• conformes avec la portée du projet approuvé;
• raisonnables
• justifiables

En cas d’approbation, les organisations bénéficiaires peuvent réaffecter et dépenser les fonds jusqu’à 5 % du total des coûts admissibles du projet sur une période de trois mois.

Rapport sur la réponse à la crise

Après la période maximale de trois mois, l’organisation bénéficiaire doit rendre compte des éléments suivants :

• les coûts réels des actions prisent face à la crise;
• l’impact sur les résultats du projet.

Si la crise dure plus de trois mois

Si les effets de la crise durent plus de trois mois, l’organisation bénéficiaire doit réévaluer les besoins et la faisabilité du projet.

L’organisation peut proposer des mesures supplémentaires telles que :

• modification du projet
• suspension du projet
• terminaison du projet

Si une autre crise frappe le même projet

Si une autre crise inattendue frappe le même projet, la clause peut être déclenchée à nouveau. Une autre série de mesures d’atténuation immédiates et à court terme sera ainsi lancée. Le total des réaffectations ne peut excéder 5 % de la valeur totale des coûts admissibles du projet sur toute sa durée. 

Où figure la clause de réponse immédiate en cas de crise dans l’accord de contribution à l’Aide au développement international

Vous trouverez dans ces sections les modifications apportées en raison de la nouvelle clause :

• Dans l’annexe A, sous Rôles et responsabilités dans la mise en œuvre des projets, pour le Ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement :
  • 2.1.6 évaluant et répondant à la demande et au plan de réponse à la crise soumis par l’Organisation conformément aux exigences énoncées à l’Article 2.2.7 ci-dessous. Le cas échéant, le Ministère approuvera par écrit les transferts de fonds associés dans le budget du Projet, tel que détaillés dans le plan de réponse à la crise.
  • 2.1.7 consulter l’organisation, le cas échéant, sur la mise en œuvre de la réponse à la crise, y cris la collecte de données sur son impacte.
• Dans l’Annexe A, sous Rôles et responsabilités dans la mise en œuvre des projets, pour l’Organisation :
  • 2.2.7 En cas d’urgences ou de circonstances imprévues entraînant une crise dans la région où le projet est mis en œuvre (par exemple, catastrophe naturelle, épidémie, famine, climat politique) (la « Crise »), l’organisation peut soumettre une demande écrite au Ministère pour obtenir l’approbation de prendre des actions immédiates de réponse à la crise financées par la Contribution. Dans les trente (30) jours suivant l’approbation de la demande écrite par le Département, l’Organisation doit soumettre un plan concis de réponse à la crise de deux à trois pages. Ce plan doit détailler les actions urgentes déjà prises, conformément à l’approbation initiale, proposer des actions de suivi et inclure un budget de Projet révisé pour approbation par le Département. Le Département a pour objectif d’approuver ou de refuser rapidement la demande écrite et le plan de réponse à la crise de l’Organisation, à condition qu’ils soient conformes aux paramètres suivants :
    1. Pertinence : Les actions et activités sont nécessaires pour protéger directement les activités du Projet, les résultats attendus, les biens, le personnel de l’Organisation, les partenaires locaux, les bénéficiaires finaux et sont conformes à la portée approuvée du Projet.
    2. Durée : Les actions d’intervention pour la crise seront mises en œuvre pour une période maximale de trois mois. Si, après cette période, les activités du Projet continuent d’être négativement impactées par la crise, l’Organisation réévaluera les besoins ou la faisabilité du Projet et proposera des ajustements supplémentaires. Ces ajustements peuvent inclure, entre autres options, la suspension de certaines activités du Projet conformément à l’article 12 des Modalités générales - Résiliation ou suspension pour des raisons de commodité.
    3. Budget : Le plan de réponse à la crise de l’Organisation comprendra un budget de Projet révisé avec une nouvelle colonne détaillant la réallocation des fonds de Contribution nécessaires. Le budget de Projet révisé doit inclure les coûts réels encourus et prévisions, détaillés au niveau des postes budgétaires, ainsi qu’une description de l’impact de la réallocation des fonds sur le Projet. Le coût du plan de réponse à la crise ne doit pas entraîner une augmentation de la Contribution, est limité au financement minimum nécessaire pour protéger le Projet et ne dépasse pas 5 % de la valeur totale des Coûts admissibles. Cette limite s’applique à toutes les réallocations pour les réponses à la ou aux crise(s) pendant la durée du projet.
    4. Rapports sur la réponse à la crise : L’Organisation doit rendre compte des coûts réels encourus et de l’impact des actions de réponse à la crise.
• Dans l’Annexe C, sous Transfert de fonds dans le budget du Projet, pour les organisations qui transfèrent des fonds :
  • Au texte original : « 1.2.2  Suite à l’approbation préalable écrite du Ministère, pour un transfert qui représente une augmentation ou une diminution à tout poste budgétaire non couvert par le sous-article 1.2.1 ci-dessus, excédant quarante pour cent (40 %), par rapport au montant indiqué à l’Article 2 (Tableau 1 – Budget initial du projet) ci-dessous », nous avions ajouté : « ou pour transférer des fonds en réponse à une crise conformément aux dispositions énumérées aux sous-articles 2.1.6 et 2.2.7 de l'annexe A. »
• Dans l’Annexe D, sous Rapport financier périodique,
  • Au texte original : « Le rapport financier périodique comprend les informations financières présentées dans le formulaire A et le formulaire B, présentées dans les lignes budgétaires définies à l’Annexe C ‒ Budget du Projet », nous avions ajouté « et toute modification subséquente et, le cas échéant, le budget du Projet approuvé dans un plan de réponse à la crise ».