Directives concernant les éléments de coût admissibles pour les projets de développement

Veuillez vous référer à l’information ci-dessous au moment de fournir les renseignements de nature budgétaire dans une demande de financement.

L’annexe sur les éléments de coût admissibles décrit les éléments de coût direct admissibles les plus courants, comme les salaires et les frais de déplacement, à inscrire dans le modèle de budget. Toutefois, n’oubliez pas que les éléments de coût direct admissibles dépendent de la nature du projet. Pour un projet donné, tous les éléments de coût décrits dans l’annexe peuvent être admissibles à un remboursement. Par contre, dans un autre projet, certains des éléments de coût pourraient être considérés comme étant non essentiels à l’atteinte des résultats escomptés et ne seraient donc pas admissibles à un remboursement.

Vous pouvez consulter la liste des éléments de coût non admissibles à la fin de l’annexe. Des demandes de propositions particulières pourraient prévoir d’autres éléments de coût admissibles et non admissibles.

Au moment de préparer le budget de votre projet, faites correspondre chaque activité du projet à ses éléments de coût direct admissibles, puis transférez les totaux des éléments de coût direct dans le modèle de budget.

Si le financement du projet est approuvé, les détails et les éléments de coût admissibles du budget seront finalisés dans l’accord de financement.

Veuillez noter que :

• « [insérer…] » dans le texte ci-dessous indique les points qui feront l’objet d’une négociation ou qui seront déterminés en fonction des pratiques locales établies dans le ou les pays où se dérouleront les activités, si le financement est approuvé.
• l'accord de contribution est un document juridique. Pour le moment, Affaires mondiales Canada est désigné dans l’accord de contribution sous l’appellation ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement.

Annexe des coûts admissibles tirée du modèle d’accord de financement :

1. Éléments de coûts admissibles

De manière générale, pour être admissibles au remboursement, les coûts doivent être raisonnables,  directement liés à la mise en œuvre du Projet et approuvés au budget de l’accord de contribution

1.1 Rémunération – employés de l’Organisation

• 1.1.1 Les taux quotidiens effectivement payés par l’Organisation à ses Employés (à l’exception des Employés locaux) pour les heures effectivement consacrées à la mise en œuvre du Projet. À moins d’une approbation écrite préalable du Ministère, les heures facturables sont établies en fonction d’une journée de travail de [Insérer nombre d’heures-en lettres] (insérer le nombre d’heures - chiffres) heures et d’un maximum de [Insérer nombre de jours-en lettres] (insérer le nombre de jours - chiffres)  par semaine au [Insérer le pays où l’Organisation a son siège] , ainsi que d’une journée normale de travail de [Insérer nombre d’heures] heures et d'un maximum de six (6) journées par semaine à l’étranger, selon les pratiques locales, et doivent être justifiées par les feuilles de temps et le livre de paie. Les feuilles de temps doivent être signées par l’employé et le superviseur (si un système électronique n’est pas disponible à cette fin). Les feuilles de temps doivent préciser le Projet, le nom de l’employé, la date, le lieu, la nature des travaux, le nombre d’heures consacrées par jour spécifiquement au Projet ainsi que le nombre total d’heures travaillées par semaine sur tous les Projets. Si elle le désire, l’Organisation peut utiliser comme modèle la feuille de temps affichée sur le site Internet du Ministère (Formulaire F).
• Le taux quotidien par Employé est calculé de la manière suivante :
• [(Salaire direct annuel plus les avantages sociaux annuels payés) divisés par (260 jours moins les congés annuels payés admissibles)]
• Les taux incluent les coûts suivants :
  • salaires directs : sommes réelles et justifiables versées par l’Organisation aux Employés conformément à ses échelles salariales à titre de salaire normal, à l’exclusion de la rémunération des heures supplémentaires et des primes.
  • avantages sociaux payés : conformément aux politiques de l’Organisation, soit :
    • congés payés : nombre de jours admissibles qui doivent être payés par l’Organisation pour les absences suivantes : jours fériés, congés annuels et congés de maladie;
    • avantages sociaux payés : sommes réelles versées par l’Organisation pour les avantages sociaux (contributions de l’Organisation à l’assurance-emploi et au régime d’indemnisation des accidentés du travail (s’il y a lieu), à l’assurance-maladie, à l’assurance-vie collective et au régime de pension ou à d’autres avantages sociaux exigés par le gouvernement;
• 1.1.2 Les taux pour les journées de travail de moins de [Insérez le nombre d’heures] heures pour les Employés au [Canada/Insérez le pays] et de moins de [Insérez le nombre d’heures] heures pour les Employés à l’étranger sont calculés au prorata du nombre d’heures effectivement travaillées.

1.2 Rémunération – Employés locaux

• 1.2.1 Les salaires et les avantages sociaux réels et justifiables des Employés locaux, tel que défini dans les Modalités générales, travaillant à la réalisation du Projet. Les taux de rémunération et les avantages sociaux de ces personnes doivent respecter les lois et les pratiques locales, y compris les taux de rémunération en vigueur sur le marché local, ainsi que les échelles de salaire et les politiques de gestion du personnel de l’Organisation.
• 1.2.2 À moins d’une approbation écrite préalable du Ministère, les heures facturables accomplies par les Employés locaux sont établies en fonction d’une journée normale de travail selon les pratiques locales, tel qu’indiqués dans le tableau suivant et d’un maximum de six (6) jours par semaine, et doivent être justifiées par les feuilles de temps et le livre de paie.Les taux pour les journées partielles de travail sont calculés au prorata du nombre d’heures effectivement travaillées dans chacun des pays ci-dessus.

1.3 Augmentations annuelles du salaire direct

• Les salaires versés par l’organisation à ses employés et aux employés locaux peuvent être augmentés conformément à la Politique sur les augmentations salariales dans le cadre des accords de contribution pour l’acheminement de l’aide au développement international.

1.4 Honoraires – Sous-traitants ayant une relation sans lien de dépendance avec l’Organisation

• 1.4.1 Les coûts réels et justifiables liés aux honoraires des Sous-traitants en vertu d’un Sous-contrat conclu avec l’Organisation conformément à l’article 11 des Modalités générales – Sous-contrats et Sous-accords, si le Sous-traitant a une Relation sans lien de dépendance avec l’Organisation, selon la définition donnée dans les Modalités générales. Les sommes et taux individuels négociés n’excèdent pas la juste valeur marchande qui s’applique au type précis de services offerts au lieu d’affaires habituel du Sous-traitant, ou à un travail similaire, et ils excluent tout taux majoré concernant les heures supplémentaires.
• 1.4.2 Le coût total de la sous-traitance n’excède pas vingt p. cent (20 %) de la valeur totale de la Contribution du Ministère.
• 1.4.3 À moins d’une approbation écrite préalable du Ministère, les honoraires quotidiens sont versés pour chaque jour consacré directement à la prestation des services, sur la base d’une journée de travail de sept heures et demie (7,5 h.) et d’un maximum de cinq (5) jours de travail par semaine au Canada, ainsi que d’une journée normale de travail de [Insérer le nombre d’heures - en lettres] heures ([insérer le nombre d’heures – en chiffres] h.) et d’un maximum de six (6) jours par semaine à l’étranger, selon les pratiques locales. Les taux pour les journées de travail de moins de sept heures et demie (7,5 h.) au Canada et de moins de [Insérer le nombre d’heures - en lettres] heures ([Insérer le nombre d’heures – en chiffres] h.) à l’étranger sont calculés au prorata du nombre d’heures effectivement travaillées.

1.5 Temps de déplacement alloué

• 1.5.1 Les journées de déplacement sont remboursées par le Ministère sur la base de la rémunération ou des honoraires quotidiens établis conformément aux articles1.1, 1.2 ou 1.4 qui précèdent. Lorsque le lieu de départ ou d’arrivée est le Canada, le nombre maximal de journées de déplacement et d’escales pour la nuit qui sont admissibles pour un aller simple est déterminé comme suit :
  • Afrique : deux (2) journées, une (1) escale pour la nuit.
  • Asie : deux (2) journées, une (1) escale pour la nuit.
  • Caraïbes : une journée, aucune escale pour la nuit. Les repas sont payés au besoin, selon le tarif canadien prévu par la Directive sur les voyages du Conseil national mixte (« la Directive »). Une escale pour la nuit peut être autorisée lorsqu’aucune correspondance offerte ne permet d’achever le voyage en une journée, sans que l’Organisation n’en soit responsable.
  • Europe centrale et Europe de l’Est : deux (2) journées, une (1) escale pour la nuit.
  • Amérique centrale : deux (2) journées, une (1) escale pour la nuit.
  • Îles du Pacifique : deux (2) journées, une (1) escale pour la nuit. Si la réservation indique que les correspondances nécessitent deux (2) escales pour la nuit, l’allocation est rajustée en conséquence.
  • Amérique du Sud : deux (2) journées, une (1) escale pour la nuit.
• Pour les voyages entre des pays dont le Canada ne fait pas partie, le nombre de journées de déplacement admissible est déterminé en fonction du lieu de départ et du point d’arrivée, et il doit avoir été approuvé par écrit par le Ministère avant le voyage.

1.6 Dépenses remboursables

Les dépenses réelles et raisonnables liées directement à la réalisation du Projet, notamment :

• 1.6.1 Frais de voyage - Les frais de voyage suivants, payés par l’Organisation, conformément aux dispositions de la Directive et des Autorisations spéciales de voyager du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada en vigueur au moment du voyage, ce dernier document ayant préséance sur la Directive :
  • Les frais de voyage suivants, payés par l’Organisation, conformément aux dispositions de la Directive et des Autorisations spéciales de voyager du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada en vigueur au moment du voyage, ce dernier document ayant préséance sur la Directive :
  • les frais de transport commercial en fonction du plus bas tarif offert en suivant l’itinéraire le plus direct. L’Organisation doit s’efforcer d’obtenir le meilleur tarif possible, notamment en s’assurant de faire ses réservations aussitôt que possible. La norme concernant les voyages en avion est la classe économique, y compris le tarif APEX, les vols nolisés et les autres vols à tarifs réduits ou à rabais. Le Ministère remboursera à l’Organisation le tarif le plus bas disponible au moment de la réservation, mais jamais plus que le montant maximal prévu pour un billet de la classe économique au plein tarif. Le Ministère mondiales Canada limitera le remboursement des billets d’avion au plus bas tarif offert au moment de la réservation même si l’Organisation choisit de ne pas retenir ce tarif. L’Organisation devra être en mesure de démontrer, à l’aide de pièces justificatives jugées satisfaisantes par le Ministère mondiales Canada, quel était, au moment de la réservation, le plus bas tarif disponible. Le coût des changements ou annulations de vols nécessaires constitue une dépense remboursable valide dans le cadre du Projet, et les circonstances entourant ces changements doivent être documentées dans le dossier du Projet de l’Organisation;
  • le coût des repas, les faux frais ainsi que les frais d’utilisation d’un véhicule particulier, selon les indemnités de repas, de faux frais et de kilométrage mentionnées aux appendices B, C et D de la Directive;
  • le coût de l’enregistrement, des photos et des frais de messagerie liés à l’obtention d’un visa;
  • le coût réel et raisonnable d’une chambre individuelle dans un établissement commercial ou, s’il s’agit d’un hébergement particulier non commercial, le tarif d’un tel logement, conformément aux dispositions prévues à la clause 7.8 des Autorisations spéciales de voyager et de l’appendice D de la Directive;
  • tous les autres coûts réels et raisonnables représentant des dépenses légitimes liées au Projet, selon les dispositions de la Directive visant les « voyageurs » plutôt que les « fonctionnaires ».
• 1.6.2 Personnel faisant l’objet d’une affectation à long terme à l’étranger et d’une réinstallation de courte durée - Les avantages et les dépenses admissibles concernant le Personnel faisant l’objet d’une affectation à long terme à l’étranger et d’une réinstallation de courte durée, excluant les volontaires, conformément aux politiques de l’Organisation mais n’excédant pas les avantages et dépenses prévus au Guide de l’assistance technique du ministère.
• 1.6.3 Frais de formation des étudiants et des stagiaires - Les frais réels et raisonnables remboursés aux étudiants et aux stagiaires, conformément au manuel intitulé Guide pour la gestion des boursiers au Canada (volet développement).
• 1.6.4 Autres frais de formation - Les coûts réels et raisonnables liés aux séances de formation, à l’élaboration des cours, aux consultations, comme la location de salles de classe hors campus, les ordinateurs et le réseautage,  les manuels, le matériel didactique, la traduction des cours et des documents, les frais liés aux réunions et toute autre dépense nécessaire pour réaliser ces activités, qui ne font pas partie des catégories susmentionnées, mais que le Ministère a approuvés au préalable par écrit.
• 1.6.5 Employés du gouvernement du Pays bénéficiaire - Les dépenses (tels les frais de transport local et les frais de subsistance dans le cadre d’un déplacement) assumées par les employés du gouvernement du Pays bénéficiaire désignés par ce pays pour suivre une formation ou travailler avec le Personnel du Projet pour les besoins du Projet. (La Contribution ne doit pas servir à payer les honoraires ni les salaires des Employés du gouvernement du Pays bénéficiaire.)
• 1.6.6 Produits, biens et fournitures - Les coûts réels et admissibles liés à l’achat, à la location, à l’entretien et au transport de produits, de biens et de fournitures (à l’exception des fournitures de bureau), y compris les frais d’assurance connexes, conformément à l’article 11 des Modalités générales - Achats, à la condition que ces coûts n’excèdent pas la juste valeur marchande du type précis de produits, de biens et de fournitures.
• 1.6.7 Frais d’administration directement liés au Projet
  • Frais d’interurbain, incluant les communications par voie de télécommunication (l’internet, le télécopieur), les envois postaux et les services de messagerie;
  • Frais de traduction et de traitement de texte, frais d’imprimerie et de reprographie associés à la production de rapports du Projet et de documents;
  • Frais engagés à l’étranger, comme la location, les améliorations locatives, les services publics, les dépenses et fournitures de bureau, les ordinateurs du bureau et l’entretien général, sous réserve de l’approbation écrite préalable du Ministère;
  • Coûts liés aux réunions ou aux conférences;
  • Séminaires et ateliers non associés à des activités de formation;
  • Frais de virements bancaires.
• 1.6.8 Toute autre dépense nécessaire à la réalisation du Projet qui n’est pas comprise dans les catégories ci-dessus mais qui a reçu l’approbation écrite préalable le Ministère, soit à travers le Plan de travail ou tout autre document soumis.

1.7 Indemnité pour les coûts indirects et les frais généraux

Pour compenser les coûts indirects et les frais généraux payés par l’Organisation pour le Projet, une indemnité pourrait être versée pour la période visée, conformément à la Politique de compensation de frais généraux touchant les accords de contribution conclus avec des organisations canadiennes en vertu du Programme d’aide au développement international. Pour les organisations qui ne sont pas canadiennes, l’indemnité pour les coûts indirects sera négociée au cas par cas.

1.8 Coûts du Projet non admissibles dans le cadre de la compensation de frais généraux

• 1.8.1 Fonds de transfert, tels que définis dans les Modalités générales et dépenses élevées en capital où chaque élément coûte 100 000 $ ou plus, conformément à la Politique de compensation de frais généraux touchant les accords de contribution conclus avec des organisations canadiennes en vertu du Programme d’aide au développement international.

1.9 Exclusion des profits de l’Organisation

L’Organisation ne peut, directement ou indirectement, inclure de profit dans le calcul de la rémunération ni des honoraires, ni dans aucun des autres coûts détaillés dans le budget du Projet, sauf, sous réserve de l’article 1.4 de la présente partie, dans les cas où ce profit est inclus dans un Sous-accord ou un Sous-contrat de sous-traitance jugé acceptable par du Ministère et conclu avec une entité à but lucratif dans laquelle l’Organisation ne possède aucun intérêt direct ou indirect, et où il n’existe pas de lien de dépendance, en vertu des Modalités générales, entre l’Organisation et le ou les Sous-traitants.

1.10 Taxes applicables

L’Organisation s’assure que tous les coûts de mise en œuvre du Projet incluent, le cas échéant, toutes les taxes qu’elle doit payer sur les biens et services, moins les crédits et remboursements auxquels elle est admissible.

2. Éléments de coûts non admissibles

Dans le cadre du Projet, les coûts non admissibles incluent notamment les suivants :

• Dépenses liées au divertissement;
• Coûts payés avant la date d’entrée en vigueur de l’Accord;
• Cadeaux;
• Assurance voyage (santé, annulation, bagages, etc.), à l’exception de l’assurance pour soins médicaux d’urgence pour les volontaires et des cas qui auront été approuvés par le Ministère;
• Frais de crédit;
• Droits d’adhésion;
• Brevets;
• Immunisations ou médicaments pour le personnel du Projet, sauf ceux acceptés dans le Guide de l’assistance technique ou si approuvé par le Ministère pour les volontaires;
• Frais d’intérêts;
• Coûts liés aux membres de la famille dans le cas d’une mission non accompagnée.