Guide pour une note conceptuelle non sollicitée

Affaires mondiales Canada (AMC) reconnaît qu’il peut être coûteux de préparer une proposition de projet. Le fait de présenter une note conceptuelle décrivant le projet que vous proposez permet une économie de temps et d’argent, car cela nous aide à déterminer si nous devrions ou non vous inviter à présenter une proposition.

Note : Les coûts associés à la préparation d’une note conceptuelle ou d’une proposition sont à votre charge. AMC ne vous remboursera pas les frais que vous engagerez avant la signature d’un accord de financement.

Pour que nous puissions évaluer votre note conceptuelle, vous devez :

• Soumettre votre note conceptuelle non sollicitée à partir du portail Partenaires@International.
• Respecter le format et les exigences précisés ci-dessous.
• Veiller à ce que votre demande contienne tous les documents exigés (voir Demander un financement à l’aide d’une note conceptuelle non sollicitée).

Format

• Vous pouvez utiliser le logiciel de traitement de texte de votre choix. Cependant, si vous utilisez un logiciel autre que Word, vous devez enregistrer votre fichier au format RTF. À noter : Nous n’accepterons pas les notes conceptuelles soumises en format PDF.
• Si votre note conceptuelle porte sur un projet visant un seul pays, elle ne doit pas dépasser 3 000 mots en français (ou 2 500 mots en anglais). Si votre projet vise plus d’un pays, votre note ne doit pas dépasser 3 600 mots en français (ou 3 000 mots en anglais). Ces limites de mots n’incluent pas les annexes.
• Si vous fournissez des éléments graphiques (photos, graphiques, etc.), insérez-les dans l’annexe et non dans le corps du texte de votre note conceptuelle.
• Utilisez la police Arial 11 points et le format lettre. 

Contenu

Nous évaluons les notes conceptuelles en fonction :

• de leur conformité aux priorités du Canada en matière d’aide internationale
• des 3 composantes détaillées dans la section Éléments fondamentaux.

Renseignements de base 

Vous devez fournir les renseignements suivants :

Titre : le titre du projet que vous proposez.

Durée : la durée du projet en nombre d’années.

Pays et secteur : Indiquez les pays ou régions où vous comptez réaliser votre projet ainsi que le secteur principal sur lequel portera le projet. Cela nous permettra d’acheminer votre note conceptuelle vers le programme le mieux adapté. Nous prenons en considération seulement les projets qui ciblent les pays admissibles à l’aide publique au développement et les secteurs dans lesquels Affaires mondiales Canada exerce des activités.

Financement demandé : Indiquez le montant du financement que vous demandez à Affaires mondiales Canada (AMC) en dollars canadiens.

Note :

• Il n’y a pas de montant minimum ou maximum pour le financement d’un projet non sollicité.
• Seul le montant minimum requis pour atteindre les résultats attendus du projet peut être pris en considération pour le financement.
• Une contribution minimale de 5 % des coûts admissibles du projet est exigée de votre organisation ou d’autres sources, conformément à la Politique sur le partage des coûts pour les accords de subventions et de contributions non remboursables.
• Indiquez comment votre organisation s'efforce de collecter des fonds supplémentaires pour soutenir ce projet (indépendamment du partage des coûts minimum requis). Veuillez indiquer le montant déjà collecté et/ou le montant que vous prévoyez de collecter à l'avenir, et fournir une description de la nature de l'effet de levier, y compris les entités qui ont fourni ou devraient fournir des fonds supplémentaires. Si l'effet de levier n'est pas envisageable pour ce projet, veuillez en expliquer les raisons.

Signataires : Énumérez toutes les autres organisations qui seraient signataires d’un éventuel accord de financement avec Affaires mondiales Canada si votre demande était approuvée. S’il n’y a pas d’autres signataires, indiquez simplement S. O.

Partenaires : Si vous connaissez déjà des partenaires de mise en œuvre (partenaires non signataires) ou des partenaires locaux, veuillez les énumérer. S’il n’y en a pas, indiquez S. O., ou si vous ne les connaissez pas encore, inscrivez « pas encore connus ».

Nom, titre et courriel de la personne-ressource : Indiquez les coordonnées de la personne-ressource pour cette initiative dans le bas de page de votre document. 

Éléments fondamentaux

Nous n’attribuons pas de points au stade de l’évaluation des notes conceptuelles. Notre évaluation porte sur la manière dont votre note conceptuelle aborde les 3 éléments fondamentaux suivants :

• défi en matière de développement,
• solution,
• capacité de l’organisation.

Défi en matière de développement

Décrivez brièvement le défi en matière de développement auquel répondra le projet que vous proposez.

• Expliquez en quoi votre projet s’inscrit dans les priorités en matière de programmes et de politiques d’Affaires mondiales Canada (notamment la Politique d’aide internationale féministe du Canada) ainsi que dans les engagements internationaux ou nationaux du pays hôte.
• Démontrez que vous comprenez les enjeux liés à l’égalité des genres (écarts entre les genres, inégalités et obstacles), aux droits de la personne et à la durabilité environnementale relativement au projet que vous proposez.
• Notez toute discussion préalable, formelle ou informelle, que vous avez eue avec les parties prenantes locales^{Footnote 1} et avec les bénéficiaires (détenteurs de droits), y compris les organisations de défense des droits des femmes, ou indiquez tout autre moyen que vous avez pris pour vous assurer que votre projet est basé sur les priorités et les besoins locaux.
• Pour décrire le défi que vous voulez relever en matière de développement, vous devez vous baser sur des faits ou des données probantes (c.-à-d. que vous devez citer vos sources).

La section sur le défi en matière de développement devrait compter environ 300 mots en français (ou 250 mots en anglais).

Solution

Décrivez brièvement en quoi la solution que vous proposez constitue un moyen logique et réaliste de s’attaquer au(x) défi(s) que vous avez cerné(s) en matière de développement.

• Indiquez un résultat ultime et des résultats intermédiaires reliés au problème en cause, et qui s’alignent sur l’approche d’Affaires mondiales Canada en matière de gestion axée sur les résultats appliquée aux programmes d’aide internationale. Mettez en gras ou soulignez ces résultats dans votre texte et précisez s’il s’agit de résultats ultimes ou intermédiaires. Pour des consignes plus détaillées, consultez La gestion axée sur les résultats; La gestion axée sur les résultats appliquée aux programmes d’aide internationale, Un guide pratique et la Fiche-conseil en gestion axée sur les résultats n^o1.

Vous devez également indiquer qui seront les intermédiaires et les bénéficiaires (détenteurs de droits) et en estimer le nombre, si possible.

• Expliquez comment votre solution s’attaquera aux enjeux que vous avez cernés dans la section « Défi en matière de développement » pour ce qui est de l’égalité des genres, des droits de la personne et des aspects environnementaux.
• Indiquez les consultations ou discussions que vous avez déjà entreprises, par exemple dans le cadre d’un projet en cours ou d’autres contacts avec des partenaires potentiels ou avec des parties prenantes et des bénéficiaires (détenteurs de droits), y compris des organisations de défense des droits des femmes, démarches qui vous ont amené à concevoir votre projet d’une certaine manière et/ou expliquez pourquoi vous pensez que votre projet répondra de façon durable au défi environnemental.
• Décrivez clairement quels sont les risques associés à votre projet qui pourraient avoir le plus de répercussions sur l’atteinte des résultats en matière de développement.
• Soulignez tous les aspects innovateurs du projet que vous proposez et montrez en quoi ces aspects s’alignent sur l’approche du Canada relative à l’innovation dans l’aide internationale.

La section sur la solution devrait compter environ 1 200 mots en français (ou 1 000 mots en anglais).

Expérience de l’organisation

Expliquez brièvement pourquoi vous pensez que votre organisation peut mettre en œuvre avec succès le projet que vous proposez.

• Indiquez l’expérience que vous avez acquise dans la gestion d’au moins 1 projet qui a atteint les résultats escomptés dans le même pays, le même contexte ou le même secteur. L’exemple que vous donnez doit être fondé sur des faits (c’est-à-dire que vous devez citer les sources de vos données).
• Indiquez l’expérience que vous avez acquise dans la gestion d’au moins 1 projet d’une valeur semblable et d’une complexité financière comparable à celles du projet que vous proposez et qui a atteint les résultats escomptés.

Nous pouvons aussi :

• Examiner les antécédents ou la constance de votre organisation en ce qui a trait à la présentation en temps opportun de rapports financiers et de rapports sur le rendement complets et acceptables dans le cadre d’autres projets financés par AMC, le cas échéant.
• Vérifier les antécédents de votre organisation en ce qui a trait au risque fiduciaire.

La section sur l’expérience de l’organisation devrait compter environ 600 mots en français (ou 500 mots en anglais).

Pour connaître les projets actuels et passés d’AMC, veuillez consulter notre banque de projets.

À noter :

• Une visite sur le terrain ne devrait pas être nécessaire pour rédiger une note conceptuelle, mais les circonstances peuvent varier. Il vous incombe en tant que demandeur de juger si une visite sur le terrain est nécessaire à ce stade selon les intrants des éventuelles parties prenantes^{Footnote 2}, y compris les bénéficiaires, c’est-à-dire les détenteurs de droits.
• La prise en charge locale par les pays hôtes des priorités en matière de développement est un principe clé d’une coopération efficace pour le développement. Si vous n’êtes pas déjà en contact avec de potentiels partenaires et parties prenantes sur le terrain grâce à vos autres travaux ou projets, vous devrez peut-être entreprendre quelques consultations préalables.
• Si nous estimons que votre note conceptuelle présente un intérêt pour Affaires mondiales Canada, nous vous inviterons à soumettre une proposition contenant de l’information supplémentaire sur votre projet.
  • En pareil cas, votre organisation devra fournir plusieurs détails au sujet du projet envisagé, entre autres : une analyse approfondie de l’égalité des genres, des considérations importantes en matière d’environnement et de droits de la personne, une approche de gestion axée sur les résultats, une évaluation des risques, les capacités de l’organisation et des renseignements de nature financière ainsi qu’un budget ventilé des activités prévues dans le cadre du projet envisagé.

Annexes

• Facultatif : Vous pouvez ajouter à votre note conceptuelle une annexe de 1 page au maximum si vous souhaitez fournir un modèle logique sommaire (incluant les résultats, mais non les extrants) ainsi que des photos ou des graphiques.
• Obligatoire : Si vous proposez un élément de financement innovateur conformément au pilote pour les contributions remboursables avec conditions (CRC), vous devez inclure une annexe sur le financement innovateur contenant plus de détails. Référez-vous à la section ci-dessous.

Financement innovateur

Contributions remboursables avec conditions (CRC)

Les CRC sont nécessaires lorsque les projets ou les activités génèrent des revenus ou que le financement est utilisé pour réaliser des investissements, consentir des prêts ou offrir des garanties financières.

AMC a lancé un projet pilote de 5 ans (de 2021 à 2026) pour certains types de projets non complexes qui nécessitent l’utilisation de CRC.

Le projet pilote pour les CRC n’est offert qu’aux projets ou aux bénéficiaires qui répondent aux critères prévus. Pour de l’information à jour au sujet du pilote pour les CRC, consultez la page sur le financement innovateur.

Votre projet répond-il aux critères du pilote pour les CRC?

Il est obligatoire de répondre aux questions suivantes pour que nous puissions déterminer si le ou les éléments de financement innovateur de votre projet répondent aux critères du pilote pour les contributions remboursables avec conditions (CRC).

1. Contribution remboursable
   • Est-ce que le projet que vous proposez, ou l’une de ses composantes, engendrera des revenus ou une augmentation de la valeur de votre entreprise? Oui/Non
   • Le financement que vous obtiendrez sera-t-il utilisé pour réaliser des investissements, consentir des prêts ou offrir des garanties financières dans le but d’atteindre des résultats de développement? Oui/Non
2. Instrument : Le projet que vous proposez soutient-il des portefeuilles de prêts (y compris du microfinancement) ou des garanties de portefeuille de prêts? (Note : par opposition aux investissements individuels, une approche par portefeuille peut réduire les risques grâce à la diversification et peut augmenter les retombées attendues.) Oui/Non
3. Expérience
   • Avez-vous fait vos preuves? Oui/Non
   • Avez-vous une expérience avérée de la programmation et de la gestion des risques dans la sphère du financement innovateur du développement relativement au projet que vous proposez? Oui/Non
4. Information financière : Disposez-vous d’une capacité financière suffisante (bilan) par rapport à la taille et à la portée du projet que vous proposez? Oui/Non
5. Partage des risques : Le projet que vous proposez inclut-il une contribution financière de votre part ou de la part d’une autre source à la composante de financement innovateur/CRC? Oui/Non
6. Financement demandé : Le financement que vous demandez pour la composante de financement innovateur/CRC et le volet non-remboursable est-il compris entre 5 et 20 millions de dollars? Oui/Non

Annexe sur le financement innovateur

Si vous avez répondu « oui » à toutes les questions ci-dessus, vous avez l’obligation de fournir une annexe sur le financement innovateur, en y incluant vos réponses aux questions ci-dessous. Cette annexe ne doit pas dépasser 550 mots en français (ou 500 mots en anglais).

Renseignements à fournir dans l’annexe sur les CRC

1. Contribution remboursable: Décrivez brièvement les activités de votre projet qui peuvent engendrer des revenus ou une augmentation de la valeur de votre entreprise.
2. Instrument : Fournissez un aperçu des instruments financiers ou de la structure financière que vous proposez (soit des portefeuilles de prêts, soit des garanties de portefeuille de prêts, soit les deux). Fournissez des détails sur les activités financières à entreprendre et expliquez brièvement le flux des fonds, la participation de tout intermédiaire dans la structure et la manière dont les fonds seront gérés.
3. Expérience : Décrivez votre expérience de la gestion de projets de financement innovateur dont la taille et la portée sont comparables au projet que vous proposez.
4. Information financière 

Fournissez les renseignements ci-dessous certifiés et signés par votre dirigeant principal des finances (ces renseignements doivent correspondre à vos états financiers annuels audités) :

1. Actifs et fonds sous gestion des 3 dernières années, présentés séparément par année financière :
   1. Valeur du portefeuille d’investissement;
   2. Prêts à recevoir sous gestion;
   3. Garanties financières;
   4. Autres actifs.
2. Décaissements en capital des 3 dernières années à des fins de financement d’activités, par exemple le total des décaissements pour les prêts consentis pendant une année financière.
3. Revenus, résultat net et bénéfices annuels non répartis des trois dernières années ou, si vous êtes une ONG, vos réserves disponibles (c’est-à-dire les réserves non assujetties à des restrictions externes).
4. Monnaie fonctionnelle de l’information présentée (par exemple $ CA)
5. Partage des risques : Expliquez comment vous ou d’autres contributeurs ou partenaires de mise en œuvre (le cas échéant) entendez contribuer financièrement à cet élément de financement innovateur de votre projet et comment vous comptez en partager les risques avec AMC.
6. Taille : Indiquez de quel montant approximatif vous aurez besoin pour l’élément de financement innovateur/CRC et le volet non-remboursable.

Représentation graphique du flux des fonds

Fournissez sur une page distincte une représentation graphique du flux de fonds vers et entre les diverses organisations ou parties d’organisations. Indiquez dans ce graphique le rôle de tous les partenaires, intermédiaires et bénéficiaires du projet que vous proposez.