Cinq conseils pour authentifier des documents canadiens à utiliser à l'étranger

Le saviez-vous? Depuis janvier 2024, le Canada est partie à la Convention Apostille, ce qui facilite et accélère la reconnaissance des documents canadiens dans plus de 120 pays.

Au lieu d’une multitude de démarches et de formalités administratives, il vous suffit d’obtenir une apostille – un simple certificat d’approbation joint à vos documents – que ce soit pour aller travailler ou étudier, vous marier ou étendre vos activités commerciales à l’étranger.

À l’occasion du premier anniversaire de ce changement majeur, nous souhaitons revenir sur ce que vous devez savoir à propos de ce processus simplifié.

Voici un petit guide pour vous aider à préparer vos documents importants :

1. Qu’est-ce qu’une apostille?

Pour le dire simplement, une apostille est en quelque sorte un « laissez-passer » officiel qui rend vos documents canadiens valides dans tous les pays parties à la Convention Apostille, soit plus de 120 pays!

Vous évitez ainsi plusieurs étapes pour légaliser vos documents : obtenez un seul certificat et le tour est joué!

2. Dans quels cas avez-vous besoin d’une apostille?

Vous pouvez avoir besoin d’une apostille si vous comptez utiliser un document canadien à l’extérieur du Canada dans certaines situations, par exemple pour :

• aller étudier ou travailler à l’étranger (diplômes, certifications professionnelles, etc.);
• vous marier dans un autre pays (certificat de naissance, entre autres);
• adopter un enfant à l’étranger;
• exporter des marchandises (documents commerciaux).

Conseil : il est toujours préférable de vérifier auprès du pays ou de l’organisme qui demande vos documents les exigences particulières à remplir. Il pourrait y avoir d’autres étapes ou lignes directrices à suivre, de sorte qu’il vaut mieux obtenir à l’avance confirmation des règles pour éviter les surprises. Certains pays n’exigent même pas que les documents soient authentifiés!

3. Où obtenir l’apostille?

L’endroit où votre document canadien a été délivré ou notarié déterminera à qui vous devrez l’envoyer pour qu’il soit apostillé, soit à la Section des services d’authentification d’Affaires mondiales Canada (AMC), soit à une autorité provinciale.

Lignes directrices à suivre :

• Vous devez envoyer le document à l’équipe d’AMC s’il a été délivré par le gouvernement du Canada (y compris des organisations comme la GRC) ou s’il a été délivré ou notarié dans les provinces et territoires suivants : Île-du-Prince-Édouard, Manitoba, Nouveau-Brunswick, Nouvelle-Écosse, Nunavut, Terre-Neuve-et-Labrador, Territoires du Nord-Ouest, Yukon.
• Si le document a été délivré ou notarié en Alberta, en Colombie-Britannique, en Ontario, au Québec ou en Saskatchewan, adressez-vous au service d’apostille de la province de délivrance.

Acheminer le document au bon endroit signifie moins de tracas et des résultats plus rapides! Besoin d’aide à ce sujet? Consultez la page sur l’authentification des documents d’AMC pour plus de détails.

Certains bureaux du Canada à l’étranger offrent également des services d’apostille. Si vous êtes à l’étranger, vérifiez auprès du bureau du Canada le plus proche s’il peut vous aider.

4. Assurez-vous que vos documents sont prêts

Avant d’envoyer un document à AMC pour obtenir une apostille, assurez-vous qu’il est prêt, c’est-à-dire :

• traduit – si votre document n’est ni en anglais ni en français, vous devrez fournir une traduction certifiée;
• notarié – certains documents, comme des procurations ou des affidavits, peuvent devoir être signés ou certifiés par un notaire public avant de pouvoir être authentifiés;
• sous la forme requise – pour certains documents, comme les certificats de naissance, seul l’original ou une copie certifiée conforme délivrée par la province ou le territoire sera accepté. Consultez la page Exigences relatives à votre document pour connaître la forme sous laquelle votre document doit être présenté.

Lorsque vous envoyez votre demande à AMC, n’oubliez pas de joindre le formulaire de demande de service! Le formulaire permet à l’équipe d’authentification de savoir à qui appartiennent les documents et où les renvoyer une fois l’apostille ajoutée.

Veillez à inclure un mode de retour, comme une enveloppe-réponse ou une étiquette d’expédition prépayée, afin que vos documents puissent vous être retournés sans problème. Veuillez noter que l’obtention d’une apostille par la Section des services d’authentification à Ottawa est gratuite.

5. Que se passe-t-il si le pays où mes documents seront utilisés n’est pas membre de la Convention Apostille

Ne vous inquiétez pas, il existe d’autres moyens de faire reconnaître vos documents canadiens dans ces pays! Dans le cas d’un pays qui n’est pas partie à la Convention Apostille, vous devrez peut-être suivre d’autres étapes pour faire accepter vos documents canadiens. Il s’agit habituellement d’un processus en deux étapes appelé « authentification et légalisation » :

1. Faire authentifier le document par l’autorité compétente au Canada (ici encore, l’autorité responsable dépendra de celle qui a délivré ou notarié vos documents).
2. Obtenir la légalisation du document, c’est-à-dire faire valider l’authentification du document, auprès de l’ambassade ou du consulat du pays de destination au Canada.

Grâce à la Convention Apostille, il n’a jamais été aussi facile de préparer vos documents canadiens en vue de les utiliser à l’étranger! Et avec le nouvel outil Web à venir, le processus sera encore plus simple et accessible.