Vérification de la gestion du matériel : optimiser des ressources de grande valeur

Rapport Final

Affaires étrangères et Commerce international Canada
Bureau du Dirigeant principal de la vérification 

28 juillet 2011

Sommaire exécutif

Conformément à son plan de vérification axé sur le risque pour 2010-2011, qui a été approuvé, le Bureau du Dirigeant principal de la vérification a réalisé une vérification interne de la gestion du matériel au ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (MAECI).

Pourquoi est-ce important?

La gestion du matériel constitue un aspect essentiel de la capacité du MAECI à mener son mandat efficacement. Le MAECI est actif au pays et à l’étranger et compte plus de 170 missions dans 105 pays étrangers. Le MAECI appuie la présence de ses employés ainsi que d’employés canadiens d’autres ministères et d’autres juridictions. En 2009, le Ministère a fourni et entretenu des locaux meublés pour 1 795 logements du personnel, 107 résidences officielles et 230 complexes de chancellerie. Par ailleurs, le MAECI possède et exploite un parc d’environ 800 véhicules motorisés et acquiert plus de 50 millions de dollars de matériel par année.

Le Ministère est responsable de la saine gestion du matériel qui lui est confiée. On s’attend à ce que les ministères gèrent le matériel d’une manière qui soit durable et responsable sur le plan financier afin de soutenir l'exécution rentable et efficace des programmes gouvernementaux.

La portée internationale du Ministère, la nécessité d’atteindre les objectifs de programme d’une manière viable et responsable sur le plan financier et la grande variété des demandes de matériel qui visent à répondre aux besoins opérationnels et administratifs du personnel et des intervenants soulignent l’importance de la gestion du matériel au MAECI.

Qu’avons-nous examiné?

La vérification visait à évaluer si le cadre de gestion du matériel du MAECI est adéquat et soutient des opérations efficaces et efficientes. Elle a permis d’examiner la question fondamentale à savoir si le MAECI était positionné pour démontrer une saine gestion de ses biens et optimiser le matériel.

L’équipe de vérification a examiné les aspects clés suivants :

• Pouvoir et responsabilisation
• Gestion du cycle de vie du matériel
• Information financière et non financière pour appuyer la prise de décisions
• Politiques et procédures

Qu’avons-nous trouvé ?

La Gestion du matériel du MAECI doit relever des défis, qui deviennent plus pressants au moment où le Ministère prend des mesures pour devenir plus viable sur le plan financier.

En particulier, la vérification a permis de conclure que, pour devenir plus efficace et plus efficient, le Ministère devrait :

Clarifier la structure de gouvernance actuelle pour diriger adéquatement la gestion du matériel au sein du Ministère.

L’équipe de vérification a conclu que la dispersion des pouvoirs et des responsabilités relatives à la gestion du matériel diminuait la capacité du dirigeant principal des finances d’exercer ses responsabilités, minait les possibilités de fournir une autorité fonctionnelle et donnait lieu à des pratiques incohérentes et parfois non conformes.

Améliorer la planification pour permettre au Ministère de rationaliser ses dépenses réelles en matériel et de tirer profit d’économies et d’évitement des coûts dans tout le cycle de vie de la gestion du matériel.

Le Ministère n’est pas en mesure de planifier adéquatement parce que l’information liée à l’existence, à l’emplacement et à la condition du matériel est incomplète, inadéquate et manque d’uniformité. La planification de la gestion du matériel du Ministère ne peut être fondée sur la connaissance des avoirs existants et de leur condition, ce qui est nécessaire pour prévoir les besoins futurs en matière d’acquisition, d’entretien ou de réparation et d’aliénation. Il n’existe pas d’approche uniforme en matière de planification à l’échelle de l’organisation, ce qui entraîne une absence de corrélation entre les besoins en gestion du matériel et le budget à court et à long terme.

Améliorer la tenue des dossiers d’inventaire du matériel et la présentation de rapports sur le matériel.

Il n’existe pas de système d’information unique de gestion du matériel au Ministère pour recueillir et générer des données complètes et exactes sur le matériel. Les politiques, directives et lignes directrices pour appuyer la saine gestion du matériel ne sont pas suffisantes et/ou appliquées. En conséquence, on ne dispose pas d’un inventaire exact du matériel du Ministère.

Reconnaissant que la situation n’est pas acceptable, le Ministère travaille actuellement à un projet de renouvellement de la gestion du matériel. Ce projet est conçu pour fournir la plateforme technique pour inventorier le matériel du Ministère. La mise en œuvre de ce système est prévue pour le début de 2012. Toutefois, on ne sait pas, à l’heure actuelle, quand le nouveau système fournira l’assurance que le matériel du MAECI fait l’objet d’inventaires et de rapports exacts.

Consigner l’inventaire du matériel n’est pas une mince tâche. Une décision clé que devra prendre la haute direction consiste à décider si elle doit entreprendre un exercice qui demande beaucoup de ressources sur l’état de préparation du système pour faire en sorte que l’inventaire soit exact à la première occasion qui se présente ou adopter une approche progressive pour constituer l’inventaire au fur et à mesure que du nouveau matériel est acquis.

Les vérificateurs ont noté des aspects positifs en ce qui concerne la gestion du matériel, notamment :

• des processus d’acquisition équitables et concurrentiels faisant appel aux mécanismes de passation de marchés appropriés;
• un bon contrôle de l’inventaire des véhicules, des œuvres d’art et des biens patrimoniaux;
• une directive complète fournie aux missions au moyen du Manuel de gestion du matériel.

Principales recommandations

1. Le Ministère devrait renforcer son cadre de contrôle pour la gestion du matériel en précisant les pouvoirs, rôles, responsabilités et obligations de rendre des comptes.
2. Il devrait y avoir des exigences claires en matière de planification de la gestion du matériel à l’Administration centrale et dans les missions, appuyées par des processus normalisés, des procédures, des outils et des communications claires. Parallèlement à la planification, le Ministère devrait aussi tirer profit des possibilités de réaliser des économies cernées dans la vérification.
3. La haute direction devrait veiller à ce que l’inventaire du matériel et les rapports sur le matériel soient améliorés par la mise en œuvre et l’utilisation efficace de la solution technologique du projet de renouvellement de la gestion du matériel. En même temps, le Ministère devrait fournir des politiques et des directives plus claires.

Conclusion

D’une manière générale, le cadre de gestion du matériel du Ministère comporte des faiblesses qui nécessitent l’attention de la haute direction pour permettre au MAECI de retirer tous les bénéfices possibles de ses investissements en matière de matériel.

Énoncé d’assurance

Selon mon jugement professionnel en tant que dirigeant principal de la vérification, des procédures de vérification suffisantes et appropriées ont été suivies et les renseignements recueillis confirment avec un haut niveau d’assurance de l’exactitude des renseignements contenus dans le présent rapport. Les résultats sont basés sur une comparaison des conditions, telles qu’elles existaient à l’époque, et selon les critères de vérification préétablis qui ont été établis avec la direction. Les résultats ne sont applicables que pour les processus examinés. Les éléments probants ont été recueillis en conformité avec la politique du Conseil du Trésor, ainsi que les directives et normes sur la vérification interne du gouvernement du Canada.

Copie originale signée par :

Yves Vaillancourt
Dirigeant principal de la vérification

1. Contexte

Conformément à son plan de vérification axé sur le risque approuvé pour 2010-2011, le Bureau du Dirigeant principal de la vérification a réalisé une vérification de la gestion du matériel à l’Administration centrale et dans les missions. Les travaux sur le terrain pour cette vérification ont été réalisés entre octobre 2010 et janvier 2011 et comprenaient des visites sur les lieux dans trois missions ainsi qu’un examen des documents de neuf missions additionnelles.

La vérification visait à évaluer si le cadre de gestion du matériel du MAECI est adéquat et soutient des opérations efficaces et efficientes. La vérification a permis d’évaluer des aspects clés du cadre de contrôle de la gestion du matériel, dont :

• les pouvoirs et la responsabilisation;
• la gestion du cycle de vie;
• l’information financière et non financière pour appuyer la prise de décisions;
• les politiques et procédures.

La gestion du matériel est un aspect essentiel de la capacité du MAECI d’exécuter son mandat efficacement. Le MAECI est actif au pays et à l’étranger et compte plus de 170 missions dans 105 pays étrangers. Le MAECI appuie la présence de ses propres employés ainsi que des employés canadiens d’environ 30 ministères, organismes et autorités. En 2009, le Ministère a fourni et entretenu des locaux meublés pour 1795 logements du personnel, 107 résidences officielles et 230 complexes de chancellerie. De plus, le MAECI possède et exploite un parc d’environ 800 véhicules motorisés. Dans les dernières années, le Ministère a dépensé plus de 50 millions de dollars annuellement pour l’acquisition de matériel et produits de base, comme l’indique la figure ci-dessous.

Tableau 1 : Dépenses en matériel de l’EF 2007-2008 à l’EF 2009-2010

Le Ministère est responsable de la saine gestion des biens qui lui sont confiés – de manière à favoriser la diligence raisonnable, le comportement éthique et les saines pratiques de gestion, garantissant ainsi la viabilité à long terme et l’optimisation des ressources au profit des contribuables canadiens. Le vaste éventail des demandes de matériel visant à répondre aux besoins opérationnels et administratifs du personnel et des intervenants souligne l’importance de la gestion du matériel au MAECI.

La Politique sur la gestion du matériel du Conseil du Trésor définit le matériel comme « tous biens meubles acquis par Sa Majesté du chef du Canada, à l'exception de l'argent et des dossiers ». Le mot « matériel » est utilisé dans la présente vérification pour améliorer la compréhension par le lecteur que la portée de la vérification est vaste et n’englobe pas que des éléments classifiés comme des immobilisations.

Le Guide de gestion du matériel du Conseil du Trésor définit la gestion du matériel comme suit : « Toutes les activités nécessaires pour acquérir, posséder, utiliser et aliéner le matériel, comprenant également l'idée d'atteindre une plus grande efficience au cours du cycle de vie des biens matériels ».

Dans les dernières années, le Ministère a dépensé plus de 50 millions de dollars annuellement pour l’acquisition de matériel et de marchandises, comme l’indique le tableau 1.

Les principaux types de matériel acquis par le MAECI sont les meubles de bureau et de maison, les fournitures de bureau, les biens liés à la sécurité et les véhicules. Pour l’année fiscale 2009-2010, ces achats ont été ventilés comme indiqué comme le tableau 4.

Les étapes de la gestion du cycle de vie sont l’évaluation et la planification, l’acquisition, l’exploitation et la maintenance, et l’aliénation.

2. Observations et recommandations

2.1 Clarifier la structure de gouvernance actuelle pour diriger adéquatement la gestion du matériel au sein du Ministère.

Les pouvoirs en matière de gestion du matériel ne sont pas alignés avec les obligations de rendre des comptes.

L’équipe de vérification s’attendait à trouver une autorité fonctionnelle pour que la gestion du matériel au Ministère soit clairement assignée et exercée par l’élaboration et la communication de politiques, procédures, directives et lignes directrices. On s’attendait également à ce que l’autorité fonctionnelle exerce un contrôle et une surveillance et qu’elle rende compte des activités de gestion du matériel, notamment en présentant une information financière exacte et complète.

Le Manuel de gestion du matériel du Ministère à l’intention des missions indique que la responsabilité ministérielle de la gestion du matériel revient au sous ministre adjoint (SMA) des Services ministériels (l’actuel SMA des Finances et des opérations ministérielles). Même si le manuel est clair au sujet de la responsabilité globale, il mentionne également l’existence de centres de responsabilité déléguée qui élaborent des politiques et fournissent des services de matériel aux missions et à l’Administration centrale.

Même si le SMA des Finances et des opérations ministérielles (également appelé « dirigeant principal des finances ») s’est vu attribuer la responsabilité globale de la gestion du matériel, en pratique, de nombreuses directions dans trois secteurs différents, de même que chacune des missions, exercent des rôles et responsabilités précis en ce qui concerne l’acquisition, l’allocation, le contrôle, la préparation de rapports et l’aliénation du matériel. Ces rôles et responsabilités ne sont pas alignés sur les obligations de rendre des comptes. La mesure dans laquelle le dirigeant principal des finances exerce l’autorité fonctionnelle (direction et supervision) sur tous les participants et intervenants dans la gestion du matériel semble être limitée.

La fonction de gestion du matériel fonctionne selon un modèle décentralisé de fait et compte des centres d’expertise établis à l’échelle du Ministère pour fournir des services de gestion du matériel. En conséquence, à l’heure actuelle, l’autorité en matière de gestion du matériel est divisée entre le dirigeant principal des finances (DPF), le sous-ministre adjoint du Secteur de la plateforme internationale, le sous-ministre adjoint du Secteur des services consulaires et de la gestion des urgences et les chefs de mission. Ces différents groupes fonctionnent avec une autonomie importante.

Contrairement aux autres centres d'expertise, la Direction générale des opérations ministérielles, qui relève du DPF, exerce une autorité fonctionnelle et des fonctions transactionnelles liées à la gestion du matériel à l’Administration centrale. Toutefois, le modèle actuel de gestion du matériel ne lui permet pas d'exercer convenablement cette autorité fonctionnelle. Les responsabilités relatives à la gestion du matériel sont partagées entre de multiples centres d’expertise et missions. Dans le cas de nombreux types de matériel (les véhicules, par exemple), de multiples groupes se partagent la responsabilité, ce qui pourrait affaiblir l’obligation de rendre des comptes.

En raison de cette structure de partage des responsabilités et du degré d'autonomie des sections concernées, l'équipe de vérification a constaté que la Direction générale des opérations ministérielles, qui relève du DPF, n'est pas bien placée pour s'acquitter de ses responsabilités. Le DPF ne peut pas exercer pleinement son obligation de rendre des comptes dans une situation où les autorités subdélégataires fonctionnent de manière indépendante, sans orientation stratégique claire et sans lien hiérarchique.

Cette structure présente des risques pour l'efficacité, l’efficience et la conformité. En l'absence d'une structure solide de responsabilisation, pleinement appliquée, il y a un risque que le matériel ne soit pas géré correctement et que le Ministère n'ait pas les bons renseignements pour prendre des décisions.

De plus, les possibilités d’économies d’échelle sont réduites et il y a un risque de chevauchement des efforts entre les différents points de prestation de services.

Recommandation

1. Comme il a été recommandé dans la Vérification de la prestation des services ministériels à l’Administration centrale de 2010, le Ministère devrait :
   • confirmer à qui ont été délégués les pouvoirs de gestion du matériel, afin de s'assurer que ces pouvoirs s'harmonisent à l’obligation de rendre des comptes correspondante et qu’ils sont clairement communiqués dans l'ensemble du Ministère;
   • mandater les personnes à qui ces pouvoirs ont été délégués d'examiner et de renforcer le cadre de contrôle sur la gestion du matériel;
   • communiquer clairement les rôles et responsabilités de toutes les parties qui participent à la gestion du matériel.

2.2 Améliorer la planification pour permettre au Ministère de rationaliser ses dépenses réelles en matériel et tirer profit des possibilités de réaliser des économies et d’éviter des coûts dans tout le cycle de vie de la gestion du matériel

La planification de l’acquisition, de l’entretien/des réparations et de l’aliénation du matériel du Ministère n’est généralement pas entreprise de manière à permettre au Ministère de prendre en compte les besoins actuels et futurs en matière de matériel et de profiter d’économies d’échelle à l’Administration centrale et à l’étranger.

Une gestion efficace du matériel comprendrait une planification du cycle de vie qui repose sur la connaissance des stocks de matériel existants et de leur condition ainsi que sur une prévision des besoins futurs en matière d’acquisitions, d’entretien/de réparation et d’aliénation. Les plans de gestion du matériel devraient refléter les objectifs et les priorités du Ministère. Idéalement, la mise en œuvre de plans de gestion du matériel devrait être assujettie à des analyses coûts-avantages.

Un bon plan devrait être intégré au budget et comprendre les activités, calendriers et ressources nécessaires pour donner suite aux mesures prévues en matière de gestion du matériel. Le Ministère n’est pas en mesure d’effectuer une planification adéquate parce que l’information liée à l’existence du matériel, à son emplacement et à sa condition est incomplète et inadéquate et manque d’uniformité. La planification de la gestion du matériel du Ministère ne peut pas reposer sur la connaissance des avoirs existants et de leur condition, ce qui est nécessaire pour prévoir les besoins futurs en matière d’acquisitions, d’entretien/de réparation et d’aliénation. Il n’existe pas d’approche de planification uniforme à l’échelle de l’organisation, ce qui entraîne un manque de corrélation entre les besoins en matériel et le budget et fait en sorte que les besoins en matériel du Ministère à court et à long terme ne sont pas entièrement connus.

La planification du remplacement du matériel en fonction du cycle de vie n’est habituellement pas réalisée à l’Administration centrale tandis que les efforts de planification des missions ne sont pas uniformes. Sur un échantillon de douze missions incluses dans la vérification, trois disposaient d’une planification du matériel détaillée pour l’entretien cyclique et le remplacement de meubles et d’appareils; d’autres missions n’avaient aucun plan de gestion du matériel.

L’équipe de vérification a constaté qu’il y avait un plan pour la remise à neuf cyclique de l’ameublement des chancelleries et des résidences officielles. Toutefois, on a cerné des cas où, faute de communication suffisante au sein du Ministère, on a procédé à la remise à neuf de propriétés qui ont été vendues par la suite.

Les vérificateurs ont noté les efforts de planification positifs suivants :

• La planification pour le matériel associé au nouveau Centre de surveillance et d'intervention d'urgence a été entamée au début du projet et a fait l’objet d’un suivi détaillé;
• Le Secteur de la plateforme internationale a évalué les besoins futurs en matière de matériel dans les missions et a négocié des prix réduits pour les achats en masse, rendant l’inventaire accessible aux missions sur le site Web d’achats en ligne : Achetez@MAECI;
• On a entrepris la planification en vue du remplacement cyclique du parc de véhicules officiels;
• La planification pour l’équipement de sécurité commence des années à l’avance et fait intervenir d’autres intervenants, dont la Section de la stratégie des biens immobiliers dans le cas des nouveaux immeubles;
• Le personnel de la Sécurité régionale effectue la planification relative à l’équipement de sécurité dans les missions.

En raison de faiblesses au niveau de la planification, le Ministère n’est pas pleinement au courant des besoins actuels et futurs en matière de matériel et ne tire pas profit d’économies d’échelle à l’Administration centrale et à l’étranger. De plus, le MAECI ne dispose pas d’un ensemble de besoins en matériel classés par ordre de priorité qui permettrait au Ministère d’allouer des fonds aux achats qui appuient le plus directement la prestation des programmes et activités du Ministère. L’absence d’un moyen normalisé, uniforme et systématique de consigner la planification du matériel dans les missions se traduit par un exercice onéreux lorsque de bons outils de planification ne sont pas disponibles.

Étant donné que le Ministère dépense en moyenne plus de 50 millions de dollars par année en matériel, la planification est essentielle pour documenter la justification de ces dépenses.

Recommandations

2. Il est recommandé que le dirigeant principal des finances élabore des exigences claires pour la planification de la gestion du matériel à l’Administration centrale et dans les missions, appuyé par des processus normalisés, des procédures et des outils, suivant les besoins.
3. Il est recommandé que le dirigeant principal des finances et le sous-ministre adjoint du Secteur de la Plateforme internationale veillent à ce qu’au Ministère, les achats à court et à long terme, et les plans relatifs aux projets de remise à neuf et d’aliénation soient clairement cernés et communiqués à toutes les parties concernées.

Le processus par lequel le matériel est acquis est généralement juste et concurrentiel.

Un solide processus d’acquisition devrait améliorer l’accès, la concurrence et l’équité, ce qui déboucherait sur l’équilibre optimal entre le coût (incluant le transport), la qualité, le caractère opportun et les avantages du point de vue de l’environnement.

Les biens dans les missions et à l’Administration centrale sont achetés au moyen d’offres à commandes dans la mesure du possible. Les offres à commandes concernent de gros achats comme des automobiles pour le parc de véhicules officiels et de grands ensembles mobiliers pour les logements du personnel dans les missions. Les petits achats dans les missions sont habituellement effectués par l’intermédiaire d’un processus concurrentiel informel dans le marché local.

On recourt à l’attribution d'un contrat à fournisseur unique lorsque c’est nécessaire pour obtenir des articles qui sont offerts par un seul fournisseur ou lorsque l’on doit assurer la compatibilité avec d’autres ministères en répondant au besoin.

L’équipe de vérification a aussi examiné le processus d’acquisition pour les œuvres d’art canadiennes et a conclu qu’il était bien géré. Un processus de sélection faisant appel à un comité a été mis en œuvre pour déterminer quelles œuvres d’artistes canadiens seraient ajoutées à la collection du Ministère pour les promouvoir.

L’acquisition de véhicules pour le parc dans les missions doit faire l’objet d’une surveillance efficace par l’Administration centrale.

Le seuil financier pour la justification du recours à un fournisseur unique est fixé à 25 000 $. Toutefois, un examen des dossiers d’acquisition de missions révèle que plusieurs véhicules, qui valaient plus de 25 000 $ chacun, ont été acquis au moyen de contrats à fournisseur unique. Par ailleurs, quatre achats de véhicules examinés dépassaient les lignes directrices du tableau des dotations en matériel. À l’heure actuelle, la politique prévoit que seuls les achats de véhicules pour les chefs de mission sont soumis à l’examen minutieux de l’Administration centrale.

Recommandation

4. Il est recommandé que le dirigeant principal des finances et le sous-ministre adjoint du Secteur de la plateforme internationale cernent et mettent en œuvre des moyens efficaces pour surveiller les acquisitions de véhicules dans les missions et qu’ils étudient les avantages que procurerait un processus central de gestion du parc des missions.

L’aliénation des biens peut être réalisée de manière plus stratégique et plus efficiente.

La Politique sur la gestion du matériel du Conseil du Trésor exige ce qui suit des ministères : « L'aliénation des biens matériels en surplus est réalisée le plus efficacement possible et le plus rapidement possible dès que ces biens deviennent excédentaires par rapport aux besoins liés à l'exécution des programmes, d'une façon permettant à la Couronne d'obtenir le montant net le plus élevé et en conformité avec la Directive sur l'aliénation du matériel en surplus. » On peut aliéner le matériel en le vendant, en le donnant ou en le mettant au rebut.

À partir de données fournies par la Collection des arts visuels, on a déterminé que 441 ou approximativement 7,7 p. 100 des 5 764 pièces de la collection étaient inactives à l’Administration centrale depuis au moins un an et jusqu’à 18 ans, en attendant une attribution.

Tableau 2 : Œuvres d’art à l’Administration centrale et disponibles pour attribution

L’équipe de vérification a été informée que certaines œuvres d’art de faible valeur sont entreposées à l’Administration centrale étant donné qu’elles ne sont plus considérées comme appropriées pour circulation.

Avant l’été 2009, les missions recevaient 90 p. 100 du produit de l’aliénation du matériel, et l’Administration centrale gardait l’autre 10 p. 100. Les règles ont changé durant l’exercice 2009-2010. L’Administration centrale a indiqué que le changement rendait le processus d’aliénation plus transparent, permettait une plus grande surveillance et lui permettait de redistribuer les fonds générés par l’aliénation au réseau de missions en fonction des contraintes et besoins actuels. Selon ce changement de politique, les missions soumettent le produit net des ventes d’aliénation et ne reçoivent pas 90 p. 100 des revenus générés. Dans deux missions, le personnel a indiqué que le fait qu’aucun revenu ne retourne directement aux missions qui l’ont généré constitue un élément dissuasif pour la direction lorsqu’il s’agit d’accorder de l’attention à l’aliénation. Ces missions estiment que l’aliénation du matériel s’accompagne d’un coût et d’un effort qui n’est pas à leur avantage. Par conséquent, il peut y avoir un risque accru que du matériel soit mis au rebut au lieu d’être aliéné de manière à en récupérer la valeur ou qu’il ne soit pas consigné correctement comme une vente.

Comme l’illustre le graphique ci-dessous, l’Unité de soutien en gestion financière, Ressources matérielles, a réalisé une analyse qui montre que le Ministère avait recueilli 1 078 124 $ dans l’exercice 2010-2011 en date du 31 décembre, ce qui représente environ la moitié du produit recueilli à la fin de décembre durant l’exercice 2009-2010 (2 344 393 $).

Tableau 3 : Produit des aliénations pour trois exercices financiers

Même si d’autres facteurs peuvent avoir contribué au brusque déclin dans les revenus, il semble y avoir une corrélation entre le changement de règle et les revenus générés par les aliénations. Les raisons possibles sont les suivantes :

• Les missions font preuve d’un plus grand sens critique et procèdent à un nombre inférieur d’aliénations parce qu’il n’y a pas d’incitatif financier pour la vente d’articles, ce qui fait que des articles sont conservés à la mission pour une plus grande partie de leur durée de vie utile; ou
• Les missions aliènent des articles, mais consignent un plus grand nombre d’entre eux comme des rebuts ne générant aucun produit.

Qui plus est, le manque de listes d’inventaire et de contrôles, abordé plus loin dans le rapport, accroît le risque que du matériel devant être aliéné soit volé.

Un nouveau site Web, Mission eXchange, a été créé par le Secteur de la plateforme internationale afin de faciliter le transfert de biens excédentaires entre les missions. Cette initiative vise à permettre aux agents-gestionnaires consulaires d’afficher la liste des biens excédentaires pour qu’ils puissent être réutilisés par d’autres missions. Les coûts d’expédition, en particulier vers des pays voisins, sont souvent de beaucoup inférieurs au coût de l’achat et de l’expédition de nouveaux biens à partir d’Ottawa.

L’équipe de vérification a été informée de l’intention qui existe de lier Mission eXchange au site Web achetez@MAECI, ce qui permettrait aux agents-gestionnaires consulaires d’avoir accès en un seul endroit à des articles neufs et usagés pour les aider dans leurs processus d’acquisition. Même s’il vise à fournir des services aux missions, le site Web Mission eXchange a le potentiel de fournir des services similaires aux organisations de l’Administration centrale.

Recommandation

5. Il est recommandé que le sous-ministre adjoint du Secteur de la plateforme internationale :
   • Élabore un processus pour l’aliénation des œuvres d’art qui ne sont plus requises pour les activités du Ministère et établisse un déclencheur pour l’aliénation des œuvres d’art comme un certain nombre d’années en entreposage continu (ce qui suggère que l’œuvre n’est pas désirable) ou une valeur d’expertise minimale (ce qui semble indiquer qu’une œuvre est tellement précieuse qu’elle nécessite une expertise spéciale en matière de conservation);
   • Prenne en considération des moyens pour faire en sorte que le Ministère réalise un maximum de revenus de l’aliénation du matériel excédentaire dans les missions; et
   • Élargisse l’application des services de Mission eXchange pour prendre en mains les mesures d’acquisition et d’aliénation à l’Administration centrale.

Le parc de véhicules du Ministère pourrait être réduit.

Le MAECI a réalisé un investissement important dans un parc d’environ 800 véhicules. Le Ministère devrait veiller à ce qu’ils soient employés aux fins prévues et utilisés à leur plein potentiel.

La haute direction a reconnu qu’il existe une possibilité de réaliser des économies dans ce domaine. La récente initiative de rationalisation/d’optimisation du parc de véhicules et d’économies a effectué une analyse de la taille du parc et a cerné 72 missions où des véhicules pourraient être éliminés du parc du Ministère. L’initiative a permis de trouver des économies potentielles d’environ 1,5 million de dollars la première année si les recommandations du rapport sont mises en œuvre et de 1,05 million de dollars dans les années suivantes.

L’équipe de vérification a observé que le Ministère exploite des véhicules dont l’utilisation annuelle représente un très faible kilométrage et ce, à l’Administration centrale et dans les missions. À l’Administration centrale, on a observé qu’il y avait quatre véhicules de rechange et deux véhicules attendant d’être aliénés. Le personnel responsable du parc de véhicules officiels a indiqué que deux véhicules de rechange seraient suffisants pour répondre aux besoins de l’Administration centrale.

L’entretien des véhicules pourrait être amélioré.

Dans les missions, divers membres du personnel, dont les gestionnaires immobiliers et les chauffeurs, se voient déléguer la responsabilité de l’entretien des véhicules. Dans une mission, la responsabilité de l’entretien des véhicules n’était pas clairement assignée. Par conséquent, un véhicule n’a fait l’objet d’aucun entretien pendant plus d’un an, ce qui a probablement raccourci la durée utile prévue du bien.

À l’Administration centrale, le Ministère fait appel aux services d’une entreprise privée de gestion de parc de véhicules pour gérer le parc officiel. Les frais de gestion sont de moins de cent dollars pour un parc d’environ dix véhicules. Ce montant est beaucoup moins élevé que le coût salarial estimé qui serait autrement requis pour exécuter ces fonctions de gestion. Le parc opérationnel à l’Administration centrale n’est pas géré au moyen d’un service complet de gestion du parc.

Recommandations

6. Il est recommandé que le sous-ministre adjoint du Secteur de la plateforme internationale et le dirigeant principal des finances étudient les avantages d’un service complet de gestion du parc de véhicules pour le parc opérationnel à l’Administration centrale et ses applications éventuelles à certaines missions.
7. Il est recommandé que le sous-ministre adjoint du Secteur de la plateforme internationale et le dirigeant principal des finances ajustent la taille du parc du Ministère en tenant compte des recommandations de l’initiative de rationalisation/d’optimisation du parc de véhicules et d’économies.

Il y a peut-être des possibilités pour le Ministère de réaliser des économies dans les fonctions d’entreposage à l’Administration centrale et dans les missions.

Le MAECI recourt à des entrepôts et locaux commerciaux à l’Administration centrale pour recevoir et détenir du matériel neuf et réutilisable et pour entreposer et regrouper du matériel pour expédition à des missions. Environ quinze missions ont également des entrepôts, appartenant à l’État ou loués. D’autres missions utilisent des aires d’entreposage dans des garages, des chancelleries et des résidences officielles.

À l’Administration centrale, on trouve trois entrepôts commerciaux utilisés pour les biens visés par la présente vérification ainsi que des locaux d’entreposage pour l’équipement relatif aux TI.

• L’entrepôt du Secteur de la plateforme internationale est utilisé pour entreposer le mobilier des missions et utilisé par le groupe du Design pour conserver du mobilier à valeur patrimoniale et des biens de valeur utilisés pour meubler des chancelleries et des résidences officielles.
• Le Secteur des services consulaires et de la gestion des urgences loue des locaux d’entreposage pour entreposer de l’équipement de sécurité pour des missions (90 %) et l’Administration centrale (10 %).
• La Direction générale des opérations ministérielles du Secteur des finances et des opérations ministérielles utilise des locaux commerciaux ainsi que des aires dans des garages de l’Administration centrale pour entreposer du matériel neuf et réutilisable pour la région de la capitale nationale.

Les Centres d’expertise ont suggéré que des économies pourraient être réalisées en regroupant l’entreposage à l’Administration centrale en un seul endroit pour réaliser des gains d’efficience non seulement au niveau des coûts d’entreposage, mais aussi par l’amélioration de la communication entre les secteurs en ce qui concerne les envois aux missions. On peut grandement réduire les coûts d’expédition en envoyant des chargements de conteneur normalisé plutôt que de procéder à la mise en caisse et à l’expédition de petits chargements par voie aérienne ou maritime.

Recommandations

8. Il est recommandé que le dirigeant principal des finances veille à ce qu’on mette en place un moyen de suivre les dépenses d’entreposage, pour permettre à la direction d’établir clairement le coût de l’entreposage et de la mise en caisse du matériel du Ministère à l’Administration centrale et dans les missions afin d’améliorer la gestion de l’entreposage.
9. Le dirigeant principal des finances, le sous-ministre adjoint du Secteur de la plateforme internationale et le sous-ministre adjoint du Secteur des services consulaires et de la gestion des urgences devraient prendre l’initiative d’une étude visant à évaluer les coûts-avantages du regroupement des entrepôts du Ministère dans la région de la capitale nationale.

2.3 Améliorer la tenue des dossiers d’inventaire du matériel et la présentation de rapports sur le matériel.

Le Ministère ne dispose pas d’information fiable pour la prise de décisions concernant la gestion du matériel.

L’équipe de vérification a appris dès le début de la vérification qu’il n’existe pas de système unique d’information sur la gestion du matériel utilisé par le Ministère pour recueillir et générer des données complètes et exactes sur le matériel. En fait, les problèmes opérationnels qui ont mené à la création du projet de renouvellement de la gestion du matériel sont les suivants :

• La plupart des missions n’utilisaient pas le module de gestion du matériel du Système de gestion intégrée du Ministère;
• Une multitude de processus, de systèmes, de feuilles de calculs et de systèmes maison étaient utilisés;
• On ne disposait pas d’information exacte sur l’inventaire du Ministère.

L’équipe de vérification a observé que les missions exploitent des systèmes d’enregistrement d’inventaire indépendants, qui vont des applications commerciales pour les inventaires aux feuilles de calculs MS-Excel et aux bases de données MS-Access. Dans certains cas, les missions ont introduit un codage par code à barres pour du matériel. L’équipe de vérification a trouvé que souvent les systèmes indépendants :

• Ne sont pas pris en charge;
• Sont susceptibles de défaillance au départ du ou des membres clés du personnel de la mission qui les ont développés ou mis en œuvre;
• Sont susceptibles de connaître des défaillances de composantes du système;
• Ne présentent pas d’éléments d’information uniformes;
• Sont difficiles à déployer à l’échelle du Ministère;
• N’offrent pas le même niveau de protection que le système financier central du Ministère (SGI);
• Présentent un risque accru de perte de données, de perte de matériel, de corruption de logiciel ou d’utilisation par des personnes non autorisées.

Dans la majorité des missions incluses dans l’échantillon, les tests et les entrevues ont indiqué que l’inventaire du matériel n’était pas disponible ou qu’il n’était pas mis à jour.

Toutefois, on a noté que de l’information sur les stocks est tenue à l’Administration centrale et est disponible pour certains biens de grande valeur, comme les beaux-arts, les biens patrimoniaux et les véhicules. Dans toutes les missions visitées, l’équipe de vérification a été capable de confirmer l’existence d’un échantillon d’objets d’art sélectionnés à partir de la liste d’inventaire fournie. L’équipe de vérification a aussi été en mesure de confirmer qu’un échantillon d’objets d’art disponibles dans une mission avait été correctement consigné dans le système d’inventaire. Des fichiers d’inventaire existent également pour le matériel entreposé dans des entrepôts commerciaux utilisés par l’Administration centrale.

En l’absence d’inventaires exacts et complets du matériel du Ministère, il existe un risque accru de disparition de biens de grande valeur ou de biens susceptibles d’être volés.

Le MAECI contrevient à la politique du Conseil du Trésor sur la gestion du matériel parce que les biens matériels comptables doivent être contrôlés au moyen de registres vérifiables. Le manque d’uniformité des systèmes d’inventaire et de la présentation de rapports à la direction au MAECI n’a pas permis de recueillir suffisamment d’éléments probants pour donner l’assurance que le matériel est comptabilisé adéquatement.

Le projet de renouvellement de la gestion du matériel a le potentiel de remédier à un certain nombre de faiblesses liées à la tenue de l’inventaire des stocks et à la présentation de rapports sur le matériel.

Le projet de renouvellement de la gestion du matériel est une initiative conjointe du Secteur de la plateforme internationale et du Secteur des finances et des opérations ministérielles qui vise à fournir une approche commune aux processus opérationnels de gestion du matériel du MAECI.

Le projet tire parti du Système de gestion intégrée (SGI) pour créer des moyens plus faciles d’entrer des données pour les personnes qui ne sont pas des spécialistes de l’approvisionnement à l’Administration centrale et dans les missions. Il porte principalement sur l’amélioration de la convivialité des écrans de gestion du matériel du SGI et sur l’intégration des technologies du code à barres et d’identification par radiofréquence. Les processus communs du Ministère sont adaptés pour améliorer l’exactitude, la fiabilité et l’accessibilité de l’information financière du Ministère liée à la gestion du matériel. Cette démarche est destinée à renforcer la gestion financière et à améliorer les contrôles financiers et l’intégrité des données, ce qui devrait contribuer à l’amélioration de la prise de décisions. Par conséquent, on s’attend à ce que le Ministère acquière une plus grande capacité de favoriser la surveillance et le respect de la Loi sur la gestion des finances publiques, des règlements et politiques du gouvernement du Canada concernant l'approvisionnement, la gestion du matériel et des finances.

Au moment de la vérification, on procédait à la validation des exigences opérationnelles, à la mise au point d’écrans de saisie et à l’essai des systèmes d’identification par radiofréquence dans le cadre du projet de renouvellement de la gestion du matériel. Toujours relativement au projet, on attend qu’une demande de propositions pour des lecteurs de codes à barres soit affichée sur le service de marchés publics canadiens MERX. Les retards liés à l’acquisition des lecteurs de codes à barres ont été décrits par l’équipe comme un obstacle important à l’achèvement du projet en temps opportun.

À l’origine, le plan de projet indiquait que la phase de mise en œuvre serait au milieu de l’exercice 2011-2012. L’équipe de vérification a été informée que le projet en était à l’étape de la planification en vue de tester la solution durant l’été 2011. Les responsables du projet envisagent de demander la certification SIGNET et de mener un projet pilote dans un petit groupe de missions durant l’automne 2011. La mise en œuvre du projet est censée avoir lieu au début de 2012.

Un appui démontrable de la haute direction pour le projet de renouvellement de la gestion du matériel est requis pour assurer le ralliement dans toute l’organisation qui mènera à une utilisation pleine et durable du module de gestion du matériel du Système de gestion intégrée du Ministère par tous les utilisateurs.

Même si la solution technologique est mise en œuvre, elle ne sera un sucès que seulement si le personnel du Ministère l’utilise pour consigner le matériel. L’équipe de projet a indiqué qu’elle ne s’attendait pas à ce que le taux d’adoption dans les missions de la solution découlant du projet de renouvellement de la gestion du matériel atteigne 100 p. 100. Pour ce qui est de la technologie du code à barres, les membres de l’équipe considèreraient une mise en œuvre à 70 p. 100 comme une réussite. Un membre de l’équipe de projet estimait que le fait de combiner les systèmes de codes à barres et les systèmes d’identification par radiofréquence ferait peut-être monter le taux d’adoption à 90 p. 100 en raison de la valeur ajoutée apportée, même pour les missions qui disposent actuellement d’un système de codes à barres. L’évaluation de l’équipe de projet était que les missions, qui possèdent leurs propres systèmes autonomes contenant des milliers de biens à codes à barres, seraient autrement réticentes à adopter la solution centrale.

Une mise en œuvre partielle du projet de renouvellement de la gestion du matériel signifie que le Système de gestion intégrée ne fournira pas à l’Administration centrale de l’information complète, exacte et disponible en temps utile concernant les stocks de matériel au Ministère. Il faudrait encore regrouper de multiples sources pour recueillir de l’information à l’échelle du Ministère.

À l’heure actuelle, on ne sait pas quand ce nouveau système fournira l’assurance que le matériel du MAECI fait l’objet d’une consignation et de rapports adéquats. Consigner l’inventaire du matériel n’est pas une mince tâche. Une décision clé que devra prendra la haute direction consiste à décider si elle doit entreprendre un exercice qui demande beaucoup de ressources sur l’état de préparation du système pour faire en sorte que l’inventaire soit exact à la première occasion qui se présente ou adopter une approche progressive pour constituer l’inventaire au fur et à mesure que du nouveau matériel est acquis.

En dernière analyse, la réussite de l’initiative dépend du leadership de la haute direction, qui devra mettre continuellement l’accent sur l’importance de la solution de gestion de l’inventaire reposant sur le SGI, et d’une attention soutenue du personnel concerné à l’Administration centrale et dans les missions, à la suite des nouveaux processus opérationnels.

Recommandation

10. Le dirigeant principal des finances et le sous-ministre adjoint du Secteur de la plateforme internationale devraient veiller à ce que la consignation de l’inventaire et les rapports sur le matériel soient améliorés par la mise en œuvre et l’utilisation efficace de la solution technologique du projet de renouvellement de la gestion du matériel.

La Politique sur les immobilisations du MAECI n’est pas explicite.

L’équipe de vérification s’attendait à constater que des procédures claires et non équivoques étaient en place pour guider le personnel du Ministère, lorsqu’il s’agit de déterminer quand capitaliser le matériel et à constater que la consignation des immobilisations était pleinement appliquée.

La capitalisation des immobilisations d’une valeur individuelle égale ou supérieure au seuil de 10 000 $ est clairement établie dans la Politique sur les immobilisations du MAECI. Toutefois, il y a un problème en ce qui concerne les biens qui valent moins de 10 000 $ chacun, mais qui sont achetés en groupe, le prix total dépassant alors le seuil. Actuellement, il n’existe pas de pratique uniforme pour consigner ces biens. Par exemple, un centre d’expertise pourrait procéder à l’achat en masse de dix biens d’une valeur individuelle de 5 000 $ et capitaliser ces biens dans une catégorie tandis qu’un autre centre d’expertise les consignerait individuellement, ce qui aurait pour résultat que les biens seraient dépensés dans l’exercice où ils ont été achetés. La politique ne contient aucune section précise indiquant qui doit décider quand regrouper les biens dans une catégorie ou non ou même si l’on peut se livrer à cette pratique.

La politique du Conseil du Trésor sur les immobilisations donne une marge de manœuvre aux ministères en précisant qu’ils « peuvent capitaliser les articles acquis dans une catégorie ou un groupe de biens donnés et amortir la catégorie sur une période d'amortissement déterminée à l'avance ». Le MAECI est resté vague sur la question et n’a pas adapté l’énoncé aux besoins et à la situation du Ministère. Par conséquent, la politique ministérielle sur les immobilisations et les lignes directrices sur les immobilisations ne donne pas aux employés, responsables de la consignation des données, une directive claire sur la manière de gérer la situation.

Dans certains cas, du matériel comme des véhicules dont il est clair qu’ils dépassent le seuil des 10 000 $ ne sont pas consignés correctement dans certaines missions. Selon le Manuel de gestion du matériel, les missions sont censées aviser l’Administration centrale de tout achat d’immobilisations afin de recevoir des numéros de fiche immobilisation, d’ordre interne et d’ordre statistique. Ces numéros sont nécessaires pour identifier le matériel acheté comme une immobilisation et lui permettre d’être consigné et suivi dans le système financier du Ministère. Certaines missions n’ont pas envoyé d’information concernant leurs immobilisations à l’Administration centrale depuis plusieurs années, tandis que d’autres missions lui ont systématiquement fourni des renseignements complets pour tous leurs achats d’immobilisations.

Ces pratiques incohérentes font courir au Ministère le risque de ne pas disposer d’information financière fiable au sujet de ses biens immobilisés.

Recommandation

11. Il est recommandé que le dirigeant principal des finances :
    • fournisse des politiques et une directive claire aux centres d’expertise au sujet de la consignation uniforme des achats groupés de biens valant individuellement moins de 10 000 $;
    • veille à ce que les directions générales qui utilisent l’information sur les immobilisations s’entendent sur un moyen commun d’identifier les achats et les aliénations d’immobilisations dans les missions, de présenter des rapports sur ces achats, des aliénations et de les consigner;
    • fournisse des communications claires aux missions concernant l’exigence de consigner les achats et les aliénations d’immobilisations et de les déclarer à l’Administration centrale.

Les pratiques existantes ne reflètent pas les procédures établies pour protéger le matériel lors de changements d’occupants dans les résidences du Ministère.

Les employés canadiens passent habituellement plusieurs années dans une résidence fournie par le MAECI lorsqu’ils sont affectés dans les missions à l’étranger. Selon le Manuel de gestion du matériel, la vérification de l’inventaire de la résidence officielle et des logements du personnel doit être effectuée à l’occasion de la préparation des contrats d’occupation. Cela devrait être fait immédiatement après la prise de possession des locaux et avant la livraison des effets personnels et de nouveau lorsque la personne quitte la résidence. Sur les douze missions testées, la majorité des chefs de mission qui arrivaient n’ont pas appliqué la politique comme il se doit, en temps utile.

Souvent, il n’y a aucune indication que l’inventaire est réalisé à l’arrivée du chef de mission pour appuyer sa responsabilité et son obligation de rendre des comptes à l’égard des biens de grande valeur dans les résidences officielles et les chancelleries, comme les objets d’art et les biens patrimoniaux. Dans les cas où un inventaire a été signé par le chef de mission, les dates de signature étaient beaucoup plus tard que la date d’arrivée du chef de mission. L‘absence de feuilles d’inventaire signées peut donner lieu à une faible reddition de comptes en ce qui concerne l’emplacement, le nombre et la condition des objets d’art et des biens patrimoniaux et du mobilier de la résidence officielle et de la chancellerie. Cela limite la capacité du Ministère de repérer des biens qui ont pu être égarés ou de tenir un chef de mission responsable des pertes ou des dommages.

Recommandation

12. Il est recommandé que le sous-ministre adjoint du Secteur de la plateforme internationale élabore une procédure efficace pour faire l’inventaire du matériel et de son état, à la résidence officielle et à la chancellerie, à l’arrivée d’un chef de mission.

2.4 Renforcer les politiques et procédures de gestion du matériel pour donner des directives détaillées au Ministère.

Une orientation et des procédures de gestion du matériel additionnelles sont requises pour l’Administration centrale.

L’équipe de vérification s’attendait à trouver des directives écrites et des politiques ministérielles claires et à jour pour permettre au personnel de gestion du matériel et à la gestion de remplir leurs responsabilités en matière de gestion du matériel dans les missions et à l’Administration centrale.

La Politique sur la gestion du matériel du Conseil du Trésor fournit l’orientation nécessaire aux ministères. Toutefois, en raison de la nature unique des activités du MAECI à l’échelle internationale, il faut une politique propre au MAECI.

Le MAECI ne dispose pas d’une politique sur la gestion du matériel pour l’ensemble du Ministère. Il a mis au point des outils, dont des politiques, manuels et lignes directrices connexes.

Un outil particulièrement important, à savoir le Manuel de gestion du matériel, a été mis au point pour répondre aux besoins des missions. Il n’existe aucun outil similaire pour donner des directives à l’Administration centrale.

Le Manuel de gestion du matériel n’indique pas clairement l’autorité sous laquelle le manuel est publié, et ne fait pas la distinction entre les politiques, directives et orientations du Ministère. Par conséquent, il est difficile de dire si le manuel constitue une politique faisant autorité ou un simple guide sans autorité.

Le fait d’incorporer à la politique de l’information pertinente tirée du manuel pourrait renforcer la capacité de faire appliquer les procédures et renforcer l’obligation de rendre des comptes. De plus, le renforcement des politiques et des directives contribuerait à uniformiser la consignation et la déclaration du matériel.

Certaines orientations et procédures de gestion du matériel doivent être clarifiées et appliquées dans les missions.

Selon notre examen, nous avons constaté qu’en général, le Manuel de gestion du matériel fournit des orientations, des directives et des procédures requises au personnel des missions participant à la gestion du matériel. Les objectifs sont énoncés clairement et de bonnes procédures étape par étape sont présentées sous chaque chapitre du manuel. Néanmoins, des clarifications et des orientations additionnelles sont nécessaires dans certains domaines traités par le manuel. Parmi les domaines suscitant des préoccupations, mentionnons les suivants :

• Recouvrement des coûts : Dans les cas où des employés du MAECI endommagent du matériel, il n’y a pas de cohérence lorsqu’il s’agit de tenir les employés responsables ou de recouvrir les coûts associés. La politique ne définit pas clairement ce qui devrait être considéré comme une usure normale. Par conséquent, elle est beaucoup trop ouverte à l’interprétation. Afin d’appliquer les mêmes normes à l’ensemble du personnel et de faire en sorte que toutes les frais appropriés soient consignés et déclarés systématiquement, les missions doivent avoir des normes claires.
• Fourniture de matériel pour des raisons de santé : L’équipe de vérification a été informée que des demandes sont présentées chaque année à une mission pour qu’elle fournisse à un employé du mobilier ou de l’équipement pour utilisation personnelle à sa résidence qui ne figure pas dans les Tableaux des dotations en matériel. Ces articles seraient normalement considérés comme une responsabilité personnelle, par exemple, des purificateurs d’air (pour les personnes ayant des problèmes respiratoires ou d’asthme), des machines pour les personnes souffrant d’apnée du sommeil et des matelas orthopédiques. Il n’existe pas de politique ou d’orientation écrite sur le sujet et bien que la direction ait l’obligation d'aménager le milieu de travail en fonction des besoins des employés pour des raisons de santé et de sécurité, cette politique ne s’applique peut-être pas aux résidences. On doit établir une orientation ministérielle claire à cet égard.
• Même si elle n’est pas énoncée explicitement dans le Manuel de gestion du matériel, la pratique courante dans la plupart des missions est que le chef de mission ne fait pas d’offre d’achat sur les articles offerts dans le cadre d’un processus d’aliénation mené par sa propre mission. Le Ministère est exposé à une situation de conflit d’intérêts lorsque la personne qui décide d’aliéner un article achète cet article. Même si le Manuel de gestion du matériel fait référence aux aliénations, on doit établir des orientations ministérielles plus explicites en ce qui concerne les participants aux activités d’aliénation.

Recommandations

13. Il est recommandé que le dirigeant principal des finances veille à ce que des politiques, procédures et lignes directrices ministérielles relatives aux activités de gestion du matériel soient élaborées et communiquées par l’intermédiaire d’un manuel de gestion du matériel à l’intention de l’Administration centrale.
14. Il est recommandé que le dirigeant principal des finances et le sous-ministre adjoint du Secteur de la plateforme internationale fassent en sorte que les domaines du Manuel de gestion du matériel qui sont sujets à interprétation soient clarifiés, notamment :
    • le recouvrement des coûts;
    • la fourniture de matériel pour des raisons de santé;
    • la participation à des activités d’aliénation.

Dans les missions, les pratiques relatives à l’utilisation récréative et personnelle des véhicules ne sont pas toujours harmonisées aux politiques ministérielles.

Il existe une distinction au Ministère entre l’utilisation personnelle d’un véhicule ministériel, comme le transport du domicile au lieu de travail, et l’utilisation personnelle/récréative d’un véhicule spécial dans le cadre du programme intitulé « Programme de services récréatifs dans les missions difficiles ».

Ce programme a été établi en juillet 1983 avec l’autorisation du Conseil du Trésor à titre de résultat de la Commission royale d'enquête sur la situation dans le service extérieur. Il comprenait une disposition pour l’utilisation de véhicules par des employés assignés à certaines missions difficiles.

La politique concernant l’utilisation récréative de véhicules n’a pas été mise à jour pour tenir compte de la directive émise par l’Administration centrale dans les dernières années de cesser le financement. Par conséquent, on a observé que les missions continuent d’utiliser des véhicules à des fins récréatives. Le rapport sur l’initiative de rationalisation/d’optimisation du parc de véhicules et d’économies (version 4) présenté en février 2010 contenait des recommandations pour réaliser des économies, notamment en éliminant quatorze de ces véhicules.

L’utilisation personnelle de véhicules du parc du MAECI peut être autorisée par écrit par le chef de mission à l’avance et seulement dans des circonstances exceptionnelles. Dans les missions, les feuilles de contrôle des véhicules ne sont pas conçues pour consigner l’utilisation personnelle des véhicules, ce qui fait qu’il est difficile de cerner les cas où des véhicules officiels dans les missions sont utilisés à des fins personnelles comme dans les cas décrits précédemment. L’équipe de vérification a été informée que le Ministère était déjà au fait du manque d’uniformité dans l’application des règles sur l’utilisation personnelle des véhicules officiels. On prépare actuellement un tableau de prise de décisions pour l’utilisation personnelle des véhicules officiels dans les missions afin de clarifier les exigences relatives aux politiques connexes. Au moment de la vérification, le tableau n’avait pas été achevé, approuvé ou distribué aux missions.

L’équipe de vérification a noté que le MAECI rédige actuellement une politique sur l’investissement dans le parc de véhicules dans les missions canadiennes à l’étranger dans le but de donner suite aux conclusions de l’initiative de rationalisation/d’optimisation du parc de véhicules et d’économies. La politique devrait comprendre :

• des critères clairs pour la détermination des exigences relatives aux véhicules;
• des rôles et des responsabilités clairs dans les missions et à l’Administration centrale;
• des exigences relatives à la surveillance par l’Administration centrale et aux rapports présentés à l’AC.

Il été observé que l’ébauche de politique, qui a été examinée par l’équipe de vérification, continuait de manquer de précision dans les éléments mentionnés ci-dessus. Elle ne fait aucunement référence à l’utilisation personnelle des véhicules. On a dit à l’équipe de vérification que cet élément serait traité dans une politique distincte.

Recommandations

15. Il est recommandé que le sous-ministre adjoint du Secteur de la plateforme internationale et le dirigeant principal des finances veillent à ce que l’autorisation du Conseil du Trésor concernant l’utilisation récréative des véhicules et la politique et pratique du Ministère à cet égard soient harmonisées.
16. Il est recommandé que le sous-ministre adjoint du Secteur de la plateforme internationale veille à ce que la politique du MAECI sur l’investissement dans le parc de véhicules dans les missions canadiennes à l’étranger comprenne :
    • Des critères clairs pour la détermination des exigences relatives aux véhicules;
    • Des rôles et responsabilités clairs pour les missions et l’Administration centrale;
    • Des exigences pour la surveillance par l’Administration centrale et la présentation de rapports à celle-ci;
    • Et qu’une politique distincte soit élaborée pour clarifier l’utilisation personnelle des véhicules ministériels dans les missions.

3. Conclusion

Dans l’ensemble, le cadre de gestion du matériel du Ministère comporte des faiblesses qui nécessitent l’attention de la haute direction pour permettre au MAECI de réaliser tous les avantages potentiels de ses investissements dans le matériel.

Le dirigeant principal des finances n’est pas positionné pour exercer une autorité fonctionnelle sur la gestion du matériel même s’il conserve l’obligation de rendre des comptes à l’égard de l’approvisionnement et de l’intégrité de l’information financière, deux secteurs fortement touchés par la gestion du matériel. Le Ministère devrait renforcer le cadre de contrôle régissant la gestion du matériel, clarifier les pouvoirs, rôles, responsabilités et obligations de rendre des comptes.

Il existe des faiblesses au niveau du contrôle dans des phases clés du cycle de vie de la gestion du matériel. De graves faiblesses dans les inventaires du matériel au Ministère ont contribué à créer des difficultés dans la planification, l’acquisition, l’entretien et l’aliénation du matériel. Toutefois, il existe des possibilités de réaliser des économies et d’éviter des coûts dans tout le cycle de vie de la gestion du matériel.

Des améliorations sont nécessaires dans l’identification, l’inventaire et la déclaration du matériel. Des initiatives ministérielles comme le projet de renouvellement de la gestion du matériel visent à remédier à certains des problèmes cernés. Toutefois, il ne s’agit pas d’une solution miracle. Le projet présente ses propres défis avant d’atteindre la mise en œuvre complète.

Même si les politiques et orientations ministérielles en matière de gestion du matériel sont bien alignées sur les politiques, directives, normes et lignes directrices du Conseil du Trésor, il faut les clarifier davantage, mieux les faire appliquer et élaborer des directives détaillées.

Annexe A : À propos de la vérification

Objet

La vérification visait à évaluer si le cadre de gestion du matériel du MAECI est adéquat et soutient des opérations efficaces et efficientes.

La vérification a également considéré les travaux en cours dans le cadre du projet de renouvellement de la gestion du matériel pour déterminer si des mesures additionnelles sont requises pour combler les lacunes.

Critères

Les critères choisis pour l'étape de l'examen ont été tirés de l'ébauche de document intitulée « Contrôles de gestion fondamentaux », et adaptés quelque peu. Ces contrôles ont été élaborés par le Bureau du contrôleur général (BCG). Ils sont en lien avec le Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) de 2009 et ils visent à répondre entièrement aux objectifs et à la portée établis en matière d'engagement. Ils permettent d’étudier l’efficacité, l’efficience et l’économie de la gestion du matériel.

Critères de vérification 1 : Les pouvoirs, les obligations de rendre des comptes, les rôles et responsabilités sont bien définis et communiqués.

Cadre de responsabilisation de gestion connexe – Éléments clés : Responsabilisation : RESP-1 et RESP-3; Personnes : P-4

Critères de vérification 2: Le matériel est géré de manière efficace et économique tout au long du cycle de vie (Évaluation et Planification, Acquisition, Opérations et Entretien et Aliénation).

Cadre de responsabilisation de gestion connexe – Éléments clés : Régie et orientation stratégique : ROS-4;
Gérance : G-1, 8, 9, 13 et 22

Critères de vérification 3 : De l’information financière et non financière exacte et fournie en temps opportun est disponible et est utilisée par la direction.

Cadre de responsabilisation de gestion connexe – Éléments clés : Gérance : G-9, 12, 14 et 20; Régie et orientation stratégique : ROS-6

Critères de vérification 4 : Des politiques et procédures appropriées sont élaborées, couchées sur papier et mises en œuvre.

Cadre de responsabilisation de gestion connexe – Éléments clés : Personnes : P-4; Politiques et Programmes : PP-1, 2 et 3; Gestion du risque: GR-2

Portée

Les phases de planification et d’examen de la vérification ont été menées entre juin 2010 et janvier 2011. La vérification a porté sur les processus de l’Administration centrale et des missions liés à la gestion du matériel. Les bureaux régionaux ont été exclus de la vérification étant donné que leurs activités sont limitées et ont par conséquent été considérés comme présentant de faibles risques dans le cadre de la présente vérification.

En se fondant sur l’analyse préliminaire et sur l’évaluation des risques, l’équipe de vérification a décidé de se concentrer, durant l’examen du processus, les tests relatifs aux contrôles et l’examen des dossiers/transactions, sur les groupes suivants de biens, qui présentent un risque plus élevé :

• les véhicules blindés;
• les machines à rayons X;
• le matériel de sécurité;
• les biens patrimoniaux/l’art visuel;
• le mobilier des résidences officielles, des logements du personnel et des chancelleries;
• les véhicules dans les missions et à l’Administration centrale;
• le mobilier de bureau, les meubles et accessoires fixes de l’Administration centrale.

La vérification a également exclu les catégories de biens suivantes :

• les actifs financiers : encaisse, comptes débiteurs, charges payées d’avance, investissements, etc.
• les biens en technologie de l’information (TI), étant donné que le Bureau du contrôleur général a entrepris la Vérification interne horizontale de la gestion de ces actifs des technologies de l’information dans les grands ministères et organismes en 2009-2010 dans laquelle le MAECI était inclus;
• les biens immobiliers, étant donné que le Bureau du dirigeant principal de vérification a traité ce domaine important dans une vérification réalisée en 2010 2011.

Méthodologie

On a mené la vérification conformément aux normes internationales relatives à la profession de vérification interne et aux Normes en matière de vérification interne du Conseil du Trésor.

La méthode utilisée comportait les volets suivants :

• Exploration de données et analyse des dossiers du système financier du Ministère, le Système de gestion intégrée (SGI);
• Test des contrôles dans des secteurs à risque élevé, y compris l’examen de transactions précises durant la période du 1er août 2009 au 30 septembre 2010;
• Analyse des données financières et non financières;
• Inspection sur place des biens, des contrôles et de la documentation;
• Examen des processus de gestion du matériel répertoriés qui ont été préparés par Section de la politique ministérielle, rapports et mise en œuvre (SMSP);
• Revue générale d’un échantillon de processus de gestion du matériel couvrant le cycle de vie;
• Entrevues avec la direction et le personnel à l’Administration centrale et dans les missions;
• Examen des documents (politiques, procédures, Guide de gestion du matériel, directives et vérifications et rapports d’inspection pertinents)

Annexe B : Plan d’action de la direction

Recommandation de la vérification 1 : Le Ministère devrait :

• confirmer à qui ont été confiés les pouvoirs de gestion du matériel et s'assurer que ces pouvoirs s'harmonisent aux obligations de rendre des comptes correspondantes et qu’ils sont clairement communiqués dans l'ensemble du Ministère;
• mandater les personnes à qui ces pouvoirs ont été délégués d'examiner et de renforcer le cadre de contrôle sur la gestion du matériel;
• communiquer clairement les rôles et responsabilités de toutes les parties qui participent à la gestion du matériel.

Secteur responsable : Sous-ministre adjoint, Services ministériels (SCM)

Suivi de la gestion : Il est à noter qu’une entente établissant les obligations de rendre des comptes pour la prestation des services communs à l’étranger a été signée par le DPF et le SMA de la Plateforme le 2 mai 2011. Le Ministère :

• veillera à ce que le pouvoir en matière de gestion du matériel soit délégué et aligné avec l’obligation de rendre des comptes correspondante et à ce qu’il soit communiqué clairement dans toute l’Organisation.
  (Date d’achèvement prévue: Complété)
• Un examen des pratiques de gestion du matériel a été réalisé dans le cadre de la phase initiale du projet de renouvellement de la gestion du matériel. Une fois achevé et mis en œuvre, le Projet garantira des processus normalisés et un cadre de contrôle renforcé.
  (Date d’achèvement prévue: Complété)
• Les rôles et responsabilités pour la gestion du matériel seront communiqués clairement.
  (Date d’achèvement prévue: Complété)

Recommandation de la vérification 2 : Le dirigeant principal des finances devrait présenter des exigences claires pour la planification de la gestion du matériel à l’Administration centrale et dans les missions, appuyées par des processus normalisés, des procédures et des outils, suivant le cas.

Secteur responsable : Direction générale de l’administration centrale (SPD)

Suivi de la gestion : Le DPF fournira des exigences claires pour la planification de la gestion du matériel à l’Administration centrale et dans les missions et mettra au point des processus normalisés, des procédures et des outils, qui seront communiqués et appliqués durant la mise en œuvre du projet de renouvellement de la gestion du matériel.
(Date d’achèvement prévue: Complété)

Recommandation de la vérification 3 : Il est recommandé que le dirigeant principal des finances et le sous-ministre adjoint du Secteur de la Plateforme internationale veillent à ce qu’au Ministère, les plans de projet pour l’acquisition à court et à long terme, la remise à neuf et l’aliénation soient clairement définis et communiqués à tous les partis concernés.

Secteur responsable : Services ministériels de la plateforme (AAD)

Suivi de la gestion : Lorsque le projet de renouvellement de la gestion du matériel aura été entièrement mis en œuvre, de l’information standard sera disponible pour appuyer la planification. Des plans pour les biens nécessitant un remplacement cyclique seront préparés et communiqués au moyen d’une approche par étape reposant sur les produits de base.
(Date d’achèvement prévue: Complété)

Recommandation de la vérification 4 : Il est recommandé que le dirigeant principal des finances et le sous-ministre adjoint du Secteur de la plateforme internationale cernent et mettent en œuvre des moyens efficaces pour surveiller les acquisitions de véhicules dans les missions et qu’ils étudient les avantages que procurerait un processus central^{Note de bas de page1} de gestion du parc des missions.

Secteur responsable : Relations avec les clients et opérations des missions (AFD) en collaboration avec AAD

Suivi de la gestion :

• Pour le suivi que doit assurer le DPF, veuillez-vous référer au point 2 ci-dessus.
  (Date d’achèvement prévue: Complété)
• Au moment de la mise en œuvre complète du projet de renouvellement de la gestion du matériel, les avantages d’un processus central de gestion du parc pour les missions seront examinés.
  (Date d’achèvement prévue: Complété)
• Les acquisitions de véhicules pour le parc, la sélection des véhicules, les seuils découlant des accords commerciaux internationaux et les considérations d’ordre écologique feront tous l’objet d’une supervision centralisée par Service à la clientèle des missions (AFO), qui allouera des fonds aux missions pour les achats prévus de véhicules, tel qu’appuyé par l’exercice de planification budgétaire de la mission; les fonds ne seront transférés que sur notification de la mission.
  (Date d’achèvement prévue: Complété)

Recommandation de la vérification 5 : Le sous-ministre adjoint du Secteur de la plateforme internationale devrait :

• élaborer un processus pour l’aliénation des œuvres d’art qui ne sont plus requises pour les activités du Ministère et établir un déclencheur pour l’aliénation des œuvres d’art comme un certain nombre d’années en entreposage continu (ce qui suggère que l’œuvre n’est pas désirable) ou une valeur d’expertise minimale (ce qui semble indiquer qu’une œuvre est tellement précieuse qu’elle nécessite une expertise spéciale en matière de conservation);
• prendre en considération des moyens pour faire en sorte que le Ministère réalise un maximum de revenus de l’aliénation du matériel excédentaire dans les missions;
• élargir l’application des services de Mission eXchange pour prendre en mains les mesures d’acquisition et d’aliénation à l’Administration centrale.

Secteur responsable : Biens matériels (ARD)

Suivi de la gestion : Addendum :

• Des changements à la Politique pour l’aliénation des œuvres d’art ont été effectués à la suite de la présentation de cette recommandation.
• Les œuvres d’art ne peuvent être vendues.
• Cette recommandation ne s’applique plus.

(Date d’achèvement prévue: Complété)

Recommandation de la vérification 6 : Le sous-ministre adjoint du Secteur de la plateforme internationale et le dirigeant principal des finances étudient les avantages d’un service complet de gestion de parc^{Note de bas de page 2} de véhicules pour le parc opérationnel de l’Administration centrale et ses applications éventuelles à certaines missions.

Secteur responsable : AAD pour l’AC et AFD pour les missions nord-américaines

Suivi de la gestion : Le rapport coût-efficacité du recours à un service complet de gestion du parc (ARI) pour le parc opérationnel de l’Administration centrale et les missions en Amérique du Nord sera examiné.
(Date d’achèvement prévue: Complété)

Recommandation de la vérification 7 : Le sous-ministre adjoint du Secteur de la plateforme internationale et le dirigeant principal des finances devraient ajuster la taille du parc du Ministère en tenant compte des recommandations de l’initiative de rationalisation/d’optimisation du parc de véhicules et d’économies.

Secteur responsable : AFD et SPD

Suivi de la gestion : Le parc du Ministère sera examiné pour tenir compte de l’initiative de rationalisation/d’optimisation du parc de véhicules et d’économies.
(Date d’achèvement prévue: Complété)

Recommandation de la vérification 8 : Le dirigeant principal des finances devrait veiller à ce qu’on mette en place un moyen de suivre les dépenses d’entreposage, pour permettre à la direction d’établir clairement le coût de l’entreposage et de la mise en caisse du matériel du Ministère à l’Administration centrale et dans les missions afin d’améliorer la gestion de l’entreposage.

Secteur responsable : SPD

Suivi de la gestion : Des efforts seront déployés pour offrir la possibilité dans l’environnement système du projet de renouvellement de la gestion du matériel de saisir adéquatement les dépenses d’entreposage de l’Administration centrale et des missions et de présenter des rapports adéquats sur ces dépenses.
(Date d’achèvement prévue: Complété)

Recommandation de la vérification 9 : Le dirigeant principal des finances, le sous ministre adjoint du Secteur de la plateforme internationale et le sous-ministre adjoint du Secteur des services consulaires et de la gestion des urgences devraient prendre l’initiative d’une étude visant à évaluer les coûts-avantages du regroupement des entrepôts du Ministère dans la région de la capitale nationale.

Secteur responsable : AAD

Suivi de la gestion : Une étude visant à évaluer les coûts-avantages du regroupement des entrepôts du Ministère dans la région de la capitale nationale sera réalisée.
(Date d’achèvement prévue: Complété)

Recommandation de la vérification 10 : Le dirigeant principal des finances et le sous-ministre adjoint du Secteur de la plateforme internationale devraient veiller à ce que la consignation de l’inventaire et les rapports sur le matériel soient améliorés par la mise en œuvre et l’utilisation efficace de la solution technologique du projet de renouvellement de la gestion du matériel.

Secteur responsable : SPD/AAD

Suivi de la gestion : Le projet de renouvellement de la gestion du matériel en cours d’élaboration permettra de faire en sorte que la fonctionnalité requise pour saisir les activités de gestion du matériel et en rendre compte avec efficience et efficacité soit mise en œuvre au moyen d’une technologie qui appuie manifestement tous les partis concernés tout en éliminant la nécessité de systèmes maison secondaires.
(Date d’achèvement prévue: Complété)

Recommandation de la vérification 11 : Le dirigeant principal des finances devrait :

• fournir des politiques et une directive claires aux centres d’expertise au sujet de la consignation uniforme des achats groupés de biens valant individuellement moins de 10 000 $;
• veiller à ce que les directions générales qui utilisent l’information sur les immobilisations s’entendent sur un moyen commun d’identifier les aliénations ou achats d’immobilisations dans les missions, de présenter des rapports sur ces achats ou aliénations et de les consigner;
• fournir des communications claires aux missions concernant l’exigence de consigner les achats et les aliénations d’immobilisations et de les déclarer à l’Administration centrale.

Secteur responsable : Comptabilité ministérielle (SMD)

Suivi de la gestion : La politique sur les immobilisations sera mise à jour pour clarifier dans quelles circonstances il faut consigner les achats groupés de biens d’une valeur individuelle de moins de 10 000 $. La mise à jour sera effectuée en même temps que l’examen des immobilisations dirigé par le DPF, qui devrait être achevé d’ici mars 2012. Le DPF communiquera la politique dans tout le Ministère lorsqu’elle aura été mise à jour.
(Date d’achèvement prévue: Complété)

Recommandation de la vérification 12 : Le sous-ministre adjoint du Secteur de la plateforme internationale devrait élaborer une procédure efficace pour faire l’inventaire du matériel et de son état, à la résidence officielle et à la chancellerie, à l’arrivée d’un chef de mission.

Secteur responsable : AAD

Suivi de la gestion : Les procédures du Manuel de gestion du matériel seront renforcées et les changements seront communiqués aux missions s’il y a lieu.
(Date d’achèvement prévue: Complété)

Recommandation de la vérification 13 : Le dirigeant principal des finances devrait veiller à ce que des politiques, procédures et lignes directrices ministérielles relatives aux activités de gestion du matériel soient élaborées et communiquées par l’intermédiaire d’un manuel de gestion du matériel à l’intention de l’Administration centrale.

Secteur responsable : SPD

Suivi de la gestion : Des politiques ministérielles liées à la gestion du matériel seront établies et communiquées clairement. Des procédures et lignes directrices connexes seront mises à jour ou élaborées pour garantir une approche uniforme et englobant tous les aspects pour satisfaire aux objectifs en matière de politiques. Un manuel de gestion du matériel pour l’Administration centrale, similaire à celui des missions, sera préparé et mis en œuvre.
(Date d’achèvement prévue: Septembre 2015)

Recommandation de la vérification 14 : Le dirigeant principal des finances et le sous ministre adjoint du Secteur de la plateforme internationale devraient faire en sorte que :

• les domaines du Manuel de gestion du matériel qui sont sujets à interprétation soient clarifiés, notamment :
• le recouvrement des coûts;
• la fourniture de matériel pour des raisons de santé;
• la participation à des activités d’aliénation.

Secteur responsable : SPD/AAD

Suivi de la gestion : En ce qui concerne l’Administration centrale, un manuel de gestion du matériel nouvellement élaboré garantira que les clarifications sont fournies.
(Date d’achèvement prévue: Complété)

Pour ce qui est des missions, les clarifications seront intégrées au Manuel de gestion du matériel et les changements seront communiqués.
(Date d’achèvement prévue: Complété)

Recommandation de la vérification 15 : Le sous-ministre adjoint du Secteur de la plateforme internationale et le dirigeant principal des finances devraient veiller à ce que l’autorisation du Conseil du Trésor concernant l’utilisation récréative des véhicules et la politique et pratique du Ministère à cet égard soient harmonisées.

Secteur responsable : AFD en consultation avec Directives sur le service extérieur (AED) et AAD

Suivi de la gestion : Des propositions sur l’utilisation récréative des véhicules seront présentées à la haute direction et, une fois approuvées, seront incluses dans la politique sur l’utilisation des véhicules dans les missions. Elles seront mises en œuvre simultanément à la politique sur la rationalisation du parc.
(Date d’achèvement prévue: Complété)

Recommandation de la vérification 16 : Le sous-ministre adjoint du Secteur de la plateforme internationale devrait veiller à ce que la politique du MAECI sur l’investissement dans le parc de véhicules dans les missions canadiennes à l’étranger comprenne :

• des critères clairs pour la détermination des exigences relatives aux véhicules;
• des rôles et responsabilités clairs dans les missions et à l’Administration centrale;
• des exigences pour la surveillance par l’Administration centrale et la présentation de rapports à celle-ci;
• et qu’une politique distincte soit élaborée pour clarifier l’utilisation personnelle des véhicules ministériels dans les missions.

Secteur responsable : AFD en consultation avec AAD

Suivi de la gestion : Les modifications au Manuel de gestion du matériel permettront de garantir que les critères relatifs aux spécifications applicables aux véhicules sont uniformes, de définir clairement les rôles et responsabilités des missions et de l’Administration centrale et de fournir des directives précises sur l’utilisation personnelle des véhicules du Ministère dans les missions.
(Date d’achèvement prévue: Complété)

Une autre étude sera réalisée pour étudier le développement d’une application qui permettrait de saisir et d’analyser de l’information appuyant la surveillance et la présentation de rapports.
(Date d’achèvement prévue: Complété)

Annexe C: Tableaux

Tableau 4 : Dépenses en matériel pour l’EF 2009-2010

Les principaux types de matériel acquis par le MAECI comprennent le mobilier de bureau et de maison, les fournitures de bureau, les biens liés à la sécurité et les véhicules. Pour l’exercice 2009-2010, ces achats étaient répartis tels que présentés dans le tableau 4 ci-dessus.