Procédures particulières pour la note 3 afférente aux états financiers ministériels de 2010-2011

Octobre 2011

Sommaire exécutif

Dans le cadre de son examen des états financiers ministériels antérieurs, le Comité ministériel de vérification d’Affaires étrangères et Commerce international Canada a demandé des renseignements supplémentaires au sujet de la préparation de la note 3 des états financiers (Autorisations parlementaires). Le Bureau du dirigeant principal de la vérification a entrepris le travail de vérification lié à ce rapprochement afin d’assurer l’exactitude et l’exhaustivité de la note 3. Les rapports présentés par le dirigeant principal de la vérification et approuvés par le CMV indiquent que :

• le processus approprié a été suivi;
• le jugement professionnel de la direction s’est avéré fiable;
• le CMV peut se fier aux résultats du rapprochement.

Dans le cadre des discussions relatives aux états financiers de 2010-2011, le CMV a demandé des renseignements supplémentaires similaires sur la note 3 et demandé que le Bureau du dirigeant principal de la vérification entreprenne le même travail cette année. On a demandé à des vérificateurs d’entamer des procédures particulières pour vérifier l'exactitude et l’exhaustivité de la note 3 et pour s’assurer qu’elle a été préparée conformément aux exigences de la Norme comptable du Conseil du Trésor (NCCT) 1.2.

Le présent rapport relate les résultats des procédures particulières en question.

Pourquoi cela est-il important?

Les états financiers ministériels sont l'un des principaux outils de reddition de comptes. Ils permettent de montrer aux Canadiens, de façon transparente, que les fonds publics ont été utilisés en fonction des priorités. En s'assurant que les renseignements fournis dans les états financiers sont fiables, le MAECI préconise une saine gérance.

Qu’avons-nous examiné?

Voici l'approche adoptée dans le cadre de la vérification :

• Description détaillée du processus de rapprochement, y compris des contrôles internes existants, pour assurer l’exactitude de la note;
• Description de la méthodologie utilisée pour effectuer les rapprochements et exécution des procédures particulières ci-après relatives à l’exactitude et à l’exhaustivité de la note 3 et à sa préparation :
  • Corroborer les sommes indiquées à la note 3 a) avec les sommes indiquées dans les états financiers ministériels;
  • Corroborer les sommes indiquées à la note 3 a) qui ne sont pas divulguées clairement dans les états financiers ministériels, avec la balance de vérification P12-2 du MAECI;
  • Corroborer les sommes indiquées à la note 3 b) avec les sommes rapportées dans la présentation aux Comptes publics – Formulaire A (« Formulaire A »);
  • Corroborer les sommes indiquées à la note 3 c) avec les montants divulgués dans les états financiers ministériels.

Corroborer les sommes indiquées à la note 3 c) qui ne sont pas clairement divulguées dans les états financiers ministériels, avec la balance de vérification P12-2 du MAECI.

Qu’avons-nous trouvé?

Après avoir suivi les procédures particulières, les vérificateurs ont constaté ce qui suit :

• Il y a eu rapprochement de toutes les sommes indiquées dans la note 3 avec les sommes divulguées dans les états financiers ministériels, la balance de vérification P12-2 du MAECI, ou le formulaire A.
• La note 3 respecte les exigences de la NCCT 1.2 en matière de divulgation.
• Aucune divergence n'a été décelée en ce qui concerne la préparation et la divulgation de la note 3 afférente aux états financiers ministériels.
• Il n’y a aucune amélioration nécessaire à porter à l'attention de la direction.

Conclusion

Après avoir appliqué les procédures particulières, les vérificateurs n’ont trouvé aucune exception. Cependant, ces procédures ne constituent pas une vérification de la note 3 afférente aux états financiers du MAECI et, par conséquent, les vérificateurs n’ont pas formulé d’opinion sur cette note.

Énoncé d’assurance

Selon mon jugement professionnel en ma qualité de dirigeant principal de la vérification, j’estime que des procédures de vérification suffisantes et appropriées ont été suivies, et les éléments d’information recueillis confirment avec un haut niveau de fiabilité l’exactitude des renseignements contenus dans le présent rapport. Les résultats sont basés sur une comparaison des conditions, telles qu’elles existaient à l’époque, et selon les critères de vérification préétablis qui ont été acceptés avec la direction. Les résultats ne sont applicables que pour les processus examinés. Les éléments de preuve ont été recueillis en conformité avec la politique du Conseil du Trésor, ainsi que les directives et normes sur la vérification interne du gouvernement du Canada.

Original signé par :

Yves Vaillancourt, dirigeant principal de la vérification, 3 october 2011

1.0 Contexte

Les états financiers ministériels sont établis conformément à la norme comptable 1.2 du Conseil du Trésor : États financiers des ministères et des organismes. La NCCT et les bulletins d’information du Secrétariat du Conseil du Trésor exigent que les états financiers soient présentés selon la comptabilité d’exercice. La comptabilité d’exercice vise à garantir que les opérations sont comptabilisées pour la période à laquelle elles ont été réalisées. Les recettes sont comptabilisées au moment où elles sont gagnées (par opposition au moment où l’argent comptant est reçu) et les dépenses au moment où elles sont engagées (par opposition au moment où l’argent comptant est versé).

En raison de l'utilisation de la comptabilité d'exercice, l'état des résultats de fonctionnement et l'état de la situation financière peuvent prendre en compte des éléments pour lesquels des crédits parlementaires ont été obtenus lors d’exercices précédents ou dans l'exercice en cours ou encore qui le seront pour des exercices futurs. Par conséquent, les coûts de fonctionnement nets présentés selon la méthode de financement public différeront probablement des résultats que l’on obtiendrait selon la méthode de la comptabilité d'exercice. La NCCT 1.2 exige que les ministères et agences présentent une note sur les crédits parlementaires et que cette note comporte les deux sections suivantes :

• a) Rapprochement du coût de fonctionnement net et des autorisations utilisées de l'exercice en cours;
• b) Crédits obtenus et utilisés.

À la suite de la réunion du CMV le 20 juillet 2011, les membres du Comité ont demandé que la direction prépare la note 3 c) (Rapprochement de l’encaisse nette fournie par le gouvernement et des autorisations parlementaires de l’exercice en cours). La note 3 c) avait déjà été divulguée avant la mise en œuvre de la NCCT 1.2 actualisée (le MAECI avait adopté la NCCT actualisée avant sa mise en œuvre pour établir les états financiers ministériels de 2010; la NCCT actualisée est obligatoire pour tous les ministères et organismes du gouvernement depuis le 1^er avril 2010). La divulgation de la note 3 c) n'est pas obligatoire selon la NCCT actualisée. Cependant, le MAECI a choisi de divulguer cette note pour faire preuve de transparence en ce qui concerne les crédits utilisés. L'ensemble des crédits utilisés en 2011 (selon la note 3 afférente aux états financiers) totalisait 2 705 137 000 $ et concorde avec les renseignements sur les crédits contenus dans les Comptes publics du Canada 2010-2011.

2.0 Objectifs

Le mandat était d’exécuter des procédures spécifiques pour vérifier l'exactitude et l’exhaustivité de la note 3 et pour s’assurer qu’elle avait été préparée conformément aux exigences de la NCCT 1.2. L'objectif du rapport destiné au dirigeant principal de la vérification était de fournir des renseignements sur les composantes clés suivantes :

• Description détaillée du processus de rapprochement, y compris des contrôles internes existants, pour assurer l'exactitude de la note;
• Description de la méthodologie utilisée pour effectuer les rapprochements et exécution des procédures particulières suivantes relatives à l'exactitude et à l'exhaustivité de la note 3 et à sa préparation :
  • Corroborer les sommes indiquées à la note 3 a) avec les sommes indiquées dans les états financiers ministériels;
  • Corroborer les sommes indiquées à la note 3 a) qui ne sont pas divulguées clairement dans les états financiers ministériels, avec la balance de vérification P12-2 du MAECI;
  • Corroborer les sommes indiquées à la note 3 b) avec les sommes indiquées dans la présentation aux Comptes publics – Formulaire A (« Formulaire A »);
  • Corroborer les sommes indiquées à la note 3 c) au moyen des montants divulgués dans les états financiers ministériels
  • Corroborer les sommes indiquées à la note 3 c) qui ne sont pas clairement divulguées dans les états financiers ministériels, avec la balance de vérification P12-2 du MAECI.

3.0 Description du processus

Nous avons mené des entrevues approfondies avec le personnel de la Comptabilité ministérielle (SMOC) en vue de déterminer le processus suivi pour établir les rapprochements de la note 3. La compréhension du vérificateur se fonde principalement sur les entrevues réalisées avec les représentants du MAECI ainsi que sur un examen de la documentation choisie. Les vérificateurs n'ont pas mis à l'épreuve la conception et la mise en œuvre des contrôles internes et n’ont pas procédé à une vérification des données qui sous-tendent les sommes indiquées à la note 3 des états financiers ministériels.

Processus de préparation

En 2011, les renseignements de la note 3 ont été rassemblés à partir des différentes sources suivantes :

• Les états financiers non vérifiés : état des résultats de fonctionnement, des capitaux propres, de la situation financière et des flux de trésorerie;
• Feuilles de calcul Excel préparées par SMOC : renseignements sur la balance de vérification par numéro de fonds et numéro de compte de rapports financiers;
• Présentation aux Comptes publics – Formulaire A – Résumé de la provenance et de l’utilisation des autorisations (information budgétaire);
• Rapports des affectations fournis par le Secrétariat du Conseil du Trésor;
• Rapports du Système de gestion intégrée : utilisation des autorisations au cours de l'exercice;
• Correspondance interministérielle par courrier électronique.

Les états financiers, y compris les notes, sont établis à l'aide d'une feuille de calcul Excel conçue par SMOC. Le modèle Excel a été actualisé au cours de l'exercice afin de produire une version plus sophistiquée (c.-à-d. automatisée). Ce nouveau gabarit permet à SMOC d’importer le fichier texte de la balance de vérification P12-2 en Excel, lequel organise ensuite automatiquement les renseignements par compte de rapports financiers. Le modèle utilise des fonctions de consultation de table et des liens pour alimenter les états financiers et les notes. La note 3 a) a été alimentée à l’aide de ces feuilles de calcul comportant des liens.

La note 3 b) a été alimentée à l'aide d'une « feuille d'entrée » préparée par SMOC. La « feuille d'entrée » est une feuille de calcul Excel qui renferme les postes n'apparaissant pas dans la balance de vérification du MAECI (par exemple, les crédits alloués et les crédits périmés). Les postes pertinents sur la « feuille d’entrée » sont reportés à partir de la présentation aux Comptes publics – Formulaire A.

La note 3 c) a été établie manuellement dans le fichier Excel conformément à la NCCT de 2008. Les balances ont été extraites des états financiers ou, dans certains cas, directement du SAP.

La note 3 a) été préparée par un analyste financier de SMOC et examinée par le directeur adjoint de SMOC, Comptabilité ministérielle. L’examen a consisté à examiner les renseignements sous-jacents de la balance de vérification ainsi que les chiffres utilisés pour le rapprochement. Les crédits périmés indiqués se fondaient sur les rapports du Conseil du Trésor et sur les renseignements internes. Ils ont été examinés par le directeur adjoint de la Direction de la planification et de la gestion des ressources (SWP).

3.1 Contrôles internes

Au cours de la documentation des processus de préparation et d'examen relatifs à la préparation de la note 3, les vérificateurs ont défini, au moyen d'entrevues, les contrôles internes suivants :

• Séparation des tâches : la note 3 afférente aux états financiers est préparée par un analyste financier et examinée par le directeur adjoint;
• Documentation d'appui pertinente et tenue des dossiers (cahier de la documentation de fin d'exercice) : le cahier de la documentation de fin d'exercice renferme une documentation d'appui importante pour les postes individuels et l'information à fournir;
• La direction se fonde sur les politiques et procédures comptables du MAECI pour préparer la note 3 des états financiers;
• Contrôles intégrés au SGI, tels que les mots de passe;
• Accès limité aux états financiers : seul le personnel de SMOC a accès aux états financiers – sept personnes au total.

Aucun mot de passe n'est requis pour accéder à la feuille de calcul des états financiers dans le cadre des contrôles internes mis en œuvre par les gestionnaires; cependant, aucun employé à l’exception des membres du groupe SMFQ (sept personnes) ne peut accéder à la version préliminaire des états financiers. De plus, tout changement apporté sans autorisation serait décelé au cours du processus d'examen (p. ex. par la comparaison d’une ébauche antérieure à une ébauche actuelle), et on se pencherait sur cette situation en examinant les copies de sauvegarde du fichier. Des copies de sauvegarde sont effectuées lorsqu'un changement est apporté.

3.2 Description de la méthode de rapprochement

Le rapprochement de la note 3 effectué par les gestionnaires a été comparé aux instructions de la NCCT 1.2 pertinente dans le but d’examiner la méthode appliquée pour faire les rapprochements. Les gestionnaires ont préparé la note 3 à l'aide des formulations suggérées dans l'échantillon de la NCCT pour les parties a) et b), à l'exception des éléments suivants :

• Terminologie utilisée : Dans les versions anglaises, la NCCT 1.2 suggère d'utiliser le terme « Authorities » alors que le MAECI utilise le terme « Appropriations » dans l'introduction de la note 3 et dans les tableaux de la note 3 a) et 3 b). Dans les versions françaises, le terme « autorisations » est utilisé dans les deux cas.
• Explications supplémentaires : la NCCT 1.2 propose d'inclure un court paragraphe d'introduction pour expliquer le but des rapprochements. Le MAECI a inséré ce paragraphe ainsi qu'un paragraphe supplémentaire décrivant les causes des écarts indiqués dans la note 3 a).

Pour la préparation de la note 3 c), la direction a suivi le format de présentation décrit dans la version précédente de la NCCT 1.2 puisque la NCCT actualisée ne comprend pas la note 3 c) dans l’Ensemble modèle d'états financiers.

3.3 Description des estimations et jugement professionnel utilisé pour le rapprochement

Les vérificateurs ont recensé les estimations importantes ci-dessous incluses dans la note 3 et dans les états financiers, dont la préparation a nécessité l'exercice d'un jugement professionnel sûr.

Les estimés se fondent sur les hypothèses établies par la direction et sur les données historiques rassemblées par SMOC; les vérificateurs n'ont pas évalué le caractère approprié des hypothèses utilisées pour établir les estimés.

Le jugement professionnel utilisé pour calculer la provision pour créances douteuses se fonde sur l'analyse des soldes des comptes clients. Le jugement professionnel utilisé pour calculer les indemnités de départ repose sur le ratio fourni par le Secrétariat du Conseil du Trésor ainsi que sur les tendances historiques que révèlent les données liées aux employés recrutés sur place (p. ex. taux de mise à pied et de paiement). Le jugement professionnel utilisé en ce qui concerne l’amortissement des immobilisations corporelles est limité puisque le système comptable sélectionne automatiquement la durée de vie utile en fonction de la catégorie de biens choisie lorsqu'on inscrit au budget l'acquisition d'une immobilisation. Les durées de vie utile choisies par le MAECI sont conformes aux lignes directrices NCCT 3.1 (immobilisations corporelles).

4.0 Procédures particulières

Les vérificateurs ont exécuté les cinq procédures particulières ci-dessous pour évaluer le contenu de la note 3 des états financiers ministériels 2011 du MAECI :

1. Corroborer les sommes indiquées à la note 3 a) avec les sommes indiquées dans les états financiers ministériels;
2. Corroborer les sommes indiquées à la note 3 a) qui ne sont pas divulguées clairement dans les états financiers ministériels, avec la balance de vérification P12-2 du MAECI;
3. Corroborer les sommes indiquées à la note 3 b) avec les sommes indiquées dans le Formulaire A;
4. Corroborer les sommes indiquées à la note 3 c) avec les montants divulgués dans les états financiers ministériels;
5. Corroborer les sommes indiquées à la note 3 c) qui ne sont pas clairement divulguées dans les états financiers ministériels, avec la balance de vérification P12-2 du MAECI.

L'annexe B présente ces éléments, lesquels ont été examinés selon les procédures particulières, ainsi que leurs montants respectifs, tels que présentés à la note 3.

4.1 Corroborer les sommes indiquées à la note 3 a) avec les sommes indiquées dans les états financiers ministériels.

Les vérificateurs ont corroboré les sommes indiquées à la note 3 a) avec les autres sommes qui ont été divulguées séparément dans les états financiers ministériels, tels que l’état consolidé de la situation financière, l’état consolidé des résultats, la note sur les immobilisations corporelles, etc.). Voici les éléments de la note qui ont fait l'objet d'une corroboration :

• Coût de fonctionnement net : 2 618 millions $
• Services fournis gratuitement par d'autres ministères : (97 millions $)
• Amortissement des immobilisations corporelles : (92 millions $)
• Gain (perte) sur l'aliénation et dépréciation des immobilisations corporelles – net : 0,5 million $
• Provision pour créances douteuses : (1 million $)
• Diminution (augmentation) des indemnités de vacances et de congés compensatoires : 2 millions $
• Augmentation des avantages sociaux accumulés des employés : (8 millions $)
• Acquisition d’immobilisations corporelles : 150 millions $
• Diminution des charges payées d'avance : (10 millions $)
• Augmentation (diminution) du stock destiné à la revente : 2 millions $
• Augmentation (diminution) du stock de matières consommables : 1 million $

Nous n’avons constaté ni erreur ni écart.

4.2 Corroborer les sommes indiquées à la note 3 a) qui ne sont pas divulguées clairement dans les états financiers ministériels, avec la balance de vérification P12-2 du MAECI

Les éléments ci-dessous faisaient partie du rapprochement de la note 3 a) mais n'ont pu être retracés jusqu’aux états financiers. Nous avons donc demandé au personnel du MAECI de fournir des renseignements supplémentaires.

• Remboursement de dépenses des années précédentes : 14 millions $
• Revenu non disponible pour dépense (retourné au Trésor) : 175 millions $
• Diminution des comptes créditeurs n'ayant pas d'incidence sur les crédits : NÉANT
• Autres : (0,3 million $)
• Utilisation des produits découlant de la vente de biens excédentaires : 0,7 million $

Nous n'avons constaté ni erreur ni écart relativement aux éléments ci-dessus.

4.3 Corroborer les sommes indiquées à la note 3 b) avec les sommes indiquées dans le formulaire a – présentation aux comptes publics

La note 3 b) sert au rapprochement des autorisations obtenues et utilisées par le MAECI; le MAECI rend des comptes sur les autorisations au Receveur général au moyen du formulaire A, qui est préalimenté par le Secrétariat du Conseil du Trésor. À ce titre, nous avons dû examiner le formulaire A et la note 3 b) simultanément pour nous assurer que les états financiers et la présentation au receveur général contenaient les mêmes renseignements. Le MAECI a recensé les autorisations suivantes en 2011 :

• Crédit 1 (Dépenses de fonctionnement) : 1 693 millions $
• Crédit 5 (Dépenses en capital) : 234 millions $
• Crédit 10 (Subventions et contributions) : 964 millions $
• Crédit 15 (Passeport Canada – dépenses en immobilisations) : NÉANT
• Prescrit par la loi – Passeport Canada : 133 millions $
• Dépenses législatives : 98 millions $
• Total des autorisations non utilisées : 417 millions $, divisés comme suit :
  • Autorisations disponibles pour les années futures : 32 millions $
  • Crédits périmés : Fonctionnement : 149 millions $
  • Crédits périmés : Immobilisations : 44 millions $
  • Crédits périmés : Subventions et contributions : 107 millions $
  • Crédits périmés : Dépenses en immobilisations de Passeport Canada : 85 millions $

Nous n’avons constaté ni erreur ni écart.

4.4 Corroborer les sommes indiquées à la note 3 c) avec les montants divulgués dans les états financiers ministériels

Les vérificateurs ont corroboré les sommes indiquées à la note 3 c) avec les autres sommes qui ont été divulguées séparément dans les états financiers ministériels, tels que l’état consolidé de la situation financière, l’état consolidé des résultats, la note sur les immobilisations corporelles, etc.). Voici les éléments de la note qui ont fait l'objet d'une corroboration :

• Encaisse nette fournie par le gouvernement : 2 538 millions $
• Revenus provenant de l'aliénation d'immobilisations corporelles : 14 millions $
• Diminution (augmentation) des comptes débiteurs et des avances : (20 millions $)
• Augmentation (diminution) des comptes créditeurs et des charges à payer : 34 millions $
• Augmentation (diminution) du revenu rapporté : 0,2 million $

Nous n’avons constaté ni erreur ni écart.

4.5 Corroborer les sommes indiquées à la note 3 c) et qui ne sont pas clairement divulguées dans les états financiers ministériels, avec la balance de vérification P12-2 du MAECI

Les éléments ci-après faisaient partie du rapprochement de la note 3 c) mais n'ont pu être retracés jusqu’aux états financiers ministériels. Nous avons donc demandé au personnel du MAECI de fournir des renseignements supplémentaires.

• Revenu non disponible pour dépense : 125 millions $
• Remboursement de dépenses des années précédentes : 14 millions $
• Autres ajustements : (0,7 million $)

Nous n’avons constaté ni erreur ni écart.

5.0 Résultats de l’examen, observations et recommandations

Après avoir exécuté les procédures établies, les vérificateurs ont noté ce qui suit :

• Tous les montants indiqués dans la note 3 avaient fait l’objet d’un rapprochement avec les sommes divulguées dans les états financiers ministériels, la balance de vérification P12-2 du MAECI, ou le formulaire A.
• La note 3 est conforme aux exigences de la NCCT 1.2 en matière de divulgation.
• Aucune divergence n'a été décelée en ce qui concerne la préparation et la divulgation de la note 3 afférente aux états financiers ministériels.
• Il n’y a aucune amélioration nécessaire à porter à l'attention de la direction.

6.0 Conclusion

Après avoir appliqué les procédures particulières indiquées, les vérificateurs n’ont trouvé aucune exception. Cependant, ces procédures ne constituent pas une vérification de la note 3 afférente aux états financiers du MAE

Annexe A – Note 3 afférente aux états financiers