Vérification de la gestion des documents

Tirer parti du pouvoir de l’information

Septembre 2012
Rapport Final – Bureau du dirigeant principal de la vérification
Affaires étrangères et Commerce international Canada

Sommaire exécutif

Conformément à son Plan de vérification axé sur les risques pour 2011-2012, qui a été approuvé, le Bureau du dirigeant principal de la vérification a mené une vérification interne de la gestion des documents au ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (MAECI). Dans le thème général de la gestion de l’information, cet élément ayant trait à la gestion des documents a été cerné comme prochaine priorité, dans une série de vérifications planifiée, par le Comité ministériel de vérification, compte tenu du risque élevé en matière de gestion de l’information décrit dans le Profil de risque ministériel pour 2011-2012. Ce travail de vérification s’appuie également sur les résultats de la Vérification interne horizontale de la tenue des documents électroniques^{Note de bas de page 1} menée par le Bureau du contrôleur général en 2010-2011.

La gestion des documents comprend la création, la réception, la tenue, l'utilisation et l'élimination des documents ayant une valeur opérationnelle. La Directive sur la tenue de documents du Conseil du Trésor définit les ressources documentaires à valeur opérationnelle comme des documents publiés ou non, qui permettent et documentent la prise de décisions à l'égard de programmes, de services et d'opérations continues. Ces documents appuient les exigences des ministères en matière de rapports, de rendement et de responsabilisation.

Les ministères devraient connaître l’information à valeur opérationnelle qui relève d’eux, savoir où se trouve cette information et sa condition. À ce titre, les ministères doivent mettre en œuvre des systèmes et pratiques de gestion de l’information et des documents qui démontrent une bonne gérance des ressources d’information. La gestion efficace des documents constitue le fondement permettant d’assurer le bon fonctionnement de l’ensemble du système de gestion de l’information ainsi que :

• la gouvernance efficace par l’intermédiaire de la prise de décisions judicieuses;
• la gestion efficiente et efficace des programmes et des services;
• l’allocation et l’utilisation efficaces des ressources;
• la satisfaction des exigences prévues par la loi, des exigences en matière de preuves et en matière de responsabilisation;
• la documentation et la préservation des événements importants sur le plan historique et culturel;
• l’élaboration et la mise en œuvre d’une stratégie de gestion des connaissances efficace.

En raison des avancées technologiques mondiales, le régime de gestion des documents et de l’information du MAECI s’est transformé considérablement, passant d’un environnement reposant principalement sur le papier à un environnement dominé par les dossiers électroniques. Cette évolution a entraîné en retour l’abandon progressif d’un système de classement centralisé et structuré tenu par des commis au classement spécialisés en la matière au profit d’un système en grande partie décentralisé et non structuré dans lequel le créateur de l’information est également le gardien et le gestionnaire des documents.

Pourquoi est-ce important?

En cette ère de progrès technologiques continus, les gens s’attendent souvent à ce que l’information soit diffusée instantanément. À l’échelle mondiale, l’information est créée à un rythme croissant. Le référentiel du réseau partagé du MAECI croît d’au moins 100 GB chaque mois et sa taille a quintuplé entre 2006 et 2011. Dans le contexte du gouvernement fédéral, il est essentiel d’établir un équilibre entre la capacité de gérer efficacement les dossiers ayant une valeur opérationnelle pour faciliter leur extraction rapide d’une part, et la nécessité de maintenir les coûts à un niveau acceptable et d’assurer la protection des dossiers, d’autre part.

En 2010-2011, selon les dépenses en immobilisations et les dépenses de fonctionnement en matière de gestion de l’information et de technologie de l’information dont on a fait le suivi, le Ministère a dépensé 189 M$^{Note de bas de page 2} ou environ 8 p. 100 du budget total (à l’exception du Crédit 10 – Subventions et contributions) pour la GI/TI.

Le MAECI sert plus de 12 600 utilisateurs situés à l’Administration centrale, dans de multiples sites de la région de la capitale nationale, dans des bureaux régionaux au Canada et dans des missions partout dans le monde. Le Ministère gère l’information propre à chacun de ces sites ainsi que des questions horizontales importantes qui transcendent leurs responsabilités respectives. Il est essentiel de disposer d’information complète et disponible au bon moment pour permettre une gestion des enjeux efficace au MAECI. De plus, le MAECI compte une grande proportion d’employés dont les postes sont de nature permutante. Le fait de veiller à ce que les dossiers ayant une valeur opérationnelle soient accessibles appuie la gestion des connaissances et revêt une importance accrue dans ce contexte où les employés changent fréquemment de poste ou d’emplacement.

Une saine gestion des documents contribue à faire en sorte que l’information soit fournie en temps opportun en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ce qui est essentiel pour satisfaire aux exigences prévues par la loi et pour atténuer les risques d’atteinte à la réputation du Ministère.

Qu’avons-nous examiné?

La vérification visait à évaluer dans quelle mesure le cadre de gestion des documents du MAECI permet une intégration efficace de l’information essentielle pour la prise de décisions et la gestion des connaissances. Ces travaux ont principalement porté sur les documents non structurés, à savoir l’information maintenue en dehors des systèmes relatifs aux ressources humaines et financières. La portée, les objectifs, les critères et la méthodologie de la vérification figurent en détail à l'annexe A – À propos de la vérification.

La vérification a permis d’examiner plus en détail deux éléments cernés dans la Vérification interne horizontale de la tenue des documents électroniques1 du Bureau du contrôleur général (BCG) du Canada. Ces deux éléments comprennent la mesure dans laquelle :

• les programmes et les secteurs de politiques du MAECI ont élaboré un cadre permettant de cerner l’information ayant une valeur opérationnelle pour appuyer la prise de décisions en temps opportun;
• les applications et outils de gestion de l’information sont utilisés pour gérer l’information sur les politiques et programmes du Ministère.

Qu’avons-nous constaté?

Le Ministère doit relever des défis lorsqu’il s’agit de gérer les documents efficacement, ce qui indique que cela demeure un des principaux risques organisationnels. Ces défis ont une incidence sur la capacité du Ministère à gérer l’information en tant que ressource et à faciliter l’intégration efficace de l’information essentielle pour la prise de décisions. Les éléments clés d’un régime de saine gestion des documents n’étaient pas en place, notamment :

• une stratégie détaillée de gestion des connaissances;
• une politique à l’échelle du Ministère qui est efficace pour permettre au dirigeant principal de l'information d’exercer l’autorité fonctionnelle sur la gestion de l’information;
• des systèmes efficaces dans lesquels stocker les documents ayant une valeur opérationnelle;
• une supervision pour assurer une utilisation appropriée des systèmes;
• l’harmonisation des résultats aux évaluations de rendement;
• un processus cohérent de cycle de vie de l’information à l’échelle du Ministère (collecte, création, réception, saisie, organisation, utilisation et distribution, tenue, protection, conservation et disposition) pour faciliter l’extraction rapide de documents complets aux fins de la prise de décisions;
• un processus permettant de faire en sorte que les investissements dans la gestion de l’information produisent les avantages escomptés.

Principales recommandations

La vérification a donné lieu à plusieurs recommandations, qui sont présentées tout au long du rapport, afin de renforcer la gestion des documents. Pour obtenir un succès global, il sera essentiel de faire en sorte que :

Le dirigeant principal de l’information renforce la gestion de l’information et des documents au Ministère en mettant en œuvre une politique pour :

• établir clairement l’autorité fonctionnelle du dirigeant principal de l’information;
• définir clairement les rôles, les responsabilités, les pouvoirs et les obligations de rendre des comptes de toutes les parties participant à la gestion de l’information;
• décrire l’orientation stratégique du Ministère pour la gestion de l’information;
• définir un mécanisme de supervision aligné sur les évaluations de rendement des employés.

Ce cadre stratégique devrait aider les gestionnaires et les employés du Ministère à assumer leurs responsabilités en matière de gestion de l’information en ce qui concerne la détermination et la gestion de l’information ayant une valeur opérationnelle tout au long de son cycle de vie.

Une mise en œuvre réussie de toutes les recommandations permettra d’améliorer les régimes de gestion de l’information, des documents et des connaissances au Ministère et de faire en sorte que le MAECI puisse tirer parti du pouvoir de son information. L’annexe B présente d’autres recommandations et le Plan d’action de la gestion pour y donner suite.

Conclusion

Le Ministère n’a pas mis en place un cadre de gestion des documents efficace. Des éléments clés en matière de gouvernance et de supervision font défaut. La mise en œuvre de divers outils, pratiques et systèmes aux fonctionnalités incompatibles a donné lieu à des approches de la gestion des documents non coordonnées et en grande partie insatisfaisantes. Ainsi, le Ministère ne connaît pas les ressources d’information ayant une valeur opérationnelle qui relèvent de lui, leur emplacement et leur condition. Cela mine la capacité du Ministère à accéder à l’information clé en temps opportun pour faciliter l’intégration efficace de l’information essentielle aux fins de la prise de décisions. Même si des progrès ont été réalisés dans les derniers mois, un effort important et soutenu est nécessaire pour améliorer la gestion des documents au MAECI pour appuyer la prise de décisions et la gestion des connaissances à l’échelle du Ministère.

Énoncé d'assurance

Selon mon jugement professionnel en tant que dirigeant principal de la vérification, les procédures de vérification suivies et les données recueillies sont suffisantes et appropriées pour confirmer l’exactitude de l’opinion formulée dans le présent rapport. Ces résultats se fondent sur un examen des situations recensées au cours de la période visée en fonction des critères de vérification préétablis qui ont été acceptés par la direction. Elle s’applique uniquement aux processus vérifiés. La vérification a été menée conformément à la politique, aux directives et aux normes du Conseil du Trésor en matière de vérification interne pour le gouvernement du Canada.

Original signé par : Yves Vaillancourt
Dirigeant principal de la vérification

1.0 Contexte

La gestion des documents comprend la création, la réception, la tenue, l'utilisation, la protection et l'élimination des documents. Elle comprend les processus pour saisir et conserver les éléments de preuve et l’information ayant une valeur opérationnelle. Le diagramme suivant illustre le cycle de vie des documents. La gestion efficace des documents tout au long de leur cycle de vie nécessite la connaissance des activités, la prise en charge d’un système; l’application uniforme des conventions d’appellation; des droits d’accès appropriés; des moteurs de recherche efficaces; la connaissance des pratiques en matière de disposition comme l’archivage, le transfert et la suppression; et, ce qui est important, le respect des politiques et des normes établies tout au long du processus.

Figure 1 : Cycle de vie de la gestion des documents

• Détermination et collecte des documents à valeur opérationnelle
• Saisie / enregistrement
• Tenue et protection
• Recherche et extraction
• Utilisation et diffussion de l'information
• Conservation et disposition

La Directive sur la tenue de documents du Conseil du Trésor du Canada définit les ressources documentaires à valeur opérationnelle comme des documents publiés ou non qui permettent et documentent la prise de décisions à l'égard de programmes, de services et d'opérations continues. Ces documents appuient également les exigences des ministères en matière de rapports, de rendement et de responsabilisation.

Le Cadre stratégique pour l'information et la technologie du Conseil du Trésor du Canada stipule que les documents et l’information doivent être traités comme des ressources. Cela signifie que les ministères devraient connaître les ressources d’information ayant une valeur opérationnelle qui relèvent d’eux, leur emplacement et leur condition. À ce titre, les Ministères doivent mettre en œuvre des systèmes et pratiques de gestion de l’information et des documents qui démontrent une saine intendance des ressources d’information. Cela s’avère particulièrement difficile au MAECI en raison de la combinaison de documents « Très secret », « Secret », « Protégé » et non classifiés pris en charge sur différents systèmes.

De plus, conformément à la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, l’élimination des documents fédéraux ou ministériels est subordonnée à l’autorisation écrite de Bibliothèque et Archives Canada. La liste complète de tous les éléments du Cadre stratégique du Conseil du Trésor et des instruments connexes est présentée à l’Annexe C : Politiques, directives et dispositions législatives applicables.

Responsabilisation, rôles et responsabilités en matière de gestion de l’information et des documents

Conformément à la Politique sur la gestion de l'information du Conseil du Trésor du Canada, l’obligation de rendre des comptes à l’égard de la gestion de l’information dans les ministères est attribuée au sous-ministre. La politique prévoit que le sous ministre doit désigner un cadre supérieur chargé de la gestion de l’information; au MAECI, ce rôle a été assigné au dirigeant principal de l’information.

La Directive sur les rôles et responsabilités en matière de gestion de l'information (Section 6.1) du Conseil du Trésor et la Directive sur la tenue de documents définissent les rôles et responsabilités qui suivent.

Cadre supérieur chargé de la gestion de l’information (dirigeant principal de l’information du MAECI)

• coordonner, promouvoir et orienter la gestion de l’information au sein du Ministère;
• s'assurer qu'il y a en place une gouvernance et des structures de reddition des comptes appropriées dans tout le Ministère;
• coordonner les ressources et la mise en œuvre des activités ministérielles de gestion de l'information;
• repérer et protéger les ressources documentaires ayant une valeur opérationnelle;
• établir et mettre en œuvre l’orientation de la gestion, les processus et outils nécessaires pour gérer efficacement l’information tout au long de son cycle de vie;
• documenter les pratiques en matière de tenue de dossiers; pratiques qui doivent être alignées sur les activités ministérielles et tenir compte des exigences en matière de reddition de comptes, de gérance, de mesure du rendement, de production de rapports ainsi que des exigences prévues par la loi;
• déterminer et surveiller les besoins ministériels en matière de formation et de ressources en gestion de l’information, et y répondre;
• surveiller l’efficacité de la politique sur la gestion de l’information.

Gestionnaires

• analyser les processus opérationnels et communiquer les exigences en matière d’information aux spécialistes fonctionnels de la gestion de l’information;
• mettre en application la politique, les normes, les procédures, les directives, les lignes directrices, les outils et les pratiques exemplaires en matière de gestion de l'information dans l'exécution de leurs tâches pour assurer l'authenticité et l'intégrité de l’information;
• s’assurer que des mesures appropriées sont mises en place pour la gestion de l'information provenant d'autres ministères et organismes fédéraux ainsi que de particuliers ou d’entités de l'extérieur du gouvernement fédéral.

Employés

• gérer l'information qu'ils recueillent, créent et utilisent comme une ressource précieuse à l'appui non seulement des résultats des programmes et des services, mais aussi des obligations redditionnelles et des besoins opérationnels du Ministère.

Profil de dépenses en matière de gestion de l’information

La vérification n’a pas permis de déterminer avec exactitude le montant global en dollars consacré à la gestion des documents et de l’information au MAECI. De nombreuses unités jouent un rôle dans la gestion de l’information, mais les coûts associés au niveau des unités ne sont pas indiqués dans les systèmes financiers du Ministère. Même si elle n’est pas pleinement représentative, notre évaluation des dépenses en matière de gestion de l’information au Ministère repose sur les dépenses en GI/TI. En 2010-2011, d’après les dépenses en immobilisations et les dépenses de fonctionnement en GI/TI qui ont été suivies, le Ministère a dépensé 189 M$ pour la GI/TI ou environ 8 p. 100 du budget ministériel total (à l’exception du Crédit 10 – Subventions et contributions).

Même si la Direction générale de la gestion de l’information et de la technologie et la Direction générale de l'infrastructure technologique avaient la responsabilité globale de la gouvernance de la GI/TI au Ministère, elles ne représentaient qu’environ 60 p. 100 du budget de GI/TI. De nombreux secteurs contrôlaient l’autre part de 40 p. 100 du budget de GI/TI. Le niveau de décentralisation illustré par les données ci-dessus continue de prévaloir à ce jour et accroît la complexité.

Structure de gouvernance du MAECI pour la gestion de l’information et des documents

La structure de gouvernance à l’égard de la gestion de l’information au Ministère continue d’évoluer. À l’heure actuelle, les décisions d’investissement dans la gestion de l’information sont prises par plusieurs comités, tel qu’illustré dans le diagramme ci après.

2.0 Observations et Recommandations

Il est difficile de gérer efficacement les documents dans l’environnement complexe et diversifié du MAECI, mais le fait de concevoir et de mettre en œuvre une approche de la gestion de l’information à l’échelle du Ministère permettrait au MAECI de protéger son information et de tirer parti du pouvoir qu’elle recèle. Dans ce contexte, des observations sont formulées ci-après en ce qui concerne :

• le cadre stratégique du Ministère
• la stratégie de gestion des connaissances du Ministère;
• la gestion de l'information tout au long de son cycle de vie;
• les investissements du Ministère dans la gestion de l’information et des documents.

2.1 Mettre en œuvre un cadre stratégique pour renforcer l’autorité fonctionnelle sur la gestion de l’information

Une gouvernance efficace nécessite une autorité fonctionnelle clairement assignée en ce qui concerne la gestion de l’information, des documents et des connaissances. Cela est particulièrement important lorsque les responsabilités relatives à la gestion de l’information sont très dispersées. L’autorité fonctionnelle devrait pouvoir s’appuyer sur l’élaboration et la mise en œuvre de politiques, de stratégies, de directives et de lignes directrices pertinentes en matière de gestion de l’information. L’autorité fonctionnelle devrait alors exercer un contrôle et une surveillance à l’égard de la gestion de l’information, des documents et des connaissances par l’intermédiaire d’activités continues de surveillance et d’établissement de rapports.

Le sous-ministre a attribué la responsabilité de la gestion de l’information au Ministère au dirigeant principal de l’information comme l’exige l’article 6.1 de la Directive sur les rôles et responsabilités en matière de gestion de l'information du Conseil du Trésor du Canada. Bien que la responsabilité générale revienne au dirigeant principal de l’information, le pouvoir d’acquérir des outils et services liés à la gestion de l’information est délégué dans l’ensemble du Ministère. Ainsi, de nombreuses directions et missions ont mis au point et mis en œuvre leurs propres solutions (p. ex. des wikis et des sites intranet de mission) et pratiques en ce qui concerne la gestion des ressources documentaires sans assurer la liaison avec le dirigeant principal de l’information pour assurer la coordination à l’échelle du Ministère. Cela a entraîné des pratiques non efficientes étant donné que des solutions qui procurent les mêmes fonctionnalités (p. ex. des bases de données pour la gestion des relations avec la clientèle, dont le système TRIO du Service des délégués commerciaux et un grand nombre de solutions maison) sont reproduites d’une division ou mission à l’autre.

Le dirigeant principal de l’information a déployé des efforts pour mettre en œuvre une approche commune de la gestion de l’information et des documents. Le Programme d'amélioration de la gestion de l'information a été lancé en 2006 afin de promouvoir l’adoption de saines pratiques de gestion de l’information au MAECI et d’accroître l’utilisation du système de gestion des documents ministériels, soit InfoBanque. Toutefois, l’utilisation d’InfoBanque ne constituait pas une exigence obligatoire. Par conséquent, six ans après le lancement du programme, seulement 56 p. 100 du personnel de l’Administration centrale et 40 p. 100 du personnel des missions utilisent InfoBanque. De plus, de nombreuses unités ont encore des plans, structures et processus de classement des dossiers disparates.

L’exercice de l’autorité fonctionnelle à l’égard de la gestion de l’information n’est pas efficace. Cela s’explique principalement par le fait qu’on n’a pas mis en place une politique approuvée pour la gestion de l’information et une orientation stratégique connexe pour donner au dirigeant principal de l’information les moyens de faire appliquer une approche commune de la gestion de l’information. Le dirigeant principal de l’information a soumis une ébauche de politique sur la gestion de l’information pour 2012-2015 à un examen détaillé de la part de divers comités et intervenants. Toutefois, cette politique n’a pas encore été présentée au Comité des opérations, ni approuvée par celui-ci.

En l’absence d’une politique ministérielle, il n’est pas possible de prescrire et de superviser une approche coordonnée de la gestion de l’information. Cela entraîne des risques liés à l’efficacité et à l’efficience étant donné que le Ministère ne peut obtenir l’information pertinente en temps opportun afin de faciliter la prise de décisions. En outre, le Ministère n’est pas en mesure de répondre efficacement aux exigences réglementaires comme les demandes au titre de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels. Par ailleurs, il existe un risque que le Ministère ne respecte pas l’échéance de 2015 pour assurer la conformité intégrale à la Directive sur la tenue de documents du Conseil du Trésor du Canada.

Mettre en œuvre un cadre de mesure du rendement en matière de gestion de l’information, des documents et des connaissances

La mesure du rendement revêt de l’importance, car elle indique si les buts et objectifs sont atteints. Dans la mesure où les objectifs ne sont pas atteints, des mesures correctives peuvent être prises. En l’absence d’une politique ministérielle pour la gestion de l’information et d’objectifs connexes, il est difficile de définir des mesures du rendement, des indicateurs et des cibles connexes qui soient alignés sur les priorités.

En plus de la gestion des personnes et de la gestion financière, la gestion de l’information constitue une fonction essentielle de la gestion des ressources. Étant donné la dispersion des responsabilités de gestion de l’information au MAECI, l’évaluation du rendement représente un contrôle de gestion clé pour assurer la concordance avec les décisions organisationnelles. Toutefois, il n’existe aucune exigence concernant l’inclusion d’engagements/d’obligations de rendre des comptes en ce qui concerne la gestion de l’information dans les ententes de rendement individuelles. Le dirigeant principal de l’information reconnaît l’importance de l’évaluation du rendement et s’est penché sur la question dans l’ébauche de politique sur la gestion de l’information pour 2012-2015 (alinéa 2.3.7).

Recommandation

1. Le dirigeant principal de l’information devrait renforcer la gestion de l’information au Ministère par la mise en œuvre d’une politique ministérielle approuvée afin d’établir clairement :
   • l’autorité fonctionnelle du dirigeant principal de l’information;
   • l’orientation stratégique du Ministère en matière de gestion de l’information;
   • les rôles, responsabilités, pouvoirs et obligations de rendre des comptes de toutes les parties participant à la gestion de l’information;
   • les objectifs généraux et les mesures du rendement;
   • la surveillance efficace.

2.2 Mettre en œuvre une stratégie détaillée de gestion de l’information pour atténuer la perte de mémoire organisationnelle

La connaissance est une combinaison d’information personnelle (95 p. 100) et documentaire (5 p. 100) acquise par l’intermédiaire du travail quotidien et des expériences personnelles^{Note de bas de page 3}. À proprement parler, la gestion des connaissances est l’ensemble des activités utilisées pour cerner et conserver cette information de manière à ce qu’on puisse en tirer parti et l’analyser aux fins de la prise de décisions.

Au MAECI, on n’a pas encore mis en place une approche globale de la gestion des connaissances liée aux objectifs stratégiques du Ministère. Le Ministère compte sur les notes de transition pour l’échange d’information et de connaissances entre le titulaire et son prédécesseur. Ce processus n’est pas toujours efficace et repose sur le souci du détail du membre du personnel qui quitte ses fonctions.

Certains secteurs ont créé et mis en œuvre une liste de vérification pour la passation des fonctions à l’intention du personnel permutant. Par exemple, le Secteur consulaire possède une page intranet (wiki) consacrée à la préparation de notes de transition à l’intention des agents de gestion et des affaires consulaires depuis 2010. La Direction des services à la clientèle du Secteur de la plateforme internationale s’est dotée d’un site intranet similaire qui pousse l’idée plus loin et propose que la réalisation de la trousse de transition soit incluse dans l’évaluation du rendement de l’agent pour toute année où il y a une transition.

Cette année, le dirigeant principal de l’information a créé une trousse de transition pouvant être utilisée par l’ensemble du personnel du Ministère pour rédiger des notes de transition efficaces. En outre, une série d’outils a été mise au point puis présentée à tout le personnel pour encourager l’échange d’information, de connaissances et d’expériences dans la perspective de favoriser un travail plus efficace et une plus grande collaboration. Même s’il s’agit d’un bon début, en l’absence d’une autorité fonctionnelle clairement établie en matière de gestion de l’information, il n’existe aucune garantie que cette trousse sera utilisée uniformément à l’échelle du Ministère pour réaliser les objectifs visés.

À l’heure actuelle, le transfert de connaissances repose fortement sur les consultations et comptes rendus oraux en raison des difficultés liées à la recherche et à l’extraction de l’information documentaire. Les membres du personnel ont indiqué qu’ils n’avaient généralement pas accès aux courriels ou autres documents créés par leurs prédécesseurs étant donné qu’ils n’étaient pas toujours conservés ou transférés dans un référentiel commun comme InfoBanque ou un dossier public d’Outlook. Les consultations et comptes rendus oraux ne sont pas des outils de gestion des connaissances efficaces étant donné qu’ils reposent sur la mémoire de prédécesseurs, par opposition aux référentiels du Ministère qui possèdent des moteurs de recherche efficaces.

L’absence d’un régime global de gestion des connaissances au Ministère entraîne une perte de mémoire organisationnelle. En outre, cela nuit à l’efficience et à l’efficacité des réponses aux demandes d’information étant donné que les employés doivent communiquer avec leurs prédécesseurs ou balayer de multiples systèmes pour repérer les documents pertinents. Dans certains cas, les documents recherchés ne peuvent pas être trouvés du tout (p. ex. perte de documents officiels dans l’une des missions incluses dans la vérification).

Le Bureau du dirigeant principal de l’information reconnaît l’importance de la gestion des connaissances et l’a incorporée en tant qu’exigence opérationnelle dans la version provisoire de la Stratégie de gestion de l’information.

Recommandation

2. Le dirigeant principal de l’information devrait définir et mettre en œuvre une approche de la gestion des connaissances pour le Ministère afin de le protéger contre la perte de mémoire organisationnelle.

2.3 Mettre en œuvre un processus détaillé du cycle de vie pour gérer l’information comme une ressource

L’information est considérée comme ayant une valeur opérationnelle lorsqu’elle est utilisée pour appuyer la prise de décisions efficaces et pour faciliter les opérations continues et la prestation des programmes et des services. Cette information constitue une ressource essentielle qui doit être gérée efficacement.

La gestion efficace de l’information exige que l’information ayant une valeur opérationnelle soit cernée, acquise, saisie et gérée dans des référentiels ministériels tout au long de son cycle de vie. La gestion de l’information dans ce contexte permet de faire en sorte que le Ministère connaisse les ressources d’information qui relèvent de lui, leur emplacement et leur condition. Il s’agit là d’une exigence de la Politique sur la gestion de l'information du gouvernement du Canada et de ses instruments connexes; et plus particulièrement de la Directive sur la tenue de documents du Conseil du Trésor.

L’adoption de pratiques modernes en matière de technologies de l’information a eu pour effet que le modèle des salles de dossiers spécialisées et des commis attitrés a en grande partie disparu. La responsabilité de la gestion des documents a été transférée aux employés sans qu’on leur donne de directives pour permettre une approche uniforme.

L’information ayant une valeur opérationnelle n’est pas toujours cernée et recueillie.

Le Ministère ne possède pas de processus pour cerner et organiser les ressources d’information ayant une valeur opérationnelle. Des lignes directrices ont été communiquées pour aider les employés à déterminer si l’information dont ils ont la garde est éphémère ou si elle a une valeur opérationnelle. InfoBanque possède une fonctionnalité qui peut être utilisée pour étiqueter l’information ayant une valeur opérationnelle. Toutefois, comme nous l’avons mentionné précédemment, la plupart des membres du personnel du Ministère n’utilisent pas InfoBanque et on ne trouve pas de fonctionnalité similaire dans d’autres référentiels. Il s’ensuit qu’il n’est pas possible de garantir que toutes les ressources d’information ayant une valeur opérationnelle sont cernées.

Les processus pour la tenue et la protection des ressources d’information ne sont pas uniformes à l’échelle du Ministère

Les directions choisissent leurs référentiels et définissent leurs propres processus pour traiter les versions provisoires et définitives des documents. Cela se traduit souvent par la sauvegarde de multiples versions provisoires d’un document donné dans divers référentiels (p. ex. lecteurs partagés, InfoBanque, Outlook et Wiki). Compte tenu des processus existants, il est souvent impossible de déterminer l’état (p. ex. version provisoire, version définitive, approuvée et par qui) de documents en double qui se trouvent dans divers référentiels.

Bien qu’il existe un processus pour transférer l’information ayant une valeur opérationnelle à un référentiel central par courriel, les directions ne sont pas toutes au fait de son existence et/ou ne l’utilisent pas toutes uniformément. Ce référentiel est unidirectionnel; les utilisateurs peuvent y envoyer de l’information, mais ne peuvent en extraire de l’information sans le soutien en GI/TI. Il s’agit là d’un facteur qui tend à décourager l’utilisation du référentiel.

La vérification a en outre permis de remarquer que le Ministère n’est pas équipé pour gérer les documents dans une perspective axée sur les enjeux. Une telle démarche garantirait que tous les documents liés à un sujet particulier sont signalés par l’utilisation de conventions d’appellation uniformes, de mots clés ou de balises, ce qui permettrait de les extraire avec efficience lorsqu’ils sont requis. Les pratiques actuelles ayant trait au cycle de vie de la gestion de l’information ne permettent pas d’extraire efficacement des fichiers associés à un enjeu ou à un sujet donné. Cela accroît le risque que le Ministère n’ait pas accès à tous les renseignements pertinents pour répondre aux enjeux émergents et en évolution en temps opportun.

Les décisions relatives à la conservation et à la disposition de l’information ne peuvent être prises et exécutées efficacement

Bibliothèque et Archives Canada fournit aux institutions du gouvernement du Canada un mécanisme et leur confère le pouvoir requis pour disposer de leurs ressources d’information, soit en les transférant à Bibliothèque et Archives Canada, soit en procédant à leur destruction ou à leur aliénation (transfert de propriété).

Il incombe au Ministère d’établir des pouvoirs relatifs aux documents et des autorisations de disposer des documents pour orienter la gestion de l’information ayant une valeur opérationnelle. Le dirigeant principal de l’information a la responsabilité d’établir, de mettre en œuvre et de tenir à jour des périodes de conservation des ressources documentaires ayant une valeur opérationnelle; d’élaborer et de documenter un processus de disposition pour toutes les ressources documentaires; et d’exécuter des activités périodiques de disposition couvrant toutes les ressources documentaires.

Les calendriers de conservation et de disposition dictent le traitement des ressources d’information aux différents stades de leurs cycles de vie. Bien qu’il existe des calendriers pour les documents sur papier, les calendriers de conservation et de disposition pour différentes catégories de renseignements électroniques n’ont pas encore été définis. La disposition adéquate des documents et la diminution du nombre de documents qui en résulte ont deux effets importants : la réduction des coûts de stockage et une efficience accrue lorsqu’il s’agit de répondre aux demandes d’accès à l’information.

Des processus de cycle de vie inefficaces nuisent à l’efficacité de la recherche et de l’extraction de l’information essentielle

L’inefficacité des processus de gestion du cycle de vie de l’information, combinée aux capacités de recherches limitées et au rayonnement géographique du Ministère, nuit à l’efficacité des capacités d’extraction des documents. Cela a une incidence négative sur la qualité des conseils fournis et leur présentation au moment voulu étant donné que l’information ayant une valeur opérationnelle n’est pas facilement accessible. Lorsqu’on ne peut pas trouver les documents en temps opportun, il peut être nécessaire de retraiter l’information, ce qui est peu rentable, et il est possible que les décisions et les mesures doivent être prises sans disposer d’une information complète et appropriée.

L’inefficacité des processus de gestion du cycle de vie de l’information nuit également à la capacité du Ministère de s’acquitter de ses obligations liées aux enquêtes juridiques et aux demandes en matière d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels (AIPRP) étant donné que l’information ne peut être trouvée en temps opportun. Le Ministère a réduit son arriéré de demandes et le nombre de plaintes entre 2008 et 2011. Malgré ceci, il faut encore relever des défis importants. Pour la même période, le nombre de jours nécessaires en moyenne pour mener à bien une demande d’AIPRP au MAECI a crû de plus de 50 p. 100, passant de 163 jours en 2008-2009 à 242 jours en 2010-2011^{Note de bas de page 4}.

Le dirigeant principal de l’information reconnaît que le processus actuel du cycle de vie de l’information n’est pas viable et s’emploie à remédier à la situation

La version provisoire de la Stratégie de gestion de l’information reconnaît que le statu quo n’est pas acceptable et fait remarquer que le MAECI n’a pas le contrôle des produits d’information qu’il crée dans les missions et à l’Administration centrale^{Note de bas de page 5}. Cette stratégie examine la possibilité d’élaborer une initiative à l’échelle du Ministère pour documenter les processus opérationnels et présenter une nouvelle structure de classification de l’information ainsi que les calendriers de conservation et de disposition connexes pour favoriser la qualité de l’information, l’échange d’information et la collaboration.

Recommandation

3. Le Bureau du dirigeant principal de l’information devrait aider les gestionnaires et employés du Ministère à s’acquitter de leurs responsabilités en prenant les mesures suivantes :
   • définir et mettre en œuvre des processus ministériels pour garantir la détermination et la gestion continues de l’information ayant une valeur opérationnelle tout au long de son cycle de vie;
   • documenter et mettre en œuvre des calendriers de disposition pour diverses catégories de renseignements.

2.4 Garantir la réalisation d’avantages découlant des investissements futurs dans la gestion de l’information

Le succès de la mise en œuvre de projets de GI/TI nécessite une supervision efficace, non seulement du suivi de cibles comme les échéanciers et le budget, mais également de la proposition de valeur démontrant l’harmonisation aux priorités du Ministère.

Le MAECI a réalisé des progrès dans l’élaboration et la mise en œuvre d’une structure de gouvernance pour superviser des projets de GI/TI. Créé en 2010, le Comité de l'investissement en GI/TI, un comité au niveau des directeurs généraux, a joué un rôle important dans l’établissement de l’ordre de priorité des investissements en GI/TI proposés et dans l’allocation de fonds à des projets alignés sur les priorités du Ministère. Le dirigeant principal de l’information a également mis en œuvre un régime de gestion des projets pour contrôler la mise en œuvre des projets de GI/TI du Ministère.

La Stratégie de gestion de l’information indique que le système actuel de gestion des documents ministériels, à savoir InfoBanque, n’est pas viable et ne répond pas aux besoins du Ministère. En outre, il arrive à la fin de sa vie utile. Dans cette optique, un nouveau système de gestion des documents est à l’étude. On prévoit qu’il sera doté de processus simplifiés qui aideront à gérer l’ensemble du contenu tout au long de son cycle de vie. Ce système est censé être déployé à l’échelle du Ministère pour favoriser l’échange et la collaboration et faire en sorte que les documents ayant une valeur opérationnelle soient accessibles en temps opportun aux fins de la prise de décisions.

Si elle est approuvée, cette initiative nécessitera des investissements importants en ressources financières et humaines et en temps. Au fur et à mesure que les plans relatifs à ces investissements seront peaufinés, il sera prudent de se pencher sur les raisons pour lesquelles les objectifs du Programme d’amélioration de la gestion de l’information, qui étaient comparables, n’ont pas été pleinement atteints. Cela permettra d’appliquer les enseignements tirés de cette initiative à l’initiative actuelle pour atténuer les risques et améliorer le potentiel de réalisation des objectifs généraux de l’initiative.

Recommandation

4. Pour faire en sorte que les objectifs généraux soient réalisés, le Bureau du dirigeant principal de l’information devrait veiller à ce que les enseignements tirés tout au long du Programme d’amélioration de la gestion de l’information soient appliqués aux initiatives de gestion de l’information actuelles et futures.

3.0 Conclusion

Le Ministère n’a pas mis en place un cadre de gestion des documents efficace. Certains éléments clés en matière de gouvernance et de supervision font défaut. La mise en œuvre de divers outils, pratiques et systèmes aux fonctionnalités incompatibles a donné lieu à des approches de la gestion des documents non coordonnées et en grande partie insatisfaisantes. Ainsi, le Ministère ne connaît pas les ressources d’information ayant une valeur opérationnelle qui relèvent de lui, leur emplacement et leur condition. Cela mine la capacité du Ministère à accéder à l’information clé en temps opportun pour faciliter l’intégration efficace de l’information essentielle aux fins de la prise de décisions. Même si des progrès ont été réalisés dans les derniers mois, un effort important et soutenu est nécessaire pour améliorer la gestion des documents au MAECI pour appuyer la prise de décisions et la gestion des connaissances à l’échelle du Ministère.

Annexe A – À propos de la vérification

Objectif

L’objectif de la vérification était d’évaluer dans quelle mesure le cadre de gestion des documents du MAECI :

1. a. démontre qu’il permet d’assurer la responsabilisation à l’égard des ressources d’information et leur gérance;
2. b. facilite l’intégration efficace de l’information essentielle pour la prise de décisions et la production de rapports sur les résultats.

La vérification a permis d’examiner plus en détail deux éléments cernés dans la Vérification horizontale de la tenue des documents du Bureau du contrôleur général (BCG) du Canada. Ces deux éléments comprennent la mesure dans laquelle :

• les programmes et les secteurs de politiques du MAECI ont élaboré un cadre permettant de cerner l’information ayant une valeur opérationnelle pour appuyer la prise de décisions en temps opportun;
• les applications et outils de gestion de l’information sont utilisés pour gérer l’information sur les politiques et programmes du Ministère.

Critères

A. Le Cadre de gestion des documents du MAECI permet d’assurer la responsabilisation à l’égard des ressources d’information et leur gérance

Critères de vérification :

1. Les politiques et normes en matière de gestion des documents sont établies au niveau ministériel en conformité avec les dispositions législatives relatives à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels, aux politiques et aux pratiques exemplaires du Conseil du Trésor et de Bibliothèque et Archives Canada.

Éléments clés liés au Cadre de responsabilisation de gestions^{Note de bas de page 6} : Politiques et programmes PP-4

2. Les procédures, processus et systèmes utilisés par chaque unité opérationnelle sont adéquats et conformes aux politiques et aux normes en matière de gestion des documents établies par le Ministère. Cela comprend notamment :

1. la création et la classification (dont la détermination des documents ayant une valeur opérationnelle, la sécurité et la protection des renseignements personnels, les conventions d’appellation, le contrôle des versions, la période de conservation, le type);
2. le stockage (référentiels de données et applications);
3. l’extraction (y compris la structure de dossiers et les capacités de recherche);
4. la disposition et l’archivage des dossiers (y compris l’épuration périodique et le transfert des documents permanents à Bibliothèque et Archives Canada).

Éléments clés liés au Cadre de responsabilisation de gestions^{Note de bas de page 6} : Politiques et programmes PP-4; Gérance GER-8, GER-9

3. Les unités opérationnelles ont des pratiques efficaces en matière de gestion des documents, dont les pratiques suivantes :

1. Des stratégies de gestion des documents efficaces et appropriées sont établies et elles répondent à la fois aux besoins en matière de gestion des connaissances et de l’information de nature opérationnelle et à ceux de la haute direction;
2. La gestion a établi un processus efficace, aligné sur la stratégie, pour veiller à ce que les besoins en matière de gestion des connaissances, de l’information et des documents soient satisfaits;
3. Les dossiers sont stockés de manière structurée pour faciliter la réponse aux enjeux et programmes de manière collaborative et intersectorielle, s’il y a lieu (p. ex. un environnement est en place pour permettre à tous les secteurs de travailler ensemble pour définir les besoins liés aux connaissances et à l’information et pour élaborer, utiliser et mettre en commun des systèmes et référentiels);
4. Les ressources relatives à la gestion des documents font l’objet d’une planification et sont allouées de manière à répondre aux objectifs en matière de gestion des connaissances et de l’information;
5. Les employés sont formés/éduqués au sujet des politiques pertinentes et des pratiques saines en matière de gestion des documents.

Éléments clés liés au Cadre de responsabilisation de gestions^{Note de bas de page 6} : Politiques et programmes PP-4; Personnes P-4; Gérance GER-8, GER-9

4. Les unités opérationnelles disposent d’une surveillance efficace des pratiques de gestion des documents. Cela comprend :

1. une rétroaction et des mécanismes de communication de l’information efficaces pour surveiller les pratiques actuelles en matière de gestion des documents;
2. une surveillance efficace pour déterminer les exigences nouvelles et émergentes liées aux connaissances et à l’information et pour y répondre.

Éléments clés liés au Cadre de responsabilisation de gestions^{Note de bas de page 6} : Politiques et programmes PP-4

B. Le cadre de gestion des documents du MAECI facilite l’intégration efficace de l’information essentielle pour la prise de décisions et la production de rapports sur les résultats

5. Les éléments de données utilisés pour générer de l’information sont utiles et appropriés (complets, exacts, authentiques, d’actualité et accessibles).

Éléments clés liés au Cadre de responsabilisation de gestions^{Note de bas de page 6} : Gérance ST-9

6. L’information, définie comme des données cumulatives ou sommaires utilisées pour décider d’un plan d’action, est fiable, pertinente, d’actualité et économique. L’évaluation prendra en considération l’information liée aux éléments suivants :

1. Processus décisionnel;
2. Communication des résultats;
3. Importance historique;
4. Gestion des connaissances;
5. Transfert des connaissances.

Éléments clés liés au Cadre de responsabilisation de gestions^{Note de bas de page 6} : Gérance GER-8, GER-9

Le processus pour l’acquisition des connaissances est une approche descendante. La haute direction détermine tout d’abord les objectifs clés et les facteurs essentiels à la réussite. Ensuite, on détermine l’information et les données sous-jacentes dont la haute direction a besoin pour définir la ligne de conduite appropriée pour la gestion des activités et la mesure des progrès réalisés en vue de l’atteinte des objectifs.

Éléments clés liés au Cadre de responsabilisation de gestions^{Note de bas de page 6} : Régie et orientation stratégique G1, G-2, G-3, G 4

Portée

La vérification a porté sur des systèmes et des processus de gestion des documents et des contrôles de la gestion des documents au sein des entités suivantes :

• Politique étrangère et service diplomatique
• Services consulaires
• Certaines directions générales de la filière Commerce international
• Certaines missions.

La liste des missions incluses dans la vérification figure ci-dessous.

• Bangkok, Thaïlande
• Beijing, Chine
• Canberra, Australie
• Dacca, Bangladesh
• Ghana
• Johannesburg, Afrique du Sud
• Kimpoko, République démocratique du Congo
• Londres, Angleterre
• Madrid, Espagne
• Suisse
• Tokyo, Japon

La justification de la sélection de ces entités organisationnelles a reposé en grande partie sur l’examen préliminaire, lequel a indiqué que, à l’exception de COSMOS et de TRIO, il existe peu d’applications structurées pour appuyer les activités de ces groupes.

Les applications ministérielles, dont les systèmes de ressources humaines et financières, n’ont pas été incluses dans la portée étant donné que la vérification portait sur les éléments essentiels de la gestion des documents pour les secteurs des politiques et pour les secteurs des programmes.

Méthodologie

Durant la phase d’évaluation de la présente vérification, des entrevues ont été menées et la documentation a été passée en revue afin de comprendre :

• le régime de gestion des documents et de l’information au MAECI;
• les principaux processus et contrôles qui ont été mis en œuvre;
• les principaux risques.

C’est sur cette base qu’ont été conçus le plan de vérification et les procédures. Afin d’évaluer les secteurs considérés comme présentant des risques élevés et de fournir une assurance sur l’efficacité des pratiques de gestion des documents, les méthodes suivantes ont été utilisées pour recueillir des éléments probants :

• entrevues avec la gestion et le personnel opérationnel; et, au besoin,
• examen de documents.

Annexe B: Plan d’action de la direction

Recommandation de la vérification 1

Le dirigeant principal de l’information devrait renforcer la gestion de l’information au Ministère par la mise en œuvre d’une politique ministérielle approuvée afin d’établir clairement :

• l’autorité fonctionnelle du dirigeant principal de l’information;
• l’orientation stratégique du Ministère en matière de gestion de l’information;
• les rôles, responsabilités, pouvoirs et obligations de rendre des comptes de toutes les parties participant à la gestion de l’information;
• les objectifs généraux et les mesures du rendement;
• une surveillance efficace.

Mesure prise par la direction

Dans le cadre de l’initiative 3 de la Stratégie de gestion de l’information, une ébauche détaillée de politique de gestion de l’information (IB2976074) a été achevée dans l’exercice 2011-2012, et la Politique sur la gestion de l’information (IB4340208), ainsi que la Directive sur la tenue de documents (IB4340183) ont été approuvées par le Comité consultatif sur la gestion de l’information en juin 2012. Ces instruments de politique clés présentent clairement les rôles et responsabilités du dirigeant principal de l’information et de tous les intervenants ministériels en ce qui concerne la gestion de l’information et la tenue des dossiers.

Un plan de mise en œuvre est en cours d’élaboration pour appuyer les dispositions de la Politique sur la gestion de l’information et de la Directive sur la tenue de documents. Une fois approuvé, le plan de mise en œuvre sera exécuté par l’intermédiaire d’activités de communication et de formation.

Dans le cadre de l’initiative 3 de la Stratégie de gestion de l’information, un cadre de gestion du rendement appuyant la Stratégie de gestion de l’information sera élaboré dans l’exercice 2012-2013.

La gestion de l’information sera incluse dans le Cadre de gestion du rendement du Ministère.

Les obligations de rendre des comptes à l’égard de la gestion de l’information seront incluses dans le programme de gestion du rendement et dans les ententes connexes.

Dans le cadre de l’Initiative 1 de la Stratégie de gestion de l’information, les ententes de gestion de l’information entre le dirigeant principal de l’information et les secteurs/ missions du Ministère constitueront le fondement de la prestation de services, du soutien et de la surveillance du rendement en ce qui concerne la gestion de l’information et la gestion des documents.

Responsable

Direction générale de la gestion de l’information et de la technologie (AID)

Date d’achèvement prévue

Complété

Recommandation de la vérification 2

Le dirigeant principal de l’information devrait définir et mettre en œuvre une approche de la gestion des connaissances pour le Ministère afin de le protéger contre la perte de mémoire organisationnelle.

Mesure prise par la direction

Un projet sur le transfert des connaissances pour le processus de passation des transferts qui fait partie intégrante d’un environnement de travail permutant est en cours. AID mène actuellement un dialogue avec le personnel permutant pour cerner les lacunes et les possibilités en ce qui touche le transfert de connaissances dans les pratiques et le processus actuels de passation des pouvoirs. Le projet prévoit la production de rapports sur les conclusions tirées et la formulation de recommandations sur les changements à apporter au processus de passation des pouvoirs et aux pratiques de transfert des connaissances. Ce projet constituera également le fondement de la Stratégie de gestion des connaissances du Ministère.

Responsable

Direction générale de la gestion de l’information et de la technologie (AID)

Date d’achèvement prévue

Complété

Recommandation de la vérification 3

Le Bureau du dirigeant principal de l’information devrait aider les gestionnaires et employés du Ministère à s’acquitter de leurs responsabilités en prenant les mesures suivantes :

• définir et mettre en œuvre des processus ministériels pour garantir la détermination et la gestion de l’information ayant une valeur opérationnelle tout au long de son cycle de vie;
• documenter et mettre en œuvre des calendriers de disposition pour diverses catégories de renseignements.

Mesure prise par la direction

Dans le cadre de l’Initiative 5 de la Stratégie de gestion de l’information, 40 p. 100 des ressources documentaires du MAECI ayant une valeur opérationnelle seront cernées dans l’exercice 2012 2013, et l’autre part de 60 p. 100 le sera dans l’exercice 2013-2014. Cette information sera incorporée aux ententes de gestion de l’information pour faire en sorte que les secteurs et les missions ont bien cerné leurs ressources documentaires ayant une valeur opérationnelle et qu’ils les gèrent.

Dans le cadre de l’Initiative 6 de la Stratégie de gestion de l’information, la Gestion de l’information et du savoir (AIM) procède actuellement à l’examen et à la simplification du plan de classification des dossiers utilisé pour établir des liens entre les périodes de conservation et de disposition et les catégories de renseignements.

Des autorisations de disposer de documents existants font actuellement l’objet de négociations avec Bibliothèque et Archives Canada (BAC). Un vaste plan de disposition de documents sera achevé d’ici la fin de l’exercice 2013-2014 pour permettre à BAC d’accorder des autorisations de disposition complètes.

Responsable

Direction générale de la gestion de l’information et de la technologie (AID)

Date d’achèvement prévue

Complété

Recommandation de la vérification 4

Pour faire en sorte que les objectifs généraux soient réalisés, le Bureau du dirigeant principal de l’information devrait veiller à ce que les enseignements tirés tout au long du Programme d’amélioration de la gestion de l’information soient appliqués aux initiatives de gestion de l’information actuelles et futures.

Mesure prise par la direction

Les enseignements tirés du Programme d'amélioration de la gestion de l'information et la mise en œuvre d’InfoBanque sont actuellement appliqués à la planification de la mise en œuvre de toutes les initiatives de la Stratégie de gestion de l’information. Un document mettant en évidence les principaux enseignements tirés et définissant des principes pour la prise de décisions est en cours de préparation.

Responsable

Direction générale de la gestion de l’information et de la technologie (AID)

Date d’achèvement prévue

Complété

Annexe C : Politiques, directives et dispositions législatives applicables

Source : Conseil du Trésor du Canada

Instrument :

1. Politique sur la gestion de l’information
2. Directive sur les rôles et responsabilités en matière de gestion de l’information
3. Directive sur la tenue de documents
4. Stratégie de gestion de l’information au gouvernement du Canada
5. Orientation stratégique du gouvernement : gestion de l’information

Source : Ministère de la Justice Canada

Instrument :

6. Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada
7. Loi sur l’accès à l’information
8. Loi sur la protection des renseignements personnels